191 ERP606 BPD ES EC Doc Gestion Viajes

EHP6 for SAP ERP 6.0 Julio 2012 Español

Gestión de viajes (191) Documentación de proceso empresarial

SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 69190 Walldorf Alemania

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

Copyright © 2012 SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork, SAP HANA, and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and other countries. Business Objects and the Business Objects logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius, and other Business Objects products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Business Objects Software Ltd. Business Objects is an SAP company. Sybase and Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, and other Sybase products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of Sybase Inc. Sybase is an SAP company. Crossgate, m@gic EDDY, B2B 360°, and B2B 360° Services are registered trademarks of Crossgate AG in Germany and other countries. Crossgate is an SAP company. All other product and service names mentioned are the trademarks of their respective companies. Data contained in this document serves informational purposes only. National product specifications may vary. These materials are subject to change without notice. These materials are provided by SAP AG and its affiliated companies ("SAP Group") for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP Group shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP Group products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty.

© SAP AG

Página 2 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

Iconos Icono

Significado Advertencia Ejemplo Nota Recomendación Sintaxis Procesos Externos Proceso de Negocio Alternativa / Decisión Elección

Convenciones tipográficas Estilo de escritura

Descripción

Texto de ejemplo

Palabras o caracteres que aparecen en la pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de campo, los títulos de pantalla, los pulsadores, así como los nombres de menú, las vías de acceso y las opciones. Referencias cruzadas a otros documentos.

Texto de ejemplo

Palabras o frases que se quieren poner de relieve en el texto, los títulos de los gráficos y las tablas.

TEXTO DE EJEMPLO

Nombres de elementos del sistema. En este grupo se incluyen los nombres de informe, nombres de programa, códigos de transacción, nombres de tabla y palabras clave de un lenguaje de programación, cuando forman parte de un texto, por ejemplo, SELECT e INCLUDE.

Texto de ejemplo

Salida en pantalla. En este grupo se incluyen los nombres de fichero y directorio, sus vías de acceso, mensajes, código fuente, nombres de variables y parámetros, así como nombres de herramientas de base de datos, actualización e instalación.

TEXTO DE EJEMPLO

Teclas del teclado, por ejemplo, teclas de funciones (como

F2)

o la tecla

INTRO.

Texto de ejemplo

Entrada exacta del usuario. Palabras o caracteres que el usuario introduce en el sistema tal y como aparecen en la documentación.

Entrada variable del usuario. Los corchetes indican que estas palabras y caracteres se sustituirán por las entradas pertinentes.

© SAP AG

Página 3 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

Contenido 1 Objetivo ............................................................................................................................................ 5 2 Requisitos......................................................................................................................................... 5 2.1 Datos maestros y datos organizativos........................................................................................ 5 2.2 Condiciones empresariales........................................................................................................ 5 2.3 Roles.......................................................................................................................................... 6 3 Tabla resumen de proceso............................................................................................................... 7 4 Etapas del proceso........................................................................................................................... 8 4.1 Crear viajes y emitir recibos....................................................................................................... 8 4.2 Autorización y liquidación de viajes.......................................................................................... 11 4.3 Transferencia de costes a contabilidad....................................................................................12 5 Apéndice......................................................................................................................................... 15 5.1 Anulación de etapas del proceso............................................................................................. 15

© SAP AG

Página 4 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

Gestión de viajes 1 Objetivo El objetivo de este proceso es proporcionar una gestión integrada de todos los gastos de desplazamiento – desde el nivel de autorización/planificación hasta el que se contabilizan los gastos de desplazamiento en la contabilidad financiera y se imputan en base al motivo en la contabilidad de costes.

