232719215.manual Usuario Avanzado Dspace

 

Manual de Usuario avanzado de DSpace

DSpace es un sistema de repositorio digital que es usado como repositorio institucional, un repositorio de objetos de aprendizaje, para el manejo de registros, y más. La plataforma de código abierto DSpace está libremente disponible para ser modificada y extendida según requisitos particulares para satisfacer necesidades. DSpace es una plataforma de código abierto que permite a las organizaciones:  –

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Capturar y describir el material digital usando un módulo del flujo de trabajo de la sumisión, o una variedad de opciones programáticas. Distribuye los materiales digitales de una organización sobre la web a través de un sistema de la búsqueda y de recuperación. Preserva el material digital por largo tiempo.

En nuestro caso, se pretende preservar todo el material digital de generado por las unidades y centros de investigación de la Universidad de los Andes. Cada siti Cada sitio o DS DSpa pace ce es di divid vidid ido o en comunidades, estos típicamente corresponden a unidades, centros de investigación o departamentos. Una "Comunidad" del Repositorio Institucional de la Universidad de Los Andes (RIULA) es una unidad académica o de investi inve stigac gación ión com como o dep depart artame amento nto,, cen centro tro,, gru grupo, po, ins instit tituto uto o labo laborat ratorio orio;; tien tiene e un indiv individ iduo uo resp respon onsa sabl ble e definir po porr esa unida idad, d, est estab dad d a lar largo go plazo plazo,, y pu puede ede as asum umir ir responsabilidades para las un políticas de abili la ilida comunidad. Cada comunidad debe ser capaz de asignar a un coordinador que puede trabajar junto con el personal del repositorio y la biblioteca. Las comunidades comunidades conti contienen enen colecciones, las cuales son agrupaciones de contenidos relacionados. Una colección puede aparecer en mas de una comunidad. También las comunidades pueden contener sub-comunidades. Las comunidades pueden mantener un número ilimitado de colecciones en el RIULA. Las colecciones pueden ser organizadas según la materia o por el tipo de información. Lass co La colec lecci cion ones es pu puede eden n tene tenerr di difer feren entes tes po polít lític icas as y proc procedi edimi mient entos os de trab trabajo ajo (workflows). Cada colección de el RIULA tiene su propia página de entrada dónde se muestra información, noticias y enlaces relacionados con los intereses de los usuarios de aquella colección. Cada colección es compuesta de artículos (items), la cual es el elemento básico de un archivo. Cada articulo es propiedad de una colección. Adicionalmente, el articulo puede aparecer en colecciones adicionales, sin embargo cada articulo es de una y solo una colección. Ejemplo de Objetos en el modelo de datos de DSpace: Objetivo

Ejemplo

Comunidad

Laboratorio de ciencias de la computación, centro de

Colección Item

Reportinvestigación es Técnicos LCoceanográfica S, conjunto de data estadística ORC Un reporte técnico, un conjunto de datos acompañado de

 

descripción, el registro de vídeo de una lectura. Paquete ((B Bundle) Un g grrupo d de e Bi Bitstream H HT TML e imágenes q qu ue h ha acen u un n documento HTML Bitstream Un simple archivo HTML, un simple archivo de imagen, un archivo de código fuente Formato BitstreamsMicrosoft word versión 6.0, formato codificado de imagen JPEG Consideraciones generales al utilizar DSpace:  –  –  –  –

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DSpace es una herramienta que permite preservar material digital a largo plazo. DSpace permite archivar cualquier tipo de documento Permite a los investigadores y/o usuarios buscar cualquier tipo de documento. La persona que se registre en DSpace y tenga la autorización corr correspondiente espondiente puede enviar sus artículos a través de una interfaz web.  T  Tamaño amaño de los archiv archivos os a ingr ingresar esar a DSpace: los archi archivos vos a ingr ingresar esar a DSpac DSpace e se recomiendan que sean de 2MB para facilidad de manejo, si se desea trabajar con archivo arc hivoss sup superio eriores res,, se rec recomi omienda endan n que sea sean n dis distrib tribuid uidos os en var varios ios arc archivo hivoss y subido sub idoss ind individ ividualm ualment ente e com como o par parte te de un art artícul ículo. o. (lo (loss art artícul ículos os pue pueden den lle llegar gar incluso a 50MB).

