MANUALES GEFOC ENTIDADES
ÍNDICE: CUESTIONES GENERALES SOLICITUDES PREINSCRIPCIONES PREINSCRIPCIONES ALUMNOS/AS ALUMNOS/AS SEGUIMIENTO JUSTIFICACIONES USTIFICACIONE S
NOTA:
PASAR EL PUNTERO DEL RATÓN POR LOS RESPECTIVOS RESPECTIVOS APARTADOS DEL ÍNDICE Y AL APARECER APARECER UN ICONO DE "MANO", HACER CLICK CON EL BOTÓN IZQUIERDO Y SE IRÁ AL CONTENIDO DESEADO.
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MAN UAL D E AYU D A. Conceptos Generales de la G E F O C Ent Ent ida des FOC FO ÍNDICE ÍNDICE......................................................................................................................................1 MANUAL DE USUARIO.........................................................................................................2 Introducción ................................................ ........................................................................................................ .............................................................................. ......................22 Sistema ................................................ ....................................................................................................... ....................................................................................... ................................ 3 Hardware: Recomendaciones Recomendaciones ................................................................... ................................3 Software: Requerimientos .......................................................................................................3 Configuración .........................................................................................................3
Cuestiones generales de la aplicación......................................................................................8 Recomendaciones Recomendaciones ................................................................ ................................................... 8 Configuración Configuración del del escritorio escritorio de Windows Windows ................................................................. .............8 Conceptos Conceptos fundamentales sobre los campos del formulario.......................................... .........8 Busqueda Busqueda de registros .......................................................... ............................................................................................................ .................................................. 9 Operaciones Operaciones sobre sobre registros registros ......................................................... ..................................................................................................10 .........................................10 Listas de valores....................................................................................................................11 Patrones de búsqueda............................................................................................................12 Identificación Identificación de Personas en el sistema............................................ ...................................13 Impresión Impresión ................................................. ........................................................ .............................................................................14 .....................14 Sugerencias Sugerencias o errores errores ......................................................... ............................................................................................................ ................................................... 15
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MAN UAL D E AYU D A. Conceptos Generales de la G E F O C Ent Ent ida des FOC FO ÍNDICE ÍNDICE......................................................................................................................................1 MANUAL DE USUARIO.........................................................................................................2 Introducción ................................................ ........................................................................................................ .............................................................................. ......................22 Sistema ................................................ ....................................................................................................... ....................................................................................... ................................ 3 Hardware: Recomendaciones Recomendaciones ................................................................... ................................3 Software: Requerimientos .......................................................................................................3 Configuración .........................................................................................................3
Cuestiones generales de la aplicación......................................................................................8 Recomendaciones Recomendaciones ................................................................ ................................................... 8 Configuración Configuración del del escritorio escritorio de Windows Windows ................................................................. .............8 Conceptos Conceptos fundamentales sobre los campos del formulario.......................................... .........8 Busqueda Busqueda de registros .......................................................... ............................................................................................................ .................................................. 9 Operaciones Operaciones sobre sobre registros registros ......................................................... ..................................................................................................10 .........................................10 Listas de valores....................................................................................................................11 Patrones de búsqueda............................................................................................................12 Identificación Identificación de Personas en el sistema............................................ ...................................13 Impresión Impresión ................................................. ........................................................ .............................................................................14 .....................14 Sugerencias Sugerencias o errores errores ......................................................... ............................................................................................................ ................................................... 15
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MA NUAL DE USUARIO USUAR IO INTRODUCCIÓN El objetivo de esta guía e s servir de marco de referencia para poder utilizar la aplicación GEFOC Entidades destinada a la grabación de los datos de la "Solicitud de Subvención", del "Seguimiento de los cursos" y de la "Justificación Económica de los mismos". En esta guía se describen las características generales de la aplicación, para que se puedan completar adecuadamente las distintas distintas secciones que se requieren requieren para desarrollar los los cursos de Formación Profesional Profesional Ocupacional. Es importante leer el contenido de esta guía detenidamente , ya que le facilitará el uso y manejo de la aplicación, evitándole cometer errores que le supondrán una demora en la ejecución de la misma.
Nota: Cualquier mejora que se pueda realizar sobre la aplicación GEFOC Entidades, debe ser notificada a la Delegación para realizar un estudio especifico sobre la misma.
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SISTEMA En este apartado se recogen algunas consideraciones sobre el sistema, que deben ser tenidas en cuenta para su uso.
Hardware. •
Recomendaciones
En principio, cualquier PC que tenga instalado Windows 95 o Windows 98, así como conexión a Internet, es suficiente para ejecutar la aplicación. Para que la aplicación GEFOC Entidades funcione dando un rendimiento aceptable, se recomienda la utilización de un PC con las siguientes características: 1. 2.
Procesador Pentium Memoria 32Mb
Software: •
Requerimientos. Para poder utilizar la aplicación GEFOC Entidades, es necesario disponer del siguiente software: 1. 2. 3.
Sistema Operativo Windows 95, Windows 98, Windows ME, Windows NT o Windows 2000 Navegador Internet Explorer 5.0 o superior. Acrobat Reader 3.0 o Acrobat Reader 4.0. Este editor de textos es necesario para la impresión de documentos.
Si no dispone de alguna de las dos últimas aplicaciones, las podrá obtener descargándolas gratuitamente de las páginas a las que se accede a través de los iconos que aparecen en la página inicial.
•
Configuración.
Es importante que configure correctamente el software requerido para el correcto funcionamiento del mismo. A continuación se va a indicar cuales son los parámetros que ha de configurar. En primer lugar abra el navegador Internet Explorer, vaya a la barra de menú y pulse en "Herramientas/Opciones de Internet..." . A continuación le aparecerá una ventana como la siguiente:
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1. Eliminar archivos temporales: No es propiamente dicho un parámetro de configuración, sino una recomendación de posible utilidad. A veces los datos almacenados en la memoria caché del sistema pueden interferir en el correcto funcionamiento de la aplicación. En el caso de que hubiese un comportamiento anómalo, acceda a "Opciones de Internet" (pantalla abierta anteriormente) y pulse el botón "Eliminar archivos...". A continuación se mostrará la siguiente ventana:
Marque a continuación la casilla "Eliminar todo el contenido sin conexión" y pulse el botón De esta manera eliminará todo el contenido de la memoria caché.
"Aceptar".
2. Habilitación de Cookies propios de cada sesión no almacenados: Una vez abierta la ventana de "Opciones de Internet" , pulse en la pestaña "Seguridad". Se mostrará la pestaña con el siguiente contenido:
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Verifique que la zona de configuración web seleccionada es la de botón "Personalizar nivel...". Aparecerá lo siguiente:
"Internet". A continuación pulse el
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Verifique que se encuentra marcada la opción "Activar" en "Cookies/Habilitar cookies propios de cada sesión...", y si no selecciónela y a continuación pulse el botón "Aceptar". Seguidamente, saldrá una ventana de diálogo preguntándole si está seguro de cambiar la seguridad de la zona. Pulse el botón "Si" y pulse nuevamente el botón "Aceptar".
3. Habilitar HTTP 1.1 en conexiones proxy: Desde la pantalla de "Opciones de internet" (abierta al principio), pulsar en la pestaña "Opciones Avanzadas" . Aparecerá lo siguiente:
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Verifique que se encuentre marcada la opción "Configuración de HTTP 1.1/Usar HTTP 1.1 en conexiones proxy" y si no selecciónela y a continuación pulse el botón "Aceptar".