2 Requisitos 2.1Datos maestros y datos organizativos Valores prefijados de SAP Best Practices En la fase de implementación se han creado datos maestros y datos organizativos esenciales en su sistema ERP tales como los datos que reflejan la estructura organizativa de su empresa y los datos maestros adecuados para su centro operativo, por ejemplo, datos maestros para materiales, proveedores y clientes. Estos datos maestros generalmente consisten en valores propuestos estandarizados de SAP Best Practices y le permiten seguir las etapas del proceso de este escenario. Área operativa SAP Best Practices proporciona valores propuestos para más de un área operativa, como Servicios o Manufactura. Esto significa que puede encontrar más de una tabla de datos maestros en la parte inferior. Utilice los datos maestros que sean adecuados para el área operativa de su empresa (Servicios, Manufactura o Comercial). Utilice los siguientes datos maestros en las etapas de proceso que se describen en este documento:

Viaje Viaje Datos maestros Numero de Personal

Valor 999xxx

Otros mat.

Comentarios ID del escenario

2.2Condiciones empresariales Las actividades descritas en este documento son parte de una cadena mayor de procesos o escenarios empresariales integrados. Como consecuencia, debe haber rellenado las siguientes condiciones empresariales antes de empezar las actividades descritas en este documento:

© SAP AG

Página 5 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

Condición empresarial

Escenario

Debe registrar el horario de trabajo

Registro de tiempo (211)

2.3Roles Utilización Los siguientes roles se deben haber instalado para probar este escenario en el SAP NetWeaver Business Client (NWBC). Los roles de la Documentación de proceso empresarial se deben asignar al usuario o usuarios que prueben este escenario. Estos roles no son necesarios si no se está utilizando la interfaz NWBC, sino SAP GUI estándar.

Requisitos Los roles de usuario se han asignado al usuario que está probando este escenario. Rol de usuario

Nombre técnico

Etapa del proceso

Empleado (Usuario Profesional)

SAP_NBPR_EMPLOYEE_S

La asignación de este role es necesaria para la funcionalidad básica

Contable de viajes SAP_NBPR_TRAVEL_S

Crear viaje y registrar recibos, Autorización y liquidación del viaje, Transferir costes a contabilidad

© SAP AG

Página 6 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

3 Tabla resumen de proceso Etapa del proceso

Referencia de proceso externo

Condición empresarial

Rol de usuario

Código de transacción

Resultados esperados

Registro de tiempos

Proceso externo 211)

Véase el resultado del proceso de referencia

Véase el escenario nº 211

Véase el escenario nº 211

Véase el escenario nº 211

Creación de una viaje y entrar recibos

–

Existe el nº personal y se ha creado un proveedor equivalente

Contable de viajes

PR05

Status del viaje: viaje realizado / a liquidar

Autorizar y liquidar el viaje

–

Status del viaje: Completo

Contable de viajes

PR05

Status del viaje: autorizado / liquidado

Transferir Costos a Contabilidad

–

Status del viaje: autorizado / liquidado

Contable de viajes

PRRW

Status del viaje: viaje: autorizado / transferido a FI

© SAP AG

Página 7 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

4 Etapas del proceso 4.1Crear viajes y emitir recibos Utilización Se requiere de datos de viaje para introducir o modificar los datos de un viaje de empleado en el sistema SAP. Es la base del proceso global de la gestión de viajes.

Requisitos No podrá crear un viaje de empleado en la pantalla de entrada de datos de viaje hasta completado los datos maestros HR para el empleado.

Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI) Menú SAP ECC

Finanzas → Gestión financiera → Gestión de viajes → Liquidación de gastos de desplazamiento → Gestor gastos desplazamiento

Código de transacción

PR05

Si ha accedido al Gestor de gastos de desplazamiento vía acceso rápido desde la aplicación CATS para Registro de tiempos transacción CAT2, Entorno → Gastos desplaz. seleccione número 5.

) puede omitir los primeros pasos y continuar con el paso

2. En la pantalla Gestor gastos desplazamientos efectúe las entradas siguientes: Nombre de campo

Descripción

Acciones y valores de usuario

Comentarios

Nº personal

Clave numérica que identifica un registro personal

Cualquier escenario 999xxx Número personal

Ejemplo: 999401

3. Seleccione Continuar. 4. Seleccione Crear. 5. En la pantalla de detalles de viaje, efectúe las entradas siguientes: Nombre de campo

