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Métodos e Técnicas Administrativas Função Projetar Claudinei Pereira Gonçalves Professor efetivo do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo – IFES; professor especialista do Centro de Educação à Distância do IFES – CEAD. Bacharel em Ciências Contábeis pela Faculdade de Aracruz – FAACZ/ES; Mestre em Administração pela Companhia Nacional de Escolas da Comunidade - CNEC/MG.
Direção Geral Direção Editorial Assistente Editorial
Jean Franco Sagrillo Jeanine Grivot Melissa Harumi Inoue Pieczarka
Gerência de Produção e Arte
Marcia Tomeleri
Revisão
Simone Venske
Revisão Comparativa
Renee Cleyton Faletti
Projeto Gráfco
Adriana de Oliveira
Editoração
Adriana de Oliveira
Ilustração
José Fernandes de Souza Neto
2011 Todos os direitos reservados pela Editora do Livro Técnico Edifício Comercial Sobral Pinto Avenida Cândido de Abreu, 469 – 2º andar, conjs. nºs 203-205 Centro Cívico − Cep: 80530-000 Tel.: (41) 3027-5952/Fax: (41) 3076-8783 www.editoralt.com.br Curitiba − Pr
Em conformidade com o Catálogo Nacional de Cursos Técnicos este livro é indicado, entre outros, para os seguintes cursos:
Eixo Tecnológico: Gestão e Negócios • Técnico em Administração • Técnico em Comércio • Técnico em Comércio Exterior • Técnico em Contabilidade • Técnico em Cooperativismo • Técnico em Finanças • Técnico em Logística • Técnico em Marketing • Técnico em Qualidade • Técnico em Recursos Humanos • Técnico em Secretariado • Técnico em Seguros • Técnico em Serviços de Condomínio • Técnico em Serviços Imobiliários • Técnico em Serviços Públicos • Técnico em Vendas
Eixo Tecnológico: Hospitalidade e Lazer • Técnico em Eventos
Eixo Tecnológico: Apoio Educacional • Técnico em Biblioteconomia • Técnico em Infraestrutura Escolar
Eixo Tecnológico: Militar • Técnico em Suprimento
Eixo Tecnológico: Recursos Naturais • Técnico em Cafeicultura • Técnico em Agronegócio
Eixo Tecnológico: Produção Cultural e Design • Técnico em Arte Circense
Apresentação Este é o livro Métodos e Técnicas Administrativas, um projeto pioneiro da Editora do Livro Técnico, voltado à iniciação ao mundo da Administração, possibilitando a jovens empreendedores de todas as idades galgarem os primeiros passos em direção ao sucesso, seja escolhendo uma carreira administrativa cheia de desaos, seja empreendendo o seu próprio negócio. Neste livro você terá a oportunidade de conhecer um dos principais instrumentos de planejamento: o plano de negócio. Considerado hoje peça fundamental para orientar a implantação de um empreendimento empresarial, o plano de negócio tem sido abordado como ferramenta complexa que envolve um vasto conhecimento técnico, distante de quem não possui uma formação superior em áreas relacionadas à gestão, como Economia, Contabilidade ou Administração. As tentativas de levar esse conhecimento ao pequeno empreendedor têm se mostrado muito simplórias e, na maioria das vezes, comprometendo o assunto por meio de conteúdos superciais e de métodos rasos abordados no projeto.