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CUESTIONES GENERALES DE LA A PLICACIÓN APLICACIÓN En este apartado, se describe de forma general la funcionalidad del sistema. Todas las páginas de la aplicación se utilizan de forma similar.
Recomendaciones La aplicación ha sido diseñada para que la navegación entre pantallas sea realizada con las flechas de navegación y botones específicos de la aplicación, por lo que se recomienda usarlos en vez de las flechas del navegador, ya que pudiera no funcionar correctamente.
Configuración del escritorio de Windows La aplicación está desarrollada para trabajar en un tamaño mínimo de escritorio de 800x600. La resolución de pantalla puede modificarla en Inicio- Configuración- Panel de Control- Pantalla- Configuración- Area de
la Pantalla
Conceptos fundamentales sobre los campos del formulario •
Distinción entre campos: En las páginas de la aplicación, se utilizan los nombres de los campos de diferentes colores para diferenciar entre ca mpos obligatorios y opcionales: 1. 2.
•
Campos obligatorios. Color Rojo. Campos opcionales. Color Negro.
Normas a tener en cuenta en la cumplimentación de campos alfanuméricos que no son de texto libre:
a) b)
Los caracteres introducidos se convertirán automáticamente a mayúsculas. No se podrá introducir las comillas dobles " " ya que se ignorarían los datos rellenados a partir de la primera comilla encontrada.
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•
Campos de texto libre o descripción:
a) b)
Los caracteres introducidos no se convierten a mayúsculas. Si se podrá incluir las comillas dobles " ".
Búsqueda de registros En la mayoría de las opciones de menú, nos aparecerá en primer lugar una pantalla de búsqueda como la siguiente:
Si se pulsa el botón "Enviar", nos aparecerá la lista de todos los registros disponibles. Si quiere realizar un filtro sobre los mismos, únicamente tendrá que rellenar aquellas casillas que desee del Código del curso, devolviendo únicamente aquellos registros que tengan el mismo valor en las casillas introducidas. La pantalla con el resultado de la búsqueda será similar a la siguiente, con mas o menos registros:
Si se selecciona alguno de los registros, directamente se abrirá el contenido del mismo. Igualmente se puede realizar una nueva búsqueda desde aquí.
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Operaciones sobre registros Las operaciones que se realicen sobre los registros se van a llevar a cabo mediante dos agrupaciones de botones principalmente. En varias páginas nos vamos a encontrar este primer conjunto de botones:
Esté grupo se encontrará asociado por lo general a páginas que presenten multiregistros, como la de la imagen.
La funcionalidad de los mismos es la siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.
Flecha Izquierda: Nos lleva a la página de la cual venimos. Añadir: Añade un nuevo registro a la lista. Editar: Edita un registro para que pueda ser modificado. Se tendrá que marcar la casilla de aquel registro que se quiera editar Borrar: Borra uno o varios registros de la lista. Para ello marcar una o varias casillas de aquellos registros que se deseen borrar. En caso de haber marcado varias, al pulsar Borrar se borraran todas. Salir: Nos lleva a la página principal.
En el caso de que no exista ningún registro, los botones “Editar” y aparecerá una flecha a la derecha.
“Borrar”, no aparecerán. A veces nos
El segundo grupo de botones es el siguiente:
Esté otro grupo se encontrará asociado a los distintos formularios. Vemos un ejemplo a continuación:
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La funcionalidad de los mismos es la siguiente: 1. 2. 3. 4.
Flecha Izquierda : Nos lleva a la página de la cual venimos. Aceptar: Graba los datos insertados o modificados, o los cambios realizados. Cancelar: Anula los cambios realizados. Salir: Nos lleva a la página principal.
Estas dos agrupaciones de botones no lo son de manera estricta, incluyendo a veces otros botones (como los de acceso a diferentes formularios).
Listas de valores Muchos de los campos están basados en tablas auxiliares que contienen la codificación de los valores posibles. En pantalla, estos campos se caracterizan por tener a la derecha un pequeño botón una ventana auxiliar donde podemos consultar los posibles valores para dicho campo.
para llamar a
Dicha ventana tiene la siguiente forma:
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Los botones que aparecen en la imagen anterior tienen las siguientes funcionalidades: 1.
Aceptar: Una vez seleccionado un elemento de la lista, al pulsar el botón aceptar el código y la descripción
2. 3. 4. 5.
se recuperan y se cargan en los campos correspondientes del formulario en el c ual nos encontrábamos. Cancelar: Cierra la ventana de búsqueda. >>>: Nos presenta mas registros de la lista. , aparece este botón para poder regresar a los registros anteriores. Buscar: Una vez introducido un patrón de búsqueda, mediante una palabra, frase o filtros, lo pulsamos para obtener el resultado de la búsqueda.
Patrones de búsqueda En listas que contengan un gran número de valores posibles, se pueden realizar filtros para disminuir el número de registros recuperados. Para utilizar los filtros, se utiliza el carácter %. Los distintos usos del filtro son indicados a continuación mediante unos ejemplos: 1. 2. 3. 4.
%CAUDILLO! Devuelve el municipio ALBALA DEL CAUDILLO. El filtro %xxx devuelve aquellos registros que finalicen en xxx. ALDEA DE%! Devuelve los municipios ALDEA DEL CANO y ALDEA DE TRUJILLO. El filtro xxx% devuelve aquellos registros que comienzan con xxx. %TRUJILLO%! Devuelve los municipios ALDEA DE TRUJILLO, ROBLEDILLO DE TRUJILLO y TRUJILLO. El filtro %xxx% devuelve aquellos registros que contienen xxx. Si no se utiliza filtro, el sistema nos devolverá un registro siempre y cuando coincidan exactamente con el termino especificado.
Una vez introducido el termino de busqueda, pulsar el botón " Buscar". A continuación se muestra una nueva ventana que contiene los resultados de la busqueda.
Nota: Si una entidad colaboradora detecta que no existe un determinado código en una tabla auxiliar, debe notificar este hecho a la Delegación Provincial correspondiente o la Dirección General en su caso.
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Identificación de Personas en el sistema En este apartado se describe como se identifican las personas físicas o jurídicas en el sistema . Los Representantes, los Responsables y los Agentes externos se identifican mediante los dos siguientes campos: 1.
Tipo de documento de identificación. Tipos válidos: 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.
2.
C ! Cédula Consular
D ! NIF (Personas físicas) / CIF (Personas jurídicas) E ! Número de identificación extranjero G ! Privación de libertad P ! Pasaporte T ! Tarjeta de residencia X ! Número de identificación extranjero provisional
Número de documento de identificación Siempre debemos utilizar los siguientes valores. Por ejemplo: Tipo de documento de identidad:
D = Número de documento de identidad (NIF o CIF).
