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Área IX

Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental y Política Anticorrupción

Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental y Política Anticorrupción

Ficha Técnica Autor : C.P.C. Juan Francisco Álvarez Illanes* Título : Memorando de planificación - Caso práctico - Parte I Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 37 - Noviembre 2011

Sumario 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Objetivos del examen Alcance de la auditoría Actividades de la entidad Normativa aplicable a la entidad Resultados de la revisión estratégica Identificación de áreas críticas Puntos de atención Informes a emitir y fecha de entrega

Planificación de auditoría La planificación de la auditoría es la fase inicial del compromiso de auditoría y consiste en determinar de manera anticipada el alcance, el enfoque, los programas, procedimientos y otros mecanismos que se desarrollarán durante el proceso de auditoría, el mismo que se resume en un memorando de planificación cuya base normativa del proceso de planificación se encuentra en la NIA 300 Planificación de una auditoría de estados financieros versión 2010 y en la NAGU 2.20 Planeamiento de auditoría modificada: Implica la preparación de una estrategia general para su conducción, con la finalidad de asegurar que el auditor tenga o actualice su conocimiento y comprensión del entorno en que se desarrolla la entidad, las principales actividades que ejecuta, la estructura de control interno y disposiciones legales aplicables que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoría, así como determinar las áreas críticas, potenciales hallazgos y programar la naturaleza, opor* Asesor y consultor de gobiernos regionales y locales. Asesor de Sociedades de Auditoría Externa. Conferencista a nivel nacional.

tunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.

Memorando de planificación Es el documento que resume el resultado del proceso de planificación en el cual se incluyen el alcance de auditoría, los objetivos, la estimación del tiempo a utilizar, los recursos necesarios y los factores a considerar para realizar la auditoría, las consideraciones y decisiones significativas pertinentes al enfoque de auditoría incluyendo las matrices de los programas de auditoría, con descripción de los distintos procedimientos e indicación del alcance y oportunidad, la evaluación preliminar del control interno, y las condiciones para efectuar la auditoría. En este documento se describe el plan general de auditoría, señalando el alcance y la proyección de la ejecución del examen, en forma detallada, a fin de guiar el desarrollo del mismo. Describe su forma, su contenido y, además, resume los factores, consideraciones y decisiones significativas relacionadas con el enfoque de auditoría. Estructura del memorando de planificación 1. Objetivos del examen a. Generales b. Específicos 2. Alcance del examen (grado de extensión de las labores de auditoría que incluyen áreas, aspectos y períodos a examinar). 3. Descripción de las actividades de la entidad a. Creación b. Finalidad c. Ámbito geográfico d. Estructura orgánica 4. Normatividad aplicable a la entidad (criterios de auditoría) 5. Resultados de la revisión estratégica. a. Acciones de control efectuadas por la CGR b. Informes periodísticos de relevancia c. Seguimiento de medidas correctivas

Actualidad Gubernamental

I Parte

d. Análisis preliminar de la información financiera y presupuestaria e. Comprensión del control interno 6. Identificación de áreas críticas (definiendo el enfoque y el tipo de procedimiento a emplear). 7. Puntos de atención (situación importante a tener en cuenta durante la conducción del examen). a. Componente 1 b. Componente 2 c. Componente 3 8. Informes a emitir y fecha de entrega 9. Funcionarios de la entidad examinada 10. Personal, nombre y categoría de los auditores que conforman el equipo de auditoría, asimismo las tareas asignadas a cada uno de acuerdo con su capacidad y experiencia 11. Cronograma de tiempo por categorías, áreas, visitas y actividades 12. Participación de otros profesionales y/o especialistas de acuerdo con las áreas materia de evaluación 13. Programas y procedimientos de auditoría a utilizar

Desarrollo de la estructura del memorando

1. Objetivos del examen El desarrollo de estos puntos comprende la descripción de los objetivos generales y específicos. Los objetivos generales describen aspectos que se desean alcanzar en términos globales, debiendo formularse utilizando verbos de acción en modo imperativo, tales como: determinar, analizar, establecer, verificar, etc., evitándose construir frases que indiquen acciones a realizar, las cuales son propias de los procedimientos de auditoría señalados en los programas de auditoría. Los objetivos establecidos en este memo, se sustentan en las apreciaciones generales resultantes de la revisión estratégica. Por lo tanto, describe en términos globales lo que se desea lograr, como resultado de la auditoría.

