4. Proceso de Compras y Gestion de Clientes

SIIGO Versión 5.1

ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION PROCESO DE COMPRAS

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ........................................................................................2 1. PROCESO DE COMPRAS .........................................................................3

1.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS .........................................3 1.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO ...................................4

2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS ...............................................5

2.1. PRIMER CASO DE CRUCE ...........................................................................6 2.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE .........................................................................6 2.3 TERCER CASO DE CRUCE ............................................................................7 2.4. CUARTO CASO DE CRUCE...........................................................................7

3. ORDEN DE COMPRA .............................................................................10

3.1. MANTENIMIENTO DE COMPRAS............................................................... 18

4. NOTA DE ENTRADA..............................................................................21

4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA ..................................................... 21

5. REGISTRO DE COMPRAS......................................................................33

5.1. ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA ............................................. 33 5.1.1. Registro De Compras De Inventarios .................................................................... 33 5.1.2 Como Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras .................................. 49

5.2. REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS) ............ 49

5.2.1. Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras (Servicios) .......................... 58

6. COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE ...............................................59 6.1. 6.2. 6.3. 6.4.

ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE EGRESO....................................... 60 IMPRESIÓN DE CHEQUES ........................................................................ 64 MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES................................................ 67 EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS ............................ 71

7. NOTA DEBITO......................................................................................76

7.1. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO ................ 85

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INTRODUCCION En la presente cartilla queremos mostrar como la gestión en las empresas es hoy en día el motor fundamental en el desarrollo del negocio en donde el modulo de gestión de Clientes le permite a las empresas desarrollar estrategias comerciales para nichos específicos de mercado, al contar con la información detallada del comportamiento de segmentos de clientes potenciales, que están agrupados de acuerdo al sector y subsector en que se encuentran, actividad económica a que pertenecen, ubicación geográfica, tamaño de empresa, numero de empleados que tiene, tipo de contribuyente y medios de prospectación, entre otros. Además veremos el proceso de compras a partir de dos premisas o requerimientos como son la definición de los documentos y la definición de catálogos (creación de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras. Existe cruce entre los documentos de compras, con el fin de mostrar que efecto tiene en el inventario y para que sirve, y finalmente nos permitirá conocer el proceso de compras de inventarios, servicios y los diferentes pagos respectivos.

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1. PROCESO DE COMPRAS

Definición de Catálogos

Casos Cruces Documentos

Definición de Documentos

Elaboración de Documentos

Transformación Materia Prim a

Informes de Verificación y Gestión

A partir de dos parametros como son la definición de los documentos y la definición de catálogos (creación de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras a partir de los cuales se pueden generar y analizar informes de verificación y gestión. Al final de este proceso tendrá las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los proveedores de la empresa.

1.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS

¾

Optimizar el proceso de compras desde el recibo de la mercancía hasta la contabilización de todos los impuestos y cuentas por pagar que se causan con dicha transacción comercial.

¾

Identificar los diferentes documentos que existen al interior del movimiento de compras de la empresa y de esta forma conocer todos los posibles cruces entre ellos y así utilizar el más adecuado para las necesidades de la compañía.

¾

Conocer los efectos a nivel de inventarios con cada uno de los documentos que se trabajen. 3 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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¾

Controlar el movimiento del inventario entradas / salidas.

¾

Determinar el procedimiento a seguir después de la compra para su respectivo pago.

¾

Tomar decisiones con base en los informes que genera el sistema.

BENEFICIOS Con las transacciones comerciales registradas en el sistema se movimiento de las mismas así: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

puede controlar el

Movimiento de productos (cuando se ha comprado, a cuales proveedores) Movimiento por documento Unidades compradas y unidades pendientes por recibir Análisis de existencias Estadísticas de producto por proveedor Auxiliar de compras Estado de cuenta del proveedor Proyección de vencimientos Análisis de las compras a proveedores

1.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:

