3.8 Modul SPIP Pencatatan Yang Akurat Dan Tepat Waktu Atas Transaksi Dan Kejadian

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP SUB UNSUR PENCATATAN YANG AKURAT DAN TEPAT WAKTU ATAS TRANSAKSI DAN KEJADIAN (3.8)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan Keuangan

dan

Pembangunan

(BPKP),

sesuai

dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/ pimpinan

lembaga,

gubernur,

dan

bupati/walikota

sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi: 1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; 2. sosialisasi SPIP; 3. pendidikan dan pelatihan SPIP; 4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan 5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu: 1. lingkungan pengendalian; 2. penilaian risiko; 3. kegiatan pengendalian; 4. informasi dan komunikasi; dan 5. pemantauan pengendalian intern. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

i

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan ke

dalam

pedoman

teknis

penyelenggaraan

masing-masing

subunsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan acuan

langkah-langkah

yang

perlu

dilaksanakan

dalam

penyelenggaraan subunsur SPIP. Pedoman

Teknis

Penyelenggaraan

SPIP

Subunsur

Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian pada unsur Kegiatan Pengendalian merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam

menyelenggarakan

subunsur

tersebut,

dan

dapat

disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

ii

DAFTAR ISI

Halaman KATA PENGANTAR .................................................................

i

DAFTAR ISI ...............................................................................

iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ..........................................................

1

B. Sistematika Pedoman ...............................................

2

BAB II GAMBARAN UMUM A. Pengertian .................................................................

5

B. Tujuan dan Manfaat ..................................................

7

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait ..................

8

D. Parameter Penerapan ..............................................

9

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN A. Tahap Persiapan ....................................................... 11 B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 15 C. Tahap Pelaporan ...................................................... 18

BAB IV PENUTUP

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

iii

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

iv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Instansi pemerintah harus menetapkan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur untuk meminimalkan risiko, sehingga membantu memberi keyakinan yang memadai bahwa

telah

diterapkan kegiatan pengendalian yang relevan dan tepat untuk meminimalkan risiko. Guna mencegah dan mendeteksi berbagai penyimpangan yang mungkin timbul dari pelaksanaan transaksi atau kejadian, harus dilakukan pencatatan yang akurat dan tepat waktu. Pencatatan yang akurat dan tepat waktu akan membantu memastikan tercapainya tujuan instansi pemerintah karena akan: (a) mampu mengurangi peluang bagi petugas terkait untuk memanipulasi transaksi; (b) memastikan bahwa transaksi telah diklasifikasikan dengan tepat; dan (c) memastikan ketepatan waktu

pencatatan

transaksi.

Dengan

dilaksanakannya

pencatatan yang akurat dan tepat waktu, instansi pemerintah akan memperoleh manfaat berupa peningkatan nilai manfaat informasi atas transaksi. Oleh

karena

itu,

kebijakan

dan

prosedur

harus

dikembangkan guna memberikan arah dan memastikan bahwa kegiatan pencatatan telah dilakukan secara akurat dan tepat waktu.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

1

Pedoman ini merupakan jabaran lebih rinci dari Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman ini bertujuan untuk memberikan acuan teknis dalam mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait pencatatan transaksi dan kejadian yang penting pada instansi pemerintah. Penerapan

pedoman

ini

hendaknya

disesuaikan

dengan

karakteristik masing-masing instansi, baik pemerintah pusat maupun pemerintah provinsi/kabupaten/kota, sesuai dengan fungsi, sifat, tujuan dan kompleksitasnya. B. Sistematika Pedoman Sistematika penyajian pedoman teknis penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian ini, sebagai berikut: Bab I

PENDAHULUAN Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman, tujuan, dan ruang lingkup, serta sistematika pedoman.

Bab II GAMBARAN UMUM Bab ini menguraikan pengertian, tujuan dan manfaat, peraturan perundang-undangan terkait, serta parameter penerapan. Bab III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan Pencatatan Transaksi

dalam yang

dan

menyelenggarakan

Akurat

Kejadian,

dan yang

Tepat terdiri

sub

unsur

Waktu

atas

dari

tahap

persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

2

BAB IV PENUTUP Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal penting yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas penggunaan pedoman ini.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

