17 La Orden de Servicio

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LA ORDEN DE SERVICIO

Organización de Eventos

Banquetes

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El principal problema que se presenta a nivel interno en la preparación de los eventos es la coordinación de los diversos departamentos comprometidos para dicha actividad.

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Para lo cual, en la mayor parte de empresas hoteleras se utiliza para este fin, un formato cuya forma cambia de una empresa a la otra, pero en el fondo comprende básicamente los mismos elementos e información, así como también el nombre de dicho documento;

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Orden

de Servicio 

Orden

de trabajo 

Hoja

de Eventos 

BEO 

(Banquet Event Order) 

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Uso y Manipulación La Orden de Servicio lleva toda la información necesaria para todas las diversas tareas a coordinar entre los distintos departamentos involucrados y será distribuida por el correo interno del hotel o por el mismo asistente de A&B a la personas o departamentos involucrados.

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La Orden de Servicio original se ordenará en el archivo central de la sección de eventos de manera cronológica  y será tratada de la misma manera en las otras secciones o departamentos.

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Esquema de distribución de tareas e información Recepción

Steward

Housekeeping

Marketing Mantenimiento

Contabilidad

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS & BANQUETES

Caja

Costos A&B Cocina Bar

R.R.H.H. Compras

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Seguridad 7

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Información principal que contiene la Orden de Servicio 1.

Responsable de emisión

2.

Estado de la Reserva

3.

Fecha de impresión

4.

Empresa Organizadora

5.

Dirección

6.

Fecha del Evento

7.

Tipo de Evento

8.

RUC

9.

Contacto

10. Teléfono Organización de Eventos

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11. Salas reservadas 12. Horario de uso 13. Tipo de evento 14. Número de participantes 15. Tipo de disposición o Set up 16. Servicios de Bebidas 17. Servicios de Comidas 18. Equipos Técnicos Organización de Eventos

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19. Comentarios 20. Decoración 21. Guardarropa 22. Columna de precios unitarios 23. Columna de precios totales 24. Sello y firma del hotel 25. Confirmación del cliente

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Dicha información deben ser agrupadas de acuerdo al tipo de datos que comprenden. Se recomiendan las siguientes áreas de: 

Información de la Orden de servicio misma.



Información global del cliente



Cronograma de salones



Especificaciones de consumo

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

Información de equipamiento técnico



Observaciones Generales



Decoración y Guardarropa



Columna de precios

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Ejemplo Formato Orden de Servicio Ver anexo

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Ejemplo Orden de Servicio Delfines Hotel & Casino Ver anexo

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