16 Comment Organiser Un Colloque Scientifique

 

 

Comment réaliser un colloque scientifique? 

Travail réalisé par :

1)Lrhcha Ahmed 2) Bouraissi Anouar 3) El Osrouti Ayoub 4) Ennassiri Elmahdi 5) Bouchichi Hassan 6) Mohammed essedik touzani 7) Bouziani Lamyae 8) Aberdane Mahdi 9) Smairy Mehdi 10) Harrouch Moncif

Année universitaire : 2017 –  2017 –  2018  2018 Semestre 8 

11) Oukrid Oussama  12) Grine Salma 13) El Majoudi Sanae 14) Zinat Nizar

 

Sommaire Remerciement…………………………………………………………..2 Remerciement …………………………………………………………..2   Résumé………………………………………………………………….3   Résumé………………………………………………………………….3 1.Introduction ..................................................... ..................... ................................................................ ..................................... ..... 5 2. Définition Définit ion et objectifs du colloque scien scientifique tifique ............................ ................................. ..... 6 3. Colloque, séminaire, symposium sy mposium et congrès ................................ ..................................... ..... 6 4. Étapes de réalisation du colloque colloqu e ....................... ...................................................... ............................... 7 5. Conclusion…………………………………………………………..13 Conclusion…………………………………………………………..13   6. Exemple……………………………………………………………..14 Exemple……………………………………………………………..14   Bibliographie\Webographie………………………………………….18 Bibliographie\Webographie ………………………………………….18 

 

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Remerciement Avant de laisser couler l’encre sur papier, Nous tenons à

 présenter nos sincères remerciements remerciements à tous les in intervenants tervenants qui ont eu l’obligeance de participer à ce travail, de près ou de

loin

qu’ils soient. 

On tient à exprimer notre profonde gratitude et remerciements les  plus intenses à tous le corps professoral de l’ENCG Kenitra et

spécialement à Mr AIT LEMQEDEM LE MQEDEM Hamid, qui est une vraie source de savoir.

 

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Résumé « Organisation d’un colloque ou d’un événement» est un véritable document de travail conçu comme une liste de vérification pratique accompagnée des conseils en contexte appliqués à chaque étape.  L’objectif de cette recherche est de clarifier la notion du colloque  

ainsi que la différence entre colloque scientifique, séminaire et symposium.. La problématique est par conséquent la suivante : symposium Comment réaliser un colloque scientifique ? Pour enlever l’ambiguïté sur la problématique nous avons  présenté les étapes de réalisation d’un colloque scientifique qui

sont les suivantes : Accueil, Animation, Bénévoles, Budget,

Comité organisateur, Inscription, Organisation matérielle, Programme, Publicité et communication.

 

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1. Introduction Introduction   La méthodologie de la recherche est une partie importante du progrès dans la connaissance de l’objet étudié. La

réflexion dans une activité de recherche part de  problèmes réels réels engendrés par des recherches antérieures ou bien soulevés par les chercheurs eux-mêmes sous forme de conjectures ou problèmes ouverts. L'activité de recherche peut aussi être alimentée par les problèmes que rencontrent des  professionnelss extérieurs au  professionnel au monde scientifique. scientifique. Valoriser ses recherches, c’est d’abord informer un certain public de l’existence d’un sujet intéressant, porteur et faire savoir que l’on s’y consacre. C’est aussi être capable de présenter, de façon synthétique, le contenu et les objectifs de son travail.   Formuler son sujet, en indiquer l’axe ou les axes principaux contribue à conceptualiser le travail, or toute participation à un colloque suppose que nous soyons capables de produire une brève présentation de nous et de nos recherches en cours, afin que les présidents de séance puissent établir rapidement notre fiche d’identité à l’attention de l’auditoire  Quant aux colloques scientifiques : Ils sont le cadre idéal pour diffuser des résultats de recherche et débattre entre chercheurs, experts, décideurs, utilisateurs de la recherche, etc …  Ils permettent de : 

1)  Mettre en valeur des résultats de recherche sur un thème de votre choix 2)  Augmenter la visibilité de vos travaux de recherche et de votre institution 3)  Consolider vos liens de collaboration et en établir de nouveaux.

