2DISCIPLINA OPERATIVA

PROCEDIMIENTO DE UPMP: PG-NO-TC-004-2007

CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. 6.

OBJETIVO. ¿CÓMO ENTRAR AL SIMAN? DEFINICIONES. LAS 12 MEJORES PRACTICAS INTERNACIONALES. PREEVALUACION. DISCIPLINA OPERATIVA.

• • •

6.1 ¿PARA QUE SIRVE LA DICIPLINA OPERATIVA. 6.2 ¿POR QUÉ TANTO INTERES EN LOS PROCEDIMIENTOS. 6.3 ¿A MI COMO LÍNEA DE MANDO QUE ME CORRESPONDE HACER?

7. ETAPAS DE LA DISCIPLINA OPERATIVA. •

•

•

•

7.1 DISPONIBILIDAD - GUIA PARA DETERMINAR CUANDO SE REQUIERE ELABORAR PROCEDIMIENTO. 7.2 CALIDAD - GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS 7.3 COMUNICACIÓN - GUÍA PARA REVISAR LA COMUNICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS - MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS POR AREA O PUESTO 7.4 CUMPLIMIENTO

8. DISCIPLINA OPERATIVA DEL PROCESO DE MEJORA CONTINUA. Pag. 2

UN

1. OBJETIVO La línea de mando y el personal operativo conocerá el procedimiento de Disciplina Operativa y sus cuatro etapas la cual permite tener disponibles, elaborados con calidad, comunicados y entendidos y que se cumplan de manera rigurosa la ejecución de los procedimientos e instructivos de trabajo para cualquier actividad que lo requiera en PEP, con la finalidad de mejorar los estándares de desempeño y evitar los accidentes en el área de trabajo.

Pag. 3

2. ¿COMO ENTRAR AL SIMAN? SISTEMA INFORMATICO DE MARCO NORMATIVO

PAGINA DE INTRANET

Pag. 4

SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

CONSULTA DE PROCEDIMIENTOS

Pag. 5

SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

DEBERAS COLOCAR TU FICHA

Pag. 6

SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

OPRIME EN BUSCAR

Pag. 7

SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

COLOCA LA CLAVE O

Pag. 8

COLOCA EL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

SIMAN UNA HERRAMIENTA PERFECTA

DESPLEGARA LA INFORMACIÓN QUE SEA DE SU INTERÉS Pag. 9

3. DEFINICIONES La Disciplina Operativa (D.O.) Es el cumplimiento Riguroso en forma Continua y Consistente de los procedimientos e instructivos de trabajo en todos los centros de trabajo.  Ciclo de trabajo: Es la ejecución paso a paso del desarrollo de un procedimiento en el área de trabajo, en presencia del supervisor del área.  Procedimiento: Documento normativo que incluye un conjunto de actividades ordenadas en secuencia cronológica para precisar la forma sistemática de realizar un trabajo.  Cuestionario de evaluación de comunicación del procedimiento: Documento anexo a cada procedimiento que contiene las preguntas claves que deberán aplicarse al personal, para verificar la comunicación efectiva y conocimiento del contenido del procedimiento 

Continua Pag. 10

3. DEFINICIONES  Índice de Calidad: parámetro de medición que sirve para evaluar la calidad del contenido de los procedimientos e instructivos de trabajo.

 Índice de Comunicación: parámetro de medición para conocer si los mecanismos de capacitación en los procedimientos e instructivos de trabajo son efectivos.  Índice de Cumplimiento: parámetro de medición para conocer el grado de efectividad de los mecanismos de disponibilidad, calidad,

comunicación,

supervisión

y

auditoria

en

los

procedimientos e instructivos de trabajo.

 Índice de Disponibilidad: parámetro de medición para evaluar la disponibilidad de procedimientos e instructivos de trabajo en las áreas de los centros de trabajo. Pag. 11

Continua

3. DEFINICIONES  Instructivo: Descripción especifica de cómo realizar una actividad, que puede ser técnica o administrativa, en donde se describe en forma secuencial y cronológica los pasos que se deben seguirse para el desarrollo adecuado de la misma.  Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.  Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.  Riesgo: Probabilidad de que ocurra un evento no deseado.  Estándar: Que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia. Pag. 12

4. Las 12 mejores Practicas Internacionales

Pag. 13

El Equipo de SSPA y la línea de mando asegura el cumplimiento y seguimiento de los

Procedimientos Críticos (Que Salvan Vidas) y Operativos para que todo el personal los aplique, asimismo se mantenga un seguimiento continuo de los avances y se analicen los resultados obtenidos Pag. 14

ALTOS ESTANDARES DE DESEMPEÑO

La Disciplina Operativa comprende reglas, procedimientos y criterios de diseño, que especifican como debe hacerse un trabajo bien y a la primera vez, así como también considera las practicas seguras atreves de los Procedimientos Críticos (Que Salvan Vidas).

