2011 DRAFT SOP LOG-004 Seleksi Supplier Baru (Rev)

PT KIDECO JAYA AGUNG Standard Operating Procedure (SOP)

SELEKSI SUPPLIER BARU

Departemen/Seksi : Logistic No. SOP : SOP/LOG-004 No. Revisi : 01 Tgl : 01 Januari 2011 Halaman : 1-3

Distribusi SOP: 1) Dept. Administration section Logistic

Dalam melakukan pekerjaan Evaluasi Supplier di Dept. Administrasi Sec. Logistic Kideco Jaya Agung (seterusnya disingkat dengan PT. KJA) perlu menetapkan prosedur kerja baku guna mengatur pelaksanaan kerja tersebut dengan sistematis.

1.0 PEDOMAN 1. Undang-Undang No. 5 Tahun 1999 Tentang Larangan Praktek Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat 2. Keppres No. 80 Tahun 2003 Tentang pengadaan Barang/Jasa

2.0 TUJUAN Membuat panduan kerja standar dan sistematis dalam hal penyusunan Seleksi Supplier Baru.

3.0 RUANG LINGKUP Prosedur operasi standar ini diterapkan saat melakukan pekerjaan Seleksi Supplier Baru di Dept. Administrasi Section Logistic Sub Section Purchasing

4.0 DEFINISI 1. SOP (singkatan dari standard operating procedure atau prosedur kerja baku) adalah susunan instruksi kerja yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk/pedoman. 2. Supplier / Vendor adalah Penyedia / Penjual barang dan jasa yang berbadan hukum 3. Purchasing adalah bagian dalam sec. Logistic yang melakukan pembelian / pengadaan barang 4. PIC Purchasing adalah Individu dalam Sub sec. Purchasing yang bertanggung jawab dalam pengadaan sampai dengan kedatangan barang 5. Dokumen Kualifikasi adalah Daftar dokumen perusahaan yang berisikan Akta pendirian perusahaan, dokumen perijinan usaha, struktur organisasi, data keuangan dan pengalaman pekerjan

5.0 KETENTUAN Tidak ada

6.0 TATA CARA PELAKSANAAN 1. Supplier memperkenalkan perusahaan mereka melalui kunjungan perusahaan, email atau telepon 2. PIC Purchasing mengirimkan form Dokumen Kualifikasi ke supplier untuk diisi dan dilengkapi

273031082.doc Revisi-01;01/01/2011

PT KIDECO JAYA AGUNG Standard Operating Procedure (SOP)

SELEKSI SUPPLIER BARU

Departemen/Seksi : Logistic No. SOP : SOP/LOG-004 No. Revisi : 01 Tgl : 01 Januari 2011 Halaman : 2-3

Distribusi SOP: 1) Dept. Administration section Logistic

3. Setelah dokumen kualifikasi diterima, PIC Purchasing memeriksa kelengkapan dokumen tersebut, apabila masih terdapat kekurangan data / belum lengkap maka PIC Purchasing memberitahukan ke Supplier untuk segera melengkapi data kualifikasi 4. Apabila dokumen kualifikasi Supplier baru sudah lengkap maka PIC Purchasing menandatangani dokumen kualifikasi dan mencantumkan pada Daftar Supplier Terseleksi sesuai dengan kategori barang/jasa yang disediakan 5. PIC Purchasing dapat mengikutsertakan Supplier baru dalam pengadaan barang

7.0 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1.

C.E.O : Singkatan dari Chief Executive Officer, C.E.O mempunyai wewenang untuk menyetujui, menunda atau membatalkan rencana pembelian yang telah disetujui oleh Team manager 2. Team Manager: Tanggung jawab : - Mengontrol kegiatan keseharian pengadaan barang dan kedatangan barang Wewenang : - Menentukan Supplier yang akan menyediakan barang yang diperlukan berdasarkan Price and Comparation Table - Mengetahui hasil Evaluasi Supplier untuk diteruskan PIC Purchasing dengan tujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja Supplier 3. PIC Purchasing : Tanggung jawab : - Menerima Request Voucher dari user departemen - Memastikan barang yang diperlukan user departemen belum/tidak tersedia pada gudang pengimpanan - Mencari supplier yang dapat memenuhi keperluan barang yang diperlukan oleh user departemen beserta informasi harga, kualitas, jenis dan waktu pengiriman barang - Membuat Price and Compare Table Term dan diserahkan ke Team Manager untuk penentuan pemilihan supplier - Menerbitkan/merilis Purchase Order - Mengirimkan Purchase Order ke Supplier melalui email atau faximile setelah mendapat tandatangan dari C.E.O - Memastikan Purchase Order telah diterima dan disetujui oleh Supplier melalui Purchase Order yang telah ditandatangani Supplier pada bagian konfirmasi order - Mamantau kedatangan barang dan membuat informasi tertulis ke Departemen terkait mengenai rencana kedatangan barang

273031082.doc Revisi-01;01/01/2011

PT KIDECO JAYA AGUNG Standard Operating Procedure (SOP)

SELEKSI SUPPLIER BARU

Departemen/Seksi : Logistic No. SOP : SOP/LOG-004 No. Revisi : 01 Tgl : 01 Januari 2011 Halaman : 3-3

Distribusi SOP: 1) Dept. Administration section Logistic

-

Membuat dan mengirimkan melalui email atau faximile Evaluasi Supplier yang telah ditandatangani oleh Team Manager untuk diketahui dan ditindaklanjuti supplier Melakukan seleksi supplier baru

-

8.0 SANKSI Petugas dan/atau penanggung jawab dan/atau pekerja PT. KJA yang melakukan tindakan-tindakan yang dikategorikan melanggar prosedur diatas berdasar hasil investigasi dari Management PT. KJA beserta departemen terkait PT. KJA akan dikenai sanksi sesuai Perjanjian Kerja Bersama (PKB)

9.0 LAMPIRAN DAN REKAMAN 1. 2.

Form Dokumen Kualifikasi Daftar Supplier Terseleksi

10.0 DOKUMEN PENDUKUNG Tidak ada

11.0 KRITERIA KEBERHASILAN Ketersediaan Supplier sesuai dengan kategori barang/jasa yang disediakan

Disusun:

Diperiksa:

Disetujui:

Disahkan:

PIC

Superintendent

Team Manager

KTT

273031082.doc Revisi-01;01/01/2011