14 Panduan RFL

I SBN 9 7 9 3 5 7 5 3 5 - 2

9 789793 575353 >

Markas Pusat Palang Merah Indonesia Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188 Email: [email protected] website: www.palangmerah.org

82

(Restoring Family Links-RFL)

9 789793 575360 >

Markas Pusat Palang Merah Indonesia Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188 Email: [email protected] website: www.palangmerah.org

Panduan Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

I SBN 9 7 9 3 5 7 5 3 6 - 0

Prinsip-prinsip Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional Kemanusiaan:

Kesamaan:

Dasar Gerakan.

:

PANDUAN PEMULIHAN HUBUNGAN KELUARGA RESTORING FAMILY LINKS (RFL)

2008

PRAKATA Di seluruh Indonesia, keluarga-keluarga yang tidak berdosa menjadi terpisah akibat keadaan yang terjadi di luar kendali mereka. Situasi seperti bencana, konflik, dan migrasi mengakibatkan keluarga terpisah. Tsunami yang melanda Nanggroe Aceh Darussalam (NAD) dan Sumatera Utara hampir empat tahun yang lalu masih segar dalam ingatan kita, dan demikian juga gempa bumi yang menghantam Yogyakarta dan Jawa Tengah satu setengah tahun yang lalu. Bencana-bencana ini memorakporandakan kehidupan manusia di daerahdaerah yang terkena dampak, mengakibatkan keluarga-keluarga terpisah dan tidak mengetahui keberadaan atau nasib orang-orang yang mereka kasihi. Bencana yang terjadi di NAD dan Yogyakarta/Jawa Tengah tersebut merupakan peringatan keras bagaimana sebuah bencana dapat menghancurkan keluarga-keluarga. Bermitra dengan Komite Internasional Palang Merah (ICRC), staf dan relawan PMI menanggapi permohonan dan membantu banyak keluarga. Sehubungan dengan hal ini, PMI memutuskan untuk mengembangkan lebih lanjut pelayanan "Pemulihan Hubungan Keluarga" (Restoring Family Links atau RFL).

Judul :

PANDUAN PEMULIHAN HUBUNGAN KELUARGA (RESTORING FAMILY LINKS) Buku ini merupakan hasil kerjasama antara Palang Merah Indonesia (PMI) dan International Committee of the Red Cross (ICRC) Delegasi Indonesia. Buku panduan ini bertujuan untuk memberi kelengkapan PMI Daerah dan Cabang dengan pengetahuan yang cukup dan prosedur administrasi dalam rangka memberikan pelayanan RFL ketika dibutuhkan. Buku Panduan RFL dibuat dengan tujuan: untuk menyediakan pengetahuan dan petunjuk dalam rangka pemberian pelayanan RFL, untuk PMI Pusat, Daerah dan Cabang dapat melengkapi PMI Daerah dan Cabang dengan perlengkapan referensi RFL, serta untuk training kepada

Penerbit: Palang Merah Indonesia (PMI)

Melalui kegiatan "Pemulihan Hubungan Keluarga" (RFL), PMI berusaha mendapatkan informasi yang bisa memberikan kepastian kepada keluarga yang kehilangan kontak dengan orang yang mereka kasihi akibat bencana, konflik, atau situasi kemanusiaan lain, yaitu kepastian tentang nasib anggota keluarga mereka yang hilang. Satu hal positif dari terjadinya bencana di atas adalah bahwa kita memperoleh kesempatan untuk mempelajari hal-hal baru terkait dengan RFL. Kita berharap pelajaran-pelajaran baru ini dapat berguna bagi mereka yang memerlukannya. Saya menyambut baik penerbitan buku panduan RFL ini, yang akan berguna sebagai suatu kerangka kerja untuk memandu relawan dan staf PMI dalam memberikan pelayanan kepada yang membutuhkan di masyarakat. Akhirnya, pada kesempatan ini saya ingin menegaskan kembali dukungan saya kepada Pelayanan RFL PMI terkait dengan tekad mereka untuk menjadi mitra yang kuat dan terkemuka dalam Jaringan Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional.

Jakarta, 28 April 2008 Ketua Umum,

Didukung oleh: International Committee of the Red Cross (ICRC) Design & Layout : Redshop (Design)

MAR’IE MUHAMMAD

Copyright Ó 2008 All right reserved Cetakan 1, Juli 2008 ISBN : 978-979-3575-36-0

iii

DAFTAR ISI Pendahuluan ............................................................................................ 1 1. Dasar Hukum dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam ................................ 4 Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) ................................................................ 5 1.1 Dasar Hukum .................................................................................... 5 1.1.1 Konvensi-konvensi Jenewa dan Protokol-protokol Tambahannya ................ 5 1.1.2 Anggaran Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional .... 6 1.1.3 Resolusi-resolusi Konferensi Internasional Palang Merah dan Bulan Sabit Merah ...................................................................... 6 1.2 Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL).................................................................................... 7 1.2.1 Peran PMI sebagai sebuah Perhimpunan Nasional ................................... 8 1.2.2 Peran ICRC ............................................................................... 8 1.2.3 Peran Sekretariat Federasi Internasional ............................................ 9 1.3 Badan Pencarian Pusat (Central Tracing Agency) ............................................ 10 1.4 Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) pada PMI ............................................... 11 1.4.1 Sejarah Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) PMI ................................... 11 1.4.2 Struktur Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) ....................................... 11 2. Kegiatan Pencarian (Tracing) ........................................................................ 14 2.1 Bekerja dengan Penerima Bantuan (Beneficiaries) .......................................... 15 2.1.1 Masalah yang Dihadapi oleh Anggota Keluarga yang Terpisah ...................... 15 2.1.2 Memberikan Dukungan kepada Penerima Bantuan .................................. 15 2.1.3 Keterampilan Dasar dalam Mewawancarai .......................................... 16 2.1.4 Kerahasiaan .............................................................................. 19 2.2 Berita Palang Merah (Red Cross Message / RCM) ............................................. 19 2.2.1 Ikhtisar ................................................................................... 19 2.2.2 Apakah itu Berita Palang Merah (RCM)? ............................................... 20 2.2.3 Kriteria Penerimaan untuk RCM ....................................................... 20 2.2.4 Meneruskan RCM ........................................................................ 23 2.2.5 Mengantarkan RCM kepada Penerima dan Mengumpulkan Balasan ............... 24 2.2.6 Tidak ada Balasan & RCM yang Tak Berhasil Disampaikan - BTS (Back to Sender/ Kembali ke Pengirim) .............................................. 25 2.2.7 Statistik Bulanan RCM .................................................................. 26 2.3 Permohonan Pencarian (Tracing Request) .................................................... 26 2.3.1 Ikhtisar ................................................................................... 26 2.3.2 Apakah itu Permohonan Pencarian? ................................................... 26 2.3.3 Kriteria Penerimaan untuk Permohonan Pencarian ................................. 27 2.3.4 Kasus Pencarian atas Dasar Kemanusiaan & Kasus Sosial ........................... 33 2.3.5 Permohonan Pencarian yang Dikumpulkan di Indonesia /PMI Berhubungan dengan Pemohon ........................................................................ 33 2.3.6 Permohonan Pencarian yang Diterima untuk Ditindaklanjuti / PMI Bertanggung jawab Melaksanakan Pencarian atas Orang yang Dicari ............. 33 2.3.7 Menetapkan Prioritas ................................................................... 34 2.3.8 Masalah Keamanan .............................................................. 34

v

2.3.9 Jalur-jalur Pencarian / Pencarian Aktif (Active Tracing) ......................... ........... 2.3.10 Pencarian melalui Media dan Poster Publik ........................................... 2.3.11 Permohonan Pencarian yang Diterima Langsung di Subdivisi RFL PMI Pusat .................................................................................. 2.3.12 Kasus-kasus di mana Orang yang Dicari Berhasil Ditemukan / Penutupan Positif Kasus .............................................................................. 2.3.13 Kasus-kasus di mana Orang yang Dicari Tidak Berhasil Ditemukan / Penutupan Negatif Kasus ............................................................................. 2.3.14 Penyebab Lain bagi Penutupan Sebuah Kasus Pencarian / Penutupan Negatif.................................................................................. .. 2.3.15 Publikasi Cerita Kasus yang Berhasil................................................... 2.3.16 Statistik Bulanan Permohonan Pencarian ............................................. 2.4 Permohonan Informasi Kesejahteraan (Welfare Request) ................................... 2.4.1 Ikhtisar .................................................................................... 2.4.2 Kriteria Penerimaan ..................................................................... 2.4.3 Statistik Bulanan Permohonan Informasi Kesejahteraan ........................ ... 2.5 Pencarian untuk Kepentingan Anak Tanpa Pendamping / Anak Terpisah / Orang Dewasa Rentan ............................................................................ 2.5.1 Ikhtisar .................................................................................... 2.5.2 Tugas Utama PMI ......................................................................... 2.5.3 Pendaftaran .............................................................................. 2.5.4 Pemrosesan ............................................................................ .. 2.5.5 Verifikasi Hubungan antara Anak Tanpa Pendamping dan Orang Dewasa yang Mengaku sebagai Orangtuanya ................................................... 2.5.6 Memelihara Hubungan Selama Terpisah ............................................... 2.5.7 Penyatuan Kembali Keluarga ........................................................... 2.5.8 Tugas-tugas Administratif Khusus ...................................................... 2.5.9 Penutupan Kasus ......................................................................... 2.5.10 Statistik Bulanan tentang Anak Tanpa Pendamping, Anak Terpisah, dan Orang Dewasa Rentan ................................................................... 2.6 Penyatuan Kembali Keluarga .................................................................... 2.6.1 Hak atas Penyatuan Kembali Keluarga ................................................. 2.6.2 Peran Pelayanan RFL PMI dalam Penyatuan Kembali Keluarga ...................... 2.6.3 Proses Penyatuan Kembali .............................................................. 2.6.4 Statistik Bulanan Penyatuan Kembali Keluarga ...................................... 3. Prosedur Administratif ................................................................................ 3.1 Struktur Pelayanan RFL .......................................................................... 3.1.1 Ikhtisar ................................................................................. ... 3.1.2 Permohonan yang Datang dari Luar Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri.... .. 3.1.3 Permohonan ke Luar Negeri untuk Diproses di Luar Negeri ......................... 3.1.4 Permohonan dari Dalam Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri ................... 3.2 Mendaftar Permohonan .......................................................................... 3.2.1 Permohonan dari Luar Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri ...................... 3.2.2 Permohonan ke Luar Negeri untuk Diproses di Luar Negeri .......................... 3.2.3 Permohonan dari Dalam Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri ...................

vi

34 37 38 38 39 39 40 40 40 40 40 42 43 43 43 44 46 48 48 48 49 49 49 50 50 51 52 53 54 55 55 55 56 57 58 58 59 59

3.2.4 Buku Registrasi Permohonan Pencarian dan Permohonan Informasi Kesejahteraan ......................................................................... 59 3.2.5 Buku Registrasi RCM ................................................................... 61 3.3 Membuka Kasus ................................................................................ 62 3.3.1 Prosedur Kartu Indeks ................................................................ 63 3.3.2 Membuat Berkas/File Individual .................................................... 65 3.3.3 Menyimpan Berkas/File .............................................................. 65 3.3.4 Lembar Ringkasan Kasus (Case Summary Sheet) .................................. 65 3.3.5 Catatan Kasus (Case Notes) .......................................................... 66 3.4 Formulir Standar .............................................................................. 67 3.5 Memproses Surat Menyurat .................................................................. 67 3.5.1 Surat Masuk ............................................................................ 67 3.5.2 Surat Keluar ............................................................................ 68 3.6 Peninjauan Ulang Kasus (Case Review) ..................................................... 68 3.6.1 Sistem Peninjauan Ulang ............................................................. 70 3.6.2 Slip Peninjauan Ulang ................................................................. 70 3.6.3 Kotak Peninjauan Ulang ............................................................... 70 3.6.4 Pedoman Peninjauan Ulang .......................................................... 70 3.7 Menutup Kasus ................................................................................. 72 3.7.1 Hasil Kasus ............................................................................. 72 3.7.2 Prosedur Penutupan Kasus ........................................................... 72 3.8 Statistik Bulanan .............................................................................. 73 3.9 Audit Kasus ..................................................................................... 73 3.9.1 Tujuan .................................................................................. 73 3.9.2 Checklist untuk Audit Kasus Tahunan ............................................... 74 4. Lampiran-lampiran ................................................................................. 75 4.1 Formulir-formulir Standar .................................................................... 75 4.1.1 Formulir Berita Palang Merah (RCM) ............................................... 75 4.1.2 Formulir Konfirmasi Penyerahan RCM .............................................. 77 4.1.3 Formulir "BTS" (Kembali ke Pengirim) .............................................. 78 4.1.4 Formulir Permohonan Pencarian ................................................... 79 4.1.5 Checklist Permohonan Pencarian ................................................... 83 4.1.6 Checklist Permohonan Informasi Kesejahteraan .................................. 84 4.1.7 Formulir Pendaftaran Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah .............. 85 4.1.8 Checklist Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah ............................ 89 4.1.9 Sertifikat Serah Terima Penyatuan Kembali keluarga ........................... 90 4.1.10 Kartu Indeks ........................................................................... 91 4.1.11 Lembar Ringkasan Kasus ............................................................. 92 4.1.12 Catatan Kasus ......................................................................... 93 4.1.13 Slip Peninjauan Ulang ................................................................ 93 4.1.14 Formulir Statistik Bulanan .......................................................... 94 4.2 Contoh-contoh Surat .......................................................................... 97 4.2.1 Surat Laporan Sementara dari PMI Cabang kepada Pengurus PMI Daerah ............................................................................. 97 4.2.2 Surat Pengantar RCM Baru dari PMI Cabang kepada Pengurus PMI Daerah ............................................................................. 98

vii

4.2.3 Surat Pengantar Permohonan Pencarian Baru dari PMI Cabang kepada Pengurus PMI Daerah ................................................................ 99 4.2.4 Surat Pengantar Permohonan Informasi Kesejahteraan Baru dari PMI Cabang kepada Pengurus PMI Daerah ....................................................... 100 4.3 Lain-lain ....................................................................................... 101 4.3.1 Buku Registrasi Permohonan Pencarian dan Permohonan Informasi Kesejahteraan ........................................................................ 101 4.3.2 Buku Registrasi RCM .................................................................. 101

DAFTAR SINGKATAN PT I PT II BTS CTA KJ ICRC FEDERASI INTERNASIONAL

IDP HPI GERAKAN

PERHIMPUNAN NASIONAL

NIB PMI PMI PUSAT PMI DAERAH PMI CABANG RCM RFL UC SC

PROTOKOL TAMBAHAN PERTAMA UNTUK KONVENSIKONVENSI JENEWA, 1977 PROTOKOL TAMBAHAN KEDUA UNTUK KONVENSI-KONVENSI JENEWA, 1977 KEMBALI KE PENGIRIM (BACK TO SENDER) BADAN PENCARIAN PUSAT (CENTRAL TRACING AGENCY) KONVENSI JENEWA KOMITE INTERNASIONAL PALANG MERAH (INTERNATIONAL COMMITTEE OF THE RED CROSS) FEDERASI INTERNASIONAL PERHIMPUNAN PALANG MERAH DAN BULAN SABIT MERAH (INTERNATIONAL FEDERATION OF RED CROSS AND RED CRESCENT SOCIETIES) PENGUNGSI INTERNAL (INTERNALLY DISPLACED PERSON) HUKUM PERIKEMANUSIAAN INTERNASIONAL (INTERNATIONAL HUMANITARIAN LAW) SEMUA KOMPONEN GERAKAN PALANG MERAH/BULAN SABIT M E R A H I N T E R N A S I O N A L , YA I T U P E R H I M P U N A N PERHIMPUNAN NASIONAL, ICRC, DAN FEDERASI INTERNASIONAL PERHIMPUNAN PALANG MERAH DAN BULAN SABIT MERAH (IFRC) PERHIMPUNAN-PERHIMPUNAN NASIONAL PALANG MERAH DAN BULAN SABIT MERAH (HINGGA SEPTEMBER 2007 TERDAPAT 186 PERHIMPUNAN NASIONAL. CATATAN: HANYA SATU PERHIMPUNAN NASIONAL DI SETIAP NEGARA.) BIRO INFORMASI NASIONAL (NATIONAL INFORMATION BUREAU) PALANG MERAH INDONESIA PMI TINGKAT NASIONAL PMI TINGKAT PROVINSI PMI TINGKAT KABUPATEN/KOTA BERITA PALANG MERAH (RED CROSS MESSAGE) PEMULIHAN HUBUNGAN KELUARGA (RESTORING FAMILY LINKS) ANAK TANPA PENDAMPING (UNACCOMPANIED CHILDREN) ANAK TERPISAH ( SEPARATED CHILDREN) Antar Cabang dalam satu Daerah Alur surat datang Alur surat balik

viii

1

Pendahuluan Konflik dan bencana menyebabkan banyak penderitaan. Namun, salah satu akibat paling memilukan yang bisa terjadi ialah ketika anggota keluarga kehilangan kontak dengan satu sama lain dan mereka tidak dapat memastikan apa yang telah terjadi pada anak-anak, kakak, adik, istri, suami, atau nenek/kakek mereka. Pemulihan Hubungan Keluarga untuk para korban bencana dan konflik adalah salah satu kegiatan Gerakan Palang Merah/Bulan Sabit Merah Internasional yang sudah berjalan lama. Pelayanan tersebut dilaksanakan oleh Gerakan sejak 1870, tetapi Henry Dunant sendiri telah melakukan kegiatan pemulihan hubungan keluarga pada tahun 1859, seusai pertempuran di Solferino.

National Red Cross and Red Crescent Societies, 2000”. Semua bagian dalam Buku Panduan ini ditulis sesuai dengan buku panduan dari Central Tracing Agency tersebut. Buku referensi lain yang juga digunakan dalam penyusunan Buku Panduan ini adalah: Management of Dead Bodies after Disasters : Field Manual for First Responders (Pan PAHO, WHO, ICRC, IFRC 2006) dan Inter-Agency Guiding Principles on Unaccompanied and Separated Children (ICRC, UNHCR, UNICEF, World Vision International, Save the Children UK & International Rescue Committee 2004). Sarana RFL dari beberapa Perhimpunan Nasional (Palang Merah Australia, Palang Merah Sri Lanka, dan Palang Merah Swedia) juga digunakan sebagai bahan referensi.

Perhimpunan-perhimpunan Nasional Palang Merah dan Bulan Sabit Merah di seluruh dunia merupakan sebuah jaringan luar biasa yang membentuk sebuah sistem global untuk pemulihan hubungan keluarga. PMI adalah bagian yang penting dalam rantai global ini, dan diharapkan PMI dapat menjalankan perannya dalam jaringan RFL internasional tersebut. Apakah itu mengumpulkan atau menyampaikan Berita Palang Merah (RCM) atau membuka atau melaksanakan permohonan informasi pencarian, PMI harus berusaha sebaik-baiknya untuk menjadi bagian yang kuat dalam sistem RFL global ini. Jaringan internasional kegiatan RFL Palang Merah dan Bulan Sabit Merah tersebut harus efisien supaya pelayanan RFL dapat diakses oleh semua orang yang membutuhkan. Demikian pula, jaringan RFL di lingkungan PMI, yaitu antara PMI Pusat, PMI Daerah, dan PMI Cabang, harus kuat supaya dapat memberikan pelayanan RFL secara efektif kepada para penerima bantuan (beneficiaries). Buku Panduan Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) ini merupakan pedoman praktis untuk mengembangkan dan memelihara pelayanan pencarian yang efektif dan efisien. Isi Buku Panduan RFL ini meliputi: u Dasar

hukum dan peran komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) u Kebijakan dan prosedur untuk melaksanakan kegiatan RFL u Prosedur administratif RFL. Penyusunan Buku Panduan RFL ini merupakan prakarsa bersama antara Palang Merah Indonesia (PMI) dan Komite Internasional Palang Merah (ICRC) Delegasi Indonesia. Buku Panduan RFL ini bertujuan untuk melengkapi PMI Daerah dan PMI Cabang dengan pengetahuan dan prosedur administratif yang diperlukan untuk memberikan pelayanan RFL ketika diperlukan. Buku Panduan RFL ini dirancang untuk tujuan berikut: u Memberikan petunjuk dan pengetahuan mengenai pelaksanaan pelayanan RFL u Melengkapi

PMI Pusat, PMI Daerah, dan PMI Cabang dengan sarana acuan RFL yang penting u Melatih relawan dan staf RFL. Buku Panduan RFL ini merupakan gabungan antara kebijakan serta prosedur RFL dari PMI Pusat dan kebijakan serta prosedur RFL yang direkomendasikan oleh Central Tracing Agency (Badan Pencarian Pusat) dalam buku panduannya yang berjudul "Restoring Family Links - a guide for

2

3

DASAR HUKUM DAN PERAN Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

4

1

Dasar Hukum Dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

Informasi Nasional, yang selanjutnya harus diteruskan kepada pihak lawan melalui perantaraan Central Information Agency/CTA atau The Protecting Power/ Otoritas Pelindung (KJ II, Ps. 122-125). Secara umum, informasi semacam itu tersedia di kartu tawanan (capture card), kartu internir (internment card), surat keterangan tentang kondisi medis orang terlindungi yang menjadi korban luka atau korban sakit, dan berkas/file perpindahan orang terlindungi, ditransfer, dibebaskan, direpatriasi, melarikan diri, dirawat di rumah sakit, lahir, dan/atau meninggal. Pasal 138 KJ IV mengatur perihal jenis informasi yang perlu diterima dan diteruskan oleh Biro Informasi Nasional dan menguraikan tujuan informasi tersebut, yaitu untuk memungkinkan dilakukannya identifikasi secara cermat/tanpa salah terhadap orang-orang terlindungi dan dilakukannya pemberitahuan secara cepat kepada kerabat terdekat.

berita keluarga, ini terutama berkaitan dengan hak tawanan perang dan internir untuk mengirim dan menerima surat serta kartu (KJ III, Ps. 71 dan KJ IV, Ps. 107) dan hak individu untuk menerima kabar dari keluarga (KJ IV, Ps. 25). Konvensi-konvensi Jenewa menguraikan bentuk korespondensi (surat menyurat) yang boleh dipakai, bagaimana cara memeriksa isi beritanya, dan dalam keadaan seperti apa surat menyurat tersebut dibebaskan dari biaya pos. Konvensi-konvensi Jenewa juga menetapkan kewajiban negara-negara peserta untuk meneruskan barang-barang pribadi.

Dasar Hukum Dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

1.1 Dasar Hukum 1.1.1 Konvensi-konvensi Jenewa dan Protokol-protokol Tambahannya

Keempat Konvensi Jenewa tahun 1949 (KJ) dan Protokol Tambahannya yang pertama tahun 1977 (PT I) menyikapi masalah perlindungan bagi orang-orang yang terkena dampak konflik bersenjata internasional. Mereka terutama adalah anggota angkatan bersenjata yang terluka atau sakit dalam perang di darat atau di laut, anggota dinas medis militer, dan tawanan perang (prisoners of war). Yang juga dilindungi adalah orang sipil, misalnya: warga asing (termasuk pengungsi eksternal) yang berada di wilayah pihak yang terlibat konflik, penduduk sipil di wilayah pendudukan, tahanan dan internir sipil, serta pekerja kesehatan dan keagamaan yang dimiliki oleh organisasi-organisasi bantuan sipil.

u Meneruskan

u Mencari orang hilang,

ini terutama terkait dengan hak keluarga untuk mengetahui nasib anggota mereka (PT I, Ps. 32-34) dan kewajiban Negara-negara Peserta untuk memberikan semua data rinci untuk keperluan mengidentifikasi orang-orang terlindungi yang sudah tewas serta data rinci tentang keberadaan kuburan mereka (KJ III, Ps. 120 dan KJ IV, Ps. 130).

Protokol Tambahan yang kedua tahun 1977 (PT II) dan Pasal 3 ketentuan yang sama pada keempat Konvensi Jenewa menyangkut masalah perlindungan dalam situasi konflik bersenjata non-internasional bagi orang-orang yang tidak, atau tidak lagi, ikut serta dalam pertempuran. Pasal 3 ketentuan yang sama terdiri dari aturan-aturan dalam jumlah minimum yang wajib dilaksanakan setiap saat oleh pihak-pihak yang bertikai. Secara keseluruhan, aturan-aturan ini sering kali kurang rinci dibandingkan dengan aturan-aturan yang berlaku dalam konflik bersenjata internasional. Dalam situasi kekerasan lain yang dalam buku panduan ini disebut sebagai "gangguan dalam negeri" maka ketentuan dari Konvensi-konvensi Jenewa hanya dapat diterapkan secara analogi. Meskipun demikian, negara-negara harus menghormati sejumlah tertentu prinsipprinsip kemanusian yang bersifat univesal dan instrumen-instrumen hak azasi manusia (HAM) yang telah mereka ratifikasi. Mengenai pemulihan hubungan keluarga (RFL), Konvensi-konvensi Jenewa menetapkan peran dari:

u Menyatukan

kembali keluarga, ini terutama menyangkut langkah-langkah yang harus diambil untuk mengevakuasi anak-anak (PT I, Ps. 78), mempersatukan keluarga yang terpisah (KJ IV, Ps. 26 dan PT I, Ps. 74), dan mentransfer atau merepatriasi tawanan perang atau orang-orang terlindungi lainnya (KJ III, Ps. 119, KJ IV, Ps. 128, 134, dan 135).