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IX 1

Informe Especial

Memorando de planificación - Caso práctico

IX

IX Objetivos Auditoría Financiera

a. Genéricos • Emitir dictamen de auditoría sobre los estados financieros e información complementaria relativos a la entidad, por el año terminado en los años 2009 y 2010. • Emitir opinión sobre la información presupuestaria requerida por la Contaduría Pública de la Nación, para la formulación de la cuenta general de la República, a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva Nº 013-2001-CG/ aprobado por Resolución de Contraloría Nº 117-2001-CG.

Objetivos Auditoría de Gestión

Informe Especial

• Evaluar la gestión administrativa y operativa de la entidad, determinando el nivel de cumplimiento de las metas y objetivos previstos. • Emitir opinión sobre el grado de confianza en el sistema de control interno financiero implementado en la entidad. • Evaluar el cumplimiento de las normas de ejecución presupuestal aplicadas a la entidad. • Verificar la adopción de acciones correctivas en relación a recomendaciones derivadas de la auditoría al período anterior.

Objetivos Específicos Auditoría Financiera

• Evaluar la implementación, funcionamiento y efectividad de la estructura del sistema de control interno de la entidad, en concordancia con las normas técnicas de control interno y disposiciones legales vigentes. b. Específicos • Determinar la consistencia de los rubros: Caja Banco, Cuentas por Cobrar, Cargas Diversas, Inmuebles, Maquinarias y Equipo, Cuentas por Pagar y Deudas a Largo Plazo y si cumplen con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados; asimismo, evaluar las partidas más significativas de la información presupuestal del ejercicio 2010. • Evaluar la gestión del área de rentas y/o ingresos en lo que se refiere a la captación del Impuesto al Patrimonio Predial, ya que en el año 2010 los ingresos tributarios ascendieron a S/.16’375, 685, según el estado de gestión. • Establecer si los sistemas administrativos de presupuesto y contabilidad, tesorería, abastecimientos y planificación apoyan con eficiencia la ejecución de los componentes de proyectos de inversión en el logro de sus metas y objetivos, y si se realizan sus actividades de acuerdo con la normatividad vigente. • Evaluar los proyectos de inversión en sus fases de estudio, ejecución, supervisión, control y evaluación, determinando el grado de cumplimiento de la metas y objetivos establecidos en el plan operativo institucional 2005 concordante con el plan integral de desarrollo, cuyo presupuesto ejecutado de inversión ascendió a S/.16,920,929. •. Evaluar la liquidación de obras, los pagos adicionales de obra, los intereses de créditos no utilizados, licitaciones, adquisiciones significativas, donaciones y contratación de pólizas de seguros, entre otros. • Determinar el grado de implementación y adopción de medidas correctivas dispuestas por la administración de la entidad, respecto a las recomendaciones de los informes resultantes de auditoría anterior efectuadas a la entidad por sociedades de auditoría externa y/o el sistema nacional de control. • Determinar que la convocatoria de los procesos licitarios para la adquisición de BB. y SS. cumplen el marco de: legalidad, transparencia, economía, y oportunidad. • Verificar si los proyectos de inversión y obras públicas cuentan con los requisitos mínimos establecidos. • Expedientes técnicos aprobados, que sustenten su validez y existencia de especificaciones técnicas. • Si existe permanente y eficiente supervisión de las obras en ejecución, así como si se han aplicado controles de calidad e información sustentatoria de los indicados controles. • Si en la ejecución de obras se produjeron incrementos de presupuesto adicionales y si contaron con la respectiva aprobación de la CGR. • Si se efectuaron liquidaciones físicas-financieras de las obras ejecutadas y las correspondientes recepciones de obras respaldadas con el marco normativo legal (resoluciones respectivas). • Si la infraestructura y los servicios producidos tienen por finalidad brindar servicios públicos debidamente justificados con los estudios de factibilidad e ingeniería. • Si los edificios o inmuebles están registrados como patrimonio público e inscritos en los registros públicos. • Evaluar los controles implementados por la entidad respecto a las donaciones recibidas en función de propiedad de uso, aplicación y destino, estableciendo su correcta aplicación, utilización y registro contable.

