3. Sop Penilaian Kinerja

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGELOLAAN SDM: PENILAIAN KINERJA

PERUSAHAAN UMUM JAMINAN KREDIT INDONESIA

(PERUM JAMKRINDO) 2011

1/10 | SOP Penilaian Kinerja

ATRIBUT PROSES BISNIS (APB) PENILAIAN PERUM JAMKRINDO KINERJA Pemilik Proses Divisi: Penanggung Jawab SDM DAN HUKUM Direktur Keuangan Pengembangan Atribut Proses Bisnis (APB) Disusun oleh:

Disetujui oleh:

Adi Pudjihananto Kepala Divisi SDM dan Hukum Tanggal : .............

Herry Sidharta Direktur Keuangan Tanggal : .............

SOP PENGELOLAAN SDM Sejarah Perubahan Dokumen No................................... Berlaku mulai tanggal.....................

Revisi dari dokumen No: Tanggal............................ Tujua Proses

1. Untuk mengetahui nilai dan kualitas kinerja karyawan secara periodik sebagai Sumber informasi 2. 3. 4.

untuk penetapan Kebijaksanaan Imbalan Jasa dan Pembinaan Pegawai Untuk menilai kesenjangan/gap kinerja antara yang aktual dengan kinerja yang diharapkan oleh perusahaan Memberikan feedback dan rekomendasi perbaikan kepada karyawan untuk terus memperbaiki kinerjanya Menampung dan menyelesaikan keluhan karyawan

Indikator Risiko Utama 1. % penilaian kinerja pegawai semesteran & tahunan yang diselesaikan tepat waktu 2. % of low performing employees 3. % of high performing employees 4. % of employee with their performance decreased compared to last apraisal 5. % of employee with their performance increased compared to last apraisal Risiko: 1. 2. 3.

4.

Kesalahan dalam menyusun dan menentukan kriteria evaluasi Bias dalam menilai kinerja karyawan Resistensi dari karyawan terhadap proses penilaian kinerja karyawan Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) semesteran hilang

Pengendalian yang Dibutuhkan: 1. Menyusun kriteria dalam evaluasi sesuai dengan best practice (termasuk memasukan unsur pengelolaan risiko) 2. Melakukan penilaian secara objektif dan transparan 3. Pejabat penilai membangun komunikasi yang kondusif dengan pegawai yang dinilai dan menyampaikan tujuan penilaian secara baik 4. Mendokumentasikan formulr PKP yang sudah final secara rapi dan disimpan ditempat yang aman Definisi dan Terminologi: 1. Penilaian kinerja adalah cara sistematis untuk mereviu dan menilai kinerja karyawan selama periode yang ditentukan dan merencanakan perbaikan di masa depan.

2/9 | SOP Penilaian Kinerja

ATRIBUT PROSES BISNIS (APB) 2.

Kuaifikasi penilaian kinerja adalah penggolongan hasil akhir penilaian kinerja. 3. Periode Penilaian Semesteran adalah penilaian Kinerja Pegawai untuk setiap 6 (enam) bulan sekali 4. Periode Penilaian Tahunan adalah Penilaian kinerja pegawai untuk akumulasi 2 (dua) penilaian semesteran pada tahun berjalan.

5.