1.1.2

Anggaran Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional

-

National Information Bureau atau Biro Informasi Nasional: KJ III, Ps. 112 dan KJ IV, Ps. 136 Central Information Agency/CTA dan Komite Internasional Palang Merah (ICRC): KJ III, Ps. 123 dan KJ IV, Ps. 140

Kegiatan-kegiatan yang diatur oleh Konvensi-konvensi Jenewa dan Protokol-protokol Tambahannya dapat dikelompokkan dalam empat judul:

u Mengumpulkan,

Peran umum Perhimpunan-perhimpunan Nasional, ICRC, dan Federasi Internasional ditetapkan masing-masing dalam Pasal 3, 5, dan 6 dari Anggaran Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional. Anggaran Dasar tersebut mengakui hak prakarsa ICRC

6

mencatat, dan meneruskan informasi untuk tujuan mengidentifikasi tawanan perang, tahanan sipil, korban luka, korban sakit, atau korban tewas dan orang-orang lain yang berhak memperoleh perlindungan. Dalam konflik bersenjata internasional, informasi semacam ini dikumpulkan oleh Biro

5

Dasar Hukum Dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

Dasar Hukum Dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

internal, pengungsi eksternal, pencari suaka, dan lain sebagainya). Bilamana Gerakan bertindak sebagai jaringan RFL seperti itu sesuai potensinya, maka hasil yang dicapainya bisa lebih besar daripada hasil yang dicapai oleh organisasi kemanusiaan lain manapun di dunia.

(Komite Internasional Palang Merah), yaitu hak yang memungkinkan lembaga tersebut untuk menawarkan pelayanan-pelayanannya dalam situasi-situasi yang belum dicakup oleh Hukum Perikemanusiaan Internasional (HPI), misalnya situasi gangguan dalam negeri (Ps. 5.2d dan 5.3).

Perjanjian mengenai Pengaturan Kegiatan Internasional Komponen-komponen Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional (Perjanjian Seville, November 1977) dan Pengaturan Pelengkap selanjutnya (Seoul, November 2005) menitikberatkan kembali sangat pentingnya pengkoordinasian bagi kegiatan yang dilakukan oleh komponen-komponen Gerakan dalam rangka mengoptimalkan bantuan bagi para korban.

1.1.3

1.2.1

Setiap empat tahun, komponen-komponen Gerakan dan Negara-negara Peserta Konvensikonvensi Jenewa mengadakan Konferensi Internasional yang berpuncak pada diadopsinya sejumlah resolusi bersama (joint resolutions) mengenai pemberian perlindungan dan bantuan bagi orang-orang yang terkena dampak situasi konflik bersenjata, gangguan dalam negeri, atau bencana alam. Negara-negara dan/atau komponen-komponen Gerakan merumuskan resolusi-resolusi tersebut sebagai permohonan atau rekomendasi untuk ditindaklanjuti.

Peran PMI sebagai sebuah Perhimpunan Nasional

Fungsi Perhimpunan Nasional ditetapkan dalam Pasal 3 Anggaran Dasar Gerakan. Setiap Perhimpunan Nasional menjalankan kegiatan kemanusiaannya sesuai dengan anggaran dasar masing-masing dan peraturan perundang-undangan nasional yang berlaku dan bertindak sebagai pendukung pihak berwenang negara masing-masing di bidang kemanusiaan. Peran mereka terutama adalah membantu korban konflik bersenjata sebagaimana ditetapkan dalam Konvensi-konvensi Jenewa dan korban bencana alam serta korban keadaan-keadaan darurat lainnya yang membutuhkan bantuan [Ps. 3(1) dan 3(2)]. Perjanjian Seville menggarisbawahi bahwa Perhimpunan Nasional bertanggungjawab mengembangkan diri sendiri. Sebagaimana dijelaskan dalam Resolusi XVI Konferensi Internasional ke-25, yang mengakui "tanggung jawab Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional dalam membantu memulihkan, atau memelihara, kontak antara anggota keluarga yang terpisah akibat konflik bersenjata, ketegangan, atau bencana alam,” maka PMI dan Perhimpunan-perhimpunan Nasional lain mempunyai peran penting sebagai komponen Jaringan RFL internasional. Perhimpunan-perhimpunan Nasional harus melakukan kegiatannya selama kebutuhan RFL masih ada, dan ini bisa berarti sampai jauh sesudah berakhirnya konflik, bencana alam, bencana akibat perbuatan manusia, atau situasi darurat lainnya. Perhimpunan Nasional juga diajak untuk bertindak sesuai dengan resolusi-resolusi Konferensi Regional Palang Merah dan Bulan Sabit Merah maupun dengan kerangka kerja kebijakan yang dibentuk dengan Federasi Internasional. Hal ini mencakup migrasi maupun bencana alam dan bencana akibat perbuatan manusia. Sejalan dengan tanggung jawab Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah untuk membantu memelihara dan memulihkan keutuhan keluarga, Perhimpunan Nasional harus mengintegrasikan pelayanan RFL mereka dalam rencana kerja keseluruhan. Mereka juga harus membuat publik, organisasi-organisasi kemanusiaan, dan pemerintah menaruh perhatian kepada kegiatan dan makna dari pelayanan RFL mereka. Setiap Perhimpunan Nasional bertanggungjawab untuk mendirikan atau mengkonsolidasikan sebuah jaringan RFL nasional yang efektif, dan seorang penanggungjawab RFL harus ditunjuk dengan jelas di setiap Perhimpunan Nasional. Tergantung pada keadaan yang ada,

8

Resolusi-resolusi Konferensi Internasional Palang Merah dan Bulan Sabit Merah

Ada resolusi yang secara spesifik menyangkut orang-orang yang dilaporkan hilang atau orangorang yang tewas selama konflik bersenjata, keluarga-keluarga yang terpisah, pengungsi internal (internally displaced persons atau IDPs), atau pengungsi eksternal (refugees). Resolusi-resolusi semacam ini bertujuan memelihara keutuhan keluarga melalui kegiatan pencarian dan penyatuan kembali anggota keluarga dan kegiatan pengiriman data pribadi yang penting bagi pelaksanaan kedua tugas tersebut. Resolusi-resolusi tersebut menyikapi masalah pemberian perlindungan bagi anak-anak tanpa pendamping (unaccompanied children) dan anak-anak dalam kesulitan (minors in difficulties) serta menyebutkan langkahlangkah yang perlu diambil untuk mempertemukan mereka dengan keluarga. Akhirnya, resolusi-resolusi tersebut mengimbau pemerintah-pemerintah agar menghindari penghilangan paksa (forced or involuntary disappearances) serta menegaskan perlunya memastikan nasib orang-orang yang hilang. Resolusi XXI Konferensi Internasional ke-24 (Manila, 1981) dan Resolusi XV dan XVI Konferensi Internasional ke-25 (Jenewa, 1986) mempunyai nilai khusus karena resolusi-resolusi tersebut menetapkan peran Gerakan di bidang pemulihan hubungan keluarga (RFL) dan peran CTA dalam pemberian koordinasi dan pertimbangan teknis. Peran ini ditegaskan kembali dalam Resolusi 2D dari Konferensi Internasional ke-26 (Jenewa, 1995).

1.2

Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (Restoring Family Links - RFL)

Kekuatan utama Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah, terutama terkait dengan tugas RFL-nya, ialah bahwa Gerakan mempunyai potensi untuk menjadi jaringan RFL sedunia dan sekaligus mempunyai jaringan akar-rumput di setiap negara, yang menggunakan prinsipprinsip yang sama dan cara kerja yang sama bilamana timbul kebutuhan apapun status hukum orang-orang yang bersangkutan (tawanan perang, internir sipil, masyarakat lokal, pengungsi

7

Dasar Hukum Dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

Dasar Hukum Dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

pemimpin (lead role) menyangkut kegiatan-kegiatan pengembangan yang dilakukan oleh Perhimpunan-perhimpunan Nasional dan menyangkut pengkoordinasian dukungan pengembangan kelembagaan yang diberikan kepada Perhimpunan-perhimpunan Nasional.

Perhimpunan Nasional perlu bekerja sama dengan pelayanan RFL dari Perhimpunanperhimpunan Nasional lain, CTA (Central Tracing Agency), dan / atau delegasi-delegasi ICRC yang terkait. Perhimpunan Nasional harus memutuskan tindakan seperti apa yang perlu diambil dalam bencana nasional dan boleh meminta bantuan ICRC bilamana kebutuhan tanggapan RFL yang ada melebihi batas kemampuannya.

Walaupun Konvensi-konvensi Jenewa ataupun Anggaran Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional tidak secara spesifik menyebutkan peran yang harus dimainkan oleh Federasi Internasional dalam pemulihan hubungan keluarga (RFL), Sekretariat Federasi mengupayakan koordinasi dengan ICRC agar kegiatan RFL diintegrasikan ke dalam rencana pengembangan Perhimpunan Nasional dan agar rencana kesiap siagaan bencana dan rencana tanggap darurat bencana menitikberatkan peran dan pentingnya kegiatan pencarian (tracing). Bilamana terjadi bencana alam atau bencana akibat ulah manusia, Sekretariat memastikan agar evaluasi tentang situasi yang ada mencerminkan kebutuhan RFL dan kemampuan tanggap darurat yang dimiliki oleh Perhimpunan Nasional di negara yang tertimpa bencana tersebut. Peran Sekretariat juga mencakup bertindak sebagai penghubung dengan ICRC, khususnya CTA (agar ICRC dapat melaksanakan peran pemimpinnya), dan bekerja sama dalam pengerahan utusan-utusan pencarian (tracing delegates) ke lapangan.

1.3

Badan Pencarian Pusat (Central Tracing Agency)

The Central Tracing Agency (CTA) adalah bagian dari Departemen Perlindungan di Markas besar ICRC di Jenewa, Swiss. Fungsi utamanya adalah: u Bertindak

sebagai penasihat teknis bagi Perhimpunan-perhimpunan Nasional melalui delegasi-delegasi lapangan ICRC u Memberikan kontribusi bagi pengembangan Perhimpunan Nasional Palang Merah/Bulan Sabit Merah yang ingin membentuk pelayanan RFL u Mengawasi dan membimbing pelaksanaan tujuan-tujuan ICRC di bidang pemulihan hubungan keluarga yang terputus akibat konflik bersenjata atau situasi kekerasan dalam negeri.

1.2.2

Sebagai institusi yang netral dan independen (mandiri), ICRC mempunyai peran untuk memberikan perlindungan dan bantuan kepada korban dari konflik bersenjata internasional ataupun non-internasional, gangguan dalam negeri, dan dampak langsung situasi-situasi tersebut, baik korban di kalangan militer maupun di kalangan sipil. ICRC juga mengawasi kegiatan Badan Pencarian Pusat (Central Tracing Agency/CTA) sebagaimana ditetapkan dalam Konvensi-konvensi Jenewa dan ditegaskan kembali dalam Pasal 5 Anggaran Dasar Gerakan. HPI sangat menekankan pentingnya pemeliharaan dan pemulihan hubungan keluarga. ICRC mempunyai tugas penting untuk mengingatkan pihak-pihak berwenang akan kewajiban yang mereka punyai dan untuk melakukan kegiatan langsung di lapangan. Menyangkut pemulihan hubungan keluarga (RFL), Konferensi Internasional ke-25 dan ke-26 (Jenewa, 1986 dan 1995), di mana negara-negara meminta perhatian semua pihak terhadap peran ICRC dan CTA sebagai koordinator dan penasihat teknis bagi Perhimpunan-perhimpunan Nasional dan pemerintah-pemerintah, menegaskan kembali peran ICRC di bidang tersebut. Sebagai Koordinator, CTA bertanggungjawab untuk memutuskan tindakan seperti yang harus diambil dalam konflik bersenjata atau situasi gangguan dalam negeri. CTA memastikan terpeliharanya keterpaduan dalam jaringan RFL Gerakan dan menyediakan metodologi serta pedoman bagi Perhimpunan-perhimpunan Nasional. Sebagai penasihat teknis, CTA menetapkan sekumpulan praktik kerja untuk diadopsi oleh pelayanan pencarian (tracing services) Perhimpunan-perhimpunan Nasional. Seminar-seminar pelatihan dan pertemuanpertemuan regional diadakan dengan tujuan untuk menghimpun pengalaman dan mengkonsolidasikan pengetahuan bersama.

1.2.3 CTA dari ICRC berkomitmen membangun jaringan RFL global yang lebih kuat dan mendorong Perhimpunan-perhimpunan Nasional untuk mendukung proses ini. Landasan hukum dan tanggung jawab CTA tersebut diuraikan dalam Konvensi-konvensi Jenewa dan resolusi-resolusi Konferensi Internasional Palang Merah dan Bulan Sabit Merah. CTA dimulai pada tahun 1870, ketika berlangsung Perang Prancis-Prussia. Sesuai dengan Konvensi Jenewa pertama, Palang Merah membangun Markas Besar medis bagi prajurit yang terluka dan yang sakit di Basel, sebuah kota yang terletak di perbatasan Swiss. Seorang dokter yang merawat prajurit-prajurit yang terluka tersebut menemukan bahwa salah satu faktor utama penyebab lambannya proses penyembuhan prajurit adalah

10

Peran ICRC

Peran Sekretariat Federasi Internasional

Menurut Pasal 2 Anggaran Dasar Federasi Internasional sebagaimana telah direvisi dan diadopsi oleh Sidang Majelis Umum ke-12 di Jenewa (Oktober, 1999), "tujuan umum Federasi ialah untuk setiap saat mengilhami, mendorong, memfasilitasi, dan mempromosikan segala bentuk kegiatan kemanusiaan yang dilakukan oleh Perhimpunan-perhimpunan Nasional yang menjadi anggotanya, dalam rangka mencegah dan meringankan penderitaan manusia dan, dengan demikian, memberikan kontribusi bagi pemeliharaan dan peningkatan perdamaian dunia.” Fungsi Sekretariat Federasi Internasional ditetapkan dalam Pasal 6 Anggaran Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional maupun dalam Perjanjian Seville, termasuk Pengaturan-pengaturan Tambahannya. Sekretariat tersebut mempunyai peran

9

Dasar Hukum Dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

Perang u

Teluk, 1991-1992. Bekerja sama dengan Perhimpunan Bulan Sabit Merah Arab Saudi mempertukarkan lebih dari 7000 RCM. u Konflik Timor Timur. Sejak tahun 1975 RFL sudah aktif dalam penyampaian RCM. Hingga saat ini masih ada kerjasama antara PMI dan CVTL (Cruz Vermelha de Timor Leste/Palang Merah Timor Leste), berupa pertukaran RCM di perbatasan antara Timor Leste dan Indonesia (NTT). u Insiden Bom Bali, 2002. Kegiatan tim RFL adalah membantu mengisi formulir data ante-mortem dari keluarga para korban untuk identifikasi jenazah (dilakukan kerjasama dengan tim forensik Indonesia dan Polisi Federal Australia). u Musibah Tsunami yang meluluhlantakkan Aceh dan Pulau Nias (Provinsi Sumatra Utara) Desember 2004. Pelaksanaan RFL berlangsung sampai akhir 2005. u Gempa bumi di Yogyakarta, Mei -Agustus 2006. u Musibah jatuhnya pesawat terbang di Yogyakarta, Maret 2007.

Dasar Hukum Dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

kekhawatiran mereka bahwa keluarga mereka tidak tahu apakah mereka sudah tewas atau tertangkap atau terluka. Semangat para prajurit tersebut diyakini akan bertambah secara signifikan jika mereka dapat menulis surat kepada keluarga. Palang Merah kemudian mendirikan sebuah kantor di wilayah Swiss yang netral dan mulai bekerja sebagai perantara. Kantor ini meneruskan catatan-catatan tentang siapa yang terluka dan siapa yang dirawat di Markas Besar medis dan bernegosiasi untuk meneruskan surat-surat pribadi dari para pasien kepada keluarga mereka. Dalam waktu singkat, kantor tersebut menyediakan sistem pengantaran untuk daftar berisi nama prajurit-prajurit yang tertawan yang dibuat oleh kedua belah pihak yang bertikai. Pelayanan pengantaran ini disediakan lagi semasa Perang Turki-Rusia pada 1877, dengan sebuah kantor yang didirikan di Trieste, Italia. Kantor ini kemudian dikenal sebagai CTA. Sejak itu, CTA beroperasi di hampir semua konflik besar di dunia.

PMI juga memberikan pelayanan RFL bagi penerima bantuan dalam situasi normal, misalnya bagi anak angkat yang mencari orangtua kandung mereka di Indonesia.

CTA bertujuan untuk: Memulihkan dan memelihara hubungan keluarga u

1.4.2 Struktur Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

u Menyatukan kembali keluarga yang terpisah u Mendapatkan informasi tentang nasib tawanan perang atau orang hilang.

Setelah lebih dari 26 tahun nama TMS (Tracing and Mailing Service) digunakan sebagai wadah kegiatan pencarian, per tanggal 20 November 2006, bagian TMS merasa perlu mengganti nama menjadi RFL (Restoring Family Links) atau Pemulihan Hubungan Keluarga. Kata RFL diambil dari nama buku manual tracing yang dikeluarkan oleh CTA-ICRC Jenewa yang didalamnya termuat petunjuk-petunjuk bagaimana cara memulihkan hubungan keluarga yang terpisah.

CTA mencapai tujuan tersebut dengan cara: u Menerima berita dari zona konflik dan melakukan pertukaran berita keluarga u Melakukan pencarian (tracing) terhadap orang u Mengklarifikasi nasib orang-orang yang dilaporkan hilang

Tahun 2006 merupakan tahun yang penting dalam sejarah RFL PMI. Pada tahun tersebut, RFL kembali menjadi subdivisi di bawah Divisi Penanggulangan Bencana PMI, dan PMI membuat keputusan untuk membangun dan memperkuat kapasitas RFL-nya agar mampu memberikan pelayanan RFL di semua PMI Daerah dan PMI Cabang bilamana kebutuhan muncul. Langkah pertama pengembangan RFL di PMI adalah melakukan asesmen mengenai kebutuhan RFL di semua provinsi dan asesmen mengenai kapasitas pelayanan RFL yang dimiliki oleh PMI Daerah dan PMI Cabang. Asesmen ini dilakukan oleh PMI Pusat secara bekerja sama dengan masingmasing PMI Daerah dan PMI Cabang. Langkah kedua adalah melatih relawan di setiap PMI Cabang agar mereka memiliki kesiapan untuk memberikan pelayanan RFL bilamana muncul kebutuhan, dan pelatihan ini dilakukan oleh PMI Pusat bekerja sama dengan PMI Daerah dan PMI Cabang. Sejak September 2007, setiap PMI Daerah telah memiliki seorang koordinator RFL, dan semua koordinator RFL sudah dilatih untuk dapat mengkoordinasikan semua kegiatan RFL di Daerah masing-masing. Struktur Subdivisi RFL PMI Pusat adalah sebagai berikut: u Kepala sub divisi RFL bertanggung jawab atas seluruh operasi RFL di Indonesia

u Meregistrasi orang-orang

yang dilaporkan hilang anak-anak tanpa pendamping (Unaccompanied Children) dan orangorang rentan lainnya u Mempertemukan kembali keluarga. u Melindungi

1.2

Pemulihan Hubungan Keluarga (Restoring Family Links - RFL) pada PMI

1.2.1 Sejarah Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) PMI PMI mulai memberikan pelayanan RFL pada tahun 1979 untuk pengungsi-pengungsi perahu dari Vietnam di Pulau Galang (Provinsi Kepulauan Riau). Pelaksanaannya berlangsung sampai 1992. Setelah itu PMI memberikan pelayanan RFL semasa konflik, gangguan dalam negeri, dan bencana seperti:

u Koordinator Tanggap Darurat RFL (RFL Emergency Response Coordinator) bertanggung

jawab atas segi teknis RFL secara berkoordinasi dengan Petugas Kasus RFL (RFL Case

12

11

Dasar Hukum Dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL)

Worker) dan bertanggung jawab mengkoordinasikan operasi RFL menyusul terjadinya bencana besar u Koordinator Pengembangan Kapasitas RFL (RFL Capacity Building Coordinator) bertanggung jawab membantu PMI Daerah dan PMI Cabang untuk mengembangkan sebuah struktur RFL yang berfungsi dengan baik u Petugas Kasus RFL (RFL Case Worker) bertanggung jawab menangani kasus-kasus RFL individual dan kegiatan-kegiatan rutin.

Garis komunikasi RFL PMI adalah sebagai berikut (lihat Gambar 1). Gambar 1: Garis Komunikasi RFL PMI

SUBDIVISI RFL PMI PUSAT

Koordinator RFL di PMI Daerah

Relawan RFL di PMI Cabang

13

KEGIATAN PENCARIAN (TRACING) 14

2

Kegiatan Pencarian (Tracing)

16

Kegiatan Pencarian (Tracing)

15

Kegiatan Pencarian (Tracing)

18

Kegiatan Pencarian (Tracing)

17

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Tenggat waktu tanggapan untuk RCM: Subdivisi RFL PMI Pusat harus memproses RCM dalam waktu satu minggu. u u Koordinator RFL PMI Daerah harus memproses RCM itu dalam waktu satu

minggu sejak surat tersebut dikirim dari PMI Pusat. u Relawan RFL PMI Cabang punya waktu maksimum lima belas hari untuk mengantarkan RCM tersebut kepada si penerima dan mengirimkan kembali formulir konfirmasi penyerahan RCM (RCM delivery confirmation form) (lihat lampiran 4.1.2) kepada Koordinator RFL PMI Daerah sejak tanggal RCM tersebut dikirimkan dari PMI Daerah. Alasan bahwa RCM harus ditangani secara cepat dan profesional ialah demi kepentingan si penerima bantuan. Ingatlah bahwa penerima bantuan sering kali sangat tergantung pada RCM sebagai satu-satunya sarana untuk berkomunikasi dengan keluarga. CATATAN: Tenggat waktu tanggapan untuk RCM dinyatakan pada formulir Konfirmasi Penyerahan RCM (lihat lampiran 4.1.2). u Koordinator RFL PMI Daerah punya waktu satu minggu untuk meneruskan RCM kepada Subdivisi RFL PMI Pusat (untuk kasus internasional) atau kepada Koordinator RFL PMI Daerah terkait (untuk kasus nasional). u Subdivisi RFL PMI Pusat meneruskan RCM itu (untuk kasus internasional) kepada Perhimpunan Nasional negara yang bersangkutan atau kepada ICRC dalam waktu satu minggu Kadang-kadang PMI Cabang mungkin butuh waktu lebih lama untuk mengantarkan RCM kepada si penerima daripada yang disediakan oleh tenggat waktu tersebut. Untuk kasus-kasus seperti ini, PMI Cabang perlu mengirimkan laporan sementara (lihat contoh surat 4.2.1), melalui faks, kepada Koordinator RFL PMI Daerah pada tanggal tenggat waktu tanggapan atau sebelumnya, dengan menjelaskan usaha-usaha yang selama ini telah dilakukan untuk menemukan orang yang dicari tersebut.

Apakah tidak ada jalan lain untuk berkomunikasi? u u Apakah ada hubungan yang pasti antara si pengirim dan si penerima? u Apakah data dan informasi yang diberikan cukup memadai supaya

RCM yang bersangkutan dapat diantarkan/disampaikan kepada si penerima? u Apakah RCM yang bersangkutan berisi berita keluarga saja? u Apakah PMI (untuk RCM di luar Indonesia, apakah Perhimpunan Nasional negara yang bersangkutan atau ICRC) mencakup daerah di mana RCM tersebut harus diantarkan atau mempunyai akses ke daerah tersebut?

20

19

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Untuk Indonesia, alamat yang lengkap harus mencakup: - RT (Rukun Tetangga) & RW (Rukun Warga) - Nama Jalan dan nomor Rumah (jika ada) - Nama Dusun, Desa, Kota - Nama Kecamatan, Kabupaten, dan Provinsi Yang dimaksud dengan "alasan kemanusiaan" ialah sebagai berikut: u Kasusnya

cukup mendesak sehingga memerlukan bantuan Palang Merah, misalnya masalah kesehatan dan keselamatan u Orang yang bersangkutan adalah satu-satunya kerabat yang masih hidup u Akibat terjadinya pengungsian besar-besaran, segala usaha untuk melakukan kontak atau komunikasi telah gagal

22

21

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Relawan RFL di PMI Cabang mengumpulkan RCM dan meneruskannya dengan cara yang tercepat ke Koordinator PMI Daerah.

CATATAN: Di dalam provinsi yang sama, RCM dapat diteruskan langsung dari PMI Cabang ke PMI Cabang, dengan salinan ke Koordinator RFL di PMI Daerah.

Koordinator RFL di PMI Daerah meneruskan RCM ke Koordinator RFL PMI Daerah yang dituju.

Relawan RFL di PMI Cabang mengumpulkan RCM dari penerima bantuan dan menerusknnya dengan cara tercepat ke Koordinator RFL di PMI Daerah.

24

Koordinator RFL di PMI Daerah meneruskan RCM ke Subdivisi RFL PMI Pusat.

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Relawan RFL di PMI Cabang penerima mengantarkan RCM ke si penerima dan, jika diperlukan, mengumpulkan balasan. CATATAN: Balasan dikirimkan dengan cara yang sama .

Koordinator RFL di PMI Daerah penerima meneruskan RCM ke PMI Cabang yang dituju.