Cuentas Contables

Definición De Documentos

Proceso de Compras

Productos

Formas de Pago

Definición de Proveedores documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como orden de 4 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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compra, nota de entrada, registro de compras, nota debito, nota de producción, nota de traslado y comprobante de egreso; de tal manera que se identifique que documentos se utilizarán dentro de este proceso. Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicación que se dará más adelante sobre estos cruces. Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Inventarios Compras y servicios Descuentos Descuentos comerciales en compras Retencion en la fuente Cargos Fletes Seguros Iva Impuestos Retención de Iva Retención de Ica Proveedores y cuentas por pagar Formas de pago Proveedores nacionales Proveedores del exterior Anticipo a proveedores

Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de los productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado. Proveedores: Al momento de realizar cualquier registro se debe identificar al proveedor, aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catálogo de terceros. Formas de pago: Corresponden a la contra partida utilizada en la contabilización del documento. Las más importantes son: ¾ ¾ ¾ ¾

Proveedores nacionales Proveedores del exterior Anticipo a proveedores Bancos

2. CRUCES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS

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Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 – Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite enlazar automáticamente la información de un tipo documento específico, previamente digitado, a otro. Dicha operación es posible, realizando el cruce de dichos documentos desde la Definición de los mismos.

En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras:

Los cruces de documentos, tal como se indica en la Cartilla No. 3 – Documentos y Saldos Iniciales, es una utilidad de SIIGO, que permite arrastrar automáticamente la información de un tipo documento específico, previamente digitado, a otro. Dicha operación es posible, realizando el enlace de dichos documentos desde la Definición de los mismos.

En SIIGO Vendedor, se pueden presentar los siguientes cruces en el proceso de Compras:

2.1. PRIMER CASO DE CRUCE CRUCE ORDEN DE COMPRA - NOTA DE ENTRADA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a elaborar la Orden de Compra ( Y ) que se enviará al proveedor; recordemos que este es un documento de tipo extracontable. La Nota de Entada ( E ) da la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por último, se elabora el Registro de la Factura de Compra (P) que afectará los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuenta por pagar – proveedores).

2.2 SEGUNDO CASO DE CRUCE

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CRUCE NOTA DE ENTRADA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a elaborar la Nota de Entada ( E ) para dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario. Y, por último, se elabora el Registro de la Compra (P) que afectará los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuenta por pagar – proveedores).

2.3 TERCER CASO DE CRUCE CRUCE ORDEN DE COMPRA - REGISTRO DE COMPRA: En primer lugar se procede a elaborar la Orden de Compra ( Y ) que se enviará al proveedor; recordemos que es un documento de tipo extracontable. Luego se digita el Registro de Compra, donde al utilizar dicho documento, se obtendrán dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota de Entrada; y el segundo es afectar los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuentas por pagar – proveedores), entre otros.

2.4. CUARTO CASO DE CRUCE En este caso de cruce de documentos, únicamente se utiliza el documento Registro de Compra, no teniendo un carácter de cruce propiamente dicho. Al elaborar dicho documento, se obtendrán dos grandes procesos: El primero es dar la respectiva entrada a los productos adquiridos, por tanto, este documento afecta las cantidades de inventario, y reemplaza al documento Nota de Entrada; y el segundo es afectar los valores, es decir la contabilización de los impuestos, la forma de pago (cuentas por pagar – proveedores), entre otros.

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RECUERDE… Estos cruces se definen en la creación del documento por la ruta: Menú Nuevo: Contabilidad Parámetros de Documentos

–

Parámetros

–

Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Definición de Documentos – Parámetros de documentos Para que la Orden de Compra cruce con la Nota de Entrada se marca el cuadro de chequeo Cruce ord.Compra/Nocruza:

Para que la Nota de Entrada cruce directamente con la Registro de Compra se marca (C) dentro de la definición del documento Nota de Entrada.

Y se debe marcar (E) dentro de la definición del documento Registro de Compra, para realizar el cruce Nota entrada – registro de compra.

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Para que el registro de compra No Cruce (con ningún documento) se debe marcar N dentro de la definición de documentos.

