238657 Actividad Semana 7 - Silvio Chicunque

TEMA: TUTORA: ESTUDIANTE: FECHA:

Recibo y despacho de documentos Sandra Eugenia Maldonado Omen Silvio Eugenio Chicunque Pantoja 18 de junio de 2011

ACTIVIDAD DE APRENDIZJAE

Una vez leído el material de estudio de la Semana acerca de: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS, en un documento Word, desarrolle la siguiente actividad: 1.

Defina con sus propias palabras: a. Que es la normalización y qué importancia tiene para las empresas b. Cuál es el contenido del Art. 27 de la Ley 594 del 2000 c. Concretamente que indica el Art. 5, 8, 10, 11

2. Evalúa los procedimientos de Recibo y Despacho de documentos que se efectúen en la empresa donde usted labora, y: a. Mediante un diagrama de flujo describe cada uno de los procedimientos observados tanto en el recibo y despacho de documentos (en la empresa donde labora), posteriormente señala las Ventajas y Desventajas que encuentra en cada uno. b. Diseña una Propuesta que permita solucionar los puntos críticos que se detectaron en los procesos de recibo y despacho de documentos que se realiza en la entidad donde labora. 3. Vicente Carrillo, es el auxiliar de archivo, comete muchos errores en el momento de radicar un documento, pese a que en el proceso de inducción le dieron toda la capacitación del caso, nunca encuentra un documento oportunamente, no sabe en donde archivarlo, el consecutivo de correspondencia es un desorden. Qué pasos podemos sugerirle al señor Vicente Carrillo, para que organice sus labores diarias, qué mecanismos de control puede seguir para que su trabajo sea productivo y oportuno; es conveniente elaborarle unos esquemas para que el ciclo de su trabajo se lleve a cabo diariamente en forma organizada, apoyémoslo por favor.

DESARROLLO ACTIVIDADES SEMANA 7

1.

Defina con sus propias palabras:

¿Qué es la normalización y qué importancia tiene para las empresas? La normalización es sinónimo de estandarización, nace como una necesidad de respuesta éste mundo comercial y globalizado, se requiere con urgencia tener estándares de calidad de bienes o servicios que trasciendan las fronteras de los países; en otras palabreas se necesita hablar un mismo lenguaje para poder ser competitivos y en ese ámbito nacen una serie de normas que aparentemente son voluntarias pero que se vuelven obligatorias cuando queremos comercializar. La tarea de la normalización la realizan organismos o agencias nacionales, regionales e internacionales con el fin de fijar normas técnicas que establezcan la terminología, la clasificación, las directrices, las especificaciones, los atributos, las características, los métodos de prueba o las prescripciones aplicables a un producto, proceso o servicio con el fin de preservar la seguridad, la protección al consumidor, al medio ambiente, a la salud de las personas y animales, y favorecer el efectivo intercambio de bienes. La normalización es muy importante para las empresas porque les posibilita ser cada día más competitivas y penetrar mercados exigentes. De otra parte la normalización les permite a las empresas reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios (Simplificación); la intercambiabilidad a nivel internacional (Unificación) y disminuye el riego de cometer errores de identificación porque crea un lenguaje claro y preciso (Especificación)

¿Cuál es el contenido del Art. 27 de la Ley 594 del 2000? El Art. 27 de la Ley 594 de 2000 habla del derecho que tienen todas las personas a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley. Establece que las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

¿Concretamente qué indican los artículos 5, 8, 10, 11 de la Ley 594 de 2000? El Art. 5 habla del Sistema Nacional de Archivos: de su definición, de las instituciones que lo conforman, de los archivos privados, de los principios, de la modernización y homogenización metodológica de la función archivística, de los proyectos y programas archivísticos y de su orientación y coordinación. El Art. 8 se refiere a la clasificación de los archivos desde el punto de vista territorial. El Art. 10 establece la obligatoriedad de la creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la Ley 594 de 2000, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos. El Art. 11 deja en el Estado la obligación de la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. ARTÍCULO 5º. El Sistema Nacional de Archivos: a. Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos; b. Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. c.

Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;

d. El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad; e. El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva; f.

Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía;

g. El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.

ARTÍCULO 8º. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a. Archivos de entidades del orden nacional; b. Archivos de entidades del orden departamental; c.

Archivos de entidades del orden distrital;

d. Archivos de entidades del orden metropolitano; e. Archivos de entidades del orden municipal; f.

Archivos de entidades del orden local;

g. Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h. Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle. ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

2. Evalúa los procedimientos de Recibo y Despacho de documentos que se efectúen en la empresa donde usted labora. En la Contraloría General de la República los procesos de recibo y despacho de correspondencia se realizan de manera automatizada en el Nivel Central y manual en el Nivel desconcentrado (Gerencias Departamentales) Como el lugar donde trabajo es la Gerencia Putumayo, describiré los procedimientos manuales. 2.1.1 Comunicaciones oficiales enviadas (Enviada a otras instituciones, personas y Gerencias Departamentales) Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario; la primera copia a la serie respectiva de la dependencia o grupo de trabajo que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes; y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su Tabla de Retención Documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborará igual cantidad de copias.

La Unidad de Correspondencia en el Nivel Central está a cargo de la Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia y en el Nivel Desconcentrado en el Grupo de Trabajo Despacho del Gerente Departamental. 

Una vez producido el documento, cada dependencia debe asignarle un número de radicado de comunicaciones oficiales enviadas, en el sistema de correspondencia sea manual o automatizado. El documento debe estar firmado por el funcionario autorizado.

2.1.1.1 Radicación de las comunicaciones oficiales enviadas 

Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia es la encargada de asignar número de radicado consignado en la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos: o o o o o o o

Número de radicación. Fecha de radicación. Hora de radicación. Dependencia y funcionario remitente. Asunto. Destinatario (Entidad y/o persona). Número de folios y anexos.



Para la entrega de comunicaciones que están dentro del perímetro urbano, el mensajero de cada dependencia hará la entrega de las comunicaciones al respectivo destinatario y guardará la copia en la dependencia productora.



Para la entrega de comunicaciones oficiales fuera del perímetro urbano definido por la Gerencia Departamental, el mensajero debe entregarlas a la Unidad de Correspondencia (correspondencia saliente).



El funcionario de la Unidad de Correspondencia (correspondencia saliente) debe verificar que los documentos estén correctamente empacados y sellados.



Los documentos deben contener los siguientes datos de remitente:    

Nombres y apellidos completos. Dependencia remitente, dirección, ciudad, departamento, teléfono. Código de la dependencia. Número de Radicado (Proporcionado por el sistema de radicación manual o automatizada).



Los documentos deben contener los siguientes datos de destinatario: o Nombres y apellidos completos. o Entidad y/o Dependencia destinataria, dirección, ciudad, departamento, teléfono.



Las comunicaciones oficiales enviadas deben ir foliadas.



Los documentos que van a ser despachados no deben estar manchados, rotos, con errores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros.



Solamente pueden firmar correspondencia las personas responsables de las diferentes dependencias y las que sean autorizadas para ello en forma expresa. • El correo internacional debe llevar el visto bueno del Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia o su delegado para su envío.



El funcionario de la ventanilla de correspondencia saliente, recibirá el documento, original y dos copias, original para el destinatario, una copia para la serie consecutivo de correspondencia de la unidad de correspondencia y la otra copia para la dependencia productora, la cual ira en la carpeta del asunto o serie correspondiente.

2.1.1.2 Recibir Comunicaciones Oficiales Enviadas En el caso de las Gerencias Departamentales que no tienen sistema automatizado, deben llevar una planilla de control o libro radicador el cual debe contener como mínimo los siguientes datos:       

Número de radicación Fecha de radicación Dependencia remitente Asunto Destinatario (Entidad y/o persona) Nombre de funcionario que recibe el documento. Anexos



Una vez realizados los pasos anteriores, el funcionario de la ventanilla, señala como verificado el número de radicado de comunicaciones oficiales enviadas en el sistema automatizado para Nivel Central, el cual asigna fecha y hora.



