4 - A COMUNICAÇÃO INTERNA - Como Elaborar

 

A COMUNICAÇÃO INTERNA – Como elaborar um plano  A comunicação interna existe sempre, mesmo que a sua empresa nunca tenha definido uma política de co comu muni nica caçã ção. o. As co conve nvers rsas as de co corr rredo edore ress ou dur durant ante e a pa paus usa a pa para ra ca café fé sã são o um esp espaço aço privilegiado para a comunicação interna. A diferença é que uma política de comunicação interna é uma forma eficaz de combater rumores, estimular o envolvimento dos seus empregados nos projectos da empresa e instaurar um clima de confiança. Passo 1-Fazer o diagnóstico interno

Não se esqueç esqueça a que, comuni comunicar car é antes de tudo, ouvir. Para conhec conhecer er as percep percepções ções e expect expectativas ativas doss emp do empre rega gados dos,, esc escut ute-o e-os. s. Ao fa faze zerr is isto to,, es está tá a ex exec ecuta utarr o di diagn agnós óstitico co da su sua a emp empre resa sa e simultaneamente a valorizar os seus empregados.  Antes de avançar com o plano de comunicação interna, deve procurar conhecer o estado social da sua empresa: - Saiba quais são as expect expectativa ativass dos seus emprega empregados dos em relação à empres empresa a e ao seu futuro no seio desta - Analise se a política interna tem sido coerente com a política geral da empresa e a sua cultura - Se o tipo de veículos de informação que têm sido utilizados para a comunicação interna estão adequados aos alvos ou se nem sequer existem O diagnóstico interno pode se realizado através um questionário claro, neutral, lógico e progressivo (sempre do geral para o particular). Este tipo de acção é mais fácil de executar numa pequena empresa, mas para estruturas com mais de 200 empregados é preferível optar por um sistema de amostragem representativa segundo o método de quotas. A amostragem deve ser composta no mínimo por 60 pessoas e representar a população de conjunto em termos de sector, cargo, idade e sexo. O documento deve ser curto e pedagógico.  As visitas aos a os sectores da empresa permitem a apreensão de algumas situações e as entrevistas, em ambiente formal, dirigidas pelo responsável de comunicação ou de uma consultora externa, são outros meios de executar o diagnóstico interno.

 A postura da direcção no que refere à comunicação interna também é um foco de análise, nomeadamente nas seguintes questões: •

Qual o papel da direcção na transparência da informação?

•

 As chefias têm um papel importante na divulgação da informação?

•

 A direcção apoia claramente as chefias nesta acção?

•

 As intenções expressas são alteradas na gestão do dia-a-dia?

 

Por último, é importante perceber qual a identificação da cultura da empresa e de que modo ela é percebida por todos os colaboradores internos. A história, as actividades, os valores e os sinais que a identificam, tornam a cultura de cada empresa única e toda a sua comunicação deve transmiti-la.  Após a análise, os resultados devem ser apresentados à equipa que vai desenvolver o plano de comunicação. Passo 2 - Organizar o plano de comunicação

 A partir do diagnóstico interno devem ser identificados os pontos fortes e fracos da actual política de comunicação, da cultura da empresa, as percepções e perspectivas dos empregados. Identificados estes est es asp aspect ectos, os, a dir direcç ecção ão dev deve e reu reunir nir-se -se com a equ equipa ipa para defi definir nir de for forma ma part partici icipat pativa iva os objectivos da comunicação interna.  A identificação dos alvos da comunicação interna é essencial para o sucesso deste projecto. Lembrese que a sua empresa é constituída por várias pessoas e grupos. Quando transmite uma mensagem é fund fu ndam ament ental al de defifini nirr a qu quem em se di diri rige ge.. Po Porr ex exem empl plo, o, se pr prete etend nde e co comu muni nica carr co com m um gr grup upo o de funcionários com um nível de instrução muito baixa, não terá sucesso se o fizer utilizando uma linguagem complicada. Só depois se partirá para a definição dos objectivos da política de comunicação interna e será a partir  daqui que deverá estudar os meios a utilizar no plano de comunicação. Na definição dos objectivos é preci preciso so não esquec esquecer er que para ser facilmente facilmente execut executável, ável, a políti política ca de comunicação deve ser: •

Transparente: não pode existir uma situação de secretismo

•

Simples: para ser de fácil execução

•

Realista: porque caso não seja reconhecida, dificilmente será aceite

O plano de comuni comunicação cação só terá sucesso se houver um comprom compromisso isso real por parte da direcç direcção ão e se os meios escolhidos forem adequados aos seus objectivos e públicos. É importante definir quem é que vai dirigir este plano de comunicação. Nas grandes organizações é cada vez mais comum o cargo de director de comunicação. Em empresas de menor dimensão o cargo não existe e a situação de quem será responsável é menos clara. Muitas vezes, as funções acabam por ser desempenhadas pelo departamento de marketing  ou de recursos humanos ou por um dos administradores. Outra hipótese é recorrer a uma agência de comunicação que apoie a empresa nesta área.  A administração tem de definir um orçamento para a comunicação interna, cabendo ao responsável pela gestão do plano apresentar para aprovação um caderno de encargos para cada uma das acções que pretende desenvolver.