 

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2. Définition et objectifs du colloque scientifique  scientifique  Le colloque scientifique est à l'origine une assemblée de spécialistes qui se réunissent pour discuter et donner leur opinion sur des questions précises, déterminées à l'avance. Par extension, et dans un sens généralement péjoratif, ce terme qualifie l'action de parler avec quelqu'un. 

obj ect ctii fs du du coll collo oque sci scie enti ntiffi que :   L es ob 1- Faire un point des débats théoriques sur le sujet traité, en croisant des regards de spécialistes, de différents courants, mais aussi ceux de chercheurs d’autres horizons disciplinaires des sciences sociales. 

2- Débattre et faire des proposition propositionss sur le sujet traité.  3- Présenter les convergences et les différences dans les différents axes du sujet.   4- Faire une étude autour d’un thème spécifique et de diffuser les résultats des travaux de leur recherche. 

5- Il permet de renforcer l’interactivi l’interactivité té et le travail collectif entre les collègues de différentes unités et de différentes disciplines au sein du réseau établi. 

6- Il permet également d’envisager les relations avec les décideurs, gestionna gestionnaires ires et autres acteurs non académiques. 

congrès  3. Colloque, séminaire, symposium et congrès  

   Les colloques s'étendent généralement sur plus d'une journée, ont vocation à être internationaux, brassent beaucoup d'argent (éventuellement hébergement, café du matin, repas d'adieu, publication des actes) - tout cela les distingue des  journées d'étude, d'étude, ponctuelles et pe peu u financées. 



   Les séminaires se déroulent avec une périodicité déterminée (ils peuvent être hebdomadaires), hebdomadaires ), peuvent ne durer que deux heures ; les séminaires d'études

 

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doctorales sont des cours à thématique étroite pour étudiants confirmés ou thésards. 

   Les symposiums : évoquent plutôt un grand rassemblement annuel de membres d'une même entreprise ou branche d'activité profession professionnelle. nelle. 



  L e co cong ngrr ès :  est un événement qui vise à rassembler

des  chercheurs des chercheurs  et et  ingénieurs ingénieurs  d'un domaine pour faire état de leurs avancées. Cela également à des collègues géographiquem  permet également géographiquement ent éloignés de nouer nouer et d'entretenir des contacts. Les congrès se répètent généralement avec une  périodicité fixée, fixée, le plus souvent souvent annuelle  annuelle 

4. Étapes de réalisation du colloque  colloque  1.  En préambule Dès que la décision d’organisat d’organisation ion du colloque est prise, il est recommandé de

 passer par deux deux étapes préalables à l’organisation concrète, afin de pouvoir mettre en place un planning et un échéancier qui corresponde à l’importance et aux besoins de l’événement. 

1.1. I magi agine nerr le dé dér oule oulem ment du du colloque Il est souvent intéressant d’imaginer un programm programmee « idéal » pour l’événement que l’on prépare, afin d’avoir une idée des tâches qu’il y aura à accomplir. Sur la

 base des éléments éléments connus (nombre (nombre de jours, jours, nombre de personnes personnes prévues, prévues, collaborations, etc.), vous pouvez imaginer le déroulement des journées selon la structure habituelle des colloques. Il ne faut pas hésiter à aller dans les détails ; il sera plus facile de construire un rétroplanning sur cette base un peu concrète, même si le programme risque de beaucoup changer d’ici l’événement final en

fonction du budget réel, et autres contraintes.  

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1.2. E la lab bor er un ré r étr o-pla -planni nning ng Il est très utile d’établir un planning détaillé des tâches à faire pour votre congrès,

en partant du premier jour du Congrès et en allant à rebours. Cela permet de suivre l’avancée des différents projets et de se rendre