IX 2

Actualidad Gubernamental

• Respecto al control interno posterior, determinar si el órgano de auditoría interna orienta sus esfuerzos en las áreas y actividades que tienen mayor incidencia con el rol principal de la entidad, en el marco de sus fines y objetivos. • Determinar si la gestión del programa de vaso de leche cumple con las metas, objetivos previstos y resultados esperados, así como los dispositivos legales que norman su funcionamiento. • Determinar la eficiente y económica utilización de los recursos provenientes del Foncomún, Canon Minero, V.M, etc., estableciendo, si durante los recursos 2009-2010, la Administración cumplió con las normas que regulan la aplicación de estos recursos y si se encuentran debidamente justificados y sustentados técnicamente.

2. Alcance de la auditoría Describe la profundidad y extensión del examen a realizar, así como las áreas de actividad a auditar, al igual que los períodos que serán materia de examen. Implica también la descripción de la cobertura del trabajo respecto a las áreas críticas, la metodología a emplear para obtener evidencia, así como las técnicas de auditoría que se utilizarán. • La auditoría se realiza de acuerdo con las Normas de Auditoría General Aceptadas - NAGA, las Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU y las Normas Internacionales de Auditoría - NIA. • Comprenderá la revisión selectiva de las operaciones de los componentes de inversiones, rentas, tesorería, abastecimiento, contabilidad, así como los sistemas administrativos de planificación, presupuesto y personal durante el periodo comprendido entre 1 de enero de los años 2009-2010 al 31 de diciembre de 2009-2010, con proyección a la fecha de términos del trabajo de campo sin perjuicio de revisar, de acuerdo con las circunstancias, operaciones de ejercicios anteriores y de ser necesario se incluirá la evaluación de los hechos subsecuentes que incidan en el examen respecto a las áreas criticas objeto del examen. Los resultados alcanzados en la fase de planeamiento deben evaluarse cuidadosamente para seleccionar aquellas áreas o asuntos que serán revisados a profundidad en la etapa de ejecución de auditoría de acuerdo a las NAGU y NIA, respectivamente.

3. Actividades de la entidad Es la parte del memo de planificación donde se hace referencia a la naturaleza de la entidad, creación, finalidad de la entidad, etc., éstos datos se obtienen del resultado de la revisión estratégica. Comprende la descripción breve de los diversos aspectos, tales como: descripción de la entidad, ley de creación, fines de la entidad, estructura orgánica, naturaleza de las operaciones, líneas de autoridad, recursos públicos autorizados, sistemas y controles internos gerenciales, identificación de áreas críticas o asuntos importantes, hallazgos potenciales identificados y cualquier otra información importante que se considere de interés para la auditoría. a. Creación La entidad se creó en 1850 por decreto del ..... se eligió como provincia por ley ....... y se eleva al rango de departamento con las provincias de ....... Señalando a la ciudad metropolitana como capital de departamento. b. Finalidad La entidad de ............ es un órgano de gobierno y tiene personería jurídica de derecho público con autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Además representa a su vecindario, promueve la adecuada prestación de los servicios públicos locales, fomenta el bienestar de los vecinos y el desarrollo integral y armónico de las circunstancias de su jurisdicción; cuya actividad y funcionamiento en el sector público se regula de las disposiciones vigentes: Leyes y la Constitución Política del Perú. De acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones la entidad de ....... tiene los siguientes objetivos básicos: - Proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfacción de sus necesidades básicas. - Organizar el desarrollo urbano de la provincia. - Brindar las condiciones para el desarrollo integral de la persona, familia y sociedad; con calidad de vida y solidaridad.

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Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental y Política Anticorrupción - Asegurar la calidad de los servicios de: abastecimiento y comercialización de productos, transportes, circulación, participación social y seguridad ciudadana. - Asimismo, de acuerdo al referido documento de gestión, se establecen las funciones de la entidad: b.1 Funciones, competencias y atribuciones (determinado por los artículos 73º al 87º LOM Ley 27972) Corresponde a la entidad de ....; planificar, ejecutar e impulsar a través de los organismos correspondientes, el conjunto de acciones destinadas a proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfacción de sus necesidades vitales de: vivienda, salud, abastecimiento, educación, recreación, transporte y comunicación. b.2 Funciones específicas y atribuciones específicas - Acondicionamiento territorial, vivienda y seguridad colectiva. - Población, salud y saneamiento ambiental. - Educación, cultura, conservación de monumentos, turismo, recreación, deportes, defensa y promoción de los derechos del niño y el adolescente. - Abastecimiento y comercialización de productos. - Transporte colectivo y tránsito. c. Ámbito geográfico Según información del Instituto Nacional de Estadística e Informática, cuenta con la siguiente superficie y población. Superficie: 580.25 km2 Población: 5,251,450 habitantes d. Estructura orgánica La entidad de ............. para el cumplimiento de sus funciones cuenta con la siguiente estructura orgánica administrativa, aprobada mediante Resolución Municipal Nº 024-95 del 29.12.95: • Órganos de gobierno - Concejo municipal - Alcaldía • Órganos de coordinación - Participación vecinal - Comités de coordinación - Juntas vecinales • Órgano de control - Dirección general de auditoría interna • Órgano de dirección - Gerencia municipal • Órganos de asesoramiento - Oficina de asesoría jurídica - Oficina de planificación y presupuesto - Procuraduría municipal - Órganos de apoyo general - Gerencia de administración tributaria • Gerencia de administración - Secretaría y finanzas • Órganos de línea - Gerencia de desarrollo urbano e infraestructura - Gerencia de desarrollo urbano - Gerencia de servicios comunales - Dirección de comercialización • Órganos desconcentrados - Proyectos especiales - Programas actividad empresarial - Programa vaso de leche y comedores populares - Terminal terrestre