Tipos de documentos que acepta DSpace:

DSpa DS pace ce lmente ac acep epta do docu cume ment ntos os en de cu cualq alquie uierractivid for format mato digi digita tal. l. ca, Se inclus reco recomie miend nda aprimero inclu incluir irs principa principalment etamaterial pro producto ducto una actividad ado académi académica, incluso o los primeros res resulta ultado doss de un pr proy oyec ecto to de in inve vest stig igac ació ión, n, pa pape pers rs o re recu curs rsos os de en ense seña ñanz nza a aprendizaje. Entre los tipos de contenidos que acepta DSpace son: Animaciones, artículos, libros, capít ca pítul ulos os de libr libros os,, ima image gene nes, s, im imag agen enes es 3D 3D,, ma mapa pas, s, mu musi sica ca,, prep preprin rint, t, blue bluepri print nt,, presentaciones, software, reportes tecnicos, tesis, video entre otros. Beneficios de usar DSpace: ●

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Visibilidad: Aumenta la difusión nacional e internacional de los documentos, ya que permite que sean fácilmente recuperados y citados por académicos de todo el mun mundo. do. Ello, gra gracias cias al man manejo ejo de est estánd ándar ares es par para a com compart partir ir info informa rmació ción n (Metadatos (Meta datos Dublín Core y el protocolo protocolo OAI-PMH OAI-PMH), ), permite compartir toda nuest nuestra ra in infor forma mació ción n co con n los pri princ ncipa ipales les repo reposi sitor torios ios un unive ivers rsit itar arios ios y los los princ princip ipale aless buscadores de información académicos. Permanencia: Asegura la estabilidad de la localización de sus trabajo en línea, mediante la asignación de una dirección única en Internet (identificador Handle) para pa ra ca cada da do docu cume ment nto, o, lo qu que e per permit mite e un mo modo do de cita cita se senc ncill illo, o, dire direct cto o y confiable. Fle Flexi xibi bili lida dad: d: So Sopo port rta a el in ingr gres eso o de mú múlt ltip iple less for forma mato toss de arch archiv ivo o y tipo tiposs documentales docum entales,, incluido incluidoss docu documentos mentos de text texto, o, hojas de calculo, present presentaciones aciones,, imágenes, programas, videos, etc.. Alamacenamieto seguro: Garantiza la conservación, respaldo y perdurabilidad de todo todoss los do docu cumen mento toss in ingr gres esad ados os,, me media diant nte e mec mecan anis ismo moss es está tánda ndare ress de preservación digital automatizada. Control acceso: Faculta a losdeadministradores de colecciones y a los mismos autores de a determinar el nivel acceso a sus documentos, dejándolos como públicos o privados, y con la posibilidad de variar esa condición en el tiempo.

 

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Derechos de uso: Permite a los académicos definir el grado de uso que pueden hace ha cerr otra otrass pe pers rson onas as de su suss do docu cume mento ntoss digit digital ales es,, pu pudi diend endo o de deter termi minar nar si permite el uso comercial o modificaciones de su obra. Para ello, se ofrece un modelo flexible de licencias de derecho de autor (utilizando el licenciamiento Creative Commons), complementarias al tradicional copyright.

Estructura básica de DSpace:

DSpace DSpa ce,, co como mo an anter terior iorme mente nte se men mencio cionó nó,, es esta ta co comp mpue uest stas as de co comu munid nidad ades es,, colecciones e ítems. La página principal de DSpace se presenta como se muestra en la figura 1.

Figura 1. Página principal de DSpace Navegación:

La barra de navegación izquierda:  – Comunidades y colecciones: Le permite navegar por un listado de dependencias y colecciones  –

Títulos: permite ver por orden alfabético, los títulos de los documentos ingresados en

el repositorio.  –

 Autores  Auto res: permite ver por or orden den alfabético los autores de los documentos ingresados

en el repositorio.  –

Temas: muestra por orden alfabético el listado de temas de los cuales podemos

conseguir artículos dentro del repositorio.  –

Fecha: permite ver por orden cronológico los ítems ingresados.

