15 Diplomado Pmp Ms Project 2012

HERRAMIENTAS COMPUTARIZADAS Ing. SILVIO RAFAEL CUELLO DE AVILA. Esp. INGENIERO ELECTRÓNICO Especialista en telecomunicaciones Especialista en Dirección de Empresas Magister en Ciencias de la Información Datos de Contacto Email: [email protected] – MSN: scuellod – Skype: scuellod

OBJETIVOS • OBJETIVO GENERAL Capacitar al estudiante en el uso de la herramienta informática MS Project Versión 2010 alineada con los estándares de buenas prácticas para la planeación propuestos en la Guía de Planeación de Proyectos (PMBOK®)

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OBJETIVOS ESPECIFICOS • Son propósitos del estudiante los siguientes: 1. Aprender a configurar un documento de MS Project 2. Configurar el calendario de trabajo del un proyecto. 3. Identificar las herramientas que ofrece MS Project para los procesos de planificación, ejecución, control y seguimiento y cerrar del proyecto . 4. Usar diferentes barras de herramientas, comandos, vistas, informes y tablas. 5. Utilizar el método tiempo-costos para analizar las opciones para recortar el tiempo. 6. Calcular el estado del proyecto con la técnica de Valor Ganado. Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Bibliografía • Bibliografía: – [1]Guía del PMBOK - Guía de los fundamentos de proyectos. Cuarta Edición – [2]Gestión de Proyectos con MS Project. Bonnie Biafore. Ediciones ANAYA MULTIMEDIA. 2007. ISBN:84-415-2096-8 – [3]Administración Exitosa de Proyectos. Jack Gido. Ed. Cenange Learning. ISBN: 0-324-22428-1. – [4] Proyectos Planeación y Control. Project – Excel. – [5] PMP® Exam Prep. 6ta Edition. Rita Mulcahy. RMC Publications. Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Limitación del curso • Por efecto del tiempo este curso se concentra en abordar únicamente los aspectos básicos de la aplicación, no incluye los aspectos relacionados con MS Project Server, Macros , ni procesos de instalación. • Por limitación del alcance, no se incluyen otros sistemas de Información para proyectos como: sistemas de comunicación, ordenes de Trabajo, gestión del recurso humano, inventarios, entre otros.

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Temática del Curso 1. 2. 3. 4.

Crear un proyecto en MS Project: 4h Gestión del tiempo y de los recursos: 2h Estimación de los costos: 2h Evaluación y Control de Proyecto: 2h

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Productos • • • •

1. Plan de Trabajo 2. Cálculo de recursos 3. Plan de costos, flujo de caja y compras 4. Informe de Estado del proyecto.

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Metodología 1.

2.

3.

Introducción teórica: Se presentan los conceptos , su importancia e interrelación en los procesos de planeación y los resultados esperados. Ejemplo: Se muestra en MS Project como se implementan los conceptos estudiados. Taller: Espacio para practicar, trabajar en equipo, utilizar las herramientas y recibir retroalimentación en un caso interés.

Introducción teórica

Ejemplo

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Taller

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Prerrequisitos • Tener elaborador el Acta de Inicio (Project Charter) de un proyecto.

• Tener elaborado el alcance preliminar del proyecto. – Objetivos – Metodología – Productos – Requisitos y especificaciones. – WBS Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Crear un proyecto en MS Project

El objetivo de este capitulo es dar las indicaciones para configurar el archivo de MS Project

Objetivos del Capitulo • Elementos de la interface gráfica. • Procesos de la dirección de proyectos que se pueden hacer con ayuda de MS Project. • Configurar el documento de MS Project. • Configurar el calendario de trabajo. • Crear plantillas de trabajo. • Registrar las actividades de cada paquete de trabajo de la WBS

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MS Project en las Gestión de Proyectos

