30 Progetti Pratici Per Excel

In questo libro, in formato PDF, trovate una selezione dei più interessanti approfondimenti tematici dedicati ad Excel creati dagli esperti di Office Magazine. L’idea è quella di ottenere una sorta di prontuario, un manuale del foglio di calcolo da avere sempre a disposizione e di facile lettura. Testo e guide passo passo concorrono a guidarvi nella realizzazione dei progetti. Le tematiche sono differenti: dalle funzioni più utili di Excel, ai fogli di lavoro indispensabili per aziende, liberi professionisti e famiglie. Il testo è suddiviso in due macro aree logiche. La prima (Excel fai da te) è dedicata a progetti e approfondimenti verticali che affrontano i temi nella loro interezza. La seconda sezione (Excel in pratica) è pensata, invece, per guidare il lettore all’uso e alla comprensione di funzioni Excel specifiche da seguire passo passo davanti al computer. Fra gli argomenti: Libro Cespiti, Registro Antiriciclaggio, gestione di clienti/fornitori, personale e crediti verso i clienti, eliminazione degli errori dalle formule, formattazione condizionale, recupero di cartelle danneggiate e molti altri. Tutto al fine di trattare tanto progetti specifici, quanto funzioni che possano migliorare e velocizzare le attività di ogni giorno, risolvendo anche quei piccoli grattacapi che sopraggiungono (quasi sempre!) con l’utilizzo quotidiano di Excel. Nella speranza di aver fatto cosa utile, vi auguriamo una buona lettura.

La redazione

N.B. - Per facilitare la comprensione di ogni argomento trattato, i progetti sono corredati dei relativi file d’esempio che trovate nel CD-Rom allegato a Office Magazine n.116 (sezione Esempi). Se state leggendo questo libro e non siete in possesso del suddetto CD-Rom con gli esempi, chiedete alla redazione di Office Magazine ([email protected]) informazioni su come reperire i file di esempio.

Sommario Excel fai da te Analisi di sensibilità Sfrutta le potenzialità del foglio di calcolo per realizzare un’analisi di sensibilità ad hoc. In pochi passi potrai considerare tutte le variabili e valutare la reale fattibilità dei tuoi investimenti p. 4

Business Intelligence Gli ultimi investimenti in pubblicità e promozione hanno avuto esito positivo sul volume di affari? Rispondiamo a questa e ad altre domande con il Business Intelligence di Excel p. 8

Clienti Fornitori I Grazie al foglio di calcolo è possibile gestire i rapporti con fornitori e clienti molto semplicemente. E non solo. Si possono anche amministrare acquisti e vendite con pochi passaggi. Ecco come p. 12

Clienti Fornitori II Quanto dobbiamo versare all’erario? E quanto possiamo detrarre dalle tasse? Quantifichiamo velocemente questi importi, grazie ad un foglio di calcolo ad hoc p. 16

Dai un taglio alla bolletta Crea con Excel un’applicazione per il controllo della fornitura elettrica. Con i fogli di calcolo e i consigli dei nostri esperti, puoi monitorare facilmente i consumi e ridurre i costi p. 20

Protezione dei dati

Formattazione Condizionale

Quando si lavora con importanti informazioni, per evitare di andare incontro a perdite o alterazioni, è consigliabile applicare delle protezioni ad hoc. Vediamo quali p. 42

Impara a visualizzare o nascondere dati in funzione di determinati risultati, con un pizzico di fantasia è posibile associare anche effetti grafici così da rendere meno noioso il foglio di lavoro p. 66

Registro Antiriciclaggio

Funzioni di ricerca

Scopri come utilizzare i fogli di calcolo della suite Office per organizzare e gestire il tuo registro antiriciclaggio. Tutto gratuitamente ed in modo semplice e funzionale p. 44

Impariamo a utilizzare la funzione CERCA.VERT. Grazie a questo strumento potremo eseguire ricerche specifiche sui dati e copiare in automatico, in una nuova tabella, solo le informazioni desiderate p. 68

Scegliere il mutuo migliore

Grafici tridimensionali

Dal tasso fisso al variabile CAP con tetto massimo. Ecco come utilizzare i fogli di calcolo per individuare, senza timore, il contratto più adatto alle proprie esigenze p. 48

Il Wizard Microsoft per i grafici Con il nuovo add-in Microsoft per la creazione dei diagrammi non dovrai più scegliere fra le tante alternative di Excel. Sarà il programma a determinare il grafico più adatto ai tuoi dati p. 72

Excel in pratica Budget Evento Redigere un bilancio preventivo: annotare le spese da sostenere e prevedere (se possibile) gli introiti futuri. Scopri come crearlo facilmente grazie alle funzioni avanzate del foglio di calcolo p. 52

Catalogo Prodotti Scopriamo come raggruppare o separare forme, immagini e tanti altri oggetti in Excel al fine di velocizzare il lavoro ed ottenere migliori risultati da un punto di vista estetico p. 54

Fatture facili con Excel

Condividere i fogli di lavoro

Stanchi delle solite rigide applicazioni per la fatturazione? Nessun problema, ecco la soluzione: creare un’applicazione ad hoc sfruttando le potenzialità del foglio di calcolo

Ecco come gestire la condivisione dei fogli di lavoro nelle reti locali o sul Web, proteggerne il contenuto e valutare le differenti modifiche apportate da più utenti contemporaneamente p. 56

p. 24

Amministrare i crediti verso i clienti

Confrontare elenchi di dati

Realizza un’applicazione che tenga traccia dei crediti vantati verso i clienti. Potrai archiviare ciascun pagamento, inserire nuovi debitori ed emettere una ricevuta per ogni rata estinta p. 28

Impariamo a confrontare elenchi di dati con il semplice utilizzo di una funzione del foglio di calcolo. Potremo così individuare diversità e variazioni con un solo clic p. 58

Gestire il personale con le tabelle Pivot Strumenti efficaci e pratici per gestire ogni tipo di informazione. Ecco come sfruttarne tutte le potenzialità con Excel 2007 ed amministrare facilmente il personale della nostra azienda p. 32

Libro Cespiti Utilizza i fogli di calcolo per realizzare un registro dei beni ammortizzabili e generare, per ognuno di essi, il relativo piano di ammortamento in modo automatico p. 35

Matrici di portafoglio L’allocazione delle risorse attuata dal management necessita di validi supporti decisionali. Ecco come usare le matrici di portafoglio per studiare e migliorare la struttura strategica aziendale p. 38

Utilizziamo i fogli di calcolo della suite Office per andare oltre gli standard in 2D. Grazie ai grafici a bolle è possibile rappresentare una classica tabella anche in tre dimensioni p. 70

Creare un organigramma aziendale Le SmartArt sono un ottimo strumento per rappresentare i rapporti gerarchici all’interno di un’impresa. Ecco come utilizzare questi elementi per realizzare organigrammi professionali p. 60

Eliminare gli errori nelle formule Elimina per sempre gli errori nelle formule con i comandi del gruppo Verifica formule. Seguendo alcune accortezze eviterai spiacevoli inconvenienti e potrai creare fogli di calcolo perfetti

Scopri come inserire nei tuoi progetti i dati e le informazioni provenienti da Internet. Con una specifica funzionalità del foglio di calcolo potrai aggiornare e tenere sotto controllo ogni elemento

p. 74

Le tabelle dati Valuta gli effetti di qualsiasi operazione finanziaria e le possibili alternative. Con le Tabelle dati potrai creare delle analisi condizionali su misura per i tuoi progetti e visualizzarne in anticipo i risultati p. 76

Lo strumento Risolutore Scopriamo come utilizzare il Risolutore, uno degli strumenti di analisi e simulazione presenti nel foglio di calcolo, per trovare automaticamente la soluzione migliore ai nostri problemi p. 78

Recuperare cartelle danneggiate Dalla modalità di recupero dati alle soluzioni manuali per ripristinare i fogli di calcolo corrotti. I nostri esperti ti spiegano i trucchi per arginare ogni inconveniente con le cartelle di lavoro p. 80

Riferimenti di cella Tra gli argomenti “difficili” da capire, rientrano sicuramente i Riferimenti di cella: scopriamo a cosa servono ed impariamo ad utilizzarli a dovere nei fogli di calcolo

p. 82

Scenari di Excel

p. 62

Estrarre figure, immagini e grafici da Excel Scopri come estrarre velocemente foto, figure e grafici da un foglio di calcolo ed averne immediatamente una copia disponibile da inserire in altri documenti Office

Importare dati dal Web

p. 64

Grazie agli strumenti di Excel è possibile calcolare in anticipo il modo in cui evolverà una situazione finanziaria. Ecco come eseguire un’analisi che prenda in considerazione ogni alternativa p. 84

Office fai da te

Excel, il consulente per i tuoi affari Sfrutta le potenzialità del foglio di calcolo per realizzare un’analisi di sensibilità ad hoc. In pochi passi potrai considerare tutte le variabili e valutare la reale fattibilità dei tuoi investimenti

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uando ci si appresta a fare la stima costi/benefici di un ipotetico investimento, al fine di valutarne l’effettiva fa ttibilità e l’impatto che questo ha sulla struttura societaria promotrice, è necessario porre particolare attenzione a tutte quelle variabili, particolarmente sensibili, che al loro variare possono generare sostanziali modificazioni degli indicatori sintetici di risultato. Le variabili che vanno a comporre gli scenari futuri di un’iniziativa sono di solito elevate e caratterizzate da incertezza. Questo rende indispensabile il compimento di un primo ed importantissimo passo verso la comprensione dei costi e dei

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benefici, che tale iniziativa comporterà: la scelta delle variabili critiche. Esse variano da caso a caso e vanno scelte con accuratezza. Un criterio generale suggerisce di considerare le variabili che generano una variazione dell’1%, per una corrispondente medesima variazione (1%) del Tasso Interno di Rendimento (TIR) o una variazione del 5% del Valore Attuale Netto (VAN).

Gli indicatori economici Poniamo il caso di aver realizzato con Excel un Business Plan (BP) relativo ad una particolare iniziativa. E che a questo punto si desideri realizzare un’analisi di sensibilità sulle variabili critiche. Per prima cosa dovremo dotare il nostro BP degli indicatori TIR e VAN, necessari per valutare la bontà del nuovo investimento (e importante campanello d’allarme per l’individuazione delle variabili sensibili). Il TIR rappresenta, in

Nel CD / Esempi Analisi di sensibilità.xlsm parole povere, la resa di un investimento. In genere un progetto va perseguito se genera un Tasso di Rendimento minimo, definito Hurdle Rate, che può essere legato al costo del capitale o semplicemente ad una valutazione a priori dell’investitore. Il Valore Attuale Netto, invece, definisce il valore attualizzato di una serie di flussi di cassa, in base al tasso di rendimento (Tasso Annuo Nominale), che rappresenta a sua volta il costo derivante dal mancato utilizzo alternativo delle risorse economiche dedicate al progetto. Excel offre due formule che consentono il calcolo degli indicatori economici TIR e VAN. Per il TIR, la formula da digitare è =TIR.COST(“Celle flussi di cassa”). Come flusso di cassa si considerano tutte le differenze fra entrate ed uscite in un determinato arco temporale del progetto.

Analisi di sensibilità

Predisporre il Business Plan I dati dell’investimento

Costi e ricavi

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La prima cosa da fare è quella di approntare un piccolo Business Plan che evidenzi costi e ricavi. Inseriamo una piccola matrice all’interno della quale aggiungeremo i dati relativi all’investimento. È importante distinguere quale quota del costo totale rimane a carico dell’investitore (Equity) e quale viene finanziata.