Métodos e Técnicas Administrativas : veio justamente para quebrar esse paradigma, tornando acessível ao aluno do nível médio e, até mesmo, ao leigo em administração os passos necessários à implementação de um novo empreendimento. Isso porque transmite os conceitos básicos necessários à compreensão de cada etapa na medida em que avança no escopo do plano de negócio, utilizando uma linguagem fácil e ilustrativa para promover o entendimento. O livro aborda o plano de negócio como método central, mas agrega, a ele, outros métodos e técnicas comuns relativos ao planejamento de atividades organizacionais, como gráco de Pareto, brainstorming, técnicas de previsão de demanda, programa 5S, diagrama 5W2H, entre outros. Desta forma, o livro auxilia o leitor a preencher as lacunas encontradas nas obras mais superciais e, ao mesmo tempo, traduz e sintetiza os conteúdos mais sosticados da área adminstrativa. Tudo isso com o uso de exemplos simples, presentes no cotidiano de qualquer pessoa. Assim, para orientar o estudo do conteúdo de cada capítulo, vamos conhecer melhor o que será apresentado. O capítulo 1 desenvolve os fundamentos básicos da Administração, abordando o objetivo dela como ciência, descrevendo o seu campo de aplicação e explicando o funcionamento das empresas por meio de uma alegoria. O capítulo 2 relaciona as funções básicas das empresas, possibilitando ao estudante compreender o conjunto de atividades que devem ser executadas em todo negócio e como elas devem interagir sistematicamente em torno de um mesmo objetivo central.
No capítulo 3 é apresentado o escopo geral do modelo de plano de negócio adotado. Com ele, você saberá quais são os principais tópicos que devem compor um projeto, bem como os itens que fazem parte do resumo do plano, chamado de sumário executivo. O capítulo 4 trata do plano mercadológico. Aqui, você conhecerá melhor o mercado no qual um empreendimento atuará, dimensionando seu tamanho e suas potencialidades. Também receberá noções básicas para a realização de uma pesquisa de campo, a m de poder levantar as diversas informações necessárias para nortear a elaboração das partes seguintes do plano a ser feito. O assunto do capítulo 5 é o plano estratégico. Nele, são discutidos os principais elementos para estruturar o planejamento de longo prazo de uma organização. As técnicas abordadas podem ser aplicadas independentemente da elaboração de um plano de negócio, em empresas que já estejam em funcionamento, mas que ainda não implantaram o seu planejamento estratégico. O plano operacional é o assunto do capítulo 6. Capacidade de produção, processo produtivo, arranjo físico, levantamento de recursos para a operação são alguns dos itens que fazem parte desse tópico. O capítulo 7 aborda o plano nanceiro, parte do plano de negócio que possibilita a identicação dos custos de operação do empreendimento, as despesas gerais que deverão ocorrer, as estimativas de faturamento e resultados, bem como o total de investimentos que é necessário para implantação e funcionamento do negócio. No capítulo 8 são passados os métodos mais comuns para a análise do negócio, pois a decisão de investir ou não na ideia proposta vai depender dos índices e valores que forem obtidos nesta parte nal do plano de negócio. Encerrados os capítulos que abordam trechos essenciais para a elaboração de um plano de negócio, os dois últimos tratam do ensino de técnicas também utilizadas no planejamento de empreendimentos organizacionais, mas que, por sua abrangência, foram reunidas nos capítulos 9 e 10 deste livro, privilegiando, assim, o seu entendimento em relação ao conteúdo especíco do plano de negócio. O capítulo 9 abrange as mais comuns técnicas de previsão de demanda, principal informação da qual depende uma empresa para obter seu objetivo maior. Sua aplicação vai desde os cálculos para a projeção das vendas e consequente previsão de faturamento até a identicação das necessidades de materiais, conforme consumo histórico observado em uma organização já em operação. Finalmente, o capítulo 10 reúne outros métodos e técnicas mencionados ao longo do livro, como instrumentos de apoio à projeção de informações diversas. Nele, você aprenderá a classicar materiais pelo valor de consumo utilizando-se do método conhecido como curva ABC. Conhecerá a técnica de elaboração de planos de ação conhecida como 5W2H, recomendada para o monitoramento do cumprimento de objetivos e metas do plano estratégico. Também aprenderá a solucionar problemas com o auxílio do Diagrama de Ishikawa, também conhecido como método espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito. Bons estudos!