Necesid / Idea

Iniciación

Planificación

Ejecución

Seguimiento y control

Cierre

Producto Entregab

• MS Project es una poderosa herramienta de software para planeación de proyectos y dentro de sus principales ayudas tenemos: – Fácil planificación de tiempos y recursos – Gran ayuda en el desarrollo del presupuesto del proyecto. – Permite la generación de indicadores de gestión del proyecto. – Múltiples enfoque o vistas del proyecto – Manejo de varios calendarios laborales. – Registro de avances del proyecto y medición del estado en cualquier momento del tiempo. Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Procesos de la dirección de proyectos que pueden ser realizados en MS Project • Procesos de Planeación: – Crear el WBS – Definir actividades – Definir secuencia de actividades – Estimar recursos a las actividades – Estimar duración de las actividades. – Desarrollar el calendario – Estimar los costos – Determinar el presupuesto – Identificar riesgos Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Procesos de la dirección de proyectos que pueden ser realizados en MS Project • Ejecución del trabajo: – Dirigir al equipo del proyecto. – Distribuir información a los colaboradores • Seguimiento y Control – Distribuir información a los colaboradores – Monitorear y controlar el trabajo del proyecto – Controlar el calendario – Controlar los costos – Reporte de rendimiento del proyecto

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Configuración del Archivo de MS Project • Antes de iniciar la creación de un documento debemos realizar una serie de pasos para que la herramienta responda según las nuestras necesidades propias del proyecto. • El procedimiento de configuración es el siguiente:

Configuración Previa

Crear Archivo

Documentar el archivo

Configurar el tiempo de trabajo

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Configurar Opciones

Definir fecha de Inicio

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Configuración Previa para Windows XP Configuración: Símbolo decimal [.] Símbolo de miles: [,] Separador de listas: [;]

Desde el Panel de control selección la opción configuración regional y de idioma.

Verificar que el panel de control este vista por categorías. Elija la opciones regionales, de idioma y de fecha y hora.

De clic en el botón Configuración regional y de idiomas

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De clic en el botón personalizar 16

Crear Archivo

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Crear Archivo Pantalla Inicial

Accesos Rápidos Pestañas Comandos

Grupos Cintas Nombre de la vista Barra de estado

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Crear el Archivo Proyecto en blanco: Requiere configurar todo el documento A partir de un proyecto existente: Permite tomar la configuración realizada en un proyecto previo y su estructura de tareas

A partir de plantillas: Permite tomar una plantilla previamente elaborada.

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Crear el archivo

Seleccione la carpeta donde quedarán ubicados los documentos de su proyecto Asígnele un nombre claro a su proyecto

De clic en guardar Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Documentar el archivo

Borre el nombre del archivo y escriba el titulo del proyecto. Escriba el Programa al que pertenece el proyecto si existe. Grupo de términos asociados al proyecto. Misión u objetivo general del proyecto. Carpeta o URL donde esta la información del proyecto publicada.

Activar visor de vista previa en el explorador de Windows

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Configurar el Tiempo de Trabajo

Excepciones: corresponde a los días que no se va a trabajar como festivos o vacaciones colectivas. Semanas laborables: Corresponde a la forma como se va a trabajar durante el proyecto. Permite por ejemplo en la etapa de iniciación contemplar una menor intensidad de horas de trabajo y en la ejecución una dedicación tiempo completo. Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Configurar el Tiempo de Trabajo Crear Calendario: Permite crear diferentes calendarios para el proyecto. Es posible a diferentes recursos asignarles calendarios distintos. Calendario: Muestra para el mes seleccionado: Días laborables, no laborables, laborables modificados, excepciones y semana laborable no predeterminada.

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Ejercicio 1.

La empresa ABC LTDA esta planeando iniciar un proyecto y se determina lo siguiente: – A partir del próximo lunes tendrá una descarga de 8 horas semanales durante dos semanas para elaborar el acta de iniciación. – Luego, debe dedicar medio tiempo durante un mes para planear el proyecto. – finalmente queda asignado tiempo completo en la etapa de ejecución.

2.

Su jornada de trabajo es de 48 por semana, de lunes a viernes de 7AM a 12PM y de 2PM a 6PM y el sábado de 9AM a 12PM y no se trabajan los festivos ni domingos.

3.