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Entrate ed utili

Il calcolo del TIR

Ed ora il VAN

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er affrontare il problema con una maggiore tangibilità, cercheremo di calarci in un esempio pratico. Poniamo il caso di avere una piccola azienda volta alla produzione di gadget e che si presenti l’opportunità di inserire in catalogo un nuovo prodotto. Dalle relative indagini di mercato, questo risulta essere molto richiesto e, per aggiungerlo al nostro listino, si riscontrano due necessità: investire in una nuova macchina ed assumere un’unità specializzata per la sua gestione. Senza complicarci la vita in calcoli finanziari complessi, buttiamo giù un quadro economico della situazione, considerando costi e ricavi connessi alla nuova iniziativa. Successivamente applichiamo al flusso di cassa le formule di TIR e VAN, che rappresenteranno i nostri indicatori economici di valutazione.

Creiamo in un secondo foglio una tabella che contenga tante colonne quanti sono gli anni su cui vogliamo fare l’analisi, aggiungendo l’anno 0. Inseriamo nelle righe costi e ricavi, richiamandoli dal foglio di inserimento dati creato. Ottenuto l’utile aggiungiamo l’esborso negativo dell’investitore (equity) all’anno 0.

Dal problema alla soluzione Completato il Business Plan dell’iniziativa con gli indicatori economici TIR e VAN, dobbiamo individuare tutte le variabili utilizzate per il calcolo degli output e degli input. Ovviamente sarà necessario restringere il campo di scelta su quelle più significative. Ad esempio, nel caso in cui l’investimento preveda il consumo di un combustibile, una variabile significativa sarà sicuramente legata al suo costo di acquisto. Raggruppiamo quindi le nostre scelte in categorie omogenee. Immediatamente dopo la loro individuazione, occorrerà accer-

A questo punto, nella cella A16, appena sotto il flusso di cassa, inseriamo la formula per calcolare il Tasso Interno di Rendimento. Il codice da digitare è il seguente: =TIR.COST(B15). Proseguiamo con la cella A17 inserendo =TIR. COST(B15:C15) e così via. All’anno 15 avremo la formula =TIR.COST(B15:Q15).

tare che si tratti di sole variabili indipendenti e andranno escluse di conseguenza tutte le quelle dipendenti. Di solito queste ultime sono inserite in input dall’utente e non subiscono variazioni nel calcolo. A questo punto dell’analisi di sensibilità è necessario fare perno sulle macro di Excel. Infatti, individuate le variabili dipendenti, dovremmo modificare manualmente volta per volta il loro valore, andando a registrare il rispettivo impatto sugli indici economici. Il tutto appurando qualitativamente e quantitativamente le variabili sensibili che possono generare criticità. Grazie invece all’aiuto di una macro, possiamo far variare

Approntiamo le altre tabelle di inserimento dati ed elaborazione relativamente a tutti i Costi Variabili (Cv) e i Costi Fissi (Cf). Inseriamo una tabella per inserire i ricavi ed una per i dati generici (come la tassazione). Per la rata del finanziamento usiamo la formula =-RATA(tasso interesse;anni;capitale.

Sotto la riga del TIR inseriremo il Valore Attuale Netto. Il funzionamento è simile alla formula del TIR, dovremo solo aggiungere il tasso di attualizzazione sempre uguale. Nella cella A16 digiteremo =VAN(tasso di attualizzazione;B15). All’anno 15 avremo =VAN(tasso di attualizzazione;B15:Q15).

automaticamente, all’interno di un range prescelto di valori, una o due variabili sensibili e gene-

rare così una matrice che riporti il valore di VAN e TIR per tutte le combinazioni possibili. Si potrà

Un file ad hoc per le macro Se, come nel caso esaminato in questo articolo, ci stiamo apprestando ad inserire delle macro in Visual Basic nel nostro foglio di calcolo, con la versione 2007 della suite di Office dovremo salvare il file in formato .XLSM. Si tratta di un nuovo formato, inserito nell’ultima release, che consente l’attivazione delle macro nel documento. L’icona sarà contraddistinta da un punto esclamativo. Questa estensione, come quelle simili degli altri software di Office, si basano sullo standard XML per il salvataggio dei dati. Le prime tre lettere individuano Excel XLS mentre M significa: “con attivazione macro”. Grazie a questo nuovo standard Excel riesce a creare file più compatti (fino al 75%), garantendo maggiore riservatezza, facilitando il recupero delle informazioni e molto altro ancora.

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Office fai da te

L’analisi di sensibilità efinita la prima parte, possiamo finalmente entrare nel vivo del nostro progetto: l’analisi di sensibilità. Con la compilazione di un piccolo business plan, abbiamo a disposizione le variabili del problema, i costi e i ricavi in particolare, e gli indici che utilizzeremo come indicatori dell’investimento (insomma una base di partenza per mettere in pratica l’analisi). Nella fattispecie useremo il TIR, e le sue variazioni, per stabilire come le variabili del problema lo influenzano. Il Tasso Interno di Rendimento rappresenta la resa di un investimento. In particolare è calcolato sulla parte di investimento sostenuta direttamente dall’investitore (equity), in quanto la restante parte verrà erogata dalla banca sottoforma di finanziamento e restituita con i ricavi di esercizio.

Una tabella su misura

Le variabili della macro

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Per prima cosa creiamo una matrice che contenga, nell’intestazione di riga, la prima variabile sensibile; e nell’intestazione di colonna, la seconda variabile. Scegliamo ad esempio il costo della materia prima ed il numero di prodotti venduti in un anno come variabili sensibili, inserendo sette valori. La matrice sarà 7x7.

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Selezioniamo la scheda Sviluppo. Se non è visibile attiviamola dalle Opzioni di Excel. Clicchiamo su Visual Basic nel menu Codice. Dal menu Inserisci selezioniamo Modulo. Qui iniziamo a scrivere l’intestazione della macro, che chiameremo Analisi e iniziamo a dichiarare le variabili come in figura.

Le variabili sensibili

Le prime intestazioni

Il cuore del progetto

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Inseriamo una tabella 3x2 sotto la precedente. Aggiungiamo numero di riga e colonna della prima e della seconda variabile sensibile, in questo caso F3, quindi 3 e 6 per la prima e C15, quindi 15 e 3. Faremo la stessa cosa per l’indice da monitorare, in questo caso il TIR all’anno 15 Q16, quindi 16 e 16.

successivamente utilizzare la formattazione condizionale per rendere leggibile, a colpo d’occhio, la matrice dei risultati.

La macro La funzione principale della macro che ci apprestiamo a realizzare in questo articolo, è quella di far variare automaticamente una o due variabili sensibili prescelte, andando a registrare in una matrice i valori degli indici economici ottenuti. Faremo in modo di poter scegliere, di volta in volta, su quale elemento intervenire. La macro utilizza due cicli For concatenati, nei quali si preve-

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Ora memorizzeremo tutti i valori necessari all’interno delle variabili dichiarate. In particolare i e j sono due variabili numeriche che serviranno come contatori dei cicli For successivi. Memorizzeremo righe e colonne di variabili e indice, salvando nelle variabili parcheggio i valori di partenza di queste ultime.

de di modificare le variabili con i valori del range prescelto, e riportare ciclo per ciclo il TIR e il VAN nella matrice predisposta. È anche necessario considerare la predisposizione di una variabile di parcheggio, nella quale verrà memorizzato il valore iniziale delle variabili. Questo verrà poi reinserito per riportare il foglio di calcolo alla situazione iniziale. Per l’attivazione della macro useremo un pulsante, mentre impiegheremo la formattazione condizionale per tutta la matrice; stabilendo i valori soglia e i colori che le celle dovranno assumere. In questo modo potremo delinea-

A questo punto passiamo ad analizzare il cuore della macro. Questo sarà composto da due cicli For, che scansionano la matrice creata inserendo i valori dell’indice( ottenuti sostituendo di volta in volta i diversi valori delle variabili sensibili). Al termine ricopiamo i valori delle variabili parcheggio al loro posto.

re le aree di convenienza, o di non convenienza, dell’iniziativa. In particolare predisporremo una matrice 2x3, all’interno

della quale andremo a digitare riga e colonna delle due variabili da modificare; nonché la riga e la colonna della cella che

Le sigle che contano Equity: indica il capitale di rischio che il promotore investe in un’iniziativa. La restante parte necessaria viene erogata dall’istituto di credito sotto forma di finanziamento. Di solito la percentuale di Equity viene stabilita con la banca, in base alla bontà dell’investimento e all’affidabilità dell’investitore. EBIT: Earnings Before Interests and Taxes, acronimo inglese che si traduce in Risultato ante oneri finanziari e definito anche come Reddito operativo aziendale. What If: si tratta di un’analisi finalizzata alla determinazione di diversi risultati finali, derivati da altrettante differenti ipotesi di partenza. L’analisi di sensibilità è basata su questo tipo di esame.

Analisi di sensibilità

Un pulsante per elaborare i dati Il bottone

La chiamata

Formattazione condizionale

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Dal menu Illustrazioni, della scheda Inserisci, clicchiamo su Forme e disegniamo un pulsante. Selezioniamolo e scriviamo un’intestazione a piacere. Clicchiamo sulla forma creata con il tasto desto del mouse e selezioniamo Assegna macro. Scriviamo il nome della macro Inizio_Analisi e premiamo su Nuovo.

contiene l’indicatore economico da monitorare. I sei numeri interi, corrispondenti a righe e colonne, verranno memorizzati in sei variabili. Utilizzeremo poi altre due variabili contenenti rispettivamente il numero di righe e di colonne della tabella da riempire con i risultati della simulazione. Ed ancora, come già accennato, due variabili di parcheggio nelle quali memorizzare i valori iniziali.

Nella pagina di Visual Basic che appare sotto all’intestazione della macro Sub Inizio_Analisi (), scriviamo Call Analisi. Facciamo attenzione che la macro termini con il codice End Sub. In questo modo ogni volta che verrà cliccato il pulsante, automaticamente verrà chiamata la macro creata precedentemente.

La rappresentazione grafica dell’analisi L’analisi di sensibilità si basa sul What If, ovvero sul cosa accade se. Dopo aver effettuato l’analisi su tutte le variabili sensibili, avendo cura di registrare la variazione dell’indicatore volta per volta, sorge il problema di come rappresentare al meglio graficamente il risultato. Nella compilazione dell’Information Memorandum, che riporta le

Andiamo alla scheda Home, selezioniamo con il mouse la tabella della simulazione e clicchiamo su Formattazione condizionale/Gestisci regole. Premiamo ora Nuova regola e scegliamo Set a 3 colori. Impostiamo come Numero: Minimo = 0,05, Punto centrale = 0,10 e Massimo = 0,15. Clicchiamo poi due volte su Ok.

conclusioni finali di un’analisi di fattibilità dell’investimento, è buona norma inserire grafici e tabelle che rendano di immediata comprensione i risultati ottenuti. Essi vengono di solito presentati mediante grafici a ragnatela (spider plot) o grafici a barre (tornado diagram). Questi ultimi illustrano quanto varia complessivamente l’indice di valutazione, al variare di ciascuna variabile sensibile considerata

tra i due valori estremi. Di solito si posizionano le barre in ordine discendente, inserendo per prime le variabili che maggiormente influiscono sull’indice considerato. La presentazione della tabella con la formattazione condizionale ed il grafico a barre consentono, in un unico colpo d’occhio, l’individuazione di come le variabili sensibili scelte influiscono, al loro variare, sull’investimento che ci si appresta ad eseguire.

L’investimento in un grafico L’incidenza delle variabili

Un grafico per i dati

I pulsanti di navigazione

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Creiamo una piccola tabella ed inseriamo, nella prima cella, la formula =(J3-I3)/I3 per la variabile Numero di pezzi venduti e nella cella affianco =J7-I7. Come si vede si ha una variazione del 14,68%, a fronte di una variazione del 10%. La variabile è sicuramente molto sensibile. Stessa cosa per l’altra.

