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DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PROYECTOS PROYECTOS PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE Y LA ENTREGA DE PROYECTOS

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ELIAS MAJANA ACOSTA Profesional de Aseguramiento y Servicios Especializados

FABIOLA RUIZ ROMERO Profesional de Evaluación y Seguimiento

RAFAEL ALEXANDER GALINDO RICO Profesional Activos Fijos

ALECK SANTAMARIA Jefe de Unidad de Aseguramiento y Servicios Especializados (e)

SEBASTIAN CASTAÑEDA Jefe de Unidad de Evaluación y Seguimiento

DIANA C. ARENAS CORTES Jefe de Unidad de Metodología y Mejora

CARLOS ARTURO DUQUE Coordinador General de Activos Fijos

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ALVARO FERNANDO BEJARANO Director de Gestión de Proyectos(e)

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TABLA DE CONTENIDO Pag. 1.

OBJETO ..................................................................................................................... 3

2.

ALCANCE .................................................................................................................. .................................................................................................................. 3

3.

GLOSARIO ................................................................................................................ 3

4.

DOCUMENTOS DEROGADOS.................................................................................. 4

5.

REFERENCIAS NORMATIVA.................................................................................... 5

6.

CONDICIONES GENERALES ................................................................................... 6

6.1.

CIERRE Y ENTREGA DEL PROYECTO ................................................................ ................................................................ 6

6.2.

CIERRE TEMPRANO DEL PROYECTO ................................................................ 6

7. DESARROLLO........................................................................................................... 6 7.1.

CIERRE DEL PROYECTO Y ENTREGA A LA ORGANIZACIÓN .......................... 6

7.1.1.

DOCUMENTOS PARA LA ENTREGA ................................................................ 8

7.1.2.

ENTREGA DEL PROYECTO A LA L A ORGANIZACIÓN ...................................... 13

7.2.

CIERRE TEMPRANO DEL PROYECTO .............................................................. 17

8. REGISTROS ............................................................................................................ 19 9. CONTINGENCIAS.................................................................................................... 19 10.

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 20

11.

ANEXOS ............................................................................................................... 20

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1. OBJETO

Establecer las actividades que se deben realizar para gestionar y asegurar el cierre de un proyecto, con ocasión de su finalización o por cierre temprano. El procedimiento define los elementos requeridos para:   

 

Realizar el cierre técnico y administrativo del proyecto. Asegurar el inicio de la operación comercial del proyecto. Entregar al área responsable del activo, la documentación y herramientas necesarias para la correcta operación, el óptimo mantenimiento y el uso eficiente de los activos. Documentar la entrega y cierre del proyecto como parte del MMGP. Asegurar la capitalización del proyecto, para el manejo contable de los activos de ECOPETROL

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los proyectos ejecutados por ECOPETROL S.A en forma directa o por intermedio de terceros y deberá ser aplicado por los funcionarios de ECOPETROL que realizan y soportan los procesos de maduración, ejecución y cierre de proyectos de la compañía. Se deberá utilizar este procedimiento en las siguientes situaciones: •

Para realizar el cierre técnico, administrativo, legal, ambiental y social de los proyectos y la correcta entrega del proyecto a ECOPETROL.

•

En el cierre temprano, en caso de cancelación o aplazamiento de un proyecto, durante las fases de maduración y ejecución.

Por lo tanto este procedimiento podrá ser utilizado desde la Fase 1 – Identificación de la Oportunidad de Negocio , hasta la Fase 4- Ejecución del Proyecto .

3. GLOSARIO •

COMISIONAMIENTO: Es la revisión de los sistemas, tales como aire instrumental, suministro de energía, sistemas de emergencia, aire refrigerante, sistemas de seguridad, sistemas contra incendio, sistemas de detección de gases y sistemas de comunicaciones entre otros, a través de su puesta en operación de cada uno de los mismos para la verificación del funcionamiento óptimo del sistema durante la operación.