Construya un calendario en Project que permita realizar estas asignaciones. Explique la forma mas conveniente de manejar la carga de trabajo para su proyecto.

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Solución: 1. Se crean las excepciones. 2. Seleccione el día (o los días) de la excepción

1. Desplácese al mes de la excepción desplazamiento entre meses

3. Escriba el nombre de la excepción, por ejemplo el mes y el día. Presione ENTER para registrar la excepción.

Para ver calendarios Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila http://www.cuandoenelmundo.com/calendario/colombia/2011

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Solución • Registrar las diferentes Fases y programarlas de acuerdo a la intensidad horaria. 2. De clic en detalles para ajustar la jornada de trabajo de la fase seleccionada.

2. Adicione las fases de trabajo según lo planeado

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Solución Escriba la jornada

Seleccione todos los días

Active la opción Establecer días como periodo no laborable para borrar los horarios preconfigurados

Seleccione los días con igual comporamiento

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Active la opción Establecer día(s) en estos periodos laborales especificos

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Solución Configurar las equivalencias: Hora Inicio: mínima Hora fin: máxima Día= X Horas Semana = Y Horas Mes = Z Días Para este caso se utiliza la jornada mas larga. Hora Inicio: 7:00 Hora fin: 18:00 Día= 9 Horas Semana = 48 Días Mes = 24 Días

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Solución

Hora Inicio: 7:00 Hora fin: 18:00 Día= 9 Horas Semana = 48 Días Mes = 24 Días

Hay que tener el siguiente cuidado: si estamos trabajando la fase de iniciación y le escribimos a una tarea que dura 1 día estamos diciendo que dura 9 horas por lo tanto la tarea empezaría el martes a las 8 y terminaría el siguiente martes a las 9AM.

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Registrar fecha de inicio o fin del proyecto

Luego seleccione la fecha respectiva

Primero seleccione como desea administrar el tiempo, por fecha de comienzo o por fecha de fin del proyecto

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Configuración de las opciones de operación de MS Project • Nombre de usuario, sigla, formato de fecha. • Moneda y dígitos decimales. • Programación automático, Despliegue de la duración y trabajo y otras funciones. • Calculo de recursos y Costos reales. • Opciones da autoguardado • Formatos de tiempo

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Ejercicio • Para el proyecto que va a iniciar en la empresa ABC, configure su proyecto para: – Nombre de usuario – Despliegue de la fecha en formato: dd/mm/aa – Moneda pesos colombianos sin decimales – Calculo automático de la programación. – Despliegue del tiempo: Semanas. – Visualización del la duración (d: días) – Ver información de los paquetes de trabajo (tareas resumen)

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Nombre de usuario, sigla, formato de fecha.

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Moneda y dígitos decimales

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Programación de varias funciones

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Opciones de Autoguardado

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Formato de tiempo

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Gestión del Tiempo y Recursos

Este capitulo busca identificar actividades y su duración, secuencia y recursos y el cronograma de trabajo.

Objetivos del Capitulo • Definir las actividades del proyecto • Estimar la duración de las tareas. • Utilizar los enlaces de predecesora para organizar el proyecto en el tiempo. • Analizar el uso de retardos o adelantos • Realizar la asignación de recursos. • Realizar el balanceo de recursos • Construir diagramas de RED

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Definición de Actividades • Es evidente que antes de iniciar un proyecto se debe: – haber definido, las actividades – Garantizar que cada quien tenga lo que necesita para hacer su trabajo. • Por esta razón es importante definir las actividades asegurándose que estas sean: – Administrables – Realizables – Verificables

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Herramientas • Descomposición: Esta herramienta consiste en dividir los paquetes de la WBS en actividades o tareas sencillas que permitan identificar que se requiere realizar para desarrollarlas. • Plantillas: Planes de otros proyectos similares que pueden ayudar a identificar las actividades del proyecto actual. • Juicio Experto: Entrevistas, Grupos Focales, Workshoops.