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Impresión La opción de impresión, se encuentra en distintas partes de la aplicación. El funcionamiento es similar en todos los casos, aunque las pantallas presentadas pueden mostrar algunas variaciones en cuanto a opciones. Se va a mostrar un ejemplo que corresponde con el menú "SOLICITUD" . Para ello, acceda a la opción "SOLICITUD / Solicitud de Subvención" , marque la casilla de la solicitud que desea imprimir de la lista existente y pulse el icono
. A continuación aparecerá una pantalla similar a esta:
En Tipo de documento se presentan dos opciones. Si escogemos la opción "Borrador" al pulsar el botón "Aceptar" se generará un documento en formato PDF, que cumple las funciones de borrador, ya que servirá únicamente para ver como queda el documento, pero sin validez alguna ante la Delegación. La opción "Definitivo" genera el documento final que se habrá de entregar en la Delegación correspondiente. Una vez generado este documento, la aplicación no permitirá realizar ninguna modificación sobre los datos de la solicitud, pudiéndose únicamente visualizar el contenido de los formularios. Esto es extensible a las demás pantallas de impresión que nos encontremos. Mas abajo en la página, se especifican los distintos tipos de formularios que podemos imprimir. Marcar aquel que se desee imprimir. Aquí puede variar el formato en cuanto a que se presenten otros tipos de documento a imprimir, pero es intuitivo el funcionamiento. Si desea ver la lista de documentos impresos, acceda a la opción de menú impresión". Aparecerá la siguiente página:
"UTILIDADES / Buzón de
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Las diferentes opciones que presenta la página para seleccionar los documentos actúan a modo de filtro ("Tipos de documentos a Seleccionar" y "Fechas de los documentos") o de ordenación de los documentos devueltos ("Criterios de ordenación de los documentos") Las distintas opciones que se presentan son las siguientes:
Tipos de documentos a Seleccionar : Las opciones aquí escogidas restringen la selección devuelta a aquellos documentos que cumplan las opciones elegidas en los distintos campos. •
Estado del Documento: Pueden tener los estados SOLICITADO, GENERANDO, ERROR,
•
FINALIZADO Y BORRADO. Tipo de Documento: Los tipos son DEFINITIVO Y BORRADOR Nombre del Documento: Se ha de seleccionar un nombre la lista desplegable
•
Fechas de los documentos: •
Impreso a partir de la fecha: Devuelve aquellos documentos que se hayan impreso posterior a la fecha especificada.
•
Impreso antes de la fecha: : Devuelve aquellos documentos que se hayan impreso antes de la fecha especificada.
Criterios de ordenación de los documentos: Los documentos devueltos serán ordenados siguiendo el primer criterio y aquellos que se repitan utilizando el segundo criterio.
Sugerencias o errores Los mecanismos que las entidades tienen para notificar errores en la aplicación así como posibles mejoras en la misma son:
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1. 2.
Contactar con la persona responsable de GEFOC en su Delegación Provincial de la Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico. Enviar la sugerencia por Email: para ello acceda a la opción de menú "UTILIDADES / Sugerencias", donde directamente le abrirá el correo electrónico predeterminado en su ordenador con la dirección a donde enviar la sugerencia. Especifique en el Asunto GEFOC Entidades Internet. Deberá escribir en el correo los detalles de la sugerencia o error. La dirección es:
[email protected] .
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INDICE. 1 GUÍA RÁPIDA 2 MANUAL DE USUARIO 3 Introducción 3 Cumplimentación de los datos de los centros 4 Cumplimentación de las Solicitudes de Subvención
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1. Solicitud de Cursos Homologados......................................................................................8 a) Empresas de Procedencia de Alumnos Ocupados..................................................10 b) Duplicar Curso .......................................................................................................11 2. Otros Cursos .....................................................................................................................12 a) Módulos del Curso..................................................................................................14 b) Empresas de Procedencia de Alumnos Ocupados..................................................14 c) Presupuesto.............................................................................................................15 d) Duplicar Curso .......................................................................................................16
Generación del Fichero de Inserción 17
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Para poder hacer uso de la aplicación deberá ponerse en contacto con su Delegación Provincial o con la Dirección General si procede, que le proporcionará un usuario y una palabra de paso con el que podrá hacer uso de la misma. La aplicación se encuentra en la sección de Formación Profesional Ocupacional del Portal del Empleo de la Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico (www.cedt.junta-andalucia.es). Seleccione la opción SOLICITUD:
1. Cumplimente los datos de los Centros A continuación deberá dar de alta a los centros en los que se impartirán los cursos que se solicitarán por su entidad (“Centros”). El código de centro solicitado debe ser el proporcionado por la Delegación Provincial correspondiente o en su defecto por la Dirección General.
2. Cumplimente la Solicitud de Subvención Una vez completados los datos solicitados ( “Solicitud de Subvención”), deberá pulsar sobre el botón “Cursos Homologados” (para solicitar cursos de especialidades recogidas en el catálogo de especialidades, independientemente de sí el centro tiene homologada dicha especialidad) o el botón “Otros Cursos” (para cursos que no se ajusten a las especialidades de dicho catálogo) y rellenar todos los datos solicitados. Recuerde que: •
•
•
Debe pulsar el botón “Documentos”, y marcar las casillas de aquellos documentos que adjunta con la solicitud Si ha escogido la opción 'SI' en el campo “Prácticas Profesionales”, deberá de pulsar el botón “Prácticas Profesionales” y rellenar todos los datos solicitados en esa nueva página. Si ha pulsado el botón “Otros Cursos” deberá pulsar el botón “Presupuesto” y completar los datos referentes al presupuesto del curso.
3. Imprima la/s solicitud/es de subvención y remítala. •
•
la aplicación generará un Una vez completados todos los datos de la solicitud, al pulsar el icono documento con la solicitud de subvención. Dicho documento deberá ser impreso y entregado en su Delegación. Firme la solicitud impresa y remítala al Registro de su Delegación Provincial / Dirección General antes del 31 de octubre.
No olvide seleccionar en la aplicación de GEFOC Entidades, e incluir junto a la solicitud, la documentación complementaria que debe acompañar la solicitud (fotocopia del N.I.F. de la entidad, fotocopia del D.N.I. del representante legal, poderes de representación, documentación acreditativa del agente externo en caso de haberlo, etc.)
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El objetivo de esta guía es servir de marco de referencia para poder utilizar la aplicación GEFOC Entidades en lo que se refiere a la grabación de los datos de la solicitud de subvención. En esta guía se describen los pasos necesarios para realizar una solicitud de ayuda para cursos de Formación Profesional Ocupacional. Es importante leer el contenido de la guía de la opción de menú “ Ayuda / Cuestiones generales ” antes de continuar con Solicitudes. En el se recogen algunos aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta a la hora de utilizar la aplicación.
Nota: Cualquier mejora que se pueda realizar sobre la aplicación GEFOC Entidades, debe ser notificada a la Delegación para su estudio.
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Cada entidad puede tener asociada un conjunto de centros en los cuales imparte los cursos. Estos centros están codificados en el sistema. Cada centro se identifica por un código formado por la provincia en el cual esta dado de alta el centro, y un número dentro de la provincia (este código debe ser proporcionado por la Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico) Para poder hacer referencia a un centro concreto en la solicitud, debemos darlo de alta previamente. En primer lugar, se han de completar los datos de el/los centro/s ("SOLICITUD /Centros").
La ventana que aparecerá será similar a esta:
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Nota: Es importante indicar que en los dos campos del "Código" de centro se debe introducir el código que proporcione la Delegación Provincial correspondiente o en su caso la Dirección General. En su defecto, el centro no será tenido en cuenta a la hora de realizar la importación de los datos.
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En primer lugar, se han de completar los datos de la solicitud de subvención ( "SOLICITUD / Solicitud de
Subvención").
Entre los datos principales debemos indicar la provincia en la cual se imparte el/los curso/s, así como los cursos que se solicitan, sean ya de formación ocupacional, como de formación de formadores. Los siguientes pasos consisten en cumplimentar los datos generales de la solicitud de subvención. Debemos indicar los siguientes datos: 1. 2. 3. 4.
Representante: Representante legal de la entidad colaboradora. Responsable: Responsable del proyecto. Cuenta bancaria: A través de la cual la entidad va a cobrar la subvención concedida. Acciones para la inserción : Especificar las acciones para fomentar la inserción de los alumnos que
5. 6. 7.
participen en los cursos. Prospección: Indicar el estudio previo por el cual sea aconsejable la realización de los cur sos solicitados. Resultados: Metodología para evaluar los resultados logrados, una vez hayan concluido los cursos. Observaciones: Especificar observaciones adicionales que la entidad desee hacer constar.