compte des délais à

respecter pour chaque tâche. Il faut que ce planning comprenne aussi les délais  pour les étapes étapes intermédiaires intermédiaires de chaque tâche. Ce planning doit doit prendre en compte le ralentissement inévitable de juillet-août et également les vacances des membres du comité. Éventuellement il faut organiser un roulement. Pour établir le planning, il faut faire un bilan de tout ce qui devra être terminé au commencement du congrès et identifier chaque sous-tâche, le temps qu’elles  prendront à être accomplies, et les autres tâches tâches nécessaires à leur accomplissement. accomplissem ent. Par exemple, la réalisation du livre du programme requiert un grand nombre de tâches en amont avant qu’il soit possible de l’envoyer à l’imprimeur : avoir établi le programme du congrès, le

nom des salles, titre

sessions, des contributions, ce qui implique que les inscriptions soient terminées, les keynotes confirmés, etc. Ce n’est donc qu’une fois ces tâches terminées que le

 programme définitif peut être réalisé, avant de passer au travail d’édition, de mise en page, travail t ravail du graphiste, corrections, délai d’impression... De manière

générale il vaut mieux prévoir large dans les délais, car la coordination entre les organisateurs et les divers intervenants internes et externes prend souvent  beaucoup plus de temps que prévu. prévu. Cela perm permet et également d’avoir d’avoir une petite

marge pour parer aux imprévus (absences diverses, diverses, maladies, surcharge de travail ou relâche chez le graphiste ou l’imprim l’imprimeur). eur). 

Il est également utile de désigner précisément la personne en charge de gérer ce  planning, afin qu’elle qu’elle puisse surveiller pr précisément écisément que le travail délégué à

chacun avance (et envoyer de nombreux rappels !).  

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Des calendriers partagés en ligne (type Google calendar) ou en réseau (par Exchange), ou encore un document Excel (mais attention à bien le maintenir à  jour !) peuvent peuvent vous servir servir à mettre ce planning planning en place avec votre équipe. Il  peut être utile de l’ l’organiser organiser par couleur selon les différents postes d’organisa d’organisation tion

et les différentes équipes mises en place. Vous pourrez ainsi séparer par exemple ce qui concerne : - L’organis L’organisation ation scientifique (call for papers, reviewing, keynote speakers, publications, etc.) - L’organisation RH (comité d’organisation, étudiants, aides ponctuelle, faire le point sur les pourcentages disponibles) L’organisation L’organisat ion logistique du colloque (nourriture, technique, matériel à prévoir) -

Budget et comptabilité - L’organisat L’organisation ion des activités annexes (gala, activités récréatives, animations)

1.3. L es pr pr i nc ncii pales échéances d’un gros colloque (>100 personnes)  

Veuillez noter que les dates indiquées sont des repères, il y aura bien entendu des tâches de suivi à effectuer tout au long du processus d’organi d’organisation, sation, sans compter

la gestion des imprévus, en particulier dans les quelques mois précédant la manifestation.

Période   Période

Tâches à entreprendre  entreprendre 

Dès le départ du projet/colloque 

  Prendre contact avec le service accueil 



  Prendre contact avec le/la conseiller-ère en



communication de la Faculté   Former un comité scientifique et un comité



d’organisation. 

  Décider d’un mode d’organisation



(interne/externe), puis prendre contact avec les intervenants majeurs et établir un

 

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contrat   Etablir un budget



Entre 18 et 12 mois avant 

  Rechercher des financements additionnels 



   

Subventions / Fondations Sponsors privés

  Evaluer la nécessité de création d’un site



Internet dédié à la manifestation   Prévoir un outil de gestion en ligne des



abstracts et des inscriptions   Prévoir la création de l’identité visuelle du



colloque   Communication sur le congrès par affiche,



mailing-list, Internet ; diffusion de l’appel à Entre 12 et 9 mois avant 

contribution

  Evaluation des contributions par le comité



scientifique 

  Préparation du programme



  Concrétiser l’organisation du catering, des



soirées de gala et d’éventuelles autres activités   Prendre contact avec les hôtels pour les



reservations Entre 9 et 6 mois avant 

  Finaliser le programme et le mettre en ligne



; le communiquer par e-mail aux  participants 

  Préparer le livre du programme



  Recruter une équipe d’étudiants 



Entre 6 et 3 mois avant 

  Prévoir le matériel qui sera distribué aux



 participants : sacs, flyers, bloc-notes, etc. 