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Como estimar la duración

Regresión

Curva de aprendizaje

• Estimaciones análogas: Para este tipo de estimación es necesario conocer y revisar proyectos similares para conocer cuanto duraron las actividades. Por ejemplo, los tres últimos proyectos similares duraron cinco meses. Este tipo de estimación utiliza el Juicio de Expertos y la Información histórica para predecir el futuro. • Estimación Paramétrica: Estima la duración del proyecto basado en registros históricos de proyectos anteriores e información adicional. Análisis de regresión lineal: es un método matemático que permite modelar la relación entre una variable dependiente, unas variables independientes y un término aleatorio • Curva de aprendizaje: describe el grado de éxito obtenido durante el aprendizaje en el transcurso del tiempo Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Como estimar la duración • Heurística: Es una regla que genera la observación. Por ejemplo en calidad existe la regla de Pareto (80/20) que dice que el 80 de los problemas se deben al 20% de la causas. Desde este punto de vista, una regle heurística para el calendario podría ser: “El diseño dura el 15% del tiempo total del proyecto.” • Estimación de Tres-Puntos (PERT – analysis, Programa Evaluation and Review Technique): Estadísticamente es muy poco probable terminar un proyecto en una fecha exacta. Es importante identificar medidas de desviación de tiempo para completar el plan en un tiempo mas probable (M), optimista (O) y pesimista (P).

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Secuencia de actividades • Una Vez el Gerente de proyecto ha definido las actividades que son necesarias para la completitud del trabajo, el siguiente paso es verificar y definir el orden en el que estas son definidas; esto ayuda al gerente de proyecto para: – Identificar y documentar la dependencia lógica de las actividades. – Define un cronograma realista y realizable – Planea los recursos apropiados, en el apropiado contexto del proyecto.

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Secuencia de Actividades • PDM (Método de Diagramación de precedencias) – introducido en 1962 - 1964 en la Universidad de Stanford (Dr. Stuckenbrusk) (F= Fin; C=Comienzo) – Incluye las relaciones FC , FF, CC, CF • FC: Termine tarea A antes de tarea B comience • FF: Termine tarea A al tiempo que la tarea B termine • CC: Inicie tarea A al tiempo que la tarea B inicie • CF: Inicie tarea al tiempo que la tarea B finalice

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WBS- Bicicleta Visión del producto final

Ciclo de vida del proyecto

Ramas descompuestas en diferentes niveles de profundidad por diferentes necesidades de control.

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WBS- Bicicleta

Suficiente nivel de descomposición

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Entregables Intermedios

Tangibles específicos

Códigos de Esquema Jerárquicos

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Planeación de Tiempos con MS Project Registrar la WBS

Descomponer las actividades de cada paquete de trabajo.

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Registro de la WBS

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Detallar actividades

Detalle la WBS con tareas especificas insertando filas

También puede utilizar la tecla insert para agregar líneas en filas en blanco

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Agregar la duración de las tareas

Nota 1: Las tareas resumen la duración es calculada.

Nota 2: Para facilitar la programación no digite fechas Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

Agregar la duración de las tareas

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Secuencia de Tareas

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Secuencia de Tareas Para realizar el vinculo de otro tipo o mas complejos 1. De doble clic sobre la tarea. 2. Seleccione las tareas vinculadas 3. Seleccione el tipo de vinculo entre tareas 4. Si lo requiere postergue • Un valor positivo atrasa • Un valor negativo adelante.

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Definición de Recursos • Definir recursos incluye: – Equipos – Materiales – Personas • Los recursos deben ser planeados para evitar: – Falta de recursos para las actividades – Sobrecarga de recursos

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Definición de Recursos •

•

• • • • • •

•

Tipo: – Trabajo : Cuando se factura por unidad de tiempo – Material: Cuando se factura por cantidad – Costo: Un valor asociado al proyecto que no es trabajo ni materiales. Etiqueta de material: las unidades en las cuales se mede. Por ejemplo: m, kg, lb, m2, etc. Iníciales: Permite ahorra espacio en las vista Grupo: Permite hacer filtros por equipos de trabajo o tipos de materiales Capacidad máxima: Numero de personas o maquinas disponibles (solo para recursos tipo trabajo) – 100% equivale a 1 unidad. Tasa estándar: El valor que se va a utilizar para calcular los costos Tasa horas extras: Tasa que se va a utilizar para el calculo de las horas extras Acumular: Tipo de acumulación en el tiempo de los costos – Prorrateo: Distribuido por semana – Al inicio: Se carga todo cuando inicia la tarea – Al Final: Se carga todo cuando termina la tarea Calendario base: Tipo de calendario a utilizar por el recurso.