I dati da considerare sono quelli che si discostano dal valore centrale. Nel caso in cui il calcolo del TIR sia troppo basso, e dia quindi errore, consideriamo come valore minimo zero. Nel nostro caso abbiamo considerato solo le variazioni positive. Selezioniamo la tabella creata e grafichiamola con un istogramma.

Inseriamo all’interno dei fogli creati delle figure a piacere, tante quante sono i fogli di lavoro meno quello attivo. Selezioniamo ad una ad una le forme e, con il tasto destro del mouse, premiamo Collegamento ipertestuale. Segliamo poi Inserisci nel documento e selezioniamo il foglio di destinazione. Clic su Ok.

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Office fai da te

Il business si fa intelligente Gli ultimi investimenti in pubblicità e promozione hanno avuto esito positivo sul volume di affari? Rispondiamo a questa e ad altre domande con il Business Intelligence di Excel

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d ogni azione del corpo A sul corpo B, corrisponde una reazione uguale e contraria del corpo B sul corpo A. Recita pressappoco così l’assioma fondamentale della meccanica, applicabile a tutte le forze riscontrate in natura, conosciuto come terza legge di Newton. Senza scomodare il battito d’ali generatore di uragani della teoria del caos o i principi fisici, risulta evidente come un’azione compiuta in un qualsiasi campo delle attività umane, generi delle conseguenze più o meno prevedibili e/o auspicabili. Nel Business, inteso come attività economica che si svolge al fine di produrre profitto, possiamo immaginare semplificando, che il corpo A sia rappresentato dalle aziende mentre il corpo B, che riceve e risponde agli stimoli da esse prodotti, costituisce il mercato. Non risulta difficile immaginare che le azioni compiute dalle aziende sul mercato siano finalizzate al conseguimento del profitto, ma come stabilire, ad esempio, se e quanto lo sforzo profuso nel brand management di un particolare prodotto ha esito positivo sul volume di affari? Un valido strumento, che può dare una risposta a questa domanda, è costituito dal Business Intelligence.

Che cosa è il BI? Il concetto di Business Intelligence (BI) venne coniato nel 1958 da Hans Peter Luhn, ricercatore tedesco della IBM. Adoperato

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spesso a sproposito per indicare la semplice reportistica aziendale, il termine BI si riferisce a un insieme di procedure, tecnologie e processi atti a raccogliere, integrare e analizzare informazioni strategiche di business. L’obiettivo principe del BI consiste, mediante l’utilizzo di soluzioni software, di carpire all’interno della mole di dati prodotti dal business aziendale, i fattori chiave che consentono conseguentemente di prendere decisioni strategiche. In pratica si tratta di un valido strumento che offre supporto alle decisioni operative e strategiche di un’azienda. L’implementazione di un sistema di Business Intelligence pone tre fondamentali problemi da risolvere: dove raccogliere le informazioni necessarie, come raccoglierle e infine come elaborarle. Rispondere alla prima delle tre domande è abbastanza semplice, le informazioni possono provenire da una qualsiasi sorgente dati presenti in azienda. In genere database dei software gestionali, Internet, web services o ancora i log dei server sono ottime fonti di dati. Inizia ad essere più complesso rispondere alla seconda domanda in quanto si tratta di una mole di dati rilevante spesso basati su formati e tecnologie eterogenee fra loro, ad esempio file XML, database relazionali o file di testo. A risolvere questo problema ci pensa il processo ETL (Extraction, Transformation, Loading). Si tratta di mettere a punto una procedura

automatizzata in grado di estrarre i dati dalle sorgenti, rielaborare e scremare gli stessi da eventuali informazioni poco interessanti e infine caricare il flusso all’interno di un nuovo database, il database analitico.

L’analisi dei dati Effettivamente manca una risposta alla terza domanda: “Come analizzare i dati del database ana-

NEL CD Business Intelligence.xlsx Vendite.accdb litico?”. Per fare ciò dobbiamo introdurre lo strumento dell’analisi OLAP. L’analisi OLAP, acronimo di On Line Analytical Processing, designa un insieme di tecniche software per effettuare l’analisi interattiva di una grande mole di

Schematizzazione semplificata di una piattaforma di Business Intelligence

Business Intelligence

Microstrategy Reporting Suite gratuito La storica software house, leader nella produzione di applicazioni per la Business Intelligence, ha reso gratuita la sua Suite di reporting con licenze perpetue, valide fino a 100 utenti. Ottima notizia per tutte le aziende che in un momento critico per l’economia globale possono contare su software come questo per realizzare notevoli risparmi sulle licenze. Il software consente, fra le tante funzioni, di visionare i report in pdf o di esportare i risultati in un file di Microsoft Excel. Inoltre viene garantito il supporto on line e la risoluzione dei problemi mediante la comoda On Line Community. Microstrategy Reporting Suite può essere scaricato alla pagina www.microstrategy.com/freereportingsoftware.

La rappresentazione di un cubo OLAP dati in tempi ridotti seguendo modalità di elaborazione complesse. Abbiamo chiesto al dott. Paolo Mazzeo, ricercatore del CASPUR (Consorzio interuniversitario per le applicazioni di supercalcolo per università e ricerca), di spiegarci brevemente in che cosa consiste e come funziona l’analisi OLAP per la Business Intelligence: le tecnologie OLAP (On Line Analytical Processing) fanno parte degli strumenti applicativi finalizzati all’analisi dei dati gestiti all’interno del Data Warehouse. Il loro uso in contesti aziendali è finalizzato a consentire un’agevole lettura interattiva dei dati direzionali, secondo diversi schemi/modelli, anche ai manager,

“non informatici”, al fine di effettuare analisi mirate, che siano di supporto ai processi decisionali per il raggiungimento di obiettivi specifici. L’interrogazione avviene attraverso il cosidetto “ipercubo” ovvero una matrice multidimensionale i cui assi rappresentano quelle dimensioni aziendali (es. tempo, area geografica, tipo cliente, ecc.) in base alle quali andiamo a rappresentare i vari fenomeni di analisi oppure gli indicatori; in questo modo le variabili di analisi, ad esempio le vendite, vengono riassunte in base alle diverse dimensioni, e all’interno di questa struttura esse rappresentano la cella dell’ipercubo. Le diverse dimensioni possono anche

essere gerarchizzate (es. tempo = anno > trimestre > mese > giorno > ora). A prescindere dal prodotto di B.I. che si utilizza, in genere è presente una interfaccia grafica che consente l’esecuzione di differenti funzionalità quali: slice and dice per compiere analisi su porzioni specifiche dell’ipercubo e per operare su di esso da diverse prospettive; drill-down per visualizzare i dati a livelli di dettaglio diversi in modo da capire quale possa essere il fattore determinante; roll-up operazione inversa del drill-down ovvero vedo i dati dal livello di dettaglio a quello generale; detect and alert per filtrare, ordinare e classificare i dati in modo da individuare situazioni di particolare significatività; calcolo standard per effettuare operazioni banali come somma, media, varianza oppure per costruire nuove variabili o indicatori.

Il BI Open Source Un ambiente di Business Intelligence necessita del contributo di varie componenti (ETL, database analitici, reportistica, OLAP, analisi statistica ecc.). Nel mondo del software Open Source fortunatamente è possibile trovare tutte le componenti per realizzare sistemi di Business Intelligence in tutte le loro sfaccettature. Risulta tuttavia ovvia la complessità insita nell’integrazione di più applicazioni software in una soluzione personalizzata al problema, ciò fa preferire nella maggior parte dei casi una piattaforma di BI che integri di default gli strumenti necessari. Per la delicata fase ETL, ovvero l’alimentazione del database analitico, chiunque voglia evitare costose soluzioni commerciali può affidarsi all’ottimo Talend Open Studio, scaricabile dal sito

La struttura del database I

n queste pagine verranno illustrate alcune semplici funzioni che consentono l’analisi e l’interpretazione dei dati, nonché il reporting utilizzando Microsoft Excel e i database di Microsoft Access. Per prima cosa dovremo crearci un database, utilizzando Access, che contenga tabelle di dati relativi alle attività dell’azienda. Per semplicità immaginiamo una tabella all’interno della quale sono memorizzati, mediante una maschera di inserimento, i dati relativi al fatturato generato da un determinato prodotto nei 12 mesi dell’anno nelle tre aree geografiche Nord, Sud e Centro. Successivamente creiamo una seconda tabella all’interno della quale saranno registrate le spese di formazione e addestramento della forza vendite, sempre in una scansione temporale mensile.

La tabella “vendite”

La tabella “formazione”

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Creiamo un nuovo database vuoto di Microsoft Access e inseriamo, facciamo clic con il tasto destro sull’intestazione della colonna e selezioniamo Rinomina colonna. Inseriamo i 12 mesi dell’anno nella prima colonna e successivamente le tre colonne riportanti il fatturato mensile per area geografica. Salviamo la tabella.

PSelezioniamo Tabella nel gruppo Tabelle della scheda Crea. A questo punto possiamo riempire la tabella inserendo i mesi dell’anno e per area geografica, ad esempio, gli investimenti in formazione e addestramento del gruppo vendite che si occupa dello specifico prodotto. Al termine salviamo la tabella e il database.

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Office fai da te

Da Access ad Excel l nostro database Access 2007 sarà la data warehouse dalla quale estrapoleremo le informazioni desiderate. Per rappresentare ed analizzare i dati contenuti nel database useremo Microsoft Excel 2007 e le Tabelle Pivot. Una Tabella Pivot è uno strumento analitico e di reporting necessario alla creazione di tabelle riassuntive. Uno dei fini principali di queste tabelle è l’organizzazione di dati complessi tramite una scelta opportuna dei campi e degli elementi che devono comporla. Le tabelle pivot vengono usate principalmente per raccogliere dati in modo strutturato al fine di evidenziare le relazioni tra gruppi diversi. Si rendono particolarmente utili se si presenta la necessità di esaminare diverse categorie di dati in configurazioni diverse. Anche per questo sono apprezzate soprattutto nel caso in cui sia necessario elaborare tabelle di elevate dimensioni.

La tabella “vendite”

Impostiamo la tabella Pivot

Apriamo un foglio Excel e rinominiamo il Foglio1. Selezioniamo dal menu la scheda Inserisci e facciamo clic su Tabella Pivot nel gruppo Tabelle. Nella finestra spuntiamo Selezione connessione e scegliamo Seleziona connessione. Mediante Sfoglia selezioniamo il database Access. Clic su Apri e Ok.

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La riga dei valori

Aggiorniamo la tabella

Grafico Pivot

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Come già detto l’ultima riga contiene di default la somma dei dati in colonna. Per modificare la formula facciamo clic nella finestra di dialogo laterale nel riquadro Valori, selezionano Somma di nomecampo. Dal menu a tendina scegliamo Impostazioni campo valore. Spuntiamo la formula e confermiamo con Ok.

www.talend.com. Per quanto riguarda il DB Analitico, periodicamente aggiornato nella fase di ETL, vengono utilizzati di solito comuni database relazionali. Se non si hanno particolari pretese la scelta può ricadere su MySQL, www.mysql.it. Il cuore della BI è costituito dall’analisi OLAP che nella forma più semplice viene definita ROLAP (Relational OLAP) che consente di utilizzare i comuni database relazionali. La soluzione Open Source più diffusa è Mondrian, motore OLAP sviluppato in linguaggio Java implementato in quasi tutte le piattaforme di BI Open Source. Mondrian non ha un’interfaccia

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Per visualizzare l’elenco campi nella finestra laterale selezioniamo Elenco campi nel gruppo Mostra/Nascondi nella scheda Opzioni del menu Strumenti tabella pivot che appare quando viene scelta la tabella. Per aggiornare la tabella facciamo clic su Aggiorna nel gruppo Dati della scheda Opzioni.

utente che solitamente è fornita da Jpivot, http://jpivot.sourceforge.net, che consente la navigazione dei cubi OLAP. Per la reportistica si può utilizzare JasperReports, http://jasperforge.org, libreria Java molto diffusa che consente mediante l’utilizzo di iReport la creazione di report in modo intuitivo. È necessario distinguere i report creati da un’interrogazione del database con i Cruscotti che di solito sono pagine sintetiche e interattive che illustrano i risultati graficamente. Citiamo a tal proposito la libreria grafica Java JFreeChart con cui è possibile realizzare decine di grafici differenti.