3

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

4

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian Kegiatan pengendalian intern, merupakan kebijakan dan prosedur yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang

telah

Pengalaman

diidentifikasi empiris

di

selama

proses

lapangan,

penilaian

menunjukkan

risiko. bahwa

terjadinya penyimpangan, kecurangan, atau bahkan korupsi, salah satu penyebabnya adalah adanya penundaan pencatatan atas transaksi dan kejadian. Terlebih lagi, jika penundaan pencatatan dilakukan dalam waktu yang cukup lama akan menimbulkan peluang yang lebih besar terjadinya manipulasi transaksi/kejadian,

yang

pada

gilirannya

akan

dapat

menimbulkan kerugian keuangan negara/daerah. Menurut

Kamus

Besar

Bahasa

Indonesia,

transaksi

diartikan sebagai persetujuan jual beli (perdagangan) antara dua pihak. Transaksi bisa juga diartikan pelunasan (pemberesan) pembayaran (seperti di bank), sedangkan

kejadian dapat

diartikan sebagai suatu peristiwa yang benar-benar terjadi. Adapun akurat berarti teliti, seksama, cermat, tepat benar. Pencatatan transaksi

dikatakan akurat

apabila

telah

diklasifikasikan dengan layak dan dikelompokkan dengan benar. Pengklasifikasian

secara

layak

dan

pencatatan

telah

dilaksanakan atas keseluruhan siklus transaksi/kejadian yang meliputi otorisasi, inisiasi, pemrosesan, dan pengklasifikasian 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

5

dalam catatan ringkas. Pengklasifikasian yang layak atas setiap transaksi dan kejadian mencakup pengorganisasian yang baik atas dokumen asli, catatan-catatan ringkas dan dokumen lain yang mendukung penyusunan laporan. Oleh karena itu, harus ada standar pengelompokan data kode atau bagan perkiraan standar. Bagan Perkiraan Standar adalah daftar perkiraan buku besar yang ditetapkan dan disusun secara sistematis untuk memudahkan perencanaan, pelaporan anggaran, pembukuan, dan pelaporan keuangan pemerintah. Pencatatan dikatakan tepat waktu apabila transaksi/ kejadian segera dicatat sehingga tetap terjaga relevansi nilainilai serta kegunaannya bagi manajemen dalam mengendalikan operasi dan mengambil keputusan Adapun lingkup Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian, meliputi: a. Transaksi

dan

kejadian

yang

menyangkut

akuntansi

keuangan; b. Transaksi dan kejadian yang menyangkut akuntansi dan pengelolaan barang milik Negara; dan c. Transaksi dan kejadian operasional lainnya. Pengertian dari pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas seluruh kejadian dan transaksi adalah pencatatan yang memenuhi unsur-unsur sebagai berikut: a. Pencatatan yang didukung dengan bukti-bukti yang valid, andal, dan relevan; b. Pencatatan yang lengkap dan terhindar dari kesalahan penulisan, misalnya besaran jumlah, nilai, tanggal, dan sebagainya; 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

6

c. Pencatatan

yang

dalam

proses

menaati/mengikuti sistem-prosedur

pelaksanaannya

pencatatan yang telah

ditetapkan. Transaksi dan kejadian harus diklasifikasikan dengan tepat dan segera dicatat sehingga terjaga relevansinya, bernilai, dan berguna bagi manajemen dalam mengendalikan operasi dan mengambil keputusan. Seluruh transaksi dan kejadian harus dicatat dan dilaporkan dengan benar dan tepat waktu, yaitu dilakukan pencatatan segera setelah transaksi terjadi. Hal ini sangat penting karena penundaan pencatatan, apalagi dalam waktu yang cukup lama, akan menimbulkan peluang yang lebih besar bagi petugas terkait untuk memanipulasi transaksi tersebut. Pengendalian yang efektif atas ketepatan waktu pencatatan transaksi perlu dilakukan, antara lain melalui pengecekan secara mendadak di lapangan. Kegiatan inspeksi mendadak

ini

dilakukan

dalam

rangka

pengawasan/

pengendalian untuk tujuan preventif, detektif, dan korektif. Untuk kelancaran dan efektivitas penyelenggaraan kegiatan pengendalian melalui pencatatan yang akurat dan tepat waktu tersebut, perlu dituangkan dalam bentuk kebijakan pimpinan secara tertulis, yang dilengkapi uraian prosedur yang harus dilaksanakan. B. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari Penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian adalah untuk menjamin tersedianya informasi yang relevan dan terpercaya untuk pengambilan keputusan. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