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Definición de Recursos

Conocer la técnica es fundamental para identificar los recursos del producto.

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Asiganción de Recursos

Se da clic en el campo NOMBRE DE LOS RECURSOS y se seleccionan los recursos requeridos.

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Para configurar la cantidad de recursos requerido por la tarea: 1. De doble clic sobre la tarea 2. Seleccione se la pestaña recursos

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Asignación de Recursos

Una vez se realiza la asignación de recursos se debe verificar si hay recursos con sobrecarga y realizar los ajustes requeridos.

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Balanceo de Recursos • Verificar que no existan errores de programación por falta en enlaces lógicos. • En las tareas que se realizan de forma simultanea identificar: – Verificar los recursos sobrecargados – Aumentar la cantidad del Recurso – Disminuir la cantidad de tiempo de asignación. – Aumentar la duración de la ejecución del proyecto.

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Balanceo de Recursos

Puede aumentar la cantidad de trabajadores disponibles para el proyecto y de esta forma hacer varias tareas de manera simultanea.

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Balanceo de Recursos

Puede disminuir la cantidad de tiempo que un recurso necesita para elaborar la tarea y distribuirlo entre varias tareas. Por ejemplo: 50% en una y 50% en la otra.

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Balanceo de Recursos

Finalmente debe redistribuir el proyecto para que el recursos se balance. Puede hacer lo forma automática utilizando los botones de redistribución de la pestaña recursos

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Balanceo de recursos

Si Project no es capaz de realizar la distribución de recursos completa es necesario hacerla de forma manual. Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Balanceo de recursos

Se analiza como redistribuir las tareas y se mueven utilizando la columna RETRAZO POR REDISTRIBUCION Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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RBS-Estructura de división de recursos Agregue la información del grupo y filtre por equipo.

La tabla muestra la asignación de responsabilidades del proyecto.

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Diagrama de RED Deshabilitar las tareas resumen Menú Formato

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Diagrama de RED

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Diagrama de RED

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Estimación de Costos

Identificar los costos del proyecto es importante para disponer de información clave para la toma de decisiones.

Objetivos • • • •

Identificar las técnicas de estimación de costos Asignar los costos al proyecto en MS Project Generar reportes de costos: Análisis de flujo de caja Informes e Informes Visuales.

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Estimación de costos • Estimaciones análogas: Igual que el caso de la estimación de los costos se basa en datos históricos o juicio de expertos. Sus beneficios son: – Costos reducidos. – Corto tiempo de calculo – No requiere detalles del proyecto • Desventajas – No es exacto – Es subjetivo – Depende de los recursos • Para utilizar correctamente esta herramienta, debe utilizar la WBS de proyectos anteriores y revisar sus requerimientos de recurso y duración.

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Estimación de Costos • Buttom UP: Busca involucrar a todos los participantes del proyecto y realiza la estimación de costos basado en los costos individuales de los paquetes de trabajo. • Beneficios: – Muy exacto • Desventajas: – Requieren múltiples detalles, mucho trabajo y la exactitud depende de las habilidades del equipo.

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Estimación de Costos • Modelo Paramétrico: El uso de un modelo matemático que permita calcular el costo del proyecto, usualmente son modelos computacionales. – Ventajas: • Es muy exacto • Barato • Rápido (realizado por software) • Puede ser realizado por cualquier miembro del STAFF. – Desventajas: • Los parámetros deben ser cuantificables • El modelo debe ser escalable • Existe la posibilidad de errores de las entradas • Inversión inicial alta.