4. Normativa aplicable a la entidad Las leyes, reglamentos y otros que constituyen la base legal aplicable a la entidad son los siguientes: (...) - Constitución Política del Estado - Ley Orgánica de Municipalidades, Ley 27972 - Ley de Bases de la Descentralización, Ley 27783 - Ley de Demarcación y Organización Territorial, Ley 27795 (...)

5. Resultados de la revisión estratégica Describe los asuntos más importantes identificados durante la etapa de revisión estratégica, incluso los hallazgos potenciales que pudieran haberse detectado, acciones de control efectuados por la CGR, información periodística de relevancia, seguimiento

IX

de medidas correctivas y análisis preliminar a los EE.FF. y Estados Presupuestarios. a. Acciones de control efectuados por la Contraloría General - Informe N° 425 - Contraloría General de la República. Examen especial practicado a la Municipalidad de .................. del período enero a diciembre del ....... - Informe 829 CG «Acción de Control en la Entidad» del período: 2010 y 2009 la que contiene (3) observaciones con responsabilidad penal y una (1) con responsabilidad civil como se detalla a continuación: Observaciones penales: - “Utilización de los recursos destinados al programa de vaso de leche, por importe de S/.180,550 y 120,530” den contravención de dispositivos legales. - “Irregular uso de recursos destinados a inversión pública en gastos corrientes ascendentes a S/.580,825”. - “Pagos indebidos a regidores provinciales por concepto de dietas ascendente a S/.50,520 más intereses”. Observaciones responsabilidad civil: - “Pagos permanentes a regidores provinciales por concepto de movilidad y refrigerio ascendente a S/.15,830 en contravención de dispositivos legales”. Estos hechos fueron puestos de conocimiento de la Procuraduría Pública, encargada de los asuntos judiciales de la Contraloría General, a fin que se inicien las acciones correspondientes. Informe N° 1020-CG. “Examen especial a la entidad, período marzo a setiembre 2004, este informe contiene una (1) observación con responsabilidad penal por haberse efectuado pagos por concepto de plus, racionamiento y bonificación al cargo, por responsabilidad directiva, ascendente a S/.48,580 contraviniendo las normas de austeridad”. Estos hechos fueron puestos de conocimiento de la Procuraduría Pública encargada de los asuntos judiciales de la Contraloría General, a fin que se inicien las acciones correspondientes. Hoja Normativa N° 585-CG. “Examen Especial al Programa del Vaso de Leche de la Entidad” del período: enero a diciembre de 2009. b. Información periodística de relevancia Año 2009 “Apropiación ilícita de las donaciones recibidas por el fenómeno de sequías” Año 2009 “Apropiación ilícita de las donaciones a población afectada por el terremoto” c. Seguimiento de medidas correctivas realizadas por el órgano de auditoría interna - Informes de Contraloría General - Informes de Sociedades de Auditoría Debemos comentar, que en lo que respecta a los informes de la Contraloría General N° 1020-CG, el Jefe del Órgano de Control Institucional de la Entidad ............. manifestó que no cuenta con estos documentos, razón por la cual no ha podido efectuar el seguimiento de las medidas correctivas. Al respecto, debemos mencionar que en el Informe N° 528, se recomendó al jefe del Órgano de Control Institucional con el titular de la entidad para que le proporcione los informes antes referidos, recomendación que no adoptó oportunamente, habiendo solicitado esta documentación a la sede de Contraloría General, con el Oficio N° 708, al momento que la comisión de auditoría le solicitó información del seguimiento de las medidas correctivas.