 

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  Contacter l’intendance pour l’organisation



des salles et des moyens techniques, etc.   Démarrer la communication aux médias +



interne 

  Éventuellement, contracter une assurance   Envoi du programme à l’impression 



  Communication aux participants



  Confirmation des réservations d’hôtel 



Les 3 dernières semaines 

  Prévoir une réunion d’équipe 



  Vérifier la logistique



  Préparer le dossier des participants



Pendant 

  Prévoir l’important travail de comptabilité 





  Prévoir le suivi de la restauration et des

exposants éventuels

Après 

  Clore le budget 



  Débriefing d’équipe et suites à prévoir  



2.  Les coûts Sur la base établie, vous pourrez projeter un budget que vous actualiserez au fur et à mesure que le programme du colloque s’affine. Les postes principaux en seront :  

I . I nvité nvitéss : C onfé nfér encie nci er s, mem membr es d du u com comi té scie sci entif ntifi que, ue, etc etc

a. Rémunération  b. Logement c. Transport I I . I nfrast nfrastruc ructture a. Location de salles (à indiquer même si pris en charge par l’université)   

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 b. Location de matériel matériel c. Divers intendance i. Nettoyages ii. Mise en place et rangement du matériel loué I I I . Acc Accueil

a.  Restauration i. 

Pauses café

ii. 

Repas de midi

iii. 

Apéritifs

iv.  Soirée de Gala v. Etc.  b.  Animation c.  Goodies (sac de conférence, stylo, bloc, etc.) d.  Aménagements (Fleurs, etc.) I V . Or Orga ganisa nisatti on

a.  Frais de personnel administratif et technique  b.  Autres frais administratifs administratifs c.  Frais de reunions d.  Frais d’intendance  e.  Accueil et encadrement (étudiants, hôtesses) f.  Sécurité g.  Assurance h.  Réserve V . Co C ommunica uni cation tion

 

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a. Site web  b. Graphiste i. Identité visuelle ii. Maquette pour impression 1. Flyer 2. Affiches 3. Programme d. Signalétique e. Annonce-Publicité f. Publication des abstracts

3.  Les recettes Pour établir un premier budget, il est nécessaire de fixer auparavant le montant des différentes catégories de frais d’inscription et de fixer quels services sont inclus avec chaque catégorie. A partir de là, il est possible d’estimer les recettes venant des frais d’inscriptions sur la base du nombre de participants attendus. Il faudra également

inclure aux recettes les éventuelles sommes mises à disposition par l’association qui vous délègue l’organisation du congrès, par votre institut ou par tout autre organisme qui vous soutient. Cette partie s’étoffera également au fur et à mesure de vos

demandes de subventions / sponsoring. sponsoring.

 

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7. Conclusion   En résumé, résumé, un colloque constitue une rencontre ponctuelle de moyenne durée, fortement encadrée sur le plan scientifique. C’est un événement qui rassemble des intervenants sélectionnés sélectionnés sur la base de propositions répondant à un appel à communication, sous l’égide d’un comité scientifique composé de spécialistes.  Le colloque peut rassembler un nombre important d’intervenants regroupés en

symposiums, symposium s, ou sessions se déroulant simultanément, autour de points particuliers d’un thème commun. Il s’agit donc d’un

événement de grande ampleur, qui peut

tendre à l’approfondissement et à l’exhaustivité, parfois à l’issue d’un ou de  plusieurs cycles cycles de sém séminaires inaires et journées d’études.  L’objectif principal est de faire une étude sur un thème donné dans l’optique de

diffuser les résultats de ces recherches. Les colloques scientifiques sont alors un cadre idéal pour diffuser des résultats de recherche et débattre entre chercheurs, experts, décideurs, utilisateurs utilisateurs de la recherche, etc. Ils permettent la mise en valeur des résultats de recherche sur un thème précis ; l’augmentation de la visibilité des travaux de recherche ainsi la consolidation des liens de collaboration. En bref, l’organisation d’un colloque scientifique constitue un acte de management

de projet complexe qui passent par des étapes bien déterminés et demande des moyens financiers, humains, logistiques… d’importance d’importance variable à déployer en

fonction du type de prestation attendue. Organiser un colloque scientifique est donc comme rédiger un « business plan ». Cela Cel a signifie : déterminer les objectifs, analyser des cibles, explorer les moyens et les outils pour y parvenir, En somme, nous dirions que pour préparer une communication dans le cadre d’un colloque scientifique, l’essentiel l’essentiel est d’agir dans la logique du m étier de chercheur.