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CONFIABILIDAD: Es la probabilidad de un equipo de realizar una función requerida bajo condiciones específicas en un periodo de tiempo determinado. HAZOP: Técnicas de identificación de riesgos, basada en la premisa de que los riesgos, los accidentes o los problemas de operabilidad, se producen como consecuencia de una desviación de las variables de proceso con respecto a los parámetros normales de operación en un sistema dado y en una etapa determinada. INSPECCIÓN BASADA EN RIESGO: La Inspección Basada en Riesgo (RBI), es un proceso estratégico, que permite entender y reducir riesgos asociados con la operación de equipos estáticos en ambientes corrosivos. El RBI se basa en las Normas API 580 y 581 y utiliza el análisis de riesgo como herramienta para enfocar los mayores recursos en los equipos de más alto riesgo. LISTA DE PENDIENTES: Es el listado de ítems que se debe desarrollar durante la instalación para que un proyecto, función o actividad se considere completa.   MANTENIBILIDAD: Capacidad para restaurar efectivamente un bien. Esta característica se refiere principalmente a las propiedades de diseño, análisis, predicción y demostración, que ayudan a determinar la efectividad con la que un equipo puede ser mantenido o restaurado para estar en condiciones de uso u operación. MANTENIMIENTO CENTRADO EN CONFIABILIDAD: El Mantenimiento Centrado en la Confiabilidad (RCM) es una metodología de análisis racional, sistemático y estructurado, que define las tareas óptimas de Mantenimiento, necesarias para eliminar los riesgos asociados a la materialización de los modos de falla presentes en los equipos y sistemas de las industrias y sus consecuencias. PRECOMISIONAMIENTO: consiste en todas las pruebas que se le deben hacer a los componentes de un sistema para garantizar la continuidad y la capacidad de soportar presiones de funcionamiento antes de la introducción de materias primas o de otros productos finales en las líneas. VENTANAS OPERATIVAS: La ventana operativa de una instalación se puede definir como el conjunto de condiciones de operación dentro de las cuales se debe mantener el proceso para asegurar la operación segura, confiable y eficiente.

4. DOCUMENTOS DEROGADOS

Ninguno

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5. REFERENCIAS NORMATIVA   

  



   





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



Modelo de Maduración y Gestión de Proyectos ECP-DPY-MMGP-001 Manual de Gerencia de Activos ECP- DGO-CCM-02 Procedimiento de Aseguramiento del Ciclo de de Lecciones Aprendidas ECP-DPYP-009 Instructivo de Caracterización de Equipos y Componentes GCB-PTB-012 Procedimiento de Commissioning Hand Over Certification ECO-QA-CO-01 Procedimiento de Precomisionamiento para Well Pads / líneas de FlujoFacilidades ECO-QA-PR-01 Encuesta de Satisfacción del Cliente para Proyectos del ICP- Gestión Proyectos PAD. ESCP-04 Directriz 013 de la Vicepresidencia de Refinación y Petroquímica Guía de Evaluaciones Ex post de Proyectos ECP-DPY-G-006 Formato de Evaluaciones Ex post de Proyectos ECP-DPY-F-018 Procedimiento para el manejo contable para costos y gastos de exploración y desarrollo, capitalización y amortización ECP-UIC-P-018 del 30 de septiembre de 2005. Procedimiento para el manejo contable de los contratos de asociación ECP-UIC-P010 del 2 de mayo de 2005. Procedimiento para el manejo contable de activos diferidos ECP-UIC-I-005 del 24 de Noviembre de 2005 Memorando de normas contables para capitalización de activos del 17 de julio de 2008. Manual para el manejo contable y tributario de los activos fijos en Ecopetrol S.A. ECP-UIC-M-002 del 01 octubre de 2008 Reglamento para el manejo administrativo de los activos fijos de Ecopetrol S.A. y sus filiales ECP-DAB-R-04 del 25 de marzo de 2009 Reglamento para el manejo de excedentes de materiales ECP.VFA-R-05 del 19 de mayo de 2005

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6. CONDICIONES GENERALES

Este procedimiento considera dos eventos que pueden presentarse durante el cierre de un proyecto inscrito en el portafolio de Ecopetrol. El primero corresponde al cierre de un proyecto al final de la Fase 4 – Ejecución del Proyecto , en la cual los proyectos se convierten en activos capaces de ser operados correctamente, bajo condiciones de mantenimiento óptimo y garantizando el uso efectivo del capital. El segundo evento considerado, consiste en el cierre temprano de proyectos durante fases de maduración o ejecución, transformando las inversiones realizadas durante las fases de maduración en un gasto para Ecopetrol, y un insumo para el sistema de lecciones aprendidas. 6.1.