7

Manfaat penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, adalah: a. Terciptanya klasifikasi dan pencatatan yang tepat untuk seluruh siklus transaksi atau kejadian, yang mencakup otorisasi, pelaksanaan, pemrosesan, dan klasifikasi akhir dalam pencatatan ikhtisar. b. Terlaksananya pencatatan atas transaksi dan kejadian yang diklasifikasi dengan tepat dan dicatat

dengan segera

sehingga tetap relevan, bernilai, dan berguna bagi jajaran pimpinan dalam mengendalikan kegiatan dan mengambil keputusan. c. Adanya pengendalian melalui verifikasi yang tepat atas transaksi dan kejadian, mencakup organisasi dan informasi pada dokumen sumber, serta pencatatan ikhtisar sebagai pelaporan. d. Tersedianya data/informasi yang akurat dan relevan sebagai bahan pelaporan. e. Pelaporan yang andal dan valid sebagai bahan pengambilan keputusan manajemen. C. Peraturan Perundang-undangan Terkait Peraturan tentang penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian yang dapat dijadikan acuan antara lain: 1. Undang-Undang

Nomor

1

Tahun

2004

tentang

Perbendaharaan Negara;

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

8

2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan; 3. Peraturan

Pemerintah

Nomor

8

Tahun

2006

tentang

Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah; 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang

Pedoman

Pengelolaan

Keuangan

Daerah,

sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007. D. Parameter Penerapan Parameter

penerapan

keberhasilan

pelaksanaan

penyelenggaraan sub unsur ini, terdapat beberapa parameter penerapan, yaitu: 1) Transaksi dan kejadian diklasifikasikan dengan tepat dan dicatat dengan segera sehingga tetap relevan, bernilai, dan berguna

bagi

pimpinan

instansi

pemerintah

dalam

mengendalikan kegiatan dan dalam pengambilan keputusan. 2) Klasifikasi dan pencatatan yang tepat dilaksanakan untuk seluruh siklus transaksi atau kejadian yang mencakup otorisasi, pelaksanaan, pemrosesan, dan klasifikasi akhir dalam pencatatan ikhtisar.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

9

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

10

BAB III LANGKAH–LANGKAH PENERAPAN Dalam bab ini, penerapan sub unsur Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian tersebut, ditempuh melalui tahapan sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang ditujukan untuk penyiapan peraturan, SDM, dan rencana penyelenggaraan; memberikan pemahaman atau kesadaran yang lebih baik; serta pemetaan kebutuhan penerapan. 2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas pemetaan,

yang

meliputi

pembangunan

infrastruktur

dan

internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan. 3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap melaporkan kegiatan. Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya. Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian. A. Tahap Persiapan 1. Penyiapan

Peraturan,

Sumber

Daya

Manusia,

dan

Rencana Penerapan Tahap

ini

dimaksudkan

untuk

menyiapkan

peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian, 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

11

lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan penyelenggaraan SPIP yang diterbitkan, selanjutnya instansi pemerintah membuat rencana penyelenggaraannya, yang antara lain memuat: a) Jadwal pelaksanaan kegiatan; b) Waktu yang dibutuhkan; c) Dana yang perlu dianggarkan; dan d) Pihak-pihak yang perlu dilibatkan. Berdasarkan peraturan tersebut, perlu ditetapkan Satuan Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas untuk

mengawal

termasuk

pelaksanaan

penerapan

penyelenggaraan

pelaksanaan

SPIP,

penyelenggaraan

pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian. Satgas tersebut terlebih dahulu diberikan pelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur terkait agar dapat menyelenggarakannya pada instansi yang bersangkutan. 2. Pemahaman (Knowing) Tahap pemahaman ini, diawali dengan pengomunikasian pentingnya Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian, dalam rangka penyediaan informasi yang relevan dan terpercaya untuk pengambilan keputusan. Pengomunikasian dapat dilakukan secara terpisah ataupun bersamaan dengan sosialisasi SPIP. Untuk memenuhi hal tersebut, instansi pemerintah dapat memberikan pemahaman melalui sosialisasi, pendidikan dan pelatihan (diklat), pelatihan di kantor sendiri (PKS), dan 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

12

sebagainya. Komitmen seluruh pegawai perlu dibangun untuk melakukan pencatatan yang akurat, tepat waktu, bebas dari kesalahan serta didukung dengan bukti yang valid, dan relevan. Pengabaian dalam penyelenggaraan pencatatan yang tertib, kurang memerhatikan pencatatan transaksi akuntansi dengan rapi dan benar atau akurat, tentunya menghasilkan informasi yang menyesatkan bagi proses pengambilan keputusan. Bahkan, bukan tidak mungkin buruknya penyelenggaraan pencatatan atas transaksi dan kejadian dapat pula memicu terjadinya

penyelewengan

organisasi.