Subdivisi RFL PMI Pusat meneruskan RCM ke Perhimpunan Nasional di negara yang bersangkutan atau ke ICRC

Perhimpunan Nasional penerima atau ICRC meneruskan RCM yang bersangkutan ke si penerima. Balasan dari si penerima diteruskan kembali dengan cara yang sama.

Ketahuilah bahwa berita keluarga tidak selalu (hanya) berita gembira.

23

Kegiatan Pencarian (Tracing)

26

Kegiatan Pencarian (Tracing)

25

Kegiatan Pencarian (Tracing)

28

Kegiatan Pencarian (Tracing)

27

Kegiatan Pencarian (Tracing)

30

Kegiatan Pencarian (Tracing)

29

Kegiatan Pencarian (Tracing)

32

Kegiatan Pencarian (Tracing)

31

Kegiatan Pencarian (Tracing)

34

Kegiatan Pencarian (Tracing)

33

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Kegiatan Pencarian (Tracing)

PMI Cabang harus menghubungi Koordinator RFL PMI Daerah untuk meminta saran jika mereka belum tahu bagaimana cara semestinya untuk melakukan pencarian terhadap orang yang dicari di daerah mereka. Jika Koordinator RFL PMI Daerah juga memerlukan saran, dia harus menghubungi Koordinator Tanggap Darurat RFL (RFL Emergency Response Coordinator) di Subdivisi RFL PMI Pusat. Jika pemohon maupun orang yang dicari berada di wilayah Indonesia, skema berikut berlaku (Gambar 4). Gambar 4: Meneruskan permohonan Pencarian di dalam wilayah Indonesia

Relawan RFL PMI Cabang menemui pemohon, mengisi formulir permohonan pencarian, dan meneruskannya ke Koordinator RFL PMI Daerah.

CATATAN: Dalam provinsi yang sama, permohonan pencarian dapat langsung diteruskan dari PMI Cabang ke PMI Cabang, dengan tembusan kepada Koordinator RFL PMI Daerah.

Koordinator RFL PMI Daerah meneruskan permohonan pencarian ke Koordinator RFL PMI Daerah terkait.

Relawan RFL di PMI Cabang penerima melakukan pencarian, dan hasil pencarian dikirim kembali dengan jalur yang sama.

Koordinator RFL PMI Daerah penerima meneruskan permohonan pencarian ke PMI Cabang terkait.

CATATAN: Lihat contoh surat pengantar bagi permohonan pencarian baru pada lampiran 4.2.3. Jika pemohon dan orang yang dicari berada di negeri yang berbeda tapi salah satu berada di wilayah Indonesia, skema berikut ini berlaku (Gambar 5) Gambar 5: Meneruskan permohonan pencarian di luar negeri Relawan RFL PMI Cabang menemui pemohon, mengisi permohonan pencarian, dan meneruskannya ke Koordinator RFL PMI Daerah.

Koordinator RFL PMI Daerah meneruskan permohonan pencarian ke Subdivisi RFL PMI Pusat.

Subdivisi RFL PMI Pusat meneruskan permohonan pencarian ke Perhimpunan Nasional negara terkait atau ke ICRC.

Perhimpunan Nasional penerima atau ICRC memastikan dilakukannya pencarian. Hasil pencarian dikirimkan kembali melalui jalur yang sama.

CATATAN: lihat contoh surat pengantar bagi permohonan pencarian baru pada lampiran 4.2.3.

36

35

Kegiatan Pencarian (Tracing)

38

Kegiatan Pencarian (Tracing)

37

Kegiatan Pencarian (Tracing)

40

Kegiatan Pencarian (Tracing)

39

Kegiatan Pencarian (Tracing)

42

Kegiatan Pencarian (Tracing)

41

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Kegiatan Pencarian (Tracing)

n Meminta dan mengumpulkan data atau daftar anak tanpa pendamping/anak terpisah yang dibuat oleh organisasi-organisasi atau kantor-kantor pemerintah terkait n Mendaftar anak tanpa pendamping/anak terpisah, bilamana diperlukan. n Memulihkan dan memelihara hubungan mereka dengan orangtua dan/atau anggota keluarga lain. n Memfasilitasi penyatuan keluarga, bilamana diperlukan.

u Jumlah orang yang tidak berhasil ditemukan dan berkasnya telah ditutup (yaitu jumlah

kasus yang ditutup negatif) u Jumlah orang yang permohonan informasi kesejahteraannya

masih berlangsung (yaitu

jumlah kasus yang masih pending).

2.5

Pencarian untuk Kepentingan Anak Tanpa Pendamping / Anak Terpisah / Orang Dewasa Rentan

2.5.3 Pendaftaran 2.5.1 Ikhtisar Untuk mendaftar anak tanpa pendamping dan anak terpisah, gunakan "Formulir Pendaftaran Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah" (Registration Form for Unaccompanied and Separated Children) (lihat lampiran 4.1.7). n Identifikasi Identifikasi adalah proses untuk menentukan anak-anak mana yang telah terpisah dari keluarga atau dari pengasuh lain dan di mana mereka (yaitu anak-anak ini) bisa ditemukan. Proses ini merupakan prioritas dalam setiap situasi darurat atau situasi lain yang menyebabkan terpisahnya keluarga. Identifikasi terhadap anak tanpa pendamping dan anak terpisah harus dilakukan secara cermat untuk memastikan agar: u Semua kasus yang layak ditindak lanjuti u Kasus yang palsu tidak ikut didaftar u Semua kasus diidentifikasi melalui wawancara

dengan si anak sendiri dan anggota-

anggota masyarakat. n Pendaftaran Tujuan pendaftaran adalah untuk mendaftar semua data pribadi anak tanpa pendamping dan anak terpisah. Pendaftaran harus dilakukan secepat mungkin setelah anak tanpa pendamping atau anak terpisah diidentifikasi. Semua informasi lebih lanjut, misalnya infomasi tentang perubahan tempat, harus didokumentasikan secara terus menerus. Pendaftaran merupakan bagian inti dari kegiatan pencarian dan perlu dilakukan untuk: u Melindungi identitas anak u Memberikan program bantuan dan perlindungan tertentu kepada mereka u Memantau keberadaan dan keadaan mereka (tinggal dengan orangtua

asuh, telah dipertemukan kembali dengan keluarga mereka sendiri, dll.) u Memantau kesejahteraan dan keamanan mereka dan mengambil tindakan yang sesuai u Memprioritaskan pencarian bagi mereka u Mempertemukan kembali mereka dengan keluarga atau mengupayakan solusi-solusi alternatif jangka panjang.

Bab ini berhubungan dengan hal-hal teknis mengenai pendaftaran orang rentan dan pencarian demi kepentingan mereka, tetapi terutama berfokus pada masalah anak tanpa pendamping (unaccompanied children) dan anak terpisah (separated children). Di hampir setiap konflik bersenjata, pengungsian penduduk besar-besaran, bencana alam, dan situasi krisis lainnya, anak-anak menjadi terpisah dari orangtua dan keluarga. Oleh karena kerentanan mereka, penting sekali untuk melakukan pengidentifikasian dan pendaftaran dengan segera terhadap anak tanpa pendamping/anak terpisah, dalam rangka melindungi dan membantu mereka, memantau hak-hak mereka, mencari kerabat mereka, dan mempertemukan mereka kembali dengan keluarga. Adalah kewajiban pihak berwenang untuk memikul tanggung jawab atas anak tanpa pendamping. Hal-hal menyangkut kesejahteraan dasar mereka (misalnya: penampungan, pendidikan, dan pelayanan kesehatan) sering didelegasikan kepada organisasi-organisasi khusus. Karena itu, pemerintah kadang-kadang menginstruksikan kepada Perhimpunan Nasional, misalnya PMI, untuk mendaftar mereka. Definisi-definisi: Anak adalah orang di bawah usia 18 tahun seperti yang ditetapkan dalam Konvensi Hak Anak (the Convention of the Right of the Child atau CRC), Pasal 1. Anak tanpa pendamping (Unaccompanied Children atau UC) adalah anak yang terpisah dari kedua orangtua dan kerabat lain dan tidak dalam pengasuhan oleh orang dewasa yang, berdasarkan hukum atau adat, bertanggung jawab mengasuhnya. Anak terpisah (separated children atau SC) adalah anak yang terpisah dari kedua orangtuanya, atau dari orang dewasa yang selama ini merupakan pengasuh utamanya sesuai hukum atau adat, walaupun tidak mesti terpisah dari kerabat lainnya. Jadi, anak terpisah bisa juga anak yang masih didampingi oleh kerabat lainnya yang sudah dewasa. CATATAN: Dapat dimengerti bahwa bilamana terdapat anak dalam jumlah besar yang terpisah dari orangtua atau kerabat mereka, maka prioritas diberikan kepada anak-anak tanpa pendamping, yang merupakan anak paling rentan. Orang dewasa rentan (Vulnerable Adults atau VA) didefinisikan sebagai orang yang tidak mampu mengurus diri sendiri dan tidak didampingi oleh orang dewasa lain manapun. Mereka antara lain adalah orang sakit, perempuan hamil, perempuan yang hidup sendirian, orang cacat, dan orang lansia.

n Informasi yang diperlukan

2.5.2 Tugas Utama PMI Informasi harus selengkap dan serinci mungkin, dan formulir-formulir pendaftaran khusus (lihat lampiran 4.1.7) harus digunakan. Untuk anak-anak tanpa pendamping/terpisah yang merupakan saudara kandung dan untuk orang dewasa rentan pendamping, gunakan formulir yang tersendiri untuk masing-masing orang. Untuk tujuan pencarian, informasi harus mencakup hal-hal berikut ini (lihat "Checklist Pendaftaran Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah" / Checklist for Registration of Unaccompanied and Separated Children) pada lampiran 4.1.8 :

44

n Melakukan pendekatan kepada organisasi-organisasi pemerintah dan organisasiorganisasi bantuan untuk mencegah terjadinya perpisahan keluarga dan untuk mempromosikan pedoman mengenai cara menangani anak tanpa pendamping/anak terpisah n Mewaspadai ada tidaknya fenomena anak tanpa pendamping/anak terpisah di Indonesia, terutama ketika terjadi situasi krisis n Merencanakan dan mempromosikan sebuah program komprehensif untuk mendaftar, membantu, dan melindungi anak tanpa pendamping/anak terpisah 43

Kegiatan Pencarian (Tracing)

kebutuhan akan makanan dan akomodasi/penampungan, masalah kesehatan, masalah psikologis, atau masalah sosial. Sangat penting untuk memperhitungkan aspek-aspek psikologis selama melakukan pendaftaran dan untuk menunjukkan kesabaran dan pengertian. Karena itu, relawan atau staf PMI yang bertugas melakukan pendaftaran harus benar-benar memperhatikan apa yang dikatakan oleh si anak dan bagaimana dia bersikap/berperilaku. Kadang-kadang seorang pekerja sosial atau psikolog mungkin perlu dilibatkan. Ingat: Setelah "Formulir Pendaftaran Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah" (lihat lampiran 4.1.7) selesai diisi, periksa kembali formulir tersebut. Gunakan "Checklist Pendaftaran Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah" (lihat lampiran 4.1.8) untuk memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan sudah dimasukkan: Jika ada bagianbagian yang kurang jelas, ajukan pertanyaan lagi kepada si anak sampai ceritanya jelas. Pastikan bahwa semua bagian yang tertulis di formulir tersebut benar-benar jelas. Jika perlu, lampirkan selembar kertas tambahan untuk menampung informasi tambahan tentang cerita si anak tersebut.

2.5.4 Pemrosesan u Kasus

anak tanpa pendamping/anak terpisah dan permohonan pencarian dari pihak orangtua harus diprioritaskan u Informasi harus disimpan di database atau di indeks kartu (card index) supaya dapat dicek silang dan diproses secara efisien. Namun, tugas-tugas administratif tersebut tidak boleh menghambat proses pencarian u Setiap anak yang didaftar harus mempunyai berkas/file sendiri-sendiri, yang masingmasing menyimpan catatan tentang semua langkah yang telah diambil dalam kaitannya dengan pencarian. CATATAN: Semua data yang dikumpulkan tentang anak tanpa pendamping dan anak terpisah harus dijaga kerahasiaannya dan dilindungi. Semua pihak yang terlibat harus diberitahu tentang prinsip tersebut u Jika si anak berasal dari luar negeri, Perhimpunan Nasional negara terkait atau ICRC harus memperoleh salinan formulir pendaftaran yang bersangkutan u Pencarian harus dimulai dengan segera (tanpa ditunda-tunda u Lakukan tindak lanjut secara teratur terhadap lokasi dan pergerakan/perpindahan masing-masing anak sesuai kebutuhan, sekurang-kurangnya sekali sebulan

l Proses Pencarian yang Lebih Diprioritaskan u Anak u Orang dalam bahaya u Orang yang rentan

Permohonan pencarian mengenai anak harus diprioritaskan. Untuk meningkatkan peluang keberhasilan pencarian, harus digunakan berbagai metode pencarian secara bersama-sama. n Informasi publik Publikasikan secara meluas (ekstensif) pelayanan-pelayanan yang ditawarkan oleh PMI untuk kepentingan anak-anak tanpa pendamping dan anak-anak terpisah. n Pencarian aktif (Active Tracing) u Berdasarkan

informasi yang ada dalam formulir pendaftaran, lakukan kunjungan ke kampung/desa asal si anak atau ke tempat-tempat relevan lainnya untuk mewawancarai tetangga-tetangga, pihak berwenang setempat, pemimpin agama, dan

46

Kegiatan Pencarian (Tracing)

u Identitas dan keberadaan si anak

? Nama lengkap, setiap nama julukan atau alias, jenis kelamin, nama kedua orangtua, tempat kelahiran, tanggal lahir/usia, suku, agama, bahasa yang digunakan, dan kebangsaan ? Lokasi sekarang ? Alamat rumah terakhir atau deskripsi tentang lokasinya dan lingkungan sekitar u Informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi keluarga si anak ? Nama lengkap dan usia masing-masing anggota keluarga yang dulu tinggal bersama dengan anak tersebut dan alamat terakhir mereka ? Identitas masing-masing kerabat lain atau orang lain yang diinginkan oleh si anak untuk dipertemukan dengan dia bilamana kerabat dekat si anak tidak dapat ditemukan atau telah meninggal ? Identitas dan alamat masing-masing kerabat lain yang bisa membantu pencarian. u Informasi yang berkenaan dengan keadaan yang menyebabkan keterpisahan ? Keadaan yang menyebabkan si anak terpisah dari keluarganya ? Tanggal dan tempat kontak terakhir antara si anak dan keluarganya ? Deskripsi tentang perpindahan si anak sejak terpisah dengan keluarganya, termasuk indikasi tentang orang-orang yang mungkin pernah bersama dengan si anak selama itu. u Informasi tambahan ? Setiap ciri menonjol (bekas luka, gangguan bicara, tanda lahir, karakteristik fisik, dll.) ? Setiap informasi yang bisa berguna dalam proses pencarian, misalnya warna pakaian si anak atau identitas orang (atau orang-orang) yang mendampingi si anak ketika dia tiba di pusat penampungan ? Selembar foto si anak (yang harus diambil pada saat pendaftaran, karena anak berubah dengan sangat cepat). CATATAN PENTING Untuk memudahkan pengidentifikasian, setiap anak perlu membawa satu salinan dokumen pendaftaran dirinya. n Foto Dokumen pendaftaran harus selalu dilengkapi foto, yang bisa sangat berguna terutama jika si anak masih sangat kecil atau mengalami gangguan emosional atau jika si anak tidak mampu memberikan informasi tentang identitasnya. u Nama

si anak tidak boleh dituliskan di fotonya. Satu-satunya informasi yang boleh dituliskan di foto ialah nomor acuan kartu pendaftaran anak tersebut. Ini dimaksudkan untuk melindungi si anak itu sendiri, karena dapat mencegah orang dewasa yang bukan kerabatnya mengaku bahwa si anak adalah anaknya. u Untuk memudahkan identifikasi, foto harus sepenuh muka dan menunjukkan anak itu saja. Satu foto harus diambil untuk wajah si anak, dan satu lagi untuk si anak dalam posisi berdiri, bilamana mungkin di dekat sebuah objek yang dapat dipakai untuk menentukan tinggi dan berat/besar badan si anak. u Memotret dengan Polaroid harus dihindari karena hasil fotonya cepat pudar dan gambarnya tidak jelas. n Pertimbangan-pertimbangan psikologis Anak tanpa pendamping dan anak terpisah sering menderita berbagai trauma akibat bencana, konflik, atau keadaan dramatis lainnya. Proses pendaftaran dapat menyebutkan kesulitan yang mereka alami, misalnya menyangkut keamanan atau kesejahteraan secara umum:

45

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Berbagai metode lain telah dicoba selama berlangsungnya kampanye-kampanye besar untuk memulihkan hubungan keluarga. Beberapa langkah kehati-hatian tertentu mungkin perlu dilakukan demi keamanan.

pekerja bantuan/pekerja sosal yang bisa membantu mengumpulkan keterangan lebih lanjut tentang orangtua si anak. u Untuk informasi lebih lanjut tentang pencarian, lihat juga Bab 2.3

n Membawa si anak ke kota/desa asal dengan harapan agar dia dapat menjumpai kerabatnya atau agar ingatannya terstimulasi.

n Berita Palang Merah (RCM) u Pada saat

n Membawa ibu ke pusat penampungan anak untuk mengidentifikasi bayi-bayi. Dalam hal ini, harus ada sistem untuk melakukan pengecekan ulang atas klaim yang dibuat oleh si ibu.

2.5.5 Verifikasi Hubungan antara Anak Tanpa Pendamping dan Orang Dewasa yang Mengaku sebagai Orangtuanya

pendaftaran, si anak bilamana mungkin perlu diminta untuk menulis RCM kepada orangtuanya atau, jika alamat/lokasi orangtuanya tidak diketahui, kepada kerabatnya yang lain atau tetangganya. Pun jika alamat orang yang dicari oleh si anak itu tidak diketahui, si anak tetap perlu menulis RCM supaya, bilamana orang yang dicari tersebut ditemukan, RCM ini dapat diserahkan kepadanya dan balasan dari dia dapat segera dikumpulkan. u Untuk informasi lebih lanjut tentang RCM (Berita Palang Merah), lihat juga Bab 2.2 n Pengecekan Silang atas Informasi

Penting untuk memastikan bahwa orang yang mengaku sebagai orangtua si anak benar-benar orangtua si anak, terutama jika bukti tentang identitas orang tersebut sedikit atau jika orang tersebut mengidentifikasi si anak dari foto. Bilamana orang yang diperkirakan adalah orangtua atau kerabat lain dari si anak ditemukan, harus terlebih dahulu dilakukan pengecekan mengenai hubungan keluarga antara orang tersebut dan si anak sebelum dia dan si anak dipertemukan. CATATAN: Foto seorang anak yang masih kecil dapat menimbulkan kerancuan dalam benak orangtua akibat kerinduan mereka untuk mengenali anak mereka. Pengecekan-pengecekan berikut ini harus dipertimbangkan untuk dilakukan: u Verifikasi KTP (Kartu Tanda Penduduk) u Melakukan wawancara yang ekstensif

dengan orang yang diduga sebagai orangtua atau kerabat lain si anak u Menanyai para tetangga dan kenalan-kenalan lain u Mempertukarkan RCM yang disertai foto antara orang tersebut dan si anak. Bilamana mungkin, RCM tersebut harus memuat pula sebuah pesan pribadi (yaitu sebuah kenangan pribadi atau kejadian keluarga) yang memungkinkan si anak untuk merasa yakin bahwa si pengirim adalah benar-benar orangtuanya.

2.5.6

Memelihara Hubungan Selama Terpisah

Begitu orangtua dan anak diketahui keberadaannya dan sebelum pertemuan antara mereka dapat dilangsungkan, penting untuk membantu mereka memelihara hubungan dengan satu sama lain melalui RCM jika saluran komunikasi lainnya tidak tersedia. Untuk lebih menenteramkan si anak, orangtua boleh melampirkan fotonya di RCM. RCM dari orangtua harus dikirim secara prioritas dan diserahkan langsung kepada si anak. Selain itu, relawan atau staf PMI harus segera memberitahu si anak bilamana orangtuanya mengajukan permohonan penyatuan-kembali (reunification).

u Permohonan

pencarian yang diterima dari orangtua yang sedang mencari anaknya harus dicek secara sistematik terhadap indeks kartu atau database, untuk mengetahui apakah ada informasi di indeks kartu atau database tersebut tentang si anak. u Catatan-catatan baru juga harus dicek secara sistematik terhadap indeks kartu atau database untuk mengetahui apakah telah dibuka kasus pencarian untuk anak yang bersangkutan. n Memajang, mempublikasikan, dan menyiarkan informasi tentang anak hilang yang telah terdaftar u Demi

kepentingan si anak, data/informasi tertentu tentang identitasnya dapat dipublikasikan. Namun, informasi tentang keberadaan si anak sama sekali tidak boleh dipublikasikan selama proses pencarian. u Daftar berisi identitas anak-anak tanpa pendamping/anak-anak terpisah yang telah didaftar dapat dipajang di kamp-kamp penampungan, di posko-posko bantuan, dan/atau di tempat-tempat umum lainnya. (Daftar tersebut pada umumnya menyajikan nama lengkap masing-asing anak dan nama kedua orangtua masing-masing anak. Informasi yang tidak dipublikasikan tentang si anak merupakan sarana untuk menguji kebenaran klaim dari pihak-pihak yang kemudian datang ke kantor PMI.) u Nama-nama orangtua yang telah membuka kasus permohonan pencarian dan nama anak-anak yang dicari oleh mereka juga dipajang di tempat-tempat tadi. u Nama-nama orangtua yang mencari dan nama-nama anak yang dicari boleh juga disiarkan di radio atau televisi, diumumkan di surat kabar, atau dimuat di situs "Family Links” ICRC. u Nama-nama anak tanpa pendamping / anak terpisah yang terdaftar dibacakan dengan suara keras pada pertemuan-pertemuan publik yang diadakan, misalnya di desa-desa atau di antara pengungsi-pengungsi yang mungkin sedang mencari kerabat mereka. n Pencarian dengan foto (photo-tracing) u Metode

2.5.7 Penyatuan Kembali Keluarga Program-program penyatuan kembali keluarga harus dilaksanakan sejalan dengan kebijakan pemerintah dan peraturan perundang-undangan dalam negeri. Idealnya, anak harus dipertemukan kembali dengan salah satu atau kedua orangtuanya. Jika ini tidak mungkin, penyatuan kembali dengan kerabat lain yang mampu memberikan dukungan materi dan

48

ini digunakan terutama jika pencariannya dilakukan demi kepentingan seorang anak yang masih sangat kecil atau seorang anak yang mengalami gangguan psikologis sehingga tidak mampu memberikan informasi yang memadai tentang dirinya. u Foto anak-anak yang telah didaftar dapat dipajang di kantor PMI dan di tempat-tempat umum. Foto-foto tersebut juga boleh dimuat di surat kabar setempat atau di buklet khusus.

47

Kegiatan Pencarian (Tracing)

Kegiatan Pencarian (Tracing)

2.5.10 Statistik Bulanan Tentang Anak Tanpa Pendamping, Anak Terpisah, dan Orang Dewasa Rentan

dukungan moral kepada si anak biasanya lebih disukai daripada menempatkan si anak di keluarga asuh atau di panti.

Data statistik tentang anak tanpa pendamping, anak terpisah, dan orang dewasa rentan harus dibuat dan dipelihara: u Jumlah kasus baru yang didaftar u Jumlah orang yang ditindaklanjuti secara individual u Jumlah total kasus yang masih sedang berjalan u Jumlah permohonan penyatuan keluarga yang dikumpulkan u Jumlah orang yang dipersatukan kembali dengan keluarganya oleh PMI u Jumlah kasus yang ditutup positif tanpa keterlibatan PMI u Jumlah kasus yang ditutup negatif

2.6

Penyatuan Kembali Keluarga

2.6.1 Hak atas Penyatuan Kembali Keluarga Hukum Perikemanusiaan Internasional dan Hukum Hak Asasi Manusia (HAM) mengakui keluarga sebagai unit masyarakat yang alamiah dan fundamental. Dengan demikian, keluarga berhak atas perlindungan dari masyarakat dan dari negara. Pasal 26 Konvensi Jenewa IV dan Pasal 74 Protokol Tambahan I Tahun 1977 serta beberapa resolusi dari Konferensi Internasional Palang Merah dan Bulan Sabit Merah (Jenewa, 1986 dan 1995) dengan jelas menyatakan bahwa Pemerintah perlu mengambil semua langkah yang mungkin diambil untuk memfasilitasi penyatuan kembali keluarga. Ketentuan-ketentuan Hukum Internasional menjamin pemeliharaan unit keluarga. Namun, definisi tentang apa itu unit keluarga dan tentang apa itu hak keluarga atas penyatuan kembali merupakan hal yang harus dibuat oleh peraturan perundang-undangan nasional masing-masing negara. Dalam situasi di mana penyatuan kembali keluarga mengharuskan masuknya anggota keluarga ke wilayah negara lain, maka keputusan mengenai hal tersebut ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan nasional negara tersebut. Konferensi Internasional ke-26 "mencatat bahwa bentuk sebuah keluarga bisa berbeda-beda antara budaya yang satu dan budaya lainnya, mengakui aspirasi keluarga-keluarga yang terpisah untuk dipersatukan kembali, dan mengimbau negara-negara untuk memberlakukan kriteria penyatuan kembali keluarga yang memperhitungkan situasi anggota-anggota keluarga yang paling rentan" [Resolusi 2D(e)]. n Kewajiban-kewajiban pokok Konferensi Internasional ke-26 mendorong Perhimpunan-perhimpunan Nasional untuk "memaksimalkan efisiensi mereka dalam melaksanakan upaya pencarian dan penyatuan kembali keluarga, yaitu dengan cara memperkuat kegiatan-kegiatan mereka yang terkait dengan pencarian dan kesejahteraan sosial dan memelihara kerja sama yang erat dengan ICRC, pihak berwenang pemerintahan, dan organisasi-organisasi terkait lainnya seperti UNHCR (Komisi Tinggi Perserikatan Bangsa-Bangsa Urusan Pengungsi External), IOM (Organisasi Internasional untuk Migrasi), dan lembaga-lembaga swadaya masyarakat (LSM) yang bergerak di bidang tersebut" ( Resolusi 2D).