RECUERDE… La pregunta OBLIGA CRUCE se activará siempre y cuando el documento esté cruzando con otro. Si la respuesta es afirmativa cada vez que se elabore un registro de compra deberá existir el documento que lo anteceda (una nota de entrada o un registro de compra)

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3. ORDEN DE COMPRA Ruta Menú Nuevo: Orden de Compra – Procesos – Orden de Compra – Elaboración de Ordenes de Compras

Ruta Menú Tipo Explorador: Orden de Compra – Elaboración de Ordenes de Compra

Las órdenes de Compra son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable y su efecto es a nivel administrativo, para controlar los diferentes pedidos realizados a cada uno de los proveedores.

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RECUERDE

En la siguiente opción se debe elegir la Orden de Compra, que debe estar previamente parametrizada por: Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de documentos Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad- Definición de Documentos.

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Al ingresar a elaborar la Orden de Compra, el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Orden de compra. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con el ícono o la tecla de función F2 permite consultarlos. Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía. Nit: Se debe ingresar el Nit o c.c del tercero al cual se elabora Orden de Compra. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con el ícono (numéricamente).

o las teclas de función F2 (alfabéticamente) y/o F3

Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté amarrado al Nit antes digitado.

Dirección-Pais-Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero.

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CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea registrar, para esto el sistema , y al activar esta permite consultar los productos que están creados con el ícono opción se encuentran diferentes formas de identificar la búsqueda como se presenta en la siguiente tabla: Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Mostrar solo productos terminados

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Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

Descripción: el sistema trae automáticamente el nombre del producto. Bodega: Se debe incluir el código de la bodega a donde ingresaran las respectivas cantidades de producto Cantidad: Se debe colocar el número de unidades de producto a solicitar.

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Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario de compra del producto. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Porc. Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizó en el momento de la creación del documento. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizó en el momento de la creación del documento. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación del documento. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación del documento.

Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya parametrizado en el catalogo del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA.

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RECUERDE… Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la cotización se debe grabar con la tecla de función F1 o con el icono

.

El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.

Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto. 16 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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El sistema traerá automáticamente el número del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar.

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 3.1. MANTENIMIENTO DE COMPRAS Ruta Menú Nuevo: Orden de Compra – Procesos – Orden de compra Mantenimiento de Ordenes de Compras

Ruta Menú Tipo Explorador: Órdenes de Compra – Mantenimiento de Ordenes de Compra.

Esta opción se utiliza para modificar o borrar una Orden de Compra que este grabado en el sistema. Se debe ingresar él número del documento que se desea modificar y digitar Enter. El sistema presenta en forma automática, los productos que se registraron en la Orden de Compra, y preguntará DESEA ANULARLO SI ó NO. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto.

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IMPORTANTE…. La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega, lo muestra sin información en el caso de que la Orden de Compra, no este siendo cruzada con otro documento (Nota de Entrada – Registro de Compras).

Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en el documento.

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4. NOTA DE ENTRADA Después de elaborada la orden de compra y aceptada, recibimos nuestra mercancía y procedemos a realizar el ingreso a inventarios a través de la nota de entrada.

IMPORTANTE Si la empresa define dentro del procedimiento de compras la utilización de los documentos nota de entrada y registro de compra SIEMPRE deberá hacerse de esta forma.

4.1. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA Para elaborar una nota de entrada en SIIGO se debe ingresar a la opción de: Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos –Notas – Documentos Notas

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Ruta Menú Tipo Explorador: Documentos – Notas – Documentos notas.

Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos:

Se debe elegir el tipo de entrada a utilizar.

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IMPORTANTE Al realizar el cruce entre la Orden de Compra y la Nota de Entrada y, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Orden de Compra que se cruzará con el presente documento:

En este instante, el sistema permite traer un listado de las Cotizaciones pendientes de cruce con el ícono tecla de función F3.

o con la

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Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección.

Al ingresar a elaborar este documento, el sistema presenta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES

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Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la entrada. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se va a afectar, con el icono o con las teclas de función F2 ó F3, permite consultar los previamente creados. Nit: El sistema trae el Nit del tercero de la Orden de compra ( Y ) de quien se recibe el producto o mercancía; en caso de no haber cruce de documentos se tiene que digitar o utilizar los iconos de busqueda Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que este asociado a este Nit

RECUERDE… El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla

de consulta.