DI SC IP LI NA

OP ER AT IV A

CENTRAR La responsabilidad del SSPA en la línea de mando MEJORAR El desempeño en SSPA através de un cambio de cultura hacia la prevención permanente

Pag. 15

FORTALECER La prevención de incidentes y accidentes REVERTIR niveles de accidentabilida d e incidentes catastróficos

ASEGURAR La continuidad de las operaciones para cumplir con el plan de negocio de PEP de manera sustentable

5. PREEVALUACIÓN. Marca con una X si es la línea de mando ó el Supervisor de SSPA. L ínea Mando

Pag. 16

S uperv. S S PA

A C T IVID AD 1

C onoc er y difundir los proc edimientos

2

Inves tig ar los inc identes .

3

F ormular proc edimientos de trabajo

4

Inic iar prog ramas y ac tividades de S S P A.

5

A s es orar a la g erenc ia s obre as pec tos de S S P A .

6

C onfirmar que los empleados c onoz c an los proc edimientos

7

Dis c iplinar las infrac c iones a la s eg uridad y el medio ambiente.

8

E s tablec er y hac er c umplir las reg las de S S P A

9

Verific ar el c umplimiento de los proc edimientos

10

Des arrollar el plan res pues ta a emerg enc ias

11

A naliz ar las nec es idades de S S P A de todo el lug ar.

12

Determinar la proc edimientos

dis ponibilidad

es tén

y

c apac itados

c alidad

de

y

los

6. DISCIPLINA OPERATIVA 1. DISPONIBILIDAD

3. COMUNICACIÓN

Pag. 17

2. CALIDAD

4. CUMPLIMIENTO

ETAPAS DE LA DISCIPLINA OPERATIVA 1.

Disponibilidad: Asegurar que todos los procedimientos e instructivos de trabajo estén accesibles y disponibles.

2.

Calidad: Asegurar que los procedimientos e instructivos de trabajo cumplan con todos los criterios establecidos para su aplicación.

3.

Comunicación: Asegurar que los procedimientos e instructivos de trabajo sean difundidos y comunicados.

4.

Cumplimiento: Asegurar que los procedimientos e instructivos de trabajo sean acatados y ejecutados correctamente.

Pag. 18

6.1¿PARA QUE SIRVE LA DISCIPLINA OPERATIVA?

• •

Evita exponerse a peligros.

•

Asegura que la producción sea de primera calidad.

•

Mantiene a los negocios rentables y competitivos.

•

Desarrolla un trabajo seguro.

•

Ayuda a la organización a mantener una mejora continua.

Su estricto seguimiento Protege al personal de lesiones.

buen

ambiente

de

Es la tecnología que nos permite desarrollar nuestras operaciones y/o actividades correctas, consistentes y seguras bajo el enfoque de calidad y mejora continua. Pag. 19

6.2 ¿POR QUE TANTO INTERÉS EN LOS PROCEDIMIENTOS?



Para alertar de posibles riesgos.



Son la base para realizar una operación y/o actividad.



Crea la uniformidad en la operación y/o actividades.



Para la capacitación del personal.



Con ellos se identifican desviaciones.



Su cumplimiento eliminar accidentes.

Pag. 20

6.3. ¿A MI COMO LÍNEA DE MANDO QUE ME CORRESPONDE HACER?  Elaborar un programa anual de verificación del cumplimiento de los procedimientos e instructivos de trabajo en sus áreas de competencia.  Integrar y mantener actualizado el inventario de procedimientos e instructivos de trabajo en su área o función (requeridos y existentes)

 Difundir y asegurar la comunicación de los procedimientos entre el personal adscrito a su área o función, aplicando el cuestionario de verificación de comunicación, (conocer y comunicar).  Verificar y asegurar el cumplimiento del los procedimientos e instructivos de trabajo, (verificar en campo). Pag. 21

6.3 ¿A MI COMO LÍNEA DE MANDO QUE ME CORRESPONDE HACER ? 

Conservar y resguardar los registros de la aplicación de los procedimientos e instructivos de trabajo.



Reportar periódicamente a su supervisor (MAI) los índices de disponibilidad, cumplimiento, calidad y comunicación.



Implementar y dar seguimiento a los programas de corrección de las desviaciones resultantes de las evaluaciones sobre los procedimientos e instructivos de trabajo.



Apoyar al personal de SIPAC en las auditorias del procedimiento de D. O. Pag. 22

Índice de disciplina operativa No. de incidentes en: SSPA, Calidad, Control Interno, Operación, Mantenimiento, Diseño, Construcción.

