13 Job Grading Overview

GENERAL OVERVIEW REMUNERATION MANAGEMENT MERANCANG SISTIM PENGGAJIAN YANG EFFECTIVE : JOB GRADING Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi R.I. Nomor : KEP.49/MEN/IV/2004 Tentang Ketentuan Struktur dan Skala Upah Oleh : Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

Training Instructor Personal Data Name

:

ASFAR ARIEF, MBA

Education

:

1968 - BA degree from IKIP Padang 1991 - MBA degree from PPMTT Malang

Mar. 2004 – Sep. 2004

:

Trainer & Consultant of BSDM, Jakarta

Sep. 2003 – Feb. 2004

:

Executive Assistant for TPJ PT ARGO PANTES, Jakarta

Working history

Apr 2002 – Aug 2003

HR Adviser PT Sunrise Bumi Textiles Indonesia, Bekasi

May 2001 - Nov. 2002

:

Human Resources Advisor / Manager of PT GATRA MAPAN, Malang

Nov. 2000 - Apr. 2001

:

HR Manager of PT ASIA MAS, Semarang.

Jul. 2000 - Oct. 2000

:

Human Resources Director of RADISSON Hotel, Bali.

Jul 1996 – Nov. 1999

:

Community & Human Resources Manager of PT Edison Mission Operation And Maintenance Indonesia, Paiton Probolinggo.

Dec. 1991 - Nov. 1995

:

Personnel & General Affairs Manager of PT ETERNIT GRESIK, Gresik

Sep. 1988 - Sep. 1991

:

Human Resources Manager of PT ROTHMANS OF PALL MALL INDONESIA, Malang.

Feb. 1986 - Feb. 1988

:

Personnel Manager of BP PETROLEUM DEVELOPMENT OF INDONESIA Ltd., Jakarta.

Oct. 1982 - Feb. 1986

:

Industrial Relations Manager of PT BASF INDONESIA, Jakarta.

Apr. 1979 - Sep. 1982

:

Personnel Manager of PT HM SAMPOERNA, Surabaya

Sep. 1971 - Jan. 1979

:

Personnel & Administration Supervisor of PT McDERMOTT INDONESIA, Jakarta.

2

Kegiatan sekarang • Menulis untuk majalah HRD & surat kabar. • Menjadi partner Training Institution (Trainer) di Jakarta, Surabaya dan Malang. • Consulting : Merancang Sistim Penggajian, Membuat Policy & Procedure, Peraturan Perusahaan. • Translator • Recruitment service – Executive Search – Outsourcing Service – Labor Supply

3

Perkenalan Peserta • • • • • •

Pendidikan Pekerjaan sekarang Pekerjaan sebelumnya Pengetahuan mengenai sistim penggajian Minat dan motivasi mengikuti training ini Pendapat pribadi mengenai peluang karir dibidang remuneration

4

General Overview • Pelaksanaan Pasal 92 Ayat 3 dari UU 13/2003. • Kepmen 49-Men/IV/2004 Mengenai Ketentuan Struktur dan Skala Upah. • Kepmen itu menetapkan kebijakan pemerintah mengenai penyusunan struktur dan skala upah. • Selama ini, puluhan tahun kebijakan itu ditunggu oleh para praktisi pengelola sumber daya manusia (SDM) perusahaan. • Perusahaan lokal juga berkepentingan dan sudah saatnya untuk menindaklanjutinya seperti umumnya perusahaan PMA. • Praktisi HRD Management dan staff terkait perlu segera mempelajari sistim ini untuk dapat men-design sendiri sistim penjenjangan kepangkatan dan jabatan diperusahaan masingmasing. 5

Sistim penggajian yang effective dari segi industrial relations : – Ada kejelasan dalam tingkat penggajian. – Lebih open – Mudah di-manage – Effective, tidak menimbulkan masalah, kekecewaan karyawan – Menciptakan ketenangan kerja – Menghindari kecemburuan, pilih kasih dan diskriminasi – Lebih professional 6

Sistim penggajian yang effective dari segi pengembangan & persaingan bisnis : – Membayar gaji secara competitive – Menghindari pembajakan karyawan – Mendapatkan karyawan yang potential – Mengembangkan serta mempertahankan karyawan yang productive (golongan star)