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Una vez completados los datos generales de la solicitud, debemos completar el resto de los datos referentes a cada uno de los cursos que se solicitan. •
• •
•
Cursos homologados: Son aquellos cursos que se solicitan y están sujetos a los costes y planes de estudio homologados por la Consejería, independientemente de sí el centro tiene homologada la especialidad o no. Se debe indicar la especialidad para la cual vamos a impartir el curso. Otros cursos: Otros cursos solicitados y que no se ajustan a lo dispuesto en el registro de especialidades. Documentos: Documentos que vayamos a presentar junto con la solicitud. En esta ventana, registramos el conjunto de documentos presentados comunes a toda la solicitud. Imprimir: Una vez completados todos los datos de la solicitud, al pulsar el icono “Imprimir” la aplicación generará un documento con la solicitud de subvención que será necesario para su Delegación.
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1. Solicitud de Cursos Homologados La entidad debe de indicar aquí la lista de cursos que se solicitan. Para cada uno de los cursos solicitados, debemos indicar la especialidad que vamos a impartir. Los cursos aquí solicitados se ajustan a lo dispuesto por la Consejería en materia de Alumnos, Costes del curso y Programa formativo a impartir durante el desarrollo del curso. Para registrar los Cursos Homologados pulse el botón Subvención.
“Cursos Homologados” en
Solicitud de
Aparecerá una pantalla similar a la siguientes (si no existen r egistros el botón de editar desaparece, pudiendo solo añadir), en la cual podremos añadir, modificar o borrar registros.
Podremos añadir, modificar o borrar los cursos señalando marcando las casillas y pulsando el botón correspondiente. Al añadir o modificar, nos aparecerá una página similar a la que a continuación se presenta:
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Datos principales 1. 2. 3. 4. 5.
Prioridad: La entidad indica el orden de prioridad en el cual desea que se le concedan los cursos. Provincia: Provincia en la cual se va a impartir el curso. Familia Profesional a la que pertenece la especialidad que se desea impartir. Especialidad: Una vez seleccionada la familia, debemos seleccionar la especialidad dentro de la familia. Nombre curso: Nombre del curso que vamos a solicitar, por defecto, es el nombre asociado a la especialidad.
6.
7.
8.
9.
Itinerario Completo: En el caso de los cursos modulados nos indica si en este curso se impartirán todas las unidades de competencia asociadas a la especialidad, o sólo una parte de ellas. Si el curso no es modulado, tomará el valor NO si el numero de horas programadas es menor que el número de horas de la especialidad y tomará el valor SI en caso contrario. Programa: Programa de formación profesional ocupacional. Cada curso solicitado, dependiendo del colectivo al cual vaya dirigido el curso se subvenciona a través de un programa de formación. Las especialidades de formación de formadores (Familia DO) deben estar asociadas al programa 8. Centro: Centro en el cual se va a impartir el curso. El código aquí indicado es el código que la Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico asigna a cada centro que tiene censado. Cada centro, dependiendo de su infraestructura, esta homologado para impartir un conjunto de especialidades. Tipo de Curso: Cuando la entidad solicita una especialidad debe indicar 9.1. Homologado por la entidad: La entidad va a impartir la especialidad en un centro que la tiene homologada. 9.2. En trámite de homologación: La entidad va a impartir el curso en un centro que tiene la especialidad en trámite de homologación.
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No homologado por la entidad: La entidad no tiene homologada la especialidad 10. Aulas disponibles: Para cada curso, indicar el número de aulas disponibles para impartirlo. 9.3.
Además deberá cumplimentar los datos solicitados en las diferentes pestañas que aparecen en la página. • • • • • •
Datos Generales. Alumnos. Alumnos Formadores: Perfil adicional para cursos de formación de formadores. Profesor/Planificación curso. Prácticas/ Contratación. Observaciones.
Nota: Asegúrese que todos los campos cuyos nombres son rojos (obligatorios) están debidamente cumplimentados antes de pulsar el botón “Aceptar”. Las pantallas a las que el usuario puede acceder desde la ventana de Cursos Homologados, son las que a continuación se detallan:
a) Empresas de Procedencia de Alumnos Ocupados En el caso de que el curso este dirigido a alumnos empleados, la entidad debe de indicar las empresas de procedencia de los alumnos que van a participar en el curso. Se accede a esta pantalla mediante el botón "Empresas de Procedencia".
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b) Duplicar Curso Al pulsar este botón se visualizará una pantalla con los datos más significativos del curso a duplicar y los datos del nuevo curso, permitiendo la modificación de estos para el nuevo curso.
c) Unidades de Competencia Al pulsar este botón se accede a la pantalla de asignación de unidades de competencia en el caso de que el curso sea programable modularmente.
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d) Formación Complementaria Al pulsar este botón se accede a la pantalla de asignación de formación complementaria.
2. Otros Cursos La entidad puede solicitar cursos que no se ajustan a las especialidades recogidas en el fichero de especialidades. Estos cursos son propuestos por la entidad y no tienen un equivalente en el fichero de especialidades. Para registrar Otros Cursos pulse el botón “Otros Cursos”.
Aparecerá una pantalla similar a la siguientes (si no existen r egistros el botón de editar desaparece, pudiendo solo añadir), en la cual podremos añadir, modificar o borrar registros.
Podremos añadir, modificar o borrar los cursos señalando marcando las casillas y pulsando el botón correspondiente. Al añadir o modificar, nos aparecerá una página similar a la que a continuación se presenta:
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Datos principales 1. 2. 3. 4.
Prioridad: La entidad indica el orden de prioridad en el cual desea que se le concedan los cursos. Provincia: Provincia en la cual se va a impartir el curso.. Nombre Curso: Nombre del curso que vamos a solicitar. Programa: Programa de formación profesional ocupacional. Cada curso solicitado, dependiendo del
5.
colectivo al cual vaya dirigido el curso se subvenciona a través de un programa de formación. Las especialidades de formación de formadores (Familia DO) deben estar asociadas al programa 8. Centro: Centro en el cual se va a impartir el curso. El código aquí indicado es el código que la Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico asigna a cada centro que tiene censado. Cada centro, dependiendo de su infraestructura, esta homologado para impartir un conjunto de especialidades.
6.
Aulas disponibles: Para cada curso, indicar el número de aulas disponibles para impartirlo.
Al igual que en el caso de los cursos homologados, deberá cumplimentar el contenido de las pestañas que se presentan en esta ventana: • • • • • • • •
• •
Curso Características(Caract.). Alumnos(Alum.). Alumnos Formadores (Alum. Form.):Perfil adicional para cursos de formación de formadores. Profesor/Planificación curso(Profesor/Plan. Curso). Prácticas/Contratación (Practicas/Contratac.). Agente Externo. Programa/Material: Descripción de los contenidos y materiales necesarios(Instalaciones, Dotaciones y Medios Didácticos) del curso. Orientación (Orient.). Observaciones (Observ.).
Las pantallas a las que el usuario puede acceder desde la ventana de Otros Cursos son las que a continuación se detallan:
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a) Módulos del Curso Cuando vamos a impartir un curso que no esta asociado a una especialidad, podemos especificar de forma más concreta el contenido del programa de formación, indicando los módulos que vamos a impartir, accediendo a esta pantalla mediante el botón "Módulos del Curso". Además, es posible reseñar el contenido de cada uno de los módulos. En resumen, la información que se recoge de los módulos es: 1. 2. 3. 4. 5.
