3 Pengurusan Kewangan (Persatuan)

ISC 2201 PERSATUAN

PENGURUSAN KEWANGAN AHLI KUMPULAN: 1) 2) 3) 4)

LIM FENG NEE LIM SOCK FEI TANG PEI NI CHIAH FONG SIEN

(850521-01-5082) (880829-01-5828) (861207-35-5322) (841030-01-6596)

3.1 PENGURUSAN KEWANGAN

PENGENALAN  Pengurusan

Kewangan adalah satu perkara pokok dan paling penting dalam sesebuah kelab atau persatuan.

 Tanpa

pengurusan kewangan yang baik dan sempurna maka perjalanan persatuan atau kelab berkenaan akan pincang dan akhirnya terus berkubur.

OBJEKTIF  Memberi pendedahan kepada pelajar khususnya kepada Bendahari kelab/persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik. Melahirkan

pelajar

yang

yang

celik

pengurusan

kewangan. Dapat

melincinkan

perjalanan

sesebuah

kelab/persatuan dalam menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancangkan.

APA YANG PERLU KITA TAHU  Mengenalpasti

sumber kewangan untuk aktiviti kokurikulum.

 Memahami

 Merekod

Kira-Kira

Peraturan Mengutip Wang

Stok Dan Menyediakan Penyata

BAGAIMANA CARA PENGURUSAN KEWANGAN DISELENGGARAKAN Persediaan penyata kewangan dengan rapi, teratur dan sistematik.  Ia juga meliputi cara perbelanjaan serta cara mengutip yuran/derma dan sebagainya.  Biasanya Bendahari sesuatu persatuanlah yang bertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan. 

SUMBER KEWANGAN  Kewangan

merupakan faktor utama dan pemangkin untuk menggerakkan persatuan.  Melalui kewangan yang cukup persatuan dapat melaksanakan aktiviti dengan berkesan.  Mengurus kewangan - membuat penyata kewangan dengan rapi, teratur dan sistematik.

SUMBER KEWANGAN Bantuan dan pemberian kerajaan Bantuan per kapita (PCG) merupakan satu bantuan kewangan yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah samaada sekolah bertaraf Sekolah Kerajaan atau Sekolah Bantuan kerajaan.  Pemberian bantuan per kapita satu kali setahun mulai 2001.  Tuntutan hendaklah dibuat berdasarkan kepada bilangan enrolmen murid pada 1 Oktober tahun sebelumnya.  Tiap-tiap kumpulan wang diselenggara secara berasingan. 

SUMBER KEWANGAN Bantuan dan pemberian kerajaan 

Punca kewangan yang dimasukkan ke dalam akaun kumpulan wang kerajaan termasuk: i. ii. iii.

iv. v. vi.

vii.

viii.

Pemberian bantuan prasekolah Bantuan mata pelajaran dan bantuan bukan matapelajaran Bantuan rancangan makanan tambahan atau rancangan amalan makanan Bantuan gotong-royong. Bantuan modal atau pembelian alat-alatan. Geran pelancaran atau launching grant untuk sekolahsekolah yang baru dibuka Bantuan biasiswa (Yayasan Negeri/Petronas/Mara) dan badan-badan kerajaan Yuran peperiksaan kerajaan (PTS/UPSR/PMR/SPM/STPM)

SUMBER KEWANGAN Sumber kewangan sekolah Kumpulan wang kerajaan - Peruntukan dan bantuan daripada kerajaan, Bantuan per kapita PCG.  Kumpulan wang suwa – yuran khas (Sukan, perpustakaan, pendidikan seni), peperiksaan dalaman, sewa kantin, sewaan harta sekolah, derma & sumbangan orang ramai, Insuran, Majlis Sukan Sekolah, majalah sekolah, lain-lain kutipan yang diluluskan.  Kumpulan yang asrama - LPBT asrama, bantuan makanan asrama, yuran makan asrama, yuran khas asrama, yuran pendaftaran asrama, yuran dobi/pelbagai yang diiluluskan. 

SUMBER KEWANGAN Antara sumber kewangan yang boleh diperolehi oleh persatuan ialah 1. Akauan Wang SUWA ( Akaun Sumbangan Wang Asing ) 2. Tajaan ( MILO, PETRONAS, TNB, Proton, KUB , DLL ) 3. Kutipan Derma Dan Sumbangan Pihak Luar. ( Badan-Badan NGO, Syarikat- Syarikat Swasta, Kerajaan, Surat Rayuan/Kutipan Derma, Jogathon, Iklan Majalah) 4. Usaha Ahli ( Jual Bahan Terpakai, Menjual Makanan, Pasaria/Pestaria) 5. Kad Derma 6. Lain-lain yang difikirkan sesuai oleh persatuan.