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Presupuesto • El presupuesto es la suma de las estimaciones de los costos del proyecto y las reservas para planes de contingencia y reservas para imprevistos. • El método del Valor Ganado es una herramienta útil medir el avance del proyecto de forma objetiva.

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Registros de costos en MS Project

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Registro de costos Costo Fijo: Es un espacio para registra directamente los costos de un proyecto.

Acumulación de los Costo Total: Es el cálculo costos fijos: Es la forma de los costos fijos mas los como afecta el flujo de costos de los recursos. caja los costos fijos.

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Previsto: Es el valor registrado en línea base del proyecto si existe

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Registros de costos Restante: Es la diferencia Variación: Es la diferencia Real: Son los costos entre el costo previsto y reales registrados en las entre los costos total y actividades de real el costo total. seguimiento.

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Previsto: Es el valor registrado en línea base del proyecto si existe

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Costos de los Recursos Para revisar los costos de los recursos por tarea: Debe ingresar a la información de la tarea y el menú Recursos aparece la columna costos. Donde esta el costo individual de cada recurso.

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Presupuesto por recursos Adicione la columna costo

Cierre las viñetas para ver la información del recurso consolidad.

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Flujo de caja por recursos

En la hoja de recursos: Ajustar la escala temporal a meses.

Configure el detalle en costos: De clic izquierdo sobre el área gris. Active el campo costos y desactive el campo trabajo

Seleccione el área de interés del flujo de caja, copie y pegue en un archivo de Excel.

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Presupuesto por tarea

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Flujo de Caja por Tarea Hoja Uso de Tareas: La configuración se realiza igual que en el flujo de caja por recurso.

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Informes Visuales

Seleccionar informe de interés

Seleccionar la unidad de tiempo del informe

NOTA: Los informes visuales en Excel requieren conocimiento s en tablas dinámicas. Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Informe de Flujo de caja

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Detalle del flujo de caja por tarea

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Método de Tiempo – Costo para control del proyecto TN: Tiempo Normal • TO Tiempo Optimo TL Tiempo Límite CN: Costo normal CTLT Costo Total limite Total CTL Costo Total limite CT min Costo Total Mínimo

Los costos de un proyecto están asociados a los costos directos: materiales, honorarios, viáticos, maquinaria y equipo y a los costos indirectos que sufraga la organización como impuestos, arriendos, personal administrativo, software y equipo administrativo, publicidad, etc.

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Descripción de la grafica • • • • • • •

•

TN(Tiempo Normal ): Tiempo definido para realizar el proyecto. TL (Tiempo Límite): El tiempo mas corto permisible por el proyecto. TO(Tiempo Optimo): Tiempo de menor precio CN(Costo normal): Costo del proyecto para realizarlo en el tiempo normal. CT min(Costo Total Mínimo): Costo mínimo del proyecto CTL(Costo Total limite): Costo del proyecto cuando se realiza en el tiempo limite. CTLT(Costo Total limite Total): Costo del total realizando todos los recortes de tiempo posible.

Aplicación del método: 1. Optimizar la duración del proyecto. 2. Encontrar la mejor alternativa para disminuir el tiempo del proyecto

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Reducción de tiempo a menor costo • Es factible reducir el tiempo de un proyecto realizando alguna de las siguientes actividades: – Aplicar más recursos para apresurar una actividad – Asignar una persona con mayores conocimientos o más experiencia – Disminuir el alcance o los requisitos para una actividad – Eliminar por completo una tarea – Aumentar la productividad mediante mejores métodos o tecnología

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Ejemplo: Reducción del tiempo

Se asumen que la relación Tiempo costo es lineal

CT

CN

TL

TN

1. 2. 3. 4. 5. •

Para cada actividad identificar la duración limite y Normal y los costos Limite y Normal Calcular los costos indirectos Identificar la ruta critica Calcular las posibles soluciones. Seleccionar la mejor opción Ejemplo: Un proyecto se desarrolla con las actividades A, B, C y D de acuerdo a los tiempos y costos de las siguiente grafica y tabla respectivamente. Calcule la duración y el costo límite. A C

B D Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

Act A B C D

Duración TN TL 8 6 6 4 7 5 5 3

Costos CN CTL 600 1000 400 600 500 700 300 400

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Ejemplo: Reducción del tiempo

1. Condición Planeada

Reducir B es la opción mas económica. 2. Se disminuye el tiempo en la tarea A

Se requiere reducir el tiempo de A

La tarea B no se puede comprimir mas

Ahora hay dos rutas criticas.