Sumário CAPÍTULO 1 – Fundamentos de Administração
9
A Ciência da Administração .................................................................................. 10 O Veleiro “Empresa” .............................................................................................. 12 Atividades ............................................................................................................... 17
CAPÍTULO 2 – Funções Básicas do Sistema Empresarial
18
Função Projetar...................................................................................................... 20 Função Comprar .................................................................................................... 22 Função Transformar .............................................................................................. 22 Função Apoiar ........................................................................................................ 22 Função Vender ....................................................................................................... 22 Atividades ............................................................................................................... 24
CAPÍTULO 3 – Plano de Negócio
25
Proposta de Plano de Negócio.................................... .......................................... 26 Sumário Executivo ................................................................................................. 27 Esclarecimentos e Regras Gerais ......................................................................... 28 Atividades ............................................................................................................... 29
CAPÍTULO 4 – Plano Mercadológico
30
Análise do Mercado ............................................................................................... 30 Descrição dos Produtos ........................................................................................ 35 Comunicação ......................................................................................................... 36 Previsão de Vendas ............................................................................................... 40 Pós-venda............................................................................................................... 41 Atividades ............................................................................................................... 44
CAPÍTULO 5 – Plano Estratégico
45
Visão ....................................................................................................................... 46 Missão .................................................................................................................... 46 Negócio .................................................................................................................. 50 Valores.................................................................................................................... 51 Objetivos e Metas .................................................................................................. 53 Instituindo os Elementos do Planejamento Estratégico ..................................... 53 Atividades ............................................................................................................... 59
CAPÍTULO 6 – Plano Operacional
60
Localização ............................................................................................................ 60 Capacidade Produtiva ........................................................................................... 62 Processo Produtivo ................................................................................................ 64 Layout ..................................................................................................................... 67
Recursos Humanos ............................................................................................... 71 Recursos Permanentes ......................................................................................... 74 Recursos Materiais................................................................................................ 75 Outras Necessidades ............................................................................................ 79 Atividades ............................................................................................................... 80
CAPÍTULO 7 – Plano Financeiro
81
Previsão de Faturamento ...................................................................................... 81 Investimento Total ................................................................................................. 83 Projeção dos Custos .............................................................................................. 87 Projeção das Despesas ......................................................................................... 92 Outros Gastos ........................................................................................................ 94 Demonstrativo do Resultado ................................................................................ 95 Fluxo de Caixa ........................................................................................................ 96 Atividades ............................................................................................................... 98
CAPÍTULO 8 – Análise do Negócio
99
Análise Vertical e Horizontal ................................................................................. 99 Análise do Fluxo de Caixa Descontado ................................................................ 100 Atividades ............................................................................................................... 102
CAPÍTULO 9 – Técnicas de Previsão de Demanda
103
Uniformidade ......................................................................................................... 105 Tendência ............................................................................................................... 113 Sazonalidade ......................................................................................................... 117 Atividades ............................................................................................................... 127
CAPÍTULO 10 – Outros Métodos e Técnicas
131
Classifcação ABC .................................................................................................. 131
Plano de Ação 5W2H............................................................................................. 137 Diagrama de Ishikawa ........................................................................................... 139 Atividades ............................................................................................................... 141
Referências Bibliográcas
144
1 Fundamentos de Administração Você já parou para pensar sobre o significado das palavras método e técnica? Caso você seja tão curioso quanto eu, basta fazer uma rápida busca na Internet para encontrar diversas explicações para esses dois termos, tais como: Método – do grego methodos, significa “o caminho para chegar a um fim”. Modo organizado de se fazer determinadas coisas; processo de execução de projetos ou tarefas com formas previamente definidas que já foram testadas com sucesso; maneira de dizer, de fazer, de ensinar uma coisa, segundo certos princípios e em determinada ordem. Técnica – do grego techné , cuja tradução literal é “arte”. É o procedimento que tem como objetivo obter um determinado resultado; conjunto de métodos e processos de uma arte ou de uma profissão; conhecimentos detalhados para resolução de um problema. Notou que as semelhanças entre as duas palavras são maiores do que as diferenças? É por isso que, neste livro, consideramos que ambas possuem o mesmo significado, representam a mesma coisa, ou seja, “Um procedimento ou conjunto de procedimentos largamente aceito que tem como objetivo a obtenção de determinado resultado”.