50

u Dalam

keadaan darurat, penyatuan kembali keluarga dapat segera dilaksanakan setelah salah seorang anggota keluarga si anak ditemukan keberadaannya. u Harus diperoleh jaminan terlebih dahulu dari kerabat tersebut bahwa dia setuju untuk dipersatukan dengan si anak sebagai suatu upaya sementara dan bahwa keluarga tersebut sanggup memelihara si anak. Penyatuan si anak dengan keluarga tersebut tidak boleh menghentikan pencarian terhadap orangtua si anak. u Dalam hal terdapat kekhawatiran serius menyangkut penyatuan si anak dengan keluarga tersebut, padahal penyatuan ini perlu dilakukan demi kepentingan si anak, mungkin pihak berwenang terkait di tingkat lokal, sistem kesejahteraan sosial yang ada, dan/atau lembaga-lembaga serta perkumpulan-perkumpulan setempat perlu dilibatkan untuk dapat memberikan bantuan atau dukungan di kemudian hari. u Anak-anak yang dianggap sudah cukup dewasa harus diberi kesempatan sebanyak mungkin untuk membuat keputusan mengenai masalah-masalah menyangkut penyatuan kembali keluarga dan keputusan-keputusan lain yang berkaitan dengan masa depan mereka.

2.5.8 Tugas-tugas Administratif Khusus n Mencatat kasus Walaupun anak tanpa pendamping bisa dianggap sebagai pemohon yang mencari orangtua atau kerabatnya, sebagian dari mereka mengalami kesulitan memberikan informasi mengenai keluarga mereka. Karena itu, dan demi melindungi mereka sendiri, formulir yang dipakai bagi mereka biasanya ialah Formulir Pendaftaran Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah (Registration Form for Unaccompanied and Separated Children) (lihat lampiran 4.1.7), bukan formulir permohonan pencarian. Sebagaimana halnya dengan permohonan pencarian dan juga RCM, pendaftaran anak tanpa pendamping juga mengharuskan dilakukannya pencatatan informasi, pemberian nomor acuan, pembuatan sebuah kartu indeks (index card), dan pembukaan sebuah berkas/file kasus (case file). Penting untuk mendaftar sesama saudara kandung secara individual (sendiri-sendiri), walaupun kartu indeks mereka masing-masing harus diberi nomor acuan yang sama.

2.5.9 Penutupan Kasus Pada umumnya, berkas kasus tentang anak tanpa pendamping ditutup bilamana sekurangkurangnya salah satu dari kedua orangtua si anak telah ditemukan dan/atau penyatuan kembali keluarga telah dilakukan. Namun, tindak lanjut mungkin diperlukan bagi kesejahteraan dan perlindungan si anak. Kasus tidak boleh ditutup secara otomatis ketika si anak mencapai usia 18 tahun, karena dia mungkin masih ingin atau perlu mencari orangtuanya. Daftar lengkap mengenai keadaan/kejadian yang memperbolehkan ditutupnya sebuah kasus sangat sulit disusun. Setiap kasus harus ditangani secara tersendiri dengan memperhitungkan hasil konsultasi dengan organisasi-organisasi yang bertanggung jawab atas kesinambungan kesejahteraan si anak.

49

Kegiatan Pencarian (Tracing)

u Membantu penyatuan kembali keluarga untuk keluarga-keluarga yang terpisah akibat:

- Konflik bersenjata di luar wilayah Indonesia - Bencana alam. u Membangun networking (jejaring) dan menjalin kerja sama dengan komponenkomponen lain pada Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah, dalam rangka meningkatkan efisiensi jaringan RFL dan memfasilitasi penyatuan kembali keluarga. u Memberikan saran/masukan kepada keluarga-keluarga tentang prosedur dan formalitas yang berlaku atau merujuk mereka ke organisasi, badan, lembaga hukum, atau organisasi masyarakat yang tepat. Catatan: Prosedur, formalitas, dan informasi lain yang diperlukan untuk proses penyatuan kembali keluarga berbeda-beda antara negara yang satu dan negara lain. Hubungi Koordinator RFL PMI Daerah untuk memperoleh saran/masukan. Koordinator RFL PMI Daerah akan menghubungi Subdivisi RFL PMI Pusat untuk meminta informasi. u Bertindak sebagai perantara, bilamana perlu, antara pihak keluarga dan pihak berwenang terkait.

2.6.3 Proses Penyatuan Kembali Baik itu pada waktu konflik, bencana alam, ataupun situasi kemanusiaan lainnya, langkahlangkah dalam proses penyatuan kembali keluarga adalah sama. n Persiapan permohonan penyatuan kembali keluarga dibuat secara resmi, kontak harus dipulihkan terlebih dahulu antara si pemohon dan kerabatnya itu. RCM harus digunakan jika semua saluran komunikasi normal tidak tersedia. u Permohonan penyatuan kembali keluarga harus dibuat oleh si pemohon sendiri. Permohonan melalui pihak ketiga tidak boleh diterima. Bilamana si anak masih sangat kecil, orangtuanyalah yang biasanya membuat permohonan. u Permohonan harus dibuat secara tertulis pada sebuah dokumen resmi atau pada formulir penyatuan kembali keluarga. PMI dapat memberikan saran/masukan kepada si pemohon tentang prosedur yang berlaku dan tentang cara mengisi formulir-formulir yang ada. Catatan: Format formulir dan/atau dokumen resmi yang diperlukan oleh pemohon berbeda-beda antara negara yang satu dan negara lain. Kehati-hatian harus dilakukan mengenai memenuhi prosedur administrasi, termasuk melampirkan suratsurat bukti (akte kelahiran, akte pernikahan,dll) untuk setiap permohonan. Jika perlu, berikan bantuan kepada si pemohon untuk memperoleh surat-surat resmi tersebut atau untuk memverifikasi hubungan keluarga, jika surat-surat resmi tersebut tidak ada. Berikan pula bantuan kepada si pemohon untuk memperoleh izin-izin yang diperlukan (exit visa, transit visa, entry visa). Hubungi Koordinator RFL PMI Daerah untuk memperoleh saran/masukan. Koordinator RFL PMI Daerah akan menghubungi Subdivisi RFL PMI Pusat untuk memperoleh informasi. u Sebelum memulai perjalanan, keluarga yang bersangkutan harus telah memperoleh izin dari pihak berwenang terkait di negara penerima.

Kegiatan Pencarian (Tracing)

n Penyatuan Kembali Keluarga Dalam situasi-situasi bukan konflik, maka Perhimpunan Nasional menentukan peran mereka di bidang Penyatuan Kembali Keluarga sesuai dengan kebijakan internal masingmasing. Dalam hal ini, kebijakan internal PMI ialah membantu proses penyatuan kembali keluarga-keluarga yang terpisah akibat konflik bersenjata di Timor Timur, akibat konflik bersenjata di luar Indonesia, atau akibat bencana alam. Keterlibatan ICRC dalam proses penyatuan kembali keluarga terbatas untuk kasus-kasus di mana satu atau lebih dari orang-orang yang akan dipersatukan kembali tinggal di wilayah konflik. Dalam hal pengungsi eksternal (refugees), adalah tanggung jawab UNHCR dan/atau kedutaankedutaan besar terkait untuk mengkoordinasi tindakan bantuan dengan Perhimpunanperhimpunan Nasional di luar negeri, jika perlu. n Kriteria Umum Kriteria umum untuk menentukan siapa yang boleh menerima bantuan penyatuan kembali keluarga adalah sebagai berikut: u Kerentanan orang yang bersangkutan, misalnya anak-anak, orang lansia/jompo, orang

cacat, dan orang atau kelompok lain yang dianggap menghadapi risiko dalam konteks tertentu u Perlunya menghormati kepentingan orang yang bersangkutan

u Sebelum

n Setelah memperoleh izin masuk ke sebuah negara u Penyatuan kembali baru dapat terlaksana setelah semua surat dan izin sudah lengkap. u Pengaturan perjalanan biasanya diurus oleh IOM atau perusahaan penerbangan/

travel. u Jika si

penerima bantuan berada di kawasan konflik, transportasi dapat diatur oleh ICRC. u Pengaturan-pengaturan lain yang perlu dibuat antara lain adalah penyambutan di

52

2.6.2 Peran Pelayanan RFL PMI dalam Penyatuan Kembali Keluarga Peran Pelayanan RFL PMI dalam Penyatuan Kembali Keluarga ialah: u Mensosialisasikan prinsip Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) bagi penyatuan kembali

keluarga-keluarga yang terpisah akibat konflik bersenjata dan akibat situasi-situasi kemanusiaan lainnya u Mengingatkan pemerintah dan pihak-pihak berwenang setempat akan kewajibankewajiban mereka di bidang penyatuan kembali keluarga u Terus mengikuti perkembangan tentang kebijakan Indonesia menyangkut permasalahan suaka, imigrasi, migran, dan pengungsi eksternal u Mengetahui dengan baik prosedur-prosedur penyatuan kembali keluarga yang berlaku di Indonesia. CATATAN: Adalah peraturan yang berlaku di negara penerima yang menentukan apakah seorang pemohon penyatuan kembali keluarga harus mengajukan permohonannya langsung ke kedutaan besar di luar negeri atau apakah sponsornya perlu mengajukan permohonan terlebih dahulu di negara tempat tinggalnya yang baru itu atau kedua-duanya. Dalam keadaan-keadaan tertentu, yaitu jika di negara tempat tinggal mereka yang baru tidak terdapat konsulat yang dapat mengeluarkan visa, maka pemohon penyatuan kembali keluarga yang bersangkutan mungkin harus melakukan perjalanan ke negara ketiga. Contoh: Seorang warga negara Afghanistan telah menerima izin tinggal di Swedia dan ingin dipersatukan kembali dengan istri dan anak-anaknya. Tidak ada Kedutaan Besar Swedia di Afghanistan, dan ini berarti istri dan anak-anaknya tersebut harus pergi ke Pakistan (atau ke negara tetangga lainnya) untuk mengajukan permohonan penyatuan kembali keluarga u Memiliki pengetahuan tentang mandat dan kemampuan organisasi-organisasi internasional terkait yang hadir di Indonesia, misalnya UNHCR dan IOM, dan menjalin kerja sama dengan mereka

51

Kegiatan Pencarian (Tracing)

bandar udara di negara penerima, transportasi ke tempat akomodasi dan, barangkali, penyediaan akomodasi bilamana diperlukan u Jika orang yang akan dipersatukan kembali dengan keluarganya itu harus melakukan perjalanan transit melalui sebuah negara atau lebih, pastikan bahwa IOM jika yang mengatur perjalanan adalah organisasi tersebut akan menyediakan bantuan bilamana diperlukan u Jika orang yang bersangkutan tidak punya paspor yang masih berlaku sedangkan negara penerima tidak mungkin memberikan izin jalan (surat jalan), maka surat jalan dari ICRC dapat dipergunakan. Untuk informasi lebih lanjut, hubungi Koordinator RFL PMI Daerah, yang kemudian akan meminta saran dari Subdivisi RFL PMI Pusat n Setelah Penyatuan Kembali u Para anggota

keluarga harus menandatangani "Sertifikat Serah Terima Penyatuan Kembali Keluarga" (Handover Certificate Family Reunification) (lihat lampiran 4.1.9). "Sertifikat Serah Terima" tersebut harus dibuat salinannya: satu salinan untuk keluarga yang bersangkutan, satu salinan untuk dikirim kepada Perhimpunan Nasional terkait dan/atau ICRC, dan satu salinan untuk disimpan oleh Subdivisi RFL PMI Pusat u Semua Perhimpunan Nasional dan organisasi lain yang terlibat dalam proses penyatuan kembali keluarga tersebut harus diberitahu tentang telah datangnya para anggota keluarga yang bersangkutan dengan selamat u Masing-masing anggota keluarga tersebut harus dirujuk ke organisasi-organisasi yang tepat atau Perhimpunan Nasional di negara tempat tinggal mereka yang baru, supaya mereka memperoleh bantuan dalam berintegrasi dengan masyarakat setempat u Jika diperlukan, anggota-anggota keluarga yang telah dipersatukan kembali tersebut harus ditindaklanjuti, dengan perhatian khusus pada kesejahteraan anak-anak

2.6.4 Statistik Bulanan Penyatuan Kembali Keluarga Data statistik berikut ini harus diperbaharui secara reguler: u Permohonan

penyatuan kembali keluarga yang telah dibuka (yaitu jumlah calon yang menunggu penyatuan kembali keluarga) u Penutupan kasus (jumlah penyatuan kembali yang berhasil dilakukan)

53

PROSEDUR ADMINISTRATIF

3 54

Prosedur Administratif

halnya, maka PMI Cabang perlu mengirimkan laporan sementara (lihat lampiran 4.2.1) melalui faks, kepada Koordinator RFL PMI Daerah pada tanggal tenggat waktu tanggapan atau sebelumnya, dengan menjelaskan upaya-upaya yang selama itu telah dilakukan untuk memproses kasus yang bersangkutan.

CATATAN PENTING: u Adalah

tanggung jawab Koordinator RFL PMI Daerah untuk memastikan bahwa PMI Cabang memproses dan menanggapi kasus sesuai tenggat waktu u Adalah tanggung jawab Koordinator Tanggap Darurat RFL PMI Pusat untuk memastikan bahwa Koordinator RFL PMI Daerah memproses dan menanggapi kasus sesuai tenggat waktu

Prosedur Administratif

3.1

Struktur Pelayanan RFL

3.1.1 Ikhtisar Prosedur-prosedur dalam mengelola pelayanan RFL harus jelas dan konsisten. Prosedurprosedur tersebut antara lain adalah prosedur mendaftar dan memeriksa kembali permohonan, prosedur menulis catatan kasus, dan prosedur membuat laporan rutin tentang kegiatan RFL. Baik besar ataupun kecil jumlah permohonan di kantor RFL, prosedur-prosedur administrasi yang berlaku adalah sama. Konsistensi prosedur-prosedur administratif antara Subdivisi RFL PMI Pusat, PMI Daerah, dan PMI Cabang akan memastikan pertukaran informasi yang efisien di lingkungan PMI dan pelayanan RFL yang efektif bagi para penerima bantuan. 3.1.2 Permohonan yang Datang dari Luar Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri

Gambar 6: Permohonan dari luar negeri yang masuk ke PMI untuk diproses di dalam negeri

Perhimpunan Nasional yang membuka kasus RFL atau ICRC meneruskan kasus tersebut ke Subdivisi RFL PMI Pusat

Subdivisi RFL PMI Pusat menilai kasus RFL tersebut & meneruskannya ke Koordinator RFL PMI Daerah

Koordinator RFL PMI Daerah meneruskan kasus RFL tersebut ke PMI Cabang

Relawan RFL di PMI Cabang memproses kasus RFL. Hasil pencarian di kirimkan kembali dengan cara yang sama

3.1.3 Permohonan ke Luar Negeri untuk Diproses di Luar Negeri Untuk RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan dari RFL PMI ke Perhimpunan Nasional lain atau ICRC, maka prosedur berikut ini berlaku: u RCM, permohonan

pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan dibuka dan dinilai di PMI Cabang dan kemudian dikirimkan, beserta surat pengantar (lihat contoh pada lampiran 4.2.2, 4.2.3 dan 4.2.4), kepada Koordinator RFL PMI Daerah dalam waktu dua hari setelah permohonan tersebut lengkap u Koordinator RFL PMI Daerah meneruskan RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan ke Subdivisi RFL PMI Pusat dalam waktu satu minggu (untuk RCM atau permohonan pencarian) atau tiga hari (untuk permohonan informasi kesejahteraan) sejak tanggal permohonan tersebut dikirim dari PMI Cabang u Jika kasus yang bersangkutan memenuhi kriteria penerimaan, Subdivisi RFL PMI Pusat mengirimkan RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut ke Perhimpunan Nasional negara tujuan atau ICRC dalam satu minggu (untuk RCM atau permohonan pencarian) atau tiga hari (untuk permohonan informasi kesejahteraan) dan menyimpan satu salinan u Subdivisi RFL PMI Pusat menyampaikan laporan perkembangan dan tanggapan kepada Koordinator RFL PMI Daerah, yang kemudian meneruskannya ke PMI Cabang yang membuka kasus

56

Untuk RCM, permohonan pencarian, dan permohonan informasi kesejahteraan yang datang dari Perhimpunan Nasional lain atau ICRC, maka prosedur berikut ini berlaku di RFL PMI: u RCM, permohonan

pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan diterima di Subdivisi RFL PMI Pusat u Subdivisi RFL PMI Pusat menilai RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut terhadap kriteria penerimaan yang berlaku u Jika RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut tidak memenuhi kriteria penerimaan, Subdivisi RFL PMI Pusat menghubungi Perhimpunan Nasional terkait atau ICRC u Jika RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut memenuhi kriteria penerimaan, PMI Pusat meneruskan kasusnya kepada Koordinator RFL PMI Daerah terkait, yaitu dalam waktu sebagai berikut (sejak permohonan tersebut tiba di PMI Pusat): - Satu minggu untuk RCM - Satu minggu untuk permohonan pencarian - Tiga hari untuk permohonan informasi pencarian (yang harus dikirimkan melalui faks) u Koordinator RFL PMI Daerah meneruskan kasus tersebut kepada PMI Cabang terkait, yaitu dalam waktu sebagai berikut (sejak tanggal permohonan tersebut dikirim dari PMI Pusat): - Satu minggu untuk RCM - Satu minggu untuk permohonan pencarian - Tiga hari untuk permohonan informasi kesejahteraan (yang harus dikirimkan melalui faks). u PMI Cabang memproses RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut dengan tenggat waktu sebagai berikut (sejak tanggal permohonan tersebut dikirim dari PMI Daerah): - Lima belas hari untuk RCM - Satu bulan untuk permohonan pencarian - Satu minggu untuk permohonan informasi kesejahteraan u Koordinator RFL PMI Daerah perlu menerima balasan/tanggapan dari PMI Cabang tentang upaya pencarian selambat-lambatnya pada tanggal tenggat waktu tanggapan. CATATAN: Tanggal tenggat waktu tanggapan tertera pada checklist untuk masingmasing jenis kasus (lihat lampiran 4.1.2, 4.1.5 dan 4 .1.6) u Dari waktu ke waktu, upaya pencarian mungkin membutuhkan waktu lebih panjang dibandingkan dengan yang disediakan oleh tenggat waktu tanggapan. Jika demikian

55

Prosedur Administratif

untuk memproses kasus. Jika kasusnya adalah kasus intra-provinsi maka salinan dari laporan sementara tersebut juga harus dikirimkan kepada PMI Cabang pembuka kasus

CATATAN PENTING Merupakan tanggung jawab Koordinator RFL PMI Daerah untuk memastikan bahwa u PMI Cabang memproses dan merespon/menanggapi kasus sesuai tenggat waktu. Merupakan tanggung jawab Koordinator Tanggap Darurat RFL PMI Pusat untuk u memastikan bahwa Koordinator RFL PMI Daerah memproses dan menanggapi kasus sesuai tenggat waktu.

Gambar 8: Permohonan dari dalam negeri untuk diproses di dalam negeri

Relawan RFL PMI Cabang menemui pemohon dan membuka kasus. Kasus diteruskan ke Koordinator RFL PMI Daerah.

Koordinator RFL PMI Daerah meneruskan kasus kepada Koordinator RFL PMI Daerah terkait.

3.2

CATATAN: Kasus-kasus intra-provinsi dapat diteruskan langsung dari PMI Cabang ke PMI Cabang, dengan salinan untuk Koordinator RFL PMI Daerah.

Relawan RFL di PMI Cabang penerima kasus memproses kasus. Hasil pemrosesan kasus dikirimkan kembali melalui jalur yang sama.

Koordinator RFL PMI Daerah penerima kasus meneruskan kasus kepada PMI Cabang terkait.

Mendaftar Permohonan

Semua RCM, permohonan pencarian, dan permohonan informasi kesejahteraan, baik yang dari dalam negeri ke luar negeri maupun yang dari luar negeri ke dalam negeri, harus didaftar. Tujuan pendaftaran adalah sebagai berikut: u Agar berkas/file

untuk setiap kasus dapat diidentifikasi dengan mudah. Catatan: Berkas setiap kasus disimpan di kantor PMI Cabang dan di kantor PMI Daerah, yaitu dalam filing cabinet RFL dalam keadaan terkunci setiap saat bilamana sedang tidak diproses u Agar data-data berikut ini dapat dicatat: nomor kasus, jenis kasus, tahap perkembangan dalam pemrosesan kasus, dan hasil pencarian. Catatan: Hal ini dimaksudkan untuk memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada pemohon dan untuk memungkinkan dilakukannya analisis mengenai kegiatan RFL di PMI Pusat, PMI Daerah, dan PMI Cabang

3.2.1 Permohonan dari Luar Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri Ketika sebuah RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan diterima dari luar negeri oleh Subdivisi RFL PMI Pusat, maka: u Subdivisi

RFL PMI Pusat mendaftar RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut

58

Prosedur Administratif

Gambar 7: Permohonan ke luar negeri untuk diproses di luar negeri

Relawan RFL PMI Cabang menemui pemohon dan membuka kasus. Kasus dikirimkan kepada Koordinator RFL PMI Daerah.

Koordinator RFL PMI Daerah menilai kasus dan meneruskannya ke Subdivisi RFL PMI Pusat.

Subdivisi RFL PMI Pusat menerima kasus dan meneruskannya ke Perhimpunan Nasional negara tujuan atau ICRC.

Perhimpunan Nasional negara tujuan atau ICRC memastikan dilaksanakannya pencarian. Hasil pencarian dikirimkan kembali melalui cara yang sama.