Se escoge D por su costo unitario. Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Ejemplo: Reducción del tiempo No se puede reducir mas el tiempo de A, B y D

3. Se disminuye el tiempo en la tarea C

Continúan dos dos rutas criticas.

Se aumenta el costo del proyecto. La duración seguirá la misma Aunque se reduzca el tiempo de C Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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En MS Project

Clic derecho sobre cualquier Columna para crear los siguientes campos Personalizados Los siguientes campos tiene formula tipo numero:

Costo Unitario: IIf([Número5]>0;[Número4]/[Número5];0) Incremento de Costo: -([Costo]-[Número2]) Reducción del tiempo: [Duración]/2400-[Número3] Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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En MS Project Se agregan las columnas al diagrama de Gannt

Se configura el diagrama de red con la siguiente estructura.

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Ejemplo: Reducción del tiempo • En resumen: – TL= 10s – CT min = $2.500 – CTLT = $2700 • El proyecto se puede realizar hasta en 10 semanas con un costo de $2.700. • Si la tarea C se acorta, se afecta el costo del proyecto sin ningún beneficio en tiempo.

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Evaluación y Control de Proyecto El éxito de cualquier proyecto es la evaluación permanente para lograr los objetivos en el tiempo y la calidad adecuada, con los costos presupuestados y cumpliendo las expectativas del cliente.

Objetivos del Capitulo • Identificar el proceso de seguimiento. • Utilizar el método del valor ganado para medir el estado del proyecto. • Preparar un informe de avance. • Preparar un informe de cierre o entrega.

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Proceso de Evaluación y control

Acciones de Evaluación Evaluación de los riesgos

Entradas al Proceso

Plan de Gestión del Proyecto Solicitudes de cambios al proyecto

Evaluación de Cumplimiento del Trabajo

Resultados de la Evaluación Acciones de mitigación o eliminación del riesgo

Análisis del valor ganado

Revisión de los costos del proyecto

Auditorias de control de calidad

Resultados del Proceso Plan de Gestión del Proyecto Ajustado

Acciones correctivas, preventivas y reparaciones

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Proceso de Seguimiento • El proceso de seguimiento se desarrolla por cada uno de los elementos del plan de gestión del proyecto y los elementos que siempre se evalúan son: – Medir el cumplimiento en Tiempo. – Medir el Cumplimiento en Costos. – Registro de problemas abiertos y cerrados – Revisar las solicitudes de cambio realizadas por el equipo de trabajo y el cliente. – Revisar el estado de los riesgos.

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Medir el cumplimiento en el tiempo • Medir el cumplimiento en el tiempo: Busca estimar si un proyecto esta atrasado, a tiempo o adelantado y si hay atrasos o síntomas de perdida de rendimiento encontrar los problemas y tomar acciones correctivas. • Herramientas: – Informe de avances: Cada miembro del equipo informa enviando o no evidencias del estado del proyecto. – Auditorias del trabajo en sitio: El director del proyecto revisa en el sitio donde se desarrolla el proyecto como va el desarrollo de cada producto.. Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Medir el cumplimiento en los costos • La medición de los costos es sencilla siempre y cuando se disponga de un sistema de contabilidad del proyecto y se pueda identificar los gastos ejecutados para cada paquete de trabajo. • Es una medida netamente contable y corresponde al dinero gastado en cualquier momento del tiempo.