CIERRE Y ENTREGA DEL PROYECTO

Es el proceso que debe seguir el Líder del Proyecto para realizar el cierre técnico, administrativo, legal, ambiental y social al final de la fase 4 – Ejecución del Proyecto, en el cual el Líder entrega el proyecto a la organización. Dado que es responsabilidad del Líder del Proyecto entregar y transferir el activo a la organización, éste deberá hacer la entrega de todos los documentos relacionados en el presente procedimiento y formalizar ante la Dirección de Gestión de Proyectos la transferencia de custodia del activo, la capitalización del proyecto y la entrega de los documentos de cierre del mismo. 6.2.

CIERRE TEMPRANO DEL PROYECTO

Los proyectos que durante la maduración o la ejecución sean cancelados o aplazados, por razones técnicas, económicas, ambientales o cualquier otra que justifique el cierre temprano, deberán ser reportados por el Líder del Proyecto a la Dirección de Gestión de Proyectos enviando los documentos relacionados en el presente procedimiento, asegurando la liquidación y/o capitalización de los desembolsos realizados hasta el día en que se decide el cierre temprano. 7. DESARROLLO 7.1.

CIERRE DEL PROYECTO Y ENTREGA A LA ORGANIZACIÓN

El procedimiento para el cierre y entrega del proyecto (Figura No.1) inicia asegurando que la documentación de los aspectos técnicos, administrativo, legales, ambientales y sociales estén diligenciados de acuerdo con la normativa corporativa. Después de asegurar la tenencia de todos los documentos, se deberá hacer la entrega del proyecto a Ecopetrol. Esta entrega se realizará a:

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Responsables de Operaciones: Es la autoridad del área responsable de la operación y el mantenimiento del proyecto durante su vida útil. Representante de Gerencias Técnicas: Hace referencia a las Gerencias Técnicas de las diferentes Vicepresidencias; es decir: VICEPRESIDENCIA Exploración y Producción Refinación y Petroquímica

Transporte Servicios Corporativo 





y

GERENCIA T CNICA Gerencia Técnica y de Desarrollo Gerencia de Desarrollo de Refinación y Petroquímica Gerencia de Desarrollo de Transporte Tecnologías/ No aplica

Archivo: Son los custodios de los expedientes de los proyectos, compuesto por Servicios Archivísticos y el Centro de Información Técnica (CIT). Coordinación de Contabilidad General: Son los responsables de asegurar la capitalización de los activos. Dirección de Gestión de Proyectos: Son los responsables de asegurar la maduración y gestión de proyectos en Ecopetrol.



Figura No. 1 – Proceso de cierre y entrega del proyecto a Ecopetrol

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El proceso finaliza, formalizando la entrega del proyecto, ante la Dirección de Gestión de Proyectos, quien llevará el registro de todos los proyectos cerrados y entregados, asegurando la correcta aplicación del presente procedimiento. 7.1.1.

DOCUMENTOS PARA EL CIERRE Y LA ENTREGA DEL PROYECTO

Los documentos que serán gestionados por el Líder del Proyecto para lograr la entrega del proyecto a Ecopetrol, deberán garantizar el cierre de los aspectos técnicos, administrativos, legales, sociales y ambientales del proyecto. Los documentos que hacen referencia a estos aspectos se indican en la tabla No.1 NUMERO

DOCUMENTO

TIPO

ENTREGA

Técnico

ARCH;OPE

Técnico

ARCH;OPE

3

Técnico

ARCH;GT

4

Administrativo/Legal

ARCH

5

Administrativo/Legal

ARCH

6

Administrativo/Legal

ARCH

7

Administrativo/Legal

ARCH;CCG

8

Administrativo/Legal

ARCH;GT

9

Administrativo/Legal

ARCH

10

Administrativo/Legal

ARCH;OPE

11

Administrativo/Legal

ARCH;GT

12

Administrativo/Legal

ARCH;OPE

13

Administrativo/Legal

ARCH;OPE

14

 

15

ARCH: Archivo OPE: Operaciones General.