Penundaan

dalam

yang

tidak

pelaporan

keuangan

semestinya

dalam

pencatatan, akan menghasilkan informasi yang kehilangan relevansinya. Penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian, haruslah dilakukan dalam praktik operasional sehari-hari. 3. Pemetaan (Mapping) Setelah dilakukan pemahaman kepada pegawai, diperlukan suatu pemetaan terhadap pemahaman yang diterima seluruh pegawai dan pemetaan terhadap keberadaan infrastruktur pencatatan yang akurat dan tepat waktu dalam bentuk kebijakan dan prosedur. Pada instansi pemerintah, perlu dilakukan

pemetaan

atas

penyelenggaraan

sub

unsur

pencatatan yang akurat dan tepat waktu di lingkungan kerjanya, untuk mendapatkan informasi antara lain: 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

13

a. Seberapa jauh pemahaman pentingnya penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian, dan bagaimana penerapannya saat ini. Pemetaan ini menjadi masukan kepada pimpinan instansi pemerintah atas seberapa jauh pemahaman bahwa pencatatan

yang

akurat

dan

tepat

waktu

sangat

berpengaruh pada informasi yang bermutu, andal, dan relevan. b. Peraturan/kebijakan yang melandasinya. c. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai dengan ketentuan di atasnya. d. Standard Operating Procedure (SOP) atau pedoman untuk menyelenggarakan peraturan tersebut. e. Standard Operating Procedure (SOP) atau pedoman mengenai praktik pencatatan dimaksud telah sesuai dengan peraturan yang ada. f. Pelaksanaan kegiatan untuk menyelenggarakan bagian atau turunan dari sub unsur pencatatan dimaksud, dengan menggunakan

pedoman

atau

SOP

di

atas,

serta

dokumentasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan telah dilakukan secara memadai. Hasil pemetaan atas keberadaan dan penerapan kebijakan dan prosedur akan memberikan informasi terkait kondisi yang ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau diperbaiki (areas of improvement) guna membangun SPIP yang memadai. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

14

B. Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga kegiatan besar, yaitu: membangun

infrastruktur

pedoman)

berdasarkan

(kebijakan hasil

dan

prosedur

pemetaan,

serta

kemudian

menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi atau penerapan ini berjalan, perlu dilakukan pemeliharaan dan perbaikan terus menerus terhadap pencatatan yang baik agar sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan. 1. Pembangunan Infrastruktur (Norming) Berdasarkan hasil pemetaan, dapat diketahui infrastruktur yang perlu dibangun atau ditingkatkan (area of improvement). Pembangunan infrastruktur dilaksanakan melalui penyusunan kebijakan dan prosedur yang bertujuan agar kegiatan pengendalian berupa Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian dapat diterapkan, yaitu sebagai berikut: a. Menetapkan

kebijakan-kebijakan

pimpinan

yang

mendukung penyelenggaraan pencatatan, misalnya petugas pencatatan tidak boleh merangkap tugas dan fungsi sebagai petugas penyimpan dan mengeluarkan persediaan. b. Menetapan sistem/prosedur (SOP) tentang Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian secara tertulis yang memadai dan mampu menampung seluruh kegiatan sebagai panduan bagi para pelaksana.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

15

c. Menetapkan

prosedur

pengecekan

atas

kebenaran

pencatatan dan membandingkannya dengan pengecekan fisik yang dilakukan oleh petugas independen. d. Menetapkan

mekanisme

penyimpanan

bukti/dokumen

sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan. e. Menetapkan data/informasi

standar

waktu

dalam

yang

dihasilkan

dari

menghasilkan suatu

proses

pencatatan. f. Menetapkan kompetensi personil yang terkait dengan pencatatan atas setiap transaksi dan kejadian yang akan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. g. Menyusun kegiatan pengecekan/reviu internal yang melekat pada sistem pencatatan secara periodik sehingga catatan yang satu dapat dipakai untuk mengecek kebenaran catatan yang lain. h. Menyusun formulir yang akan digunakan untuk dokumentasi pencatatan setiap transaksi dan kejadian. i. Menetapkan mekanisme perbaikan bilamana diketemukan adanya kesalahan dalam pencatatan.

