2. Huong Dan Su Dung MSP for QLDA Phan 1
December 30, 2016 | Author: TuấnDương | Category: N/A
Short Description
Download 2. Huong Dan Su Dung MSP for QLDA Phan 1...
Description
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM Trung tâm CPA Lớp Quản lý dự án
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS PROJECT 2003 Biên soạn và giảng: TS. Lưu Trường Văn
Nội dung 4 bước chính của QLDA Làm thế nào MS Project giúp đỡ bạn
Các trình bày (view) chính trên màn hình MS Project
Thiết lập các mặc định trong MS Project
2
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
1. 4 bước chính của QLDA (1)
Bước 4
4. Kết thúc dự án
Bước 3 3. Theo dõi và duy trì kế hoạch dự án
2. Lập kế hoạch dự án
1. Định nghĩa dự án
3
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
Bước 2
Bước 1
1. 4 bước chính của QLDA (2) Bạn có thể dùng MS Project cho bước 2 và
bước 3 để tạo ra một kế hoạch dự án, theo dõi và QLDA. Nhưng không có chương trình QLDA nào có thể giúp bạn nhiều trong các bước 1 và 4. Với bước 1, bạn cần viết ra các mục đích của bạn và các giới hạn (số lượng nguồn lực có sẳn hoặc là ngân sách dự án). Dẫu rằng bước 4 không yêu cầu 1 chương trình QLDA, MS Project vẫn có thể để giúp bạn đánh giá và lưu trữ 1 dự án tại lúc nó kết thúc. Đó là hầu hết của những gì bạn cần làm trong bước 4 - kết thúc 1 dự án. 4
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
2. Làm thế nào MS Project giúp bạn (1)
Microsoft Project là công cụ mạnh giúp bạn tổ chức, theo dõi những cái khác thường trong dự án của bạn
5
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
2. Làm thế nào MS Project giúp bạn (2)
MS Project có thể giúp bạn
Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ
6
Dể dàng cân bằng các nhân tố tiến độ “găng”
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
2. Làm thế nào MS Project giúp bạn (3)
Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ Bạn chỉ cần nhập vào một lương thông tin tương đối, và Microsoft Project chăm sóc phần còn lại. Ví dụ, nếu bạn cụ chể hóa khoảng thời gian thực hiện một công tác, Microsoft Project tính toán ngày bắt đầu và kết thúc của công tác đó. Một cách tự động, nếu bạn định nghĩa nguồn lực một ngày làm việc 8 giờ, Microsoft Project có thể cảnh báo bạn nếu có những ngày mà nguồn lực sẽ là yêu cầu làm thêm.
7
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
2. Làm thế nào MS Project giúp bạn (4)
Tính toán hầu hết các chi tiết của tiến độ Ngoài ra, khi bạn thay đổi bất kỳ nhân tố nào, Microsoft Project tính toán lại tiến độ, vì thế bạn có thể nhìn thấy ảnh hưởng của thay đổi lên dự án. Hãy nhớ rằng, khả năng lập tiến độ của Microsoft Project là càng tốt tùy theo thông tin bạn cung cấp cho nó, vì thế nên đảm bảo rằng thông tin của bạn là đầy đủ và chính xác.
8
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
2. Làm thế nào MS Project giúp bạn (5) Đánh dấu các vướng mắc – trước khi chúng tác động đến dự án của bạn Khả năng để nhìn thấy phía trước và phòng tránh những vướng mắc trong tiến độ trước khi chúng xuất hiện là có ý nghĩa trong đảm bảo dự án thành công. Kế hoạch dự án của bạn giúp bạn nhận dạng và và hiệu chỉnh các vướng mắc như là như là nguồn lực quá tải; các công tác mà đe dọa phá hỏng ngân sách của dự án, và mâu thuẩn tiến độ mà có thể đẩy hạn chót của dự án ra xa. Bằng cách này hay cách khác, Microsoft Project giúp bạn quản lý những dự án phức tạp, đảm bảo rằng bạn tốn ít thời gian vào các chi tiết QLDA và bạn sẽ có nhiều thời gian cho những công việc quan trọng của bạn. 9
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
2. Làm thế nào MS Project giúp bạn (6) Đánh dấu các vướng mắc – trước khi chúng tác động đến dự án của bạn Một khi bạn đang sẳn sàng phát triển kế hoạch dự án của bạn, Microsoft Project trở thành trợ lý tất-cả-trong-một về QLDA cho bạn. Mặc dù Microsoft Project không thể định nghĩa dự án của bạn – chỉ bạn mới có thể làm điều đó – nó thực hiện hầu hết các công việc của việc tạo ra và theo dõi một kế hoạch dự án, và dàn xếp kết thúc dự án.