7

Kondisi sekarang mengenai sistim penggajian diperusahaan • Kurangnya perhatian Direksi perusahaan terhadap pentingnya sistim penggajian. • Kebanyakan perusahaan belum memiliki sistim penggajian. • Kurangnya praktisi yang mau berbagi pengalaman, knowledge dan skill-nya. • Sistim penggajian tidak diajarkan dikuliah. • Pemerintah (baca : Depnaker) lebih mementingkan bidang Hubungan Industrial. 8

Membuat sistim penggajian • Tugas pertama adalah menunjuk seorang penanggung jawab untuk : – Men-design – Merencanakan – Meng-implementasi

• Membentuk Evaluation Committee. • Perlu kordinasi yang baik untuk menyelenggarakan. • Alternative lain : Menggunakan jasa konsultan ?

9

Menggunakan Konsultan : Masalahnya • Butuh biaya yang cukup besar. • Dia memerlukan bantuan juga dari karyawan dan executive perusahaan. • Sering gagal menyampaikan laporan kepada Management. • Butuh waktu memahami operasional, proses, produk perusahaan, kualitas SDM dan hal-hal yang mempengaruhi pembuatan sistim penggajian. • Sistim yang dibuat bisa terlalu simple atau malah terlalu komplek bagi perusahaan.

10

Fungsi Payroll dalam HRD Management • Penggajian adalah salah satu fungsi dari HRD Management. • Urusan Accounting membukukan dengan sistim yang dipakai. • Seseorang harus ber-tanggung jawab pada payroll ini sebagai Payroll / Compensation Manager. • Banyak perusahaan meremehkan fungsi ini, sibuk dengan produksi saja, akibatnya terjadi sistim penggajian yang tidak benar, kesenjangan dalam menentukan upah dan timbul ketidakpuasan. • Setelah kacau, pada akhirnya perusahaan terpaksa juga untuk menata sitim penggajian ini. 11

Menggunakan karyawan sendiri • • • • •

Pilih yang qualified. Tidak mengganggu pekerjaan pokoknya. Mampu merencanakan dengan baik. Ditunjuk sebagai penanggung jawab. Dari part time menjadi full time karena tugasnya makin banyak. • Dilanjutkan dengan penunjukan beberapa orang Job Evaluator untuk ”menentukan nilai uang untuk tiap job” diperusahaan. 12

Payroll Manager (Administrator) • Familiar dengan kegiatan operasional perusahaan. • Mampu me-manage dengan baik. • Berkepribadian yang baik untuk bisa mendapatkan kerjasama dari semua pihak. • Harus persistent dengan data. • Mampu menciptakan hubungan baik agar pengumpulan data lancar tanpa reponden merasa terusik. 13

4 cara mengumpulkan informasi mengenai jabatan 1. 2. 3. 4.

Menggunakan Job Questionnaire. Interview langsung. On sight observation. Melihat work log (catatan harian mengenai kegiatan tiap hari).

14

3 hal yang harus diperhatikan agar interview berhasil 1. Berikan pertanyaan berkaitan dengan “job family” dari karyawan ybs. 2. Susunlah pertanyaan semudah mungkin. 3. Jangan ajukan terlalu banyak pertanyaan, lakukan se-minimum mungkin.

15

Job Analyst • ”Workhorse” dari proyek Job Grading. • Mengumpulkan data. • Mempersiapkan berbagai formulir & dokumen, job description (position description) dan daftar gaji. • Harus persistent dengan data. • Sabar dan menyenangkan. • Mengerti seluk beluk pekerjaan di perusahaan, baik dikantor maupun dipabrik. • Mengerti mengenai peralatan, mesin-mesin dan proses produksi. • Mengenal dan memahami semua jabatan yang ada. • Job Analyst terdiri dari staff pabrik (operasional) dan kantor. 16

Memulai Proyek Job Grading • Penjelasan ringkas kepada seluruh karyawan. • Maksud dan manfaatnya. • Check list persiapan sebelum membuat sistim penggajian (Job Grading) 

17

CHECKLIST PERSIAPAN MEMBUAT SISTIM PENGGAJIAN (JOB GRADING) No.