 

Búsqueda

Existen opciones de búsqueda, que también la conseguimos en el lado izquierdo de la página (fig2):

Figura 2. Caja de texto para realizar búsqueda

Para acotar su búsqueda a una Unidad de investigación o a alguna Colección específica, navegue dentro de la Comunidad o Colección y use la barra de búsqueda que aparece allí. En el ejemplo de la Figura Figura 3 da la opcion de rea realizar lizar una Busq Busqueda ueda dentr dentro o de la coleccion “Documentos Libres”.

Figura 3. Motor de búsqueda Jakarta Lucene.

A continuación se explican algunas directrices:  –

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Los términos introducidos en el cuadro se buscarán en los campos de título, autor, materia, serie e identificador de cada registro. Palabras vacías: en la búsqueda se ignoran palabras que no aportan valor a la

búsqueda. Son: "a", "and" , "are" , "as" , "at" , "be" , "but" , "by" , "for" , "if" , "in" , "into", "is" ,"it" ,"no" , "not" , "of" , "on" , "or" , "such", "the" , "to" , "was"  –

Truncamiento: Se utiliza el asterisco * después del prefijo de una palabra para

recuperar todos los documentos que contengan palabras con este prefijo. Ejemplo: so* recupera software, socioeconómico...  –

Stemming: el buscados expande automáticamente las palabras con las terminaciones

habituales incluyendo plurales, tiempos verbales…etc.  –

Frases: pa para ra bu busc scar ar fra frase sess co conc ncre reta tass ha hay y qu que e en entr trec ecom omill illar ar la fra frase se.. Ej Ejem empl plo: o:

“software libre”  –

Coincidencia exacta de una palabra: cuando se buscan varios términos poner el signo

+ delante de un término si éste ha de salir obligatoriamente en el resultado. Ejemplo: +dog training (dog ha de aparecer en el resultado)

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Términos no deseados: cuando un término no ha de aparecer en los resultados hay

que marcarle por delante con el signo -. También se puede utilizar el operador NOT. Ejemplo: training –cat  –

Operadores booléanos: Se han de usar siempre en mayúscula. Se usa AND para

sumarr térmi suma términos; nos; OR para ampliar la búsqu búsqueda eda a dos términos términos;; NOT para restringir la

 

búsqueda.  –

Paréntesis: per permite miten n agr agrupa uparr dis distint tintos os tér término minoss de bús búsqued queda. a. Eje Ejemplo mplo:: (ca (cats ts OR

dogs) AND (training OR discipline)  T  También ambién tiene la opción de realiza realizarr “Búsqueda avanzada”. La búsqueda avanzada permit per mite e efec efectua tuarr bús búsque quedas das sobre sobre cam campos pos esp específ ecífico icoss del rep reposit ositorio orio y aso asocia ciarles rles términos booleanos AND, OR, o NOT NOT.. Puede restringir su búsqueda a una colección o dependencia seleccionándola en el menú de cascada que aparece en la caja de búsqueda. Si lo desea buscar en todo el repositorio, deje el menú de cascada en la opción "T "Todo odo el Repositorio" Luego, seleccione el campo por el que desea buscar y asocie más de un término con los conectores booleanos que aparecen en la caja de diálogo. (ver Figura 4)

Figura 4: muestra motor de búsqueda de DSpace.

Registrarse en RIULA:

Para acceder al área de repositorio se requiere de autorización. Por los momentos no es necesario para los usuarios autoregistrarse, porque al ser ya usuarios de DSpace deben tener acceso por medio de su cuenta de correo de la ula. En el área “Registrarse para”, te pr presenta esenta varias opciones:  –

Recibir Rec ibir actualizac actualizaciones iones por correo correo: Lo Loss us usuar uarios ios pu pued eden en su susc scrib ribirs irse e pa para ra reci recibir bir

correos electrónicos diarios sobre los nuevos artículos agregados a las colecciones. Los usuarios pueden suscribirse al número de colecciones que deseen. Para ello, debe ser usuario registrado de DSpace. Para suscribirse, debe visitar la página principal de la colección y haga clic en el botón “Suscribir”.  –