Contenido del módulo Objetivos que pretendemos cubrir con el mismo Método de evaluación del módulo Nuevas tecnologías empleadas en el módulo Observaciones
b) Empresas de Procedencia de Alumnos Ocupados En el caso de que el curso este dirigido a alumnos empleados, la entidad debe de indicar las empresas de procedencia de los alumnos que van a participar en el curso. Se accede a esta pantalla mediante el botón "Empresas de Procedencia"
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c) Presupuesto Debemos indicar el presupuesto para el curso que estemos solicitando, accediendo a esta pantalla mediante el botón "Presupuesto". Para ello se empleará el siguiente desglose. Un presupuesto siempre se compone de dos partes (módulos): Módulo A:
Seguridad social a cargo de la empresa Otras actividades docentes Sueldos u honorarios de los profesores
Módulo B:
Seguro de accidente de los alumnos Medios y materiales didácticos Amortización de materiales y equipos Dirección y coordinación Energía y mantenimiento Gastos generales
Para insertar o modificar alguna partida presupuestaria, marcar la correspondiente casilla y pulsar el botón “Editar”. Una vez insertados o modificados los ingresos correspondientes a la partida presupuestaria, pulsar el botón “Aceptar”. En la imagen se puede apreciar la composición de la página:
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d) Duplicar Curso Al pulsar este botón aparecerá una pantalla con los datos más significativos del curso a duplicar y los datos del nuevo curso, permitiendo la modificación de estos para el nuevo curso.
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RESULTADOS DE INSERCIÓN LABORAL En los Resultados de Inserción Laboral debemos incluir información referente a los alumnos que hayan participado en cursos en el año anterior. Este informe debe ser cumplimentado por todas las entidades que hayan impartido cursos el año anterior y hayan finalizado entre el 1 de julio de 2001 y el 30 de junio de 2002. Desde la lista desplegable “Incluir resultado en solicitud” podremos marcar los cursos que queremos que aparezcan en el apartado A.3 de la solicitud.
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JUNTA DE ANDALUCÍA
GESTIÓN DE FORMACIÓN OCUPACIONAL
Preinscripción de alumnos a los cursos de FPO a través de Internet
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TABLA DE CONTENIDO Entidades................................................................................................................................................ 2 Introducción ...................................................................................................................................... 2 Captar alumnos preinscritos ............................................................................................................. 2 Consultar datos de la Solicitud ......................................................................................................... 3 Esquema................................................................................................................................................. 4
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Solicitud de cursos para alumnos de FPO 1
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ENTIDADES Introducción Las entidades que imparten cursos de FPO pueden realizar la captación de los alumnos a través de Internet. Para captar alumnos, las entidades seleccionan un curso y desde la siguiente pantalla van añadiendo alumnos a la lista de “Alumnos del curso” con el botón “Añadir”. Desde el día 17 de Octubre, los alumnos tienen la posibilidad de rellenar la solicitud de un curso a través de Internet y enviarla a la Entidad y a la Delegación Provincial correspondientes. La Entidad y la Delegación Provincial recibirán automáticamente la solicitud que el alumno ha rellenado desde Internet y cuando el alumno presente la solicitud en papel y su documentación podrán captar a dicho alumno en el curso que ha solicitado sin tener que mecanizar la información. Los alumnos que envíen la solicitud por Internet tendrán un tratamiento especial, se considerarán “Alumnos preinscritos” (no Inscritos) en el curso, ya que antes de captarlos, la Entidad deberá recibir la solicitud del alumno en papel y comprobar la identidad del alumno.
Captar alumnos preinsc ritos Cuando un alumno envíe una solicitud desde Internet, la Entidad lo verá en la lista de “Alumnos preinscritos” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla de captación de alumnos. Con el botón “Consultar”, la Entidad podrá consultar los datos de la solicitud que ha introducido el alumno y con el botón “Captar” el alumno pasará de la lista de “Alumnos preinscritos” a la lista de “Alumnos del curso”.
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Solicitud de cursos para alumnos de FPO 2
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Consultar dat os de la Solicitud Si se pulsa el botón Consultar de la pantalla anterior, se abrirá una ventana con la siguiente información:
Esta pantalla permite solamente ver los datos, no modificarlos.
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Solicitud de cursos para alumnos de FPO 3
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ESQUEMA El siguiente esquema muestra los pasos a seguir por el alumno y por la Entidad que imparte el curso desde que el alumno solicita el curso hasta que está inscrito en él. Pasos a seguir
Acciones a realizar por el Acciones a realizar por la ALUMNO ENTIDAD Registrarse en el sistema Entrar en www.cedt.juntaandalucia.es . Pulsar “Portal del Empleo” Pulsar “Oferta de Cursos” Entrar en “Nuevo usuario” Rellenar el formulario con los datos personales Entrar en el área personal En la opción “Entrar en (puede hacerse en este área personal”, introducir momento o antes de rellenar la clave que se ha recibido la solicitud del curso) por correo electrónico Buscar el curso a solicitar Desde la opción “Búsqueda básica” o desde “Búsqueda avanzada”. Rellenar la solicitud del Pulsar “Solicitar” y rellenar curso el formulario de solicitud Enviar el formulario Imprimirlo Presentar la solicitud Ir a la Entidad y presentar Comprobar la identidad la solicitud en papel junto del alumno y recoger su con la documentación del solicitud en papel. alumno. Consultar el estado de la Desde el área personal Realizar la captación del solicitud ver el estado de la alumno (si procede) preinscripción y el estado Realizar el seguimiento de los cursos solicitados del curso hasta que éste termine. •
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Solicitud de cursos para alumnos de FPO 4
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MAN UAL DE AYU DA. Seguim ient o de un Curso de la GEFOC Ent ida des ÍNDICE ÍNDICE......................................................................................................................................1 GUÍA RÁPIDA..........................................................................................................................2 MANUAL DE USUARIO.........................................................................................................4 Introducción ..............................................................................................................................4 Expertos .....................................................................................................................................5 Ficha Técnica del Curso...........................................................................................................6 Alumnos del Curso....................................................................................................................9 Captación de alumnos.............................................................................................................9 Baremación de alumnos........................................................................................................11 Inserción de alumnos ........................................................... ................................................. 13
Faltas de asistencia de los alumnos .......................................................................................15 Fichas del Curso......................................................................................................................16 Anulación y supensión de cursos .......................................................................................... 18
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GUÍA RÁPIDA Para poder hacer uso de la aplicación deberá ponerse en contacto con su Delegación Provincial o con la Dirección General si procede, que le proporcionará un usuario y una palabra de paso con el que podrá hacer uso de la misma. La aplicación se encuentra en la sección de Formación Profesional Ocupacional del Portal del Empleo de la Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico (www.cedt.junta-andalucia.es). Seleccione la opción
SEGUIMIENTO:
1. Cumplimente los datos de la Ficha Técnica En primer lugar ha de rellenar
"Ficha Técnica" del curso que haya seleccionado anteriormente. Una vez
completada está, se procederá a imprimir el Documento definitivo. Para ello deberá pulsar el icono en "Ficha Técnica". Una vez impreso, se produce el traspaso de la Ficha Técnica a Delegación, no permitiéndose hacer mas modificaciones sobre la misma. En Delegación se tendrá que revisar la Ficha Técnica y a continuación publicar el curso mediante una hoja cartel, para que se pueda pasar a la Captación de Alumnos. Nota: No olvide enviar el documento impreso definitivo de Ficha Técnica, a la Delegación que le corresponda.