Pertanyaan untuk dibahas

1

Siapkah semua staff (team) management mendukung sistim ini?

2

Apakah semua staff management telah mengerti bagaimana sistim ini dilaksanakan dan apa saja yang mereka harus lakukan? Apakah Pimpinan Perusahaan telah bersikap realistis mengenai tujuan dan maksud sistim penggajian ini berkaitan dengan tujuan perusahaan dan kondisi keuangan perusahaan? Apakah para supervisor mengerti peran yang akan mereka lakukan dalam mengumpulkan informasi dan menjelaskan mengenai suatu jabatan? Apakah para Manager telah mengerti bahwa mereka akan bertanggung jawab menentukan tingkat penggajian bagi department mereka masing-masing didalam kerangka sistim penggajian yang akan dibuat? Apakah PUK SPSI telah diberitahu mengenal tujuan dan maksud serta prosedure selanjutnya dari program ini? Apakah PUK telah menyatakan atau menunjukan bahwa mereka akan mendukung program ini dan tidak menjadi penghalang? Apakah Management telah mempertimbangkan sistim kerja borongan dalam sistim ini, dan apabila sudah apakah sudah dipertimbangkan perubahannya? Apakah para Manager telah mengerti bahwa setelah sistim ini mulai dilaksanakan, Komite Evaluasi Jabatan akan meng-audit performance mereka sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan? Apakah sudah memiliki informasi yang cukup mengenai sistim dan tingkat penggajian dari perusahaan sekeliling dan diperusahaan kompetitor? Apakah selama ini kita merasa sistim penggajian yang ada merupakan penyebab turnover yang tinggi, sikap kerja rendah atau produtivitas yang rendah? Apakah semua staff yang terlibat mengerti pelaksanaan dan persyaratan dari prosedur yang akan dilakukan, seperti : 1. Job analysis ? 2. Persiapan job description ? 3. Menentukan tingkat penggajian ? 4. Penggunaan upah sebagai insentive ? 5. Bagaimana memelihara sistim penggajian ? 6. Performance analysis ? Apakah sudah ada sistim yang akan dipakai untuk karyawan Sales?

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

13 14

17

Apakah ada rencana untuk melakukan perubahan sistim penggajian pada executive? Apakah sudah disiapkan pengumuman mengenai program sistim penggajian baru ini kepada semua karyawan? Apakah perusahaan bersedia menampilkan struktur dan skala upah yang baru dalam bentuk grafik dan tabel secara terbuka? Apakah bersedia memperkirakan trend gaji top management?

18

Apakah sudah ada objective performance appraisal untuk semua tingkatan?

15 16

Ya

Tidak

Langkah-langkah yang akan diambil

Pengumuman • Perlu sosialisasi keseluruh department / karyawan. • Jangan jalankan dulu sebelum ada tanggapan positive. • Buat pengumuman seperti contoh ini. •  Lihat Contoh

19

PENGUMUMAN No. HRD-123/IV/2005 Kepada Dari CC Perihal

: : : :

Seluruh Karyawan PT DDDD EEEE Managing Director Seluruh Manager PROYEK JOB GRADING – MEMBUAT SISTIM PENGGAJIAN

Pengumuman

Bersama ini disampaikan bahwa perusahaan akan melaksanakan pembuatan sistim penggajian (Job Grading) untuk semua karyawan perusahaan. Maksud dari Job Grading itu adalah : 1. 2. 3. 4. 5.

Menentukan secara jelas tugas-tugas dan tanggung jawab dan setiap jabatan dengan cara membuat uraian jabatan secara tepat. Untuk memastikan agar tingkat penggajian antara satu jabatan dengan jabatan lainnya berbanding seimbang sesuai dengan bobot dan nilai jabatan-jabatan itu. Untuk mendapatkan nilai yang tepat dalam memberikan imbalan kepada karyawan sesuai dengan prestasi kerjanya. Untuk menciptakan struktur penggajian yang sepadan dan kompetitive dalam industri. Untuk menciptakan ketentuan dan kebijaksanaan yang menjamin adanya standard yang objective dalam administrasi penggajian.