3.1.4 Permohonan dari Dalam Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri Untuk RCM, permohonan pencarian, dan permohonan informasi kesejahteraan yang nasional (si pemohon/pengirim maupun orang yang dicari/si penerima tinggal di Indonesia), maka prosedur berikut ini berlaku: u RCM, permohonan

pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan dibuka dan diproses di PMI Cabang dan kemudian dikirimkan, beserta surat pengantar (lihat contoh surat pengantar pada lampiran 4.2.2, 4.2.3 dan 4.2.4), dalam waktu dua hari setelah permohonan tersebut lengkap u Jika tempat tujuan untuk RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut berada di provinsi yang sama maka kasusnya diteruskan langsung ke PMI Cabang tujuan, disertai dengan surat pengantar (lihat contoh surat pengantar pada lampiran 4.2.2, 4.2.3 dan 4.2.4). Salinan dari kasus dan surat pengantar tersebut dikirimkan kepada Koordinator RFL PMI Daerah u Jika tempat tujuan RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut berada di provinsi lain maka kasusnya diteruskan kepada Koordinator RFL PMI Daerah, disertai surat pengantar (lihat contoh surat pengantar pada lampiran 4.2.2, 4.2.3 dan 4.2.4). Koordinator RFL PMI Daerah kemudian meneruskan kasus tersebut kepada Koordinator RFL PMI Daerah terkait dalam waktu satu minggu (untuk RCM dan permohonan pencarian) atau tiga hari (untuk permohonan informasi kesejahteraan). Koordinator RFL PMI Daerah penerima meneruskan kasus tersebut kepada PMI Cabang tujuan dalam waktu satu minggu (untuk RCM dan permohonan pencarian) atau tiga hari (untuk permohonan informasi kesejahteraan) u PMI Cabang tujuan/penerima memproses kasus tersebut dengan tenggat waktu sebagai berikut: - Lima belas hari untuk RCM - Satu bulan untuk permohonan pencarian - Satu minggu untuk permohonan informasi kesejahteraan PMI Cabang pembuka kasus (untuk kasus-kasus intra-provinsi) atau Koordinator RFL PMI Daerah (untuk kasus-kasus antar-provinsi perlu menerima balasan/tanggapan dari PMI Cabang penerima kasus tentang hasil pencarian selambat-lambatnya pada tanggal tenggat waktu tanggapan. CATATAN: Tanggal tenggat waktu tanggapan tertera di masingmasing checklist terkait (lihat contoh checklist pada lampiran 4.1.2, 4.1.5 dan 4.1.6). Untuk kasus-kasus intra-provinsi salinan dari balasan dan checklist harus dikirim kepada Koordinator RFL PMI Daerah. u Dari waktu ke waktu, pencarian mungkin memerlukan waktu lebih panjang daripada yang disediakan oleh tenggat waktu tanggapan. Jika demikian halnya, maka PMI Cabang penerima kasus perlu mengirimkan laporan sementara (lihat lampiran 4.2.1), melalui faks, kepada Koordinator RFL PMI Daerah pada tanggal tenggat waktu tanggapan atau sebelumnya, disertai penjelasan mengenai usaha-usaha yang selama ini telah dilakukan

57

Prosedur Administratif

Prosedur Administratif

Masing-masing halaman di buku registrasi permohonan pencarian dan permohonan informasi kesejahteraan tersebut terdiri dari 9 (sembilan) kolom (lihat lampiran 4.3.1), yaitu sebagai berikut:

Subdivisi RFL PMI Pusat meneruskan kasusnya kepada Koordinator RFL PMI Daerah terkait, u

Kolom 1: Nomor Kasus Nomor kasus RFL PMI untuk permohonan pencarian dan permohonan informasi kesejahteraan merupakan gabungan dari sebuah kode dan sebuah nomor. PMI Pusat, setiap PMI Daerah, dan setiap PMI Cabang menggunakan kode sendiri-sendiri (misalnya, untuk permohonan pencarian dan permohonan informasi kesejahteraan, kode yang digunakan oleh PMI Pusat ialah IND/LT dan kode yang digunakan oleh PMI Daerah Bali ialah BL). Pemberian nomor harus urut, dimulai dari 001 (contoh: 001, 002, 003, 004, dan seterusnya). Sebagai contoh: sebuah permohonan pencarian atau permohonan informasi kesejahteraan yang dibuka di PMI Pusat bisa didaftar sebagai IND/LT 023; sebuah permohonan semacam itu yang dibuka di PMI Daerah Bali bisa didaftar sebagai BL 003; dan sebuah permohonan semacam itu yang dibuka di PMI Cabang Tabanan bisa didaftar sebagai TBN 001. Ketika sebuah kasus dibuka menyangkut sebuah permohonan pencarian atau permohonan informasi kesejahteraan, nomor kasusnya harus disebutkan di kartu indeks (index card), setiap surat, dan setiap dokumen lain yang berkaitan dengan kasus tersebut (lihat Bagian 3.3 'Membuka Kasus'). Keuntungan-keuntungan dari menggunakan sistem penomoran kasus tersebut adalah sebagai berikut: u Berkas-berkas kasus dapat disimpan secara urut u Berkas-berkas kasus dapat dicari dengan mudah u Semua data yang terkait dengan kasus tertentu dapat disimpan dalam satu berkas

yang kemudian harus mendaftar RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut dengan menggunakan nomor kasus mereka sendiri Koordinator RFL PMI Daerah meneruskan kasus tersebut ke PMI Cabang terkait, yang u kemudian juga harus mendaftar RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut dengan nomor kasus mereka sendiri

3.2.2 Permohonan ke Luar Negeri untuk Diproses di Luar Negeri Ketika sebuah permohonan ke luar negeri untuk diproses di luar negeri dibuka oleh PMI Cabang, maka: PMI Cabang u

mendaftar RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut dengan nomor kasus mereka sendiri PMI Cabang mengirimkan kasus tersebut kepada Koordinator RFL PMI Daerah, yang u kemudian harus mendaftarnya dengan menggunakan nomor kasus mereka sendiri Koordinator RFL PMI Daerah meneruskan RCM, permohonan pencarian, atau permohonan u informasi kesejahteraan tersebut kepada Subdivisi RFL PMI Pusat, yang kemudian mendaftarnya dengan menggunakan nomor kasus mereka sendiri dan meneruskannya kepada Perhimpunan Nasional negara terkait atau kepada ICRC

3.2.3 Permohonan dari dalam negeri untuk diproses di dalam negeri Ketika sebuah RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan dibuka di sebuah PMI Cabang sedangkan tempat tujuan permohonan tersebut juga berada di Indonesia, maka: PMI Cabang u

Catatan: Semua berkas kasus harus disimpan di filing cabinet RFL dalam keadaan terkunci setiap saat bilamana tidak sedang diproses, demi menjaga kerahasiaan.

Kolom 2: Tanggal Diterima Yaitu tanggal permohonan yang bersangkutan diterima di PMI Pusat, PMI Daerah, atau PMI Cabang. Kolom 3: Nama Orang Yang Dicari Yaitu nama lengkap orang yang dicari sebagaimana dikenal/digunakan setempat di negara asal Kolom 4: Nama Pemohon Yaitu nama lengkap si pemohon sebagaimana dikenal/digunakan setempat di negara asal

pembuka kasus mendaftar RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut dengan menggunakan nomor kasus mereka sendiri Jika kasusnya adalah kasus inter-provinsi kasus tersebut dikirimkan langsung kepada PMI u Cabang terkait, dan salinannya dikirimkan kepada Koordinator RFL PMI Daerah. PMI Cabang penerima kasus kemudian mendaftar RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut dengan meggunakan nomor kasus mereka sendiri. Namun, jika kasusnya adalah kasus antar-provinsi PMI Cabang pembuka kasus meneruskan kasus tersebut kepada Koordinator RFL PMI Daerah, yang kemudian mendaftar RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut dengan menggunakan nomor kasus mereka sendiri untuk kemudian meneruskannya kepada Koordinator RFL PMI Daerah terkait. Koordinator RFL PMI Daerah penerima kemudian mendaftar RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan tersebut dengan menggunakan nomor kasus mereka sendiri dan meneruskannya kepada PMI Cabang tujuan PMI Cabang tujuan mendaftar RCM, permohonan pencarian atau permohonan u informasi kesejahteraan dengan nomor kasus mereka sendiri

Kolom 5: Jenis Permohonan Yaitu jenis permohonan yang bersangkutan, misalnya: permohonan pencarian, permohonan informasi kesejahteraan, permohonan kesaksian, permohonan adopsi, dan lain sebagainya

3.2.4

Kolom 6: Tempat Asal Kasus Yaitu tempat di mana kasus yang bersangkutan dibuka. Misalnya, sebuah permohonan dibuka oleh Palang Merah Belanda (the Netherlands Red Cross), maka tempat asal kasus tersebut adalah Belanda. Bilamana sebuah kasus dibuka oleh sebuah PMI Cabang, maka tempat asal kasus ialah Cabang tersebut.

Semua permohonan pencarian dan permohonan informasi kesejahteraan perlu dicatat dalam sebuah buku registrasi pencarian (tracing registration book). Fungsi utama buku ini ialah untuk mendaftar semua kasus dengan memakai nomor urut. Sebuah nomor urut tunggal diberikan kepada setiap kasus yang didaftar, dan nomor urut ini dipakai dalam semua surat menyurat tentang kasus yang bersangkutan untuk memudahkan identifikasi.

60

Buku Registrasi Permohonan Pencarian dan Permohonan Informasi Kesejahteraan

59

Prosedur Administratif

Kolom 3: Nama orang yang dituju (nama penerima RCM) Yaitu nama lengkap si penerima sebagaimana digunakan setempat di negara asalnya. Kolom 4: Nama pengirim Yaitu nama lengkap si pengirim sebagaimana digunakan setempat di negara asalnya. Kolom 5: RCM diterima dari Yaitu tempat di mana RCM yang bersangkutan dikumpulkan. Misalnya, sebuah RCM diterima dari Palang Merah Belanda (the Netherlands Red Cross); ini berarti bahwa 'Tempat Asal Kasus' ialah Belanda. Jika RCM yang diterima merupakan RCM yang dikumpulkan oleh ICRC Kabul, Afghanistan, maka 'Tempat Asal Kasus' ialah ICRC Kabul. PMI Cabang bisa juga menjadi 'Tempat Asal Kasus', maka nama Cabang tersebut harus disebutkan dalam buku registrasi. Kolom 6: Tempat Tujuan RCM Yaitu tempat di mana RCM tersebut harus dikirimkan untuk diserahkan kepada si penerima. Misalnya, sebuah RCM dialamatkan ke Ambon, Indonesia; maka, tempat tujuan RCM tersebut ialah PMI Cabang Namlea. Jika sebuah RCM dialamatkan ke Arab Saudi melalui Perhimpunan Nasional negara tersebut, maka tempat tujuan RCM ini ialah 'Bulan Sabit Merah Arab Saudi' (the Saudi Arabian Red Crescent). Kolom 7 dan 8: Tanggal Penyerahan RCM dan Tanggal BTS RCM Tanggal Penyerahan RCM perlu disebutkan dalam kolom ini untuk menunjukkan tanggal berapa RCM tersebut diserahkan kepada si penerima. Jika si penerima tidak berhasil ditemukan keberadaannya, maka RCM tersebut harus dikembalikan setelah diberi tanda "BTS" (Back To Sender atau kembali kepada pengirim). Tanggal pengiriman kembali RCM "BTS" harus disebutkan pada kolom ini. Kolom 9: Tanggal Balasan Yaitu tanggal si penerima RCM menulis balasan dengan RCM lain. Catatan: Balasan untuk sebuah RCM tidak selalu dibuat dengan RCM. Balasan dibuat dengan RCM hanya jika sarana komunikasi lain tidak tersedia.

3.3

Membuka Kasus

Setelah dicatat di buku registrasi, setiap permohonan pencarian (termasuk permohonan pencarian terkait bencana dan permohonan informasi kesejahteraan) harus mempunyai berkas/file individual (sendiri-sendiri). Untuk RCM, tidak perlu dibuka file individual seperti itu. Jika PMI Cabang menginginkan adanya file tersendiri untuk RCM, mereka dapat menyimpan RCM-RCM sesuai nomor urut di dalam sebuah laci arsip/filing drawer tersendiri. Ada beberapa prosedur untuk membuka kasus: u Kartu indeks (lihat lampiran 4.1.10) u Membuat berkas/file individual u Melampirkan Lembar Ringkasan Kasus (Case Summary Sheet) (lihat lampiran 4.1.11) u Melampirkan Lembaran Catatan Kasus (Case Note Sheets) (lihat lampiran 4.1.12).

3.3.1 Prosedur Kartu Indeks

Prosedur Administratif

Kolom 7: Tempat Tujuan Kasus Yaitu tempat di mana kasus tersebut harus dikirimkan untuk ditanggapi. Misalnya, alamat terakhir yang diketahui tentang orang yang dicari adalah di Kanada, maka kasusnya akan diteruskan ke Palang Merah Kanada (the Canadian Red Cross). Dengan demikian, tempat tujuan kasus tersebut adalah Kanada. Akan tetapi, jika kasusnya berasal dari luar negeri untuk ditanggapi di Indonesia, maka tempat tujuan kasus adalah PMI Cabang di mana kasus tersebut akan dikirimkan untuk ditanggapi, misalnya PMI Cabang Bantul. Kolom 8: Status Kasus Yaitu status kasus yang bersangkutan pada saat ini, misalnya: masih terbuka, masih dalam pemrosesan (catatan: pemohon terus diberitahu tentang status perkembangan pemrosesan kasusnya) untuk diteruskan ke PMI Cabang ... /Perhimpunan Nasional negara ....atau sudah ditutup Kolom 9: Hasil Kasus Bilamana kasus telah diselesaikan dan ditutup, maka kolom ini harus dicap dengan tulisan "Kasus Ditutup." Tanggal penutupan kasus dan inisial relawan atau staf RFL juga harus dituliskan pula pada kolom ini. Selain itu, hasil kasusnya juga harus disebutkan seperti berikut:

u “Ditutup

positif" - bilamana kontak antara si pemohon dan orang yang dicari berhasil dipulihkan u ”Ditutup negatif" - bilamana kontak antara si pemohon dan orang yang dicari tidak berhasil dipulihkan, yaitu bilamana orang yang dicari tidak berhasil ditemukan keberadaannya u ”Cancel” - permohonan ditarik kembali u ”Administrasi” - administrasi kasus tidak lengkap Catatan: penutupan kasus tidak berarti bahwa berkas kasus tersebut akan dimusnahkan. Berkas dan kartu untuk kasus tersebut akan tetap berada di indeks dan dapat dihidupkan kembali setiap saat, misalnya bilamana diperoleh informasi tambahan. Penutupan kasus hanya berarti bahwa kegiatan aktif menyangkut permohonan yang bersangkutan dihentikan.

3.2.5 Buku Registrasi RCM Setiap RCM yang diterima atau dikumpulkan di Subdivisi RFL PMI Pusat, di PMI Daerah, dan di PMI Cabang harus didaftar dalam Buku Registrasi RCM (RCM Registration Book). Setiap halaman pada Buku Registrasi RCM terdiri dari sembilan (9) kolom (lihat lampiran 4.3.2), yaitu sebagai berikut: Kolom 1: Nomor RCM Berbeda dengan nomor pada permohonan pencarian atau permohonan informasi kesejahteraan, nomor pada RCM hanya dipakai sebagai sarana untuk menghitung jumlah RCM yang dipertukarkan, bukan sebagai nomor acuan untuk kasus. Sistem penomoran RCM dimulai dari 001 pada setiap awal tahun. Kolom 2: Tanggal Diterima Yaitu tanggal diterimanya RCM yang bersangkutan di kantor RFL.

Kartu indeks merupakan alat yang berguna untuk menyimpan catatan mengenai setiap berkas/file pencarian yang pernah dibuka di Subdivisi RFL PMI Pusat, di PMI Daerah, atau di

62

61

Prosedur Administratif

u Anggota keluarga yang mendampingi u Alamat terakhir yang diketahui u Tanggal berita terakhir u Pemohon u Hubungan dengan orang yang dicari u Tanggal permohonan

n Kartu biru untuk si pemohon u Nomor kasus u Tanggal balasan/tenggat waktu tanggapan u Nama u Tanggal dan Tempat kelahiran u Jenis kelamin u Alamat u Nomor telepon u E-mail u Nama orangtua u Orang yang dicari u Tanggal permohonan

n Kartu hijau untuk Nama alias/nama julukan Setiap variasi nama dari orang yang dicari harus dicatat di kartu nama alias/nama julukan tersendiri supaya pengecekan silang terhadap nama-nama yang ada di permohonan baru dapat dilakukan secara efisien.

l Referensi silang untuk kasus-kasus yang berhubungan Jika dua kasus atau lebih terkait satu sama lain, maka hubungan antara kasus-kasus ini harus dicatat di kartu indeks dan di berkas/file kasus. Misalnya, jika Indra mempunyai dua kasus (TBN 001 dan TBN 024) di PMI Cabang Tabanan (karena si pemohon tersebut mencari dua orang yang berbeda), maka kartu indeks dan berkas untuk masing-masing kasus harus dilengkapi dengan referensi/acuan untuk kasus yang satunya lagi (misalnya dengan membubuhkan "Lihat kasus no. xxx"). Referensi silang semacam itu harus dibubuhkan karena kedua kasus tersebut saling terkait, yaitu si pemohon di kedua kasus tersebut sama.

Prosedur Administratif

PMI Cabang. Kartu indeks itu tidak mencatat kegiatan-kegiatan yang terkait dengan kasus tetapi mencatat data-data tertentu tentang kasus permohonan pencarian atau permohonan informasi kesejahteraan untuk tujuan referensi. Satu kartu indeks dibuat untuk setiap orang yang terkait dengan RFL. PMI menggunakan tiga jenis kartu dalam sistem indeks kartunya (lihat lampiran 4.1.10): u Kartu putih untuk orang yang dicari u Kartu biru untuk pemohon u Kartu hijau untuk nama alias/nama julukan

CATATAN: Kartu indeks berisi informasi pribadi yang rahasia sehingga perlu disimpan dalam filing cabinet dalam keadaan terkunci ketika kartu tersebut sedang tidak dipergunakan.

l Memeriksa apakah kasusnya pernah dibuka Sebelum membuka sebuah kasus baru, relawan dan staf RFL harus selalu memeriksa kartu indeks untuk mengetahui apakah sudah ada berkas/file-nya untuk permohonan yang baru tersebut. Semua nama (nama orang yang dicari, nama pemohon, dan nama-nama alias mereka) yang disebutkan di formulir permohonan pencarian atau permohonan informasi kesejahteraan yang baru harus diperiksa terlebih dahulu di kartu indeks untuk memastikan bahwa kasusnya belum pernah dibuka. Semua kemungkinan ejaan dan kombinasi nama perlu dicek di kartu indeks. Misalnya, jika nama orang yang dicari terdiri dari dua bagian nama atau lebih, setiap bagian nama harus dicek sendiri-sendiri. Hasil dan tanggal pengecekan harus disebutkan di sudut kiri atas formulir permohonan pencarian atau permohonan informasi kesejahteraan yang baru tersebut. Ini dimaksudkan sebagai bukti bahwa kartu indeks telah diperiksa sebelum kasus tersebut dibuka.

l Jika kasusnya pernah dibuka Jika sebuah berkas/file pernah dibuka, berkas/file ini harus diambil dan dicocokkan dengan permohonan yang baru tersebut. Jika kasusnya masih terbuka (belum ditutup), kasus tersebut harus dilanjutkan. Jika kasusnya sudah ditutup, kasus tersebut harus dibuka kembali dengan menggunakan nomor kasus yang sama.

l Menyimpan kartu indeks l Membuat kartu baru Kartu-kartu indeks harus disimpan dengan cara disusun sesuai urutan abjad, berdasarkan nama keluarga.

l Memindahkan kartu-kartu dari kartu indeks Memindahkan kartu dari kartu indeks merupakan hal yang perlu dihindari. Namun, jika hal tersebut perlu dilakukan, maka kartu yang dipindahkan tersebut perlu diganti dengan sebuah kartu penanda (dengan warna yang lain daripada warna kartu yang dipindahkan) sampai kartu yang dipindahkan tersebut dikembalikan ke dalam indeks. Ini sangat berguna bilamana kartu yang ada di dalam indeks berjumlah banyak. 3.3.2 Membuat Berkas/File Individual Membuat berkas/file individual untuk setiap permohonan pencarian, setiap permohonan

64

Jika pengecekan terhadap kartu indeks menunjukkan bahwa belum pernah dibuka kasus untuk permohonan yang baru tersebut di Subdivisi RFL PMI Pusat, di PMI Daerah, ataupun di PMI Cabang, maka perlu dibuat kartu indeks baru.

n Kartu putih untuk orang yang dicari u Nomor kasus u Tanggal balasan/tenggat waktu tanggapan u Nama u Tanggal dan Tempat kelahiran u Jenis kelamin u Nama orangtua u Status perkawinan

63

Prosedur Administratif

3.3.5 Catatan Kasus (Case Notes) Catatan kasus (lihat lampiran 4.1.12) adalah satu cara penting untuk mencatat informasi tentang tindak lanjut yang berhubungan dengan kasus individual. Formulir catatan kasus terdiri dari empat kolom: u Tanggal u Petugas u Catatan/Kegiatan u Tanggal Peninjauan Ulang

Catatan kasus adalah informasi tercatat tentang setiap kegiatan yang dilakukan atau tentang poin-poin penting yang berhubungan dengan suatu kasus. Catatan kasus mencakup antara lain sebagai berikut: u Pembicaraan telepon u Surat-surat atau faks u Kunjungan penerima

bantuan ke kantor PMI cabang atau kunjungan PMI Cabang ke rumah penerima bantuan u Upaya-upaya pencarian yang dilakukan untuk menemukan keberadaan orang yang dicari u Semua hal sensitif yang berhubungan dengan kasus tersebut, misalnya: si pemohon selalu kesal dan emosional setiap kali membicarakan kasusnya itu

Prosedur Administratif

informasi kesejahteraan, setiap anak tanpa pendamping yang telah terdaftar, setiap anak terpisah yang telah terdaftar, dan setiap "orang rentan" lain merupakan hal yang perlu dilakukan untuk memastikan bahwa semua dokumen yang terkait (misalnya formulir permohonan pencarian atau permohonan informasi kesejahteraan, formulir pendaftaran anak tanpa pendamping atau anak terpisah, catatan kasus/case note, dan ringkasan kasus/case summary) untuk kasus yang bersangkutan tersimpan menjadi satu. Hal tersebut memungkinkan dibuatnya laporan yang lengkap dan akurat tentang perkembangan dan status pemrosesan masing-masing kasus. Untuk membuat berkas/file individual: u Gunakan folder gantung (untuk dipasang di dalam filing cabinet) u Tuliskan nomor kasus dengan jelas pada sisi folder agar dapat dengan

mudah terlihat ketika folder tersebut ditempatkan di dalam filing cabinet u Tuliskan nama orang yang dicari dan nama pemohon dengan jelas di bagian depan folder u Lembar Ringkasan Kasus (Case Summary Sheet) harus dilengkapi dan dilampirkan di sampul depan bagian dalam u Setiap catatan kasus harus dicatat di formulir Catatan Kasus (Case Notes) dan dimasukkan ke dalam folder u Semua dokumen (misal surat menyurat, foto-foto, catatan kasus) harus disusun secara kronologis, di mana dokumen terbaru berada paling depan

3.3.3 Menyimpan Berkas/File Catatan kasus yang jelas dan akurat adalah sangat penting bagi setiap kasus, yaitu: u Untuk

memastikan bahwa kegiatan relawan dan staf RFL yang berhubungan dengan kasus tersebut dicatat sehingga mereka dapat memberikan pertanggungjawaban atas semua tindakan yang berhubungan dengan kasus tersebut u Untuk memastikan bahwa informasi tentang perkembangan dan status kasus tersebut dapat dengan mudah diakses dan diperoleh oleh semua relawan dan staf RFL u Untuk memastikan bahwa semua relawan dan staf RFL mengetahui semua hal sensitif atau hal khusus yang ada di dalam kasus tersebut u Untuk memberikan pemahaman yang jelas dan menyeluruh tentang kasus tersebut dan tentang tindakan-tindakan yang diambil serta informasi-informasi yang diperoleh untuk meningkatkan peluang keberhasilan kasus tersebut Ketika menulis catatan kasus, penilaian pribadi tidak boleh dibuat tentang kasus ataupun tentang orang-orang yang terlibat. Si penulis catatan kasus perlu menuliskan catatan tersebut sebagai "pihak ketiga," yaitu dengan tidak menggunakan kata "saya" melainkan dengan menggunakan namanya. Contoh: jangan menuliskan "Saya mengunjungi rumah orang yang dicari," tetapi tuliskan "(Nama Anda) mengunjungi orang yang dicari." Ini untuk memastikan agar semua hal dicatat secara obyektif tanpa melibatkan penilaian pribadi. Catatan kasus harus merupakan sebuah penilaian atau pengamatan yang obyektif, bukan sebuah cerita pribadi tentang sebuah situasi.

66

Berkas/file RFL harus disimpan di dalam filing cabinet dalam keadaan terkunci di sebuah tempat yang mudah diakses oleh relawan dan staf RFL. Berkas-berkas/file-file RFL harus: u Disimpan secara urut sesuai nomor kasus

3.3.4 Lembar Ringkasan Kasus (Case Summary Sheet ) Lembar ringkasan kasus (lihat lampiran 4.1.11) berisi informasi ringkas mengenai sebuah kasus. Lembar tersebut digunakan sebagai acuan yang cepat untuk memperoleh informasi tentang penerima bantuan, jenis dan status kasus (terbuka atau tertutup), dan data kontak. Supaya bermanfaat bagi semua relawan dan staf RFL, lembar ringkasan kasus harus diperbaharui secara reguler. Informasi berikut ini dicatat di lembar ringkasan kasus: u Nomor kasus u Tanggal balasan/tanggapan u Tanggal berkas/file tersebut dibuka u Data orang yang dicari: nama, tempat dan tanggal kelahiran, alamat, kebangsaan, jenis kelamin u Hubungan antara orang yang dicari dan pemohon u Data kontak pemohon: nama, tempat dan tanggal kelahiran, jenis kelamin, alamat, nomor telepon, e-mail u Setiap orang lain yang dapat dihubungi dan data kontaknya u Detil kasus: jenis kasus, kasusnya dari luar negeri atau ke luar negeri, nama PMI Daerah, nama PMI Cabang, atau nama negara tujuan (untuk kasus ke luar negeri), kapan (tanggal berapa) laporan sementara dikirimkan u Detil penutupan kasus: tanggal penutupan kasus, alasan penutupan kasus

65

Prosedur Administratif

u Perlu disediakan

satu tempat surat masuk (Incoming mail tray) untuk mengumpulkan semua surat masuk sehari-hari u Masing-masing surat yang diterima harus distempel dengan tanggal penerimaan dan disortir menurut topik (misalnya: RCM, permohonan pencarian, permohonan informasi kesejahteraan, kasus baru, kasus yang sudah ada) u Jika suratnya berhubungan dengan sebuah kasus yang sudah ada, berkas/file kasus tersebut harus diambil, suratnya dilampirkan ke berkas/file tersebut, dan tindak lanjut seperti apa yang akan diambil harus ditentukan u Jika suratnya berhubungan dengan sebuah permohonan baru, surat ini harus dipisahkan untuk dinilai berdasarkan kriteria penerimaan u Jika suratnya berhubungan dengan lebih dari satu kasus, buat salinannya dan lampirkan satu salinan pada masing-masing berkas/file yang relevan

CATATAN PENTING: Jika si pemohon mengirimkan dokumen asli atau foto, buat fotokopi dokumen tersebut untuk dimasukkan ke dalam berkas/file terkait. Kirimkan dokumen yang asli kepada orang yang dicari atau kembalikan kepada si pemohon.

Prosedur Administratif

Contoh: Tanggal

Petugas

12/07/2003

Anthony

19/07/2003

Anthony

3.4

Catatan/Kegiatan

Tanggal Pemeriksaan

Mengunjungi alamat terakhir yang diketahui untuk orang yang dicari. Penghuni mengatakan bahwa orang yang dicari sudah pindah ke Jakarta tapi saudara perempuannya tinggal di desa sebelah dan tahu lebih banyak. Mengunjungi saudara perempuan orang yang dicari dan menjelaskan pelayanan RFL. Dia akan menghubungi saudaranya itu minggu depan dan memintanya untuk menghubungi PMI Cabang terdekat mengenai permohonan Pencarian atas dirinya itu.