PERATURAN MENGUTIP WANG  Membawa

maksud tatacara penerimaan wang.  Tatacara yang perlu dipatuhi adalah : - Menggunakan resit rasmi selepas menerima bayaran - Merekod penerimaan wang - Memastikan keselamatan wang yang diterima - Sistem kawalan (Jika melibatkan penerimaan wang yang besar)

PERATURAN MENGUTIP WANG Memo/ surat arahan  Setiap arahan mengutip wang perlu disertai dengan surat/ memo rasmi.  Surat/ memo perlu mengandungi tarikh, nombor rujukan fail, arahan pengutipan dan jumlah kutipan.  Surat/ memo mestilah ditandatangani oleh Pengetua/ Guru Besar.  Surat/ memo tersebut perlu diedar dan dipamer bagi tujuan makluman.

PERATURAN MENGUTIP WANG Rekod 

 

Di dalam tatacara mengutip wang, setiap urusan keluar masuk wang perlulah direkod. Setiap persatuan menetapkan mengikut perlembagaan iaitu seorang bendahari boleh menyimpan wang tunai dalam kadar yang tertentu pada satu masa untuk pembelian secara tunai. Contoh : RM50 atau Rm150 dan sebagainya. Setiap wang diterima oleh sesuatu persatuan hendaklah direkod dan dicatat dengan lengkap serta sistematik.

PERATURAN MENGUTIP WANG Resit  





Buku resit digunakan sebagai buku asas yang merekodkan semua wang yang diterima. 2 bahagian iaitu bahagian resit dan bahagian karbon sebagai rujukan yang digunakan sebagai bukti penerimaan. Salinan asal diberikan kepada orang yang membuat pembayaran. Bahagian karbon ditinggalkan di dalam buku resit. Pada setiap helai resit, dinyatakan sama ada pembayaran dibuat secara cek atau tunai.

PERATURAN MENGUTIP WANG Contoh Resit

PERATURAN MENGUTIP WANG

Kawalan keselamatan 

Setiap wang yang diterima hendaklah disimpan dengan cara yang sistematik seperti peti keselamatan ataupun didepositkan ke akaun bank.



Wang yang diterima mesti didepositkan padahari penerimaan. Sekiranya pihak bertanggungjawab tidak berkesempatan untuk mendepositkan wang, bolehlah membuatnya pada hari berikutnya.

PERATURAN MENGUTIP WANG PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB  Bendahari

Bertanggungjawab penuh mentadbir hal kewanganmenerima, menyimpan dan mengeluarkan wang.  Mempunyai latar belakang bidang akaun atau berkaitan kewangan.  Memungut yuran dan segala bentuk pengeluaran resit.  Menyediakan simpan kira, membayar bil, meneliti dan mengawal perbelanjaan. 

PERATURAN MENGUTIP WANG PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB Setiausaha (SU)  Bertanggungjawab untuk menandatangani baucer dan cek bersama bendahari.  Membantu dalam pengurusan dan perjalanan kewangan persatuan supaya lebih lancar.  Yang Di Pertua bertanggungjawab untuk menandatangani baucer dan cek bersama bendahari.  Sebagai pengerusi juga berbincang dengan bendahari dan SU tentang pengurusan perbelanjaan persatuan dari semasa ke semasa.

PERATURAN MENGUTIP WANG Rumusan  Peraturan mengutip wang perlu dipatuhi supaya peneriman wang selamat dan berkesan. Keperluan peraturan tersebut disebabkan : -Mengukuhkan kedudukan kewangan -Memudahkan kerja-kerja perancangan pada masa hadapan -Memastikan kawalan baik dalam keluar masuk wang - Memastikan kedudukan aset dan hutang dikawal

Peraturan pembelian dan rekod 

Setiap persatuan dan organisasi mempunyai peraturan pembelian yang tertentu mengikut peruntukan dalam perlembagaan.



Peraturan pembelian berbeza di antara satu organisasi atau persatuan dengan satu organisasi atau persatuan yang lain, begitu juga dengan persatuan yang ditubuhkan di sekolah.



Contohnya, bendahari berkuasa untuk meluluskan setiap pembelian kurang daripada RM50.00; dan kelulusan bagi setiap pembelian lebih daripada RM50.00 akan diputuskan dalam mesyuarat AJK persatuan.

