3.3 Informe Sistema para Organizacion de Documentos-ODEL.

 

3.3. Actividad de transferencia t ransferencia del conocimiento Evidencia de producto Informe: sistema para organización de documentos. El Aprendiz deberá seleccionar una empresa de su contexto, analizar el sistema para la organización de documentos de archivo que esta utiliza; presentar unde diagnóstico queydefina si la empresa elegidaycumple o no con los parámetros preservación conservación documental, proponer recomendaciones recomendacion es de mejora frente a lo encontrado. Para realizar esta actividad debe:  Analizar el material de formación Ordenación Documental, que se encuentra ubicado en el botón Actividad 3. Consultar el material complementario de la actividad 3 y también acceder a otras fuentes en Internet. Una vez termine la fase de documentación, se debe entregar como evidencia un do docu cume ment nto o que que cont conten enga ga lo soli solici cita tado do,, en ad adec ecua uada da pres presen enta taci ción ón,, pref prefer erib ible leme ment nte e te teni nien endo do en cu cuen enta ta no norm rmas as técn técnic icas as co colo lomb mbia iana nass pa para ra elaboración de documentos. El envío del documento debe hacerse mediante la siguiente ruta: Botón Actividad 3. Enlace ‘Informe: sistema para organización de documentos’. Botón ‘Examinar mi equipo’, adjuntar el archivo y Enviar. Impo Im port rtan ante te.. Si al envi enviar ar la evid eviden enci cia a el si sist stem ema a ge gene nera ra el erro errorr "A "Arc rchi hivo vo In Invá válid lido" o",, esto esto es de debi bido do a qu que e en el mo mome ment nto o se en encu cuen entr tra a ab abie ierto rto el docume doc umento nto,, se debe debe ce cerra rrarr y probar probar nu nueva evamen mente te dan dando do clic clic en ‘Ad ‘Adjun juntar  tar  archivo’, ‘Examinar mi equipo’. Nota: esta actividad es calificable. 

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empr pres esa a qu que e em empr pren ende de el ca cami mino no de dell de desa sarr rrol ollo lo y fo forta rtale leci cimie mient nto o Toda oda em comercial y económico, requiere del respaldo de un sistema de calidad y mejoramiento continuo, uno de los procesos que apoya tal aspiración, se centra en la buen buena a gest gestión ión de la ordenación ordenación documental, documental, ya que ésta agiliza la toma de de decis cision iones es hac hacia ia la con conse secuc cución ión de res respue puesta stass pro pronta ntass y per pertin tinent entes, es, medi me dian ante te el ac acce ceso so ef efic icie ient nte e a la in info form rmac ació ión, n, la rá rápi pida da lo loca caliz lizac ació ión n de documentos, y la estructurada comprensión documental.

El desarrollo de la presente temática abarca el estudio de los diferentes sisste si tema mass de or ord den enac ació ión n y de org rgan aniz izaaci ció ón de la lass uni nid dad ades es de conserva cons ervación ción y pres preserva ervación ción docu documenta mental, l,  as asíí co como mo,, la ac acla lara raci ción ón de inqu in quie ietu tude des, s, y la fu fund ndam amen enta taci ción ón en el en ente tend ndim imie ient nto o de la or orde dena naci ción ón documental como parte activa del cumplimiento de objetivos y metas de la entidad. Realizar el diagnóstico documental de una empresa es abrir las puertas a una revisión completa y detallada sobre los estados de la gestión documental. documental. Dicho proceso permite establecer el plan de acción archivístico en pro de los puntos correctadignos marcha.de revisión y el fortalecimiento de los que se encuentran en

 