Descripción

Acciones y valores de usuario

Comentarios

Inicio

Fecha y hora de inicio del viaje

Cualquier fecha y hora del escenario

Ejemplo: Fecha actual / 08:00

© SAP AG

Página 8 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

Nombre de campo

Descripción

Acciones y valores de usuario

Comentarios

Final

Fecha y hora de fin del viaje

Cualquier fecha y hora del escenario

Ejemplo: Fecha actual / 18:00

País

Cualquier país del escenario E

Ejemplo: EC

Lugar

Cualquier ciudad del escenario

Ejemplo: Quito

Motivo

Motivo del viaje

Cualquier motivo del escenario

Ejemplo: Consultoría

Asignación costes todo el viaje distinta a imputación maestra

Asignación de coste del viaje

Cualquier asignación de costes del escenario

Ejemplo: KOSTL Centro de coste 1101

Tipo de coste

La clase de gastos de viaje, describe el tipo de gasto

Cualquier clase de gastos del escenario

Ejemplo: Nº 001, HOTL Nº 002, BENZ

Importe

Importe de la clase de gastos

Cualquier importe del escenario

Ejemplo: No 001, 100 No. 002, 50

Cod. Impuesto

N° 001 Intro V6 - IVA Purchase Services 12% (MM) N° 002 enter V0 - IVA Purchase Services 12% (MM)

6. Seleccione Continuar. 7. Si se visualiza la ventana de diálogo NNN NNN, Nº Pers.XXXX, indique la información requerida en la pestaña Info adic. 8. Seleccione Continuar. 9. Seleccione Grabar en la pantalla que muestra los detalles de viaje. 10. Seleccione Regresar y vuelva al menú SAP Easy Access. Para NWBC: seleccione Finalizar (Shift+F3) para regresar al menú SAP Easy Access. Si ha accedido a esta transacción desde Hoja horario (Hoja horario trabajo) volverá a Hoja de horas. Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario 1. Acceda a la transacción de la siguiente manera: Rol de usuario

Empleado (Usuario profesional) (SAP_NBPR_EMPLOYEE_S)

© SAP AG

Página 9 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

Panel de Control → Servicios de empleado → Crear liquidación de gastos

Menú NWBC

2. En la pantalla Gestor Gastos de desplazamiento, efectúe las entradas siguientes: Nombre de campo

Descripción

Acciones y valores de usuario

Comentarios

Inicio

Fecha y hora de inicio del viaje

Cualquier fecha y hora del escenario

Ejemplo: Fecha actual / 08:00

Final

Fecha y hora de fin del viaje

Cualquier fecha y hora del escenario

Ejemplo: Fecha actual / 18:00

País

Cualquier fecha y hora del escenario

Ejemplo: EC

Lugar

Cualquier país del escenario E

Ejemplo: Quito

Cualquier ciudad del escenario

Ejemplo: Consultoría

Motivo

Motivo del viaje

2. Seleccione Asignación de costos. 3. Modifique el objeto válido en el campo Definición, por ejemplo, Centro de costes. Introduzca en el campo, en este caso el Centro de costes, el valor del centro del coste, por ejemplo 1101. 4. Confirmar las entradas con Tomar debajo del campo input. 5. Seleccione Tomar. 6. Seleccione Documentos. 7. Seleccione Entrada nueva. 8. Introduzca los siguientes valores Nombre de campo

Descripción

Acciones y valores de usuario

Comentarios

CIGaV

La clase de gastos de viaje, describe el tipo de gasto

Cualquier clase de gastos del escenario

Por ejemplo: alquiler de coches

Importe

Importe de la clase de gastos

Cualquier importe del escenario

Por ejemplo:100

9. Seleccione Nueva entrada 10. Introduzca los valores siguientes: Nombre de campo

Descripción

Acciones y valores de usuario

Comentarios

CIGaV

La clase de gastos de viaje, describe el tipo de gasto

Cualquier clase de gastos del escenario

Por ejemplo: gasolina para el coche

Importe

Importe de la

Cualquier importe del escenario

Por ejemplo: 50

© SAP AG

Página 10 de 16

SAP Best Practices

Nombre de campo

Gestión de viajes (191): BPD

Descripción

Acciones y valores de usuario

Comentarios

clase de gastos 11. Seleccione Tomar. 12. Seleccione Simular 13. Seleccione la opción Grabar y Envío de aprobación que se encuentra debajo de Acción Final 14. Seleccione Grabar y enviar Aprobación.

