3. Cuentas Por Cobrar

3.1 Concepto de cuentas por cobrar: Las cuentas por cobrar son aquellos “dineros” que se adeudan a una entidad económica o a una persona física y que pueden estar o no relacionadas directamente con la actividad comercial, basadas en la calidad moral (clientes), en el cobro coactivo (deudores diversos) ó por medio de una intervención de terceras personas (documentos por cobrar) los cuáles forman parte del activo circulante dentro de la empresa de acuerdo a su fácil realización ó conversión a efectivo real y que son convertibles a un mediano ó largo plazo; lo cuál a diferencia de las cuentas de caja, bancos y mercancías (inventarios ó almacén de acuerdo a la actividad económica de la empresa)que son de realización a corto plazo. 3.2 Principales cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que la generarán un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante. Entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran: 

Clientes.  Documentos por cobrar.  Funcionarios y empleados.  Deudores diversos. Asimismo pueden existir algunas otras cuentas tales como: 

Intereses por cobrar  Dividendos por cobrar  Renta por cobrar y otros conceptos más por cobrar. Las cuentas por cobrar a clientes representan la suma de dinero que corresponde a la venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito a un cliente. La cuenta por cobrar llamada ¨ funcionarios y empleados ¨ son partidas por cobrar originadas por préstamos a funcionarios de la compañía. El interés acumulado sobre documentos por cobrar y los anticipos a empleados se registran por separado como ¨ Intereses por cobrar ¨. De los varios tipos de partidas por cobrar que existen, las dos más conocidas son los documentos por cobrar y los clientes. Están constituidas por créditos a favor de las empresas, correspondientes a las ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos

acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con posterioridad. El crédito se ha extendido en los negocios modernos, y ya es casi imposible sostener un volumen razonable de ventas sin concederlo. El vendedor tiene que financiar a su comprador y la deuda debe permanecer en los libros hasta que se cobre o se cancele por incobrable. Las cuentas a cobrar se incluyen en el activo circulante solamente los montos a cobrar nacidos de las operaciones del negocio, los cuales se espera convertir en dinero durante el ciclo operativo. El origen de esta partida es la venta a crédito de mercancías, las empresas mercantiles y manufactureras, o de servicios en las empresas de servicios públicos y profesionales, hoteles e instituciones similares. Se carga a la cuenta del cliente el precio de las mercancías despachadas o de los servicios prestados, y se le abonan los pagos recibidos. El saldo representa un derecho legítimo de la empresa a percibir el dinero por él expresado. Los saldos acreedores que pudieran existir en algunas subcuentas, deben mostrarse en el pasivo circulante, bajo el titulo de “ Saldos acreedores de cuentas por cobrar”. Para los efectos de la presentación en el balance general, los saldos acreedores en las cuentas por cobrar no se deben deducir del monto bruto de éstas. Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta. Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un número determinado de días. Las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa, y se convierten en efectivo en un plazo inferior a un año. Cuentas y Documentos por Cobrar Las Cuentas y Documentos por Cobrar representan derechos exigibles que tiene una empresa por las mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Clasificaciones de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican en generalmente en tres grupos que son: Cuentas por cobrar al cliente: esta compuesto de los montos que acuerdan los clientes con la empresa, debido al crédito tomado por la venta. Cuentas por cobrar Funcionarios y Empleados: son los acuerdos que los funcionarios y empleados hacen con la empresa por concepto de ventas a créditos, anticipo de sueldo, entre otros lo que se le descuenta después de su salario. Otras cuentas por cobrar: estas surgen por una variedad de transacciones tales como anticipo a un ejecutivo, empleado, ventas o compras de algo, daños o perdidas entre otros. Estas cuentas deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo corriente después del efectivo ya que es lo que se puede convertir en efectivo lo más pronto posible, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses estas deben de colocarse en el renglón de activos no corrientes, es decir en el de otros activos.