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Vendedor: Se digita el código de uno de los vendedores de la compañía. campo es de carácter informativo.

El presente

CAMPOS DE TRANSACCIONES:

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Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla. Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por codigo de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B

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Mostrar Productos Terminados

Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Búsqueda, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

Centro de costo: Se debe incluir el código de centro de costo a donde se ingresaran los productos. Nit: Presenta automáticamente con Enter, el Nit anteriormente digitado. 28 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Descripcion: El sistema trae automáticamente el nombre del producto. Debito / Credito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento OPCION DE INVENTARIO Producto: El sistema traerá el producto anteriormente digitado. Bodega: Se debe incluir el código de la bodega a donde ingresaran las respectivas cantidades de producto. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a dar entrada.

Valor:

Se debe digitar el valor total de las cantidades ingresadas.

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IMPORTANTE…. La Nota de Entrada no se debe valorizar, es decir no se debe colocar ningún valor en la casilla del mismo nombre, ya que el documento que alimenta en valor de compra de los inventarios es el Registro de Compra.

Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la nota de entrada debe grabar con la tecla Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el número de la nota de entrada si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.

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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Cuando se desea enviar aun formato de Template En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono

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5. REGISTRO DE COMPRAS Es un documento por medio del cual se registran todas las compras y/o adquisición de productos, bienes o servicios, es decir, la causación de toda transacción comercial como son: compras de materia prima, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc. El efecto en el inventario depende de la parametrización del documento y del cruce que se haya registrado en su creación. 5.1. ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA 5.1.1. Registro De Compras De Inventarios La factura o registro de compra es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor entrega cuando se realiza la transacción comercial de compra de inventarios o causación de gastos. Para elaborar el registro de compra de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Registro de Compra

` Ruta Menú tipo Explorador: Documentos – Registro de compra.

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Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.

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IMPORTANTE Al realizar el cruce entre Nota de Entrada y Registro de Compra el sistema, presenta la ventana en la cual se debe indicar cual es la Nota de Entrada que se cruzará con el presente documento:

El

sistema

permite

traer

un

pendientes de cruce con el ícono F3.

listado

de

las

Cotizaciones

o con la tecla de función

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Para seleccionar la(s) nota(s) de entrada a cruzar, se realiza haciendo Control + Click sobre la opción y se finaliza al cruce con el botón Fin Selección.

Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero que será afectado en el registro de compras, en caso de tener cruce con otro documento el sistema trae esta información 36 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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RECUERDE… El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla

de consulta.

Factura Nro: En el primer recuadro es para incluir algún prefijo que tenga la factura del respectivo proveedor, y en el segundo recuadro se incluirá el número de la respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor.

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Nombre: El sistema presenta automáticamente el nombre del tercero que esté asociado al Nit antes digitado. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se afectará, con el ícono con la tecla de función F2, permite consultarlos.

o

Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual se encuentra emitida la respectiva factura de compra por parte de el proveedor. Esta fecha tiene incidencia sobre los informes del Módulo de Cuentas por pagar, ya que al generar el Estado de Cuenta del Proveedor, el sistema presentará la obligación a pagar con este número.

CAMPOS DE TRANSACCIONES

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Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con la tecla y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla. Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fábrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Mostrar solo Productos Terminados

Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Búsqueda, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

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Centro de costo: Se debe incluir el código de centro de costo a donde se quiere ingresar el valor de la transacción de el producto seleccionado. Bodega: Se debe incluir el código de la bodega de donde se va a ingresar el respectivo producto, con

consulta.

Nit: El sistema traerá automáticamente el numero y nombre del proveedor el cual ingresamos en el encabezado. Descripción: El sistema presenta automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso. Cuadro informativo: Este cuadro traerá automáticamente y de manera informativa el costo promedio unitario del producto seleccionado, el último valor de compra y cuantas cantidades se encuentran en bodegas.