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Cálculo del Valor Ganado CPTP: Costos Planeados del trabajo Planeado CPTR: Costos Planeados del trabajo Realizado CRTR: Costos Real del trabajo Realizado

• Esta metodología permite medir el rendimiento del proyecto de forma objetiva en función línea base del proyecto. • Para medir el cumplimiento en los costos se utilizan dos variables: – Valor Planeado (PV) - CPTP: Son los costos que se debieron haber ejecutado a la fecha si el proyecto se hubiera realizado según el plan. – Valor Ganado(EV) – CPTR: Es el costo del trabajo realizado en el momento actual según el plan. – Costo Actual (AC) – CRTR: Es el costo real del trabajo realizado hasta el momento. – Presupuesto al Completar (BAC): Costo planeado del proyecto Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Cálculo del Valor Ganado – – – –

Variación de los costos (CV) SV: : EV-PV Variación de la programación (SV) CPI: EV/AC Índice de rendimiento de los costos (CPI) – IRC SPI: EV/PV Índice de rendimiento de la programación (SPI) – IRP EAC = AC + (VP - EV) / IRC) – Costo estimado al completar (EAC) ETC = EAC - AC – Costo estimado para completar(ETC) VAC= BAC - EAC – Varianza para completar (VAC) CV: EV-AC

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103

Ejemplo

Trimestre

Costos (en miles de $)

1

1.000

2

2.500

3

4.500

4

2.000

• Un proyecto tiene un valor de 10 millones de pesos y una duración de un año y los costos planeados del flujo de caja observan en la tabla. El proyecto acaba de terminar el tercer trimestre y hace una auditoria para determinar el estado del mismo y se encuentran los siguientes hallazgos: 1. El trabajo real se ha completado en un 50% y los costos ejecutados son de $9.000.000. – Estime cada una de las variables del Método del valor ganado. – Interprete los resultados

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Solución 2. Calcular el valor Actual (EV) 1. Calcular el valor planeado (VP) VP= %Realizado * Valor del proyecto = 5.000 VP= 8.000 %Realizado=50% (3er trimestre del proyecto) Costos planeados al tercer (3er) del proyecto) Valor del proyecto: 10.000 Valor del proyecto: 10.000 3. Calcular el Costo Actual (AC) AC=9.000 Información contable 3. Calcular Indicadores CV=EV-AC = 5.000-9.000=-4.000 SV=EV-VP = 5.000-8.000= -3.000 CPI= EV/AC = 5.000/9.000 = 0.56 SPI= EV/VP = 5.000/8.000 = 0.62

3. Interpretación CV (-4.000) Sobre costo, el costo de lo realizado es mayor a lo planeado SV(-3.000) Atraso, se ha realizado menos de lo planeado CPI(0.56) Bajo rendimiento del dinero, con cada peso gastado solo se ha comprado el 56%. SPI(0.62) Bajo rendimiento de tiempo se ha hecho solo el 67% de lo planeado.

El proyecto requiere intervención Ing. Silvio Rafael Cuello De Ávila

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Solución con MS Project 1. Establecer línea base: Después de terminar el trabajo de planeación del proyecto y antes de iniciar la primera evaluación se debe actualizar la línea base. 2. Seleccione la línea base que desea calcular

3. Defina si es para todo o parte del proyecto.

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Solución con MS Project 1. Selección Otras vistas En la pestaña vista seleccione Otras vistas. Mas vistas

2. Selección la vista Gantt de Seguimiento.

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Solución con MS Project

2. En la pestaña Vista seleccione la tabla Seguimiento

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Solución con MS Project 1. En la pestaña avanzado Verificar que el método de valor acumulado se a % Físico completado

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Solución con MS Project 1. Registrar fecha de inicio y fin de cada tarea.

1. Registrar la Fecha de estado: Fecha en que se realiza el seguimiento del proyecto.

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Solución con MS Project 1. Calcular la información del proyecto.

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Solución con MS Project

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Solución con MS Project

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Informe de Avance

Plantilla

• Los elementos de un informe de gestión son los siguientes: – Datos generales del proyecto Cronograma Costos – Resumen general del proyecto Entregables – Detalle del estado general Problemas – Nuevas Estimaciones del proyecto Cambios

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