X 100

Índice de D.O. = 100 No. de empleados en el Centro de Trabajo

El índice de D. O. refleja el desempeño que el área o centro de trabajo está teniendo en un área determinada, de acuerdo a la siguiente escala:

Excelente Muy Bueno Bueno Regular Requiere atención inmediata Pag. 23

98 - 100 % 95 - 97 % 92 - 94 % 88 - 91 % Menor a 88 %

7. ETAPAS DE LA DISCIPLINA OPERATIVA

Pag. 24

2

Aplicar el cuestionario para determinar en que actividades se requieren procedimientos o instructivos de trabajo formato DO-DI-2

Elaborar y revisar anualmente el inventario de todas las actividades que se realicen Formato DO-DI-1

3

Elaborar el inventario de los procedimientos o instructivo de trabajos requeridos Formato DO-DI-3

Etapa 1

4

Realizar el inventario de los Procedimientos e Instructivos de t. existentes de acuerdo al formato DO-DI-3

1

Disponibilidad Verificar si existen documentos equivalentes en otras instalaciones

8

Pag. 25

Autorizar el programa anual para elaborar Procedimientos formato DO-DI-5

7

Elaborar programa anual para el desarrollo de los Procedimientos faltantes, vencidos y por vencer formato DO-DI-5

5 Jerarquizar los procedimientos Faltantes Formato DO-DI-4 DO-DI-4A

6

GUÍA PARA DETERMINAR CUANDO SE ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ESCRITO. Poder determinar cuáles son las operaciones/actividades que requieren de un procedimiento escrito es de suma importancia, ya que de esto depende el que se asegure que los procesos se lleven a cabo de forma correcta, consistente y segura, además de poder determinar cuales son los procedimientos realmente necesarios. En virtud de lo anterior, a continuación se muestra un cuestionario de evaluación como guía de soporte para definir si una determinada operación / actividad requiere de un procedimiento por escrito. Es importante señalar que esta guía enuncia los puntos más importantes a considerar para determinar si se requiere de un procedimiento escrito. Sin embargo, no es limitativo y puede ser complementada con información específica de cada dirección, gerencia, activo, planta o función, subdirección y/o centro de trabajo. Pag. 26

REQUIERE

GUÍA PARA DETERMINAR CUANDO SE ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ESCRITO.

Pag. 27

REQUIERE

Riesgo y/o peligro que evita: Es el tipo de peligro involucrado en la operación realizada. En caso de que se evite cualquiera de los peligros se debe considerar (1). Severidad del Incidente: Permite determinar el impacto o la consecuencia que se tendría en caso de que ocurriera alguna desviación al procedimiento, los daños potenciales al personal, al medio ambiente, las instalaciones, la comunidad, la imagen de la empresa. Probabilidad de Ocurrencia: Permite determinar con que frecuencia podría ocurrir algún incidente ocasionado o derivado de una desviación en el cumplimiento del procedimiento. El tiempo en que podría ocurrir. Riesgo: Se determina con base en el impacto que se tiene en las personas, el medio ambiente y en el negocio en caso de perder la continuidad de las operaciones parte o la instalación completa para.

Pag. 28

ETAPA 1. DISPONIBILIDAD •Jerarquizar procedimientos faltantes. •Elaborar programa anual para el desarrollo. •Verificar si existen en otras instalaciones.

Índice de Disponibilidad No. Procedimiento e instructivos disponibles Índice de disponibilidad = (I D)

Pag. 29

X 100 Procedimiento e instructivos requeridos

10

Adecuar procedimientos e instructivos de trabajo de acuerdo a la actividad específica

9

Dar seguimiento al desarrollo de programas para la elaboración y/o revisión de procedimientos e instructivos

14 Desarrollar Procedimientos o instructivos faltantes

11

Etapa 2 Calidad

Adecuar procedimientos e instructivos de trabajo vencidos y por vencer conforme a los criterios DO-CA-1

12 Pag. 30

Evaluar la calidad de cada proyecto de procedimiento e instructivo de trabajo en base a DO-CA-2 y 2A

Elaborar un informe sobre el desarrollo de los procedimientos e instructivos faltantes y/o en revisión a través del reporte mensual DO-CA-3

13

¿QUE REFLEJA LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS?

• Claridad • Congruencia • Específicos • Actualizados Pag. 31

ETAPA 2. CALIDAD GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO: Dar una guía para realizar auditorías de Calidad a los procedimientos

Alcance: La presente guía incluye los lineamientos que deben considerarse para evaluar la calidad en forma y contenido de los Procedimientos. Lo establecido en esta guía no es limitativo; sin embargo, debe ser considerado como una base para implantarla. Requisitos: Esta guía está dirigida a todo aquel personal responsable de verificar la calidad de los Procedimientos en cuanto a forma y contenido. Lo establecido aquí será de aplicación general y será responsabilidad de cada Dirección / Gerencia / Planta o Función implantarla sobre la base de sus recursos y necesidades. Pag. 32

ETAPA 2. CALIDAD GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Información de referencia: El contar con Procedimientos de Calidad, es un factor clave para asegurar que las operaciones ó actividades son llevadas a cabo de forma correcta y consistentemente. Es por ello que debemos contar con un sistema que nos permita verificar que tanto la forma como el contenido de los procedimientos que están siendo emitidos, revisados ó actualizados, cumplan con las guías de este Manual. Por lo tanto, es necesario contar con un programa de Auditorías de Calidad, que nos ayude a asegurar lo antes.

