324994734 Panduan File Kepegawaian (1)

BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip file kepegawai yang seragam dan standar. Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal pengangkatan serta nomor urut pegawai, Sehingga dengan demikian akan memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai. B. RUANG LINGKUP

1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai 2. Prosedur penataan file pegawai 3. Penyusunan file pegawai 4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai C. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud Petunjuk teknis tata cara cara Penyusunan file kepegawaian ini dimaksud dimaksud sebagai pedoman bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni . 2. Tujuan a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file c. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali. D. PENGERTIAN

Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan : 1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian 2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai 3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.

1

Panduan File Kepegawaian RSIA Bunda Noni Palembang

BAB II SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN A. SARANA

1. Map arsip 2. Lemari 3. Sapu 4. Kemoceng B. PEMELIHARAAN

1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip 2. Pemeliharaan

dilakukan

dengan

menyapu,

penataan file.

2

Panduan File Kepegawaian RSIA Bunda Noni Palembang

memelihara

peralatan/sarana

BAB III PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN A. BAHAN

Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi : 1. Tenaga klinis Dokter Umum 

Daftar Isi



Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran



Foto copy Ijazah Kedokteran Umum



Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir



Kurikulum Vitae



Foto copy Kartu Tanda Penduduk



Surat Tanda Registrasi



Surat Izin Praktek Dokter



Surat Penugasan Klinis (SPK)



Rincian Kewenangan Klinis (RKK)



SK Pengangkatan Karyawan



SK Kontrak



Surat Perjanjian Kontrak

2. Tenaga klinis Dokter Spesialis 

Daftar Isi



Foto copy Ijazah Spesialis



Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir



Kurikulum Vitae



Foto copy Kartu Tanda Penduduk



Surat Tanda Registrasi



Surat Izin Praktek Dokter



Surat Penugasan Klinis (SPK)



Rincian Kewenangan Klinis (RKK)



SK Pengangkatan Karyawan



SK Kontrak



Surat Perjanjian Kontrak

3. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan

3



Daftar Isi



Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners



Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir

Panduan File Kepegawaian RSIA Bunda Noni Palembang



Kurikulum Vitae



Foto copy Kartu Tanda Penduduk



Surat Tanda Registrasi



Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan



Surat Penugasan Klinis (SPK)



Rincian Kewenangan Klinis (RKK)



SK Pengangkatan Karyawan



SK Kontrak Tahunan



SK Karyawan Tetap



Surat Perjanjian Kontrak

4. Tenaga klinis Profesi Lain 

Daftar Isi



Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana



Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir



Kurikulum Vitae



Foto copy Kartu Tanda Penduduk



Surat Tanda Registrasi



Surat Izin Praktek



Surat Penugasan Klinis (SPK)



Rincian Kewenangan Klinis (RKK)



SK Pengangkatan Karyawan



SK Kontrak Tahunan



SK Karyawan Tetap



Surat Perjanjian Kontrak

5. Tanaga Non Klinis

4



Daftar Isi



Foto copy Ijazah Terakhir SMA/DIII Semua Jurusan



Kurikulum Vitae



Foto copy Kartu Tanda Penduduk



Surat Tugas



Uraian Tugas



SK Pengangkatan Karyawan



SK Kontrak Tahunan



SK Karyawan Tetap



Surat Perjanjian Kontrak

Panduan File Kepegawaian RSIA Bunda Noni Palembang

B. CARA PENATAAN FILE

Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah : 1. Pengelompokan Satuan Kerja 2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut masuk menjadi karyawan tetap Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni.

5

Panduan File Kepegawaian RSIA Bunda Noni Palembang

BAB IV PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI

A. PEMINJAMAN FILE

Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya. Ketentuan Peminjaman file : 1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya. 2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file. 3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam. 4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan. B. PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI

Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti memastikandimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.

6

Panduan File Kepegawaian RSIA Bunda Noni Palembang

BAB V PENYUSUTAN FILE

Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( in aktif) filenya disusutkan. Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi : 1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan 2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file. 3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian dimusnahkan ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga.

7

Panduan File Kepegawaian RSIA Bunda Noni Palembang

BAB VI PENUTUP

Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak Bunda Noni merupakan panduan dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file pegawai. Panduan teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.

8

Panduan File Kepegawaian RSIA Bunda Noni Palembang

Lampiran : BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini ................ tanggal .............. bulan ............. tahun ................ kami yang bertanda tangan dibawah ini, 1. .............. 2. ............... Berdasarkan surat tugas Nomor

telah memusnahkan file pegawai sebagaimana yang

tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini. Pemusnahan dilakukan dengan bekerjasama dengan unit terkait. Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada Kasubag TU & Direktur.

Mengetahui Direktur RSIA Bunda Noni

Tim Pemusnahan Hasil 1. Ketua .................................. 2.Anggota .....................................

9

Panduan File Kepegawaian RSIA Bunda Noni Palembang