2. Sop Pelayanan Tamu

SOP/UJM-B/HU/002

BIRO

PROSEDUR PELAYANAN TAMU

Dibuat oleh

: Kabag Humas

Paraf

:

Direvisi oleh

: Kabiro Humas

Paraf

:

Disetujui oleh

: Rektor

Paraf

:

KEUANGAN, KEPEGAWAIAN & HUMAS

Tgl. Pembuatan :

Tgl. Revisi I.

31 – 5 – 2013

:

5 hal

TUJUAN

Pelayanan tamu Pimpinan Universitas Serang Raya merupakan salah satu tugas dalam humas yang bertugas menyiapkan keperluan Pimpinan dalam hal menerima tamu. II.

RUANG LINGKUP

Prosedur kegiatan Pelayanan tamu untuk digunakan dilingkungan Universitas Serang Raya dan lembaga terkait III.

ACUAN/REFERENSI

1. Statuta Universitas Serang Raya 2. Pedoman Mutu Humas merupakan bagian yang menangani pelayanan tamu dilingkungan Universitas Serang Raya. IV.

DEFINISI – DEFINISI

- Tamu adalah Orang atau lembaga yang datang ke lingkungan Universitas Serang Raya - Pelayanan Tamu adalah kegiatan untuk melayani keperluan tamu dan pimpinan Universitas Serang Raya untuk melakukan komunikasi antara tamu dan pimpinan. V.

SARANA PRASARANA

- Kartu tamu Page | 1

Humas – Prosedur Pelayanan Tamu

VI.

Tempat menyimpan kartu identitas tamu Buku Tamu Konsumsi (makanan kecil dan minum) ATK Kursi meja Tamu

PROSEDUR

1. Resepsionis Meminta tamu kartu indentitas dan atau surat tugas dari setiap tamu yang datang, kemudian memberikan kartu tamu. (satpam menyimpan kartu tamu sesuai dengan nomor kartu tamu) 2. Resepsionis Mencatat hari, tanggal, jam kedatangan, identitas, maksud dan tujuan kedatangan tamu di buku tamu 3. Resepsionis Mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan kesediaan dan waktu kepada pimpinan melalui staf pimpinan perihal kedatangan tamu. 4. Apabila pimpinan tidak berkenan menerima tamu, maka resepsionis menyampaikan hal tersebut kepada tamu 5. Resepsionis Mengarahkan tamu ke ruang tunggu atau ruang pimpinan 6. Resepsionis Menghubungi Bagian Umum untuk Menyiapkan jamuan tamu  pimpinan 7. Setelah selesai, mencatat jam pulang tamu dan kejadian – kejadian saat menerima tamu. 8. Satpam meminta kembali kartu tamu dan mengembalikan kartu indentitas dan atau surat tugas tamu.

Page | 2

Humas – Prosedur Pelayanan Tamu

VII.

RINCIAN/FLOW PROSEDUR PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB PIHAK TERKAIT

NO

1

2

4

6

8

9

AKTIFITAS

TAMU

Meminta kartu indentitas / surat tugas memberikan kartu tamu Mencatat hari, tanggal, jam kedatangan, identitas, maksud dan tujuan kedatangan tamu mengkomunikasikan dan konfirmasi kedatangan tamu mengarahkan dan menyiapkan kebutuhan tamu mencatat jam pulang dan kejadian kejadian saat menerima tamu meminta kartu tamu dan mengembalikan kartu identitas tamu

SATPAM

HUMAS

PIMPINAN

URUTAN KEGIATAN / OUTPUT kartu identitas / s urat tugas kartu tamu

buku tamu

kesediaan menerima tamu

-

buku tamu

kartu tamu

Page | 3

Humas – Prosedur Pelayanan Tamu

VIII.

LAMPIRAN 1. Buku Tamu

BUKU TAMU NO

:

HARI, TANGGAL

:

JAM DATANG

:

JAM PULANG

:

NAMA LENGKAP

:

ASAL INSTANSI/INSTITUSI

:

TUJUAN

:

CATATAN KEJADIAN

:

TANDA TANGAN TAMU

:

Page | 4

Humas – Prosedur Pelayanan Tamu

2. Kartu Tamu

UNIVERSITAS SERANG RAYA KARTU TAMU

VISITOR 01 3. Form Kesediaan Pimpinan

KESEDIAAN PIMPINAN NO

:

HARI, TANGGAL

:

NAMA TAMU

:

ASAL INSTANSI/INSTITUSI

:

TUJUAN

:

NAMA PIMPINAN

:

KESEDIAAN PIMPINAN : TANDA TANGAN PIMPINAN

BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA*

:

* : Pilih salah satu

Page | 5

Humas – Prosedur Pelayanan Tamu