El documento es clasificado de acuerdo al servicio de correo por el cual se deba enviar.

2.1.1.3 Clasificación y organización de las comunicaciones oficiales enviadas 

Las comunicaciones oficiales recibidas se clasifican de acuerdo a su destinatario y el servicio de distribución que se vaya a utilizar.



Si los documentos van con destino a las Gerencias Departamentales se distribuyen y organizan en grupos, por cada ciudad capital usando el servicio CORRA



Los demás documentos con destino a Bogotá, ciudades capitales, municipios intermedios, apartados aéreos e internacionales se deben clasificar de acuerdo al servicio por el cual se van a enviar: o o o o o o o o o o o

Postexpress Urbano Postexpress Nacional Apartado Aéreo Correo ordinario Urbano Correo ordinario Nacional Certificado Urbano Certificado Nacional Certificado Urbano con Acuse de Recibo Certificado Nacional con Acuse de Recibo Internacional Internacional Especial



Determinar el peso y el valor de cada documento a enviar.



Registra la cantidad de documentos enviados por cada dependencia, indicando el valor y el servicio utilizado. Diariamente se debe generar un documento resumen que muestre el gasto de correspondencia por oficina y clase de servicio.



Según el servicio utilizado para despachar los documentos se deben diligenciar los siguientes formatos: o Postexpress:  Planilla  Guía  Apartado Aéreo: Planilla  Correo ordinario Urbano: Planilla o o o o

Correo ordinario Nacional: Planilla Certificado Urbano: Planilla Certificado Nacional: Planilla Certificado Urbano con Acuse de Recibo: Planilla Acuse

o

ternacional:

Planilla Internacional Especial: Planilla o CORRA:  Planilla  Planilla de reparto por Gerencia Departamental 

Según el servicio utilizado para despachar los documentos se deben diligenciar los siguientes formatos:



Simultáneamente en los casos en que se utilice el servicio de postexpress se deben colocar la guía sobre el documento que se va a enviar, separándola de su copia.



El funcionario encargado elaborará las diferentes planillas de distribución de acuerdo al servicio de correo a utilizar, las cuales serán entregadas junto con los documentos a entregar, al mensajero de la empresa de correo.



En caso de que el documento no sea recibido por el destinatario, se devuelve con su respectivo causal de devolución a la Oficina productora.



Cuando sea necesario que la documentación enviada requiera el acuse de recibo, de acuerdo al servicio se busca la guía o prueba de entrega con que se fue el documento o se solicita a la empresa de correo el certificado del envió.



Para el caso de las Gerencias Departamentales, se debe asignar número de radicado por el sistema manual y posteriormente se coloca fecha y hora de recepción al documento.



Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia se encargará de la distribución de las comunicaciones enviadas a las diferentes entidades externas o personas naturales, llevando su respectivo control.

NOTA: Los documentos archivados por la Dirección Imprenta, Archivo y Correspondencia y las Gerencias Departamentales para la serie consecutivo de comunicaciones oficiales se deben foliar, pero no se realizará el inventario descriptivo de carpeta. 2.1.2 Comunicaciones oficiales recibidas (recibidas de otras instituciones, personas y gerencias departamentales) Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.



El cliente externo entrega el documento a la unidad de correspondencia, en el horario establecido. El funcionario encargado de recibir los documentos, abrirá los sobres y revisará datos básicos del remitente (nombre del remitente y dirección), del destinatario (nombre del funcionario, dependencia, cargo) y que los documentos estén foliados.



Si el documento cumple con los parámetros anteriores, se le asigna un número de radicado de comunicaciones oficiales recibidas en el sistema de correspondencia manual o automatizada por el funcionario encargado.

2.1.2.1 Radicación de las comunicaciones oficiales recibidas Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia es la encargada de asignar número de radicado a las comunicaciones oficiales recibidas, consignado en la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos:       

Número de radicación Fecha de radicación Hora de radicación Remitente (Entidad y/o persona) Asunto Dependencia y funcionario Destinatario Número de folios y anexos



Una vez se ha registrado el documento, se imprime el radicado con el cual se va a identificar el documento tanto original como copias, se entrega al cliente externo la copia con el respectivo radicado.



