4. Organización

L.GA. ANDREA CABALLERO

Planeación

Organización

Control Proceso Administrativo

Dirección

Integración

Concepto  Elemento del PA que divide las funciones por áreas, departamentos y puestos; establece las jerarquías en términos de autoridad lineal, staff o normativa; fija las responsabilidades de cada unidad de trabajo y define la comunicación formal por medio un organigrama  Responde a las preguntas:  ¿quién lo debe de hacer?  ¿de qué es responsable?

 La estructura básica de funciones de la empresa se compone de las áreas:

Finanzas

Producción / operaciones

Comercialización o distribución

Recursos humanos

Importancia  Es de carácter continuo pues la empresa y los recursos están sujetos a cambios constantes.  Es el medio a través del cual se establece la mejor manera

de lograr los objetivos.  Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las eficientemente con un mínimo de esfuerzos.  Evita lentitud e ineficiencia reduciendo costos e incrementando productividad.  Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades.

Principios  Existen 9 principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional: 1.

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Del Objetivo: todas las actividades deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar alguno de los objetivos. Especialización: el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo es más fácil si se subdivide en actividades. Jerarquía: es necesario establecer centros de autoridad que generen la comunicación necesaria para lograr los planes.

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Paridad de autoridad y responsabilidad: a cada grado de responsabilidad corresponde un grado de autoridad. Unidad de mando: al determinar un centro de autoridad y decisión, debe asignarse un solo jefe; los subordinados no deben reportar a más de un superior. Difusión: las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos los miembros de la empresa. Amplitud o tramo de control: hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un jefe. De la coordinación: las unidades de una empresa siempre deben mantenerse en equilibrio. (eficiencia de un depto a otro) Continuidad: la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

Etapas División del trabajo

Coordinación

• Jerarquización • Departamentalización • Descripción de puestos

División del trabajo  Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.  Para dividir el trabajo se sigue la secuencia de las siguiente etapas:  Jerarquización  Departamentalización

Jerarquización  Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.  Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad, independientemente de la función.  Los niveles jerárquicos deben ser los mínimos e indispensables.  Se debe definir claramente el tipo de autoridad: lineal, funcional y/o staff.

Departamentalización  Se le conoce como departamentalización a la división y el

agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas con base en su similitud.  Al departamentalizar es conveniente seguir esta secuencia: 1.

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Listar las funciones de la empresa Clasificarlas Agruparlas según orden jerárquico Asignar actividades a cada una de las áreas o departamentos Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación Establecer líneas de comunicación e interrelación El tamaño de la empresa debe estar relacionado al tamaño y tipo de organización

 De acuerdo con la situación de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización: 1.

Funcional: agrupar actividades según su función primordial, para lograr la especialización.

Finanzas

Contabilidad

Tesorería

Presupuestos

2.

Por productos: cuando existe la fabricación de varias líneas de productos, se hace en base a productos relacionados entre si. Farmacéuticos

Producción

Químicos Colorantes

3.

Geográfica o por territorios: empresas con actividades en sectores alejados físicamente, se divide por zonas regionales, es más común en ventas. Ventas regionales

Zona centro

Zona norte

Zona sur

4.

Clientes: crear unidades cuyo interés primordial es servir a los compradores. Ventas ropas

Caballeros

5.

Junior

Damas

Niños

Por procesos o equipo: al fabricar un producto, el proceso o equipo utilizado puede servir para crear unidades departamentales. Producción

Tornos

Troqueladoras

Fresadoras

Proceso

Fundición 6.

Ensamble

Pintura

Soldadura

Secuencia: se utiliza en niveles intermedios o inferiores, por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo, establecen secciones de control. Cuentas Producción

por cobras

Turno matutino

Cliente A-C

Turno vespertino

Cliente D-G

Turno nocturno

Cliente H-N

Cliente O-Z

Descripción de puestos  Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir las labores y actividades a desarrollarse.  Consiste en la recopilación ordenada y clasificada de los factores y actividades; se hace por medio del análisis de puestos. La DP es el documento definitivo que determina con precisión las tareas, responsabilidades y autoridad de cada puesto.

Análisis y Descripción de puestos  Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtención de

información acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.  Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.  Perfil de puesto: esta relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y descripción del puesto.

 Una descripción de puestos debe contener:          

Puesto y número de plazas Objetivos Descripción general Descripción especifica Responsabilidades Formación profesional Habilidades Condiciones laborales y riesgos Perfil ideal del ocupante Datos de identificación      

Nombre de la empres Puesto A quién reporta Fecha Clave Autorización

Coordinación  Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar una tarea.  Lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen.  Ejemplo equipo futbol

La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

Tipología  Centralización  Descentralización  Mixto

Herramientas o Técnicas Organigramas

Manuales

Diagrama de procedimiento o de flujo

Descripción de puesto

Organigrama O gráfica de organización; son representaciones gráficas de la estructura formal de la empresa, muestran las interrelaciones, las funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad.  Las tres formas de representar los organigramas son: Vertical: niveles jerárquicos de arriba abajo. 2. Horizontal: niveles jerárquicos de izquierda a derecha. 3. Circular: los niveles quedan determinados de adentro a afuera. 4. Mixto: se usa por razones de espacio vertical + horizontal 1.

Gerente general

Contador

Gerente de ventas

Supervisor de ventas

Vendedor

Gerente de compras

Gerente de personal

Gerente de finanzas

Tarea: hacer un organigrama con los siguientes puestos • Gerente general • Chef ejecutivo • Cocinero de mesa fría • Cocinero de mesa caliente • Patissier • Capitán de meseros • Meseros • Hostess • Garrotero • Jefe de compras • Encargado de almacén • Contador

Manuales Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información de la empresa.  Los manuales de acuerdo a su contenido pueden ser:  De políticas  Departamentales  De organización  De procedimientos  De técnicas  De puesto

Diagramas de procedimiento o de flujo O flujogramas; representación gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.  Simbología: Operación: cuando algo está siendo creado o cambiado. Inspección: si algo es verificado o inspeccionado sin ser alterado. Transporte. Espera o demora: etapa en que algo permanece en espera, o almacenamiento temporal.

Almacenamiento: guardar con carácter definitivo.

Tarea: diagramar un procedimiento de cocina.

Descripción de puestos Documento que determina las tareas, responsabilidades y autoridad de cada puesto.  Mejora los sistemas de trabajo, delimita funciones y

responsabilidades, mejora la selección del personal.