Comprensión del Sistema de Control Interno de los aspectos financieros y presupuestales i) Factores de riesgo en el ambiente de control interno Se ha tomado conocimiento respecto al manejo inadecuado de las finanzas municipales por parte de las exautoridades municipales, hecho que se evidencia en los estados financieros de la entidad, los cuales reflejan pérdidas. Asimismo, se aprecia que la estructura orgánica de la entidad, aprobada mediante Edicto Municipal Nº del 15 de mayo, resulta adecuada para su fines y objetivos trazados. ii) Control administrativo de la gerencia La administración está representada por el alcalde, quien coordina aspectos operativos y de gestión con el gerente municipal. A su vez, este funcionario coordina con el jefe de la oficina de administración y finanzas, director de planificación y desarrollo y los diversos órganos de línea (planeamiento urbano, infraestructura, etc.)

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IX

Informe Especial

iii) Políticas de personal La entidad cuenta con personal que labora en la entidad, tiene condición de nombrado y permanente. Sin embargo, en algunas áreas, existen personal eventual y contratado por servicios no personales. A continuación se exponen cuadros que reflejen el número de personal que laboró en la entidad por el año 2010 y 2011. Año 2011 Nombrados y contratos personales Contratados Total

450 280 730

Año 2010 Nombrados y contratos personales Contratados Total

380 400 780

iv) Sistema de Información Computarizada Se dispone de un software desarrollado por el área de cómputo, que permite el registro de las transacciones que realizan los órganos de apoyo (direcciones de contabilidad, tesorería y rentas) y los órganos de asesoramiento (dirección de presupuesto); sin embargo, este sistema no enlaza a los diversos órganos de línea (población y salud, comercialización, etc.) Se ha tomado conocimiento que no existe interés de la gerencia en concluir el proceso de implementación del sistema informático integrado SIAF en implementación.

v) Sistema de contabilidad El sistema de contabilidad se basa en el registro de operaciones que realizan las áreas de personal (planilla de haberes), tesorería (documentos bancarios, cheques, recibos de ingresos, etc.) y abastecimiento (registro de pólizas de entrada y Pecosas) que son afectadas patrimonial y presupuestalmente por el área contable, contando para ello, con un programa informático, que permite registrar transacciones, efectuar consultas, emitir listados y reportes financieros y presupuestales. Asimismo, la entidad financia sus actividades mediante transferencias mensuales del Gobierno Central, por

concepto de Fondo de Compensación Municipal y Canon Petrolero, las que son transferidas a cuentas bancarias, de la cual se extraen recursos para atender gastos corrientes y proyectos de inversión. Además, la entidad capta recursos tributarios y no tributarios. El manejo de sus recursos se administra de conformidad con su posición financiera en los bancos, no estando sujeto al proceso de calendario de compromisos y autoriaciaciones de giro. vi) Función de auditoría interna La entidad cuenta con oficina de auditoría interna vii) Identificación de cuentas significativas relacionadas con los EE.FF.

Partidas

Riesgo de Auditoría

Cuentas por cobras/ingresos triburarios

Alto nivel de morosidad en la cobranza de tributos municipales

Sustantivas o de detalle

Activo fijo

No fueron inventariados los bienes del activo fijo Se ha producido ventas de terrenos, Margesi de bienes no están actualizados

Sustantivas

Cuentas por pagar/gastos administrativos y financieros

Existen importantes deudas pendientes de pago con la banca comercial y con el IPSS, Sunat, etc.

Sustantivas

Caja-Banco/gastos financieros

Existe más de cuarenta cuentas bancarias, ahorros, ctas. ctes., soles y dólares

Sustantivas

6. Identificación de áreas críticas Del estudio general de la normativa aplicable a la entidad y del análisis de la situación financiera presupuestal y de la

Tipo de Pruebas

orientación o aplicación de los recursos financieros de la entidad, se han identificado las siguientes áreas críticas, por su materialidad, riesgo e importancia.

Cuenta

% Total

Factores de riesgo

Riesgo

Enfoque de auditoría

Proced. de auditoría a aplicar

Caja Bancos Bancos/cuentas corrientes sobregiro

9

Transacciones numerosas

Moderado

Pruebas analíticas con análisis en partidas conciliadas al cierre del año. Enfoque sustantivo

Circulación de saldos. Revisión limitada de conciliaciones bancarias al cierre del año.