Peraturan pembelian dan rekod Terdapat beberapa perkara yang perlu diteliti oleh persatuan sebelum membuat keputusan untuk membeli barang seperti :  menentukan keperluan  permintaan bertulis daripada jawatankuasa atau ahli  keputusan Mesyuarat AJK  menentukan peruntukan (cukup atau tidak)  menentukan jumlah barang mengikut keperluan  menentukan tempat simpanan barang yang bakal dibeli  menentukan kegunaan barang tersebut  menentukan baki stok  peraturan pembelian yang tertera dalam perlembagaan  mengelakkan pembelian barang yang berlebihan

MEREKOD STOK Persatuan/Organisasi mempunyai beberapa buku stok : Daftar inventori  Stok bekalan pejabat  Daftar pergerakan harta  Inventori 

- Buku Stok ini amat mustahak untuk mengenal pasti samada barangan ini masih dalam simpanan atau telah dilupuskan.

MEREKOD STOK Daftar inventori Merekod perolehan dan penempatan inventori. Berbentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan rujukan. Contoh : ikut jenis inventori dan abjad. 





Stok bekalan pejabat Buku untuk merekod dan mencatat semua stok, benda, harta yang dipunyai oleh persatuan. Sangat mustahak dan diperlukan bagi mengawal keluar masuk barang. Sebagai panduan samaada perlu tambah atau tidak stok terkini. 







 o

Inventori

Barang yang tidak luak, bernilai kurang daripada RM500 setiap satu masa perolehan.

MEREKOD STOK Harta persatuan  Untuk sekolah atau maktab -harta atau barang luak, contoh: alat tulis -harta kekal, contoh: khemah, cangkul, bola.  Semua harta perlu dimasukkan dalam satu stok.  Cara penyusunan tajuk harta dalam buku stok mengikut abjad.  Cara merekod buku stok ialah dengan mencatat semua maklumat barang @ harta yang diterima.    

Nombor pesanan Pembekal Tarikh Jumlah penerimaan

MEREKOD STOK 



Pergerakkan harta kekal perlu dicatat dalam buku stok lain atau khusus. Maklumat yang perlu dicatat dalam buku stok:    

    

 

Jenis Jenama Model Nombor siri Pembuat Pendaftaran Pegawai yang mengeluar Nama peminjam Tarikh dikeluar

Selain daripada buku stok persatuan / organisasi menggunakan borang permohonan untuk mendapatkan peralatan. Setiap jawatankuasa perlu mengisi borang tertentu dan menyerahkan kepada penjaga stok/ bendahari /quarter master untuk diaudit sebagai bukti pengeluaran barang.

MEREKOD STOK

PENYATA KIRA-KIRA Setiap persatuan perlu menyimpan dengan teliti rekod kewangan yang diterima (wang masuk) dan wang telah dibayar (wang keluar).  Rekod tersebut termasuklah wang diterima dan wang keluar melalui cek dan tunai.  Penyata kewangan menyenaraikan segala pendapatan yang diterima dan perbelanjaan yang dibuat oleh persatuan dalam tempoh tertentu, biasanya satu tahun.  Semua wang yang diterima oleh satu persatuan hendaklah direkod dan dicatat dengan lengkap serta sistematik. 

PENYATA KIRA-KIRA Buku resit digunakan sebagai buku asas yang merekodkan semua wang yang diterima.  Setiap helai resit mempunyai nombor siri dan dua bahagian, iaitu bahagian asal dan bahagian kaunter foil.  Baucar pembayaranpula merupakan dokumen asas untuk merekodkan pengaliran keluar wang tunai atau cek oleh sesuatu persatuan atau organisasi.  Baucar merupakan satu set dokumen rasmi yang perlu disediakan sebagai menyokong pembayaran yang dilakukan. 

Penetapan persatuan 



2 atau 3 orang pemegang amanah-tiada ketetapan, mana-mana 2 orang boleh menandatangani semasa pengeluaran wang Bendahari dan salah seorang (pengerusi/SU)

Anggaran perbelanjaan & pendapatan  

Sediakan anggaran, bentang dan diluluskan dalam mesyuarat Perbelanjaan yang dibuat tidak lebih dari anggaran yang telah diluluskan.

Kunci kira-kira 

Penyata kewangan menunjukkan semua harta tetap (bangunan, kenderaan, perabot, peralatan), harta semasa (tunai di tangan, tunai di bank, stok penghutang), modal dan liabiliti (hutang)

Tujuan penyata kira-kira Untuk menunjukkan kedudukan kewangan sesuatu persatuan dari segi: Jumlah Modal Pemilik ( Persatuan )  Jumlah Nilai Harta (Aset) yang dipunyai oleh Persatuan.  Jumlah Nilai Tanggungan. 