10
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
2. Làm thế nào MS Project giúp bạn (7) Khi bạn lập kế hoạch dự án Trong giai đoạn này, bạn sẽ nhập các công tác, ước lượng mỗi công tác cần bao nhiêu ngày, bao nhiêu giờ để hoàn thành, cụ thể khi nào 1 công tác nên bắt đầu và phân công nguồn lực cho các công tác. Microsoft Project sẽ : Lập tiến độ từng công tác và tính toán ngày hoàn thành dự án. Tính toán thời điểm yêu cầu để hoàn thành từng công tác. Cân bằng quy mô, nguồn lực, và thời gian – hoặc chỉ ra cho bạn chúng sẽ cân bằng tại đâu 11
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
2. Làm thế nào MS Project giúp bạn (9) Theo dõi sự thực thi kế hoạch dự án. Khi bạn theo dõi dự án của bạn, bạn theo dõi tiến trình các công việc, và thường so sánh cái gì đã xuất hiện với cái gì đã hoạch định. Với cách đó, nếu bạn cần điều chỉnh tiến độ để mà duy trì hạn chót như cũ. Microsoft Project sẽ: Hiển thị ước lượng ban đầu (như là thời gian hoàn thành công tác) và dữ liệu thực tế. Tính toán và hiển thị sự khác nhau giữa các ước lượng ban đầu và dữ liệu thực tế. Đơn giản hóa quá trình cập nhật kế hoạch của bạn với dữ liệu thực tế. Tính toán ảnh hưởng của cập nhật lên tiến độ. 12
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
2. Làm thế nào MS Project giúp bạn (10)
Kết thúc dự án. Tại lúc kết thúc dự án, bạn sẽ giải quyết những nội dung còn tồn tại, nhận dạng cái gì đã được làm tốt, nhận dạng các vướng mắc và các lĩnh vực cho sự cải thiện ở tương lai, và tư liệu hóa cho những gì bạn tìm thấy.
13
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
2. Làm thế nào MS Project giúp bạn (11) Kết thúc dự án. Mặc dù Microsoft Project không hề hổ trợ trực tiếp cho những công tác nói trên nhưng nó có thể: Cất giữ một bản sao của kế hoạch dự án của bạn và giúp bạn nhận dạng các vướng mắc. Lưu trữ các ghi chú về các công tác và nguồn lực mà bạn có thể tham khảo khi phân tích các vướng mắc và sự thực hiện. Cung cấp thông tin dự án mà bạn cần để tư liệu hóa những gì bạn đã khám phá. Khi bạn dùng Microsoft Project để quản lý dự án của bạn, bạn sẽ không ra ngoài sự kiểm soát của tiến độ của bạn trong từng giai đoạn dự án với một nổ lực và thời gian tối thiểu 14
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (1)
Mỗi view chính trên màn hình MS Project cung cấp cho bạn các cách khác nhau để xem xét dữ liệu của dự án. Bạn hãy chọn view phù hợp với thông tin mà bạn cần
15
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (2) View
Mô tả
Gantt Chart Danh sách các công việc và thông tin có liên quan thể hiện dưới dạng hình. Sử dụng để nhập và lập tiến độ.. Trình bày các công việc dưới dạng sơ đồ mạng. Sử Network diagram dụng để tạo và hiệu chỉnh tiến độ dưới dạng flow chart. Calendar Trình bày công việc và thời gian thực hiện nó. Sử dụng để xem chính xác ngày, tuần thực hiện công việc.