Saudara SUYANTOMO – Payroll Supervisor terhitung mulai tanggal 1 Maret 2005 telah ditunjuk sebagai COMPENSATION MANAGER untuk bertanggung jawab melaksanakan proyek ini. Dia akan dibantu oleh beberapa Job Analyst yang nama-namanya akan ditentukan kemudian. Job Analyst tersebut akan mengumpulkan data-data yang diperlukan melalui wawancara, memberikan questionnaire (daftar pertanyaan) atau dengan metode lainnya. Sangat diperlukan kerjasama dari Anda agar JOB anda diuraikan secara tepat dan tugas-tugas serta tanggung jawab anda jelas. Dengan demikian perusahaan dapat menentukan nilai rupiah dari setiap jabatan sesuai dengan nilai jabatan itu dan berdasarkan juga pada tingkat penggajian di industri. Tidak akan akan pengurangan gaji ataupun tunjangan akibat dari hasil proyek Job Grading ini. Juga tidak ada tambahan tugas dan tanggung jawab kepada suatu job tanpa diikuti dengan peninjauan gaji. Kerjasama dari Anda sangat dihargai, dan apabila Anda memerlukan penjelasan lebih lanjut, silahkan menghubungi Manager masing-masing, yang juga telah mendapatkan penjelasan mengenai hal ini. Demikian untuk dimaklumi. Malang, 24 Maret 2005

ARIOBIMA SOEMARYONO AS/AA

Manfaat & Tujuan Training Memberikan pengertian mengenai : • Sistim penggajian / remunerasi yang umumnya digunakan dalam industri. • Sistim kepangkatan dan penjenjangan jabatan diperusahaan. • Struktur dan skala upah sebagaimana disebut dalam Kepmenaker & Transmigrasi No. 49/2004. • Remuneration Policy & Procedure diperusahaan. • Teknik yang mudah untuk merancang sendiri sistim remunerasi yang effective diperusahaan. • Teknik membuat job description sesuai dengan kebutuhan proses membuat job grading. • Teknik dan keahlian untuk mampu melakukan analisa dan evaluasi jabatan agar bisa membuat sistim job grading dalam kebijaksanaan pengupahan diperusahaan. • Teknik melaksanakan survey upah dan benefits. • Kegunaan sistim job grading dalam membuat strategi perusahaan dan pengembangan sumber daya manusia.

21

Materi Training • • • • • • • • • • • • • • •

Sistim Penggajian Yang Effective. Mekanisme Penentuan Tingkat Upah Karyawan. Job Description, Job Requirement, Job Specification Job Analysis & Job Evaluation. Job Evaluation Method  Job Analysis  Job Grading Job Evaluation & Management. Keuntungan Melaksanakan Job Evaluation. Job Evaluation Committee Menggunakan Table of the Evaluation Factors Point System. Benchmark Positions. Job Grading & Job Steps. Salary Structure Grading & Point System Survey Upah 22

Tujuan akhir dan peluang karir bagi peserta  Payroll Officer - Mampu membuat sistim penggajian diperusahaan masing-masing.  Menjadi Remuneration / Compensation Specialist – Mengkhususkan profesi pada sistim penggajian / kompensasi.  Compensation Manager – Memimpin Payroll & Compensation Department.  Remuneration Consultant – Banyak perusahaan yang membutuhkan untuk membuat sistim penggajian.

23

Kegunaan Evaluasi Jabatan 1. Membuat kebijakan mengenai Penetapan Upah.

2. Sebagai dasar pada saat dilakukan Job Review (Penilaian Pekerjaan). 3. Membuat kebijakan pada saat merancang kebijakan pengembangan sumber daya manusia di perusahaan. Job Analysis

24

Sequence mengerjakan Job Grading • • • • • • • •

Job Description,  harus sudah lengkap Organization chart ,  harus sudah lengkap Analisa Jabatan, form Questionnaire  Evaluasi Jabatan Evaluation Factors (Point Factor System)  Spread Sheet  fungsi-fungsi dept. &  daftar karyawan Menentukan point value Menentukan classification & jumlah grades, menurut kebijakan perusahaan • Menentukan salary scale, menurut kebijakan perusahaan

25

Sistim remunerasi yang effective 1.