Posteriormente, se imprime la Planilla de Comunicaciones Oficiales Recibidas para entregar al encargado de distribuir los documentos.

2.1.2.2 Recepción de comunicaciones oficiales internas y recibidas 

Para el caso de las Gerencias Departamentales se diligenciará la planilla de control o libro radicador, el cual se debe firmar a la hora de recibir una comunicación oficial.



Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia se encargará de la distribución de las comunicaciones recibidas a los diferentes grupos de trabajo, llevando su respectivo control de entrega.

NOTA: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. Acuerdo 060 AGN

2.1.3 Comunicaciones oficiales internas (aquellas recibidas y enviadas dentro de la entidad) Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o automatizados. Acuerdo 060 de 2001. 

Producida la comunicación oficial interna, el funcionario de la dependencia se encarga de asignarle un número de radicado de comunicaciones oficiales internas, registrando los datos básicos de la dependencia remitente y de la dependencia destino.

2.1.3.1 Radicación de las comunicaciones oficiales internas 

Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia es la encargada de asignar número de radicado consignado en la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos:       

Número de radicación Fecha de radicación Hora de radicación Dependencia y funcionario remitente Asunto Dependencia y funcionario destinatario Número de folios y anexos



Una vez se ha registrado el documento, se imprime el radicado con el cual se va a identificar el documento tanto original como copia.



El funcionario encargado de la distribución, los recoge para proceder a clasificarlos por dependencias y hacer su respectiva entrega las dependencias destino.



El funcionario encargado de recibir el documento verifica los datos y procede a recibir por sistema, si en el sistema los datos no corresponden con los datos de la comunicación, se devuelve a dependencia origen para su corrección.



Una vez recibido el documento en el sistema, se firma la copia del documento recibido y se procede a realizar el trámite.



Se entrega la copia de la comunicación oficial interna firmada al encargado de la distribución de las comunicaciones oficiales.



El funcionario encargado de la distribución de las comunicaciones oficiales entrega copia firmada a la dependencia remitente.



En el caso de las Gerencias Departamentales el número de radicado de comunicaciones oficiales internas, debe ser asignado por la Unidad de Correspondencia con su respectivo control.

2.1.4 Control y seguimiento de gestión de comunicaciones oficiales 

Recibida la comunicación oficial, el funcionario encargado de asignar trámites de la dependencia en el sistema manual o automatizado, procede a registrar en el respectivo sistema el nombre del funcionario responsable con su respectiva tarea para dar trámite al documento, según asignación del jefe inmediato.



Asignada la tarea, se procede a realizar la distribución y entrega de las comunicaciones oficiales, de acuerdo a la planilla impresa generada por el sistema o a través del libro o control de radicación.



El funcionario a quien se le asignó la tarea debe verificar el recibido en la planilla, es decir, si es de competencia del funcionario o dependencia destino, recibe el documento y firma la planilla o libro.



El funcionario responsable de la comunicación oficial realiza la tarea correspondiente al trámite asignado, una vez finalizada la tarea informa al funcionario encargado de asignar trámites de la dependencia, para el respectivo descargue o finalización del trámite, ya sea a través de una acción o traslado a otro responsable o con la radicación de un nuevo oficio de respuesta, con el fin de hacer la respectiva referencia entre oficios.



El funcionario encargado de asignar trámites de la dependencia, debe registrar la actividad de finalización del trámite, fecha y hora en el sistema manual o automatizado.



El funcionario encargado de asignar trámites de la dependencia debe informar sobre los trámites pendientes al jefe inmediato, con el fin de dar seguimiento y cumplimiento al trámite.



Para el control y seguimiento de las comunicaciones oficiales se debe asignar y dar respuesta a los trámites.

2.1.5 Comunicaciones oficiales por mensajes de datos. 

Controlar las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, por medios electrónicos, ópticos o similares, como Internet, correo electrónico, fax (mensajes de datos), tanto internas como externas de la Entidad, en cumplimiento de sus funciones.