16
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (3) – Ví dụ Gantt chart view
17
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (4) – Ví dụ Network diagram view
18
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (5) – Ví dụ Calendar view
19
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (6) Task view
Description
Task Usage
Danh sách các công việc và các tài nguyên được gán cho mỗi công việc. Sử dụng để hiệu chỉnh số công mà nguồn lực của bạn cần để thực hiện nó. Danh sách các công việc và các thông tin liên quan và một biểu đồ thể hiện dưới dạng thanh. Sử dụng để so sánh giữa tiến độ kế hoạch và tiến độ thực tế.
Tracking Gantt
20
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (7) – Ví dụ Task Usage view
21
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (8) – Ví dụ Tracking Gantt view
22
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (9) – Ví dụ Tracking Gantt view Resource view
Mô tả
Resource Graph
Đồ thị thề hiện sự phân phối nguồn lực, chi phí hoặc số công theo thời gian. Sử dụng để trình bày các thông tin về nguồn lực
Resource Sheet
Danh sách các nguồn lực và các thông tin liên quan. Sử dụng để nhập và hiệu chỉnh các thông tin về nguồn lực dưới dạng bảng tính (spreadsheet).
Resource Usage
Danh sách thể hiện nguồn lực các công việc gắn với mỗi nguồn lực. Sử dụng để xem xét sự phân phối của chi phgi1 và số công cho mỗi nguồn lực. Hiệu chỉnh số công của các nguồn lực lên các công việc.
23
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (10) – Ví dụ Resource Graph view
24
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (11) – Ví dụ Resource Sheet view
25
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
3. Các view chính trên màn hình MS Project (11) – Ví dụ Resource Usage view
26
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (1) Thieát laäp nhöõng maëc ñònh ñoù laø thieát laäp nhöõng söï choïn löïa, nhöõng tham soá vaø nhöõng ñònh daïng maëc ñònh ñeå giuùp traùnh nh ñöôïc nhöõng baát traéc hay khoâng töông thích trong khi nhaäp döõ lieäu, tính toaùn lòch trình vaø nguoàn löïc hoaëc ñöa ra nhöõng baùo caùo. Neáu khoâng thieát laäp nhöõng söï choïn löïa moät caùch chính xaùc, phaàn meàm MS Project vaãn seõ tính toaùn bình thöôøng nhöng seõ duøng nhöõng giaû ñònh khoâng chính xaùc ñeå tính toaùn lòch trình vaø nguoàn löïc moät caùch töï ñoäng. Ñieàu naøy seõ daãn ñeán nhöõng sai laàm khoâng theå kieåm soaùt ñöôïc.
27
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (1)
Böôùc 1: Môû MS Project (coù 2 caùch) Caùch 1: Baám vaøo nuùt Start (ôû goùc döôùi beân traùi) ñeå trình ra trình ñôn. Baám vaøo Programs ñeå hieän ra nhöõng chöông trình hieän coù. Baám vaøo bieåu töôïng Microsoft Project
28
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (2)
Chọn
29
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (3)
Böôùc 1: Môû MS Project (coù 2 caùch) Caùch 2: • Nhaáp ñuùp nuùt traùi chuoät vaøo icon Microsoft Project treân desktop neáu ñaõ coù saün icon naøy treân ñoù.
30
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (4)
Böôùc 2: Ñaët teân cho taäp tin (file) vaø löu (save) laïi. Caùch 1: Chuyeån ñeán trình ñôn File, choïn Save (hoaëc phím noùng laø Ctrl + S) Ñaùnh teân taäp tin vaøo trong vuøng File Name Thö muïc maëc ñònh laø “My documents”, neáu baïn muoán löu taäp tin vaøo trong thö muïc khaùc, choïn thö muïc baïn muoán löu. Baám Save Neáu Planning Wizard xuaát hieän, noù seõ hoûi baïn coù muoán löu moät baseline hay khoâng. Choïn without a baseline. Baám OK 31
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (5)
Nhaáp traùi chuoät vaøo menu naøy.