2. 3. 4. 5. 6.

Level / classification ; • Golongan • Jabatan Jumlah golongan jabatan yang dikehendaki oleh Management. Min – max dan mid point salary. Range / rentang / skala Steps ; perkiraan lamanya seseorang berada dalam 1 grade. Regression / laju kenaikan upah.

7.

Analisa Jabatan /Job Description /Organisasi Chart. 8. Evaluasi Jabatan, point factor/system. 9. Theorytical salary seseorang diperusahaan berdasarkan masa kerja. 10. Prosentase gaji seseorang dalam skala gaji (prosentase posisi) 11. Merit Rating. 12. Job Evaluation Team. 26

5 Fungsi Management 1.Planning 2.Staffing 3.Coordinating 4.Directing 5.Controlling

Rp.

1.300.000

max

1.100.000

22,22% mid

44,44%

2. Grades

22,22% 900.000

6 Fungsi HRD Mgmt :

3. Min Max Salary

min

Steps in Range  20 tahun

1. Employment

1. Level / Classification / Golongan / Kelompok Jabatan

(5)

Max salary

44,44% : 20 = 2.22%

2. Salary & Compensation

4. Rentang / Range / Skala Gaji

3. Industrial Relations 4. Training & Development

Range :

5. Government Relations

(4)

Max – min x 100% =

6. Employee Benefits

5. Steps in Grade

Min

Posisi gaji dalam range : (10)

1.300.000 – 900.000 x 100%= 44,44%

Upah – min x 100% =

900.000

Max – Min 1.200.000 – 900.000 x 100% = 75,00% 1.300.000 1.300.000 - 900.000

PPK : 5 = 6 steps 4 = 4 steps 3 = 3 steps 2 = 2 steps 1 = 0 steps

Min salary 900.000 10 R&F Laju kenaikan upah :

4 For

6. Laju Kenaikan Upah 7. Analisa Jabatan 8. Evaluasi Jabatan 9. Theorytical Salary 10. Posisi gaji dalam Range 11. Merit Rating 12. Job Evaluation Team

4

3

2

Supv

Mgr

Dir

(6)

Max – 1 = 11.000.000 – 1 =10 - 1 = 2,25 Min

1.100.000

N-1

5-1

4

Proses JOB Grading

Sistim Penjenjangan Kepangkatan & Jabatan

Total 23 grades 1.Know 2.Exp 3.Scope 4.Resp 5.Conseq 6.Int 7.Ext 8.Comp 9.No of emp 10.Res & analysis

Menyusun struktur dan skala upah Dilakukan dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan dan kompetensi dan mempertimbangkan kondisi perusahaan.

28

Mengenal Human Resources Development Management

29

“Functions” in Human Resources Development Management 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Employment Salary & Compensation Administration Industrial Relations Training & Development Government Relations Employee Benefits & Facilities 30

Job Description

• Job Analysis • Job Evaluation • Job Grading

Compensation Policy

Recruitment

Selection

Induction

Industrial Relations

POSTING Training & Developmen t

Performance Appraisal Transfer & Job Rotation

Human Resources Development Management

Termination : • Resignation • Retire • Retrenchment • Dismissal • Death

Promotion & Demotion

Employment • • • • • • •

Recruitment Selection Personal Filing  HRMIS - Computerized Promotion & Demotion Transfer Induction Termination

32

Training Record : In house & External Training, Professional Dev. Review

Job Description

Performance Appraisal

Termination : Resignation Retirement Retrenchment Dismissal Death

Personal File : • Personal data • History Salary Position Grade Training Medical Jamsostek, Askes Personal Insurance Pension Scheme Personal Loan Absenteeism Performance Discipline Awards • Training Record • Dependants Record

Applicants Data & Application Forms

DATA BASE EMPLOYEE LIST

Warning Letters : I II III

Dependants Record : - Name - DOB - Relationship - Photograph

HRMIS

Job Analyssis & Evaluation

Job Classification & Grading System

Working Agreement : KKWT Permanent Employment

Confirmation for Permanent Employment (Successful probation period).