Toda comunicación oficial interna y externa que sea enviada o recibida por medio de mensajes de datos, en cumplimiento de las funciones de la Entidad, debe ser registrada y radicada en el sistema manual o automatizado de correspondencia.

2.1.5.1 Comunicaciones oficiales enviadas 

Todo documento de carácter oficial que se genere y envíe por mensajes de datos (Correo electrónico, fax entre otros) en una dependencia de la Contraloría General de la República, debe ser registrada y radicada en el sistema de correspondencia manual o automatizado, por el funcionario encargado de operar el sistema de correspondencia de la dependencia, quien informará el número de radicado para colocarlo en el campo asunto del mensaje de datos. Dichos mensajes solo se podrán enviar a través del correo electrónico del directivo de cada dependencia o a quien éste delegue, o por medio de fax, entre otros.

2.1.5.2 Comunicaciones oficiales internas 

Los mensajes de datos de carácter oficial (Correo electrónico, fax entre otros) entre dependencias, en el caso de correo electrónico se realizara desde el buzón de la cuenta de correo individual del directivo responsable de la dependencia, con previo registro y radicación en el sistema manual o automatizado de correspondencia, enunciando el número de radicación en el campo de asunto del mensaje de datos que se enviara. Para el caso de fax se debe colocar el número de radicado al documento.



El envío de las comunicaciones oficiales por medio de mensajes de datos, se debe realizar por uno de los canales de comunicación y una sola vez, con el fin de evitar duplicidad en documentos.

2.1.5.2 Comunicaciones oficiales recibidas 

La recepción de los mensajes de datos que requieran trámite y trazabilidad en la Entidad, deben ser radicados y registrados en el sistema manual o automatizado de correspondencia, para posteriormente dar trámite interno al destinatario.



Las comunicaciones oficiales que deben ser radicadas y registradas son: a) Derechos de petición y consultas.

b) Tutelas. c) Denuncias, quejas, reclamos y solicitudes.

d) Información de rendición de cuentas e informes (cuentas consolidadas; actas de informes de gestión; plan de mejoramiento; avance plan de mejoramiento; directiva 008 de 2003; austeridad del gasto; sistema general de participaciones y Fosyga; regalías; gestión ambiental territorial; Seud; presupuestal; costos de personal, entre otros). e) Información institucional (memorandos, circulares, instructivos, conceptos, procedimientos, manuales)

acuerdos,

directivas,

f) Documentos remisorios de los actos administrativos. g) Informes (Cubos, gestión documental semestral y anual, ejecutivo del plan de acción, plan de mejoramiento interno y avance, IPU, gestión de gerencias, control interno, procesos administrativos, servicios públicos, gastos de vehículos, certificados de corra, gastos de correo, relación de permisos, entre otros). h) Propuestas i) Los demás documentos contemplados en la tabla de retención documental vigente. 

Toda comunicación oficial producida o recibida a través de mensajes de datos se debe conservar en el soporte original en que se creó.



En caso de recibir la misma comunicación oficial de un mismo remitente a un mismo destinatario, por diferentes medios, como: correo electrónico, documentos soporte papel, fax u otro medio, se debe tener en cuenta la radicación y registro del primer documento recibido en la Unidad de Correspondencia, ya sea en el sistema manual o automatizado.



Todo documento sea copia dura, fax, internet y correo electrónico debe radicarse, con el fin de llevar un registro y control de las comunicaciones oficiales que ingresan y se producen en la Contraloría General de la República, a fin de establecer las personas y cargos responsables del proceso y el seguimiento del documento, en concordancia con el acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación.

NOTA: Los mensajes de datos que no requieren radicación son todos los mensajes de datos de carácter personal y/o que no se enmarcan en el contexto de una comunicación oficial de la Contraloría General de la República.