Mi DSpace: es tu sitio personal, donde te mostrará: Nombre y apellido, grupos a los

cuales eroesadminis miembr miembro o (grupos esta estas s autorizad autorizado ones paray enviar, aprob aprobar ar flujos zar de trabajosseres trabajo administrar), trar), enlace donde para ver sus suscripcio suscripciones dos botones: “Comen “Comenzar un nu nuev evo o en enví vío o”, “V “Ver er lo loss me mens nsaj ajes es ac acep epta tado dos” s”.. Si tien tienes es los los pe perrmi missos

 

correspondientes, podrás por subir artículos a los repositorios.  –

Editar Edi tar Perfil Perfil: como vemo moss en la fig figur ura a 4, este enlac lace nos permite ite edit ditar

caracteristicas del usuario como Nombre, apellido, teléfono de contacto, y cambiar la contraseña.

Figura 5. Editar perfil del usuario

 –

 Ayuda:  Ayu da: Al hacer click en este enlace se desplegará una ventana con la ayuda en

linea de DSpac DSpace, e, propo proporcio rcionandot nandote e inform informaci´on aci´on sobr sobre e comun comunidades idades,, colecc colecciones, iones, como realizar las busquedas, como enviar items al repositorio, etc.  –

este http://www.DSpace.org Sobr So bre e

DSpa DSpace ce:

enlace

te

lleva

a

la

página

oficial

de

DSpace:

¿Cómo subir contenidos al repositorio RIULA?

Primero, para subir contenidos digitales al repo Primero, repositorio sitorio tienes que ser usuario regis registrado trado de DSpace, aparte de tener la autorización correspondiente para hacerlo, dentro de una o mas colecciónes ya creadas. Esta autorización es dada por el administrador del sistema, dependiendo de tus caracterisiticas de usuario. Entonces: 1. Haga cclick lick en e ell enlace ““Mi Mi DSpa DSpace”, ce”, le m mostrar ostrará á una pá página gina com como o la de la figura 6:

 

Figura 6: Registro de usuarios DSpace

2. Ingr Ingrese ese su dir dirección ección de co correo rreo ele electrón ctrónico ico y contra contraseña seña (las q que ue debe tener co como mo usuario autorizado de DSpace). 3. Si sus dat datos os son cor correct rectos, os, deberí debería a entrar en un una a página ccomo omo la que ssigue: igue: Ést Ésta a es su Página principal de DSpace “Mi DSpace”, donde muestra su nombre, los grupos a los cuales pertenece (es decir, las colecciones a las cuales puede realizar envios)

Figura Figu ra 7: “Mi DSpace” del usuario

4. Como pu puedes edes ver en las figuras a anterior nteriores, es, en tu pá página gina perso personal nal de DSpa DSpace ce se te presenta prese nta un botón, “comen “comenzar zar nuevo envío envío”, ”, al hacer click ahí puedes comenzar comenzar a enviar enviar un art artícul ículo. o. Tamb ambién ién se pr prese esenta nta info inform rmació ación n acer acerca ca del gru grupo po de autorización al cual perteneces, estas son las colección a la cual puedes realizar envíos.

 

5. Al hace hacerr click en el bot botón ón “com “comenza enzarr un nuevo enví envío” o” apa aparec recerá erá un comb combo o de selección como el que muestra la figura 8. En ella escogerás la colección a la cual enviarás el artículo, en el caso del ejemplo, la colección “Documentos libres”.

Figura 8. Seleccionando la colección a la cual se realizará el envío

6. Lueg Luego o de seleccio seleccionar nar la colecció colección, n, describ describirás irás el artícu artículo lo con carac caracteristic teristicas as tales como las mostrada en la figura 9: “El ítem tiene mas de un título, por ejemplo, título título tra traduc ducido ido”, ”, “El ítem ha sid sido o pub publica licado do o dist distribu ribuido ido púb pública licamen mente te con ante an terio riorid ridad ad”” y el “it “item em co cont ntie iene ne ma mass de un arch archivo ivo”. ”. Se Selec leccio cione ne la qu que e se adecúe a su artículo:

Figura 9. Descripción del artículo

7. Al hacer clic click k en siguien siguiente, te, le most mostrará rará un for formulario mulario co con n más pre preguntas guntas ssobre obre el artículo que está ingresando (figura 10 -1 y figura 10 -2), como son: nombre del autor (o de los autores), título (o títulos en el caso que haya seleccionado en que el ítem tiene más de un título, como muestra en la figura 9), fecha de publicación, dond do nde e fu fue e pu publ blic icad ado o an ante teri rior orme ment nte, e, cita cita,, nú núme mero ro de seri serie e de dell re repo port rte, e, identifi iden tificad cador ores es (ot (other, her, isbn ...), tip tipo o de doc docume umento nto (artic (articulo, ulo, libro libro,, pre preprin print, t, soft so ftwa warre. e... ..), ), le leng ngua uaje je en el qu que e es está tá el artí artícu culo lo.. Ha Haga ga clic click k en el bo botó tón n “siguiente”.

 

Figura Fig ura 10 -1. Definiendo característi características cas propias del artículo

Figura 10 -2. Definiendo características propias del artículo (continuación)

8. Lueg Luego o apare aparecerá cerá una ult ultima ima venta ventana na dond donde e seguirá de describien scribiendo do caract característica erísticass dell art de artícu ículo lo (figu (figura ra 11 11), ), co como mo son, son, pala palabra brass cla claves ves o de desc scri ript ptor ores es (sub (subjec jectt keywo ke ywords rds), ), un res resume umen n del art artícul ículo o (Ab (Abstr stract) act),, pat patroc rocina inador dores es (Sp (Spons onsors) ors) y cualquier otra descripción del artículo (Description).

 

Figura Fig ura 11. Descripción de caracteris caracteristicas ticas del artículo (continuación)

9. Al ter terminar minar de des describir cribir el artí artículo, culo, pasam pasamos os a carga cargarlo rlo o subirlo subirlo.. Se te prese presenta nta una caja de texto donde colocas la ruta donde se encuentra el archivo y su nombre. nombr e. Se encuen encuentra tra al lado de la caja de texto un boton “Br “Browse” owse” para buscar dentro de tu computador donde se encuentra el artículo. Si al comenzar el envío del artículo, artículo, seleccio seleccionaste naste “El ítem tiene mas de un ar archivo chivo”” (en la figura 9), se te va a presentar la opción de ingresar un nuevo artículo luego de ingresado el primero (figura 12).

Figura Fig ura 12. Subir artículo luego de realizar la descripción

10.Luego de seleccionar el artículo y hacer click en el boton “siguiente”, “siguiente”, te muestra si el archivo fue subido correctamente (figura 13). En caso afirmativo, se muestra los los de deta tall lles es de dell ar arch chiv ivo o su subi bido do:: no nomb mbre re,, ta tama maño ño,, for forma mato to y ma mane nera rass de

 

conmprobar que el archivo ha subido correctamente. En esta sección, te permite realizar cualquier modificación si el formato no es correcto y si el archivo no es correcto. corr ecto. Si todo es corr correcto, ecto, haga click en el boton “siguiente” y entrará en una ventana de verificación (figura 14 -1 y figura 14 -2).

Figura 13. Archivo subido correctamente

11.En la ventana de verificación se te muestra todos los datos que has ingresado. Veri erific fica a si to todos dos esta estan n co corr rrec ecto tos, s, de lo co cont ntra rario rio aq aquí uí tien tienes es la op opci ción ón de correjirlos (figura 14-1 y figura 14 -2).

Figura 14 -1. Verificación de los datos del envío.

 

Figura 14 -2. Verificación dle envío

12. El ultimo paso del envío es aceptar la licencia del artículo. Existe una licencia por defecto de DSpace, pero esta es definida cuando es creada la colección. Esta licencia permite reproducir, traducir y distribuir el artículo por todo el mundo. Si estás de acuerdo acepta. Si no estás de en acuerdo la licencia no aceptas, acepta s, no borra borrará rácon su ella, articulo ingre ingresado, sado, lo dejara su “Micon DSpac DSpace” e” hastayque tomes la desición de aceptar la licencia o rechazar el envío.

Figura 15. Licencia del artículo

13.Al aceptar la licencia, finaliza su envío. !!!!

Figura 16. Envío completo.