Es muy importante aclarar algunos términos cuando hablemos respecto a algunas características que reflejan la calidad de los Procedimientos, tales como: Pag. 33

ETAPA 2. CALIDAD GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS 







CLARIDAD: Se refiere a que los Procedimientos deben estar escritos de tal manera que puedan ser entendidos por todo el personal involucrado. Se debe evitar tecnicismos. CONGRUENCIA: Todos los equipos, accesorios e instalaciones mencionadas en el Procedimiento, deben coincidir con lo que existe en el área físicamente en cuanto a identificación y localización. ESPECIFICOS: Debe evitarse ambigüedad al hablar de variables involucradas; se debe señalar los valores de las variables específicamente, así como sus unidades, las cuales deben coincidir con las existentes en los instrumentos de medición y control. ACTUALIZADOS: Se refiere a que deben ser revisados en forma periódica, para asegurar que no hay cambios en las instalaciones ó en la forma de llevar a cabo la operación ó actividad que los haga obsoletos. Pag. 34

21

Obtener el índice de efectividad de la comunicación de acuerdo a la formula correspondiente

Anotar los resultados en el formato DO-CO-4 de la capacitación en procedimientos e instructivos

Etapa 3 Comunicación

20 Evaluar el entendimiento de la capacitación considerando el cuestionario de evaluación de la comunicación que se deberá incluir en cada procedimiento (ejemplo)

19 Pag. 35

15

Identificar los procedimientos e instructivos que aplican para cada trabajador en la instalación, matriz de correlación DO-CO-1

16

Seleccionar los medios escritos y/o electrónicos que sean convenientes para difundir los procedimientos e instructivos de trabajo

17

Programar y realizar la capacitación de procedimientos e instructivos de trabajo existentes, con base en la matriz de correlación trabajador – procedimiento DO-CO-2

18

Mantener disponibles los procedimientos e instructivos de trabajo autorizados en medios impresos.

ETAPA 3. COMUNICACIÓN GUÍA PARA REVISAR LA COMUNICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Objetivo: Establecer los lineamientos generales de los diferentes procesos que involucra la etapa de comunicación de procedimientos. Alcance: La presente guía cubre los lineamientos que deben de considerarse para: 1. La definición de procedimientos por áreas, los mecanismos de comunicación y las evaluaciones que aseguren el conocimiento de los procedimientos. 2. Lo establecido en esta guía no es limitativo, pero debe ser considerado como base para implantarla. Requisitos: Esta guía está desarrollada para todo aquel personal involucrado en el proceso de difusión de procedimientos. Es responsabilidad de cada dirección / gerencia / planta o función implantarla sobre la base de sus recursos y necesidades. Pag. 36

ETAPA 3. COMUNICACIÓN GUÍA PARA REVISAR LA COMUNICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Información y referencia: Comunicar información es uno de los procesos más difíciles y delicados, ya que involucra varios elementos que deben conjugarse para lograr una comunicación efectiva. Con un mensaje definido, los elementos a utilizar son: el transmisor, el receptor el medio o modo de comunicación. En virtud de lo anterior, es muy importante contar con mecanismos de difusión de procedimientos que nos aseguren al máximo la efectividad de dichos elementos y controles que nos permitan evaluar los resultados alcanzados, después de haber aplicado estos mecanismos. Definiciones: Es muy importante definir algunos términos para la clara comprensión de esta guía.

Alcance de la difusión: es importante establecer la audiencia o receptores a los que se les quiere hacer llegar la información por medio de la difusión.

Intensidad de la difusión: define el grado de recepción, entendimiento o aprendizaje que se requiere alcancen los receptores de la información Pag. 37

Índice de Comunicación No. Personas capacitadas Índice de comunicación = (ICom)

Pag. 38

X 100 No. Total de personas a capacitar

EJEMPLO DE CUESTIONARIO Área: Mantenimiento: Taller Mecánico. Procedimiento No. : PS-001 Título: Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba. 1.Mencione cuales tipos de riesgos que se pueden controlar por este procedimiento._________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ 2.- Describa que significa el concepto de la Tarjeta, Candado, Despeje y Prueba. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ 3.Describa el orden o secuencia para poner y retirar candados. _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Contestó:

Revisó:

Nombre trabajador Nombre Supervisor

Fecha Fecha

Observaciones / Notas del supervisor: _____________________

Pag. 39

Firma Firma

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS POR ÁREA O PUESTO Toda matriz de procedimientos por área debe ser elaborada, considerando los siguientes pasos:

Identificar necesidades: Se debe determinar cuáles procesos o actividades que se desarrollen en el área, requieren de un procedimiento. Desarrollo de procedimientos: Desarrollar los procedimientos a manera que estén disponibles en el área. Sobre la base de esto, se procederá a elaborar la matriz de procedimientos por área. Elaboración de matrices: Las matrices se elaboran relacionando el área y los procedimientos que aplican en ella. Se recomienda hacer matrices por gerencia o departamento; mantenimiento, producción, SSPA, personal, procesos, etc., Pues de esta forma se tiene concentrada toda la información, facilitando su consulta y aplicación. Pueden utilizarse sistemas de computación para elaborar matrices, pero se deben de establecer controles para su actualización y resguardo similares a los establecidos para los procedimientos. Pag. 40

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS POR ÁREA O PUESTO Continuación:

Actualización: Debido a que con frecuencia se emiten nuevos procedimientos, éstos deberán ser incluidos en la matriz correspondiente, e informar al personal que labora en el área, la nueva inclusión para su conocimiento y difusión. Auditorias: Auditorias periódicas deben ser realizadas para verificar que las matrices se encuentran actualizadas. Es recomendable que dichas auditorias sean realizadas por los integrantes del equipo de D. O. ó en caso de no contar con dicho equipo, se tendrá que llevar a cabo auditorias cruzadas, pueden ser una alternativa para asegurar el tener matrices de calidad y actualizadas. Pag. 41

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS POR ÁREA O PUESTO Continuación: Evaluación de conocimientos: Se debe contar con controles que permitan evaluar los conocimientos que tiene el personal acerca de los procedimientos. Para ello, existen diversas formas para verificar este proceso entre las que se encuentran: encuestas, cuestionarios, entrevistas directas al personal. Dichos controles deberán ser registrados para poder comprobar que fueron realizados y para los casos en que se requiera certificar si una persona fue entrenada en determinados procedimientos. Para un control general sobre qué personas han sido certificadas con relación a los procedimientos que debe conocer, se debe contar con la MATRIZ DE CONOCIMIENTOS. La matriz de conocimientos se elaborará relacionando al personal que labora en el área y los procedimientos que se aplican. Sistemas de computación pueden ser utilizados para elaborar dichas matrices, pero se deben establecer controles para su actualización y resguardo. Se deben realizar Auditorias periódicas para confirmar que las matrices se encuentren actualizadas. Es mejor que las auditorias sean realizadas por integrantes del equipo de D. O, o en su defecto, llevarse acabo auditorias cruzadas para asegurar que las matrices son de calidad. Pag. 42

23

Elaborar programa anual de verificación del cumplimiento en la aplicación de procedimientos e instructivos de trabajo (ciclo de trabajo) DO-CU-1

Explicar al personal cual es el objetivo del programa y la importancia de su participación

24

Termina la verificación del ciclo de trabajo y comentar con el trabajador las observaciones detectadas y que acciones o cambios son requeridos para mejorar la realización del trabajo, registrar las observaciones y sugerencias del trabajador

Etapa 4

Cumplimiento

Verificar en sitio el cumplimiento de las actividades que realizan normalmente los trabajadores contra lo documentado en el procedimiento DO-CU-2

Pag. 43

22

Calcular el índice de cumplimiento en la aplicación de procedimientos e Instructivos de 27 trabajo

26

25

La actividad se realiza con desviaciones al procedimiento o instructivo de trabajo

25

SI detener la actividad y dialogar con el trabajador. NO se continúa al siguiente punto

Índice de Cumplimiento Índice de Cumplimiento= (Icum)

No. De personas acreditadas No. Total de personas

Pag. 44

X 100

Pag. 45

OBJETIVO

DESARROLLO

MATERIAL

RESULTADO

NOMBRE: Llenado de formatos: Aplicación de los ciclos de trabajo y llenado del índice de capacitación

Se pondrá al personal a elaborar el ciclo de trabajo de una actividad y se elaborara el formato de capacitación del personal.

Hojas con formatos del ciclo de trabajo y de registro de capacitación.

El personal conocerá el correcto llenado de los formatos

NOMBRE: Comunicación Asertiva: Poner en claro,

Se les explica en que consiste la comunicación asertiva y se ponen tarjetas previamente laboradas con frases que el trabajador pasa a exponer su punto de vista.

Hojas blancas, Lápices

Comunicación efectiva para disciplinar un acto inseguro y retroalimentar un acto seguro.

afirmar, expresar, congruentemente los sentimientos, necesidades y derechos propios, respetando a los demás.

Ejemplos de comunicación asertiva: liderazgo; ser padre; ser responsable; la disciplina; la confianza; Amor; amistad; compromiso;

DURACION DE CADA DINAMICA 20 MINUTOS

Pag. 46

Pag. 47

PROCEDIMIENTO DE UPMP: PG-NO-TC-004-2007

Pasos a seguir para la ejecución de auditorias 1.-Se identificarán) las áreas (s) o funciones) que no están dentro del alcance del sistema de calidad del negocio. 2.-Generar una lista de los procedimientos o prácticas más críticos del área o función. 3.-El auditor a su criterio seleccionará de la lista cuáles procedimientos o prácticas se auditarán. Las más críticas mencionadas en los P. 4.-verificará en campo qué lo que indica el procedimiento o práctica se lleve a cabo. Se verificará el llenado de formatos, listas de verificación, anexos, etc. 5.-Anotar todas las desviaciones encontradas y verificar a qué elemento corresponde dicha desviación. 6.-Elaborar el reporte final.

Pag. 49

Formato DO-DI-1 Subdirección:

Gerencia/Activo/División:

Instalación:

Área:

Fecha:

Elaborado por: Inventario de actividades por área o instalación

No.

Nombre de la actividad

Cuenta con procedimiento?

Nombre y firma responsable Área/Instalación: Nombre y firma del jefe inmediato:

Pag. 50

Cuenta con instructivo?