Diagrama de flujo producción documental

Diagrama de flujo proceso recepción documentos externos

Diagrama de flujo proceso recepción documentos internos

Diagrama de flujo proceso distribución de documentos recibidos

Diagrama de flujo proceso distribución de documentos internos

Diagrama de flujo proceso distribución de documentos enviados

Ventajas del proceso manual 

Es la forma tradicional de llevar los registros de correspondencia y para las personas que no están muy familiarizadas con los sistemas automatizados son más accesibles.



En caso de existir un error en el registro, se facilita su corrección.



Son económicos.



No exige conocimientos tecnológicos o profesionales en TIC.

Desventajas del proceso manual 

Los registros de la correspondencia que se surte en las gerencias no se pueden unificar con el Nivel Central, si se hace, exige mayores esfuerzos.



Demora en los procesos que demandan la gestión documental.



Por el volumen de correspondencia a veces los números de registro se dan de manera errada.



Como existen libros radicadores, a veces se radica la correspondencia interna en el libro de la externa y viceversa.



Envío inoportuno de la correspondencia porque de manera manual, se dificulta llevar un orden según la prioridad de entrega.



Dependiendo de la persona que lleve los libros radicadores, los registros a veces son ilegibles.



En los libros es difícil corregir un error de registro y si no se hace de manera correcta pude darse para realizar tachones y enmendaduras.



Los libros radicadores son más expuestos a una pérdida o deterioro.

Propuesta que permite solucionar los puntos críticos que se detectaron en los procesos de recibo y despacho de documentos. La propuesta de mejora que siempre se ha realizado al Nivel Central por parte de la Gerencia Putumayo, es que se diseñe un nuevo aplicativo o se mejore el existente para que las gerencias puedan trabajar en línea con el Nivel Central y de esta manera tener centralizado y automatizados los procedimientos de correspondencia.

Para corregir las falencias que a diario se presentan en la Gerencia existen los Círculos de Mejoramiento por grupos de trabajo, en nuestro caso pertenezco al Grupo de Vigilancia Fiscal de la Gerencia; nos reunimos mensualmente y ahí se discuten los puntos críticos y se proponen Planes de Mejoramiento, todo esto enmarcado dentro de un Sistema de Gestión de calidad debidamente certificado.

3. Vicente Carrillo, es el auxiliar de archivo, comete muchos errores en el momento de radicar un documento, pese a que en el proceso de inducción le dieron toda la capacitación del caso, nunca encuentra un documento oportunamente, no sabe en donde archivarlo, el consecutivo de correspondencia es un desorden. Qué pasos podemos sugerirle al señor Vicente Carrillo, para que organice sus labores diarias, qué mecanismos de control puede seguir para que su trabajo sea productivo y oportuno; es conveniente elaborarle unos esquemas para que el ciclo de su trabajo se lleve a cabo diariamente en forma organizada, apoyémoslo por favor. Vamos a suponer que el curso de inducción y capacitación se enseñó correctamente pero con un nivel elevado para la comprensión del señor Carrillo, ya que él venia del Nivel Operativo y con escolaridad de quinto de primaria, pero si tiene deseos de trabajar en la dependencia de archivo. Con el señor Carrillo se debe hacer lo siguiente para apoyarlo: 

Dictarle nuevamente el curso de capacitación utilizando material y pedagogía acorde a su nivel de escolaridad.



Realizar talleres con ejemplos de su cotidianidad.



Evaluar en tiempo real sus logros durante la capacitación.



Si en la fase de capacitación no superar el promedio requerido (Ejemplo 75 puntos sobre 100) relvarlo de las funciones de Auxiliar de Archivo.



Si pasa con el promedio mínimo requerido se debe realizarle seguimiento y acompañamiento por un tiempo determinado (Ejemplo 1 mes) para corregir en el proceso sus deficiencias.



Es importante diseñarle unos esquemas o diagramas de flujo para cada una de las actividades que realiza a diario y su desarrollo debe estar supervisado diariamente por el Jefe de la Oficina, hasta que el margen de errores sea mínimo.

Creo que con esta capacitación y acompañamiento, sumado a sus deseos de trabajar como Auxiliar de Archivo; el señor Carrillo mejorará sustancialmente sus competencias.