39 Mantenimiento de Terceros

SIIGO Pyme

Mantenimiento de Terceros

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4.

Presentación ¿Qué es Mantenimiento de Terceros? ¿Cuál es la Ruta Para Realizar el Mantenimiento de Terceros? ¿Cuántos Tipos de Mantenimiento de Terceros se Pueden Hacer y Cuál es su Funcionalidad? 4.1 Mantenimiento Individual 4.2 Mantenimiento General 4.3 Mantenimiento Inactivos 5. ¿Cuáles son los Datos que el Sistema Solicita para Realizar un Mantenimiento de Terceros? 5.1 Mantenimiento Individual 5.2 Mantenimiento General 5.3 Mantenimiento Inactivos

Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de mantenimiento de terceros en la compañía, cuando se ejecuta se debe hacer tercero por tercero de acuerdo a las necesidades del usuario y en cada año donde se tenga información.

MANTENIMIENTO DE TERCEROS ¿Qué es Mantenimiento de Terceros? Mantenimiento de terceros es una funcionalidad con la que cuenta SIIGO y consiste en poder pasar todo el movimiento de un NIT a otro, la razón principal por la que puede presentar esta situación es porque al momento de la creación del NIT este se creó en forma incorrecta, es decir se pudo digitar equivocadamente un digito que no corresponde a la realidad

¿Cuál es la Ruta Para Realizar el Mantenimiento de Terceros? La ruta para realizar el mantenimiento de terceros es: Contabilidad – Administración de Terceros – Mantenimiento

¿Cuántos Tipos de Mantenimiento de Terceros se Pueden Hacer y Cuál es su Funcionalidad? El sistema cuenta con tres tipos de mantenimiento de terceros los cuales son:

1. Individual: En esta opción el programa permite reclasificar el movimiento de un tercero a otro de un comprobante e ítem específico.

2. General: En esta opción el programa permite pasar todo el movimiento de un tercero a otro. 3. Inactivos: Por esta opción el sistema realizara en forma automática la marcación de terceros activos como inactivos, siempre y cuando cumplan con algunas características

¿Cuáles son los Datos que el Sistema Solicita para Realizar un Mantenimiento de Terceros? 1. MANTENIMIENTO INDIVIDUAL El sistema solicita los siguientes datos:

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Comprobante: En este campo se debe digitar el tipo, número, consecutivo y la secuencia del comprobante al que se quiere modificar el tercero. El programa mostrará de forma automática la cuenta contable, la descripción y el valor que fueron registrados en el comprobante seleccionado.

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Base: Si la cuenta a la que se les está realizando el mantenimiento es una cuenta que está marcada como “Retención”, el programa solicitará la base de retención. Si la cuenta no es de retención este campo se debe dejar en ceros. NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el nuevo número del NIT correcto o el que corresponde a este registro.

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Esta seguro: Se habilita una casilla para confirmar que los datos digitados sean correctos

El sistema realiza el correspondiente cambio y al volver a consultar el documento y la secuencia ya se encuentra la modificación realizada.

2. MANTENIMIENTO GENERAL El sistema solicita los siguientes datos:

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NIT Actual: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado incorrectamente.

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NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado correctamente y al cual se le pasará todo el movimiento

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Desea Mantener el contacto del Nit actual: Al marcar este campo el sistema dejara como contacto el que tenía creado en el Nit anterior y al cual se le está realizando mantenimiento. Caso contrario mantendrá el contacto del nuevo Nit

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Año Desde: En este campo se debe digitar el año desde el cual se va a pasar todo el movimiento del NIT incorrecto al NIT correcto. Importante: Se recomienda realizar el mantenimiento año por año estando ubicado en el sistema en el año vigente.

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Esta seguro: Se habilita una casilla para confirmar si el proceso es correcto

Y en pantalla aparecerá el avance del proceso

3. MANTENIMIENTO INACTIVOS El sistema presenta las siguientes opciones

a. Proceso: En esta opción el sistema marcara automáticamente los terceros que no tengan movimiento y cuyos saldos a 31 de diciembre sean ceros como terceros inactivos

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Numero de Meses: Corresponde a la cantidad de meses que el sistema verificara hacia atrás, con el fin de identificar que el tercero no tenga movimiento.

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Rango Nits: Es el rango de terceros incluyendo o no sucursales que el sistema debe verificar para hacer la marcación.

b. Informe: Genera un reporte en Excel, donde identifica a cuales terceros se les han cambiado los datos, quien y cuando realizaron dichas modificaciones, en esta opción el sistema solicita los siguientes datos:

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Fechas: Asignar el rango de fecha inicio y fecha fin en el cual el sistema debe verificar las modificaciones de los terceros, se asignara año, mes y día.

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Nits: Asignar el rango de Nits

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Ordenado por: Seleccionar ordenamiento por Nit o por fecha de modificación