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Cantidad: Se debe colocar el número de unidades de inventario a ingresar. Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están ingresando. Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si fue parametrizado en el momento de la creación de el registro de compra. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra. Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras. Porcentaje de IVA: Permite colocarle el porcentaje del IVA de el respectivo producto o servicio que se haya adquirido. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje.

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El sistema presenta en la parte derecha los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.

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En la parte inferior de la pantalla se incluirán los descuentos y cargos en donde la base de cálculo será Subtotal o Valor Bruto.

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RECUERDE… Esta opción aplica cuando todos los productos o servicios que se adquieren tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de Retención y el mismo porcentaje de descuento.

Tipo de documento: Presenta la letra (P) automáticamente, ya que estamos trabajando la factura o Registro de Compras. Número de Comprobante: Presenta automáticamente el número comprobante con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras.

del

tipo

de

Numero de documento: Presenta automáticamente el número de la factura del proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro.,tal como aparece en el gráfico:

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Vencimiento: se debe colocar el número de vencimiento o cuota a pagar la obligación, en caso de trabajar crédito proveedores. Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con el ícono es posible realizar la consulta. De igual manera el sistema presenta por defecto la que se haya definido en la apertura del proveedor.

Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento, o el sistema la calcula en forma automática con base a la fecha del documento y al parámetro establecido en la Apertura del Tercero, llamado Período de Pago.

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Valor: se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.

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Por último el sistema pregunta si el documento esta correcto

Se presenta el número de la factura, si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario solicita la digitación del número del consecutivo.

El sistema inmediatamente comenzara a contabilizar el respectivo registro de compras.

Al actualizar el documento, el sistema pregunta si se quiere enviar el documento a impresión o no.

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Cuando se desea ignorar la impresión.

Cuando se desea imprimir directamente.

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento. Cuando se desea enviar aun formato de Template En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1 o

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5.1.2 Como Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de: Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes. Menú Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes Indicando el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.

5.2. REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS) Para elaborar el registro de compra de un servicio se debe ingresar a la opción: Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Registro de Compra Ruta Menú Tipo Explorador: Elaboración de documentos – Registro de compra. Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.

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Al ingresar a elaborar el registro de compra de causaciones o servicios el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al compras.

cual se vaya a ingresar el registro de

RECUERDE Si el tercero ya está creado, se puede consultar con la tecla de lo contrario, el sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando el numero de Nit o CC del tercero y colocándole los datos principales.

Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del proveedor y el segundo para digitar el número de la misma.

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Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual viene emitida la factura de compra del proveedor.

CAMPOS DE TRANSACCIONES Producto: Con la tecla de función F7 se puede cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos en la empresa.

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Nit: Aparecerá automáticamente el número del respectivo Nit que se digitó en el encabezado del documento. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre de la cuenta contable. Naturaleza: El sistema solicita si la transacción es débito o crédito. Valor total: Se debe colocar el valor total que se esta ingresando. Porcentaje de Descuento: Permite colocar un porcentaje de descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra. Valor del descuento: Permite colocar un valor en el descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocar el porcentaje de un cargo, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras. Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya adquirido. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje. 52 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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RECUERDE: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos y los cargos calculados producto por producto, para este caso, en el campo Porcentaje y/o valor del los Descuento – Cargo se deben borrar con F9 o el ícono cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con el ícono

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RECUERDE: Cuando se elabora una compra de acuerdo al tipo de contribuyente se le harán las respectivas retenciones adicionales exigidas por ley, como son la retención del ICA y la retención del IVA.

Tipo de documento: Aparecerá la letra (P) automáticamente, ya que se está elaborando una factura o registro de compras. Número de tipo de documento: Aparecerá automáticamente el número de tipo de documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea se podrá incluir el prefijo de la compra con el fin que salga impreso. Número de documento: Aparecerá automáticamente el número de la factura del proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro. Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento

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Forma de Pago: El sistema traerá automáticamente la que se haya definido en la apertura del proveedor, o se puede escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con consulta las existentes.

Fecha de Vencimiento: Se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura. Valor: Se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.

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Por último, el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.