Nella finestra laterale Elenco campi tabella pivot spuntiamo i campi del database che desideriamo inserire nel report. Appariranno ad ogni spunta le colonne selezionate. Automaticamente sono riconosciute le etichette di riga e colonna. L’ultima riga di default mostrerà la somma dei valori per colonna modificabili.

Per creare un grafico di report che riporti i dati del database riassunto nella tabella pivot facciamo clic all’interno del gruppo Strumenti, sul pulsante Grafico Pivot. Il pulsante è contenuto nella scheda Opzioni. Selezioniamo la tipologia di grafico e infine selezioniamo Ok per creare il grafico.

Piattaforme pronte all’uso L’approccio migliore alla Business Intelligence per le PMI, pur restando nell’ottica Open Source, consiste nell’utilizzare una piattaforma pronta all’uso. Fra le tante esistenti citiamo SpagoBI, una piattaforma Open Source made in Italy totalmente gratuita. Le funzionalità di SpagoBI coprono tutte le esigenze di reporting, analisi OLAP, analisi geografica, alerts, cruscotti e Data Mining. I documenti vengono sviluppati utilizzando i vari strumenti che compongono la piattaforma e successivamente integrati sempre all’interno di SpagoBI. La fase ETL può essere realizzata con un

software a libera scelta dell’utente, anche se SpagoBI consiglia e supporta l’utilizzo del già citato Talend Open Studio. SpagoBI può essere scaricato al sito http://spagobi.eng.it. Citiamo anche l’ottima Pentaho, una delle piattaforme più conosciute per la Business Intelligence, scaricabile in versione Trial dal sito www.pentaho.com.

L’approccio di Big M al BI Secondo la società di ricerca in ambito IT Gartner, negli ultimi anni le aziende hanno speso più di 40 miliardi di dollari in software aziendali. Ciò comporta la

Business Intelligence

La formula “Correlazione” F

ra le formule statistiche implementate in Microsoft Excel troviamo la funzione Correlazione che consente di individuare il grado di dipendenza esistente fra due serie di dati. Per correlazione si intende una relazione tra due variabili casuali tale che a ciascun valore della prima variabile corrisponda con una certa regolarità un valore della seconda. Non si tratta necessariamente di un rapporto di causa ed effetto ma semplicemente della ten-

denza di una variabile a mutare in funzione di un’altra. Talvolta le variazioni di una variabile dipendono dalle variazioni dell’altra (relazione tra la statura dei padri e quella dei figlio ad esempio), talvolta sono comuni (relazioni tra la statura e il peso di un individuo); talvolta sono reciprocamente dipendenti (relazione tra prezzo e domanda di una merce: il prezzo influisce sulla domanda e la domanda influisce sul prezzo).

Tabella pivot “Formazione”

La Correlazione

Analizziamo i risultati

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Con lo stesso procedimento già applicato facciamo clic su Inserisci/Tabella pivot e selezioniamo i campi della tabella da inserire. A questo punto abbiamo le due serie di dati da analizzare mediante la funzione Correlazione. Analizzeremo la variazione del fatturato per area al variare degli investimenti in formazione.

costituzione di data warehouse sempre più corpose contenenti informazioni, che se ben interpretate, possono costituire un valido supporto ai processi de-

La funzione Correlazione restituisce un valore fra -1 e +1. Più il risultato sarà prossimo a +1 e più ci sarà un legame fra i dati. Selezioniamo la cella vuota al di sotto della Somma di Fatturato Centro e digitiamo la seguente formula=CORRELAZIONE(B3:B14;Formazione!B3:B14). Abbiamo così inserito le due colonne Centro.

cisionali. “Pensiamo alla BI per tutti” afferma Nic Smith, PM Senior Microsoft, “I collaboratori desiderano disporre della BI in un ambiente familiare e devono

Trasciniamo la formula nelle celle accanto per eseguire il calcolo di correlazione sui dati Nord e Sud. Per il Centro avremo come risultato 0,23. Ciò vuol dire che i risultati ottenuti non dipendono molto dagli investimenti in formazione, occorrerà dunque verificare la bontà di tali investimenti. Una correlazione maggiore si ha per i dati Sud.

essere in grado di condividere informazioni e racchiuderle in un contesto”. La softwarehouse di Redmond al fine di supportare le attività di Bu-

siness Intelligence ha aggiunto diverse funzionalità a Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Share Point 2007 e Microsoft SQL Server 2007.

La formattazione condizionale P

er favorire la presentazione dei dati, Excel dispone di una utile funzionalità recentemente potenziata. Stiamo parlando della Formattazione condizionale. Quest’ultima consente agli utenti di aggiungere effetti speciali come colori e ombreggiature, che migliorano graficamente la visualizzazione dei risultati numerici. Naturalmente come molti di voi già sapranno, la formattazione potrà essere legata direttamente ai risultati delle formule in modo da evidenziare esclusivamente alcuni risultati in base al loro valore. Oltre alla formattazione condizionale, Excel 2007 comprende anche diverse funzionalità che consentono di filtrare e ordinare i dati in tabelle pivot e grafici pivot. tali funzionalità potranno essere sfruttate proficuamente durante l’analisi di Business Intelligence.

Scegliamo il tipo

La Correlazione

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Un ottimo strumento per il reporting e per l’analisi a colpo d’occhio dei dati è costituito dalla Formattazione Condizionale di Excel 2007. Selezioniamo la tabella di dati con il mouse che si vuole formattare e dalla scheda Home facciamo clic su Formattazione Condizionale nel gruppo Stili. Scegliamo Barre di dati.

Oltre all’evidenziazione tramite barre, possiamo assegnare un colore alla cella in base al valore. Selezioniamo Scale di colori selezionando Formattazione condizionale e facciamo clic su Altre regole. Da questa finestra è possibile modificare i criteri con cui vengono colorate le celle in pochi clic personalizzando la formattazione.

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Office fai da te

Excel diventa il tuo contabile Grazie al foglio di calcolo è possibile gestire i rapporti con fornitori e clienti molto semplicemente. E non solo. Si possono anche amministrare acquisti e vendite con pochi passaggi. Ecco come In una realtà d’impresa, piccola o grande che sia, qualsiasi evento di rilevanza economica deve essere annotato e registrato. Ogni spostamento di denaro deve essere contabilizzato attraverso un metodo efficace e secondo criteri specifici che ne permettano una rapida elaborazione. E a dover essere annotate non sono solo le finalità relative agli spostamenti di denaro, ma anche le specifiche dei soggetti economici, clienti e fornitori, ai quali le transazioni si riferiscono. Nella pratica con-

tabile, esistono due metodi principali di gestione: la contabilità generale e quella industriale. Quest’ultima registra solo fatti di gestione interna, e riguarda i processi di trasformazione delle materie prime in prodotti finiti o in erogazione di servizi. La prima, invece, riguarda i rapporti tra l’azienda e il mondo esterno, quindi con i fornitori per l’acquisto di materie prime e con i clienti per la vendita di prodotti e servizi. La contabilità generale è l’oggetto di questo approfondimento, essendo più generica e

comune a tutte le aziende. Infatti, al di là del puro sistema contabile che è disciplinato da precise norme, in ogni azienda c’è sempre la necessità di amministrare i rapporti tra clienti e fornitori. Di creare un registro personale con il quale amministrare i rapporti tra chi viene a contatto con l’impresa. Ecco perché abbiamo deciso di dar vita ad un’applicazione Excel che permetta di gestire con semplicità questi contatti. Un’applicazione da affiancare al nostro software gestionale dedicato alla pura contabilità generale.

ESEMPI ClientiEFornitori.xlsm

L’informatica Prima di descrivere la struttura del nostro progetto, è necessaria una precisazione. La contabilità generale, definita anche ordinaria, è tenuta con il metodo della partita doppia e secondo precise norme del Codice Civile. Sia le grandi imprese che le più piccole hanno l’obbligo di produrre determinati documenti contabili e di registrarli in base a precisi criteri. E per una sana,

Elenco clienti e copertina Tabella client

Casella combinata

Copertina

Aprire un nuovo documento di Microsoft Excel. Rinominare il Foglio1 in ElencoGeneraleClienti, quindi inserire una tabella contenente l’anagrafica di tutti i clienti di cui occorre tenere la contabilità. Tale foglio rappresenta, sostanzialmente, il database di riferimento dal quale si sviluppa l’intero documento.

Le caselle combinate sono un oggetto che racchiude in un elenco a discesa il contenuto di un intervallo di celle. Per usarle attivare la scheda Sviluppo: cliccare sul bottone Microsoft Office, poi su Opzioni di Excel. In Impostazioni generali selezionare Mostra scheda Sviluppo sulla barra multifunzione.

In un nuovo foglio, da usare come copertina, colorare lo sfondo e inserire una casella. Nel gruppo Controlli della scheda Sviluppo fare clic su Inserisci, quindi selezionare la casella combinata. Posizionarsi con il puntatore del mouse nella parte del foglio dove si vuole inserirla e dimensionarla a piacimento.

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Gestire clienti e fornitori con Excel (I parte)

Il foglio per il singolo cliente er ogni singolo cliente assistito, inserito nell’elenco, occorre costruire un foglio di calcolo dedicato contenente i dati ad esso relativi. In particolare occorre inserire le seguenti informazioni: la lista dei clienti, l’elenco dei fornitori, il riepilogo mensile delle fatture emesse, quelle delle fatture pagate e una tabella riepilogativa, mese per mese, delle spese e degli incassi. In tal modo si riesce ad avere tanto un tipo di informazione immediata quanto una più dettagliata. Il foglio si costruisce molto semplicemente, anche se occorre utilizzare qualche tabella, perché comunque al di là di qualche somma non occorre l’uso di particolari formule o di strumenti complessi. È una fase che richiede un po’ di pazienza, ma una volta costruito il primo foglio gli altri sono una banale copia.

Clienti

Fornitori

Rinominare un nuovo foglio di calcolo con il nome di uno dei clienti della lista, quindi colorare l’intero sfondo dello stesso. A partire dalla cella B1 costruire una tabella contenente l’anagrafica dei clienti relativi dell’assistito. Formattare la tabella usando il tasto Formatta come tabella del gruppo.

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Con lo stesso principio a partire dalla colonna I costruire la tabella dei fornitori e formattarla utilizzando nel caso uno stile differente. Per il fornitore, così come per il cliente, i campi che interessano sono ragione sociale, indirizzo, partita IVA e contatti tipo telefono o indirizzo di posta elettronica.

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Registro fatture emesse

Fatture per mese

Riepilogo totali

Costruire ora la tabella per registrare le fatture. Inserire le colonne numero, data, cliente, descrizione e importi con aliquote in percentuali diversificate. La colonna Importi operazioni fa la somma delle celle adiacenti, mentre l’aliquota è una semplice moltiplicazione tra l’importo e la percentuale specificata.

La tabella precedente va ora ricopiata nelle celle sottostanti in modo tale da averne una per ogni singolo mese. Successivamente a ciò copiare le colonne da P a Z e incollarle a partire dalla colonna AB. Nelle intestazioni di tali tabelle cambiare la dicitura Emesse con Pagate e variarne la formattazione.