3.2.2 DESCUENTO DE DOCUMENTOS EN CUENTA COMPLEMENTARIA DE ACTIVO INTRODUCCION CUENTAS DE ORDEN: se emplean para el registro de las operaciones que no afectan o modifican el activo, pasivo o capital de la empresa, pero a pesar de ello, es necesario registrar en libros para consignar los derechos u obligaciones contingentes que entrañan, con fines de recordatorio, o bien para controlar algunos aspectos de la administración Valores reales: los valores reales son los que afectan o modifican a las cuentas del balance (cuentas de activo y pasivo) y resultados (ingresos y egresos) de la empresa Valores contingentes: son los valores que no afectan o modifican al activo al pasivo o al capital en tanto que la contingencia subsiste, pues una vez que se realiza, se convierte en valores reales. Los valores reales se registran en las cuentas de activo pasivo y resultaos, en tanto que los avalores contingentes se anotan en cuenta de orden y en ellas figuran mientras subsiste la contingencia. Contingencia significa posibilidad de que una cosa suceda o no suceda.

DOCUMENTOS DESCONTADOS O ENDOSADOS. La existencia del crédito comercial se debe, en gran parte, al descuento de los títulos de crédito (letra de cambio y pagare) ya que la empresa, para tener fondos, no necesita esperar hasta el dia del vencimiento para cobrarlos a sus clientes, sino únicamente DESCONTARLOS de una institución de crédito o una particular, recibiendo inmediatamente el liquido producto, o sea el valor nominal menos un descuento. Valor nominal: es el valor que el documento tiene escrito o impreso para ser pagado en la fecha de su vencimiento. Descuento: es el interés, la comisión de cobro y el I.V.A. de ambos que las instituciones de crédito o un particular rebajan del valor nominal de los documentos no vencidos que la empresa les transmite en propiedad. El descuento se calcula sobre el valor nominar de los documentos y los días que hay entre la fecha en que se lleva a cabo el descuento y la del vencimiento de los mismos. Además, las instituciones de crédito acostumbran descontar una pequeña cantidad por concepto de comisión de cobro. Valor actual o real; es el valor del documento en la fecha en que se descuentan, o sea, el valor nominal del documento menos el descuento

EJEMPLO: Se descuenta en el banco una letra de cambio por valor de 3000.00, 15 días antes de vencer por la cual la institución cobra intereses del 1% mensual, y además descuenta una comisión de cobro por 3.00, el liquido producto (valor actual o real) lo abono en la cuenta de cheques de endosante o cedentes.

Interés= valor nominal x tasa x tiempo/ 30 Interés= 3000.00 x 0.01 x 15/ 30 = 450/30= 15.00 (importe del interés)

Valor nominal del documento ………………………………………………………$ 3,000.00 Menos: descuento: Intereses del 1% mensual sobre 15 días………………..$ 15.00 Comisión de cobro ( importe supuesto) ………………...…3.00

$ 18.00

I.V.A. sobre intereses y comisión de cobro……………………………….2.70

20.70

Valor actual, real o liquido producto ……………………………………….…...$ 2979.30 Al descontar una letra de cambio o pagare, se requiere la existencia del negocio, que transmita en propiedad a la institución de crédito o en particular los documentos cedidos por el endosante o cedente un documento de crédito, responde solidariamente del pago del documento; su responsabilidad cesa hasta el momento en que tenga conocimiento de que el documento ha sido cobrado. Como puede observarse, el endosante al transmitir un documento de crédito adquiere una obligación contingente, es decir, probable, posible, pues existe el riesgo de que el principal obligado no lo pague y el ultimo tenedor le exija el cumplimiento del pago. La obligacion contingente que se adquiere al endosar un documento se debe consignar en libros lo cual se puede hacer en 2 formas: 1. Establecer una cuenta de pasivo de contingencia 2. Estableciendo cuentas de orden.