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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Cuando se desea enviar aun formato de Template

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5.2.1. Verificar La Contabilización De Un Registro De Compras (Servicios) Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de: Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes. Menú Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes Indicar el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.

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6. COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, etc. Afecta directamente los módulos de Proveedores, Presupuesto, Nómina y Contabilidad.

RECUERDE: Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción: Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros- Parámetros de Documentos Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de Documentos.

RECUERDE… SIIGO permite imprimir los documentos bajo un formato estándar, formato minerva y bajo el manejo del generador de documentos para los documentos preimpresos. En el comprobante de egreso la pregunta Pag.com./Minerva? : Pag.com./Minerva? : (S) El sistema imprimira el comprobante de egreso y el cheque en pagina completa Pag.com./Minerva? : (N) El sistema unicamente imprimira el comprobante de egreso en media pagina. Pag.com./Minerva? : (M) El imprimira de acuerdo a los tamaños minerva.

sistema

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Me despliega la pregunta si quiere imprimir encabezado, se le dira que (S) siempre y cuando se quiera imprimir el encabezado de el comprobante de egreso, caso contrario se le dira que (N). 6.1. ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE EGRESO Para la elaboración del comprobante de egreso se debe ingresar a la opcion: Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Comprobante de Egreso – Cheque

Menú Tipo Explorador: Documentos – Comprobante de egreso–Cheque

Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar 60 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del comprobante de egreso. Banco: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero por concepto del pago. El sistema presenta por defecto aquella que se tenga definida dentro de la creación del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. Cheque: El sistema mostrara automáticamente el consecutivo del cheque de acuerdo a la parametrización realizada en la cuenta contable en la opción de Bancos. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se va a pagar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del comprobante de egreso, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla

de búsqueda.

Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.

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Además me aparecerá informativamente el saldo que tengo en el banco que estoy moviendo el comprobante de egreso y el valor total que tiene la empresa por pagar al tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso. SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: ¾ ¾

Contabilización Tipo P Contabilización Tipo O

Contabilización Tipo P: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de la empresa a los proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento, automáticamente digitando la tecla Enter. La contabilización Tipo P solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Pagar.

Al terminar el sistema muestra el mensaje:

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RECUERDE… Con la tecla Escape el sistema permite pasar de una factura a otra, si se desea cancelar algunas facturas o una en especial.

Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del comprobante de egreso contabilizaciones como: pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a proveedores, cancelación de facturas cuando no se tiene el modulo de Cuentas por Pagar, etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con

Para grabar el documento con el ícono

consulta.

.

El sistema presenta por defecto el número de comprobante de egreso si la numeración se encuentra parametrizada como automática, en caso contrario solicita la digitación del número consecutivo.

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Inmediatamente el sistema comienza a contabilizar el respectivo Comprobante de Egreso.

6.2. IMPRESIÓN DE CHEQUES Luego de realizar la contabilización del comprobante, el sistema presenta la opción de imprimir cheques:

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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Cuando se desea enviar aun formato de Template Al seleccionar el recuadro, el sistema permite enviar el comprobante a impresión o presentar por vista preliminar: Al determinar las opciones de impresión, se debe elegir el tipo de cheque que se requiere imprimir. SIIGO presenta las siguientes opciones:

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Al elegir el tamaño de cheque, se define el formato de fecha:

Si se imprimirá en formas continuas:

Posteriormente, se confirma a quien se pagará:

Y se ejecutan los comandos de impresión.

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El sistema presenta líneas para comentarios, cuando se necesite grabar y salir de ellas, se hace clic sobre el icono Finalmente, el sistema pide confirmar si se imprimió bien el comprobante.

6.3. MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES Los anticipos a proveedores son aquellos pagos anticipados que realiza la compañía a los terceros con el fin de adelantar la entrega de alguna mercancía o por exigencia directa del proveedor. Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los proveedores, la cuenta 133005 debe estar marcada como por Pagar.

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Adicionalmente se debe crear una forma de pago de anticipo de proveedores con esta cuenta por Parametrización – Formas de pago.