El diag diagnó nóst stic ico o do docu cume ment ntal al de un una a em empr pres esa a ay ayud uda a a en ente tend nder er de desd sde e lo loss cimientos de la información, las prácticas de gestión desde las cuales, se puede contribuir al desarrollo de los procesos administrativos y archivísticos. En sí, el diagnóstico documental de una empresa, parte desde la revisión desde los siguientes puntos:  Aspectos administrativos. administrativos. Procesos archivísticos. Pautas de conservación. Infraestructura de archivo. Tecnología de gestión. Cumplimiento normativo. Identificación de puntos de control desde las bases de la estructura DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas). Mi informe lo hago por lo vivido en la Institución Educativa (Cuyo Nombre lo reservo) en donde labore por más de Diez (10) años, como Auxiliar   Administrativo. Y en aras de responder al compromiso adquirido como asistente de la Jefatura de la Oficina de Correspondencia y Archivo, considero de mi res respon ponsa sabil bilida idad d pre presen sentar tar un Inform Informe e que pre precis cise e las con condic dicion iones es actu ac tual ales es de di dich cha a depe depend nden enci cia, a, da dada da su im impo port rtan anci cia a para para se serv rvir ir co como mo te test stim imon onio io hist histór óric ico o del del queh quehac acer er Co Cole legi giad ado o en su ac activ tivid idad ad educ educat ativ iva, a, investigadora y administrativa. Peroque antes de tener claro el concepto de: Los documentos los que contienen información que documen tos de arch archivo ivo   sondebemos constituye un preciado recurso y un importante activo de la organización. La adopción de un criterio sistemático de la gestión de documentos de archivo resulta esencial para las organizaciones y la sociedad a la hora de proteger y preservar los documentos como evidencia de sus actos. Un sistema de gestión de documentos de archivo se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras. Los docume documento ntoss de archiv archivo o per permit miten en a las organi organizac zacion iones es - rea realiz lizar ar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable; - prestar servicios de un modo coherente y justo. OBJETIVO DEL INFORME: El presente documento (Informe) pretende dejar constancia del estado actual de la Oficina de Correspondencia y Archivo y hacer algunas conclusiones y recomendaciones recomendacion es en procura del mejoramiento continuo institucional. MARCO NORMATIVO: Normas Generales: Por Ley 594 de 2000 “ P or medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”   Acuerdo 037. Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requ requis isititos os para para la co cont ntra rata taci ción ón de lo loss serv servic icio ioss de de depó pósi sito to,, cu cust stod odia ia,, orga organi niza zaci ción ón,, re repr prog ogra rafí fía a y cons conser erva vaci ción ón de do docu cume ment ntos os de arch archiv ivo o en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de  Archivos 594 de 2000. 2000. [Archivo General de la Nación]  Nación] .  Acuerdo 042 de lo 2002 “ ivos P or el Por cual alstió se esta es tabl blec entida los lo s scr crititer erio ios s aspa para la orga or gani niza zaci ción ón de los s ar arch chiv os de cu gest ge ión n en las la secen enti en dade des públ pú blic icas yra la las s  privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único

 

Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de  Archivos 594 de 2000. 2000.  Acuerdo 039 de 2002 “Po Porr el cu cual al se re regu gula la el pr proc oced edim imie ient nto o pa para ra la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000. Normas Internas: Resolución Rectoral 0695 de 2008 “Por “ Por la cual se adopta el procedimiento para el préstamo de documentos custodiados por el Archivo Central de la Institución Educativa” Resolución Rectoral 2328 de 2007 “Por la cual se adopta el procedimiento para la organización de los archivos de gestión y se dictan otras disposiciones” Reso Re solu luci ción ón Rect Rector oral al 2123 2123 de 2002 2002 “Por Por la cu cual al se or orga gani niza za el Ár Área ea de Recepción de la Sección de Correspondencia y Archivo y se dictan otras disposiciones” Resolución Rectoral 1758 de 2001 “Por la cual se adopta la Tabla de Retención Documental y se adoptan otras disposiciones” Resolución Rectoral 1757 de 2001 “Por “Por la cual se adopta el reglamento de  Archivo y Correspondenc Correspondencia ia de la Institución Educativa de San José de Cúcuta y se dictan otras disposiciones. FUNCIÓNES ESPECÍFICAS: La Oficina decuta Correspondencia yadArchivo Institución Educativa de San José Jo sé de Cúcu Cú ta es un una a un unid idad de apoy apde oyo ola ad admi mini nist stra ratitivo vo y ac acad adém émic ico, o, enca en carg rgad ada a de re reco coge ger, r, co cons nser erva var, r, or orga gani niza zarr y se serv rvir ir la do docu cume ment ntac ació ión n colegiada y, dirigir la actuación de los diferentes archivos de la Institución, así como co mo de prop propon oner er y dire direcc ccio iona narr la polí polítitica ca de ge gest stió ión n do docu cume ment ntal al en la Instit Ins tituci ución ón y, es igu igualm almen ente te depos deposita itaria ria del Patrim Patrimoni onio o Doc Docume umenta ntall de la Institución Educativa de San José de Cúcuta, encargada de su organización, conservación y servicio de este patrimonio documental. RECURSOS CON QUE SE CUENTA: A. FÍSICOS: Infraestructura Física o Recursos Locativos: En la actualidad el Archivo Central de la Institución Educativa dispone de un espacio muy reducido para llevar a cabo una eficiente y eficaz labor en desarrollo de la política archivística. El área de trabajo está copada por el  Archivo Histórico, Archivo Central y una pequeña área de Recepción.  Actualmente se adelanta el cronograma anual de transferencias documentales y convendría disponer de un mayor espacio para adelantar de manera más eficiente nuestra labor, donde se pudiera contar con un área de trabajo para selección y depuración documental así como para la consulta por parte de nuestros usuarios. B. TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS  Equipos de cómputo: Los equipos de cómputo e impresora disponibles en la Oficina Correspondencia y Archivo son equipos heredados de otras dependencias, los cuales han cumplido una vida útil y se han adaptado a otros igualmente viejos equipos, por tanto, son demorados por no decir muy lentos en su arranque, pres presen enta tan n fa fallllas as cons consta tant ntes es que que impi impide den n ac acce cede derr a la red red y ca caus usan an trauma tra umatis tismos en nuestr nuede stro oSistemas quehac quehacer er cotidi cotdar idian ano. o. baja Se  ha sol solici icitad tado o co conce ncepto pto técnico amos la Oficina para de unos CPU, monitores y teclados que reducen el espacio de trabajo.

 