ESTABLECIENDO UNA CUENTA DE PASIVO DE CONTINGENCIA La cuenta que se establece se denomina documentos descontados o endosados, que se emplea para registrar los documentos que se endosan con descuentos o sin el, cuyo movimiento y saldo es el siguiente:

Documentos descontados o endosados Se abona: 1. Del valor nominal de los documentos de crédito que se endosan a terceras personas. Se carga: 1. Del valor nominal de los documentos de crédito endosados, que han sido pagados 2.Del valor nominal de los documentos de crédito endosados que le sean devueltos al endosante o cedente por no haber sido pagados. Su saldo: el saldo de esta cuenta es acreedor y representa el importe del valor nominal de los documentos endosados que aun no han sido pagados, y a la vez representa la responsabilidad contingente que tiene el endosante o cedente.

La cuenta de pasivo de contingencia Documentos descontados o endosados se representa en el balance general como cuenta complementaria de activo, deduciendo su saldo del que tenga la cuenta de documentos por cobrar. Activo circulante ………………………..

$______

……………………….

______

Documentos por cobrar…….$______ Menos: doc. Descontados O endosados…….._______

$______

3.3 METODOS PARA CALCULAR LA ESTIMACION DE CUENTAS INCOBRABLES.

Para el cálculo de los saldos estimados como incobrable para las cuentas por cobrar, la teoría contable ha establecido diferentes métodos que tratan de estimar dicho monto y que son los siguientes: ◦ Un porcentaje sobre los saldos de las cuentas por cobrar ◦ Un porcentaje sobre los totales de un análisis de antigüedad de saldo ◦ Calcular un porcentaje sobre las ventas a crédito ◦ Calcular una provisión por partidas específicas y un porcentaje general adicional Es normal que un negocio que vende mercancías y servicios a crédito tenga algunos clientes que no paguen sus cuentas. Estas cuentas se conocen como incobrables y se clasifican en el rubro de gasto por cuentas incobrables, en la sección de gastos de operación / gastos de venta del estado de resultados. El monto del gasto por cuentas incobrables que resulte varía de acuerdo con las políticas generales de crédito de la compañía. Al terminar cada periodo contable se estima el importe de las cuentas incobrables para obtener una cifra razonable de las pérdidas en cuentas incobrables que aparecerán en el estado de resultados. Cuando algunas cuentas de clientes adquieren carácter de dudosas o incobrables, se deben disminuir para que muestren la suma estimada de futuros cobros. De otra forma, el importe que aparece en el estado de situación financiera no se ajustaría a la realidad y la situación financiera del negocio que se presentaría a los administradores, acreedores y otros grupos interesados sería engañosa. El importe del estado de situación financiera se ajusta utilizando la cuenta Estimación de cuentas incobrables, de naturaleza acreedora, presentada después de la cuenta Clientes. Este proceso es necesario para cumplir con el postulado básico de periodo contable y lograr incluir todos los gastos en el periodo correspondiente. Ajustes por cuentas incobrables En general es difícil determinar cuáles serán los clientes que no pagarán sus cuentas. Por lo tanto, si se desea que el importe que aparezca en el estado de situación financiera sea el correcto, es necesario estimar las cuentas que con el tiempo serán incobrables. Cuando se registra el asiento de ajuste para reconocer las pérdidas por cuentas incobrables del período, se estima un monto de cuentas incobrables. Este asiento de ajuste cosiste en un cargo a gasto por cuentas incobrables y un abono a una cuenta complementaria de activo llamada estimación por cuentas incobrables. La estimación no se acredita en forma directa a clientes, debido a que este importe no es más que una estimación de las cuentas de clientes que pueden resultar incobrables y no se refiere a ningún cliente en particular, pues es una