Formulir Standar

Penggunaan formulir-formulir standar akan membantu membuat prosedur-prosedur administratif menjadi lebih konsisten. Dengan penggunaan formulir-formulir standar, semua permohonan akan dapat dievaluasi dan ditangani secara sistematik. Formulir-formulir standar untuk RFL PMI adalah sebagai berikut:

3.5.2 Surat keluar Surat keluar adalah surat yang keluar dari kantor RFL. Pemrosesan surat keluar adalah sebagai berikut: u Setiap

RCM, permohonan pencarian, atau permohonan informasi kesejahteraan perlu dilampiri dengan sebuah surat pengantar (lihat contoh surat pengantar pada lampiran 4.2.2, 4 .2.3 dan 4.2.4) u Jika suratnya berhubungan dengan suatu kasus, buat fotokopinya dan simpan berkas/file kasus tersebut

3.6

Peninjauan Ulang Kasus (Case Review)

Setiap kasus yang telah dibuka harus ditinjau ulang atau dievaluasi secara reguler dan berkelanjutan. Setiap kasus harus dilengkapi dengan tanggal peninjauan ulang berikutnya, untuk memastikan agar kasus tersebut ditindaklanjuti sesuai tenggat waktu. Penggunaan sistem peninjauan ulang kasus akan memastikan bahwa kasus tidak akan dilupakan atau dilewatkan. Koordinator RFL PMI Daerah harus meninjau kembali atau mengevaluasi: u RCM - tiga minggu setelah tanggal kasus tersebut dikirimkan ke PMI Cabang u Permohonan pencarian - lima minggu setelah tanggal kasus tersebut dikirimkan ke PMI

Cabang u Permohonan

informasi kesejahteraan - dua minggu setelah tanggal kasus tersebut dikirimkan ke PMI Cabang.

Subdivisi RFL PMI Pusat meninjau ulang RCM dan permohonan pencarian dua bulan setelah kasus tersebut dikirimkan ke PMI Daerah atau ke luar negeri. Permohonan informasi kesejahteraan ditinjau ulang satu bulan setelah permohonan tersebut dikirimkan ke PMI Daerah atau ke luar negeri.

68

u Formulir RCM (Berita Palang Merah) - lampiran 4.1.1 u Konfirmasi Penyerahan RCM (RCM Delivery Confirmation) - lampiran 4.1.2 u Formulir "Kembali ke Pengirim" (Back to Sender) – lampiran 4.1.3 u Formulir Permohonan Pencarian (Tracing Request) – lampiran 4.1.4 u Checklist Pencarian (Tracing Checklist) – lampiran 4.1.5 u Checklist Informasi Kesejahteraan (Welfare Checklist) – lampiran 4.1.6 u Formulir Pendaftaran Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah (Registration

form for Unaccompanied and Separated Children) – lampiran 4.1.7 u Checklist Pendaftaran Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah (Checklist for registration of Unaccompanied and Separated Children) – lampiran 4.1.8 u Sertifikat Serah Terima Penyatuan Kembali Keluarga (Handover Certificate Family Reunification) – lampiran 4.1.9 u Kartu indeks (Index cards) – lampiran 4.1.10 u Lembaran Ringkasan Kasus (Case Summary sheet) – lampiran 4.1.11 u Catatan kasus (Case notes) – lampiran 4.1.12 u Slip Peninjauan Ulang (Review Slip) – lampiran 4.1.13 u Statistik Bulanan/Triwulanan (Monthly/Quarterly statistics) – lampiran 4.1.14

3.5 Memproses surat menyurat Memproses surat menyurat (baik surat masuk maupun surat keluar) secara akurat dan tepat waktu merupakan hal yang sangat penting untuk memastikan bahwa setiap informasi mengenai sebuah permohonan pencarian, permohonan informasi kesejahteraan, atau RCM tertangani dengan baik.

3.5.1 Surat masuk Surat masuk ialah surat yang masuk ke kantor RFL. Pemrosesan surat masuk adalah sebagai berikut:

67

Prosedur Administratif

Jika PMI Cabang memerlukan waktu lebih lama untuk memproses kasus, PMI Cabang tersebut perlu mengirimkan laporan sementara melalui faks kepada Koordinator RFL PMI Daerah pada tanggal tenggat waktu tanggapan atau sebelumnya, dengan menjelaskan upaya-upaya yang selama itu telah dilakukan untuk menemukan orang yang dicari.

3.6.1 Sistem Peninjauan Ulang Untuk menciptakan sistem peninjauan ulang, relawan dan staf RFL harus: u Memastikan

adanya tanggal peninjauan ulang berikutnya yang semestinya untuk setiap kasus setelah kasus tersebut ditangani u Menuliskan tanggal peninjauan ulang kasus dalam kolom 'Tanggal Peninjauan Ulang' pada Lembar Catatan Kasus (lihat lampiran 4.1.12) u Lengkapi slip peninjauan ulang (lihat lampiran 4.1.13) dengan detil kasus dan tanggal peninjauan ulang u Simpan slip peninjauan ulang dalam kotak peninjauan ulang (review box) u Periksa kotak peninjauan ulang setiap bulan untuk kasus-kasus yang perlu ditinjau ulang

3.6.2 Slip Peninjauan Ulang Slip peninjauan ulang (lihat lampiran 4.1.13) perlu mencatat: u Nomor referensi kasus u Nama kasus u Tanggal tenggat waktu tanggapan u Tanggal peninjauan ulang u Kegiatan peninjauan ulang

3.6.3 Kotak Peninjauan Ulang Kotak peninjauan ulang adalah sebuah kotak indeks-kartu yang berisi slip-slip peninjauan ulang (lihat lampiran 4.1.13) yang disusun menurut bulan peninjauan ulang. Kotak peninjauan ulang harus punya satu bagian untuk masing-masing bulan. Sebagai contoh, jika tanggal di slip peninjauan ulang adalah 12/01/2007, maka slip ini harus disimpan di bawah bulan 'Januari'. Pada setiap awal bulan, kotak peninjauan ulang harus diperiksa untuk melihat slip-slip peninjauan ulang yang jatuh pada bulan tersebut. Berkas untuk kasus-kasus yang harus ditinjau ulang pada bulan tersebut harus diambil, dievaluasi, dan ditangani sebagaimana diperlukan. CATATAN: Kartu-kartu peninjauan ulang berisi informasi pribadi yang bersifat rahasia. Dengan demikian, kartu-kartu ini perlu disimpan dalam filing cabinet dalam keadaan terkunci ketika sedang tidak digunakan.

3.6.4 Pedoman Peninjauan Ulang Pedoman peninjauan ulang untuk kasus-kasus dari luar negeri dan kasus-kasus ke luar negeri sebagaimana telah ditetapkan oleh PMI Pusat harus diikuti. Pedoman tersebut adalah sebagai berikut:

70

Prosedur Administratif

CATATAN PENTING: Tenggat waktu tanggapan adalah sebagai berikut: l RCM:

u Subdivisi RFL PMI Pusat harus memproses RCM dalam waktu satu minggu u Koordinator RFL PMI Daerah harus memproses RCM dalam waktu satu minggu sejak RCM tersebut dikirim dari PMI Pusat u PMI Cabang punya waktu lima belas hari untuk menyerahkan RCM (kepada si penerima) dan mengirimkan kembali formulir Konfirmasi Penyerahan RCM kepada Koordinator RFL PMI Daerah, yaitu sejak tanggal RCM tersebut dikirim dari PMI Daerah u PMI Cabang harus mengembalikan "RCM BTS," beserta formulir Konfirmasi Penyerahan RCM-nya, kepada Koordinator RFL PMI Daerah dalam waktu lima belas hari sejak tanggal RCM tersebut dikirim dari PMI Daerah u Koordinator RFL PMI Daerah akan menyerahkan RCM BTS tersebut kepada si pengirim dalam waktu satu minggu l Permohonan Pencarian:

u PMI Cabang harus menyelesaikan pengisian formulir permohonan pencarian dalam waktu dua hari dan mengirimkannya kepada Koordinator RFL PMI Daerah u Koordinator RFL PMI Daerah harus meneruskannya dalam waktu satu minggu u Kasus-kasus nasional akan diproses oleh Koordinator RFL PMI Daerah penerima dalam waktu satu minggu sejak tanggal kasus tersebut dikirim dari PMI Daerah pembuka u Kasus-kasus internasional akan diproses oleh Subdivisi RFL PMI Pusat dan diteruskan kepada Perhimpunan Nasional negara terkait atau kepada ICRC dalam waktu satu minggu Pemrosesan: u Subdivisi RFL PMI Pusat akan memproses permohonan pencarian dalam satu minggu u Koordinator RFL PMI Daerah harus memproses permohonan tersebut dalam waktu satu minggu dan meneruskannya kepada PMI Cabang terkait u PMI Cabang punya waktu satu bulan terhitung sejak tanggal kasus tersebut dikirimkan dari PMI Daerah kepada PMI Cabang, untuk menemukan orang yang dicari u Koordinator RFL PMI Daerah perlu menerima balasan/tanggapan tentang hasil pencarian dari PMI Cabang selambat-lambatnya pada tanggal tenggat waktu u Koordinator RFL PMI Daerah punya waktu satu minggu untuk meneruskan hasil pencarian tersebut kepada Subdivisi RFL PMI Pusat (untuk kasus internasional) atau kepada Koordinator RFL PMI Daerah terkait (untuk kasus nasional) u Subdivisi RFL PMI Pusat meneruskan hasil pencarian (untuk kasus internasional) kepada Perhimpunan Nasional negara terkait atau kepada ICRC dalam waktu satu minggu l Permohonan Informasi Kesejahteraan:

u Subdivisi RFL PMI Pusat akan memproses permohonan informasi kesejahteraan dalam waktu tiga hari dan mengirimkannya melalui faks kepada Koordinator RFL PMI Daerah. u Koordinator RFL PMI Daerah harus memprosesnya dalam waktu tiga hari dan meneruskannya melalui faks kepada PMI Cabang terkait u PMI Cabang punya waktu satu minggu sejak tanggal permohonan tersebut dikirimkan melalui faks oleh PMI Daerah, untuk menemukan orang yang dicari u Koordinator RFL PMI Daerah perlu menerima balasan/tanggapan mengenai hasil pencarian dari PMI cabang selambat-lambatnya pada tanggal tenggat waktu tanggapan u Koordinator RFL PMI Daerah punya waktu tiga hari untuk meneruskan hasil pencarian tersebut kepada Subdivisi RFL PMI Pusat (untuk kasus internasional) atau kepada Koordinator RFL PMI Daerah terkait (untuk kasus nasional)

69

Prosedur Administratif

Prosedur Administratif

PMI Daerah (jika kasusnya adalah kasus antar-provinsi) atau kepada PMI Cabang lain (jika kasusnya adalah kasus intra-provinsi). Jika PMI Cabang tujuan tidak memberikan informasi apapun mengenai kasus ini dalam tenggat waktu tersebut, Koordinator RFL PMI Daerah perlu meminta Laporan Perkembangan (lihat contoh laporan sementara pada lampiran 4.2.1). u PMI Cabang yang membuka permohonan harus memberikan Laporan Perkembangan kepada pemohon (walaupun jika belum ada perkembangan baru) jika selama dua bulan terakhir (untuk RCM dan permohonan pencarian) atau selama satu bulan terakhir (untuk permohonan informasi kesejahteraan) tidak ada kontak antara PMI Cabang tersebut dan pemohon.

n Kasus pencarian, RCM, dan permohonan informasi kesejahteraan yang masuk dari luar negeri untuk diproses di dalam negeri

CATATAN PENTING: u Adalah tanggung jawab Koordinator RFL PMI Daerah untuk memastikan bahwa PMI Cabang memproses permohonan. u Adalah tanggungjawab Koordinator Tanggap Darurat RFL PMI Pusat untuk memastikan bahwa Koordinator RFL PMI Daerah memproses permohonan.

3.7

u Subdivisi RFL PMI Pusat memberi waktu dua bulan (bagi kasus pencarian dan RCM) dan

satu bulan(bagi permohonan informasi kesejahteraan) untuk melakukan peninjauan ulang, yaitu setelah kasus/permohonan yang bersangkutan diteruskan ke PMI Daerah. Jika PMI Daerah dalam tenggat waktu tersebut tidak memberikan informasi apapun kepada Subdivisi RFL PMI Pusat mengenai kasus yang telah disampaikan itu, Koordinator RFL PMI Daerah perlu diminta untuk mengirimkan Laporan Perkembangan (Progress Report) (lihat contoh laporan sementara pada lampiran 4.2.1) u Koordinator RFL PMI Daerah perlu memberikan tanggal peninjauan ulang berikut ini untuk masing-masing kasus: § RCM - tiga minggu sejak tanggal RCM tersebut dikirim ke PMI Cabang § Permohonan pencarian - lima minggu sejak tanggal permohonan tersebut dikirim ke PMI Cabang § Permohonan informasi kesejahteraan - dua minggu sejak tanggal permohonan tersebut dikirim ke PMI Cabang

Menutup Kasus

3.7.1 Hasil kasus Ada tiga jenis penutupan kasus, dan jenis yang dipakai tergantung pada hasil pencarian. Ketiga jenis penutupan kasus tersebut adalah sebagai berikut:

Jika PMI Cabang tidak memberikan informasi apapun mengenai kasus yang bersangkutan kepada Koordinator RFL PMI Daerah dalam tenggat waktu di atas, maka PMI Cabang perlu diminta untuk menyampaikan Laporan Perkembangan (Progress Report) (lihat contoh laporan sementara pada lampiran 4.2.1). u Subdivisi RFL PMI Pusat kemudian akan menyerahkan Laporan Perkembangan tersebut

u PENUTUPAN

POSITIF: bilamana hubungan antara pemohon dan orang yang dicari berhasil dipulihkan. u PENUTUPAN NEGATIF: bilamana hubungan antara pemohon dan orang yang dicari tidak mungkin dipulihkan, yaitu karena orang yang dicari tidak berhasil ditemukan u PENUTUPAN LAIN: misalnya, si pemohon menarik kembali permohonannya, si pemohon tidak bisa lagi dihubungi karena sudah pindah tanpa memberitahukan alamatnya yang baru, atau permintaan telah beberapa kali dikirimkan kepada pemohon untuk memberikan informasi tambahan atau memberikan penegasan bahwa pencarian perlu diteruskan tetapi tidak pernah dijawab.

3.7.2 Prosedur penutupan kasus Menyangkut penutupan sebuah kasus, prosedur yang benar harus diikuti, yaitu sebagai berikut: u Membuat keputusan final untuk menutup kasus yang bersangkutan u Membuat catatan kasus u Melengkapi Lembar Ringkasan Kasus u Memperbaharui Buku Registrasi u Memperbaharui Kartu Indeks u Menyimpan berkas kasus tersebut

l Membuat keputusan final untuk menutup kasus Sebelum menutup sebuah kasus secara final, perlu dilakukan peninjauan ulang terlebih dahulu atas berkas individual kasus yang bersangkutan. Relawan RFL PMI Cabang perlu membicarakan hal ini dengan Koordinator RFL PMI Daerah untuk memastikan bahwa semua jalan pencarian telah dijajaki secara seksama dan semestinya serta semua upaya telah dilakukan untuk memecahkan kasus tersebut secara positif. Koordinator RFL PMI

72

kepada si pemohon (melalui Perhimpunan Nasional negara terkait atau ICRC), pun jika tidak ada perkembangan baru n Kasus-kasus ke luar negeri untuk diproses di luar negeri u PMI Cabang

yang membuka permohonan pencarian, RCM, atau permohonan informasi kesejahteraan perlu menetapkan waktu tiga bulan untuk melakukan peninjauan ulang atas kasus, yaitu setelah kasus yang bersangkutan dikirimkan ke Koordinator RFL PMI Daerah. Jika Koordinator RFL PMI Daerah dalam waktu tiga bulan tersebut tidak memberikan informasi apapun kepada PMI Cabang mengenai kasus yang bersangkutan, maka PMI Cabang perlu meminta Laporan Perkembangan dari Koordinator RFL PMI Daerah u Jika Subdivisi RFL PMI Pusat dalam waktu tiga bulan tidak memberikan informasi apapun mengenai kasus itu kepada Koordinator RFL PMI Daerah, Koordinator RFL PMI Daerah perlu meminta Laporan Perkembangan dari Subdivisi RFL PMI Pusat u PMI Cabang yang membuka kasus harus memberikan Laporan Perkembangan kepada pemohon (walaupun jika belum ada perkembangan baru) jika selama tiga bulan terakhir tidak ada kontak antara PMI Cabang dan pemohon n Permohonan dari dalam negeri untuk diproses di dalam negeri u PMI Cabang

yang membuka permohonan pencarian atau RCM untuk disampaikan kepada PMI Daerah (jika kasusnya adalah kasus antar-provinsi atau kepada PMI Cabang lain (jika kasusnya adalah kasus intra-provinsi di Indonesia perlu memberi waktu dua bulan untuk melakukan peninjauan ulang kasus, yaitu setelah tanggal permohonan yang bersangkutan dikirimkan kepada koordinator RFL PMI Daerah atau kepada PMI Cabang lain. Untuk permohonan informasi Kesejahteraan, tanggal peninjauan ulang adalah satu bulan setelah permohonan tersebut disampaikan kepada Koordinator RFL

71

Prosedur Administratif

3.9

Audit Kasus

3.9.1 Tujuan Agar Koordinator RFL PMI Daerah dapat memonitor semua kasus RFL di provinsi dan memastikan bahwa semua kasus tersebut ditindaklanjuti secara semestinya, PMI menerapkan sistem audit kasus tahunan. Karena, meskipun sudah ada sistem peninjauan ulang kasus (case review), kekeliruan masih mungkin terjadi sehingga kasus bisa terabaikan untuk waktu lama. Audit kasus tahunan diterapkan untuk memastikan agar sistem peninjauan ulang berjalan secara efektif dan semua kasus tetap ditangani. Koordinator RFL PMI Daerah harus melaksanakan audit kasus setiap tahunnya, yaitu pada awal bulan November. Rangkuman hasil audit kasus harus dikirimkan kepada Subdivisi RFL PMI Pusat paling lambat pada minggu pertama bulan Desember. Dalam audit kasus dipergunakan sebuah checklist untuk mengevaluasi semua kasus RFL yang ada di semua PMI Cabang di Daerah yang bersangkutan serta semua kasus RFL yang ada di tingkat PMI Daerah yang bersangkutan. Gunakan checklist audit kasus tersebut, dan evaluasilah setiap berkas kasus yang masih terbuka (belum ditutup).

3.9.2. Checklist untuk Audit Kasus Tahunan 1. Apakah sudah ada Lembar Ringkasan Kasus yang terbaru? (Kalau belum ada, pastikan bahwa relawan RFL PMI Cabang melengkapi Lembar Ringkasan Kasus dan melampirkannya ke berkas kasus yang bersangkutan) 2. Apakah sudah ada data kontak terbaru tentang pemohon? (Kalau belum ada, pastikan bahwa relawan PMI cabang memperbaharui informasi tersebut) 3. (Kalau kasusnya adalah kasus ke luar negeri) Apakah ada kontak antara PMI Cabang dan pemohon dalam tiga bulan terakhir? (Kalau tidak ada, pastikan relawan RFL PMI Cabang menghubungi pemohon dan memberi dia laporan perkembangan.) 4. Apakah sudah ditetapkan tanggal peninjauan ulang berikutnya bagi kasus yang bersangkutan?

Prosedur Administratif

Daerah dapat menghubungi Subdivisi RFL PMI Pusat untuk minta saran/masukan.

l Membuat catatan kasus Alasan untuk menutup kasus tersebut harus dinyatakan dengan jelas dalam catatan kasus (lihat lampiran 4.1.12) untuk dilampirkan di berkas kasus tersebut.

l Melengkapi Lembar Ringkasan Kasus Bagian Penutupan Kasus yang ada pada Lembar Ringkasan Kasus (lihat lampiran 4.1.11) harus diisi lengkap supaya terdapat informasi yang jelas mengenai tanggal dan alasan penutupan kasus.

l Memperbaharui Buku Registrasi Permohonan Pencarian dan Permohonan Informasi Kesejahteraan Ketika kasus tersebut ditutup, kolom 'Hasil Kasus' yang ada pada Buku Registrasi (lihat lampiran 4.3.1) harus ditandai dengan 'Kasus Ditutup' (Case Closed) serta tanggal penutupan dan paraf/inisial relawan atau staf RFL yang bersangkutan.

l Memperbaharui semua kartu indeks Semua kartu indeks (lihat lampiran 4.1.10) yang berhubungan dengan kasus yang bersangkutan harus ditandai dengan 'Kasus Ditutup' serta tanggal penutupan.

l Menyimpan berkas kasus tersebut Kasus-kasus yang sudah ditutup harus disimpan berkas-berkasnya di bagian tersendiri dalam filing cabinet. Berkas kasus yang sudah ditutup harus disimpan selama 10 tahun sejak tanggal penutupan. CATATAN: Kasus-kasus yang sudah ditutup pun masih berisi informasi pribadi yang rahasia.

3.8

Statistik Bulanan

Subdivisi RFL PMI Pusat, Koordinator RFL PMI Daerah, dan relawan PMI Cabang harus membuat data statistik bulanan tentang jenis dan jumlah kegiatan RFL yang dilakukan. Statistik tersebut merupakan alat penting untuk: u Membuat laporan kepada Pengurus PMI dan Pemerintah u Berbagi informasi antara Subdivisi RFL PMI Pusat, PMI Daerah, dan PMI Cabang u Mempromosikan dan mensosialisasikan kegiatan RFL PMI u Mengevaluasi kebutuhan akan pelayanan RFL di Subdivisi RFL PMI Pusat, PMI

Daerah,

dan PMI Cabang u Mendukung kegiatan-kegiatan fund raising. Pada akhir setiap bulan, Koordinator RFL PMI Daerah harus mengumpulkan data mengenai setiap kegiatan RFL di sepanjang bulan yang bersangkutan dari kantor-kantor PMI Cabang dan menyusun data tersebut untuk dikirimkan kepada Subdivisi RFL PMI Pusat supaya statistik seluruh kegiatan RFL PMI dapat dimonitor. Data statistik diambil dari Buku Pendaftaran Permohonan Pencarian dan Permohonan Informasi Kesejahteraan (lihat lampiran 4.3.1) dan Buku Registrasi RCM (lihat lampiran 4.3.2). Masingmasing kolom yang ada pada formulir Statistik Bulanan (lihat lampiran 4.1.14) harus dikelompokkan dan dijumlahkan.

74

73

76 ISI BERITA/MESSAGE

Tanggal/Date: _____________ Tanda tangan/Signature: ___________ Si Penerima adalah/The Addressee is my: _______________________ saya.

(CATATAN: Hanya berita keluarga dan/atau berita pribadi) (NOTE: ONLY Family and/or private news)

ISI BERITA/MESSAGE

RCM (RED CROSS MESSAGE) BERITA PALANG MERAH

Markas Pusat Palang Merah Indonesia: Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188., Email: [email protected] website, www.palangmerah.org

RCM (RED CROSS MESSAGE) BERITA PALANG MERAH

Markas Pusat Palang Merah Indonesia: Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188., Email: [email protected] website, www.palangmerah.org

Tanggal/Date: _____________ Tanda tangan/Signature: ___________ Si Penerima adalah/The Addressee is my: _______________________ saya.