Administrativo/Legal Ambiental/Social

GT: Gerencia Técnica

ARCH

CCG: Coordinación de Contabilidad

Tabla No.1 Listado de documentos que deben ser gestionados por el líder para lograr el cierre y la entrega del proyecto a Ecopetrol.

Cada uno de estos documentos debe ser elaborado siguiendo la normativa corporativa. La descripción de los documentos relacionados se indica a continuación.

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7.1.1.1.

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DOCUMENTOS QUE ASEGURAN EL CIERRE DE ASPECTOS TÉCNICOS

1. Terminación mecánica (pre-comisionamiento): 1La terminación mecánica es una actividad asociada con fase de ejecución del proyecto, que inicia desde la compra de los equipos y continúa durante la ejecución y comisionamiento. La terminación mecánica del proyecto es una actividad multidisciplinaria que debe realizarse de acuerdo con guías, procedimientos y directrices elaborados en cada una de las Vicepresidencias, que hacen parte de la Normativa Corporativa de Ecopetrol ó bajo las condiciones establecidas en el procedimiento de terminación mecánica del proyecto, desarrollada como parte del alcance del contrato de ejecución. Para soportar esta actividad, el Líder del Proyecto deberá gestionar los formatos ECPDPY-F-059  – Certificado de terminación mecánica (CTM), en el cual el responsable de la operación acepta el alcance del proyecto y ECP-DPY-F-060 Lista de pendientes, que describe los trabajos incompletos o los equipos con mal funcionamiento bajo los cuales la terminación mecánica fue aceptada, y que deben ser corregidos de acuerdo a las fechas establecidas en el mismo. Estos formatos están contenidos en los Anexos No.1 y No.2 del presente procedimiento. 2. Comisionamiento: Es una actividad que inicia cuando finaliza la terminación mecánica, y debe realizarse de acuerdo con la normativa corporativa que aplique ó bajo las condiciones establecidas en el procedimiento de comisionamiento, como parte del alcance del contrato de ejecución del proyecto. Sin embargo esta actividad deberá ejecutarse cumpliendo los siguientes hitos: a. Planeación y Preparación del Comisionamiento: se debe definir los paquetes de comisionamiento (Comissioning Packages) y la programación (Network) para la realización del comisionamiento de cada uno de los paquetes, con el objeto de priorizar instalación, fabricación y materiales necesarios para obtener una puesta en marcha temprana. b. Ejecución del Comisionamiento: realizar la actividad siguiendo el plan de comisionamiento c. Preparación de la documentación y puesta en marcha para la operación (Hand Over/Turn Over) Los documentos de soporte de esta actividad, son el formato ECP-DPY-F-061 “Certificado de Comisionamiento” y el formato ECP-DPY-F-060 “Listas de Pendientes”, las cuales están en los Anexos No.3 y 2, del presente procedimiento. 3. Documentos de Ingeniería: Los documentos de Ingeniería en cada proyecto difieren de acuerdo con la especialidad del mismo. A continuación se presenta una 1

Algunas compañías del sector de petróleo y gas, consideran la terminación mecánica y el pre-comisionamiento como dos actividades independientes (Ej.: UOP). Para efectos de este procedimiento estas actividades están integradas, ya que ambas propenden a la aceptación formal del alcance del proyecto.

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guía de los documentos que conforman estos documentos, sin embargo estos pueden cambiar de acuerdo con las directrices o instructivos aprobados en cada una de las Vicepresidencias (Ej. Directriz 013 de la Vicepresidencia de Refinación y Petroquímica) :   Los informes del análisis de riesgo e integridad operacional de equipos principales definidos en la ingeniería básica, aplicando las técnicas de mantenimiento centrado en confiabilidad (RCM), inspección basada en riesgo (RBI), que definen las estrategias de mantenimiento e inspección, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Gerencia de Activos. Adicionalmente los informes del análisis de función de protección instrumentada (IPF) en caso que se requiera.(Si Aplica o fueron acordados previamente con el responsable del activo)