Pegawai yang dinilai adalah seluruh pelaksana, staf dan pejabat pada yang bekerja pada perusahaan yang menjadi obyek penilaian. 6. Pejabat penilai adalah atasan langsung dari yang dinilai untuk penilaian kinerja pegawai. 7. Atasan Pejabat Penilai adalah pejabat yang secara hirarkhi memiliki jabatan 2 (dua) tingka di atas pegawai yang dinilai dan Direksi untuk Unit Kerja/Pejabat. Ketentuan dan Kebijakan Umum: 1. Sistem penilaian kinerja karyawan diadakan untuk menjamin obyektifitas dalam mempertimbangkan dan menetapkan kenaikan pangkat, golongan gaji dan tingkat gaji serta pengangkatan dalam jabatan struktural tertentu pada perusahaan. 2. Nilai Kinerja Pegawai (NKP) selama 1 (satu) semester dipergunakan sebagai pertimbangan penetapan kenaikan gaji dan atau golongan gaji. 3. Penilaian kinerja karyawan (PKP) dilakukan setiap 6 bulan sekali . a. Penilaian semester I : Periode Bulan Januari s/d Juni, Pelaksanaan penialain dilakukan pada awal bulan Juli b. Penilaian semester II: Periode bulan Juli s/d bulan Desember, Pelaksanaan penilaian dilakukan pada awal bulan Januari c. Pelaksanaan Penilaian kinerja semesteran mempergunakan Formulir PKP-1 untuk Pejabat dan Formulr PKP-2 untuk staf dan Pelaksana 4. Penilaian Kinerja Tahunan merupakan kompilasi dari Nilai Kinerja semester I ditambah Nilai Kinerja Semester II 5. Penilaian kinerja tahunan Kinerja Pegawai (PYKP) digunakan untuk a. Perhitungan pemberian penghargaan b. Penetapan Kenaikan Gaji Pegawai c. Salah satu pertimbangan untuk kebijakan pembinaan pegawai. 6. Penilaian Kinerja Pegawai dilakukan secara terbuka yaitu penilaian yang dilakukan melalui diskusi antara pegawai yang dinilai dengan pejabat penilai 7. Penilaian Kinerja pegawai bersifat rahasia (confidential) yaitu penilaian kinerja pegawai hanya boleh diketahui oleh pegawai pagawai yang dinilai dan pejabat penilai/atasan pejabat penilai. 8. Apabila pegawai yang dinilai merasa kurang puas dengan hasil penilaian kinerjanya, pegawai yang dinilai dapat memberikan pendapat pada kolom komentae pegawai di formulir penilaian kinerja pegawai dan dapat dijadikan bahan pertimbagangan atasan pejabat penilai untuk memberikan penilaian akhir yang bersifat final dan mengikat. 9. Hasil penilaian kinerja pegawai wajib dijaga kerahasiaanya dan menjadi tanggung jawab Bagian Administrasi Sumber Daya Manusia (SDM) Referensi:

1.

Keputusan Direksi Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha Nomor : 36/DIR/VII/2001 tentang Petunjuk Pelaksanaan Keputusan Direksi Nomor 3/DIR/I/2001 tanggal 15 Januari 2001 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha 2. Peraturan Direksi Perusahaan Umum (PERUM) Sarana Pengembangan Usaha Nomor: 20/Per-Dir/VI/2008 tentang Ketentuan dan Tata Cara Penilaian Kinerja Perusahaan dan Kantor Cabang dalam Rangka Pemberian Insentif kepada karyawan dan Unit Kerja Perum Sarana Pengembangan Usaha 3. Keputusan Direksi Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha No. 06/DIR/II/2004 tentang Pokok-pokok Kepegawaian Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha

3/9 | SOP Penilaian Kinerja

ATRIBUT PROSES BISNIS (APB) Dokumen Terkait: 1. SOP Pengelolaan Sumber Daya Manusia Lainnya 2. Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) I 3. Formulir Penilaian Kinerja Pejabat (PKP) II 4. Panduan Pengisian Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) I & 2 Lampiran: 1. Keputusan Direksi Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha Nomor : 36/DIR/VII/2001 tentang Petunjuk Pelaksanaan Keputusan Direksi Nomor 3/DIR/I/2001 tanggal 15 Januari 2001 tentang Penilaian Kinerja Pegawai Perusahaan Umum Sarana Pengembangan Usaha 2. Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) I 3. Formulir Penilaian Kinerja Pejabat (PKP) II

Kegiatan Utama dan RACI Kegiatan Utama

Keterlibatan Para Pihak RACI

Hari

(Who is Responsible, Accountable, Consulted, and Informed)

R :

1.

Penyampaian Form Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran

A : C : I

:

:

Pejabat Penilai Pejabat Penilai Atasan Pejabat Penilai Pegawai Yang Dinilai

R : A : C :

Pegawai yang dinilai Pegawai yang dinilai Pejabat Penilai

dan

R : A : I :

Pegawai Penilai Pegawai Penilai Pegawai yang dinilai

5. Perbaikan & Menghitung Nilai Kinerja Pegawai dalam formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semeteran

R : A :

Pejabat Penilai Pejabat Penilai

6.

penilai

R : A :

Pegawai yang dinilai Pejabat Penilai

7. Atasan pejabat penilai mereviu & menandatangani formulir penilaian kinerja final

R :

Atasan Penilai Atasan Penilai

2.

Melakukan pengisian formulir kinerja karyawan semesteran sesuai dengan ketentuan

R : A : C :

Staf Bagian Adminstrasi SDM Kepala Bagian Adminstrasi SDM Kepala Divisi SDM & Hukum Seluruh Kepala Unit Kerja

I

3.