La Base de Datos de Correspondencia y Archivo de la Institución Educativa de San José de Cúcuta, se encuentra alojada en Microsoft Access, en la cual se ingresan los datos de la correspondencia que llega y se procede a distribuir a las diferentes dependencias, el documento físico. Sería Conveniente disponer  de equ equipo iposs necesa necesarios rios par para a dig digita italiz lizar ar la cor corres respon ponden dencia cia,, hac hacien iendo do una entrega más eficiente y eficaz, en cuanto al ahorro de papel y tiempo, ya que se distribuiría directamente a los correos y no estaría amarrada a la ruta de distribución del mensajero. El gobierno Nacional mediante Directiva Presidencial 02 de 2012- Cero Papel, le solic solicita ita a la lass en entitida dade dess au auto toma matitiza zars rse, e, se serr má máss rápi rápido dos, s, má máss eficientes, utilizando la tecnología, buscando al mismo tiempo reducir costos de gastos en papel, impresoras, tintas, fotocopias, tiempos del personal (tratando de encontrar un documento), descongestionando las oficinas y facilitándole al usuario hacer sus trámites desde sus casas. Al respecto se está trabajando tr abajando con el SIG para el levantamiento de algunos trámites. El tiempo perentorio para cumplir con la Directiva fue en Abril de 2013, de ahí la importancia de disponer  de equipos mínimos de cómputo e impresora, así como un escáner con lo cual la Ofic Oficin ina a po podr dría ía ir av avan anza zand ndo o inic inicia ialm lmen ente te en la di digi gita talilizzació ación n de la normatividad institucional. Frente a este propósito se ha tenido sesiones de trabajo con la profesora ANA BEATRIZ MELO (Nombre cambiado porpara seguridad), Directora de Ingeniería OLARTE de Sistemas y Coordinadora de las TIC; estudiar la posibilidad que la Institución utilizando sus propios recursos disponibles (Conocimiento de Expertos y apoyo de Estudiantes), avance en estos aspectos y se modernicen los procedimientos del proceso de Gestión Documental. Una dificultad que se ha presentado para digitalizar el Archivo Histórico es que el inventario que se recibió, aproximadamente en un 80% no se encontraba foliado; por lo que no ha sido posible su estimación en pesos para cuantificar el costo por realizar dicha labor. C. TALENTO HUMANO Y/O COLABORADORES INTERNOS: La Oficina de Archivo y Correspondencia, tiene a cargo seis funcionarios: Incluyéndome uno de ellos como Auxiliar Administrativo de apoyo al Archivo Central; Una secretaria para el área de recepción de correspondencia, Dos secretarias para Puntos de Información y Atención al Ciudadano (PIAC) Una específicamente interna y otra para toda el Área Metropolitana de San José de Cúcuta; Dos mensajeros uno para distribuir la correspondencia interna y otro para distribuir la correspondencia externa y pago de facturas de los servicios públicos, depósitos bancarios y, otras funciones inherentes al cargo. He encontrado que todos estaban muy comprometidos con su trabajo. Se registró como dificultad, la poca capacidad de decisión frente a sus funciones, por cuanto poco se les delegaba y desconocían los procedimientos cotidianos de la dependencia. Por esos días se adelantaba el cronograma de Transferencias Documentales: Uno de los principales objetivos de las transferencias Documentales es descongestionar los archivos de Gestión  y, en este orden de ideas se inició con el desarrollo de la agenda aprobada en Acta 03 de 2012, por el Comité de  Archivos, reunido el día jueves jueves 15 de noviembre noviembre del año 2012. En des desarr arroll ollo o de esta a agenda age recibi recibió ócomo transf nsfere erenci ncias doc ntales les por  ejemplo: desde los est años 1987 198nda 7 en se adelante, cotra mo fue el as casodocume delumenta Pr Programa ograma de

 

Enfermería y desde 1995 en el caso de la Oficina de Asuntos Docentes, cuyos soportes de transferencia reposan en la Oficina de Archivo. Los funcionarios personalmente manifestaban que no habían podido entregar, porque no se les había recibido dichas Transferencias por parte de la Oficina de Correspondencia y Archivo. Vale Va le la pena pena re resa salta ltarr nuev nuevam amen ente te la impo import rtan anci cia a de di disp spon oner er de un unas as locaciones más espaciosas y ventiladas para prestar un mejor servicio. Rotulación de Cajas: Las cajas que contienen el Archivo Institucional, está siendo sujeto de marcación como lo estipula la norma con su respectivo nombre de la dependencia, contenido, asunto, isla y estante; pues muchas de ellas se encontraban marcados a mano o tachadas dos o tres veces lo cual no permitía saber con claridad el contenido ni ubicación de las mismas.   En desarrollo de este trabajo de organización, se encontraron tres bolsas de papel con manuscrito de la Jefe anterior, he de aclarar que no estoy buscando culpables sino simple y llanamente por el desconocimiento de las Normas y procedimientos para llevar a un Comité de Archivo en el año 2007 el contenido :  Acuerdos Originales del Consejo Superior de los años 1981, 1982 y 1984, con deterioro 100% Biológico (atacados por comején); a la fecha de hoy año 2019, quien ejercía el cargo confirmó no haber llevado a ningún comité. La importancia de este hallazgo radica en mos, que se encontraba en elRIESGO Archivo, Central y obviamente nosotros lo desconocía desconocíamos, poniendo en ALTO al acervo documental de la institución. Foto (Deterioro de Documentos)

Acervo documental: conjunto de documentos de un archivo. Conocer el estado de las estrategias y de las prácticas enfocadas a la gestión documental, nos permiten identificar las falencias y los aciertos de los procedimientos que se ejecutan al interior de una empresa. Por ello quiero explicar los puntos que se debe tener en cuenta al momento de llevar a cabo un diagnóstico documental. 