2. Cumplimente la Captación de Alumnos Seguidamente se procederá a la Captación de los Alumnos. Se trata de registrar a los alumnos que soliciten la realización de cursos. Para ello iremos a "Alumnos/Captación" . Si el alumno se encuentra registrado ya en el sistema porque haya solicitado algún otro curso, iremos directamente a la pantalla de Captación de Alumnos. Si no, la aplicación mostrará la página Registro de alumnos donde se dará de alta el alumno en el sistema. Una vez que haya finalizado el periodo de Captación, no se podrá realizar modificaciones.
3. Cumplimente la Baremación de Alumnos El paso siguiente es la baremación de los Alumnos. Se trata de evaluar las solicitudes de los alumnos. Para ello iremos a "Alumnos/Baremación" . Rellenamos los datos requeridos para poder baremar la solicitud de los distintos alumnos. Una vez realizada podemos imprimir los resultados de la baremación pulsando en vez que haya finalizado el periodo de Baremación, no se podrá realizar modificaciones.
. Una
4. Cumplimente las Fichas del Curso Una vez realizada en Delegación la Selección de alumnos para los cursos y se haya publicado la Lista Oficial de Alumnos, podrá cumplimentar las Fichas del Curso. Estas son la de Inicio del Curso, de Incidencias, de Alta y Baja de Alumnos y de Finalización del Curso. La de Inicio y Finalización se han de rellenar obligatoriamente, siendo las otras opcionales. Para imprimir estas pulse el icono .Cuando imprimamos el documento definitivo de alguna de las fichas, esta quedará bloqueada, sin poder hacer modificaciones sobre ellas. Nota: No olvide remitir los documentos impresos definitivos de cada una de las Fichas, a la Delegación que le corresponda.
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5. Cumplimente las Faltas de Asistencia Estas se encuentran en "Faltas de Asistencia" . Es necesario que la Ficha de Inicio del Curso se encuentre aplicada por la Delegación, para poder acceder a dicha página. A lo largo del desarrollo del curso se anotarán en dicho apartado las faltas de asistencia acometidas por los alumnos.
6. Cumplimente la Inserción de Alumnos Tras la finalización del curso, en "Alumnos/Inserción" se procederá al registro de aquellos alumnos que hayan accedido al mundo laboral. Es necesario que la Ficha de finalización del curso se encuentre aplicada por la Delegación, para poder registrar los alumnos insertados en el mercado de trabajo.
7. Anulación/Suspensión de cursos En cualquier instante a lo largo del proceso de Seguimiento de un curso, puede darse la posibilidad de alguno se suspenda o anule. En este apartado registraremos los datos más significativos en cuanto al suceso de anulación o suspensión de algún curso.
8. Expertos En "Expertos", se puede acceder a los distintos profesores asociados a los diferentes cursos. La finalidad de este apartado es poder mantener actualizados los datos y perfil profesional de los diferentes expertos a lo largo del curso. Para ello solo tiene que especificar el número de documento del experto. Si se quiere dar de alta un nuevo experto en el curso, se deberá hacer desde "Ficha Técnica" o desde "Fichas del Curso" .
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MA NUAL DE USUARIO INTRODUCCIÓN El objetivo de esta guía e s servir de marco de referencia para poder utilizar la aplicación GEFOC Entidades destinada a la grabación de los datos de Seguimiento. En esta guía se describen los pasos necesarios para realizar el Seguimiento de los Cursos de Formación Profesional Ocupacional. Es importante leer el contenido de la guía del menú “ Ayuda/Cuestiones generales ” antes de continuar con Seguimiento. En el se recogen algunos aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta a la hora de utilizar la aplicación.
Nota: Cualquier mejora que se pueda realizar sobre la aplicación GEFOC Entidades, debe ser notificada a la Delegación para su estudio.
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EXPERTOS En este modulo de la aplicación se puede editar y modificar tanto los datos personales del experto como su curriculum vitae. Antes de poder realizar estas operaciones se debe indicar el tipo y numero de documento. Después se pulsara el botón "Enviar".
Descripción: En este mantenimiento, se editan y modifican los profesores. Básicamente, se recogen los siguientes datos con sus subsiguientes pantallas: 1. Datos personales . 2. Formación Formadores: Mantenimiento de las titulaciones de enseñanza reglada que posea el profesor. 3. Formación Pedagógica: Mantenimiento de la formación pedagógica. 4. Formación Académica: Mantenimiento de las titulaciones de enseñanza reglada que posea el profesor. 5. Otra Formación: Titulaciones de enseñanza no reglada, cursillos, seminarios, publicaciones, etc. 6. Especialidades: Mantenimiento de Especialidades del experto. 7. Experiencia Docente: Mantenimiento Experiencia docente ejercida de modo profesional. 8. Experiencia Laboral: Mantenimiento Experiencia laboral no docente.
Nota: Solo se podrá dar de alta un experto desde "Ficha Técnica (Expertos del Curso)" y "Fichas del Curso (Expertos)". Introduciendo el tipo y numero de documento del experto si este no existiese se pasaría a dar de alta el experto teniendo la posibilidad de introducir tanto los datos personales (obligatoriamente: Nombre y apellidos) como los de su curriculum vitae. Al pulsar en cualquier pantalla de expertos el botón "Salir" sé ira a la pantalla desde donde fue llamada: "Ficha Técnica (Expertos del Curso)" o "Fichas del Curso (Expertos)".
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FICHA TÉCNICA DEL CURSO Este punto del menú permite llevar a cabo un control exhaustivo de todos los datos necesarios en la ficha técnica del curso . La carga y cumplimentación de la ficha técnica de un curso en la aplicación Gefoc Entidades se realiza desde cada una de las pantallas a las cuales se accede eligiendo un curso de la lista que se presenta al pulsar la opción de menú correspondiente al "SEGUIMIENTO / Ficha Técnica ".
En cada una de las pantallas se recogerán los campos con la información que a continuación se detalla: 1.1. Datos: Se informan los datos generales del curso tales como la fecha de inicio, el lugar donde se impartirá, el horario. 1.2. Responsable: Se informarán los datos generales del responsable, datos personales, cargo que ocupa. 1.3. Información: Será información sobre el curso, nivel del curso, objetivos generales, metodología, recursos, programa. 1.4. Perfil: Datos pertenecientes al perfil mínimo requerido para el curso y el perfil preferente, tales como el nivel académico, titulación requerida, experiencias, cursos realizados. 1.5. Solicitudes y Selección: Datos sobre la recogida de solicitudes de los alumnos, lugar de recogida, horario de recepción. Datos del proceso de selección. Datos del lugar de publicación de la lista de los alumnos admitidos y fecha. 1.8. Expertos del curso. Se da la posibilidad al usuario de dar de alta un n uevo experto, introduciendo el tipo de documento y el número de documento y pulsando el botón "aceptar", se presentará entonces la pantalla con todos los datos para rellenar, de un nuevo experto, se remite al apartado sobre el mantenimiento de la opción de menú Seguimiento / Expertos (a excepción que en esta opción de menú no se da la posibilidad de dar de alta un nuevo experto como se ha comentado anteriormente). En este mantenimiento, se dan de alta los profesores de la entidad colaboradora.
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Se da la posibilidad de la consulta y modificación de algunos datos de un experto existente, eligiendo uno de la lista que se muestra y pulsando el botón "editar". Estos datos son la fecha de alta del profesor en el curso, el tipo de contrato, tipo de colaboración. Lógicamente no se permitirá la modificación de los siguientes campos: Tipo de documento, número de documento, nombre y apellidos del experto. También es posible la eliminación de un experto, existente para un curso en concreto, no siendo posible eliminar dicho experto del sistema en general.