Definire ora un’ultima tabella riepilogativa. Mese per mese calcolare il totale delle fatture emesse (guadagno), quello delle fatture pagate (spese) e farne la differenza. Ogni casella contiene il totale mensile calcolato nelle relative tabelle delle fatture. L’ultima colonna è, invece, la differenza tra le prime due.

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chiara e corretta tenuta della contabilità, è ad esse che si rimanda. Fortunatamente, gli uffici amministrativi delle aziende godono oggi dei vantaggi offerti dai sistemi informativi professionali, che si aggiornano in tempo reale ed effettuano i dovuti controlli di corrispondenza con le norme civili e fiscali e con i principi contabili nazionali e internazionali. E se tale supporto è ormai obbligatorio per la singola azienda, ancora più fondamentale è l’uso di un software ad hoc per chi di mestiere gestisce la contabilità degli altri, come ad esempio gli studi commerciali e i centri di elaborazione dati. Quello che i software avanzati spesso non fanno, è

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amministrare, appunto, i rapporti personali e commerciali tra clienti e fornitori, soprattutto quando le aziende sono numerose, come nei casi di studi amministrativi e contabili. L’applicazione che ci accingiamo a realizzare è perfetta per questo tipo di impiego. È ideale per affiancare un programma contabile e fornire un supporto in più per la registrazione dei movimenti contabili. Senza contare la possibilità di personalizzarla in base ai propri gusti ed alle proprie esigenze.

Il nostro progetto Il foglio di calcolo che stiamo per costruire presenta una pagina di partenza in cui l’utente ha a dispo-

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sizione un elenco di tutti i clienti assistiti. Tale elenco è rappresentato in una casella combinata o elenco a discesa. Selezionando un cliente l’evento che si “scatena” è lo spostamento in un diverso foglio di calcolo, che racchiude tutte le informazioni relative alla persona o all’azienda selezionata: l’elenco dei clienti, quello dei fornitori, il registro delle fatture emesse e quello delle fatture pagate. Ovviamente tutte queste tabelle dati, racchiuse in un solo foglio, si prestano ad una lettura non semplice alquanto farraginosa. È bene, quindi, operare in modo tale da migliorare la situazione. In pratica quando si apre il foglio relativo al singolo cliente

assistito ci si focalizza su una maschera in cui ci sono una tabella riepilogativa e dei pulsanti. La tabella racchiude il resoconto immediato, mese per mese, della differenza tra quanto pagato e quanto incassato tramite le fatture. In tal modo istantaneamente si ha un riscontro per capire se il cliente è in perdita o sta guadagnando. E già questa è un’informazione basilare. I pulsanti, invece, sono presenti allo scopo di visualizzare, o nascondere, le altre tabelle dati. Esempio: si nota che l’assistito è in perdita. Per capire il perché si clicca su un pulsante e si visualizza la tabella dati relativa alle fatture pagate. Qui è presente un ulteriore pulsante che chiude la vi-

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Office fai da te

L’utilizzo delle macro l foglio del singolo cliente, così com’è realizzato, non si presta ad una consultazione agile. Anzi appare piuttosto farraginoso. Un miglioramento sotto questo punto di vista si ottiene ricorrendo a dei pulsanti e associandogli delle macro. La situazione che si vuole raggiungere è la seguente: quando si apre il foglio deve essere centrato sulla tabella riepilogativa dei totali mensili, nascondendo tutte le altre tabelle. Da qui devono essere disponibili quattro pulsanti al cui clic si devono aprire rispettivamente la tabella dei clienti, quella dei fornitori, l’elenco delle fatture emesse e quello delle fatture pagate. In ognuna di queste si inserisce un ulteriore pulsante al cui clic si richiude la relativa tabella. In tal modo la consultazione del foglio è molto più veloce e semplice.

Le colonne

Inserire i pulsanti

La prima cosa da fare è nascondere le colonne delle tabelle dei clienti, dei fornitori, delle fatture emesse e di quelle pagate. Selezionare quindi le colonne dalla B alla G, fare clic destro e selezionare Nascondi. Operare analogamente per le colonne delle altre tabelle tranne quella dei totali mensili.

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Nel foglio resta visualizzata la sola tabella dei totali mensili. Sotto di essa inserire quattro pulsanti utili a mostrare le quattro tabelle nascoste. Per inserire un pulsante fare clic su Inserisci nel gruppo Controlli della scheda Sviluppo. Per editare il testo del pulsante basta un doppio clic su di esso.

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Registrare una macro

Altre macro

Assegnare le macro

Nella scheda Sviluppo fare clic su Registra macro nel gruppo Codice. Assegnare un nome alla stessa, ad esempio mostraElencoClienti e cliccare su OK. Selezionare le colonne A e H, fare clic destro e scegliere Scopri. Posizionarsi nella prima cella della tabella e interrompere la registrazione.

Registrare ora le macro per visualizzare le altre tabelle, selezionando di volta in volta le colonne interessate. Inoltre registrare altre quattro macro per nascondere le tabelle. Per esempio per nascondere l’elenco fornitori nella registrazione della relativa macro selezionare le colonne I:N, e nasconderle.

Per assegnare una macro ad un pulsante selezionarlo, fare clic destro, scegliere Assegna Macro e selezionare la macro. Prima di ciò inserire 4 pulsanti per la chiusura delle 4 tabelle. Esempio: sotto la tabella clienti inserire il pulsante Chiudi ElencoClienti. Quindi assegnare ad ogni pulsante la giusta macro.

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sualizzazione attuale e riporta sulla maschera principale. La situazione è identica per ogni tabella. Grazie alla realizzazione delle maschere contenenti la registrazione delle

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entrate e delle uscite, si ha anche a disposizione una sorta di prima nota, con cui verificare lo stato di liquidità e solvibilità delle singole aziende inserite.

I pulsanti di ritorno Per migliorare l’efficienza del lavoro fatto e rendere il documento ancora più agile facilitandone la lettura, è consigliabile inserire in ogni foglio del singolo cliente un ulteriore pulsante. Questi ha lo scopo di far ritornare l’utent e alla copertina qualora volesse consultare un altro cliente. A tale pulsante va quindi associata una semplice macro che svolga tale compito. Si tratta di una macro, che si può per esempio chiamare TornaHome, che deve contenere una sola istruzione: Sheets(“Copertina”).Select. L’obiettivo che si raggiunge è quello di ottenere dei fogli di calcolo perfettamente “navigabili”, quasi come delle pagine web.

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3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/ Office Magazine Dicembre 2008

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Logica illustrata Realizzare quanto prima descritto è certamente impegnativo, ma non così complesso come potrebbe apparire. Lo sviluppo pratico è conseguenza della logica illustrata. Per cui dapprima si realizza il foglio che funge da copertina per l’intero documento; nel contempo in un secondo foglio si riempie la tabella contenente tutti i clienti assistiti; tale tabella è la base per la casella combinata. Successivamente si passa a implementare la struttura del foglio di calcolo del singolo cliente, contenente le quattro tabelle di elenco clienti, elenco fornitori, fatture emesse e fatture pagate. Tale struttura non contiene

formule particolari se non somme tra opportune celle. Si arriva, quindi, all’inserimento dei pulsanti per passare da una visualizzazione all’altra e l’implementazione delle relative macro.

Le macro Una macro è un insieme di comandi e funzioni memorizzata in un modulo di Microsoft Visual Basic. Il suo concetto d’uso è molto semplice: se si eseguono più volte le stesse operazioni, per esempio nascondere o visualizzare delle colonne, possiamo racchiudere la sequenza delle istruzioni in questione in un unico comando. Eseguendo quest’ultimo si ripetono automati-

Gestire clienti e fornitori con Excel (I parte)

Realizziamo gli altri fogli Replica

Copia

Per tutti i clienti

Il foglio di calcolo realizzato per il singolo cliente va replicato per ogni persona presente nell’elenco del foglio ElencoGeneraleClienti. A tale scopo fare clic destro sulla linguetta in basso del foglio di calcolo contenente i dati del cliente, RossiSanto nell’esempio, e selezionare la voce Sposta o copia.

Nella finestra che si apre selezionare il foglio da copiare quindi spuntare la casella Crea una copia e fare clic su OK. Il foglio è interamente ricopiato. Non resta ora che rinominarlo con un altro nome tra quelli nella lista. Le funzionalità quali macro o formule restano funzionanti anche nel nuovo foglio.

Utilizzando la medesima procedura ricopiare tanti fogli per quanti clienti sono presenti nell’elenco nel foglio ElencoGeneraleClienti e rinominarlo opportunamente. Alla fine si ha un foglio perfettamente funzionante per ogni singolo cliente. Rimane soltanto da poterlo selezionare automaticamente dalla copertina.

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camente le sue istruzioni costituenti. Per quanto detto, nella registrazione di una macro, le informazioni relative a ciascun passaggio sono memorizzate mentre si esegue una serie di comandi. Per eseguire la macro registrata, la si può associare ad un pulsante o a una certa combinazione di tasti. Una volta registrata una macro, è possibile visualizzarne il codice nell’editor di Visual Basic per correggere eventuali errori o modificare l’azione eseguita

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dalla macro. Tornando alla nostra applicazione, una volta implementate le macro, il più è praticamente fatto. Il passo successivo è quello di ricopiare tale foglio di calcolo tante volte per quanti sono i clienti contenuti nell’elenco dei propri assistiti. L’ultimo passaggio riguarda ancora le macro, ed in particolare l’implementazione di una macro che al cambiare del nome selezionato nella casella combinata apre un foglio di calcolo piuttosto che un altro.

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La funzione Indice La macro di selezione del cliente fa riferimento alla cella A14 (riga 14 colonna 1) del foglio ElencoGeneraleClienti. Tale cella contiene il nome del cliente selezionato. Tale nome è scritto nella cella grazie ad una proprietà della casella combinata ed alla funzione INDICE. Quando si definiscono le proprietà della casella combinata in Collegamento cella si specifica la cella dove inserire l’informazione sullo stato della casella. Nell’esempio la cella è A13, quindi se si seleziona Rossi Santo in tale cella appare 1. A questo punto in A14, tramite la funzione INDICE si recupera il nome associato all’indice in A13.

Completiamo il lavoro La casella combinata

Macro di selezione

Codice della macro

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Quando si seleziona un nome dalla casella si deve aprire il corrispondente foglio. A tale scopo registrare la macro vuota SelezionaCliente. Subito dopo fare clic su Macro nel gruppo Codice della scheda Sviluppo, scegliere SelezionaCliente e fare clic su Modifica. Si apre la finestra del codice della macro.

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Nel foglio Copertina selezionare la casella combinata; fare clic destro su di essa e scegliere Formato controllo. Nella scheda Controllo in Intervallodiinput immettere l’intervallo A2:E11 del foglio ElencoGeneraleClienti contenente la tabella di tutti i clienti. La casella contiene ora l’elenco interessato.

Il codice della macro di selezione del cliente è racchiuso nell’istruzione If Sheets(“ElencoGeneraleClienti”).Cells(14, 1).Value = “Rossi Santo” Then Sheets(“RossiSanto”). Select End If che significa se il cliente selezionato è Rossi allora mostra la sua pagina. Tale codice va ripetuto per ogni cliente.