 

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Exemple

Samedi 7 octobre 2017 - 10h-13h  10h00 :Présentation du travail Bourse SILMO Academy 2016   effectué dans le cadre de la Par François Daniel et Arnaud Foisy de l’Equipe l’Equipe du laboratoire IRIS –   CNRS FR3636  –  Université   Université Paris  –   Descartes.

10h45 :Début du colloque   Session 1 : L’éblouissement  : définition, processus, évaluation.   1 .   Introduct Introduction ion du colloque  p  pa ar le Profess eur Christian CORBE, Ophtalmologiste , France. 2 .   « Mon Eblouissement »  p  pa ar le Général Patrick BAUDRY,  As  A s t r o n a u t e E u r o p é e n . 3 .   Bases neuronales de l’éblouissement, de l’œil au cerveau,   pa par Chantal MILLERET (PhD), Chercheur en Neuroscience, Collège de France, Paris.  

4 .   Luminosité, éblouissement et temps de réaction  pa  p a r L o r e l l a D A D O et Xavier GERBER, Optométristes, étude réalisée à l’Institut d’Optométrie de la Haute Technique du Nord -Ouest - Ouest de la Suisse.  

5 .   Mesure et compensation des aberrations d’ordre élevé pour améliorer la qualité de vision par Marco BENEDETTI, Optométriste, Optométr iste, Bergame - Italie.

Dimanche 8 octobre 2017 - 10h-13h  Session 2 :Eblouissement, les facteurs environnementaux.    

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1 .   Comment les éblouissements s’opposent -ils à « Bien Voir » ?  pa  p a r  Be  B e r n a r d S A N S E L M E , E r g o n o m e , C l e r m o n t - F e r r a n d - F r a n c e .   2 .   Eblouiss Eblouissement ement et photophobie : les moyens optiques et optométriques optométr iques au service du confort visuel  pa  p a r S t é f a n o P A N Z E R I , Optométriste, Milan  –  Italie.   Italie.   3 .   Le choix des filtres teintés pour les sportifs  pa  p a r P r o f e s s e u r Stéphane INNI, Institut d’Optométrie de la Haute Ecole Technique du Nord-Ouest Suisse.  

4 .   Eblouiss Eblouissement ement et conduite automobile  P  Pa ar Gilles DEMETZ, Spécialiste de l’Optique de Sport, Paris –   France.   5 .   Désordre binoculaire et photophobie  par Marcela Camacho  Mo  M o nt oya , o pt o métr iste, Bo got a , Co lo mbi e.   6 .   Malvoyance et Eblouissement ; avancées cliniques sur le rôle et l’adaptation des filtres sélectifs    pa p a r A n n e C a t h e r i n e   SCHERLEN (PhD), Susana MONTECELO et Adèle LONGO, Centre d’expertise en basse vision, Essilor International, Paris  –   France.  

7 .   Eclairage public et malvoyance  p  pa ar Olga FAURE OLLORY, Conseil en Basse Vision, étude réalisée avec la Ville de Paris et l’Association Française de l’Eclairage - France.  

14h00 :Présentation des posters au jury  

Lundi 9 octobre 2017 - 10h-13h 

Session 3 : Eblouissement et pathologie  

1 .   Aspects cliniques et bases physiologiques de la photophobie par Docteur Christophe ORSSAUD, Hôpital Georges Pompidou, Paris  –  France.   France. 2 .   Lumière et vieillissement oculaire  p  pa ar Pro fess eu r  Jo  J o h n M A R S H A L L , U C L I n s t i t u t e o f O p h t h a l m o l o g y , L o n d r e s  –    An  A n g l e t e r r e .    