 

Si todo transcurrió satisfactoriamente, lograste subir tu artículo al repositorio. Luego tu envío pasará por un proceso de flujo de trabajo para la colección a la que lo estás enviando (si este fue definido al crear la colección). Luego podras ver tu artículo por la barra de navegación (como te reseñamos anteriormente) o por los motores de busqueda. En tu página personal de DSpace, podras ver tu envío realizado:

Figura 17. Vista del envío realizado.

en la figura 17, puedes ver el envío que realizaste, en un cuadro que dice “envios en proceso de flujo de trabajo”. Esto porque aún las personas responsables de aprobar que ingrese tu artículo no han completado el flujo de trabajo. Al ellos completarlo, tu “Mi DSpace” se verá así:

Figura Fig ura 18. “Mi DSpace” luego de aprobado el artículo enviado

 Luego de aprobado el envío, deberias poder ver tus artículos enviados al hacer click en el botón “Ver envíos aceptados”.

 

figura 19. Tus envíos aprobados Flujo de trabajo en DSpace

El usuario avanzado de DSpace es un usuario con las mismas características que un usuario básico DSpace además de privilegios que le autorizan aprobar y/o rechazar un envío y editar metadatos de envíos realizados. Estos privilegios son sobre una colección o sobre un grupo de colecciones, y son otorgados por el administrador del sistema DSpace en base a políticas definidas para los miembros del repositorio. Pasos del flujo de trabajo: Un us usua uario rio co con n au auto toriz rizac ació ión n de en envío vío en DS DSpa pace ce (llam (llamad ados os en DS DSpa pace ce ep epers erson on o epeople) envía un ítem (o artículo). Este pasa por unos pasos (ó “step”) de un flujos de trabajo (ó “workflow”). El workflow de una colección puede tener hasta tres pasos: Cada colección puede tener un grupo e-person asociado para desarrollar cada paso; si no hay un grupo asociado a cada paso,losel envíos paso esdesaltado. Si una colección no tiene un grupo e-person con un paso, esa colección son instaladas directamente dentroasociado del archivo, osea, son montadas directamente en el sitio DSpace sin esperar aprobación. En otras palabras, la secuencia es esta: La colección recibe una envío. Si la colección tiene un grupo asignado para el paso 1 del workflow, ese paso es invocado, y el grupo es notificado. De otra manera, el paso 1 del workflow es saltado. Así mismo, los pasos 2 y 3 del workflow son desarrollados si y solo si la colección tiene un grupo asignado para estos pasos. Cuando un paso es invocado, la tarea de desarrollar ese paso del workflow se puso en el “pool de tareas” del grupo asociado. Un miembro del grupo toma la tarea del pool, y es entonces entonc es removido del “pool de tarea tareas”, s”, para evitar la situac situación ión donde varios perso personas nas en el grupo pueden realizar la misma tarea sin ser realizada. El miembro del grupo el cual tomo la tarea del pool de tareas puede desarr desarrollar ollar una de las tres acciones:

 

Figura Figu ra 20.Flujo de trabajo en DSpace

Paso del Flujo de trabajo

1 2

3

Acciones posibles

Puede aceptar el envío para inclusión, o rechazar el envío. Puede editar el metadato proporcionado por el usuario con el envío, pero no puede cambiar estos archivos. Puede aceptar el envío para la inclusión, o rechazar el envío. Puede editar el metadato proporcionado por el usuario con el envío, pero no puede cambiar estos archivos. Debe entonces confiar en el archivo, no puede rechazar el envío.

Si el env envío ío es rech rechaz azado ado,, la ra razó zón n (i (ing ngre resa sada da po porr el par partic ticipa ipant nte e de dell wo workf rkflo low) w) es enviada a la eperson que lo envío, y esta es retornada a la página “Mi DSpace” de ese usuario. La eperson que lo envío puede entonces hacer cualquier modificación necesaria y re-enviarla, con lo cual el proceso comienza de nuevo. Si el envío es aceptado, este es pasado al próximo paso del workflow. Si no hay mas pasos del workflow con grupos asociados, el envío es instalado en el archivo principal. Una ultima posibilidad es que un workflow puede ser “abortado” por el administrador del site de DSpace. Esto es realizado usando la interfaz de administración. Por ejemplo, vimos anteriormente como realizar el envío de un artículo, pero no vimos como fué aprobado. La figura 17 muestra el artículo en “envíos en el proceso de flujo de trabajo”. trabajo ”. El usuario que envío el artículo ahora tiene que esperar para que su envío sea aprobado. La eperson o el grupo eperson asociado a la colección a la que se envío este artículo recibe una notificación de este envío, mostrando una tarea pendiente, como podemos ver en la figura 21:

 

Figura 21. Tareas en el pool para el usuario autorizado que aprueba el envío

Este eperson, el cual pertenece a el grupo de la colección a la cual se envió el artículo, es el que se encarga de aprobar y/o rechazar el envío. Esta aceptación o rechazo la realiza en base a criterios definidos por los administradores del repositorio, como es, por ejemplo, que el articulo tenga autor, o que que tenga descriptores definidos, que sea acorde con la colección, etc. Esta eperson ve los envíos pendientes por aprobar en su página personal “Mi DSpace”, en la figura 21, en la sección que vemos se llama “Tareas en el Pool”:

figura 22. Tareas pendientes por aprobar del eperson autorizado

Como ves en la figura 22, se le dá la información de la persona que realizó el envío, ademas de la colección a la que fué enviada, nombre del artículo y el estado en el que el que se encuentra el artículo en el flujo de trabajo, en este caso “Revisar envío”. Al hacer click en el botón “T “Tomar omar la tare tarea”, a”, podras realizar lo que sería el primer paso del workflow, el de aprobar o rechazar el envío:

 

Figura 23. Aceptar la tarea en el flujo de trabajo

Como en la figura23 la eperson puede visualizar toda la información del envío, y luego si está de acuerdo, acepta la tarea haciendo click en el botón “Aceptar la tarea”. En caso contrario al hacer click en “Cancelar” la tarea volverá al pool de tareas. Al “Aceptar la tarea”,aparecerá una página como esta:

Figura Figu ra 24. Opciones sobre el artículo enviado

 

donde te aparece las distintas acciones a realizar sobre el artículo:  –

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 –

 –

Se ha revis revisad ado o el ar artíc tículo ulo y su in inclu clusi sión ón es via viable ble en la co colec lecci ción ón,, selec seleccio cione ne “Aprobar” Se ha revisado el item y su inclusión no es viable en la colección, seleccione “Rechazar”. Si desea dejar esta tarea por ahora y volver a “Mi DSpace”, use esta opción “Hacer mas tarde” Para devolver esta tarea al pool y que sea otra persona quien lo haga, use esta

opción “Devolver la tarea al pool” Entonces, con la finalidad de aprobar la inclusión del artículo y estando correctos los datos, haz click en “Aprobar”. Ahora, en el pool de tareas de la eperson encargada de la otra fase del workflow, aparecerá en las “Tareas en el pool” algo como lo mostrado en la figura 25:

Figura 25. Proximo paso del flujo de trabajo luego de aprobado en el paso anterior

El estado de la tarea es “Edición final del envío”:

Figura 26. Previsualización de los metadatos del artículo antes de aceptar la nueva tarea

 

Figura Fig ura 27. nuevas opciones sobre el artículo enviado

Ahora , al acepta aceptarr la tarea en la figura 26, te aparece nuevas opciones opciones sobre sobre el artículo enviado, como son:  –

 –

 –

 –

Una vez que que ha editad editado o el art artícul ículo, o, util utilice ice est esta a opció opción n para po poner ner el item en el archivo “poner en el archivo” Seleccionar esta opción para corregir, añadir o editar los metadatos del artículo “Editar metadatos” Si desea dejar esta tarea por ahora y volver a “Mi DSpace”, use esta opción “Hacer mas tarde” Para Par a devolver la tarea al pool y que sea otra persona quien la haga, use esta opción “Devolver la tarea al pool”

En esta parte del flujo de trabajo puedes realizar la edición de los metadatos del artículo (la segunda opción). En caso que consideres que no es necesario editarlo, haz click en “Poner en el archivo”, lo cual cargará el archivo definitivamente al listado de contenidos digitales de DSpace. Como ves en la figura 28, el envió fue finalizado y colocado en el archivo principal con un identificador. Este identificador es llamado un “handle” el cual será unico en todo el site de DSpace para cada documento electrónico ingresado al repositorio.

 

Figura 28. Envío finalizado