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Office fai da te

IVA, teniamola sotto controllo Quanto dobbiamo versare all’erario? E quanto possiamo detrarre dalle tasse? Quantifichiamo velocemente questi importi, grazie ad un foglio di calcolo ad hoc Nell’appuntamento del mese scorso abbiamo visto come realizzare una cartella Excel per mantenere la contabilità di più clienti. Fogli di calcolo che sostanzialmente sono utili a registrare tutte le movimentazioni delle fatture, tanto in entrata quanto in uscita. Tale movimentazione comporta che in un determinato periodo l’azienda si ritrova con dei soldi da versare allo stato dovuti alle fatture emesse e con dei soldi da detrarre dalle tasse e dovuti alle fatture pagate. L’obiettivo allora è quantificare i

suddetti ammontare e capire mese per mese se l’azienda ha più soldi da pagare rispetto a quelli da detrarre o viceversa. Integrando tale funzionalità nel foglio di calcolo realizzato nel precedente appuntamento si ottiene una cartella abbastanza completa che aiuta a mantenere una prima contabilità di più clienti in modo efficiente, permettendo all’utilizzatore di accedere velocemente a informazioni basilari quali, appunto, la situazione dell’IVA. Prima di capire come fare è opportuno, però, fare una breve panoramica sull’IVA e

sul suo funzionamento, in modo da avere ben chiaro come operare.

Imposta sul valore aggiunto L’IVA è un’imposta generale sui consumi che tiene conto dell’incremento di valore che un bene o un servizio acquista ad ogni passaggio economico nel percorso che compie dalla produzione al consumo. Tale imposta è un costo che alla fine grava sulle spalle dei consumatori, in quanto è di fatto un componente del prezzo dei beni e dei servizi ad essa soggetti. Tuttavia nel ciclo

ESEMPI IVA.xlsm produttivo commerciale l’IVA è anticipata dai soggetti passivi di diritto dell’imposta, e cioè le imprese, le società, gli enti, gli esercenti arti e professioni. Tali soggetti hanno l’obbligo di liquidare periodicamente all’apposito ufficio l’importo dell’IVA addebitata sui propri beni o servizi, anche se ancora non l’hanno incassata. Sopportano, inoltre, anche il costo della complessa gestione amministrativa dell’imposta,

Aggiungere delle nuove colonne Inserire nuove colonne

Formato colonna

Inserimento multiplo

Aprire l’applicazione realizzata nel precedente appuntamento e posizionarsi in uno dei fogli relativi al singolo cliente. Visualizzare quindi tutte le colonne nascoste. Selezionare poi la colonna AM, fare clic destro e scegliere Inserisci. In tal modo è inserita una colonna sulla sinistra di quella selezionata.

La colonna inserita assume lo stesso formato della tabella che stava alla sua sinistra. Selezionare allora la colonna AN, fare clic su Copia formato nel gruppo Appunti della scheda Home e quindi cliccare sulla colonna AM, che adesso assume la stessa formattazione della posizione dalla quale è stata copiata.

Occorre inserire almeno dieci-dodici colonne. Si può continuare a inserire una colonna per volta come mostrato, a partire da AN per non aver più problemi di formato. Oppure si possono selezionare più colonne e procedere all’inserimento. Sono così inserite tante colonne per quante ne sono state selezionate.

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3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/ Office Magazine Gennaio 2009

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Gestire clienti e fornitori con Excel 2007 (II parte)

La liquidazione periodica soggetti passivi sono obbligati alla liquidazione periodica dell’IVA. Essa consiste nella determinazione della posizione debitoria o creditoria ai fini IVA relativamente ad un determinato periodo di tempo. La liquidazione IVA può essere mensile o trimestrale ed è calcolata come segue: IVA sulle fatture emesse meno IVA detraibile delle fatture di acquisto nel periodo di riferimento. Un segno più indica IVA a debito, un segno meno IVA a credito. Nell’esempio si considera un intervallo di tempo mensile. Inoltre si fa il calcolo dell’acconto annuale. È importante conoscere tale informazione poiché se a fine anno emerge una posizione creditoria, anziché riportarla alla liquidazione del periodo successivo, si può compensare il credito con altri tributi nel modello F24, cioè si pagano meno tasse.

La prima tabella

La funzione SE

A partire da AN2 costruire una tabella di due colonne per sei righe. Inserire come titolo la dicitura Liquidazione di più il mese di riferimento, gennaio per la prima tabella. Prevedere poi una cella per la somma dell’IVA sulle fatture emesse e una per quella sulle fatture pagate. In AO7 inserire AO4-AO5.

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Tale funzione restituisce un valore se una certa condizione è vera, un altro valore se è falsa. Per cui in AN7 inserire la formula SE(AO4>AO5;”IVA da versare”;”IVA a credito”) il cui significato è chiaro: se la somma dell’IVA relativa alla fatture emesse è maggiore di quella sulle fatture pagate si ha IVA a debito.

Le somme dell’IVA

Ricopiare la tabella

Registrare la macro

Occorre ora calcolare a quanto ammonta l’IVA relativa alle fatture emesse e quella relativa alle fatture pagate. Per esempio selezionare la cella AO4 e fare clic su Inserisci funzione nella scheda Formule. Selezionare Somma dall’elenco quindi inserire le celle contenenti l’IVA alle diverse aliquote.

Dopo aver inserito nella cella AO5 la formula che somma gli importi dell’IVA relativa alle fatture pagate non resta che selezionare l’intera tabella, copiarla e incollarla tante volte quanto basta per raggiungere le dodici mensilità. Controllare quindi le formule di somma e fornire il riferimento alle celle giuste.

Nascondere le colonne AN e AO, quindi nella scheda Sviluppo fare clic su Registra macro nel gruppo Codice, assegnare un nome alla stessa e cliccare su OK. Selezionare le colonne AM e AP, fare clic destro e scegliere Scopri. Posizionarsi nella prima cella della tabella e interrompere la registrazione.

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l’onere finanziario dell’anticipazione dell’imposta, e se si trovano a credito, l’onere finanziario ed il costo della procedura del rimborso. A quanto ammonta l’imposta sul valore aggiunto? L’aliquota ordinaria è stabilita nella misura del 20% della base imponibile. Ci sono però casi di aliquote ridotte che si applicano ad operazioni esplicitamente indicate quali, per esempio, la cessione di fabbricati a destinazione abitativa, le case di abitazione non di lusso destinate a prima casa, locazione di immobili di civile abitazione e altro. Ecco perché nella cartella della contabilità sono state previste anche delle aliquote al quattro ed al dieci per cento. Da questa bre-

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ve descrizione appare abbastanza chiaro come per ogni cliente assistito occorra tenere sempre ben presente la situazione relativa all’IVA. L’importanza di ciò risiede nel fatto che in base al periodo temporale ed ai soldi “in gioco” nello stesso intervallo può essere opportuno valutare di fare un acquisto piuttosto che non farlo o cose del genere. Poiché movimenti di questo tipo incidono in maniera anche abbastanza pesante sulle liquidità disponibili. In particolare poi, con l’avvicinarsi della fine dell’anno, è determinante capire quantificare l’IVA a debito e quella a credito che si sta maturando. In modo da poter operare, con opportune movimentazioni, ad ab-

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bassare una o innalzare l’altra. Per esempio, se ci si rende conto che si ha troppa IVA a debito si può pensare di abbassarla attraverso operazioni di sponsorizzazione e sostentamento di associazioni o enti, il cui importo è deducibile, secondo la legge, dal monte IVA.

Integrazione del foglio di calcolo Sulla scorta di quanto detto come operare allora sul foglio di calcolo per integrarlo opportunamente? L’obiettivo è quello di avere sempre una fotografia precisa della situazione relativa alle imposte sul valore aggiunto, sia per un arco di tempo mensile che nell’ottica di

un riepilogo annuale. Avendo già implementato una sorta di registro delle fatture emesse e di quelle pagate, con relative differenziazioni di aliquota, raggiungere l’obiettivo dichiarato è sostanzialmente semplice. Occorre infatti aggiungere delle tabelle all’interno delle quali con delle banali operazioni di somma si ottengono le informazioni desiderate. Sono tabelle che successivamente sono visualizzate o nascoste attraverso delle macro dedicate. Diversamente da quanto precedentemente fatto si sceglie di avviare, poi, le stesse non attraverso dei pulsanti ma tramite delle forme che rendono esteticamente migliore l’applicativo. Sono forme

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Office fai da te 

Il calcolo dell’IVA N

elle tabelle delle fatture pagate ed in quella delle fatture emesse l’IVA è calcolata moltiplicando l’importo per la relativa aliquota, al 4, 10 o 20 per cento. Si vuole generalizzare la cosa creando una funzione ad hoc, che riceve in ingresso un importo ed un’aliquota e restituisce la relativa IVA. Per creare delle funzioni personalizzate occorre usare il linguaggio Visual Basic: ovviamente per funzioni più complesse ne necessita una buona conoscenza, ma la maggior parte delle funzioni può essere creata utilizzando solo operatori aritmetici e semplici formule. La funzione creata si sostituisce, nelle celle interessate, alla banale moltiplicazione effettuata. Inoltre la funzione stessa è utilizzabile in altre cartelle Excel salvando la cartella in cui è generata come componente aggiuntivo.

Scrivere la funzione

Nuova routine

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Aprire Visual Basic cliccando su Visual Basic nel gruppo Codice della scheda Sviluppo. Usare il comando Inserisci/Modulo quindi Inserisci/Routine; nella finestra che appare a video digitare il nome da assegnare alla funzione e selezionare le opzioni Function in Tipo e Public in Area di validità.

Esportare la funzione Per rendere disponibile la funzione definita nelle altre cartelle Excel basta semplicemente trasferirla su altre cartelle: aprire l’editor Visual Basic quindi il modulo contenente la funzione e fare clic su Esporta file nel menu File; rinominare opportunamente il file, che avrà estensione .bas e salvarlo in una directory qualsiasi. Successivamente aprire una nuova cartella, aprire l’editor Visual Basic, fare clic su Importa file nel menu File e selezionare il file .bas salvato. A questo punto se si inserisce una funzione in una cella della cartella aperta, tra quelle definite dall’utente si ritrova quella appena realizzata.

Richiamare la funzione

Dichiarare le variabili all’interno delle parentesi tonde, di fianco al nome della funzione, e trascrivere la formula tra le istruzioni Public Function e End Function. Il codice da trascrivere è quello mostrato in figura. Se l’importo è un numero e non è vuoto lo si moltiplica per l’aliquota, compresa tra 0 e 100.

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Utilizzo

Nelle altre celle

Per richiamare la funzione all’interno di una cella del foglio di calcolo è sufficiente utilizzare il comando Inserisci funzione nella scheda Formule. Selezionare la categoria Definite dall’utente. Si può notare che la funzione si differenzia da quelle di Excel soltanto perché è priva della Guida in linea.

predefinite, disponibili nei disegni di Excel, quali rettangoli, cerchi e similari, e che rispetto al classico pulsante sono personalizzabili e stilisticamente più belli da vedere. Sempre per migliorare il prodotto da un punto di vista dell’”apparire” alcune celle contenenti un importo visualizzano quest’ultimo solo se lo stesso ha senso, altrimenti visualizzano un testo esplicativo. Tale risultato è ottenibile facendo ricorso alle funzioni logiche. Le funzioni in generale sono formule predefinite che eseguono calcoli utilizzando valori specifici, gli argomenti. Questi possono essere numeri, testo, valori logici come vero o falso, matrici. Quando si tratta di valori logici sono appunto dette logiche.

Funzioni definite dall’utente

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Non resta che utilizzare la funzione. Posizionarsi nella cella V4 e inserire la funzione creata. Alla richiesta dei parametri passare come importo la cella contenente lo stesso, U4 nell’esempio, e la percentuale di aliquota desiderata, 4 nel caso in questione. Cliccando su OK si ottiene il risultato cercato.

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3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/ Office Magazine Gennaio 2009

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Per rendere più generale il tutto salvare l’aliquota in una cella, nell’esempio 4 in V2, 10 in X2 e 20 in Z2 e riferirla nella formula in modo assoluto. Poi, con un po’ di pazienza, ricopiare la tabella per tutti i dodici mesi nelle celle sottostanti e ripetere tale lavoro anche per le tabelle delle fatture pagate.