(CATATAN: Hanya berita keluarga dan/atau berita pribadi) (NOTE: ONLY Family and/or private news)

BALASAN REPLY

Lampiran-lampiran Lampiran-lampiran

4. Lampiran-lampiran

4.1 FORMULIR-FORMULIR STANDAR

4.1.1 Formulir RCM (Berita Palang Merah)

75

Lampiran-lampiran

4.1.3 Formulir "Kembali ke Pengirim" (BTS – Back to Sender)

Lampiran-lampiran

4.1.2 Formulir Konfirmasi Penyerahan RCM

KONFIRMASI PENYERAHAN RCM RCM DELIVERY CONFIRMATION

"Kembali ke Pengirim" (BTS – Back to Sender)

Kembalikan formulir ini, setelah diisi, kepada Koordinator RFL PMI Daerah Return this completed form to the RFL Coordinator in the PMI Chapter

Nomor Kasus/Case Number: _____________ Kembali ke Pengirim/Back to sender

o Tak ada tanggapan/No response o

PMI Cabang/PMI Branch: ___________________________

Tanggal tanggapan/Response date:________________ Nomor Kasus/Case Number:______________

Tanggal/Date: ______________

PMI Cabang/PMI Branch: _______________________________________________________________

o RCM tidak lengkap/Incomplete RCM

Pengirim RCM/RCM Sender: ____________________________________________________________

o Berisi berita yang bukan berita keluarga/Contains non-family news

Penerima RCM/RCM Addressee: _________________________________________________________

o Lokasi tidak bisa diakses oleh PMI/Zone not accessible to the PMI TANDAI SALAH SATU KOTAK/PLEASE CHECK ONE

o Alamat tidak lengkap / tidak benar/Address incomplete / incorrect o Si penerima telah pindah tanpa meninggalkan alamat baru The addressee left without leaving an address o Si penerima tidak dikenal di alamat yang tertera di RCM Addressee not known at the address given on the RCM o Diperlukan informasi lebih lanjut. Sebutkan/Further information required, please specify ..................................................................................................................

o Si penerima menolak RCM/Addressee refused the RCM è Apakah alasan penolakannya itu boleh diberitahukan kepada si pengirim RCM?/May we communicate the refusal to accept the RCM to the sender? o Boleh/Yes

o Tidak/No

RCM Diserahkan RCM Delivered

ATAU/OR RCM Tidak Berhasil Diserahkan/ Unable to deliver

o RCM telah diserahkan tetapi si penerima tidak ingin membalas/The RCM has been delivered but the addressee does not wish to reply è Apakah si pengirim RCM boleh diberitahu bahwa si penerima tidak ingin membalas karena/May we communicate to the sender that the addressee does not want to reply because: Dia akan menghubungi si pengirim di kemudian hari The addressee will contact the sender later Dia tidak ingin mengadakan kontak dengan si pengirim The addressee does not wish to make contact with the sender

o Boleh/Yes

o Tidak/No

o Boleh/Yes

o Tidak/No

Tanggal Penyerahan/Date Delivered: __________________________________________ Alamat dan Nomor Telepon/Address and Phone Number: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Sebutkan langkah-langkah yang diambil untuk menyerahkan RCM/Please indicate steps taken to deliver RCM: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

o Alamat tidak benar/tidak lengkap/Address incorrect/insufficient to deliver RCM o Si penerima tidak dikenal di alamat yang tertera di RCM/Addressee not known at the address on the RCM

o Si penerima tidak dikenal oleh instansi yang mengurus pengungsi (mis: UNHCR)/Addressee not known to the refugee authority (e.g. UNHCR)

o Diperlukan informasi lebih lanjut/Further information required **Catatan Khusus/Special Notes**

Komentar/catatan lain/Additional comments: .............................................................. ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ ........................................................................................................................ KEMBALIKAN FORMULIR INI, BESERTA FORMULIR KONFIRMASI PENYERAHAN RCM, KEPADA KOORDINATOR RFL PMI DAERAH RETURN THIS FORM TO THE RFL COORDINATOR IN PMI CHAPTER TOGETHER WITH THE RCM DELIVERY CONFIRMATION

Markas Pusat Palang Merah Indonesia: Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188., Email: [email protected] website, www.palangmerah.org

78

Jika berhasil diserahkan, isi formulir ini dan kembalikan kepada Koordinator RFL PMI Daerah, melalui pos atau faks. PMI Daerah perlu menerima formulir ini selambat-lambatnya pada tanggal tenggat waktu tanggapan. If delivered, mail or fax this completed form to the RFL Coordinator in the PMI Chapter. The Chapter should receive this form by the response date. Jika tidak berhasil diserahkan, lampirkan RCM-nya ke formulir ini dan kembalikan kepada Koordinator RFL PMI Daerah selambat-lambatnya pada tanggal tenggat waktu tanggapan./If undeliverable, attach the RCM to this form and return it to the RFL Coordinator in the PMI Chapter by the response date. Jika penyerahan tertunda, kirimkan laporan sementara atau surat kepada Koordinator RFL PMI Daerah, dengan menjelaskan upaya-upaya yang telah dilakukan sampai sekarang./If delivery is delayed, send an interim fax or letter to the RFL Coordinator in the PMI Chapter informing of the efforts taken to date.

KEMBALIKAN FORMULIR INI KEPADA KOORDINATOR RFL PMI DAERAH SURAT PENGANTAR TIDAK DIPERLUKAN RETURN THIS FORM TO THE RFL COORDINATOR IN PMI CHAPTER NO COVER LETTER NEEDED

77

Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiran

4.1.4

Formulir Permohonan Pencarian (Tracing request form)

FORMULIR PERMOHONAN PENCARIAN 2. Kejadian yang menyebabkan terpisah atau hilangnya orang yang bersangkutan Circumstances leading to the separation or disappearance:

(TRACING REQUEST) Nomor Kasus/Case No: ________________

Tanggal dan isi rinci kabar terakhir/Date and details of last news: .................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Alamat terakhir yang diketahui/Last known address: ..................................................................... .........................................................................................................................................

1. Informasi tentang ORANG YANG DICARI/ Information about SOUGHT PERSON:

.........................................................................................................................................

Nama lengkap (sebagaimana dipakai setempat/Full name (as expressed locally)): ...................................

Kejadian persisnya yang menyebabkan hilangnya kontak

..........................................................................................................................................

Precise circumstances leading to loss of contact: .........................................................................

Nama sebelum menikah/Maiden name: ............................. Nama julukan/Nickname/alias: .....................

.........................................................................................................................................

Nama lengkap ayah/Father' full name: ..........................................................................................

......................................................................................................................................... .........................................................................................................................................

Nama lengkap ibu/Mother's full name: .......................................................................................... Tanggal lahir/Date of Birth: ......................................................... Jenis kelamin/Sex: L/F

P/M

Tempat lahir/Place of Birth: ......................................................................................................

3. Anggota keluarga yang mendampingi/Accompanying family members:

Kebangsaan/Nationality: ................................ Suku Bangsa/Ethnicity: ..........................................

Nama lengkap Full name

Bahasa Ibu (bahasa pertama yang dikenal orang ybs.)/Mother tongue: ...................................................

Tanggal lahir Date of birth

Jenis kelamin L/ P Sex F/M

Hubungan dengan orang yang dicari Relationship to sought person

Pekerjaan/Occupation: ............................................................................................................ Agama/Religion: .................................... Status Perkawinan/Marital Status: ................................... Nama suami/istri dan tanggal lahir/Spouse's name and date of birth: ..................................................... ..........................................................................................................................................

ID Militer/Military ID: ..............................

Pangkat/Rank: ....................................................

Satuan/Unit: ......................................... Tanggal dan tempat penugasan terakhir/Date and place of last assignment: ....................................... ........................................................................................................................................

Markas Pusat Palang Merah Indonesia: Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188., Email: [email protected] website, www.palangmerah.org

80

79

Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiran

4. Informasi tambahan yang mungkin dapat membantu proses pencarian terhadap orang yang dicari: Additional information that may help the tracing of the sought person:

6. Informasi tentang PEMOHON/Information about the ENQUIRER: Nama lengkap (sebagaimana dipakai setempat)/Full name (as expressed locally): ........................................ .....................................................................................................................................................

Nama lengkap ayah/Father' full name: .............................................................................

Deskripsi tentang bagaimana cara menemukan rumah orang yang dicari jika alamatnya tidak lengkap, misalnya peta coretan tangan yang menunjukkan objek-objek penting yang bisa dijadikan petunjuk (antara lain: sekolah, jembatan, tempat ibadah, tempat kerja, tempat kediaman sebelumnya). A description of how to find the person/s home if the address is insufficient, for example, a hand drawn map indicating landmarks (schools, bridges, place of worship. Place of workshop; employment; former residence etc.)

Nama lengkap ibu/Mother' full name: ............................................................................ Tanggal lahir/Date of birth: ......................................................Jenis kelamin/Sex: L/M

P/F

Tempat lahir/Place of birth: ................................................................................. Alamat lengkap si Pemohon/Precise address of the Enquirer: .......................................................... .................................................................................................... .................................................................................................... No. Telepon/Telephone: .................................... No. Handphone/Cell phone: ................................

5. Orang (orang-orang) yang dapat memberikan informasi lebih lanjut E-mail: ..........................................................................................

Orang yang dicari adalah/The person to be traced is my: ............................................................saya

Nama lengkap dan alamat siapa saja yang dapat memberikan informasi mengenai keberadaan sekarang orang yang dicari (antara lain kerabat, tetangga, majikan, rekan kerja, guru, teman, dan lain sebagainya) Full name and addresses of any persons who can provide information of the current whereabouts of the traced person (relatives, neighbours, employers, work colleagues, friends etc.)

Saya setuju bahwa nama saya dan nama orang yang dicari diumumkan di media (mis: radio, internet, surat kabar): I agree that my name and the name(s) of the relative(s) sought for be used in public media (e.g. radio, internet, newspaper): YA/YES TIDAK/NO

Tanda tangan pemohon/Enquirer's signature: ................................................................................. Tempat dan tanggal permohonan/Place and date of inquiry: ...............................................................

Permohonan Pencarian ini dikumpulkan oleh (nama)/Tracing request taken by (Name): .......................... PMI Cabang/PMI Branch: ..........................................................................................................

82

81

Lampiran-lampiran

4.1.6 Checklist Permohonan Informasi Kesejahteraan (Welfare Checklist)

CHECKLIST PERMOHONAN INFORMASI KESEJAHTERAAN

4.1.5

Checklist Pencarian (Tracing Checklist)

CHECKLIST PENCARIAN (TRACING CHECKLIST)

(Welfare Checklist)

Kembalikan formulir ini, setelah diisi, kepada Koordinator RFL PMI Daerah Return this completed form to the RFL Coordinator in the PMI Chapter

Faks-kan formulir ini, setelah diisi, kepada Koordinator RFL PMI Daerah. FAX this completed form to the RFL Coordinator in the PMI Chapter Tanggal tanggapan/Response date: _______________

Lampiran-lampiran

Tanggal tanggapan/Response date: _________________ Nomor Kasus/Case Number: __________________

Nomor Kasus/Case Number: ___________ ORANG YANG DICARI DITEMUKAN?/SOUGHT PERSON FOUND?

ORANG YANG DICARI DITEMUKAN? (SOUGHT PERSON FOUND?)

PMI Cabang/PMI Branch: _______________________

TIDAK /No

Ya/Yes o Tidak/No o

YA /Yes

Relawan/Volunteer: ____________________

Orang Yang Dicari/Sought Person: ___________________ Pemohon/Enquirer: __________________

PMI Cabang/PMI Branch: ______________________

Relawan/Volunteer: ______________________

Orang Yang Dicari/Sought Person: _______________

Pemohon/Enquirer: ______________________

Kemungkinan sumber-sumber informasi dapat dilihat di bawah. Tandai sumber-sumber informasi yang dapat Anda akses dan kembalikan formulir ini kepada Koordinator RFL PMI Daerah selambat-lambatnya pada tanggal tenggat waktu tanggapan./Possible sources of information are listed below. Please indicate those that you were able to check and return this form to the RFL Coordinator in the PMI Chapter by the response date. ___ Buku Telepon/Telephone Directory

Komentar/catatan tentang keadaan kesejahteraan orang yang dicari/Comments about the welfare of the sought person::

___ Organisasi Profesi/Professional Organizations ___ Registrasi Kendaraan Motor/Pengemudi (Motor vehicle/Driver Registration) ___ Kantor Pos/Post Office ___ Kantor PLN/PAM/Telkom (Public Utilities) ___ Media (Nama n Pemohon tidak disebut) Media (Enquirer not identified) ___ Lurah/Kepala Desa (Head of Village)

___ Kunjungan ke rumah dan tetangga (Home visit and Neighbours) ___ Masjid, Gereja, Kuil, Lainnya (Mosque, Church, Temple, Others) ___ Komisi Pemilu (Daftar Pemilih) (Board of Elections (Voter rolls) ___ Dinas Sosial/Social Department ___ Kantor Pajak/Tax Office ___ Koroner/Rumah Sakit (Coroner/Hospitals) ___ Lainnya (sebutkan)/Other (please specify):

KOMENTAR / CATATAN Petugas Kasus (Case Worker COMMENTS):

Izin Pengungkapan Data Kontak / Release of Contact Information Agreement Saya mengizinkan alamat/nomor telepon saya diberitahukan kepada orang (oran-orang) berikut ini: I give my permission to release my address/telephone number to the following person(s): Nama Pemohon (atau lainnya)/Name of Enquirer (or other): _______________________________________ Nama Orang Yang Dicari/Name of Sought Person: ________________________________________________ Tanda tangan/Signature: ___________________________________ Tanggal/Date: ____________________ Alamat/Address: ____________________________________________________________________________

Izin Pengungkapan Data Kontak / Release of Contact Information Agreement Saya mengizinkan alamat/nomor telepon saya diberitahukan kepada orang (orang-orang) berikut ini: I give my permission to release my address/telephone number to the following person(s): Nama Pemohon (atau lainnya)/Name of Enquirer (or other): _______________________________________ Nama Orang Yang Dicari/Name of Sought Person: ________________________________________________ Tanda tangan/Signature: ___________________________________ Tanggal/Date: ____________________ _____ Alamat/Address: ____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Telepon/Telephone: _________________________________________________________________________

Telepon/Telephone: _________________________________________________________________________

FAKS-KAN FORMULIR INI KEPADA KOORDINATOR RFL PMI DAERAH/ FAX THIS FORM TO THE RFL COORDINATOR, PMI CHAPTER Markas Pusat Palang Merah Indonesia: Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188., Email: [email protected] website, www.palangmerah.org

84

Markas Pusat Palang Merah Indonesia: Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188., Email: [email protected] website, www.palangmerah.org

83

Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiran Lampiran-lampiran

4.1.7 Formulir Pendaftaran Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah (Registration form for Unaccompanied and Separated Children)

2. Data orang yang menemani si anak (termasuk saudara kandung) (Person(s) accompanying the child (including siblings) A. Nama lengkap/Full name: _______________________________________________________________________

FORMULIR PENDAFTARAN:ANAK TANPA PENDAMPING dan ANAK TERPISAH REGISTRATION FORM: UNACCOMPANIED and SEPARATED CHILDREN

Hubungan/Relationship: ________________Tanggal dan tempat lahir/Date and pl;ace of birth: _______________ Alamat terakhir/Current address: ___________________________________________________________________ _____________________________________________ Nomor telepon/Phone number:_______________________ B. Nama lengkap/Full name: _______________________________________________________________________

Nomor Kasus/Case number: ______________________ Anak tanpa pendamping (Unaccompanied child:)

FOTO DI SINI

PLACE PHOTO HERE

o Anak terpisah/Separated Child: o

Hubungan/Relationship: ________________Tanggal dan tempat lahir/Date and place of birth: _______________ Alamat terakhir/Current address: ___________________________________________________________________

CATATAN penting/Important NOTE:

_____________________________________________ Nomor telepon/Phone number:_______________________

Anak tanpa pendamping ialah anak yang terpisah dari kedua orangtuanya maupun dari kerabat-kerabatnya yang lain dan tidak diasuh oleh orang dewasa yang menurut hukum atau adat bertanggung jawab untuk mengasuhnya. Unaccompanied children (UC) are children that have been separated from both parents and other relatives and are not being cared for by any adult who, by law or custom, is responsible to do so.

3. Lokasi si anak sekarang/Current location of the child

______________ a. Panti asuhan o b. Pusat penampungan anak o c. Keluarga asuh o d. Lainnya o Orphanage Children shelter Foster family Others Nama lengkap/Full name:__________________________________________________________________________

Alamat/Address: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________ Nomor telepon/Phone number:____________________ Datang dari/Coming from: ________________________ Tanggal tiba di lokasi/Date of arrive at this location:

____________________________________________________________________________________________

Isi formulir ini dengan pulpen (bukan pensil)/Please fill out the form with pen (not pencil) 1. Identitas si anak/Identity of the child Nomor dokumen ID pribadi/Personal ID document number: _________________ Jenis Kelamin/Sex: P/F o L/M o

4. Kisah terpisahnya si anak/ History of separation Tanggal dan tempat terpisahnya si anak/Date and place of: _____________________________________________

Kejadian-kejadian yang menyebabkan terpisahnya si anak:

Anak terpisah ialah anak yang terpisah dari kedua orangtuanya, atau dari orang yang sebelumnya secara hukum atau adat mempunyai hak dan kewajiban untuk mengasuhnya, tetapi tidak terpisah dari kerabatkerabatnya yang lain. Anak terpisah bisa jadi masih didampingi oleh kerabatnya yang sudah dewasa. Separated children (SC) are children separated from both parents, or from their previous legal or customary primary care-giver, but not necessarily from other relatives. these may, therefore, include children accompanied by other adult family members.

______________________________________

____________________________________________________________ _______________________________ ___________________________________________________________________________________________ 5. Jika si anak telah dievakuasi/ In case the child has been evacuated Oleh siapa / melalui organisasi mana?/By whom/through which organization __________________________ Dari mana?/Where from? ____________________________ Ke mana?/Where to? ____________________________ Tanggal/Date:: _____________________________________

Nama lengkap (sebagaimana dipakai setempat dan ditulis dengan ejaan setempat, jika ada) Full name (as expressed locally and it applicable in local alphabet): _____________________________________ ________________________________________________________________________________________________ Alias (nama panggilan/julukan)/Also known as (nickname): _____________________________________________ Nama yang diberikan oleh orang lain setelah terpisah dari orang tua Name(s) given by others after separation from parents: _______________________________________________ Tanggal lahir/usia/Date of birth /age: _________Tempat dan negara kelahiran/place and country of birth: ________ Suku bangsa/Ethnic group: ___________________ Bahasa/dialek/Language(s) spoken: ______________________ Ciri khas fisik (mis. bekas luka,tanda lahir)/ Distinguish physical characteristics (ex. scars, birthmark): ________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________ Nama lengkap ayah/Fathers full name:______________________________________________________________ Nama lengkap ibu/Mothers full name: ______________________________________________________________

6. Hal-hal mengkhawatirkan yang memerlukan perlindungan tambahan Tidak/No o Anak sebagai kepala rumah tangga : Ya/Yes o Anak cacat: Child headed household Disabled child Ya/Yes o Tidak/No o Alasan medis : Anak jalanan: Medical reason Street child

Ibu muda: Girl mother

Ya/Yes o Tidak/No o Ya/Yes o Tidak/No o

Tidak/No o Situasi perlakuan buruk: Ya/Yes o Ya/Yes o Tidak/No o

Abuse situation Lainnya (sebutkan): _______________________________________________________________ Others (please specify)

Orang (orang-orang) lain yang dikenal baik oleh si anak/Other persons familiar to the child: ________________ ________________________________________________________________________________________________ Alamat si anak sebelum terpisah (dan orang yang tinggal dengan si anak) Address of the child before separation (and person with whom he/she lived): ____________________________

___________________________________________________________________________________________ ________________________________________________ No. telepon/phone number: ______________________ Alamat si anak sesudah terpisah (dan orang yang tinggal dengan si anak) Address of the child after separation (and person with whom he/she lived): ____________________________ ___________________________________________________________________________________________ ________________________________________________ No telepon/phone number: _______________________

Informasi lebih lanjut: _____________________________________ ___________________________________ Further information Diperlukan tanggapan segera: Immediate action required

86

Ya/Yes o Tidak/No o

Markas Pusat Palang Merah Indonesia: Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188., Email: [email protected] website, www.palangmerah.org

85

Lampiran-lampiran

10. Informasi tambahan yang bisa membantu pencarian keluarga si anak (misalnya: orang-orang atau lokasi-lokasi yang penting atau sangat berarti dalam kehidupan si anak sehingga mungkin bisa memberikan informasi tentang keberadaan keluarga yang dicari oleh si anak, antara lain nama rohaniwan, nama pasar, dan lain sebagainya. Tanyakan kepada si anak di manakah kira-kira keluarganya itu, termasuk saudarasaudara kandungnya, mungkin berada) Additional Information that could help in tracing the family of the child (e.g. key persons/locations in the life of the child who/which might provide information about the location of the sought family ex. names of religious leader; market place etc. Please ask the child where he/she thinks her/his relatives including sibling might be)

Lampiran-lampiran

7. Keinginan si anak/ Wishes of the child Orang (orang-orang) yang dicari oleh si anak berdasarkan urutan pilihan/ Person(s) child wishes to find by preference order: Ayah/Father o Paman/Uncle o Bibi/Aunt o Saudara laki-laki/Brother o Saudara perempuan/Sister o Ibu/Mother o Lainnya (sebutkan)//Other (specify) o _____________________________________________________________________

A. Nama lengkap/Full name: ________________________________________________________________________ Hubungan/Relationship:_______________________ Tanggal dan tempat lahir/Date and place of birth: _________________ Alamat sekarang/Current address: __________________________________________________________________________ _____________________________________________ Nomor telepon/Phone number:_______________________________

B. Nama lengkap/Full name: ________________________________________________________________________ Hubungan/Relationship:_______________________ Tanggal dan tempat lahir/Date and place of birth: _________________

11. Pengungkapan informasi/Disclosure of information Apakah si anak/pengasuhnya setuju fotonya dan/atau nama kerabat-kerabatnya dipublikasikan (melalui poster, radio, internet, dll.)? Does the child/character agree to public disclosure (ex. posters, radio, internet etc.) of her/his picture and/or name and the names of relatives? Ya/Yes Tidak/No

Alamat sekarang/Current address: __________________________________________________________________________ _____________________________________________ Nomor telepon/Phone number:_______________________________

C. Nama lengkap/Full name: ________________________________________________________________________ ____ Hubungan/Relationship:_______________________ Tanggal dan tempat lahir/Date and place of birth: _________________ Alamat sekarang/Current address: __________________________________________________________________________

12. Tempat dan tanggal wawancara/Place and date of interview:

_____________________________________________ Nomor telepon/Phone number:_______________________________ Apakah si anak masih berhubungan dengan kerabat lainnya? Beri penjelasan rinci. Is the child in contact with/has heard from any relative(s)? Please give details

Ya/Yes o Tidak/No o

___________________________________________________________________________________________ 13. Informasi diperoleh dari/Information obtained from: Si anak/the child pengasuhnya/caretaker lainnya (sebutkan) / other (please specify) 14. Organisasi yang melakukan pencarian atas keluarga si anak (nama, alamat, nomor telepon) Organization in charge of tracing the family of the child (name, address, phone number)

Apakah si anak mau dipertemukan dengan keluarganya? Does the child want a family reunification?

Ya, secepatnya o Ya, tapi nanti o Tidak o Yes as soon as posible Yes later No

8. Wawancara dengan organisasi lain yang bergerak dalam pencarian (tracing)? Interview by another organization involved in tracing? Apakah si anak pernah diwawancara oleh organisasi lain? Has the child been interviewed by any other organization?

Ya/Yes o Tidak/No o

Nama organisasi/Name of organization: _____________________________________________________________________ Tempat wawancara/Place of interview:___________________________________________Tanggal/Date:_______________

15. Pewawancara dan organisasi/Interviewer and organization: 9. Daftar surat-surat/dokumen-dokumen yang dibawa oleh si anak/List of documents carried by the child

16. Tanda tangan si anak (jika sudah cukup umur)/Signature of the child (if old enough):

________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________

88

87

Lampiran-lampiran

4.1.9

Lampiran-lampiran

4.1.8 Checklist Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah (Checklist for Unaccompanied and Separated Children)

Sertifikat Serah Terima Penyatuan Kembali Keluarga (Handover Certificate Family Reunification)

LOKASI/ALAMAT SI ANAK SEKARANG THE CHILD'S CURRENT LOCATION / ADDRESS Jenis tempat (panti asuhan, tempat penampungan o

SERTIFIKAT SERAH TERIMA (HANDOVER CERTIFICATE)

Cheklist Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah

Penyatuan Kembali Keluarga (for Family Reunification)

(Checklist for Uncompained and Separated Children)

Nomor Kasus/ Case Number: _____________

SITUASI KELUARGA / ORANGTUA (FAMILY / PARENT'S SITUATION)

I. Orang (orang-orang) berikut ini/The following person(s): Nama lengkap/Complete Name: ....………………………………………………………………………………............... Tanggal Lahir/Date of Birth:……………Kebangsaan/Nationality:..............Jenis Kelamin/Sex: L/M

¨ P/F ¨

Tanggungan (nama lengkap/tanggal lahir/hubungan)/Dependents (full name/date of birth/relationship): 1. ..................................................................................................................................... 2. ..................................................................................................................................... 3. ..................................................................................................................................... 4. ..................................................................................................................................... Alamat sekarang/Present address: ............................................................................................. ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... II. Kejadian-kejadian yang menyebabkan keterpisahan/Events leading to separation: ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... III. Kerabat yang telah dipertemukan dengan orang (orang-orang) tersebut (Relative with whom the person(s) has/have been reunited): Nama lengkap/Complete Name: ....………………………………………………………………………………............... Tanggal Lahir/Date of Birth:………........................……Kebangsaan/Nationality:................................... Alamat/Address:……………………………………………………………………………………………............................

………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… Yang bertanda tangan di bawah ini mengetahui bahwa peran PMI terbatas pada mentransfer orang (orang-orang) tersebut di atas dari …………………………………………ke………………………………………… untuk tujuan penyatuan kembali keluarga. CATATAN: Tidak diberikan bantuan keuangan sebelum ataupun sesudah penyatuan kembali keluarga The undersigned is aware that the role of the PMI will be confined to the transfer of the above person(s)from …………………………………………to………………………………………… for the purpose of family . reunification. NOTE: No financial assistance is given before or after the family reunification.

Tanggal dan tempat/Date and place : ..........……………………………………........................……………………… Tanda tangan/Signature: .………………………………………………………………………………...............…………..

Markas Pusat Palang Merah Indonesia: Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188., Email: [email protected] website, www.palangmerah.org

90

Tandai kotak-kotak berikut ini selama proses pendaftaran! (Please tick of the boxes during the registration!)

