www.sienconsultant.com 2012
Daftar Isi 5R / 5S : • • • • • • • • •
Pendahuluan Pengertian 5S/5R Mengapa Perlu 5S/5R Tujuan dan Manfaat Penerapan 5S/5R Penjelasan 5S/5R Implementasi 5S/5R Kendala Penerapan 5S/5R Cara menangani kendala penerapan 5S/5R Kesimpulan
1
Jl. Kyai Caringin No.20A Cideng Jakarta Pusat – Hunting 021-6306560 / 021-3398 0073 mail to :
[email protected]
www.sienconsultant.com 2012
• Pendahuluan : Jika kita mencoba membersihkan dan menata salah satu ruangan, mungkin bingung harus mulai dari mana? Dan apa yang pertama kali harus dikerjakan? Apalagi jika banyak barang yang rusak dan tergeletak dan tidak tahu kapan akan diperbaiki, bahk bahkan an jika ada barang yang bisa langsung dipakai tetapi tidak tahu kapan akan dipakainya, apakah besok, bulan depan atau mungkin satu tahun lagi. Akhirnya habis waktu kita hanya untuk mempertimbangkan mau diapakan barang barang-barang tersebut. Dan bagaimana kita me menata nata sebuah ruangan atau kantor agar terlhat bersih, enak dilihat dan mempermudah kita mencari barang atau alat yang akan kita gunakan dan agar barang atau alat tersebut selalu dalam kondi kondisi si terawat. Hal ini tidak mudah, 5R memberi jawaban solusi untuk kita, a, karena 5R / 5S merupakan teknik penanganan yang tepat untuk rumah, pabrik dan dimana saja. 5R / 5S berpengaruh langsung terhadap produktivitas. Program 5R / 5S merupakan satu alat yang efektif untuk meningkatkan kebiasaan positif para pekerja, karena program ini terbukti efektif dalam mengurangi biaya produksi, waktu lead time yang lebih pendek, ouput yang berkualitas dan mengurangi timbulnya kecelakaan dengan adanya danya kondisi kerja yang lebih baik. Program 5R / 5S adalah dasar dalam membangun industri agar mampu bersaing dalam mencapai goal atau cita-cita cita perusahaan yang lebih baik dari segi mutu produk dan servisnya (better quality), pengiriman produk atau pelayanan yang tepat waktu (faster Delivery) dan operasional berbiaya rendah (cost effective). Untuk mencapai hal tersebut di butuhkan 3 pilar utama yaitu QCD ( Quality – Cost – Delivery) elivery) agar menjadi suatu industri yang mampu bersaing, pilar-pilar pilar ini harus mampu ditopang oleh pondasi yang kokoh : Budaya Kerja Disiplin 5R / 5S sebagai ilustrasi dap dapat diwujudkan dalam bentuk rumah sbb :
• T – Q – M : Total Quality Management T – P – S : Toyota Production System, Lean Manufacturing • T – P – M : Total Productive Maintenance Budaya Disiplin 5R / 5S : Hubungan yang harmonis antara Manusia yang berjiwa (KaiZen) terhadap Tempat Kerja (GenBa) Penerapan 5R / 5S adalah suatu cara untuk membangun dan memelihara sebuah lingkungan yang bermutu didalam sebuah organisasi. Program 5R / 5S adalah sekelompok cara cara-cara •
2
Jl. Kyai Caringin No.20A Cideng Jakarta Pusat – Hunting 021-6306560 / 021-3398 3398 0073 mail to :
[email protected]
www.sienconsultant.com 2012 untuk memajukan organisasi nisasi tempat kerja (GENBA), menjamin kesesuaiannya dengan standar yang ada dan memelihara semanagt untuk melakukan improvement yang berkesinambungan (KAIZEN). • Pengertian dan Definisi 5 S / 5 R : 5R / 5S adalah istilah bahasa Jepang untuk menggambarkan secara sistematik pra praktek housekeeping yang baik. 5R / 5S housekeeping dikenal sebagai awal dan merupakan pendekatan paling efketif dalam membangun dalam beberapa usaha peningkatan produktivitas. Pelaksanaan 5R / 5S dengan memanfaatkan tempat kerja yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan dan ruang untuk melatih kebiasaan para pekerja dalam usaha meningktakan dispilin pilin dan produktivitas kerja. 5R merupakan akronim dari Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin atau dalam bahsa Jepang 5S adalah Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Seiketsu Shitsuke.
Ringkas
Rapi
Resik
Rawat
Rajin
Rumah 5R / 5S (source : cakrawijaya.blogspot.com) 5S / 5R : Sort -Seiri-Ringkas : Put things in order (Removed what is not needed and keep what is needed).. Singkirkan barang yang tidak diperlukan dari tempat kerja.