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1.9.
Módulos del curso: Son los módulos en los que se va a dividir el programa del curso. Se da la
posibilidad al usuario de dar de alta un nuevo módulo en el que se recogen principalmente los siguientes datos: El tipo de modulo, la denominación, el Nº de orden. Se muestra un botón de expertos del módulo, mediante el cual se podrá dar de alta un experto para ese módulo, seleccionándolo de la lista de expertos existentes y pulsando el botón " aceptar". El usuario podrá consultar, modificar y eliminar los módulos existentes así como también añadir o eliminar los expertos elegidos para dichos módulos. 1.10. Equipos y material del curso: Se da la opción de añadir, consultar, modificar y eliminar registros, recogiendo los datos de la descripción del equipo y las dotaciones inventariables y consumibles. 1.11. Días lectivos: Posibilidad de añadir, consultar, modificar y eliminar los días lectivos de un curso rellenando el campo del mes y el número de días lectivos. Una vez completados los datos recogidos en la ficha técnica, se genera automáticamente el fichero de traspaso.
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ALUMNOS DEL CURSO Antes de poder recoger datos sobre los alumnos debemos haber creado la ficha técnica en el sistema. La entidad debe hacer las siguientes tareas relacionadas con los alumnos del curso: 1. Captación de alumnos 2. Baremación alumnos 3. Inserción de alumnos
Captación de alumnos La captación de alumnos consiste en recoger los datos de las solicitudes de los alumnos. En primer lugar, se han de completar los datos en ( "SEGUIMIENTO/Alumnos/Captación") .
Una vez seleccionemos un curso, la pantalla que nos aparece es la siguiente:
Aquí nos aparecen los alumnos que ya hemos captado para el curso en cuestión. Para captar un nuevo alumno debemos especificar el tipo y número de su documento acreditativo y pulsar el botón "Aceptar". A continuación, dependiendo de sí el alumno ha sido registrado en la aplicación con anterioridad (porque haya solicitado otros cursos) o no, tendremos que registrar al alumno, antes de captarlo. En caso de que haya que registrarlo inicialmente, nos aparecerá la siguiente pantalla.
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Una vez cumplimentados los datos requeridos y pulsemos "Aceptar", pasaremos a la captación del alumno propiamente dicha, o bien si con anterioridad ya había sido registrado el alumno, pasaremos directamente a la pantalla de la imagen siguiente:
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Dentro de un curso, los alumnos que participan en el mismo, pueden estar en uno de los siguientes estados: 1.
Inscrito. Son aquellos alumnos que han presentado una solicitud para asistir al curso. Al menos debemos grabar las solicitudes de los alumnos que han sido seleccionados o que están en estado de reserva.
2.
Seleccionado: Son aquellos alumnos que han s ido seleccionados para asistir al curso.
3.
Reserva: Son aquellos alumnos que aún no siendo seleccionados para asistir al curso, son declarados reserva por si se produce la baja de alguno de los alumnos seleccionados.
4.
Baja: Son aquellos alumnos que están dados de baja en el curso.
Inicialmente, las solicitudes de los alumnos demandantes del curso están en estado inscritas. Las solicitudes de los alumnos que han sido seleccionados para el curso, pasan a estar en estado de seleccionado. Las solicitudes de los alumnos que se clasifiquen como reserva pasan a estado de reserva. Y los alumnos que causen baja en el curso, estarán en estado de baja.
Baremación de alumnos Para realizar la baremación de las solicitudes presentadas por los alumnos, debemos seleccionar el curso para el cual queremos realizar dicha baremación. Antes hemos debido haber realizado la captación de alumnos. Una vez realizado esto, nos aparece una ventana donde se muestran los alumnos que han solicitado asistir al mismo. Para ello deberemos pulsar en el menú (SEGUIMIENTO/Alumnos/Baremación") , apareciéndonos una página como la siguiente:
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A continuación procederemos a la baremación de los distintos alumnos. Para poder realizar el calculo, primero tendremos que completar algunos datos que son requeridos. Estos se incorporan, seleccionando el alumno a baremar y pulsando "Editar". Una vez cumplimentado el formulario, pulsaremos el botón " Calcular Baremación", dándonos el resultado de la baremación en una ventana aparte. La página donde se rellenan los datos relativos a la baremación presenta el siguiente aspecto:
La información presentada en la ventana es la siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.
Alumno: Nombre y Apellidos del Alumno Estado del alumno: Inscrito, Seleccionado, Reserva o Baja Resultado de la baremación: Apto, Reserva o Excluido Reserva de plaza: Si o No Perfil: Preferente, Mínimo o No cumple perfil
En algunos cursos, como parte del proceso de selección de alumnos, debemos realizar la baremación de alumnos. El sistema permite registrar los datos del proceso de baremación realizada. El procedimiento de
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baremación de solicitudes se recoge en la Guía publicada. Para cada solicitud presentada, los datos que debemos registrar sobre la baremación son:
1. Perfil 1.1. No cumple perfil 1.2. Perfil mínimo 1.3. Perfil preferente (Cursos con dos niveles)
2. Preselección 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5.
Experiencia profesional Formación Situación laboral Cobro de prestaciones Reserva de plaza
3. Resultado de las pruebas 3.1. Profesionales 3.2. Aptitudinales 3.3. Entrevista
4. Observaciones 5. Resultado de la baremación 5.1. Apto 5.2. Reserva 5.3. Excluido 6.
Puntuación obtenida (Se calcula en función de los datos introducidos)
Inserción de alumnos La inserción de alumnos se lleva a cabo una vez que se han aplicado todas las fichas del curso. La aplicación de las mismas se llevará a cabo desde la Delegación. Se trata de llevar un seguimiento de los alumnos tras haber estos finalizado el curso y tener constancia de aquellos que se han incorporado al mundo laboral y bajo que condiciones. Para ello, pulsar en el menú "Alumnos/Inserción" . A continuación podemos añadir alumnos que hayan pasado a formar parte del mundo laboral. La página que habremos de rellenar será similar a esta:
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FALTAS DE ASISTENCIA DE LOS ALUMNOS En esta opción de menú se da la posibilidad de llevar a cabo un control diario de todas las faltas de asistencia de los alumnos pertenecientes al curso, añadiendo, editando o borrando un registro. Se accederá a esta opción de menú desde " SEGUIMIENTO/ Faltas de asistencia" . Cargando como datos principales la fecha de la falta y el tipo de falta y pulsando el botón aceptar se añadirá un nuevo registro.
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FICHAS DEL CURSO Una vez que se ha realizado la Baremación de alumnos y en Delegación se ha procedido a la Selección de los alumnos para un curso determinado, se está en disposición de poderse rellenar las Fichas del Curso. Para ello, vayamos en el menú a "SEGUIMIENTO/Fichas del curso" . Nos aparecerá una similar a está (sí es la primera vez que accede, no aparecerá ningún registro):
El contenido de las fichas es similar al presentado en la siguiente imagen:
Existen cuatro tipos de fichas diferentes: • • • •
Ficha de inicio del curso Ficha de incidencias Ficha de altas y bajas de alumnos Ficha de finalización de curso
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La Ficha de inicio del curso, tal y como su nombre indica, se ha de cumplimentar al inicio del curso.. Las fichas de incidencia y altas y bajas de alumnos se han de rellenar cuando sé de alguna situación semejante a las indicadas en el nombre de ambas fichas. Una vez que se finalice el curso, se ha de rellenar las ficha de finalización de curso. En cada una de ellas, se pueden añadir alumnos y profesores(Expertos), mediante los botones "Alumnos" y "Expertos". Aquí podemos dar alumnos de altas, al igual que desde "SEGUIMIENTO/Captación" . También podemos añadir expertos, al igual que desde "SEGUIMIENTO/Ficha Técnica" . Los expertos registrados por el sistema se pueden visualizar sus datos desde "SEGUIMIENTO/Expertos" , introduciendo su numero de documento. Una vez que se revisen desde Delegación los datos introducidos en las fichas, si se dan por válidos estos, se aplicarán y quedará la ficha aplicada, pudiendo editarse los datos pero no modificarse.