•

•

Resultados del análisis funcional de operatividad (HAZOP)

•

Manuales de Operación: En el caso de ampliaciones o actualizaciones, se deberá entregar el manual actualizado de la planta, estación o facilidad donde se encuentra localizado. En el caso de plantas, estaciones o facilidades nuevas, se deberá entregar el manual de operación del activo, en el cual se incluyen las tareas de cuidado básico de los equipos que deberá realizar el operador, y las ventanas operativas o condiciones de operación dentro de las cuales se debe mantener el proceso para asegurar una operación segura, confiable y eficiente. Informe de recomendaciones de mantenimiento, donde se incluyen las tareas de preservación a realizar por el personal de mantenimiento y su frecuencia, incluyendo el catalogo de equipos instalados, reporte de aceptación de pruebas en fabrica (FAT), pruebas de aceptación en el sitio (SAT) e inspección en el taller de equipos. 



•

•

Resultados del modelamiento de la confiabilidad del proyecto, asegurando que el proyecto cumple con el nivel de confiabilidad y disponibilidad solicitada durante la fase de diseño por el Departamento de Confiabilidad Operacional, proyección de necesidades de repuestos, stock mínimo de materiales necesarios para operación, recurso para actividades de mantenimiento y reporte de los indicadores de disponibilidad, confiabilidad y mantenibilidad, de acuerdo al

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Manual de Gestión de Activos de ECP (Si Aplica o fueron acordados previamente con el responsable del activo).   Filosofía de Operación, mantenimiento, confiabilidad y ventanas operativas actualizados del proyecto, contenidos en el plan de ejecución del proyecto (PEP).

•

•

Los documentos de ingeniería y planos As-Built, tales como: especificaciones técnicas, diagrama de procesos, diagramas de instrumentación y tubería (P&IDs), plot plan, listados de tuberías georreferenciados en formato WGS84 (Pipe Record), diagramas eléctricos y unifilares, rutas de cableados, información entregada por fabricantes de equipos, diagrama de equipos, catálogos mecánicos y el genérico Dossier de pruebas y demás documentos que hacen parte de la ingeniería detallada del proyecto.

7.1.1.2.

DOCUMENTOS QUE ASEGURAN ADMINISTRATIVOS Y LEGALES

EL

CIERRE

DE

ASPECTOS

Los documentos que hacen parte del cierre administrativo y legal son: 1. Acta de finalización del contrato 2. Acta de liquidación del contrato 3. Evaluación de desempeño del contratista 4. Capitalización del proyecto en el sistema SAP y notificación de capitalizaciones Parciales, mediante Memorando dirigido a la Coordinación de Contabilidad General, adjuntando la Plantilla Capitalización Proyectos2 (Anexo No.8). En caso de que se hagan capitalizaciones parciales, se deberá presentar los valores acumulados capitalizados durante la maduración y ejecución del proyecto. 5. Caracterización de activos: Soporte de incorporación al sistema de gestión de mantenimiento3  y listado de repuestos del nuevo activo, equipos de calibración, herramientas y otros elementos requeridos para mantener y operar el proyecto, que fueron adquiridos en el proceso de compras del mismo, relacionando código con que se identifica en el sistema de gestión, descripción y ubicación e incluyendo el soporte del cargue de la caracterización de los equipos y componentes nuevos de acuerdo al Instructivo de caracterización de equipos y 2

Formatos ECP-UIC-F-001 (Operación Directa) y ECP-UIC-F-002 (Operación Asociada) de la Coordinación de Contabilidad General 3 Actualmente se utiliza el sistema de gestión de mantenimiento ELLIPSE