Security Record - ID Card - KTP - Photograph

Employee status change form

Confirmation of New Status: - Position - Grade - New salary - Dept. - Effective date

33

Salary & Compensation Administration • • • • • • •

Job analysis & job evaluation Classification & grading system Performance appraisal Rating determination Merit rating Work schedule control Salary survey

34

Industrial Relations • • • • • •

Manpower Legislation Labour Union Collective Bargaining (CLA) Company Policy Work rules & regulations Work ethic & employee discipline

35

Training & Development • Training • Organization development • Manpower development

36

Government Relations • • • • • • • • •

Ijin Wajib Lapor Perusahaan Ijin Mempekerjakan Wanita Malam Hari Ijin Penyimpangan Waktu Kerja Pendaftaran PKB Pendaftaran dan Persetujuan PP RPTKA & IKTA Laporan Triwulan Perusahaan Laporan Kecelakaan Kerja Akte Pemeriksaan 37

Employee Benefits & Facilities • • • • • • •

Medical Services Sport & Recreation Personal Services Safety & Health Security & Protection Canteen Social & Religious Activities

38

Istilah-istilah dalam Job Grading • • • • • • • •

Benchmarking Red circle jobs Green circle jobs Salary survey Range system Grade brakes Minimum point factor value Minimum wage line Tambahan Materi Dari : How to Plan and Manage an Effective Wage and Salary Program By Alexander Hamilton Institute, Inc. USA - 1984

39

Point Factor System 1. Identify a number of factors present in most of the jobs being evaluated. 2. Dividing each factor into a number of degrees that increase the value of the job. 3. Establishing a point value for each degree. 4. Determining the degree level. 5. Adding the points for appropriate degree of each factor to establish the value of the job.

40

Point Factor System Konsep Dasar sistim ini 1. Menentukan sejumlah faktor-faktor yang terdapat pada jabatan-jabatan yang sedang dievaluasi. 2. Pada setiap faktor itu dibuatkan beberapa tingkatan yang menunjukan bertambahnya nilai dari satu jabatan. 3. Kemudian menentukan nilai angka untuk setiap tingkatan itu. 4. Menetapkan tingkatan dari faktor. 5. Menambahkan angka-angka tersebut sesuai tingkatan masing-masing faktor untuk menentukan bobot dan nilai dari suatu jabatan. 41

Keuntungan menggunakan point factor system • Cara meng-evaluasi jabatan bisa lebih akurat. • Hubungan antara jobs ditampilkan dalam angka-angka dan ranking yang mudah dimengerti. • Perbedaan yang jelas antara jobs dapat dibuat dengan degree dan point value. • Nilai jabatan di-evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang terdapat dalam job. • Skala perbedaan dapat digunakan untuk jangka lama dan job yang baru dapat dimasukan pada skala yang ada. • Point value dapat digunakan waktu membedakan satu grade upah dengan lainnya. 42

Kerugian dan kelemahan point factor system, antara lain : • System ini membutuhkan waktu dan usaha serta memerlukan seseorang yang ahli, apalagi kalau perusahaan yang menggunakan banyak tenaga kerja. • Metode yang digunakan menentukan dan menjelaskan faktor-faktor kompensasi, membagi menjadi degree dan memberikan point bisa membingungkan. • Point factor ditentukan dengan cara kesepakatan antara anggota evaluation committee (para evaluator). • Membuat data proses evaluasi dan menjaga agar tetap up to date memerlukan banyak pekerjaan administrasi.

43

Red circle job terjadi karena : • Incumbent di-demosi tapi gajinya tetap pada tingkat yang lebih tinggi. • Job ditentukan dengan tingkat upah yang terlalu tinggi sebelumnya karena tidak ada struktur upah yang rasional waktu itu. • Pemegang jabatan adalah karyawan yang istimewa dan menerima kenaikan gaji yang besar, tapi tidak di-promosikan kegolongan gaji yang lebih tinggi. • Job tersebut dinilai rendah pada saat di-evaluasi dan tingkat upah tersebut sudah dianggap benar. • Incumbent sangat istimewa dan job tersebut sangat penting, sehingga dibuatkan rate khusus bagi dia. 44

Assessing green circle jobs • Timbul karena sebab yang berbeda. • Dapat menunjukan karyawan atau trainee yang tidak kompeten. • Akibat dari penilaian yang terlalu berlebihan. • Incumbent seharusnya dikirim kembali untuk training atau di-mutasi. • Apabila masih sebagai trainee, biar disana sampai dia dapat menunjukan kemampuannya. • Apabila salah evaluasi, lakukan perbaikan dengan evaluasi ulang. • Rate bagi Trainee tidak dianggap sebagai sebagai green circle.