Resultado Se visualiza el mensaje “Viaje xxxxxxxxxx grabado”. El estatus de su viaje es: El tratamiento de viaje está concluido puede autorizarse.

4.2Autorización y liquidación de viajes Utilización Ahora puede liquidar los viajes de empleado que haya autorizado para liquidar.

Requisitos Debe haber creado un viaje e introducido todas las entradas necesarias. El sistema sólo puede liquidar viajes con el estatus puede autorizarse.

El tratamiento de viaje es concluido y

Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI) Menú SAP ECC

Finanzas → Gestión financiera → Gestión de viajes → Liquidación de gastos de desplazamiento → Gestor gastos desplazamiento

Código de transacción

PR05

Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario Rol de usuario

Contable de viajes (SAP_NBPR_TRAVEL_S) Gestión de viajes → Aprobación de viaje → Gestor gastos desplazamiento

Menú NWBC

2. En la pantalla Gestor gastos desplazamiento, efectúe las entradas siguientes: Nombre de campo

Descripción

Acciones y valores de usuario

Comentarios

Nº Personal

Clave

Cualquier escenario 999xxx

Ejemplo: 999401

© SAP AG

Página 11 de 16

SAP Best Practices

Nombre de campo

Gestión de viajes (191): BPD

Descripción

Acciones y valores de usuario

numérica que identifica un registro personal

Número personal

Comentarios

3. Seleccione Continuar. 4. Seleccione el viaje que ha creado anteriormente. Revise las siguientes columnas: Status =

; Autorización = Viaje realiz. ; Liquidación = a liquidar

5. Seleccione Autorizar. El sistema emite el mensaje “Viaje xxxxx grabado”. Status =

; Autorización = Viaje autoriz. ; Liquidación = a liquidar

6. Seleccione Liquidar. Confirme la ventana de diálogo Indicar período de liquidación con Status =

Tomar.

; Autorización = Viaje autoriz. ; Liquidación = liquidado

7. Seleccione Regresar y vuelva al menú SAP Easy Access.

Resultado El viaje ahora se ha autorizado y liquidado y se puede contabilizar en contabilidad.

4.3Transferencia de costes a contabilidad Utilización Los gastos de desplazamiento ocasionados por el empleado primero se deben contabilizar en contabilidad antes de poder realizarse el reembolso. Esta transacción es necesaria porque el empleado se ha introducido como proveedor y por eso recibirá el reembolso a través de finanzas y no a través de nóminas HR. La ejecución de contabilización se realiza mensualmente o semi mensualmente por finanzas.

Requisitos El empleado se ha introducido como un proveedor en contabilidad y se han liquidado los gastos de desplazamiento. Opcional: Definir periodo de cálculo de nómina Si desea que el periodo actual sea el periodo por defecto cuando contabilice los gastos, es necesario revisar el periodo del registro de control de nómina. Si difiere del mes en curso, es posible corregirlo de la siguiente manera: 1. Seleccione la transacción PA03 2. Seleccione Área de nómina YB y pulse visualizar 3. Revise que el periodo de nómina sea el del mes en curso. 4.

Si son diferentes, regrese a la pantalla de entrada de datos de la transacción

5. Pulse borrar el Set de Datos y vuelva a confirmar

© SAP AG

Página 12 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

6. En la pantalla de entrada de datos seleccione Área de nómina YB y pulse Crear 7. Introduzca el mes actual y la primera retroactividad. Periodo: 01/2004 8. Pulse Grabar y abandone la transacción

Procedimiento 1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de navegación: Opción 1: interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI) Menú SAP ECC

Finanzas → Gestión financiera → Gestión de viajes → Liquidación de gastos de desplazamiento → Operaciones periódicas → Transferencia a finanzas → Gestionar ejecuciones de contabilización

Código de transacción

PRRW

Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol de usuario Rol de usuario

Contable de viajes (SAP_NBPR_TRAVEL_S)

Menú NWBC

Gestión de viajes → Contabilización de viajes → Contabilización datos contables

2. En la pantalla Gestión de ejecuciones de contabilización, efectúe las entradas siguientes: Nombre de campo

Descripción

Usuario Fecha creación

Nº ejecución contabil.