2. Internalisasi (Forming) Internalisasi

adalah

suatu

proses

untuk

mewujudkan

infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional seharihari. Perwujudannya tercermin dalam konteks seberapa jauh proses

internalisasi

memengaruhi

pimpinan

instansi

pemerintah dalam pengambilan keputusan dan memengaruhi perilaku para pegawai dalam pelaksanaan kegiatan. Langkah-langkah internalisasi, adalah sebagai berikut: 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

16

a. Membangun kesadaran akan risiko tidak dilaksanakannya Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan

Kejadian

melalui

kegiatan

sosialisasi

terhadap

kebijakan dan prosedur yang telah disusun; b. Memberikan pengarahan secara rutin tentang pentingnya pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian; c. Melakukan pencatatan atas seluruh transaksi dan kejadian secara tepat waktu dan terus menerus, sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan. 3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing) Pengembangan berkelanjutan dilakukan untuk memantau penerapan kebijakan dan prosedur terkait dengan sub unsur Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian, yang dilaksanakan melalui: a. Pemantauan Pemantauan dilakukan untuk mendapatkan umpan balik (feed-back) atas penerapan kebijakan dan prosedur Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian. b. Evaluasi Berkala Evaluasi dilakukan terhadap hasil yang diperoleh dari pemantauan yang telah dilaksanakan, untuk dilakukan perbaikan secara terus-menerus, khususnya apabila tujuan dari penerapan kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu tersebut belum/tidak tercapai.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

17

C. Tahap Pelaporan Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan penyelenggaraan

sub

unsur

perlu

didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi: 1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari: a. Kegiatan

pemahaman,

antara

lain

seperti

kegiatan

sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup) mengenai pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian. b. Kegiatan

pemetaan

infrastruktur,

yang

keberadaan

antara

lain

dan

berisi:

penerapan 1)

pemetaan

penerapan pengendalian atas pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) masukan atas rencana

tindak

yang

tepat

untuk

menyempurnakan

kebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada, baik pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) penyusunan kebijakan dan prosedur pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan sosialisasi kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) kegiatan yang

memastikan

informasi

dan

seluruh

memahami

pegawai kebijakan

telah dan

menerima prosedur

pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

18

e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) masukan bagi pimpinan instansi pemerintah untuk menyatakan asersi bahwa Teknologi Informasi (TI) telah dikelola dengan baik. 2. Hambatan kegiatan Apabila ditemukan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan. 3. Saran Saran

diberikan

berkaitan

dengan

adanya

hambatan

pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan. 4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya. Dokumentasi penyusunan

ini

laporan

merupakan berkala

dan

bahan

dukungan

tahunan

bagi

(penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan kepada

pimpinan

instansi

pemerintah

sebagai

bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP di instansi pemerintah terkait. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

19

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

20

BAB IV PENUTUP

Penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi

dan

pemerintah

kejadian

merupakan

secara hal

berkelanjutan

yang

mutlak

oleh

dalam

instansi kegiatan

pengendalian dalam penerapan SPIP, diawali dengan langkah dalam

membangun

kesadaran

terhadap

arti

penting

penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu, memperkuat komitmen, serta dukungan semua tingkat pimpinan dan seluruh pegawai instansi pemerintah. Pembangunan

infrastruktur

untuk

pelaksanaan

dan

penerapannya harus menjadi komitmen bersama dalam instansi pemerintah

dan

dilaksanakan

dengan

konsisten.

Sementara

pengembangan berkelanjutan merupakan langkah yang diperlukan agar

secara

kontinu

penyelenggaraan

pencatatan

tersebut

termonitor pelaksanaannya, sehingga setiap kelemahan dapat dirumuskan rencana tindak yang tepat. Komitmen dan konsistensi pelaksanaan penyelenggaraan pencatatan yang baik oleh pimpinan dan segenap pegawai instansi pemerintah akan dapat menunjang keandalanan penyampaian informasi

yang

dibutuhkan

untuk

meningkatkan

pelayanan

masyarakat dan kepentingan stakeholders. Pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan acuan praktis bagi pimpinan instansi pemerintah dalam menciptakan dan melaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsur 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

21

kegiatan pengendalian dengan sub unsur Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian di lingkungan instansi yang dipimpinnya. Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik dalam penerapan

sistem

pengendalian

intern,

pedoman

ini

dapat

dievaluasi dan disempurnakan secara terus-menerus di kemudian hari.

3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian

22