45

Comparing graphs • Pilihlah satu job dari data survey dan buat satu titik di grafik dimana nilai gaji untuk median rate intersects dengan point factor scale value untuk comparative job diperusahaan anda. Lihat Gambar 26. • Ulangi prosedur ini sampai jobs dalam survey telah ditempatkan pada grafik. Gunakan sekarang job yang sedang dibandingkan. • Tariklah garis dari titik upah terendah keatas seperti sebelumnya dan bagilah titik-titik itu secara sama banyak. Garis ini adalah trend line dari wage survey dan menunjukan median wages dari berbagai job sebagaimana dilaporkan oleh survey itu. • Ambil Gambar 25, scattergram upah perusahaan anda sekarang dan tempatkan diatas Gambar 26 kemudian bandingkan posisi dan garis trend line perusahaan yang baru saja anda buat. 46

External Comparison • • • • •

Harus dijadikan standard scale terlebih dulu. Evaluation sistim yang seragam. Tidak ada penyimpangan dibuat dalam memberikan point value. Conversion dilakukan secara konsisten. Garis upah comparable antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Konsultan penggajian melakukan survey upah tahunan, data-datanya dari ”user” sistim yang sama, sehingga mudah diproses. Hasil survey berupa : – Mid point salary – Total cash – Total remuneration

47

Comparator Distribution Keadaan upah dipasar

90 Q3

M Q1

Rp.

10

Points

Market Position • • • • •

90th percentile 3rd quartile M adalah Median atau 50th percentile 1st quartile 10th percentile

49

Positioning Upah Perusahaan 90 Garis Upah Perusahaan

Q3

M Q1

Rp.

10

Points

Membuat rate range (spread) 1. Buatlah satu grafik, tempatkan titik terendah dan titik tertinggi sebagai X & Y. 2. Hitunglah minimum base rate yang baru dari upah : Minimum

=

x (dalam nilai rupiah) 100 + % dari spread yang diinginkan 2

Tandai nilai uang ini pada skala upah sebagai Point XX. 3. Hitunglah nilai atas (upper) dari minimum base rate: Upper level of minimum = Y (dalam nilai rupiah) 100 + % dari spread yang diinginkan 2

Tandai nilai ini pada grafik sebagi point YY dan tarik garis antara XX and YY. Ini adalah garis minimum wage line yang baru dari semua jobs. 51

Establishing a rate range (spread) 4. Sekarang hitunglah upah maksimum yang baru : Maximum base rate =

X dalam nilai rupiah (100+ % dari spread 2

Tandai pada skala uang dengan XXX. 5. Ulangi perhitungan ini untuk menentukan upper end of the maximum rate scale dan tandai sebagai YYY. Tariklah garis antara XXX and YYY. Ini adalah garis upah maksimum untuk setiap job. Trend line perusahaan yang baru sekarang akan menjadi garis median untuk semua jobs dan dibayar untuk prestasi kerja ratarata. Karyawan baru akan berada pada titik sedikit diatas minimum, atau pada titik minimum apabila belum terlatih atau pengalaman yang sangat minim. Mereka akan naik sesuai dengan prestasi dan kebijaksanaan perusahaan pada merit raise dan pertimbangan lainnya. 52

Gambar 25 – Scatter Chart Upah Sekarang Company trend line

Filled-in Circle Rates

Blank Circle Rates

600

500

400

300

200

100

Job Value in Points Determined by the Point Factor System

Gambar 26 – Scattergram berdasarkan data survey upah Abaikan yang jauh dari garis

Point Value Scale

Gambar 27 – Perbandingan Upah Survey & Upah Perusahaan

Decision A - Bayar sedikit lebih tinggi.

Wage Survey Trend Line Decision B - Bayar sedikit lebih rendah.