Esses procedimentos são utilizados como meio para se chegar a um certo fim. Como um instrumento usado por um operário na produção de um bem ou serviço. Como um ferreiro, quando faz uso de uma bigorna e de uma marreta para alinhar suas peças de metal. Ou um alfaiate, que necessita de agulhas e linhas para chegar ao mais belo paletó. Ou, até mesmo, um soldador, que depende do maçarico para produzir suas soldas. Da mesma forma, o ocupante de um cargo administrativo faz uso de diversos instrumentos de trabalho que o possibilitam alcançar os resultados que planeja. Métodos e técnicas administrativas, portanto, são instrumentos de trabalho do profissional de administração. Ele os utiliza para fins de análise, levantamento, decisão, apuração, avaliação, exposição, entre outros. Quando penso nisso, vem-me à mente a figura do Batman e o seu cinto de utilidades. O que seria desse super-herói sem seus acessórios especiais? Assim, são os métodos e técnicas para o profissional de administração, um conjunto de instrumentos com utilidades diversas que estão à disposição para auxiliá-lo no momento em que deles necessitar.
9 F u n d a m e n t o s d e A d m i n i s t r a ç ã o
A Ciência da Administração Antes de conhecermos os principais métodos e técnicas de administração, é preciso entender alguns dos alicerces que sustentam essa ciência, compreendendo o seu significado e o campo de aplicação de seus principais instrumentos de ação. Atualmente, é muito comum utilizarmos o termo “administração” para nos referirmos às ações que devemos tomar em relação às continA ciência da Administração – A Administração classica-se como ciência social dentro do ramo gências do dia a dia. Quem nunca ouviu as frases: das ciências humanas. Nesse contexto, cuida “preciso administrar esse problema” ou “você dos agrupamentos humanos, mas com a pecutem que administrar isso”. Faz sentido pensar liaridade de buscar a perfeita integração entre na palavra “administração” como a soma de duas pessoas, estrutura e recursos, utilizando-se, para outras (administrar + ação). Assim, a ação de isso, de conhecimentos de Direito, Contabilidade, Economia, Matemática, Estatística, Psicologia, administrar corresponde, segundo Maximiano Sociologia, Informática, etc. (2004), ao processo de tomar e colocar em prática decisões sobre objetivos e utilização de recursos. No entanto esse “processo” evoluiu com o passar do tempo e, hoje, pode ser decomposto em quatro diferentes fases que se complementam. São elas:
10 o ã ç a r t s i n i m d A e d s o t n e m a d n u F
•
Planejamento;
•
Organização;
•
Direção;
•
Controle.
De um modo geral, aceitam-se essas ações como sendo atividades básicas do administrador. Elas constituem o que alguns autores chamam de processo administrativo ou processo gerencial.
Planejamento
Organização
Direção
Controle
Fonte: Adaptado de: Chiavenato, 2000.
Figura 1 – Processo gerencial
A ideia de processo demonstra a relação dinâmica existente entre essas atividades. Os elementos do processo agem uns sobre os outros provocando evoluções e mudanças contínuas. Por exemplo, ao se planejar a meta de aumentar as vendas anuais em 5%, é necessário não apenas imaginar cada ação para alcançar esse objetivo (planejamento), mas estruturar as etapas desse plano de modo a reunir as condições necessárias para atingir o objetivo (organização); liderar os talentos humanos e coordenar os recursos diversos empregados para esse fim (direção); e não deixar de verificar se os resultados estão se aproximando do que foi planejado, possibilitando “correções de rota”, caso isso seja necessário (controle).
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