Nama lengkap Ayah/Father's full name o Nama lengkap Ibu/Mother's full name o Suku (masing-masing orangtua) o Ethnic origin (of each parent)

Ayah/Ibu masih hidup? Ya/Tidak/Tidak Tahu o Father/Mother alive? Yes/No/Do not know Jika kedua orangtua diyakini sudah meninggal, o jelaskan/If parents believed dead, please give details Anggota-anggota keluarga lainnya yang o disebutkan oleh si anak/Other family members mentioned by the child Kerabat yang penting bagi si anak/ o Kith or kin important for the child: - Nama lengkap/Full Name - Jenis kelamin/Sex - Hubungan/Relationship - Alamat terakhir yang diketahui/ Last known address - Tanggal dan tempat kontak terakhir/ Date and place of lost contact

Alamat si anak sebelum terpisah (dan o nama orang yang tinggal bersamanya) Address of child before separation (and with whom he/she used to live) Alamat si anak setelah terpisah (dan o nama orang yang tinggal bersamanya) Address of child after separation (and with whom he/she used to live) PENYEBAB KETERPISAHAN HISTORY OF SEPARATION Tanggal dan tempat keterpisahan/ o Date and place of separation Keadaan/kejadian yang menyebabkan si o anak terpisah dari orangtuanya/ Circumstances of separation from parents

anak, keluarga asuh, sendirian/lainnya)/Type of place (orphanage, children's centre, foster family/ alone/other) Alamat lengkap, nomor telepon/ o Detailed address, telephone Si anak tiba di situ dari/Coming from o Tanggal kedatangan si anak di tempat itu/ o Date of arrival to this location Bagaimana si anak datang (dengan siapa, dengan o kendaraan apa, lewat jalan mana)/Circumstances of arrival (with whom, by which means and route) Nama lengkap orang yang memelihara si anak/orang o yang bisa dihubungi/Full name of person taking care of the child/contact PERSONNEL INFORMASI LAIN/OTHER INFORMATION Ada hal-hal lain yang perlu diperhatikan o menyangkut perlindungan? Ya/Tidak Additional protection concerns? Yes/No Informasi lain yang berguna untuk mencari keluarga o si anak/Other information useful for tracing the child's family Informasi lain apa saja yang berguna/ o Any other useful information SURAT-SURAT/DOCUMENTS

Surat-surat yang dibawa si anak/ o List of documents carried by the child Dokumen-dokumen yang terlampir/ o List of attached documents PENGUNGKAPAN INFORMASI/ DISCLOSURE OF INFORMATION Apakah si anak setuju namanya dan nama keluarga/ o kerabatnya disiarkan (lewat poster, radio, internet, dan lain sebagainya)? Ya/Tidak Does the child agree to the public disclosure (poster, radio, internet etc.) of her/his name and the names of relatives? Yes/No WAWANCARA OLEH ORGANISASI LAIN/ INTERVIEW BY OTHER ORGANISATION(S) Apakah si anak pernah diwawancarai oleh organisasi o lain? Ya/Tidak /Has the child been interviewed by another organisation? Yes/No Jika Ya/If Yes: - Nama organisasi/Name of the organisation - Tanggal dan tempat wawancara/ Date and place of interview - Nomor acuan yang diberikan pada berkas/file si anak/Reference number given to the child's file

JIKA SI ANAK TELAH DIEVAKUASI IN CASE THE CHILD HAS BEEN EVACUATED

TANGGAL DAN TEMPAT WAWANCARA/ DATE AND PLACE OF INTERVIEW

Oleh siapa/oleh organisasi mana? o

Nama dan jabatan pewawancara (mis: Sri Sunati, o

With whom/through which organisation? Dievakuasi dari mana?/Where from? o Ke mana?/Where to? o Tanggal evakuasi/Date of evacuation o Alamat kontak yang baru/New contact address o Orang yang bisa dihubungi/Contact person o Organisasi yang bisa dihubungi/Contact organisation o

relawan PMI) dan PMI Cabang/Name and position of the interviewer (ex. Sri Sunati, PMI volunteer) and PMI Branch APAKAH ORGANISASI TERSEBUT BERTANGGUNG JAWAB ATAS SI ANAK/ORGANISATION IN CHARGE OF THE CHILD Ya/Yes o Tidak/No o

89

Lampiran-lampiran

4.1.11 Lembar Ringkasan Kasus (Case Summary Sheet)

Lampiran-lampiran

4.1.10

Kartu Indeks (Index cards)

Lembar Ringkasan Kasus (Case Summary Sheet) Tanggal berkas/file dibuka Date the file was opened

Nomor Kasus/Case Number :

Tanggal tenggat waktu tanggapan/ Response date :

Orang yang dicari/Sought person: Nama/Name : _______________________________________________________________________________________ Tanggal lahir/Date of birth : ____________________________ Tempat lahir/Place of birth : ___________________ Alamat/Address : ____________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ Kebangsaan/Nationality : _____________________________ Jenis kelamin/Gender : P/F ÿÿ L/M Hubungan dengan si pemohon/Relationship to enquire : __________________________________________________

Pencari/Enquirer: Nama/Name : _______________________________________________________________________________________ Tanggal lahir/Date of birth : ____________________________ Tempat lahir/Place of birth : ___________________ Alamat/Address : ____________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ Kebangsaan/Nationality : _____________________________ Jenis kelamin/Gender : P/F

L/M ÿÿ

Orang lain yang dapat dihubungi/Additional contact person : _____________________________________ __________________________________________________________________________________________ Keterangan Kasus/Case Detail :

Tanggal pengiriman laporan sementara/Interim report sent date :

_________________________

______________________________________________________

Jenis kasus/Case type : RCM Pencarian/Tracing Informasi kesejahteraan Welfare request Bencana/Disaster

Kasus dari luar/Incoming : PMI Pusat/NHQ ÿ PMI Daerah/Chapter ÿ PMI Cabang (intra-provinsi) ÿ Branch (in the same province): Negara/Country ÿ

Keterangan penutupan kasus/Case closure details:

_________________________________________

Kasus ke luar/Outgoing : PMI Pusat/NHQ ÿ PMI Daerah/Chapter ÿ PMI Cabang (intra-provinsi) ÿ

ÿ ÿ ÿ

Branch (in the same province): Negara/Country ÿ

ÿ

Tanggal kasus ditutup/Date case closed : ________________________________________

Alasan penutupan kasus/Reason for the case being closed Orang yang dicari berhasil ditemukan/ Sought person located

ÿ

Orang yang dicari tidak berhasil ditemukan/ Unable to locate sought person

ÿ

Pemohon tidak ingin meneruskan Enquirer doesn’t want to continue

ÿ

Informasi tidak memadai untuk meneruskan Not enough information to continue:

ÿ

Markas Pusat Palang Merah Indonesia: Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12790 - Indonesia Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188., Email: [email protected] website, www.palangmerah.org

92

91

Lampiran-lampiran

4.1.14

Lampiran-lampiran

4.1.12 Catatan Kasus (Case Notes)

Formulir Statistik Bulanan (Monthly Statistics

LEMBAR STATISTIK BULANAN RFL PMI Nama PMI Daerah/Cabang: __________________________________________

CATATAN KASUS Statistik bulan: __________________________________________________

PENGUMPULAN DAN PENYERAHAN RCM (BERITA PALANG MERAH) Tgl.

Lokasi (kecamatan/kabupaten)

RCM yang dikumpulkan Orang Sipil

RCM yang didistribusikan

Anak Terpisah

Orang Sipil

Anak Terpisah

Nomor Berkas/File: _____________________________________________________________ RCM BTS

Orang Sipil

Anak Terpisah

Catatan

Orang Yang Dicari: _____________________________________________________________

Tanggal

Petugas

Catatan Kasus

Tanggal Peninjauan Ulang

SUBTOTAL

TOTAL

RCM YANG MASIH MENUNGGU DIDISTRIBUSIKAN

ORANG SIPIL

ANAK TERPISAH

TOTAL RCM YANG MASIH MENUNGGU

Keterangan: Jumlah RCM yang dikumpulkan:

RCM yang dikumpulkan dari penerima bantuan di daerah operasi Anda

Jumlah RCM yang didistribusikan:

RCM yang didistribusikan kepada penerima bantuan di daerah operasi Anda

Aturan dasar:

Statistik RCM harus selalu diinterpretasikan berdasarkan jenis tindakan yang Anda lakukan di Daerah/Cabang Anda (yaitu penyerahan, pengumpulan, atau upaya menyerahkan tetapi BTS dan siapa yang menjadi penerima bantuan.

Contoh:

PMI Ambon mengumpulkan sebuah RCM dari seorang anak tanpa pendamping untuk diserahkan kepada orangtuanya di Denpasar. PMI Denpasar menyerahkan RCM tersebut dan mengumpulkan balasannya, yang kemudian diteruskan ke PMI Ambon dan diserahkan kepada si anak.

4.1.13 Slip Peninjauan Ulang

Dalam statistik bulanan, contoh di atas dinyatakan sebagai berikut: PMI Ambon = 1 RCM dikumpulkan dari anak terpisah (= penerima bantuan) PMI Denpasar = 1 RCM didistribusikan kepada orang sipil (= penerima bantuan) PMI Denpasar = 1 RCM dikumpulkan dari orang sipil (= penerima bantuan) PMI Ambon = 1 RCM diserahkan kepada anak terpisah (= penerima bantuan) Jumlah RCM : RCM yang tidak berhasil Anda serahkan kepada penerima bantuan di daerah operasi Anda. PENTING: Pengembalian RCM ke si pengirim tidak disebutkan dalam statistik bulanan.

CONTOH:

Statistik:

PMI Jogya mengumpulkan 1 RCM untuk diserahkan di Kupang, tetapi RCM tersebut tidak berhasil diserahkan (PMI Kupang tidak berhasil menemukan alamat si penerima) sehingga dikembalikan kepada si pengirim di Jogya melalui PMI Jogya.

PMI Jogya

=

1 RCM dikumpulkan dari orang sipil

PMI Kupang

=

1 RCM BTS dari orang sipil

PMI Jogya mengembalikan RCM BTS tersebut kepada si pengirim, dan ini tidak dihitung sebagai penyerahan sebuah RCM BTS.

Jumlah RCM yang masih menunggu didistribusikan: RCM yang telah diterima di kantor Anda tetapi belum diserahkan kepada penerima

94

93

Lampiran-lampiran

KASUS ORANG RENTAN (termasuk orang dewasa rentan dan anak terpisah) ORANG RENTAN

Anak Terpisah

Orang Dewasa Rentan

TOTAL

Jumlah kasus baru yang didaftar Jumlah orang yang ditindaklanjuti secara individual Jumlah total kasus yang masih pending Jumlah permohonan penyatuan kembali keluarga yang dikumpulkan Jumlah orang yang berhasil dipertemukan kembali dengan keluarga oleh PMI Jumlah kasus yang ditutup positif tanpa keterlibatan PMI Jumlah kasus yang ditutup negatif

Lampiran-lampiran

PERMOHONAN PENCARIAN Jumlah orang yang untuknya Jumlah orang yang ditemukan dibuka sebuah permohonan (kasus ditutup positif) pencarian baru

Jumlah orang yang tidak berhasil Jumlah orang masih dicari (kasus ditemukan pending) (kasus ditutup negatif)

Keterangan: Aturan dasar: Statistik permohonan pencarian harus selalu diinterpretasikan dari jenis tindakan yang Anda lakukan di Daerah/Cabang Anda. Contoh utama: Mulai Juli, PMI Surabaya mengumpulkan permohonan pencarian baru untuk dua orang yang harus dicari di Kalimantan. Kasus ini sudah diteruskan ke Kalimantan untuk ditindaklanjuti. Pada bulan Agustus, PMI Kalimantan menemukan kedua orang yang dicari tersebut dan memberitahukan hal ini kepada PMI Surabaya.

Keterangan:

Dalam statistik bulanan, contoh di atas dinyatakan sebagai berikut:

Aturan dasar: Statistik kasus orang rentan harus selalu diinterpretasikan dari jenis tindakan yang Anda lakukan di Daerah/Cabang Anda. PENTING: Statistik berupa jumlah orang, bukan jumlah permohonan/kasus yang dibuka, karena satu formulir permohonan bisa mencakup beberapa anggota keluarga.

STATISTIK BULAN JULI

Jumlah kasus baru yang didaftar: Jumlah orang yang baru didaftar, per kategori Jumlah orang yang ditindaklanjuti secara individual: Jumlah orang yang ditindaklanjuti secara individual per kategori, tidak termasuk orang yang baru didaftar

PMI Surabaya: (membuka permohonan pencarian tetapi tidak bertanggung jawab melaksanakan pencarian) Jumlah dibuka baru

orang yang untuknya Jumlah orang yang ditemukan permohonan pencarian (kasus ditutup positif)

2

0

Jumlah orang yang tidak berhasil Jumlah orang yang masih dicari ditemukan (kasus pending) (kasus ditutup negatif) 0

0

Total jumlah kasus pending: Total jumlah orang yang masih ditindaklanjuti (kasus pending), per kategori Jumlah permohonan penyatuan kembali keluarga yang dikumpulkan: Jumlah permohonan penyatuan kembali keluarga yang dikumpulkan, per kategori Jumlah orang yang berhasil dipersatukan kembali dengan keluarga oleh PMI: Jumlah orang yang berhasil dipersatukan kembali dengan keluarga oleh PMI, per kategori

PMI Kalimantan: (tidak membuka permohonan pencarian tetapi bertanggung jawab melaksanakan pencarian) Jumlah dibuka baru

orang yang untuknya Jumlah orang yang berhasil permohonan pencarian ditemukan (kasus ditutup positif)

0

0

Jumlah orang yang tidak berhasil Jumlah orang yang masih dicari ditemukan (case pending) (kasus ditutup negatif) 0

2

Jumlah kasus yang ditutup positif tanpa keterlibatan PMI: Jumlah kasus yang ditutup positif tanpa keterlibatan PMI (penyatuan kembali keluarga yang terjadi secara spontan atau yang dilakukan oleh 'organisasi lain' seperti LSM atau instansi pemerintah) Jumlah kasus yang ditutup negatif: Jumlah kasus yang ditutup negatif (misalnya kasus di luar kriteria dan lain sebagainya)

STATISTIK BULAN AGUSTUS PMI Surabaya: (tak ada tindakan yang diambil dalam bulan tersebut)

PELAYANAN LAIN

Jumlah panggilan telepon yang dilakukan untuk pemulihan hubungan keluarga

Jumlah dibuka baru 0

orang yang untuknya Jumlah orang yang ditemukan permohonan pencarian (kasus ditutup positif) 0

Jumlah orang yang tidak berhasil Jumlah orang yang masih dicari ditemukan (kasus pending) (kasus ditutup negatif) 0

0

Jumlah nama yang dipublikasikan di media Jumlah formulir "Saya Selamat" yang dikumpulkan Jumlah pengunjung/orang yang menghubungi Bagian RFL PMI Keterangan: Jumlah panggilan telepon yang dilakukan untuk pemulihan hubungan keluarga: Jumlah panggilan telepon yang dilakukan oleh masyarakat untuk tujuan pemulihan hubungan keluarga ketika PMI menyediakan pelayanan telepon seluler atau telepon satelit bagi mereka Jumlah nama yang dipublikasikan di media: Jumlah nama yang diumumkan di media cetak ataupun media siaran (radio, surat kabar, televisi, internet) untuk tujuan pemulihan hubungan keluarga Jumlah formulir "Saya Selamat" yang dikumpulkan: Jumlah formulir "Saya Selamat" yang dikumpulkan Jumlah pengunjung/orang yang menghubungi Bagian RFL PMI Jumlah orang yang menghubungi PMI Daerah/Cabang, baik melalui telepon ataupun dengan datang secara pribadi, untuk tujuan pemulihan hubungan keluarga (RFL) PATOKAN PENTING UNTUK STATISTIK RFL ! 1. Statistik RFL harus sudah sampai di RFL PMI Pusat selambat-lambatnya pada tanggal terakhir setiap bulan! 2. Angka-angka dalam Statistik RFL adalah angka-angka untuk periode tertentu dan TIDAK BOLEH dimodifikasi secara retroaktif bilamana Statistik tersebut telah diserahkan ke RFL PMI Pusat. Angka-angka yang belum sempat dimasukkan ke Statistik periode tersebut hanya boleh dimasukkan ke dalam Statistik bulan berikutnya. Contoh: Statistik bulan Juli Anda selesaikan pada tanggal 31 Juli dan Anda kirimkan kepada RFL PMI Pusat. Pada hari berikutnya, yaitu tanggal 1 Agustus, seorang relawan/staf PMI datang ke kantor Daerah/Cabang Anda dan menyerahkan 30 RCM yang dia kumpulkan minggu sebelumnya dan 5 permohonan pencarian baru untuk 8 orang yang dia kumpulkan pada tanggal 28 Juli. Angka-angka tersebut harus dimasukkan ke dalam Statistik bulan Agustus!

96

PMI Kalimantan: (menemukan orang yang dicari) Jumlah dibuka baru 0

orang yang untuknya Jumlah orang yang ditemukan permohonan pencarian (kasus ditutup positif) 2

Jumlah orang yang tidak berhasil Jumlah orang yang masih dicari ditemukan (kasus pending) (kasus ditutup negatif) 0

0

Jumlah orang yang untuknya dibuka permohonan pencarian baru: Kasus pencarian baru yang dibuka/dikumpulkan di kantor Anda PENTING: Statistik berupa jumlah orang, bukan jumlah permohonan / kasus yang dibuka, karena satu formulir permohonan pencarian bisa mencakup beberapa anggota keluarga yang harus dicari Jumlah orang yang berhasil ditemukan (kasus ditutup positif): Jumlah orang yang keberadaannya atau nasibnya berhasil ditemukan/diketahui oleh kantor Anda (sudah meninggal, misalnya). Jumlah orang yang tidak berhasil ditemukan (kasus ditutup negatif): Jumlah orang yang tidak berhasil ditemukan atau yang kasusnya ditutup secara administratif oleh kantor Anda (karena si pemohonan telah mencabut kembali permohonanannya, karena si pemohon tidak lagi bisa dihubungi, atau karena permintaan telah dikirimkan beberapa kali kepada si pemohon untuk memberikan informasi tambahan atau konfirmasi bahwa pencarian perlu diteruskan tetapi tidak pernah dijawab). Jumlah orang yang masih dicari (kasus pending): Jumlah orang yang masih dicari atau jumlah kasus pending di kantor Anda. .

95

Lampiran-lampiran

4.2.2 RCM Baru dari PMI Cabang kepada Pengurus PMI Daerah

Lampiran-lampiran

4.2

CONTOH-CONTOH SURAT

4.2.1 Laporan Sementara dari PMI Cabang kepada Pengurus PMI Daerah

Nomor Acuan Kasus: IND/LT 2222 Kepada Pengurus PMI Daerah

Nomor Acuan Kasus: IND/LT 2222

Penerima: Joko Supriyanto Pengirim: Sri Sunati

Kepada Pengurus PMI Daerah

Orang Yang Dicari: Sri Sunati Pemohon : Joko Supriyanto Dengan hormat, Terlampir adalah sebuah RCM baru yang ditulis oleh si pengirim kepada anak lakilakinya yang berada di kamp pengungsi di Timor Timur. Dia tidak punya cara lain untuk menghubungi anaknya itu. Nama kamp pengungsi beserta lokasinya tertulis di halaman depan RCM. Mohon bantuan Anda untuk mengantarkan RCM tersebut kepada penerima. Sekiranya ada pertanyaan mengenai informasi yang kami kirimkan ini, silahkan Anda menghubungi PMI Cabang. Terima kasih atas bantuan Anda untuk kasus tersebut.

Hormat kami,

Dengan hormat, Mengacu pada permohonan pencarian tersebut di atas, kami menyampaikan kepada Anda laporan sementara berikut ini karena proses pencarian masih berlangsung. Berikut ini adalah rangkuman upaya-upaya yang telah kami lakukan sejauh ini: 21 September 2007 menelepon rumah orang yang dicari, tetapi teleponnya rusak. 21 September 2007 mengunjungi rumah orang yang dicari. Rumahnya kosong. Kami meninggalkan pesan kepada orang yang dicari agar menghubungi PMI Cabang. 22 September mengunjungi lagi rumah tersebut. Para tetangga memberitahu kami bahwa orang yang dicari memang tinggal di rumah itu tetapi sedang pergi ke Makassar untuk mengunjungi saudaranya selama empat minggu. Para tetangga tidak tahu data kontak saudaranya yang di Makassar itu. Kami akan kembali mengunjungi rumah tersebut empat minggu lagi dan memberitahu Anda tentang hasil kunjungan selambat-lambatnya 23 Oktober.

PMI Cabang

Mohon bantuan Anda untuk memberitahukan hal tersebut kepada si pemohon. Terima kasih.

Hormat kami,

PMI Cabang

98

97

Lampiran-lampiran

4.2.4

Permohonan Informasi Kesejahteraan baru dari PMI Cabang ke Koordinator RFL PMI Daerah

Lampiran-lampiran

4.2.3

Permohonan Pencarian Baru dari PMI Cabang kepada Pengurus PMI Daerah

Nomor Acuan Kasus: IND/LT 2222 Kepada Pengurus PMI Daerah

Nomor Acuan Kasus: IND/LT 2222 Kepada Pengurus PMI Daerah

Orang Yang Dicari: Joko Supriyanto Pemohon: Sri Sunati

Orang Yang Dicari: Sri Sunati Pemohon: Joko Supriyanto

Dengan hormat, Terlampir adalah sebuah permohonan Informasi Kesejahteraan baru. Si pemohon sangat cemas akan keadaan putranya yang tinggal di Australia. Tetangga dari si pemohon, yang kurang paham bahasa Inggris, telah menerima telepon dari teman putranya, yang bernama Bob Johnson, yang mengatakan bahwa putranya mengalami kecelakaan sepeda motor dan sekarang di rawat di Rumah Sakit Umum Melbourne. Si Pemohon tidak tahu nomor telepon Bob Johnson ataupun nomor telepon Rumah Sakit Umum Melbourne. Karena dia tidak bisa berbahasa Inggris, dia tidak dapat menghubungi kantor pelayanan telepon internasional untuk dihubungkan ke rumah sakit tersebut. Informasi rinci mengenai alamat orang yang dicari di Australia terdapat di formulir permohonan informasi kesejahteraan. Sekiranya ada pertanyaan tentang informasi yang kami kirimkan ini, silakan Anda menghubungi PMI Cabang.

Dengan hormat, Terlampir adalah sebuah permohonan Pencarian baru. Si pemohon terpisah dari ibunya karena ibunya pindah ke Singapura pada bulan Maret 2005. Ibunya bekerja sebagai TKW dengan masa kontrak dua tahun dan seharusnya pulang ke Indonesia pada akhir masa kontrak. Masa kontraknya sudah berakhir enam bulan yang lalu, tetapi sampai sekarang pihak keluarga belum mendengar apa - apa tentang dia. Informasi rinci mengenai hal tersebut tersedia di formulir permohonan Pencarian. Sekiranya ada pertanyaan mengenai informasi yang kami kirimkan ini, silakan Anda menghubungi PMI Cabang.

Terima kasih atas bantuan Anda untuk kasus tersebut.

Terima kasih atas bantuan Anda untuk kasus tersebut.

Hormat kami, Hormat kami,

PMI Cabang

100

PMI Cabang

99

Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiran

4.3

LAIN-LAIN

4.3.1

Buku Pendaftaran Permohonan Pencarian dan Permohonan Informasi Kesejahteraan (Tracing and Welfare Request Registration Book)

A 1

2

3

4

5

6

C

D

E

F

G

H

I

Tempat

Tempat

Asal

Tujuan

Status

Hasil

Kasus

Kasus

Kasus

Kasus

PMI Cab.

PMI Cab.

Ditutup,

Bantul

Namlea

Jan 07

PMI Cab.

Ditutup,

Subang

10 April 07

PMI Cab.

Masih

Sragen

terbuka

PMI Cab.

Ditutup,

Malang

2 Maret 07

J

K

p

n

o

e

s

g

L

M

Kesejahteraan

No. Ref.

IND/LT 1318 IND/LT 1319

IND/LT 1320

IND/LT 1321

4.3.2 1

B

Buku Registrasi Permohonan Pencarian dan Permohonan Informasi

Tgl.

Nama Orang

Diterima

Yang Dicari

15.12.06

27.02.07

Sri Sunarti

Alfie Damayanti

Nama Pemohon

Budi Rachmat

Budi Suharjo

Jenis Permohonan

PENCARIAN Permohonan

Palang

Informasi

Merah

Kesejahteraan

Australia Palang

27.02.07

Deni Chandra

Susi Susanti

PENCARIAN

Merah Australia

01.05.07

Akbar Tanjung

Valina Singka

Surat Kelahiran

Kedutaan Besar Belanda

Lain

Positif

Negatif

l a i

Keterangan

n 1

Pemohon pindah

1

1

Buku Pendaftaran RCM (RCM Registration Book)

Buku Registrasi RCM

2 3

No.

Tgl.

Acuan

Diterima

Nama Orang Yang Dicari

Nama Pemohon

Diterima dari

Tempat Tujuan RCM PMI Cab. Namlea

Tgl. Penyerahan

4

BK.001/07

03.01.07

Sri Sunarti

Budi Rachmat

PMI Cab. Kupang

5

BK.002/07

05.01.07

Alfie Damayanti

Budi Suharjo

PMI Cab. Belu

6

BK.003/07

10.01.07

Deni Chandra

Susi Susanti

PMI Cab. Bogor

PMI Cab. So'e

12.01-07

7

BK.004/07

10.01.07

Akbar Tanjung

Valina Singka

PMI Cab. Indramayu

PMI Cab. Bantul

12.01-07

PMI Cab. Kota Makassar

Tgl. BTS

Tgl. Balasan

04.01.07 07.01.07

21.01.07

Balasan

8

101