3
Jl. Kyai Caringin No.20A Cideng Jakarta Pusat – Hunting 021-6306560 / 021-3398 3398 0073 mail to :
[email protected]
www.sienconsultant.com 2012
Straighten-Seiton-Rapi : Designating Locations or Proper Arrangement (Place things in such a way that they are easily accessible whenever they are needed). Setiap barang yang ada mempunyai tempat yang ditentukan. Shine-Seiso-Resik : Cleanliness (Keep things clean and polished, No trash or dirt in the workplace. Bersihkan segala sesuatu ditempat kerja. Standardize-Seiketsu-Rawat : Standardize (Standardize the best practice & process of cleaning the workplace. For example develop a habit of cleaning your workplace). Mewujudkan tempat kerja yang sudah baik dapat selalu terpelihara. Sustain-Shitsuke-Rajin : Commitment and self dicipline (Develope an attitude to follow the above ‘4S’). Mengembangkan kimitmen dan kedisiplinan kebiasaan untuk menerapkan 4S/4R diatas.
• Mengapa Perlu 5R / 5S : Karena banyaknya pemborosan dalam operasi industri atau dalam kehidupan sehari-hari. o o o o o o o o o o
Memboroskan waktu karena kesulitan mencari lokasi peralatan, bahan produksi atau material yang diperlukan Sulit mengidentifikasikan permasalahan karena tidak ada penamaan atau label dari produk atau barang. Terlalu banyak dokumen, kertas kerja dan catatan yang tidak diperlukan di area kerja. Adanya persediaan barang dalam pengolahan (work-in-prosess,WIP) yang tidak diperlukan. Adanya persediaan barang cacat/rusak yang masih berada dalam area kerja. Adanya banyak tumpukan berbagai macam barang yang tidak jelas statusnya. Tempat kerja terasa sempit dan tidak nyaman karena banyak barang yang tidak dibutuhkan . Banyak terjadi kecelakaan kecil yang berulang-ulang, misalnya tersandung material atau terkena aliran sengatan aliran listrik. Sulit mencari sesuatu yang diperlukan di waktu yang lama. Sulit berkomunikasi satu sama lain karena tempatnya sulit bergerak.
• Tujuan dan Manfaat Penerapan 5R / 5S : o Untuk meningkatkan kinerja, produktivitas dan efisiensi dalam bekerja. o Semua barang mudah ditemukan dan mudah didapat sehingga mengurangi kelelahan bekerja. o Waste mudah di kenali sehingga mempermudah pengendalian proses. o Sistem standar mudah dipahami dan terlihat jelas. o Memperbaiki kondisi fisik area kerja, sehingga tidak ada benda yang berlebihan dan tempat bekerja menjadi lebih luas dan nyaman. o Meningkatkan pola proses berpikir (just in case menjadi Just in time). o Menurunkan tingkat kerusakan (reject) produk dan alat produksi.
4
Jl. Kyai Caringin No.20A Cideng Jakarta Pusat – Hunting 021-6306560 / 021-3398 0073 mail to :
[email protected]
www.sienconsultant.com 2012 o o o o
Menurunkan pemborosan waktu. Melatih manusia pekerja yang mampu mandiri mengelola pekerjaannya. Mewujudkan perusahaan bercitra positif dimata pelanggannya yang tercermin dari kondisi tempat bekerja. Menurunkan resiko kecelakaan karena lokasi yang berantakan.