 

Asesoramiento y supervisión archivística a las unidades administrativas académicas y de apoyo académico-administrativo de la Institución. Esta Es ta la labo borr se ha veni venido do re real aliz izan ando do,, ad adel elan anta tand ndo o vi visi sita tass a la lass di dife fere rent ntes es dependencias e ilustrando el personal sobre cómo se debe preparar el material para realizar las transferencias documentales; se ha encontrado que buena parte del personal manifiesta no haber recibido instrucciones en el tema y por  tanto, desconoce los procedimientos, no sabe acerca de la existencia del Manual de Archivo y la Tabla de Retención Documental. Frente a este aspecto hay que fortalecer con capacitación. QUE ESTÁ PENDIENTE: Tabla de Retención Documental: La Contraloría General de la República reportó en Informe de Hallazgos que la Tabla de Retención Documental estaba desactualizada; en el Acta de Entrega del Puesto de Trabajo, la jefa anterior se comprometió entregar para Nov. 15 de 2012 dicha Tabla de Valoración Documental con los ajustes normativos; para poder a aplicar desdeoelT.V.D. año 2013.  A la fecha,  A se hapor recibido la Tabla de empezar Valoración Documenta mencionada en no el Acta; tanto los compromisos de iniciar su implementación y divulgación en el año 2013, para que todo el personal la conozca y la aplique se deberán aplazar, por  cuanto primero habría que en realidad actualizarla. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: Como Com o se puede ap aprec reciar iar los retos retos que se tuvo pa para ra el 2013 y en ade adelan lante te fueron y son grandes aun, es importante que quien se desempeñe en el área de Archivo y Correspondencia, dé su máximo esfuerzo por sacar adelante esta dependencia ya ya que no debe se serr del interés de una so sola la persona, sino que nos debe interesar a todos. Es importante contar con el apoyo decidido de la alta dirección, pues no se trata solamente de la Oficina de Correspondencia y  Archivo como tal, sino de avanzar en todo el tema de Gestión Documental que abarca todas las fases del ciclo vital de los documentos y se inicia desde la producción, recepción de los mismos en todas las dependencias hasta la disposición final de la documentación producida, asegurando su conservación para la consulta al servicio de la comunidad.

 

Hay que trabajar en temas como:  Actualización T.R.D. T.R.D. y presentación de la T.V.D. Capacitación en temas de Archivística y T.R.D. Modernizar nuestros procedimientos  Avanzar en los temas temas de Anti-trámites y Gobierno en línea Mejoramiento de la Atención a nuestros usuarios (internos y externos) Mejorar nuestros recursos Físicos y Tecnológicos, entre otros.  Anexo: Fotos de las condiciones condiciones en q que ue se encontró la Oficina de Archivo y Correspondencia.

La gestión documental es el proceso de revisión, agrupación, organización y administración de documentos electrónicos y físicos, todo en pro de mejorar la eficiencia y la eficacia de la empresa en cuestión de costos y espacio.  Así pues, el implementar este tipo de sistemas, le otorgará a la empresa un gran beneficio de automatización y optimización de todo lo referente al archivo de documentos . Pero llevar a cabo esta actividad no es fácil, pues exige atención, tiempo y total capacidad de organización.