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3 .   Eblouissement chez les personnes atteintes de démence et Alzheimer  pa  p a r B r u n o D E L H O S T E , O p t i c i e n / O p t o m é t r i s t e ,  Ba  B a y o n n e  –  France.   France.   4 .   Impact de lunettes photochromiques filtrant le bleu violet sur la  ph  p h o t o s e n s i b i l i t é e t l e c o n f o r t d e p a t i e n t s p s e u d o p h a k e s  pa  p a r Coralie BARRAU, Ingénieur R & D, Institut de la Vision, Paris  –    Fr  F r a n c e .  

5 .   Mesure de l’éblouissement et de la sensibilité des contrastes chez le diabétique  p  pa a r Prof ess eu r Prema K. CHANDE, Lo tu s Co ll eg e of Optometry, Mumbay  –  Inde.   Inde.   6 .   Kératocône : liaison croisée croisée et lentille cornéenne rigide perméable au gaz, plus qu’une lueur d’espoir   !  pa  p a r S a n d r i n e M A L A I S O N TREMBLAY, Optométriste, Université de Monréal  –   Canada.   7 .   Facteurs qui affectent la diffusion de la lumière et l'éblouissement  pa ar Gi an ca rlo MONT ANI, chez les porteurs de lentilles  p Optométriste, Lecce, Italie   8 .   La photophobie dans les troubles neuro-ophtalmologiques neuro-ophtalmologiques  pa  p a r Sandra Maleysson, optométriste et Orthoptiste, doctorante à l’université de Valence, Espagne.  

13h00 :Remise des prix de posters et concl conclusion usion du colloque

 

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Table de matière Remerciement…………………………………………………………..2   Résumé………………………………………………………………….3   Résumé………………………………………………………………….3  1.Introduction .................................. ................................................... ................................... ................................... .................................. ..................... ....5 2. Définition et objectifs du colloque scientifique .................................. ................................................. ...............6 3. Colloque, séminaire, symposium et congrès ................................. .................................................. ..................... ....6 4. Étapes de réalisation du colloque ............................. ............................................... ................................... ........................ .......7 1. En préambule…………………………………………………………………..7 préambule…………………………………………………………………..7   agi nerr le dé dérr ouleme oulement nt du du colloq colloque ue……………………………………7  1.1 I magine 1.2 E la lab bor er un ré r étr o-planni -planning ng………………………………………………7   1.3 Les principales échéances d’un gros colloque (>100 personnes)……….9 

2. Les coùts………………………………………………………………………11 coùts………………………………………………………………………11   ………………11  I . I nvité nvi téss : C onfé nfér enci ncie er s, mem membr es du du com comi té scie sci entif ntifi que, ue, etc  etc ………………11

I I . I nfras frastruct ructure…………………………………………………………………11   I I I . Acc Accueil……………………………………………………………………….11   I V . Or Orga ganisa nisatti on………………………………………………………………….11   V . Co C ommunica uni cation tion………………………………………………………………..12  

3. Les recettes…………………………………………………………………….12 recettes…………………………………………………………………….12   5. Conclusion…………………………………………………………..13  Conclusion…………………………………………………………..13  6. Exemple……………………………………………………………..14  Exemple……………………………………………………………..14  Bibliographie\Webographie………………………………………….18 Bibliographie\ Webographie………………………………………….18    

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Bibliographie\ Webographie : https://cursus.edu/articles/3909#.Wrw729p77IV   https://cursus.edu/articles/3909#.Wrw729p77IV http://www.optigede.ademe.fr/sites/default/files/CL-A1_0.pd f   https://blog.kayo.fr/conseil-kayo-evenementiel/colloque-conv ention-assises-congres-symposium-les-mots-de-levenementiel /  https://cursus.edu/articles/3909#.Wrw8otp77IU   https://cursus.edu/articles/3909#.Wrw8otp77IU https://www.les-fontaines.com/organiser-un-seminaire/  https://www.les-fontaines.com/organiser-un-seminaire/  https://lgcdoc.hypotheses.org/methodologie-de-la-these/les-acotes/organiser/organiser-un-evenement-scientifique-journee -detudes-ou-colloque   -detudes-ou-colloque

 

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