Pegawai yang dinilai memberikan pegawai dalam formulir jika tidak puas

4.

Melakukan diskusi dengan memberikan masukan perbaikan

komentar

pegawai

Pegawai yang dinilai dan pejabat menandatangani formulir penilaian kinerja final

A :

Pejabat Pejabat

8. Pendokumentasian formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran a. Dapatkan formulir Kinerja pegawai final

4/9 | SOP Penilaian Kinerja

ATRIBUT PROSES BISNIS (APB) b.

Dokumentasikan secara rapih, mudah diambil kembali dan aman c. Sampaikan hasil Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran kepada Bagian Adminsitrasi SDM 9. Mempersiapkan data untuk Penilaian Tahunan Kinerja Pegawai (PTKP) a. Dapatkan hasil Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran per pegawai b. Lakukan perhitungan nilai rata-rata dua semester berturut-turut untuk tahun berjalan. c. Periksa apakah nilai rata-rata < dari 2,75, jika kurang maka kenaikan TG ditunda. Jika > dari 2,75 buatkan usulan kenaikan Tingkat Gaji (TG) 10. Menyusun usulan Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji Pegawai

R : A : I

:

Kepala Bagian Administrasi SDM Kepala Divisi SDM & Hukum Internal

11.

Penetapan Kenaikan Gaji Pegawai oleh Direktur Keuangan dalam bentuk Surat Keputusan (SK) Direksi

R : A : C :

Direktur Keuangan Direktur Keuangan Divisi SDM & Humum

12.

R :

Kepala Bagian Administrasi SDM Divisi SDM & Humum Direktur Utama Pegawai Atasan Pegawai

Sampaikan Surat Keputusan (SK) Direktur Keuangan mengenai Penetapan Kenaikan Gaji Pegawai kepada pegawai dan atasan pegawai

A : C : I : I :

13. Melakukan pendokumentasian terhadap seluruh berkas dalam proses penilaian kinerja dan menyusun laporan evalaluasi tahunan

R : A : C : I

:

Staf Bagian Administrasi SDM Kepala Bagian Adminsitrasi SDM Kepala Divisi SDM & Hukum Internal

5/9 | SOP Penilaian Kinerja

SUPPLIER, INPUT, PROSES, OUTPUT, CONSUMER (SIPOC) PENILAIAN PERUM JAMKRINDO KINERJA Pemilik Proses Divisi: Penanggung Jawab SDM dan Hukum Direktur Keuangan Pengembangan SIPOC Direviu oleh:

Disetujui oleh:

Adi Pudjihananto Kepala Divisi SDM dan Hukum Tanggal : .............

Victor Hutapea Direktur Keuangan Tanggal : .............

PEMASOK Bagian Adminsitrasi SDM

TAHAPAN KEGIATAN 1. Penyampaian Form Penilaian Kinerja

MASUKAN • Laporan Kerja Karyawan

SOP PENGELOLAAN SDM Sejarah Perubahan Dokumen No................................... Berlaku mulai tanggal.....................

Revisi dari dokumen No: Tanggal............................ KELUARAN • Formulir Penilaian

KUSTOMER Seluruh Kepala Unit Kerja

6/9 | SOP Penilaian Kinerja

• Laporan manajemen • Dokumen dan data pendukung Pejabat Penilai • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran

Pegawai (PKP) Semesteran 2. Melakukan pengisian formulir kinerja karyawan semesteran sesuai dengan ketentuan

Pejabat Penilai • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang sudah diisi pejabat penilai

3. Pegawai yang

Pegawai yang dinilai

4. Melakukan diskusi dengan pegawai dan memberikan masukan perbaikan

Internal

Pejabat Penilai

• Formulir

Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang sudah diisi pejabat penilai atau yang telah dikomentari oleh pegawai yang dinilai jika tidak puas • Notulen Hasil Diskusi • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang telah didiskusikan

• Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah ditandatangani Pejabat Penilai

Pejabat Penilai

• Formulir Penilaian

Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah ditandatangani Pejabat Penilai dan Pegawai yang

dinilai memberikan komentar pegawai dalam formulir jika tidak puas dengan hasil penilaian pejabat penilai

5. Pejabat Penilai melakukan perbaikan & menghitung Nilai Kinerja Pegawai dalam Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semeteran