contracuenta de la cuenta de Clientes que, al ser disminuida, presentará un saldo neto real de lo que se espera cobrar. Por ejemplo, suponiendo que se quiere crear una provisión o estimación por cuentas incobrables por $30 000, el registro de la operación sería el siguiente: {draw:frame} {draw:frame} En general, la cuenta Estimación por cuentas incobrables tiene saldo acreedor. MÉTODOS PARA CALCULAR LAS CUENTAS INCOBRABLES Existen dos métodos básicos para estimar las pérdidas por cuentas incobrables y un tercer método de cancelación directa. Cabe aclarar que los gastos por la estimación de cuentas incobrables propuesta en los métodos 1 y 2 no se aceptan para propósitos fiscales. Método del porcentaje de las ventas El método del porcentaje de las ventas o del estado de resultados estima las pérdidas por cuentas incobrables utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar a una cantidad razonable. A fin de determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de las ventas netas a crédito de periodos anteriores. Después se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas a crédito del periodo, menos el importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. No debe restarse o sumarse cualquier saldo existente en la cuenta estimación por cuentas incobrables provenientes de periodos anteriores para determinar el importe de ajuste de cuentas malas. Para ilustrar el método del estado de resultados de ajuste de pérdidas en cuentas incobrables, suponga que Mármoles Italianos, S.A., realizó ventas a crédito en el periodo por $ 550 000 y recibió devoluciones sobre ventas por $ 50 000. De acuerdo con la experiencia en periodos anteriores, se estimó que 2 % de las ventas netas a crédito pueden resultar incobrables. El cálculo de la provisión por cuentas incobrables es: El saldo de la cuenta de estimación por cuentas incobrables era de $ 18 950 antes del ajuste de fin de periodo. Al saldo anterior se le sumarán $ 10 000, estimados por las ventas a crédito realizadas en el periodo. El asiento de ajuste necesario será: {draw:frame} {draw:frame} Cuentas del mayor general después de pasar el asiento de ajuste: {draw:frame} {draw:frame} {draw:frame} {draw:frame} PRESENTACIÓN EN EL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA Después de cierto tiempo, el saldo de la cuenta de estimación por cuentas incobrables puede convertirse en una cantidad importante, lo cual se corrige mediante un asiento de ajuste;

cuando resulte excesiva, mediante un cargo a estimación por cuentas incobrables y un abono a gastos por cuentas incobrables. Este asiento se muestra a continuación: {draw:frame} {draw:frame} Método del porcentaje de cuentas por cobrar Mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar o del estado de situación financiera se estima el importe de las pérdidas en cuentas incobrables, con base en un porcentaje del saldo existente en la cuenta Clientes. Para llegar a un porcentaje razonable es necesario analizar los cobros realizados durante un periodo considerable. La tasa porcentaje determinado se aplica al saldo de la cuenta de Clientes para obtener el saldo de la cuenta Estimación de cuenta incobrable y determinar el importe del ajuste por cuentas incobrables. Debe recordarse que el porcentaje o tasa utilizada no es más que una estimación. Por lo tanto, es muy probable que nunca llegue a ser igual que el importe exacto de las cuentas incobrables del año y que la cuenta de estimación puede tener un saldo deudor o acreedor al final del periodo contable, antes de los ajustes. Por medio de este método, el saldo de la cuenta de estimación por cuentas incobrables o provisión a fin de año, sea deudor o acreedor, tiene que considerarse al realizarse el asiento de ajuste. Cualquier saldo deudor debe aumentarse hasta la cantidad estimada de pérdidas en cuentas incobrables y cualquier saldo acreedor debe rebajarse. Ejemplo 1. Estimación por incobrables con saldo Acreedor. La cuenta de Clientes de Mármoles Italianos, S.A. tiene un saldo, al finalizar el año de $ 415 000 y, de acuerdo con la experiencia de años anteriores, se estimó que 4% de las cuentas por cobrar correspondiente a las ventas a crédito serán incobrables. La cuenta Estimación por cuentas incobrables tenía un saldo acreedor de $ 5 700. El cálculo para el asiento de ajuste a fin de reconocer el gasto por cuentas incobrables es: Asiento {draw:frame} {draw:frame} Ejemplo 2. Estimación de incobrables con saldo deudor. Para el siguiente periodo, Mármoles Italianos tiene un saldo en su cuenta de Clientes de $ 305 000 el porcentaje de la estimación por incobrables se mantiene igual y la cuenta de Estimación por cuentas incobrables tiene un saldo deudor de $1 300. El cálculo del ajuste para gastos por cuentas incobrables es: Asiento de diario: {draw:frame} {draw:frame} Método de cancelación directa Algunas compañías que tienen muchos clientes tal vez prefieran esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta específica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación con las pérdidas por cuentas incobrables. Cuando