Cuentas por cobrar

4

Son determinados sobre la base de cotizaciones y están sujetas a variaciones en precios

Moderado

Enfoque sustantivo

Revisión analítica sobre total de ingresos anuales, verificación de la razonabilidad del control presupuestal sobre ingresos. Circularización de saldos al cierre del año. Revisión de cobros posteriores. Revisión limitada de adiciones significativas en el año.

Valores

0

No concilian las acciones suscritas y pagadas con el valor patrimonial de la empresa que se invirtió

Bajo

Enfoque sustantivo

Revisión de saldos iniciales, movimiento anual de cuentas de activo fijo líquido. Verificación de valores.

Inmuebles, maquinaria y equipo depreciación

72

Rubro importante en relación con los EE.FF. tomados en su conjunto. Desde hace varios años no se realiza inventarios de activos fijos

Bajo

Satisfacción de control con procedimientos sustan-tivos limitados.

Efectuar pruebas detalladas de las adiciones y retiros más importantes al cierre del año. Cálculo global de la depreciación.

Adiciones y retiros de activos fijos

5

No se llevan controles específicos sobre altas y bajas de activo fijo

Satisfacción de control bajo y enfoque sustantivo por los movimiento más significativos. Enfoque sustantivo

Observación de inventarios, revisión de evaluación.

Producción

12

No se llevan conroles sobre la producción en proceso así como los productos terminados

Enfoque sustantivo

Pruebas detalladas del costo de producción sobre un mes, incluyendo la revisión de la imputación contable de los elementos del costo.

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Actualidad Gubernamental

Alto

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IX

Sistema Nacional de Control, Auditoría Gubernamental y Política Anticorrupción Cuenta

% Total

Factores de riesgo

Riesgo

Enfoque de auditoría

Proced. de auditoría a aplicar

Existencias/Costo de producción

59

Valuación. El proceso de producción consta de dos etapas, en la que existe una asignación significativa de costo.

Alto

Satisfacción de control alto y procedimientos sustantivos

Revisión analítica del costo de producción.

La entidad tiene un alto índice de endeudamiento con bancos del interior, este es un rubro significativo en relación a los estados financieros en su conjunto.

Alto

Enfoque sustantivo

Cruce del análisis de la deuda con los controles, circularización de saldos al cierre del año. Revisión de documentación sustentatoria de las amortizaciones.

La estructura de accionariado es variable. Este rubro es significativo en relación a los estados financieros en su conjunto.

Moderado

Enfoque sustantivo

Cruce de los movimientos del año con los acuerdos adoptados por el directorio y los accionistas.

Moderado

Satisfacción moderada de control Revisión analítica de fluctuaciones principales en el año

Realizar pruebas de revisión analítica, en coordinación con las cuentas relacionadas.

Préstamo/patrimonio. Deuda a largo plazo

Patrimonio

58

Cuentas del estado de gestión

7. Puntos de atención a. Componente Nº 1: Proyecto de Inversión Durante el año 2010, se inviertieron la suma de S/.3,605,025 distribuyéndose en la siguiente forma: Obras por adm. directa Obras por contrato Adquisiciones de bienes Estudios

15,802,050 534,135 189,744 165,000 16,690,929

Debemos aclarar que en el monto señalado para las obras de administración directa se encuentran incluidas el importe de S/.35,000, originado por los materiales de construcción aplicados en obras provenientes del inventario inicial, referencia “Balance de Apertura”. a.1. Dirección de Infraestructura La Dirección de Infraestructura se encarga de la elaboración, dirección y supervisión de estudios de proyectos de inversión y ejecución de obras en el ámbito de la entidad, bajo las modalidades de Contrata, Administración Directiva y Convenios, y contó durante el año 2010 con número de personal de 6 integrantes. Está conformado por dos divisiones: la de estudios que elabora los expedientes técnicos de las obras a ejecutar; en caso de convenios que consta de obras pequeñas de apoyo comunal se realizaron perfiles técnicos. La división de obras ejecuta las obras por administración directa y supervisión, y eventualmente, el director de infraestructura, quien lo realiza selectivamente.