Acciones y valores de usuario

Comentarios

Fechas de ejecuciones de contabilización

Seleccione una fecha en el pasado

3. Seleccione Ejecutar. 4. Se visualizará una lista de contabilizaciones completadas. 5. Para crear una nueva ejecución de contabilización seleccione Crear. 6. En la pantalla Creación de una ejecución de contabilización efectúe las entradas siguientes:

© SAP AG

Página 13 de 16

SAP Best Practices

Nombre de campo

Gestión de viajes (191): BPD

Descripción

Área de nómina

Período actual

Acciones y valores de usuario

Comentarios

YB

Sólo se utiliza para definir los períodos en los que los datos se liquidarán

El actual u otro

Otro

Selección

Número de personal

Cualquier número de personal del escenario 999xxx

Ejemplo: 999401

Contab. Viajes seleccionados

Número de viaje

Ejecución de contabilización

Selección de opciones

Seleccione solamente

Por defecto

Datos marco

Selección de opciones

Seleccione

Mes y año actual

Sustituir objeto CO erróneo Por defecto

Espere ventana de diálogo Seleccione Ejecutar.

Magnitud/integración

Selección de opciones

Seleccione

Por defecto

Espere ventana de diálogo Seleccione Ejecutar

7. Seleccione Ejecutar. 8. El log se puede expandir y visualiza el estatus de la ejecución. 9. Seleccione Regresar para volver a la pantalla Gestión de ejecuciones de contabilización. 10. Para visualizar las contabilizaciones FI individuales, haga doble clic sobre una línea. 11. Seleccione Regresar para volver a la pantalla Gestión de ejecuciones de contabilización. 12. Seleccione el documento creado y después seleccione Contabilizar. 13. Aparecerá la ventana de diálogo Ejec TR XXXXXXXXXX contab. Seleccione Contab.inmed. 14. La pantalla siguiente indica la contabilización correcta del documento de viaje en contabilidad. 15. Seleccione Back y vuelva al menú SAP Easy Access.

© SAP AG

Página 14 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

5 Apéndice 5.1Anulación de etapas del proceso En la siguiente sección, se encuentran las etapas de anulación más frecuentes, que se pueden utilizar para anular algunas de las actividades descritas en este documento.

Creación de viajes y registro de entradas Código de transacción (SAP GUI)

PR05

Anulación:

Crear viaje y entrar recibos

Código de transacción (SAP GUI)

PR05

Rol de usuario

Contable de viajes (SAP_NBPR_TRAVEL_S)

Menú NWBC

Gestión de Viajes → Dirección del viaje → Gestor gastos desplazamiento

Comentarios

Seleccione la línea (viaje) relevante y borre la línea.

Aprobación y liquidación de viajes Código de transacción (SAP GUI)

PR05

Anulación:

Autorizar y liquidar el viaje

Código de transacción (SAP GUI)

PR05

Rol de usuario

Contable de viajes (SAP_NBPR_TRAVEL_S)

Menú NWBC

Gestión de Viajes →Dirección del viaje → Gestor gastos desplazamiento

Comentarios

Seleccione la línea (viaje) relevante y borre la línea.

Transferencia de costes a Contabilidad Código de transacción (SAP GUI)

PRRW

Anulación:

Transferencia de costes a Contabilidad

Código de transacción (SAP GUI)

PRRW

Rol de usuario

Contable de Viajes (SAP_NBPR_TRAVEL_S)

Menú NWBC

Gestión de Viajes →Contabilización de viajes → Contabilización datos de nómina

Comentarios

Seleccione la ejecución de contabilización relevante en la gestión de ejecución de contabilización y rechácela antes

© SAP AG

Página 15 de 16

SAP Best Practices

Gestión de viajes (191): BPD

de borrarla (sólo es posible si la ejecución de contabilización está en el status de Documentos creados).

© SAP AG

Página 16 de 16