es evidente que una cuenta es incobrable, utilizan el método de cancelación directa. Por tanto, se hace un cargo a la cuenta de gastos por cuentas incobrables y se abona a clientes por el importe adecuado. Ejemplo 3. Durante el periodo se reconocieron cuentas incobrables por un total de $ 15 000. {draw:frame} {draw:frame} CANCELACIÓN DE CUENTAS DE CLIENTES Para registrar la cancelación se hace un cargo a la estimación de cuentas incobrables y se abona a clientes, siempre y cuando se haya realizado previamente la estimación. Para ejemplificar lo anterior, suponga que el 3 de mayo la empresa Mármoles Italianos, S.A., recibió la noticia de que Pisos Modernos, S.A., se había declarado en quiebra. En el libro mayor de la empresa Mármoles Italianos aparece la empresa Pisos Modernos con un saldo de $ 8 500. El asiento de diario para registrar la cancelación, si previamente se había efectuado la estimación, sería: {draw:frame} {draw:frame} En el mayor auxiliar de clientes la cuenta aparece así: {draw:frame} {draw:frame} En el mayor general la transacción se registra: {draw:frame} {draw:frame} {draw:frame} {draw:frame} REAPERTURA DE CUENTAS DE CLIENTES En algunos casos, en una fecha posterior puede cobrarse en forma total o parcial una cuenta que se había cancelado por incobrable. Cuando se recibe el pago se debe invertir el asiento de cancelación y se lleva la cuenta a los registros para hacer asientos en la cuenta del cliente. Una vez registrado el asiento invertido y el cobro recibido a cuenta, los libros mostrarán que la cuenta fue cancelada y recuperada más tarde. En el caso de que el cliente haga una compra a crédito en el futuro, toda la información necesaria para aprobar o rechazar su pedido se encontrará en los registros. El asiento realizado para cancelar la cuenta de la empresa Pisos Modernos, S.A. fue el siguiente: {draw:frame} {draw:frame} {draw:frame} {draw:frame} {draw:frame} {draw:frame}

Para cualquier pago adicional que se reciba del cliente es necesario preparar los dos últimos asientos. 3.5 REGLAS DE VALUACION, PRESENTACION Y REVELACION APLICABLES REGLAS DE VALUACIÒN Las reglas de valuación para inventarios son el costo de adquisición en que se incurre al comprar o fabricar algún producto, lo que significa, la suma de las erogaciones aplicables a la compra y los cargos que directa o indirectamente se incurren para dar a un artículo su condición de uso o venta. El costo puede determinarse de acuerdo a varios métodos el PEPS, UEPS el Precio Promedio. El objeto de ajustar el costo del inventario, es el de presentar razonablemente los resultados del ejercicio y por tanto, cuando el costo de reposición es inferior al del valor neto de realización, el ajuste debe hacerse a este último valor. Por otra parte en caso de deterioro, la obsolescencia, o lento movimiento y otras causas, deberá admitirse la diferencia como una pérdida del ejercicio. Las cuentas de estimación que se creen con motivo de la aplicación de las modificaciones al costo por los eventos anteriormente expuestas, pueden ser disminuidas o canceladas contra resultados del ejercicio, si se modifican favorablemente las circunstancias que las originaron. REGLAS DE PRESENTACION Por la naturaleza de la cuenta de inventarios, su presentación en el balance general debe hacerse dentro del activo circulante, detallando las partidas que lo componen según se trate de empresas industriales o comerciales.