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ANULACIÓN Y SUPENSIÓN DE CURSOS En esta opción se pueden anular, suspender y reanudar cursos. Se accede en el menú por
Cursos".
"Anul./Susp. de
Funcionamiento: 1. 2. 3.
Se localiza el curso. Se escoge una de las posibles opciones sobre registros (añadir, editar o borrar). Si se escoge añadir o editar: a) En función de los campos "F. Anulación, F. Suspensión y F. Reanudación" que se rellenen será una anulación o una suspensión. b) En caso que sea una suspensión se pueden cumplimentar los campos: • Nº Días Susp.: Días que va estar el curso suspendido. • F. Nueva Fin: Nueva fecha fin del curso. c) El campo Motivo en el se puede escoger uno de los motivos de la Anulación/Suspensión del Curso. d) La anulación o suspensión se puede adjuntar a una Ficha del Curso. Escogiendo en el co mbo "Nº de Ficha" la ficha a la que se desea adjuntar.
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MANUAL DE AYUDA. ...........................................................................................................1 Justificación Económica........................................................................................................... 1 GEFOC Entidades.................................................................................................................... 1 GUÍA RÁPIDA ......................................................................................................................... 2 MANUAL DE USUARIO ........................................................................................................3 Introducción..............................................................................................................................3 JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA.......................................................................................... 4 1. Justificación económica de cursos............................................................................ 4 a) Distribución del Gasto.............................................................................................. 7 2. Justificación Parcial.................................................................................................. 9 3. Impresión de Documentos...................................................................................... 10
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Para poder hacer uso de la aplicación deberá ponerse en contacto con su Delegación Provincial o con la Dirección General si procede, que le proporcionará un usuario y una palabra de paso con los que podrá hacer uso de la misma. La aplicación se encuentra en la sección de Formación Profesional Ocupacional del Portal de Empleo de la Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico (www.cedt.juntaandalucia.es). En el caso de que el menú de Justificación Económica no se le despliegue, será debido a que tiene un perfil de usuario no autorizado para ver esta funcionalidad de la aplicación, por lo tanto deberá ponerse en contacto con su Delegación para que le autoricen a dicha funcionalidad. Seleccione la opción JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA : La justificación económica consiste en realizar la declaración de los gastos del curso. El sistema permite la realización de dos tipos de justificación económica: 1. Justificación Parcial: Una declaración de gastos que realiza la entidad colaboradora pero sólo tiene valor estadístico. 2. Justificación Final: Esta justificación contiene la declaración final de gastos que la Entidad Colaboradora ha realizado para poder impartir la acción formativa. Sólo se permite una justificación final por curso, cuando el curso esté finalizado. Se utiliza como base para poder realizar la liquidación del curso.
1. Justificación Parcial. En esta pantalla aparecen los distintos módulos del curso en los cuales se podrán introducir los importes justificados por módulo.
2. Justificación de Cursos En esta pantalla aparecen tres pestañas (o subventanas) con información sobre la justificación del curso. En la pestaña de Liquidación todos los campos que se muestran son de lectura y han sido generados a partir de los cálculos realizados en función de los distintos importes que forman el curso y los datos relativos al mismo. En la segunda pestaña "Datos "se introducirán los datos relativos al curso. La pestaña de "Distribución del gasto" resume dicha distribución por módulos y desde ésta se podrá acceder al desglose de los gastos justificados distribuidos por: •
Módulos -> Partidas ->Asientos contables.
3. Imprima la/s justificación/es económica/s y remítala/s. •
Una vez completados todos los datos de la justificación económica, al pulsar el icono escogerá el tipo de documento y la aplicación generará un documento con los datos. Dicho documento deberá ser impreso y entregado en su Delegación. Firme los documentos impresos y remítala al Registro de su Delegación Provincial / Dirección General. •
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El objetivo de esta guía es servir de marco de referencia para poder utilizar la aplicación GEFOC Entidades en lo que se refiere a la grabación de los datos de la justificación económica del curso. En esta guía se describen los pasos necesarios para realizar la justificación económica del curso de Formación Profesional Ocupacional. Es importante leer el contenido de la guía que se muestra en la opción de menú “ Ayuda / Cuestiones generales ” antes de continuar con Justificaciones. En él se recogen algunos aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta a la hora de utilizar la aplicación.
Nota: Cualquier mejora que se pueda realizar sobre la aplicación GEFOC Entidades, debe ser notificada a la Delegación para su estudio.
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1. Justificación económica de cursos Justificación de cursos (Pestaña 1): Los datos que aquí aparecen son todos de lectura y podrán cambiar en función de los importes del curso y de los datos relativos al mismo que se muestran en la pestaña segunda.
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Justificación de cursos (Pestaña 2): En esta pestaña se refleja información del curso. La modificación de estos campos implica el recálculo de los datos de la liquidación.
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Justificación de cursos (Pestaña 3): Distribución del gasto.
En esta pantalla pulsando el botón de desglose se podrán informar los importes justificados de los cursos, distribuidos por Módulos.
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a) Distribución del Gasto Una vez se pulse el botón de DESGLOSE aparecerá la pantalla de Distribución de Gasto:
Se selecciona la línea presupuestaria del módulo que se desea justificar y se pulsa uno de los dos botones EDITAR. En esta pantalla pulsando el botón de desglose de la línea (EDITAR) se podrán introducir los importes justificados ó aportados de los cursos distribuidos por Módulos, que a su vez tienen Partidas Presupuestarias, que se desglosan en Asientos contables.
Modulo A
Modulo B
Partida Presupuestaria A01 Partida Presupuestaria A03 Partida Presupuestaria A02 ...... Partida Presupuestaria A01 Partida Presupuestaria A03 Partida Presupuestaria A02 ......
............. ............. ............. Asiento Contable 1 Asiento Contable 2 Asiento Contable n
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Los asientos contables pueden ser de dos tipos en función de pulsar el botón de "Asientos Contables" o el de "Aportaciones de la Entidad", dependiendo del tipo de entidad de la que se trate deberá pulsar uno u otro. El funcionamiento de ambas pantallas es el mismo.
•
Asientos Contables: Estos son los desgloses de los importes justificados por las entidades en el curso por cada línea contable de un modulo.
•
Aportaciones de la entidad: Estos son las justificaciones de los importes aportados por las entidades previas a la concesión del curso por cada línea contable de un modulo.
Pantalla de Asientos Contables:
El funcionamiento de esta pantalla es similar a otras ya existentes en la aplicación. Se puede realizar las operaciones de AÑADIR, MODIFICAR y BORRAR asientos contables.
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Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico
2. Justificación Parcial Justificación Parcial: Una declaración de gastos que realiza la entidad colaboradora pero solo tiene valor estadístico. No tiene ninguna validez de tipo administrativa.
Manual de Justificación Económica
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