5.5.1 ep 3 SOP pengendalian dokumen eksternal.docx

KABUPAT EN WAJO

No.

SOP

Kod

:

Terbitan

:

No. Revisi

:

Tgl.Mulai Berlaku Halaman

1. Pengertian

Ditetapkan oleh Kepala Puskesmas Maniangpajo

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

dr. H. GUSAIDI M.Kes NIP. 19680104 200604 1 004

: :

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian ukm 1.

Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen UKM

yang mencakup pembuatan, distribusi,

penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 2.

Dokumen Dikendalikan Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.

3.

Dokumen Tidak Dikendalikan Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.

4.

Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.

5.

Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar

dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan 6.

Program Pendukung Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung

pelaksanaan sistem manajemen mutu. Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua

2. Tujuan

dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif. 3. 4. 5. 6.

Kebijakan Referensi Alat dan Bahan ATK, Formulir Prosedur / Langkah-langkah 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi :

Bagan Alir Menetapkan Jenis Dokumen

Membuat Dokumen

Memberikan Identitas

Mengesahka n isi dokumen

Memberikan Penomoran

Menerbitkan & Mendistribusi

Menerbitkan Ulang

Merevisi Dokumen

Melakukan Penarikan & Pemusnahan

Melakukan Peninjauan Ulang

Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir 2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN MR

/

Wakil

sistematika

Manajemen

pembuatan

menetapkan

dokumen sebagai

berikut : Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja dari

:

Pengertian,

Tujuan,

terdiri

Kebijakan,

Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan 3. MENGESAHAN

ISI

DOKUMEN

&

REKAMAN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas 4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen

Melakukan Pengendalia n Dokumen eksternal

yang

berisi : Judul dokumen, Nomor kode

dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan ) 5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I MM

menunjukkan jenis dokumen untuk manual mutu

PK

untuk prosedur kerja

FORM untuk Formulir yang digunakan Bagian II menunjukkan dokumen

unit

yang

menunjukkan

membuat

nomor

urut

penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh

penomoran

dokumen:

PK/

BPG/001/ 15 Artinya : PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 b.

Penomoran formulir Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15 Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman

Artinya

:

Jenis

Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015

dokumen

6.

MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN a.

Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah

mendapat

persetujuan

dan

pengesahan dari Kepala Puskesmas b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi

Formulir

Bukti

Penerimaan

Dokumen. c.

Sekretariat

bertanggung

menyimpan dokumen sah

jawab

memelihara

Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut

terkendali

“TERKENDALI”

diberi

dengan

cap

persetujuan

MR. 7.

MEREVISI DOKUMEN Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a.Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a.

Terjadi perubahan sistem mutu

b.

Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen

c.

Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas

d.

Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen

lama ditarik 9.

MELAKUKAN

PENARIKAN

DAN

PEMUSNAHAN DOKUMEN EKSTERNAL a. MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat

dalam

formulir

berita

acara

pemusnahan dokumen c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip d.

Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10.

MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator

Unit/Pemegang

mengidentifikasi

dan

program

mengendalikan

distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar

dokumen

eksternal.

Bila

suatu

dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat

dalam

formulir

daftar

dokumen

eksternal

7. Hal-hal yang perlu

Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi,

diperhatikan 8. Unit Terkait

Bukti penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen

9. Dokumen Terkait

Formulir Bukti Penerimaan dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen Formulir Daftar Induk Formulir Formulir Usulan Revisi Formulir Bukti Penarikan Dokumen Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Formulir Daftar induk dokumen eksternal