Esaurita la parte operativa, che, come si può notare, ricalca con qualche lieve modifica quanto già fatto nel precedente approfondimento, l’obiettivo che ci si pone è quello di fare uno step in più che migliora la qualità della struttura applicativa. Si tratta di creare una funzione personalizzata che dati in ingresso un importo e un’aliquota restituisce in uscita l’ammontare dell’IVA. Sebbene, infatti, l’offerta di funzioni predefinite è alquanto ampia e diversificata, Excel permette di creare delle proprie funzioni.

Gestire clienti e fornitori con Excel 2007 (II parte)

Determiniamo l’acconto annuale Strutturare la tabella

Inserire le formule

Registrare le macro

Per il calcolo annuale dell’acconto IVA è necessaria un’ultima ma molto semplice tabella. Sostanzialmente servono tre celle: una che riepiloga le somme del registro delle fatture emesse, una che registra le operazioni relative alle fatture pagate e infine una che faccia la differenza tra le due quantità.

In AX5 inserire la somma delle celle IVA sulle vendite delle liquidazioni mensili. Analogamente in AX6 inserire la somma delle celle IVA sugli acquisti. Infine nell’ultima riga, le cui celle sono state unite, inserire la formula =SE(AX5-AX6$I$2);”” Costruire una tabella contenente i dati di ;A10), che darà o vuoto o il numero a fianingresso capitale, spese, anni, numero co, e ricopiarla sino a B489. In E10 inserire il di rate in un anno e tasso CAP. In I2 inserire tasso di partenza. In E11 inserire =SE(B11””;S =F5*F6. Creare un elenco da 1 a 480 nell’inE((C11+D11)2000”.

Sconti ad intervallo

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Combinando le funzioni SEE ed E è possibile effettuare calcoli particolari. Per esempio si vuole che lo sconto sia zero per una spesa fino a 2000 euro, del 5% tra 2000 e 3000, del 10% tra 3000 e 4000 e del 15% oltre 4000 usare la formula =SE(E2=2001;E2=3001;E2=. L’ultimo vincolo è rappresentato dal budget totale, che deve equivalere a € 500.000, cioè “J12=J16”. 6

Iterare la soluzione

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Se il Risolutore raggiunge il tempo massimo, o il numero fissato di iterazioni, senza trovare una soluzione, compare la finestra Soluzione di prova. Cliccando su Interrompii faremo apparire la finestra Risultato del Risolutore, mentre cliccando su Continuaa il processo riprenderà, forrnendo la soluzione successiva.

69 Giugno 2010 Office Magazine  3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/

Excel in pratica

Recupera le cartelle Excel danneggiate Dalla modalità di recupero dati alle soluzioni manuali per ripristinare i fogli di calcolo corrotti. I nostri esperti ti spiegano i trucchi per arginare ogni inconveniente con le cartelle di lavoro

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Se la cartella di lavoro non si apre, modifichiamo le impostazioni dell’opzione di calcolo. Apriamo una nuova cartella di lavoro, clicchiamo il logo di Office e poi Opzioni di Excel. Scegliamo la voce Formule e, nelle Opzioni di Calcolo, facciamo clic su Manuale e su OK. Riproviamo quindi ad aprire la cartella.

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Agiamo diversamente se l’annullamento del ricalcolo non funziona, cercando di intervenire manualmente. Facciamo clic sul pulsante logo di Microsoft Office, quindi su Apri. Nella finestra di dialogo selezionare la cartella rovinata e fare clic sulla freccia accanto ad Apri, per selezionare Apri e ripristina.

Chiudere i file SYLK

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Alla chiusura del file viene richiesto di salvare le modifiche apportate. Clicchiamo Sì nel messaggio visualizzato e nuovamente Sì in quello relativo alla non compatibilità della cartella. Adesso è possibile verificare che tutte le modifiche apportate siano state salvate, aprendo nuovamente il file.

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Office Magazine Aprile 2010 3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/

Estrarre i dati

Ripristino manuale

Il caso più semplice

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A questo punto è possibile recuperare la maggiore quantità di dati dalla cartella di lavoro deteriorata con un clic su Ripristina. In alternativa, si possono anche estrarre solo valori e formule. Quando il tentativo di ripristinare la cartella di lavoro per intero non riesce, basta cliccare su Estrai dati.

Salvare la cartella

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Per salvare tutti i fogli della cartella, facciamo clic su Tutti i file o su File SYLK nell’elenco Tipo file. Dal logo di Office selezioniamo Salva con nome. Nella casella Nome file digitiamo un nome per creare una copia senza sostituire l’originale e clic su Salva. Continuiamo salvando ogni foglio di lavoro separatamente.

Recupero dei dati grafici

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Qualora al nostro foglio di lavoro fosse collegato un grafico, possiamo provare a recuperare quantomeno i sui dati attraverso l’uso di una macro. Apriamo il foglio di calcolo con il grafico e inseriamo un nuovo foglio con nome ChartData. Apriamo l’editor Visual Basic con la combinazione [Alt]+[F11].

[Alt]+[F8] apre la finestra visualizza macro

Lavorando con il foglio di calcolo a tutti sarà capitato, almeno una volta, di incorrere nello spiacevole inconveniente di ritrovarsi con una cartella di lavoro Excel che non si vuole più aprire. Come far fronte a questo problema? In realtà esistono diversi metodi da seguire per arginare l’inconveniente. Innanzi tutto, solitamente, il programma avvia automaticamente la modalità di recupero dati, eseguendo un tentativo di ripristino e riapertura della cartella di lavoro. Tale operazione non sempre va a buon fine, per cui bisogna procedere al recupero manuale o eventualmente tentare manovre alternative. Qualora anche queste dovessero risultare vane, si può far uso di soluzioni software di terze parti (per salvare i dati della cartella danneggiata). Spesso, però, il problema è più semplice di quello

che può apparire, in quanto può verificarsi un errore del disco, o un errore di rete, che impedisce l’apertura del file. In tal caso basta spostare la cartella su un altro disco rigido, o dalla rete su un disco locale, e ripristinare il nostro lavoro. Ad ogni modo prevenire è meglio che curare, perciò è sempre utile salvare spesso la cartella ed eventualmente crearne una copia di backup (tutte le volte che si esegue il salvataggio). Inoltre si può prevedere la creazione automatica di un file di recupero a intervalli specifici, che permetta l’accesso ad una copia della cartella di lavoro qualora l’originale venisse danneggiata o eliminata involontariamente.

Qualora la cartella non dovesse aprirsi con i metodi sinora elencati, possiamo provare ad escludere gli elementi danneggiati del file, salvando la cartella in formato SYLK (Symbolic Link). Dal pulsante di Office andiamo in Salva con nome/ Altri Formati, i selezioniamo SYLK (Connessione logica) come tipo file e poi clic su Salva.

Macro_recupero.txt

Salvare il foglio

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Salvando in formato SYLK è possibile salvare solo il foglio attivo nella cartella di lavoro. Nel caso in cui la cartella contenga più fogli, il programma ci segnala che il tipo di estensione selezionata non supporta le cartelle a fogli multipli. A questo punto non resta che cliccare su OK per salvare solo il foglio attivo.

Una macro ad hoc

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Dal menu Inseriscii selezioniamo Modulo e dalla sezione Esempii del DVD apriamo il file Macro_recupero.txt. t Copiamone il testo nel modulo vuoto. Chiudiamo l’editor, selezioniamo la serie x dei dati del grafico e visualizziamo la macro con [Alt]+[F8]. ] Premiamo Esegui. i I dati recuperati saranno incollati nel foglio ChartData.

Un’alternativa al recupero dei dati è aprire la cartella danneggiata con Word (è necessario che sia installato il convertitore di Excel). È bene specificare che questo metodo non recupera fogli modulo, di dialogo, grafici, macro o grafici incorporati. Stesso dicasi per le formule. In alternativa, possiamo riprendere solo i risultati visualizzati in quel dato momento nelle celle della cartella di lavoro danneggiata. Anche WordPad consente l’apertura della cartella. Nel caso questa stentasse ad aprirsi, sarà necessario recuperare il codice Visual Basic nei moduli e nei moduli di classe, ricercando le parole Sub o Function per individuare il codice più velocemente.

Nel DVD / Esempi

Il formato SYLK

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Un aiuto da Word

Meglio prevenire

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Per prevenire la perdita di dati facciamo clic su logo di Office/Salva con nome. Nuovamente clic su Opzioni generali e selezioniamo Salvataggio. Attiviamo ora la casella Salva informazioni di salvataggio automatico ogni e specifichiamo nell’apposita casella la frequenza di salvataggio in minuti.

Cartella incompatibile

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Quando viene salvata la cartella di lavoro nel formato SYLK, a volte capita che Excel segnali la non compatibilità della cartella stessa con il formato scelto. Nel caso si presenti questa eventualità, facciamo clic su Sì nel messaggio visualizzato e, dal pulsante logo di Office, clicchiamo su Chiudi. i

Specifiche del backup

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A questo punto assicuriamoci che la casella disattiva salvataggio automatico solo per questa cartella di lavoro non sia selezionata, altrimenti il programma non effettuerà alcun salvataggio. Specifichiamo in Percorso file salvataggio automaticoo la posizione in cui sarà salvato il file di recupero e infine confermiamo con OK. K

71 Aprile 2010 Office Magazine  3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/

Excel in pratica

Non perdiamo i Riferimenti! Tra gli argomenti “difficili” da capire, rientrano sicuramente i Riferimenti di cella: scopriamo a cosa servono ed impariamo ad utilizzarli a dovere nei fogli di calcolo Creazione prospetto

In un foglio di lavoro vuoto creiamo una tabella nell’intervallo B2:J10. In C2 digitiamo l’etichetta “% aumento”. In D2:J2 inseriamo i nomi dei primi sei mesi dell’anno. In B3:B10 digitiamo nomi di prodotti informatici. Formattiamo C3:C10 con formato percentuale, inseriamo 0,02 in C3 e ricopiamolo fino a C10.

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Aggiunta nome

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Nella finestra che appare, Nuovo nome, digitiamo il nome scelto, quindi indichiamo a quale ambito vogliamo associarlo (tutta la cartella di lavoro o un foglio specifico). Possiamo aggiungere un commento (massimo 255 caratteri). In basso, in Riferito a, appare già inserito il riferimento della cella, di tipo assoluto.

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Office Magazine Aprile 2009 3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/

Aumenti di prezzo

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Formattiamo D3:I9 come Valuta. Inseriamo prezzi ipotetici in D3:D9. In E3 digitiamo =D3*(1+C3) che calcola il prezzo di gennaio aumentato del 2%. Ricopiamo la formula fino a E9. Selezioniamo l’intervallo E3:E9 e ricopiamolo in F3:F9, posizionando il mouse nella cella E9 e trascinando verso destra.

Nomi da etichette

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Un modo più rapido per denominare celle e intervalli consiste nel digitare il nome direttamente nella Casella nome e premere[Invio]. Possiamo inoltre estrarre i nomi dalle etichette di riga e colonna esistenti nell’intervallo. Per farlo, ci basta selezionare la tabella includendo le etichette (intervallo B2:I9).

Riferimenti relativi

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Notiamo che l’operazione ha generato una serie di errori palesi: gli importi risultanti infatti sono abnormi. Ciò accade perché abbiamo usato riferimenti di cella relativi. In F3 appare infatti la formula =E3*(1+D3), che moltiplica per E3 il valore di D3 anziché quello presente in C3, cioè la percentuale.

Riga o colonna

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Nel gruppo Nomi definiti (scheda Formule) facciamo clic su Crea da selezione. Appare la finestra Crea nomi da selezione. Indichiamo la posizione delle etichette nella tabella selezionando la casella Riga superiore, Colonna sinistra, contenenti le celle in cui sono presenti i nomi dei mesi e dei prodotti.