• Penjelasan 5R / 5S : 1. Ringkas / Seiri / Sort : Setiap benda apapun harus dipisah-pisahkan menurut tujuan dan kegunaannya. Benda yang tidak diperlukan harus disingkirkan dari tempat kerja dengan serta mengidentifikasikan bagaimanakah kondisi fisik terbaik pada suatu area kerja dengan cara : o Memisahkan barang yang tidak diperlukan dengan yang diperlukan. o Singkirkan barang yang tidak diperlukan Cara identifikasi : o Apa yang diperlukan o Seberapa penting benda itu ada o Berapa banyak diperlukan o Kapan waktu diperlukan Aktifitas ‘Ringkas’ yang efektif akan menciptakan perasaan akan ruang yang lebih lega bagi area tersebut karena yang ada diarea tersebut hanya barang-barang yang diperlukan. 2. Rapi / Seiton / Straighten : Setiap benda yang memang diperlukan di area tersebut harus disusun dan disimpan sedemikian rupa sehingga mudah dicari, dikendali dan diambil atau diletakkan kembali ini merupakan kelanjutan dari langkah ‘Ringkas’ agar diatur optimum dengan cara : o Susun semua barang dengan teratur o Ringkaskan metode dan proses yang terkait dengannya o Tetapkan standar visiual penyimpanan dan pengendalian. Cara identifikasi : o Apa yang diperlukan untuk pekerjaan ini o Dimana seharusnya diletakkan o Bagaimana membedakan letak dan posisinya o Bagaimana urutan penyusunannya o Seberapa banyak yang benar-benar diperlukan o Adakah orang lain yang akan menggunakan. Aktifitas ‘Rapi’ yang efektif akan meningkatkan produktifitas area kerja tersebut. 3. Resik / Seisi / Shine : Resik adalah aktifitas bersih-bersih yang dilakukan oleh individu di area tersebut terhadap semua barang fisik yang ada di areanya secara teratur dengan cara : o Bersihkan area lanati kerja o Bersihkan semua peralatan dan alat produksi
5
Jl. Kyai Caringin No.20A Cideng Jakarta Pusat – Hunting 021-6306560 / 021-3398 0073 mail to :
[email protected]
www.sienconsultant.com 2012 Pekerjaan dilakukan oleh operator yang bersangkutan di area tersebut menurut jadwal yang direncanakan. Cara identifikasi : o Apa saja barang atau peralatan yang ada o Bagaimana kebersihan kondisi fisik standarnya (warna, fungsional, kilap, bening). o Bagaimana yang kritikal pada alat tersebut, pertimbangkan aspek keselamatan. o Bagaimana cara membersihkan o Apa yang harus digunakan o Kapan harus dilakukan Aktifitas ‘Resik’ menghasilkan kebersihan yang menunjukan alat dalam keadaan baik dan siap pakai. o
4. Rawat / Seiketsu / Standardize : Rawat adalah proses membuat dan menjaga standar yang sistemik untuk memastikan tiga pilar ‘Ringkas-Rapi-Resik’ dipelihara agar setiap penyimpangan, ketidaknormalan atau kondisi substandar menjadi mudah untuk dikendalikan. Aktifitas ‘Rawat’ harus berjalan agar kondisi yang tercipta dari ‘Ringkas-Rapi-Resik’ terjaga dan tidak kembali kepada kondisi buruk sebelumnya. 5. Rajin / Shitsuke / Sutain : Rajin adalah mekanisme untuk memantau dan mempertajam pencapaian 4 pilar sebelumnya. Memastikan setiap orang berkesadaran menjalankan seluruh aktifitas 5R secara disiplin. Memeriksa 5R dengan Shitsuke : o Patrol 5R (harian, mingguan, bulanan, 4 bulanan) o Segel merah o Audit 5R (tahunan diseluruh pabrik) o Papan informasi o Papan 5R o Poster o Buletin o Sirkulasi surat o Pertemuan 5 menit di lapangan o Sistem sumbang saran Aktifitas ‘Rajin’ adalah seni memenangkan hati dan kesadaran semua individu, sehingga disiplin ber-5R menjadi budaya di seluruh area perusahaan. • Implementasi 5R / 5S : Prosedur pelaksanan / implementasi program 5R / 5S : a)
Menetapkan sasaran dan tanggungjawab pada struktur manajemen. o Administrator o Promotor
6
Jl. Kyai Caringin No.20A Cideng Jakarta Pusat – Hunting 021-6306560 / 021-3398 0073 mail to :
[email protected]
www.sienconsultant.com 2012
b)
c) d)
e) f)
g)
h)
i)
o Facilitator o Kelompok 5R / 5S Pembagian area tanggungjawab Pembagian area tanggungjawab untuk kegiatan 5R / 5S ini berdasarkan pada struktur organisasi yang ada. Penyusunan buku Pedoman. Buku pedoman 5R / 5S yang disusun haruslah sesuai dan sejalan dengan bisnis yang dilakukan. Buku pedoman ini menyediakan instruksi pemecahan masalah ditempat kerja, juga untuk setiap masalah yang terprediksi sebelumnya. Pembelajaran Pelaksanaan pembelajaran ini terbagi di dalam tiga bagian sbb : o Pelatihan o Kunjungan o Promosi Papan informasi 5 R / 5 S (activity board) : Ada 3 prinsip utama dalam penyajian papan 5R / 5S ini : o Penetapan tanggungjawab secara jelas o Melihat progress yang sudah dicapai oleh setiap kelompok o Kejelasan tentang rencana bulanan yang membuat hasil akhirnya lebih mudah terlihat. Big Cleaning Day Aktifitas big cleaning day ini diperlukan sebagai titik awal atau titik balik penerapan 5R / 5S merapikan tempat kerja atau meja kerja, menyortir alat, menyapu dan membersihkan tempat kerja. Disarankan agar prosedur ini dilakukan setiap tahun atau setiap 6 bulan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dalam melakukan pembersihan masal ini kita harus mencatat beberapa hal sebagai berikut : o Banyaknya staf yang ikut serta dalam kegiatan pembersihan (dalam rupiah). Banyaknya sampah yang telah dibersihkan (dalam kg). o Jumlah perolehan tunai dari kelanjutan aktifitas menjual sampah (dalam rupiah). o Jumlah uang yang digunakan dalam kegiatan ‘Big Cleaning Day’ (dalam Rp.) Kick off Kick Off bertujuan untuk menyatakan komitmen dan janji satu sama lain antar departemen dan semua yang terlibat didalam organisasi, bahwa masing-masing karyawan akan turut berpartisipasi dalam melaksanakan dan mensukseskan implementasi 5R / 5S.