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componentes y diligenciar los formatos de catalogación, para el listado total de partes de repuesto requeridos para la operación normal, incluyendo número de parte y costo. 6. Actas de permisos, derechos de vía y compras de predios. 7. Garantías de los equipos instalados, licencias, seguros y pólizas, incluyendo listado con resumen de la información, donde se relacione el equipo, serial, proveedor/fabricante, representante, dirección, e-mail, teléfono, y vigencia de la garantía. (pendiente) 8. Los soportes de divulgación y aseguramiento de las lecciones aprendidas generadas de la fase de ejecución de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de aseguramiento de lecciones aprendidas. 9. Listado de asistencia de los funcionarios capacitados para la operación y mantenimiento del activo y memorias de la capacitación, según lo definido en el plan de ejecución del proyecto, garantizando que el personal esté en capacidad de operar y mantener la planta desde el día de recibo del proyecto, relacionando la copia del documento donde se describe el perfil del cargo de las personas que deben operar y mantener el activo, el cual debió haber sido establecido y entregado con anterioridad. 10. Registro de transferencia a áreas de acopio (Inventario) o al área responsable del mantenimiento del traslado de materiales sobrantes. En ningún caso estos elementos se podrán activar o registrar al gasto. Se debe asegurar el traslado a la cuenta contable de inventarios. 11. Registro de stock de insumos, químicos o materiales requeridos para la puesta en marcha y operación del activo, incluyendo hoja de seguridad y plan de manejo y disposición final.(si aplica) 7.1.1.3.

DOCUMENTOS QUE ASEGURAN AMBIENTALES Y SOCIALES

EL

CIERRE

DE

ASPECTOS

1. Concepto favorable de la Dirección de HSE y Gestión Social (DHS) de que se está dando cumplimiento con lo establecido en la Licencia Ambiental, PMA (Plan de Manejo Ambiental), PDC (Plan de Contingencia), Plan de Gestion Social y que en el evento que están en ejecución actividades de estos planes al momento del cierre existen los planes que garanticen el cumplimiento total de los mismos.

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7.1.2. PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DEL PROYECTO A ECOPETROL

Luego de asegurar la información para el cierre del proyecto, El Líder deberá entregar a Operaciones, o en su defecto a los custodios del proyecto durante su vida útil, los documentos que soportan la terminación mecánica, el comisionamiento, las garantías y el registro de transferencia de sobrantes. Adicionalmente, y en caso que operaciones lo requiera, deberá entregar el registro de capacitación y stock de repuestos, herramientas insumos químicos y materiales (Figura No.2)

A. Acta Entrega a Operaciones

Nota: (S.A) Si aplica Figura No.2 – Entrega a Operaciones, para asegurar que el alcance del proyecto, previamente acordado, sea aceptado por el custodio del activo durante la fase de operación del activo.

Luego de la entrega de estos documentos, El líder del proyecto suscribirá el “Acta de Entrega de Proyectos a Operaciones”, en el cual se evaluara el grado de satisfacción de operaciones con el proyecto y la calidad de los entregables del mismo. Esta acta se realiza diligenciando el Formato ECP-DPY-F-062, contenido en el Anexo No.4 del presente documento.

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La segunda entrega del proyecto se realizará a las Gerencias Técnicas de cada Vicepresidencia (Figura No.3). Esta entrega tiene por objeto asegurar que la ingeniería desarrollada durante la maduración no haya sufrido modificaciones, o las mismas estén debidamente formalizadas a través del Procedimiento de Control de Cambios. Adicionalmente el negocio recibirá la información del cargue al Sistema de Gestión de Activos y el informe de Lecciones Aprendidas.

B. Acta Entrega a Gerencia Técnica

Figura No.3 Entrega a Gerencias Técnicas, asegurando que las posibles modificaciones realizadas al alcance del proyecto corresponden exactamente a lo aprobado en los controles de cambio realizados.

Como parte del proceso de entrega, el Líder del Proyecto debe formalizar la capitalización del proyecto, para de asegurar que el proyecto registre el valor real del costo de inversión y que el activo es propio y productivo para la compañía. Para este proceso, el Líder deberá diligenciar la Plantilla Capitalización Proyectos, formalizando ante la organización mediante memorando dirigido a la Coordinación de Contabilidad General. (Figura No.4). Para asegurar la gestión documental, el líder del proyecto, también deberá hacer la entrega de los documentos a Archivo. Esta entrega consiste en entregar todos los documentos técnicos (ingenierías) al CIT (Centro de Información Técnica) y los documentos administrativos, legales, sociales y ambientales a Servicios Archivísticos de Ecopetrol (Figura No.5). El documento que soporta la entrega de los documentos a Archivo, corresponde al formato ECP-DPY-F-063 “Listado de Documentos” contenido en el Anexo No.5, en el cual los documentos listados, deberán ser identificados con el código asignado.