6. Pegawai yang dinilai menandatangani formulir penilaian kinerja final

7. Atasan pejabat penilai mereviu & menandatangani formulir penilaian kinerja final

Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran

• Formulir

Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang sudah diisi pejabat penilai • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang sudah dikomentari pegawai yang dinilai • Notulen Hasil Diskusi • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang telah didiskusikan

• Formulir

Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah ditandatangani Pejabat Penilai • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah ditandatangani Pejabat Penilai dan Pegawai yang dinilai • Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah

Pegawai yang Dinilai

Pejabat Penilai

Internal

Pegawai yang Dinilai

Pejabat Penilai

Pejabat Penilai

7/9 | SOP Penilaian Kinerja

dinilai

Formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran Final yang telah ditandatangani Pejabat Penilai dan Pegawai yang dinilai serta Atasan Pejabat Penilai Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semester 1 & 2 final Dokumen/catatan pendukung lainnya Surat usulan kenaikan Tingkat Gaji (TG)

8. Pendokumentasian

Divisi SDM & Hukum

Surat usulan kenaikan Tingkat Gaji (TG)

11. Penetapan

Divisi SDM & Hukum

Surat Keputusan (SK) Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji (TG) Pegawai

Pejabat Penilai

Divisi SDM & Hukum

Divisi SDM & Hukum

Divisi SDM & Hukum

• Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semester 1 & 2 final

•

Surat Keputusan (SK) Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji (TG) Pegawai

formulir Penilaian Kinerja Pegawai Semesteran

ditandatangani Pejabat Penilai dan Pegawai yang dinilai serta Atasan Pejabat Penilai Formulir Penilaian Kinerja Pegawai (PKP) Semesteran yang terdokumentasi

Internal

9. Mempersiapkan data untuk Penilaian Tahunan Kinerja Pegawai (PTKP)

Surat usulan kenaikan Tingkat Gaji (TG)

Divisi SDM & Hukum

10. Menyusun usulan

Surat usulan kenaikan Tingkat Gaji (TG)

Direktur Keuangan

Surat Keputusan (SK) Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji (TG) Pegawai Surat Keputusan (SK) Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji (TG) Pegawai

Direktur Keuangan

laporan dokumentasi dan evalusai tahunan

Divisi SDM & Hukum

Penetapan Kenaikan Tingkat Gaji Pegawai

Kenaikan Gaji Pegawai oleh Direktur Keuangan dalam bentuk Surat Keputusan (SK) Direksi 12. Sampikan Surat Keputusan (SK) Direktur Keuangan mengenai Penetapan Kenaikan Gaji Pegawai kepada pegawai dan atasan pegawai 13. Melakukan pendokumentasian terhadap seluruh berkas dalam proses penilaian kinerja dan menyusun laporan evalaluasi tahunan

Divisi SDM & Hukum

8/9 | SOP Penilaian Kinerja

PERUM JAMKRINDO

Pengelolaan SDM

ALUR PROSES BISNIS PENILAIAN KINERJA

: Penilaian Kinerja

DIVISI SDM

& HUKUM

SELURUH UNIT KERJA

Mulai

1. Penyampaian Form Penilaian Kinerja

Form Penilaian Kinerja

Form Penilaian Kinerja

2. Pengisian Formulir Penilaian Kinerja

3. Pegawai Memberikan Komentar Bila Tidak Puas

4. Diskusi dengan Pegawai yang Dinilai

5. Perbaikan & Perhitungan Nilai Kinerja Pegawai

6. Penandatanganan Penilaian Kinerja Final

7. Review dan penandatangan oleh Atasan Pejabat Penilai

Hasil Penilaian Kinerja

A

8. Pendokumen tasian

-

9/9 | Penilaian Kinerja

Hasil Penilaian Kinerja

DIREKSI

Pengelolaan SDM

: Penilaian Kinerja

DIVISI SDM & HUKUM

SELURUH UNIT KERJA

DIREKS

A

9. Mempersiapkan Data untuk Penilaian Tahunan Kinerja Pegawai

10. Menyusun Usulan Kenaikan Tingkat Gaji Pegawai

Usulan Kenaikan Tingkat Gaji Pegawai

Usulan Kenaika Tingkat Gaji Pegawai

11. Penetapa Kenaikan Gaj Pegawai

SK Kenaikan Gaji

SK Kenaikan G

12. Menyampai kan SK kepada Pegawai & Atasannya

13. Pendokumen tasian

Selesai

10/9 | SOP Penilaian Kinerja