El control de la ejecución de las obras se lleva básicamente con los cuadernos de obra y los informes de supervisión. Sin embargo, se ha tomado conocimiento que a la fecha, varias de las obras ejecutadas y concluidas en el período examinado se encuentra Denominación onstrucc. canales irrigación

Mat. de Construcción

sin liquidar. Esta función la realiza personal propio de esta dirección. a.2. Inversión realizada A continuación se muestra el detalle de las obras ejecutadas durante el año 2010: Servicios

Remuneración

Total de Inversión

2,106,083

29,849

768,093

Puenta San Rafael

752,145

505,000

92,855

1,350,000

Terminal terrestre

2,415,740

208,755

225,505

2,850,000

Asfaltado de vías

1,955,572

93,492

289,936

2,339,000

Defensa rivereña

921,383

82,863

273,754

1,278,000

Construcción de plazas

2,901,025

966,296

83,502

290,202

1,340,000

Lozas deportivas

1,283,242

54,738

122,045

1,460,000

Protección ecológica

1,648,106

62,894

573,000

2,284,000

1,121,093

2,635,3900

16,336,185

Obras por contrata Grifo municipal Total inversión obras

Valorizaciones 12,045,567

a.3. Riesgo de Auditoría El riesgo inherente es moderado, pues la Dirección de Infraestructura tiene mecanismos de supervisión y control previamente establecidos. El riesgo de control es moderado, pues los sistemas de abastecimiento y personal llevan controles de materiales y mano de obra, respectivamente, y están establecidos con anterioridad. El riesgo de detección es bajo, porque la muestra que se ha seleccionado representa un alto porcentaje del total de obras ejecutadas. Por tanto, el riesgo de auditoría es moderado. b. Componente N° 2: Área de Rentas Se ha considerado pertinente incluir como componente a revisar, el Área

Actualidad Gubernamental

534,135

de Rentas (Impuesto al Valor del Patrimonio Predial), ya que su principal función está orientada a captar oportunamente, los ingresos tributarios que sirven para mejorar la gestión municipal; sin embargo, aparentemente dicha área, no vendría cumpliendo con su objetivo, ya que financieramente se aprecia que los ingresos por este concepto han disminuido en el año 2010 con respecto al año 2010 en S/.5,850,925, con el agravante que las deudas (cuentas por cobrar) han aumentado en un 97% con relación al año 2009, consecuentemente consideremos de vital importancia dicha área. Debemos aclarar que para el caso de la monografía, los ingresos tributarios y no tributarios ascendieron a S/.14,740,000 respecto al año 2010 cuyo monto asciende

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IX

Informe Especial a S/.20,590,825, denotándole una disminución de 28.415%. Esta área está considerada como un órgano de apoyo y sus principales funciones son:

-

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Organizar, controlar y actualizar el registro de contribuyentes y demás información que conforme la base de datos sobre rentas municipales. Administrar los procesos de registro, acotación, distribución y recepción de las declaraciones de impuestos, recibos de cobranza, arbitrios y otros similares. Establecer los sistemas de cobranza en coordinación con la dirección de tesorería y otros rangos recaudadores; así como ejecutar y controlar la recaudación de impuestos, arbitrios y otros similares, generando la cuenta corriente individualizada de los constituyentes. Formular y ejecutar programas de reactivación de rentas y de fiscalización tributaria para ampliar la base de contribuyentes y la detección de omisos. Coordinar, evaluar y proponer las tasas o tarifas de los servicios municipales. Orientar y difundir el calendario de obligaciones tributarias, proponer las acciones para optimizar su recaudación y atender las quejas o reclamos respectivos. Coordinar, verificar y supervisar la aplicación oportuna de las acciones de cobranza coactiva de acuerdo a Ley.

La Dirección de Rentas se encuentra conformada por tres unidades cuyas funciones son las siguientes: b.1. Unidad de Tributación - Verificar la correcta emisión de los recibos de cobranza y de su oportuna remisión a la unidad de recaudación. - Recopilar antecedentes, estudiando y analizando la documentación necesaria para determinar la procedencia del recurso presentado y/o de la evasión tributaria. - Asesorar y orientar al usuario contribuyente, consultas de orden tributario. - Integrar comisiones y reuniones en asuntos de su especialidad. - Asesorar a la dirección en el ámbito de su competencia. - Informar periódicamente a la dirección. b.2. Unidad de Recaudación - Programar, organizar y controlar el subsistema de recaudación. - Formular y elaborar programas de recuperación de la cartera pesada. - Programar, organizar, supervisar y controlar el registro de especies valoradas y de las cobranzas de la unidad, conciliando los saldos correspondientes. - Realizar coordinaciones con otras dependencias al interior del municipio para optimizar el sistema de recaudación.