Clave asignada

Fecha de elaboración

CUESTIONARIO PARA DETERMINAR LA NECESIDAD DE DOCUMENTAR ACTIVIDADES / OPERACIONES

Formato DO-DI-2

Región / División

Activo/U. O.

Actividad no. ____ de ____

Instalación.

Área/ función:

Fecha:

Operación/actividad (describir) Cuestionamiento: 1.- Es frecuente la operación o actividad y se sigue siempre la misma secuencia de eventos? (mas de i p/semana)

Si

No

2.- Requiere que para su desarrollo se apliquen normas? 3.- Su realización implica riesgos y se requieren recomendaciones especificas al personal que las realiza? 4.- El desarrollo de la actividad/operación implica riesgo potencial de contaminación, fuego, explosión, etc.?

5.- Su control impacta administrativa o económicamente al negocio? 6.- Tiene antecedentes de desviaciones que pudieron tener un alto impacto en la empresa? 7.- Requiere de un grado de habilidad o de atención especial para ejecutarse? 8.- Requiere realizarse paso a paso para darle continuidad y lograr su objetivo?

9.- Requiere de controles específicos para cumplir con determinados parámetros de seguridad, salud, protección ambiental, operación, calidad, administrativos o de control interno? 10.- Requiere de la participación y coordinación de diferentes personas para lograr obtener el resultado deseado? Si mas de la mitad de las respuestas son afirmativas, la actividad u operación requiere de un procedimiento para su desarrollo. Si al menos tres respuestas fueron afirmativas, es necesario elaborar una instrucción de trabajo por escrito. Nota: Este cuestionario no es limitativo y puede ser complementado con información adicional, el análisis debe ser realizado por personal con experiencia en la actividad en cuestión.

Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma

Pag. 51

Revisó: _________________________________ Nombre y Firma

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS O EXISTENTES Subdirección:

Gerencia/Activo/ División:

Instalación:

Área:

Fecha:

Elaborado por:

Formato DO-DI-3

Inventario de procedimientos e instructivos requeridos o existentes No.

Nombre de la actividad

¿Requiere procedimientos o instructivos?

Relacionar todas las actividades de las áreas / instalaciones / U. O. / activo / Gerencia que requieren documentarse de acuerdo al anexo 1

P

¿tiene ya procedimientos o instructivos?

I

SI

NO

Clave asignada

Fecha de elaboración

Anotar la clave del procedimiento o instructivo en caso de que ya este elaborado y cuente con el registro

Anotar la fecha de la elaboración o ultima revisión del procedimient oo instructivo

A) TODAS LAS ACTIVIDADES:

___________

B) TOTAL DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS REQUERIDOS:

___________

C) TOTAL DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS ELABORADOS Y DISPONIBLES:

___________

D) INDICE DE DISPONIBILIDAD:

___________

( C / B ) * 100 =

La información correspondiente a los incisos A, B, C, Y D solo se registrara una vez, en la ultima hoja debiendo sumar el total de operaciones o actividades evaluadas y registros en este formato. Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma

Pag. 52

Revisó: _________________________________ Nombre y Firma

FORMATO PARA JERARQUISAR LA ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS E INSTUCTIVOS DE TRABAJO POR ÁREA O INSTALACIÓN Subdirección:

GERENCIA/Activo/ División:

Instalación:

Área:

Fecha:

Elaborado por:

Formato DO-DI-4

Formato para jerarquizar la elaboración de procedimientos e instructivos de trabajo por área o instalación TITULO DEL PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO

PELIGRO QUE EVITA (a)

SEVERIDAD (b)

PROBABILIDAD (c)

EXPOSICION (d)

Anotar el nombre de los procedimientos

Anotar si el procedimiento disminuye el riesgo de fuego, explosión, fuga impacto ambiental o lesiones

Calificar la severidad o gravedad de las consecuencias del incidente como alta mediana o baja y asignarle valores de 5, 3 o 1 según corresponda

Calificar la probabilidad de ocurrencia del incidente como alta, mediana o baja y asignarle valores de 5, 3 o 1 según la calificación del formato DO-DI-4A

Calificar la exposición como alto, moderado o bajo, por la cantidad de personal que interviene en la operación y asignarle valores de 5, 3 o 1 según la tabla inferior

PRIORIDAD (e)

(a) PELIGRO QUE EVITA: Fuego, explosión, impacto ambiental o lesiones, fuga, material toxico, etc. (b) SEVERIDAD: Alta = 5, mediana = 3, baja = 1

Ver tabla de criterios del formato DO-DI-4A

(c) EXPLOSION: Alta = 5 (diario), mediana = 3 (mensual), baja = 1 (anual) (d) PRIORIDAD: Multiplicar los valores de las columnas b, c y d, para cada procedimiento y determinar la prioridad de acuerdo con la tabla del formato DO-DI-4A Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma Pag. 53

Revisó: _________________________________ Nombre y Firma

GUÍA PARA DETERMINAR CUANDO SE ELABORAR UN PROCEDIMIENTO ESCRITO.