TUGAS & PERANAN PEMERIKSA KIRA-KIRA 

Menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan.



Memberikan teguran kepada Bendahari sekiranya berlaku butiran salah.



Menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31 Ogos setiap tahun.



Bertanggungjawab ke atas Penyata Tahunan yang telah ditandatanganinya itu.

3.2 Protokol Persatuan

DEFINISI Satu susunan keutamaan dalam pangkat dan status serta prosedur yang betul dalam pertukaran diplomatik dan upacara-upacara. Peraturan-peraturan yang telah diterima oleh semua pihak, sama ada dalam hubungan harian atau dalam pelbagai istiadat atau majlis yang rasmi dan bukan rasmi.

~ Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan dan pengendalian majlis, serta memberi penghormatan yang sewajarnya kepada seseorang. ~ merupakan peraturan dalam adat istiadat rasmi yang mementingkan adab dan ketertipan. ~ merangkumi amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab berbual, adab makan, adab berpakaian, adab duduk, berdiri dan sebagainya. ~ dapat memastikan agar segala aktiviti berjalan dengan lancar, ahli-ahli berinteraksi dengan baik serta tetamu diberi penghormatan dan pengiktirafan yang sewajarnya.

Aspek protokol dalam pengurusan majlis formal meliputi perkara-perkara berikut : Jawatankuasa Tempat majlis Penyediaan senarai jemputan Aturcara majlis Kesesuaian pakaian dalam majlis Penulisan dan pengedaran kad jemputan Menu untuk jamuan Susunan tempat duduk Juruacara majlis Penyediaan aturcara pentadbiran Peranan penyamput tetamu Raptai Pasca nilai (Post-mortem)

Jawatankuasa ~ jawatankuasa tetap yang mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Tempat majlis ~ mengambil kira bilangan tetamu, anggaran perbelanjaan, tempat letak kereta, kemudahan asas dan kesesuaian dengan jenis majlis. Penyediaan senarai jemputan ~ hendak disediakan dalam 5 bentuk iaitu : i) Ringkasan senarai – kategori tetamu & bilangan ii) Senarai nama – nama penuh, gelaran jawatan (panggilan hormat spt Yang Berhormat, Yang Berbahagia dll), alamat & no. tel. pejabat. iii) Senarai mengikut keutamaan - senarai tetamu mengikut susunan keutamaan. iv) Senarai jawapan kehadiran - mengenalpasti kehadiran tetamu. v) Senarai hadir – senarai tetamu yang menjawab hadir.

Aturcara majlis – urutan cara dari mula hingga akhir. Kesesuaian pakaian dalam majlis – formal / tidak formal. Penulisan dan pengedaran kad jemputan – diedarkan 4 minggu sebelum majlis. – Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut: i. Nama majlis ii. Penganjur atau yang menjemput iii. Logo agensi iv. Tempat majlis v. Ruang nama jemputan vi. Tarikh majlis diadakan vii. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir viii. Masa ketibaan tetamu ix. Panduan pakaian x. Nama dan nombor telefon rujukan xi. Aturcara majlis (mengikut keperluan) xii. Pelan tempat majlis (mengikut keperluan) xiii. Kad jawapan (mengikut keperluan)

Menu untuk jamuan – jamuan ringan / buffet, biasa / barat.

Susunan tempat duduk ~ contoh bagi majlis perasmian : 4

2

1

3

Kekananan bagi 5 orang tetamu

Kekananan bagi 3 pasangan tetamu

5

Juruacara majlis – 2 orang (seorang sebagai simpanan), memenuhi kriteria seperti boleh mengawal majlis, yakin, sebutan jelas, pergerakan pantas.

Penyediaan aturcara pentadbiran ~ aturcara majlis yang ditulis secara terperinci & sebagai panduan untuk pagawai. ~ menggariskan tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang. ~ mengandungi butir-butir berikut : •Masa •Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci. •Pegawai yang bertanggungjawab.

Peranan penyamput tetamu ~ mesti mengenali tetamu, cara menyambut, tahu susunan tempat duduk, tempat-tempat penting seperti tandas, pintu masuk dan lain-lain.

Raptai ~Tujuan Raptai ialah: i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya. ii) Untuk menentukan urutan majlis. iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat. iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada. v) Untuk penyelarasan acara. vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.

Pasca nilai (Post-mortem) ~ mencari punca kelemahan & cara-cara mengatasinya. Bukan mencari kesalahan seseorang.

SEKIAN TERIMA KASIH