• Kendala Penerapan 5R / 5S : o Manusia : 1. Jenuh, bosan 2. Kebiasaan yang tidak baik 3. Kurang minat 4. Persepsi yang salah o Manajemen : 1. Pengawasan 2. Waktu (tugas lain) 3. Sarana Penunjang
7
Jl. Kyai Caringin No.20A Cideng Jakarta Pusat – Hunting 021-6306560 / 021-3398 0073 mail to :
[email protected]
www.sienconsultant.com 2012 • Cara menangani Kendala Penerapan : o Jangan menjadikan inisiatif penerapan 5R / 5S sebagai upaya masing-masing, tapi sebagai kerja bersama. o Mengharuskan pihak Manajemen sebagai penggerak dan contoh dalam penerapan 5R / 5S, mulai dari tempat kerja manajemen hingga sumbang saran untuk improvement, sehingga karyawan terdorong untuk mencontoh. o Mengharuskan setiap manajer dan supervisor untuk mendukung pelaksanaan harian 5R / 5S o Masukkan pelaksanaan 5R / 5S dalam job description, misalnya setiap sebelum pulang harus melakukan pembersihan area kerja. o Visualisasi 5R / 5S dengan pemasangan foto-foto ‘sebelum’ dan ‘sesudah’ penerapan 5R / 5S. o Masukan pelaksanaan 5R / 5S dalam prosedur dan work instruction. o Masukan target 5R / 5S dalam target bulanan produksi atau manajemen. o Hargai setiap pencapaian hasil 5R / 5S, misalnya dengan pemberian ‘Juara Area Terbersih bulan ini’. o Tuliskan daftar tindakan perencanaan 5R / 5S dan pencapaiannya, sebarkan. o Buatkan catatan perjalanan implementasi 5R / 5S dari awal hingga pencapaian saat ini untuk menghargai kinerja yang telah dilakukan. o Jadikan 5R / 5S sebagai salah satu aspek penilaian karyawan. o Contoh alur kerja penerapan 5R / 5S
• Kesimpulan :
Sasaran 5R / 5S adalah menciptakan karywan yang RAJIN (SWA DISIPLIN) pada pekerjaannya. Caranya adalah dengan memelihara tempat kerjanya. Dimulai di area kerjanya, dari yang mudah
8
Jl. Kyai Caringin No.20A Cideng Jakarta Pusat – Hunting 021-6306560 / 021-3398 0073 mail to :
[email protected]
www.sienconsultant.com 2012
dikerjakan dan saat itu juga mengerjakan sehingga menjadi bagian dari pekerjaannya bukan pekerjaan tambahan. Penerapan 5R / 5S membawa dampak positif (nyaman, aman, tertib) bagi pekerjaan karyawan serta lingkungan Penerapan 5R / 5S dapat menekan biaya dan reject material. Penerapan 5R / 5S dapat meningkatkan citra perusahaan di mata pelanggan. Prinsip dan Kunci Sukses 5R / 5S : adalah Pondasi untuk mebangun manajemen mutu yang efektif, prasyarat untuk menghasilkan produk dan jasa yang unggul. Agar pesan tentang 5R / 5S berhasil disampaikan ke seluruh orhanisasi dan mmeperoleh partisipasi total didalam penerapannya, maka pelaksanaannya dapat dilakukan secara sistematis langkah demi langkah.
For Training and consultation : 5R / 5S, Please call us : +62 21 – 6306560 (hunting) mail to :
[email protected]
We serve U first...! www.sienconsultant.com
9
Jl. Kyai Caringin No.20A Cideng Jakarta Pusat – Hunting 021-6306560 / 021-3398 0073 mail to :
[email protected]