 

Así que teniendo presente las siguientes recomendaciones y/o consejos, veremos cómo la empresa ira evolucionand evolucionando: o: Revisa la utilidad de los documentos: Uno de los errores más comunes que se comenten al interior de una empresa, es la acumulación de información y de documentación que a la larga terminan siendo obsoletas. Es por esto que la revisión de los archivos y establecer prioridades de su correcto manejo, darán los pilares determinantes para una eficaz administración a lo largo del tiempo. Digitaliza lo necesario: El actualizar los formatos de la documentación lleva consigo: liberación de espacio, trato adecuado de administradores y una eficiente gestión de archivos que coadyuva a la productividad de la empresa. Centraliza el contenido: Para llevar a cabo un óptimo archivo de documentos , es necesario establecer  un espacio en donde se pueda regular el tratamiento de la información. Por tal motivo, el uso de repositorios lleva a la unificación del proceso y brinda una opción de revisión confiable de los documentos. Clasifica los Documentos: El centro del éxito de la gestión documental está en su clasificación . El mantener un orden ascendente o descendente de la información ayuda a los usuarios ahorrar tiempo búsqueda, haciendo el proceso sea más eficiente. aAdemás, permiteen unsu  entendimiento más a que fondo de la estructura organizacional organizacion al y de los procesos que se ejecutan en la empresa . Ordena los Documentos: Durante la ordenación de los documentos es importante implementar varias acciones de carácter físico con el objetivo de organizar, controlar y conservar la docume doc umenta ntació ción. n. La ordena ordenació ción n docum document ental al es una act activi ividad dad pro propia pia de la orga organi niza zaci ción ón basa basada da en el esta establ blec ecim imie ient nto o de se secu cuen enci cias as na natu tura rale les, s, cronológicas y/o alfabéticas, dentro de los grupos de documentos una vez se hayan clasificado.  El Proceso de Ordenación: La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. El Principio de Orden Original: Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite. Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a varias instancias e, incluso, recurrir a difere dif erente ntess lugare lugares. s. De tod todas as man manera eras, s, los do docum cument entos os se pro produc ducen en uno después de otro. Haz uso de los metadatos: La gestión por metadatos abre metadatos abre la puerta a la administración más allá de la información, creando espacios de estandarización de los archivos. El pape papell de lo loss me meta tada dato toss es de dete term rmin inar ar la opt optimi imizac zación ión de la ges gestió tión n l. Funcionan partir de lacon descripción de los odocumentos, su documenta contexto y usabilidad, todoa de la mano su organización categorización. Esto agiliza su búsqueda o archivo, dependiendo el caso .

 

Para mejorar la gestión documental en tu empresa UNA DE LAS TAREAS MÁS IMPORTANTES QUE EJECUTAN ENELLO UNA EMPRESA TIENE RELACION CON EL MANEJO DESE ARCHIVOS, POR LA NECESIDAD DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ES MUCHO MÁS CRECIENTE.

 

Otros puntos a tener en cuenta:     

Conocer la documentación que produce la empresa. Identificar las tipologías, series y categorías documentales. Elaborar flujo documental. valuar y estipular las condiciones físicas de los documentos. Revisar, seleccionar y eliminar la documentación según los tiempos y las normas establecidas.

Todo lo anterior permite a la empresa definir los puntos de atención y de control documental a fin de establecer estrategias óptimas de gestión y administraci administración ón de la información.

Para finalizar tener siempre presente que: La gestión documental es un trabajo conjunto y colaborativo, en el que todas y cada una de las partes que componen a la empresa deben estar al tanto de los procesos que se ejecutan en su interior, siguiendo sus normas y adaptando sus trabajos y responsabilidades a los protocolos de gestión. Por lo anterior es de importancia mantener un contacto constante con el comité o el grupo de control de gestión documental, ya que por medio de éste se puede abrir la puerta al debate y al análisis de las estrategias y las medidas a tomar en todo lo relacionado con el diagnóstico, su resultado y sus futuras soluciones y planteamientos.