Pag. 54

REQUIERE

CRITERIOS PARA LA FRECUENCIA DE REVISION DE PROCEDIMIENTOS CONFORME AL RIESGO.

Pag. 55

CRITERIOS PARA LA FRECUENCIA DE REVISION DE PROCEDIMIENTOS CONFORME AL RIESGO. Formato DO-CA-1

Pag. 56

Valor

prioridad

Frecuencia de revisión

75 – 125

Alta



Deberá ser revisado cada dos años

27 – 74

Media



Deberá ser revisado cada dos años

1 – 26

Baja



Deberá ser revisado cada dos años

Formato DO-DI-5 Subdirección:

GERENCIA/Activo/ División:

Instalación:

Área:

Fecha:

Elaborado por: Programa para la elaboración de procedimientos e instructivos de trabajo

Supervisor responsable

Clave

Nombre del procedimiento

Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma

Pag. 57

A Ñ O

E N E

F E B

M A R

A B R

M A Y

J U N

J U L

A G O

S E P

O C T

Revisó: _________________________________ Nombre y Firma

N O V

D I C

Formato DO-CA-2 Subdirección:

GERENCIA/Activo/ División:

Instalación:

Área:

Fecha:

Elaborado por: Formato de registro de resultados de evaluación de los procedimientos

Clave del procedi miento

Vigencia

Estructura

Autoriza ción

Claridad de redacci ón

Puntos críticos y limites del proceso

Anexos y dibujos

Ejecución ciclo de trabajo

Calidad de la revisión

Soporte técnico

Cambios al procedi miento

Total de punto (20)

Máxim o total (100)

Total (%) Máximo total (100%)

Cuando un procedimiento cumple con todos los criterios establecidos para evaluar La calidad de los procedimientos y métodos, entonces se puede concluir que ese procedimiento es de calidad.

Evaluado por: _________________________________ Nombre y Firma

Pag. 58

Excelente Muy Bueno Bueno Regular Requiere atención inmediata

98 - 100 % 95 - 97 % 92 - 94 % 88 - 91 % Menor a 88 %

El auditor elaborará un reporte final de resultados que incluirá Calificaciones finales, las oportunidades de mejora, recomendaciones y conclusiones, mismo que será enviado a la Gerencia del área y al Líder del Equipo de Disciplina Operativa. PARÁMETROS PARA VERIFICAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Formato DO-CA-2A Subdirección:

Gerencia/Activo/ División:

Instalación:

Área:

Fecha:

Elaborado por: Guía para revisar la calidad de los procedimientos

PARÁMETRO

CALIFICACIÓN

1). Vigencia

0 - Fecha vencida. 1 - Fecha vencida y en revisión. 2 - Vigente en su Procedimiento.

2). Estructura

0 - No cumple con formato. 1 - No cumple con formato, pero esta en revisión. 2 - Cumple totalmente con lo establecido.

3). Autorizaciones

0 - No cumple con las autorizaciones. 1 - Solo tiene aprobación, falta autorización. 2 - Cumple totalmente con lo establecido.

4). Claridad de Redacción

0 - El supervisor del área, subordinado y auditor hacen notar que no es comprensible. 1 - Alguno de los Auditados hace notar que no es entendible. 2 - Todos los auditados dicen que es entendible.

5). Puntos Críticos y Límites del Proceso

0 - No contempla ningún punto crítico y/o límites del proceso. 1 - Contempla algunos puntos críticos y/o límites del proceso. 2 - Contempla todos los puntos críticos y/o límites del proceso.

Pag. 59

RESULTADO

continua

GUÍA PARA REVISAR LA CALIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS PARÁMETRO

RESULTADO

CALIFICACIÓN

6). Anexos y Dibujos

0 - No cuenta con los anexos y dibujos de referencia. 1 - Los dibujos y anexos de referencia no concuerdan en algunos puntos con lo que existe en el área. 2 - Los dibujos y anexos de referencia concuerdan con lo que existe en el área.

7). Ejecución ( ciclo de Trabajo)

0 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron varias desviaciones. 1 - Al ejecutarse el procedimiento, detectaron alguna desviación. 2 - Al ejecutarse el procedimiento, no detectaron desviación alguna.

8). Calidad de Revisión

0 - Durante la revisión, solo interviene el que elabora el procedimiento. 1 - No se define un grupo de revisión, pero participan más de una persona en la misma conoce y realiza la operación. 2 - Para la revisión se define un “grupo de revisión” integrado por el personal que realmente conoce y realiza la operación.

9). Soporte Técnico

0 – Referencia a Normas ó Estándares deficiente. 1 - Requiere de mejora el soporte técnico. 2 - Cuenta con soporte técnico (Estándares y Guías Corporativas)

10). Cambios al Procedimiento

0 - No existen registros de los cambios en los procedimientos. No los evalúa personal calificado. 1 - Los cambios los evalúa personal calificado, pero no hay registros de los mismos. 2 - Los cambios los evalúa personal calificado y hay registros de los mismos TOTAL

Pag. 60

Formato DO-CA-3 Subdirección:

Gerencia/Activo/ División:

Instalación:

Área:

Fecha:

Elaborado por: Reporte mensual de seguimiento al programa de elaboración y/o revisión de procedimientos

Activo/ U. O./ Gerencia

Procedimientos / Instructivos Necesarios

Anotar aquí la relación de instalaciones, áreas, centros de trabajo , activos o regiones, divisiones, según sea el nivel de detalle de la información.