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D. Plantilla Capitalización Proyectos

Figura No.4 Entrega a Coordinación de Contabilidad General, para la capitalización del act ivo.

La entrega de los documentos debe ser una actividad programada con el funcionario del CIT y de Servicios Archivísticos. Por esta razón la fecha de entrega y recibo de la información deberá ser planeado y acordado con los funcionarios representantes de estas dependencias, anexando al formato Listado de Documentos ECP-DPY-F-063, el cronograma de entrega acordado.

C. Listado de documentos

Figura No.5 Entrega a archivo y documentación del proyecto.

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Luego de realizar las entregas a Operaciones, a Gerencias Técnicas, Coordinación de Contabilidad General y Archivo, el cierre del proyecto deberá ser formalizado ante la Dirección de Gestión de Proyectos. Esta formalización consiste en diligenciar el Formato Para la Oficialización del Cierre en Herramientas Corporativas ECP-DPY-F-065, (Anexo No.7), y asegurar que el líder realice el cierre técnico, total y el cambio de status del proyecto en SAP, adjuntando los siguientes documentos (Figura No.6):    

Acta de Entrega a Operaciones Acta de Entrega a Gerencias Técnicas ECP-DPY-F-064 (Anexo No.6) Listado de Documentos Plantilla Capitalización Proyectos4 (Anexo No.8)

A. Acta Entrega a Operaciones

B. Acta Entrega a Gerencia Técnica

Figura No.6 Entrega a la Dirección de Gestión de Proyectos, llevando el registro de todos los proyectos cerrados y entregados de Ecopetrol.

C. Listado de documentos

D. Plantilla Capitalización Proyectos

La Dirección de Gestión de Proyectos notificara mensualmente a la Coordinación de Contabilidad General los proyectos cerrados en ese periodo. Luego del cierre el líder deberá programar la realización de la evaluación ex post del proyecto, con el objeto de verificar la efectividad, eficiencia y eficacia de los proyectos, respecto a los beneficios esperados y definidos en la etapa de planeación y guiar la formulación y elaboración de nuevos proyectos, determinando el valor que le agregan a la compañía. 4

Formatos ECP-UIC-F-001 (Operación Directa) y ECP-UIC-F-002 (Operación Asociada) de la Coordinación de Contabilidad General

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CIERRE TEMPRANO DEL PROYECTO

En el caso de cierre temprano del proyecto, no se realizará entrega a operaciones. Sin embargo se deberá hacer entrega de los documentos que justifiquen el cierre temprano del proyecto, garantizando que se le ha transferido el conocimiento y las lecciones aprendidas al Negocio, y que todos los documentos administrativos y legales derivados de procesos de contratación son custodiados por archivo. (Figura No.7) Luego de asegurar los documentos, se deberá hacer la entrega formal de los mismos a la Gerencia Técnica correspondiente, a la Coordinación de Contabilidad General y a Archivo. Estas entregas serán formalizadas a través del el Acta de Entrega a Gerencia Técnica ECP-DPY-F-064 (Anexo No.6) y el Listado de Documentos de Servicios archivísticos y el CIT.

B. Acta Entrega a Gerencia Técnica

Figura No.7(a). Entrega al Negocio para el cierre temprano de proyectos.

Finalmente, el acta del comité en el cual se tomó la decisión de cierre, el acta de entrega a la Gerencia técnica, el listado de documentos y la Plantilla Capitalización Proyectos5 (Anexo No.8)6, deberá ser entregado a la Dirección de Gestión de Proyectos, quienes serán los responsables de solicitar a la Vicepresidencia de Estrategia y Crecimiento 5

  En los casos en donde se realizaron desembolsos se procederá con la respectiva liquidación y/o capitalización del proyecto. 6

Formatos ECP-UIC-F-001 (Operación Directa) y ECP-UIC-F-002 (Operación Asociada) de la Coordinación de Contabilidad General

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eliminar el proyecto cerrado o aplazado del portafolio (Figura No.8) y asegurar que el líder realice el cierre técnico, total y el cambio de status del proyecto en SAP. Adicionalmente, notificar a la Coordinación de Contabilidad General el cierre del proyecto.