En el momento de realizar el anticipo se hace a través de un Comprobante de egreso con la siguiente contabilización:

¾

Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar:

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Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso los campos a diligenciar son: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del egreso. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero por concepto del anticipo. Generalmente se coloca la cuenta de Bancos. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a utilizar, con el ícono permite consultar los existentes. Cheque: Se El sistema mostrara automáticamente el consecutivo del cheque de acuerdo a la parametrización realizada en la cuenta contable en la opción de Bancos. Es importante tener en cuenta, que si la salida de dinero es de la caja o en efectivo se debe colocar un número para que permita seguir elaborando el comprobante de egreso. Nit: Si ya esta creado el tercero al cual se va a pagar, se puede consultar con la tecla o se puede crear directamente en la elaboración del comprobante de egreso, digitando el número de identificación del tercero y colocándole los datos principales. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 133005 (anticipo de proveedores), creada previamente en las formas de pago colocándole el valor correspondiente al anticipo.

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Para grabar el documento se debe dar clic al icono

El sistema traerá automáticamente el número del Comprobante de egreso si la numeración esta parametrizada como automática, de lo contrario solicita el número de consecutivo.

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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono

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6.4. EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS Para cruzar el anticipo en le registro de compras se debe realizar la elaboración del documento por la opción de:

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Ruta Menú Nuevo: Documentos – Documentos – Registro de Compra

` Menú Tipo Explorador: Documentos – Registro de compras.

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Después de elaborar el registro de compra y de realizar los respectivos registros (cuentas y/o productos), en la ventana Vencimientos, se debe ubicar el cursor en la opción de Tipo:

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el sistema abrirá una ventana con la lista de los Con la tecla de función F9 o comprobantes de egreso con los cuales se han contabilizado los anticipos al Proveedor. Con Enter o doble clic se elige el anticipo correspondiente, ubicándose sobre el Egreso que se desea asociar al Registro de Compra que se está elaborando:

Y se termina el proceso de digitación del Registro de Compra. Para verificar la contabilización del anticipo, se debe ingresar a: Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes. Menú Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes. 74 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Y paso seguido llamar el registro de compras.

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7. NOTA DEBITO Uno de los documentos utilizados en el proceso de Compras es la Nota Débito, un documento contable utilizado para registrar las causaciones de las cuentas por pagar, impuestos, inventarios; adicionalmente descuentos no registrados en la compra, y hacer las devoluciones de facturas. Para la elaboración de la Nota Débito se debe ingresar a la opción: Menú Nuevo: Documentos – Documentos - Notas – Documentos Notas – Nota Débito.

Menú Tipo Explorador: Documentos - Notas – Documentos Notas – Nota Débito.

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Al ingresar al documento Nota Débito el sistema muestra la siguiente pantalla

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¾

CAMPOS GENERALES:

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Debito Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o permite consultarlos Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Debito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Debito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar.

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¾

CAMPOS DE TRANSACCIONES:

Producto o Cuenta: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de barras) o Centro de costo: permite Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o consultarlos y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla. Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B Mostrar Productos Terminados

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Con la tecla de función F7 o con la opción de menú Conmutar, permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

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Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta) o . Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite consulta . Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta contable Debito/Crédito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento

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Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se está utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar. En esta opción se debe colocar el número de la factura o registro de compra que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de documento (P), número del tipo (001), número de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago con los binoculares

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NOTA: Los campos de bodega y cantidad únicamente solicita siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que se este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o con el ícono

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Cantidad: Se debe colocar el número de unidades que se afecten en la Nota Débito siempre y cuando se este utilizando un producto. RECUERDE… Al terminar de ingresar la información de cada una de las cuentas o de los productos de la nota débito se debe grabar con la tecla de función f1 o con el ícono

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Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto 83 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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El sistema traerá automáticamente el número de la nota debito si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si prefiere ignorarla.

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Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Cuando se desea enviar aun formato de Template En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono

7.1. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO

Para verificar la contabilización de la Nota Débito, se debe ingresar a la opción: Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos - Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Menú Tipo Explorador: Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes

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Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Debito.

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