32
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (6)
Choïn vò trí ñeå löu taäp tin
Goõ teân taäp tin vaøo ñaây.
33
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (7)
Baám vaøo ñaây.
34
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (8)
Böôùc 2: Ñaët teân cho taäp tin (file) vaø löu (save) laïi. Caùch 2: Nhaáp nuùt traùi chuoät vaøo bieåu töôïng Save (hình dóa meàm) treân thanh Toolbox. Tieáp tuïc thao taùc nhö caùch 1.
35
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (9)
Böôùc 3: Ñieàu chænh thang ño thôøi gian cho sô ñoà Gantt ñeå xem moät phaàn chia lôùn hôn cuûa döï aùn treân maøn hình. Thieát laäp thang ño thôøi gian Choïn Format töø menu ôû phía treân Choïn Timescale
36
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (10)
Choïn.
37
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (11) MS Project cho pheùp chia toái ña ba thang thôøi gian goïi laø caùc “Tier”. Maëc ñònh MS Project seõ laø hai Tier: Middle vaø Bottom Tier. Neáu muoán choïn löïa coù Tier thöù 3 laø Top Tier, haõy choïn Timescale Options laø “Three Tiers (Top, Middle, Bottom)”. Choïn Tab Middle Tier, baám muõi teân vaøo “Units” vaø choïn months. Choïn Tab Bottom Tier, baám muõi teân vaøo “Units” vaø choïn weeks. Baám OK.
Chuùng ta coù theå thay ñoåi caùch theå hieän ñôn vò thôøi gian baèng caùch choïn Label maø baïn thích. Vaø coù theå caên chænh vò trí tuøy yù thích baèng caùch choïn Align. Thænh thoaûng baïn caàn laäp laïi tieán trình naøy khi thay ñoåi “Views”
38
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (12)
Choïn caùch theå hieän thôøi gian.
Choïn ñôn vò thôøi gian.
39
Choïn caên chænh vò trí.
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (13)
Böôùc 4: Ñieàu chænh coät ñeå xem nhöõng thoâng tin caàn thieát. + Saép xeáp vaø taïo coät Chuyeån con troû ñeán ñöôøng keû ñoâi phaân chia coät nhieäm vuï vaø coät thôøi gian töø sô ñoà Gantt (baïn seõ thaáy con troû trôû thaønh maøu ñen vaø thaønh muõi teân 2 ñaàu) Baám vaø giöõ chuoät, keùo ñöôøng keû phaân ñoâi veà phía phaûi cuûa maøn hình cho ñeán khi taát caû caùc coät hieän ra. 40
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (15) Böôùc 5: Thieát laäp nhöõng tham soá cho döï aùn ñeå giaûm thieåu nhöõng baát traéc ñöôïc taïo bôûi nhöõng maëc ñònh töï ñoäng. Nhöõng maëc ñònh phaûi ñöôïc xaùc ñònh vaø thieát laäp tröôùc khi nhaäp döõ lieäu. Nhöõng thay ñoåi sau khi vaøo döõ lieäu coù theå laøm cho tính toaùn maát chính xaùc . Thieát laäp nhöõng maëc ñònh cuûa lòch trình: Choïn Tools töø trình ñôn. Choïn Options Choïn tab Schedule (beân traùi, phía treân) vaø kieåm tra nhöõng thieát laäp sau: Show assignment units as percentage New tasks start on project start date 41
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
Thieát laäp nhöõng maëc ñònh cuûa lòch trình
Choïn
42
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
Thieát laäp nhöõng maëc ñònh cuûa tiến độ
43