Faltantes

Anotar la totalidad de procedimientos requeridos y faltantes por instalación área, etc.

Periodo ene/09 a may/09 Programado

Realizado

% Avance

Los datos relativos a lo programado, realizado y % de avance corresponden al periodo que se reporta y se obtiene del formato anexo 5

Índice de desarrollo

El índice de D corresponde al valor global de la entidad que reporta

Elaboro: _________________________________ Nombre y Firma

Revisó: _________________________________ Nombre y Firma

Desarrollo (DO)= Necesarios (N) – Faltantes (F) + Realizados (R)

Índice de Desarrollo = ( DO / N ) * 100

Pag. 61

Formato DO-CO-1 Subdirección:

Gerencia/Activo/División:

Instalación:

Área:

Fecha:

Elaborado por: Matriz de correlación Trabajador vs Procedimiento A

Nombre del trabajador

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

Relación de procedimientos A.B.C.D.E.F.G.H.-

I.J.K.L.M.N.O.P.-

Elaboro:

Revisó:

Pag. 62

Firma:

Firma

M

N

O

P

Formato DO-CO-2

subdirección:

Gerencia/Activo/División:

Instalación: Fecha:

Área: Elaborado por: Encargado de la instalación, Supervisor o mando medio responsable de la difusión y capacitación de cada procedimiento

Programa de capacitación / entrenamiento en los procedimientos e instructivos de trabajo

Titulo Procedimiento

Nombre del trabajador

elaboró:

Ene

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Revisó. Firma:

Pag. 63

Mes

Firma:

Sep

Oct

Nov

Dic

Formato DO-CO-4 Subdirección:

Gerencia/Activo/División:

Instalación:

Área:

Fecha:

Nombre del Supervisor:

Procedimiento

Clave del procedimiento:

Registro de capacitación / entrenamiento en los procedimientos e instructivos de trabajo Nombre del Trabajador

Elaboró:

Categoría

Fecha

Firma del Trabajador

Firma del Supervisor

Revisó. Nombre y Firma:

Pag. 64

Ficha

Nombre y Firma:

Suficiente (s/n)

Formato DO-CU-1 Subdirección:

Gerencia/Activo/División:

Instalación:

Área:

Fecha:

Nombre del Supervisor:

Titulo del Procedimiento:

Revisión no.

Programa de verificación del cumplimiento de procedimientos e instructivos de trabajo (ciclos de trabajo) Nombre del Supervisor

Elaboró:

Nombre del Trabajador

Mes Ene

(responsable de área o instalación)

Feb

Mar

Abr

May

Jun

Jul

Ago

Sep

Fecha:

Nombre, Firma y Ficha: Aprobó:

(máxima autoridad del centro de trabajo)

Nombre, Firma y Ficha:

Pag. 65

Fecha:

Oct

Nov

Dic

Formato DO-CU-2 Registro de verificación de aplicación de procedimientos e instructivos de trabajo (ciclos de trabajo) Centro de trabajo: Área o función:

Fecha:

Código y nombre del procedimiento verificado:

Nombre del Trabajador: Nombre del Supervisor: 1.- ¿se realizo la operación/actividad siguiendo el procedimiento en su totalidad? SI ____ NO ____ Comentario :_____________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________ 2.- Si la respuesta a lo anterior es negativa, ¿Cuál (es) fue (ron) la (s) desviación (es)? ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ 3.- ¿Si no coinciden el procedimiento o instructivo de trabajo y la forma de realizarse la operación/actividad, Cuál debe modificarse? Favor de explicar el porqué. ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

4.- ¿Considera usted que el empleado conoce bien la operación y/o actividad a realizar? Si _____ no _____ favor de explicar porqué. ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ 5.- ¿Que comentarios hizo el trabajador durante la verificacion de la aplicación del procedimiento o instructivo de trabajo? ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________

Pag. 66

Continua

6.- ¿Hizo el trabajador alguna sugerencia a cerca del procedimiento? Si ___ no __ ; Si es afirmativa, listar: ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ 7.- ¿Estaba el área de trabajo y el equipo en condiciones satisfactorias? Si ______ no _____ Observación: ________________________________________________________________________________________________ 8.- Comentarios generales. _________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ 9.- Acción tomada sobre los comentarios generales. ____________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ 10.- Conclusiones: Aprobado

Modificar procedimiento

No aprobado

Requiere Re-entrenamiento

Trabajador: __________________________________________________________________ Nombre y Firma: Evaluado: ____________________________________________________________________ Nombre y Firma: Aprobado por: ________________________________________________________________ Nombre y Firma: Observaciones de quien revisa: ______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ Pag. 67