[CTRL]+[MAIUSC]+[:] inserisce l’ora corrente

Una delle prime nozioni che vengono insegnate a chi è sta iniziando ad utilizzare Excel, riguarda i riferimenti di cella a ossia il meccanismo tipico dei fogli elettronici per cui, quando si ricopia una formula a da una cella verso un’altra, cambia in automatico anche il riferimento alle celle contenute. Se per esempio, ci troviamo nella cella C4, e la formula nella cella è A4+B4, trascinando dalla cella C4 la formula sulla cella C5, ci ritroveremo con la stessa formula ma riferita a una riga sottostante (A5+B5). Questa sorta di “aggiustamento” automatico dei riferimenti, che per tale motivo vengono detti “relativi”, è molto comoda per chi lavora con celle e formule. Come vediamo nell’articolo, però, nel caso in cui si voglia mantenere fissa a una delle due celle coinvolte in una formula, bisogna ricorrere ad un diverso tipo di riferimento, detto “assoluto”. Per definirlo

basta inserire davanti alla lettera a della colonna a (per tenere fissa la colonna) o al numero di riga a (per tenere fissa la riga) il simbolo $, il cosiddetto “segno di dollaro”, che per l’appunto mantiene immutato il riferimento nella copia. Terzo tipo di riferimento è quello “misto”, in cui ad aggiustarsi è o la riga o la colonna, a seconda della posizione del “$”. Un modo per fare chiarezza e gestire meglio le formule, comunque, è assegnare nomii a celle o intervalli che si vuole rendere “assoluti”, e del resto Excel consente anche di denominare in modo automatico gli intervalli in base alle etichette di riga a o colonna in cui si trovano.

Riferimenti assoluti

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Per correggere i calcoli dobbiamo usare i riferimenti assoluti nella formula della cella E3, 3 in questo modo: =D3*(1+$C$3) 3 . Per inserire i segni di “dollaro” in C33 usiamo il tasto [F4]. ] Premiamo [Invio]. ] Ricopiamo la formula fino a E99 e l’intervallo E3:E99 nella colonna adiacente. Otteniamo così risultati corretti.

Nomi in colonna…

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Se nella cella D100 digitiamo una forrmula che calcola la somma dei valori presenti nella colonna D sottostante l’etichetta gen e selezioniamo le celle D3:D99 con il mouse, notiamo che nella cella D10, 0 dopo la funzione =SOMMA(, ( appare automaticamente il nome dell’intervallo gen, con la formula =SOMMA(gen).

Nomi sotto controllo In Excel 2007 l’aspetto e l’organizzazione della finestra per la visualizzazione dei nomi creati nella cartella di lavoro corrente sono stati ridisegnati. Per accedere alla funzionalità va fatto clic su Gestione nomi, nel gruppo Nomi definiti. La finestra consente di individuare i nomi con errori, controllarne il valore o il riferimento, visualizzare o modificare i commenti o definire l’ambito. Cliccando su Filtro è possibile filtrarne l’elenco, il che risulta utile per esempio per isolare i nomi contenenti errori. Gli altri pulsanti permettono di aggiungere nuovi nomi, modificare o eliminare quelli esistenti

ESEMPI Riferimenti.xlsx

Riferimenti misti

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Si possono anche usare i riferimenti misti, che prevedono l’uso di una colonna assoluta e una riga relativa o viceversa. Se copiamo la formula =C3*(1+$A3)) nelle righe adiacenti e nelle colonne sottostanti, il riferimento relativo alla riga 3 si adatta automaticamente, mentre quello assoluto alla colonna A no.

…ed in riga

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Otteniamo un risultato simile digitando una formula che calcoli il totale dei valori di una riga. Prima però spostiamo la colonna “% aumento” nell’intervallo A2:A9. 9 Poi clicchiamo in I3, 3 digitiamo =SOMMA, apriamo parentesi e selezioniamo C4:H4. 4 Appare il nome dell’etichetta Pc. c Chiudiamo parentesi e premiamo [Invio]. ]

Celle denominate

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Se nelle formule utilizziamo nomi di celle anziché riferimenti, possiamo riconoscerr le e gestirle più facilmente. Excel consente di dare un nome ad un intervallo di celle, una funzione, una costante o una tabella. Clicchiamo sulla cella C3, 3 per esempio, e selezioniamo la scheda Formule/Nomi definiti/Definisci nome.

Incolliamo nomi

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Possiamo usare i nomi delle celle definiti in base alle etichette in formule anche esterne alla tabella, con il comando Usa nella formula. Per esempio, con Somma ci basta digitare il segno “=”, la funzione, aprire la parentesi, clic sul nome nell’elenco Incolla nomi, chiudere parentesi e premere[Invio]. ]

73 Aprile 2009 Office Magazine  3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/

Excel in pratica

Prevedi il futuro con gli scenari Grazie agli strumenti di Excel è possibile calcolare in anticipo il modo in cui evolverà una situazione finanziaria. Ecco come eseguire un’analisi che prenda in considerazione ogni alternativa

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In un foglio vuoto denominiamo le celle B9, C9, D9 e E9 “Tasso.interesse”, “Periodo”, “Importo” e “Rata”. In B9 immettiamo il tasso in formato percentuale, in C9 il periodo (la durata del pagamento in mesi), in D9 l’importo prestato. In E9 digitiamo la formula =RATA(Tasso. interesse/12;Periodo;-Importo).

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In F9 inseriamo =Rata*Periodo-Importo, ovvero il valore “Totale.interessi”, che calcola la differenza tra rate annuali e importo iniziale. Questa, e la formula in E9, costituiranno le celle risultato; mentre B9 e C9 le celle variabili. Selezioniamo le celle variabili e clicchiamo Dati/Analisi di simulazione/Gestione scenari.

Una copia dei dati

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Se selezioniamo uno scenario e poi clicchiamo su Mostra, possiamo visualizzare i risultati modificati direttamente nelle celle variabili e nelle celle risultato. I valori reali in tal modo vengono sostituiti da quelli ipotizzati. Per evitare di distruggere i dati originali, è consigliabile salvare una copia del foglio.

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Office Magazine Luglio/Agosto 2010 3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/

Primo scenario

Impostare le celle

Definire il foglio

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Nella finestra Gestione scenari Excel ci comunica di non aver trovato scenari nel foglio corrente. Per crearne uno facciamo clic su Aggiungi. Nella finestra successiva Aggiungi scenario, in Celle variabili è visibile l’intervallo B9:C9. Questo primo scenario va denominato “Tasso basso a termine corrente”.

Recuperare gli originali

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Il vantaggio di usare il comando Mostra consiste nel poter mettere a confronto immediatamente l’ipotesi con i dati reali nella medesima posizione. Ad ogni modo le informazioni originali sono recuperabili subito dopo l’operazione. Anche dopo aver fatto clic sul pulsante Mostra, annullando la sostituzione con Annulla.

Una visione d’insieme

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Per ottenere la visione globale degli importi, si può utilizzare lo strumento Riepilogo scenari; con cui Excel produce un nuovo foglio in modo automatico. Creandone più di uno, il programma li numera in sequenza. Per avviare il Riepilogo Scenari clicchiamo sul pulsante Riepilogo nella finestra Gestione scenari.

[CTRL]+[F3] definisce un nome

Quando si è alle prese con investimenti, la richiesta di finanziamenti, o qualsivoglia operazione finanziaria, individuare la migliore tra più opzioni non è sempre facile. Avere uno strumento che ci supporti nelle decisioni, indicandoci magari i possibili scenari futuri, potrebbe certamente rendere più semplice la valutazione. Proprio per far fronte a questa esigenza, Excel mette a disposizione le “analisi di simulazione”. Queste consentono di confrontare le possibilità disponibili, valutando l’effetto delle differenti variazioni dei dati. In questo articolo ci occuperemo di uno di questi strumenti: gli scenari (detti anche gruppi di dati alternativi). Essi prevedono singolarmente fino a 32 valori variabili e si possono applicare a più fogli o cartelle di lavoro; unen-

doli poi in un unico foglio (il Riepilogo Scenari). Ogni scenario ha bisogno di una o più celle variabili (da sostituirsi poi con le alternative) e di una o più celle risultato, contenenti una formula. È possibile creare e salvare diversi gruppi di valori di un foglio di lavoro e passare a tali scenari per visualizzare i vari risultati. Di solito si parla di scenari al plurale, in quanto uno solo di essi può proporre un’unica alternativa ai dati da confrontare. Ecco perché vengono utilizzati più elementi in una singola sessione. Nell’esempio trattato useremo gli scenari per scegliere il più conveniente fra tre tipi di prestiti.

Clicchiamo Ok. k In Valori scenarioo digitiamo i valori da sostituire a quelli reali. Nella casella 1 immettiamo un tasso inferiore rispetto al precedente e, nella 2, inseriamo un numero di mesi uguale a quello corrente. Clicchiamo su Aggiungi per attivare il secondo scenario che chiameremo “Tasso corrente a lungo termine”.

Secondo scenario

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Ripetiamo una seconda volta l’operazione di inserimento, con un tasso analogo al precedente ma un numero doppio di mesi. Al termine clicchiamo su Ok. k Nella finestra di Gestione scenari è riportato l’elenco dei tre scenari creati. In basso ritroviamo il riferimento assoluto delle celle variabili e l’eventuale commento.

Celle variabili

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Si aprirà così la finestra Riepilogo Scenari, i in cui possiamo scegliere tra due differenti tipi di rapporto: Riepilogoo e Scenario rapporto di Tabella pivot. t Clicchiamo sul primo. Nella casella sottostante immettiamo le celle risultato. Sul foglio di lavoro dovremo selezionare entrambe le celle E9 ed F9.

Abbiamo accennato al fatto che, nella fase relativa alla creazione del riepilogo scenari, è possibile trasferire i gruppi di dati alternativi nella struttura di una particolare tabella pivot, detta Scenario rapporto di Tabella pivot (anziché visualizzarli nel rapporto riepilogativo 2D, come descritto nel tutorial). In tal caso, nell’area Dati della tabella pivot, il programma pone automaticamente le celle risultato; e, nell’area Riga, le celle variabili (poi “ruotabili” a piacere). È bene considerare che: più numerosi sono gli scenari confrontati, più utile risulta la possibilità di visualizzare i dati secondo prospettive sempre diverse.

Nel DVD / Esempi Scenari.xlsx

Tasso e periodo

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Se il riepilogo è pivottante…

Riepilogo completato

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Confermiamo l’inserimento con Ok. k Il nuovo foglio Riepilogo scenarii viene creato automaticamente da Excel, che lo posiziona alla sinistra del foglio corrente (contenente i dati reali). Possiamo ora confrontare i tre finanziamenti e avere il colpo d’occhio sulle differenze che intercorrono fra le alternative.

Modificare o eliminare?

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Per modificare uno o più scenari clicchiamo su Modifica. Excel aggiunge nell’area dei commenti il testo “Modificato da…..il….”” sotto al commento precedente. Con Aggiungii si possono creare altri scenari, con Eliminaa rimuoverli. Cliccando su Chiudii gli scenari non producono alcun effetto, ma non vengono cancellati.

Il report finale

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Facendo clic su Unisci, i nella finestra Gestione scenari, i possiamo inserire e combinare in un foglio di lavoro gli scenari già creati in un altro. Una volta selezionati i fogli di origine, dei quali viene indicata la presenza o meno di uno scenario, ci è possibile creare un Riepilogo Scenari con gli scenari raggruppati.

69 Luglio/Agosto 2010 Office Magazine  3URJHWWLSUDWLFLSHU(;&(/

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