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (14) Böôùc 5: Thieát laäp nhöõng tham soá cho döï aùn ñeå giaûm thieåu nhöõng baát traéc ñöôïc taïo bôûi nhöõng maëc ñònh töï ñoäng. Xaùc ñònh baïn coù muoán ñaùnh giaù duration theo tuaàn, ngaøy hoaëc giôø. Maëc ñònh MS Project giôùi thieäu laø days. Chuyeån con troû vaø trong vuøng Duration is entered in. Baám vaøo muõi teân höôùng xuoáng vaø choïn tuaàn, ngaøy hoaëc giôø. Xaùc ñònh baïn coù muoán ñaùnh giaù work theo tuaàn, ngaøy hoaëc giôø. ñònh MS Project giôùi thieäu laø hours Laäp laïi nhöõng böôùc treân trong vuøng Work is entered in. Chuyeån con troû ñeán Default task type Baám vaøo muõi teân höôùng xuoáng vaø choïn fixed duration Loaïi boû töø New tasks are effort driven (Loaïi boû bôûi baám treân ) Loaïi boû töø Autolink inserted or moved tasks. Giöõ treân Split in-progress tasks Loaïi boû töø Tasks will always honor their constraint dates Baám nuùt Set as Default (phía döôùi, beân phaûi)
44
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
Thieát laäp nhöõng maëc ñònh toång quaùt
45
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (16) Böôùc 5: Thieát laäp nhöõng tham soá cho döï aùn ñeå giaûm thieåu nhöõng baát traéc ñöôïc taïo bôûi nhöõng maëc ñònh töï ñoäng. Neáu baïn chuyeån ñeán tab keá tieáp maø khoâng baám Set as Default, maëc ñònh seõ khoâng ñöôïc chænh. Ñieàu naøy coù theå yeâu caàu baïn tieâu toán thôøi gian khi loãi xaûy ra. Neáu Set autofilter for new projects ñöôïc choïn, MS Project coù theå haïn cheá döõ lieäu baïn nhìn thaáy vaø loaïi boû nhöõng nhieäm vuï maø khoâng cho baïn bieát. Neáu Automatically add new resources and tasks ñöôïc choïn, MS Project seõ giaû ñònh baïn ñang theâm moät thaønh vieân môùi neáu baïn voâ yù ñaùnh vaàn teân töø teân nguoàn ñöôïc lieät keâ. 46
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
4. Thiết lập các mặc định (17) Böôùc 6: Ñònh tham soá ñeå giaûm thieåu nhöõng baát traéc vaø tính nhaàm khi theo doõi thôøi gian thöïc söï laøm so vôùi baseline cuûa döï aùn. Thieát laäp nhöõng maëc ñònh tính toaùn: Choïn Calculation tab Loaïi boû töø Updating task status updates resource status Baám nuùt Set as Default Baám OK ñeå thoaùt khoûi trình ñôn Options vaø quay trôû laïi Gantt Chart View Neáu baïn chuyeån ñoåi ñeán tab keá tieáp khoâng baám nuùt Set as Default , nhöõng maëc ñònh seõ khoâng ñöôïc thieát laäp. Ñieàu naøy coù theå yeâu caàu tieâu toán thôøi gian khi loãi xaûy ra.
47
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
Thieát laäp nhöõng maëc ñònh tính toaùn
48
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
Effort-driven Effort Driven xaùc ñònh laøm theá naøo maø MS Project phaûn öùng laïi khi moät kieåu nguoàn löïc môùi ñöôïc theâm vaøo hoaëc laáy ñi hoûi 1 task. Neáu hoäp thoaïi Effort Driven khoâng ñöôïc ñaùnh daáu (√) thì theâm vaøo hoaëc laáy ñi taøi nguyeân seõ thay ñoåi toång soá work (man-hours) yeâu caàu cho task vaø giöõ Duration coá ñònh Khi hoäp thoaïi Effort Driven ñöôïc ñaùnh daáu (√) thì toång soá Work seõ ñöôïc giöõ coá ñònh vaø taát caû caùc resources ñöôïc phaân coâng ñeán task seõ ñöôïc xöû lyù nhö laø söï phaân chia maø giöõ nguyeân khoái löôïng Work 49
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn
Cám ơn đã lắng nghe!
View more...
Comments