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b.3. Unidad de Fiscalización - Programar, organizar, ejecutar y evaluar actividades de fiscalización. - Realizar investigación y análisis orientados a mejorar el subsistema de fiscalización. - Programar acciones de fiscalización especializada. - Colaborar en la elaboración de la normativa para mejorar la aplicación de los programas de fiscalización tributaria. b.4. Ambiente de Control De la información recogida en esta área, se puede determinar como operaciones gravitantes las de tributación y recaudación, ya que estas involucran la percepción de ingresos importantes para la entidad, así como el control del nivel de la captación tributaria. Las operaciones de riesgo de cobro de tributos se realizan en ambientes mecanizados; operándose bajo un ambiente de redes informáticas, la información de la recaudación diaria puede conocerse desde los ambientes de las jefaturas de rentas, tesorería, contabilidad y administración. Durante el período examinado se ha tomado conocimiento que las unidades referidas efectuaban directamente los depósitos a las entidades bancarias, debiendo entregar los reportes de ingresos diarios y las boletas de depósito al encargado de caja de la dirección de tesorería, para su revisión, ingreso al sistema contable y archivo correspondiente. Asimismo, se ha tomado conocimiento que los ingresos recaudados en la dirección de abastecimientos y comercialización (división de mercados) están en red informática, sus ingresos diarios depositados en entidades bancarias, también eran reportados al encargado de la Dirección de Tesorería. No se cuenta con políticas establecidas formalmente para la realización de arqueos de caja, no se ha evidenciado que estos se hayan realizado a las cajas de las unidades citadas. Cabe añadir que se ha tomado conocimiento que no se ha venido efectuando conciliaciones de las cifras manejadas de la dirección de rentas y la información contable reflejada en los estados financieros. Así como las cifras reportadas por la Dirección de Tesorería. De otro lado, un componente importante de los estados financieros lo conforma el rubro de cuentas por cobrar, cuya conformación está dada significativamente por los tributos por cobrar, de lo cual refleja que las funciones de la unidad recaudadora como son la formulación y elaboración de programas de recupero de la cartera pesada, no se han venido llevando a cabo.

Actualidad Gubernamental

N° 37 - Noviembre 2011

b.5. Riesgo de Auditoría • Riesgo inherente: considerado alto, ya que presentan las siguientes debilidades: -

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En el año 2010 no se ha formulado un Plan Operativo. El Personal de la Unidad de Rentas efectuaba directamente la recaudación y las entregaba posteriormente a tesorería y esta a su vez a las entidades bancarias, de lo recaudado diariamente. En la dirección de comercialización también se realiza recaudación de tributos, esta área se encuentra ubicada en ambientes externos a la entidad (mercado modelo), habiéndose realizado durante el período examinado reportes de sus cobranzas y depósitos al banco, directamente a Tesorería. No se ha evidenciado políticas formalmente establecidas para la realización de arqueos de caja periódicos. No se ha realizado conciliaciones de la información procesada en el área de rentas, el área de contabilidad y el área de tesorería. No se evidencia medidas y procedimientos para la supervisión de las operaciones desarrolladas en el área de rentas. No se evidencia elaboración de políticas orientadas a la disminución de los tributos por cobrar, los cuales por el contrario reflejan un aumento considerable en 2010 con relación al ejercicio anterior.

• Riesgo de control: se presenta alto, por la ausencia de controles adecuados; así también el volumen importante de tributos por cobrar de ejercicios anteriores refleja la carencia, de políticas aplicadas para controlar la recaudacíón. • Riesgo de detección: Se presenta alto debido a la diversidad de operaciones desarrolladas (recaudación, procesamiento en sistemas mecanizados, depósito de lo recaudado en bancos, liquidaciones, reporte a tesorería, consultas al público contribuyente, alimentación de información de otras áreas generadoras de rentas al sistema mecanizado, supervisión de la cobranza coactiva, elaboración de reportes varios, etc.). Asimismo, los distintos y variados conceptos que conforman la recaudación en el período examinado determina el nivel de riesgo.

8. Informes a emitir y fecha de entrega Como resultado del examen de auditoría, se emitirán los respectivos informes de acuerdo con la NAGU 4.40 emisión de informe de acuerdo con lo siguiente: -

Dictamen o informe corto a los setenta y cinco (75) días hábiles de iniciado el examen. Informe largo a los ochenta (80) días hábiles de iniciado el examen. Continuará en la siguiente edición...