 

Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência

Defini Def inidos dos os obj object ectivo ivoss do pla plano no de com comunic unicaçã ação, o, cab cabe e ao res respons ponsáve ávell pel pela a ges gestão tão do pla plano, no, identi ide ntific ficar ar os sup suport ortes es mai maiss efic eficaze azess par para a tor tornar nar a com comunic unicaçã ação o uma ferr ferrame amenta nta do dia dia-a-d -a-dia. ia.  A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de comunicação. Podem ser utilizados: •

Meios orais

•

Meios escritos

•

Meios audiovisuais

•

Novas tecnologias

Pese as vantagens e dos custos, antes de definir aquele que considera melhor para a sua empresa ou para responder a uma determinada situação: Reunião

Vantagens: É um dos meios mais eficazes para comunicar de forma activa nas PME. É imediato



e transmite informação de referência. Desvantagens: Excesso de reuniões acaba por provocar desinteresse.



Nota de serviço

Vantage Van tagens: ns: Tra Transm nsmite ite uma inf informa ormação ção mui muito to pre precis cisa. a. Env Envolv olve e as che chefias fias e perm permite ite uma



comunicação mais dirigida. Desvantagens: Custo de redacção e reprodução.



Flash

de informação



Vantagens: Ideal para dar a conhecer um resultado ou uma mudança.



Desvantagens: Reprodução.

Placard  

Vantagens: Simples, fácil gestão e adequado para todo tipo de mensagens. Indicado para

informar aspectos legais e acções da empresa. 

Desvantagens: Custo variável (depende se utiliza designers ou placards luminosos por exemplo).

Folheto 

Vantagens: Dá a conhecer as novidades da empresa e todas as acções. Chega a toda equipa.



Desvantagens: Dispendioso.

Manual de acolhimento 



Vantagens: Apresentação da empresa e dos seus procedimentos. Facilita a integração. Desvantagens: Leva tempo a sistematizar.

 

Carta ao pessoal 

Vantagens: Documento assinado pelo administrador ou director focando aspectos importantes da

vida da empresa. Dirigida e personalizada. Eficiente no combate aos rumores. 

Desvantagens: Pode ter interpretações erradas, se não for objectiva.

Inquéritos 

Vant Va ntag agen ens: s: Di Diag agnó nóst stic ico o do cl clim ima a da em empr pres esa. a. Pe Perm rmit ite e a ex expr pres essã são o da dass op opin iniõ iões es do doss

colaboradores. 

Desvantagens: Tempo na realização e análise.

Caixa de sugestões 

Vantagens: Encoraja o espírito de iniciativa, a criatividade e a participação. Possibilidade de todos

os colaboradores darem sugestões. 

Desvantagens: Custo da aquisição da caixa e consulta das sugestões regularmente.

Jornal da empresa

Vant Va ntage agens: ns: Po Pode de se serr di dist stri ribuí buído do na emp empre resa sa e pa para ra o do domi micí cílilio o de to todo doss os



colaboradores colabo radores.. Considerado por muitos como um canal de comuni comunicação cação interno de referê referência. ncia. Numa PME, a sua dimensão pode não justificar, sobretudo pelos encargos financeiros. Mas, uma versão "caseira" de algumas folhas A4 com notícias, fotocopiadas e distribuídas na empresa, já é possível fazer. O mais importante é quem escreve e a capacidade que tem de captar a atenção dos leitores. Desvan Des vantag tagens ens:: Dis Dispend pendios ioso. o. Env Envolv olvime imento nto de rec recurs ursos os hum humano anoss esp especi eciali alizad zados os



(jornalistas ou assessor de imprensa). Tempo de redacção, paginação, impressão e distribuição. Intranet  

Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de pequenas, médias e grandes dimensões. Permite

a circulação rápida de informação e pode facilitar os processos burocráticos. Uma ferramenta do século XXI. 

Desvantagens: Variam consoante o grau de informatização da empresa.

E-mail 

Vant Va ntag agen ens: s: É uma fer ferra rame ment nta a qu que e po pode de se serr ut utililiz izada ada por em empr pres esas as de vá vári rias as di dime mensõ nsões, es,

sobretudo por aquelas que não têm uma Intranet. É um meio rápido e barato de envio de uma newsletter interna ou uma informação flash. 

Desvantagens: É necessário a existência de um programa informático que permita o acesso a toda

a empresa.