C. Listado de documentos

Figura No.7 (b). Entrega a Servicios Archivísticos para el cierre temprano de proyectos.

D. Plantilla Capitalización Proyectos

Figura No.7 (c). Entrega a Coordinación de Contabilidad General para el cierre temprano de proyecto.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE Y LA ENTREGA DE PROYECTOS

Fecha aprobación: 30/04/2009 Versión:1

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A. Acta del Comité

B. Acta Entrega a Gerencia Técnica

C. Listado de documentos

16

Figura No.8. Formalización del cierre temprano del proyecto

Luego del cierre el líder deberá programar la realización de la evaluación ex post del proyecto, con el objeto de verificar las razones por las cuales el proyecto se aplazó o cancelo, para determinar las condiciones en las que el proyecto podría volver a ser viable o las razones por las cuales el proyecto no debe realizarse. 8. REGISTROS

Anexo No.1 – Certificado de Terminación Mecánica (CTM) ECP-DPY-F-059 Anexo No.2 – Lista de Pendientes (LP) ECP-DPY-F-060 Anexo No.3 – Certificado de Comisionamiento ECP-DPY-F-061 Anexo No.4 – Acta de Entrega de Proyectos a Operaciones ECP-DPY-F-062 Anexo No.5 – Listado de Documentos ECP-DPY-F-063 Anexo No.6 – Acta a Gerencias Técnicas ECP-DPY-F-064 Anexo No.7 – Formato para la Oficialización del Cierre en Herramientas Corporativas ECP-DPY-F-065 Anexo No.8 – Plantilla Capitalización Proyectos ECP-UIC-F-001 / ECP-UIC-F-002 9. CONTINGENCIAS

No aplica

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10. BIBLIOGRAFÍA

Ninguna. 11. ANEXOS No.

Título

1

Certificado de Terminación Mecánica (CTM) ECP-DPY-F-059

2

Lista de Pendientes (LP) ECP-DPY-F-060

3

Certificado de Comisionamiento ECP-DPY-F-061

4

Acta de Entrega de Proyectos a Operaciones ECP-DPY-F-062

5

Listado de Documentos ECP-DPY-F-063

6

Acta a Gerencias Técnicas ECP-DPY-F-064

7

Formato para la Oficialización del Cierre en Herramientas Corporativas ECP-DPY-F065

8

Plantilla Capitalización Proyectos ECP-UIC-F-002 / ECP-UIC-F-002

8(a)

Memorando Formalización Uso Plantillas Capitalización Proyectos

8(b)

Formato Memorando Capitalización Proyectos

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quienes lo elaboraron, en nombre de la dependencia responsables: Elías Majana Acosta/ Fabiola Ruiz Romero Tel: 234 5779 Ext. 43269 / 45779 Dirección de Gestión de Proyectos Rafael Alexander Galindo/Luz Adriana Salinas/Mayda Santamaría Ext. 44619/44986/44692 Coordinación de Contabilidad General

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ANEXO 1. CERTIFICADO DE TERMINACIÓN MECÁNICA (CTM) ECP-DPY-F-059

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ANEXO 2. LISTA DE PENDIENTES (LP) ECP-DPYF-060

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ANEXO 3. CERTIFICADO DE COMISIONAMIENTO ECP-DPY-F-061

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ANEXO 4. ACTA DE ENTREGA DE PROYECTOS A OPERACIONES ECP-DPY-F-062

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ANEXO 5. LISTADO DE DOCUMENTOS ECPDPY-F-063

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ANEXO 6. ACTA A GERENCIAS TÉCNICAS ECPDPY-F-064

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ANEXO 7. FORMATO PARA LA OFICIALIZACIÓN DEL CIERRE EN HERRAMIENTAS CORPORATIVAS ECP-DPY-F-065

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ANEXO 8. PLANTILLA CAPITALIZACIÓN PROYECTOS ECP-UIC-F-001 / ECPUIC-F-002

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