Company trend line

Point Value Scale

Gambar 28 – Membuat spread antara min (X) dan max (Y) Y Rp (100 + % of spread 2

YYY

Maximum Y

Company trend line

Mid point

Max = X Rp (100 + % of spread 2

YY Minimum Y Rp

XXX

Min = (100 + % of spread 2

X XX

X Rp Min base rate = 100 + % of spread 2

Point Value Scale

Gambar 29 – Membuat pay grades dengan grade overlap

Maximum Pay 9

8 7

Promosi dari G3 ke G4 akan langsung naik kegaris ini.

6 5

4 3 2

Breaking Point Between Grades

1 Overlap

Point Value Scale

10

Median Pay Minimum Pay

Maximum Pay

Gambar 30 – Membandingkan struktur gaji sekarang dengan struktur grade baru

9

10

Median Pay Minimum Pay

8

Red Circle Jobs 7 6 5

Trend Line Gaji Sekarang

4 3 2

Green Circle Jobs

1

Point Value Scale

Highest Pay

Gambar 31 – Membuat grading

Job Cluster

Lowest Pay

Job Cluster

1

2

3

4

5 6 7 Point Value Scale

8

9

10

11

12

Establishment of grades 1.

Tentukan jumlah grade yang diinginkan. Tariklah garis horizontal pada grafik dititik dimana minimum wage line intersect (bertemu) dengan minimum point factor value. 2. Tarik garis vertical dititik dimana minimum wage line intersect dengan minimum point factor value seperti point 1, dan tarik garis itu keatas pada maximum rate sebagaimana ditentukan pada Gambar 28. 3. Tarik garis horizontal line dari titik itu ketitik dimana intersect dengan highest point factor value untuk grade ini. Selesaikan menjadi kotak empat sisi. 4. Kemudian, tentukan besarnya nilai overlap yang diinginkan antara satu grade dan grade berikutnya dan ulang seperti Step 1, 2 dan 3 untuk semua grades. 60

Overlap (Tumpang Tindih) • Terlalu besar overlap tidak baik karena :

– Karyawan naik terlalu cepat kepuncak grade

• Grade bisa dibuat tanpa ada overlap, bahkan terputus antara grades. • Yang paling populer caranya adalah overlap dekat ujung setiap grade. • Overlap lainnya biasa dipakai dahulu. Keuntungannya memperlambat progresi keatas.

Overlap (Tumpang Tindih) • Gambar 29 menunjukan 10 grades pelaksana dengan overlap yang besar untuk menunjukan masalah yang mungkin terjadi. Karyawan yang sudah dititik maksimum pada Grade 3 naik ke Grade 4 pada saat ada dititik midpoint ketika dipromosi. Jadinya tinggal sedikit ruang lagi untuk kenaikan gaji pada Grade 4. • Karena situasinya berulangkali, ada kecenderungan karyawan naik dengan cepat ke Grade 10. • Sedikit overlap akan menambah waktu karyawan berada pada Grade yang sama. • Pada saat yang sama, memungkinkan Management memberikan kenaikan yang lebih besar pada kasus-kasus tertentu. • Jobs yang telah dievaluasi dengan point factor value tertentu antara 2 grade, harus dievaluasi ulang agar bisa masuk ke Grade dibawah atau diatasnya. 62

Memperkirakan biaya struktur baru Melakukan estimasi yang realistik atas biaya yang terjadi dengan sistim penggajian baru : • Tempatkan pay rates sekarang yang ada pada Gambar 25 diatas grafik struktur gaji baru dalam Gambar 29. Hasilnya adalah grafik gabungan seperti pada Gambar 30. • Menempatkan gaji sekarang pada struktur gaji yang baru memberikan indikasi bahwa ada jobs tertentu yang berada diluar garis. • Green Circle adalah jobs yang berada dibawah range, yang harus dinaikan ketitik minimum sehingga kelihatan nilainya. • Red Circle yang berada diatas garis akan tetap berada disana sampai ada kenaikan jabatan yang akan membawa ke grade yang baru. 63

Selamat mengikuti training ini. Semoga bermanfaat bagi perusahaan & karir anda.

64