13 Cartilla - Conteo Fisico

SIIGO WINDOWS

Conteo Físico

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4.

Presentación ¿Qué es Conteo Físico? ¿Cuál es la Ruta para Ingresar el Conteo Físico? ¿Cuáles son los Pasos a Realizar a Ejecutar la Opción de Conteo Físico? 4.1 Listado de Saldos 4.2 Incorpora Ajustes 4.3 Verificación de Ajustes 4.4 Informe de Ajustes 4.5 Comprobante de Ajustes 4.6 Muestra Diferencia Entre Conteos 4.7 Listado Diferencias entre Conteos 5. ¿Cuáles son los Aspectos a Tener en Cuenta en la Opción de Graba Conteo?

Presentación El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de ingreso y ejecución del conteo físico, este es una forma de control e inclusión de ajustes de una manera rápida; se debe realizar por cada una de las empresas que tenga el cliente y de acuerdo a las necesidades del usuario.

CONTEO FISICO ¿Qué es Conteo Físico? El Conteo físico es una opción con que cuenta el software, en la cual la empresa puede a una fecha determinada ajustar su inventario en cantidades y valores; para esto es necesario que la empresa realice con anticipación un inventario físico de la totalidad de existencias de productos, para luego ser ingresadas al sistema.

¿Cuál es la Ruta para Ingresar el Conteo Físico? Para ingresar el conteo físico se debe ingresar por la Ruta: Inventarios – Procesos Conteo Físico.

¿Cuáles son los Pasos a Realizar a Ejecutar la Opción de Conteo Físico? Los pasos que se realizan para realizar el Conteo Físico se encuentran definidos en la opción del Menú de Conteo Físico y son:

A continuación se explicara la funcionalidad de cada uno de ellos:

1. Listado de Saldos Esta opción genera un informe donde el sistema lista todos los productos que se encuentren creados en la empresa; este se puede imprimir y digitar o anotar allí las unidades obtenidas en el conteo de cada uno de los productos con que cuenta la organización. Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

1.1

Alfabético – Numérico o Referencia de Fabrica: Es la forma en la cual se desea visualizar la presentación del informe

1.2

Mes y Día de Corte: Digitar la fecha de corte en el que se desea generar el informe con los saldos de cada producto

1.3

Bodegas: Digitar el código de la bodega inicio y fin al igual que la ubicación inicio y fin donde se encuentren los productos que se desean tener en cuenta en la generación del listado

Importante: El informe se puede generar de una sola, de un rango o de todas las bodegas

1.4

Rango de Productos: Digitar el Código del producto desde y hasta el cual se desea generar el listado, para solicitar que el informe contenga todos los productos los campos se deben pasar con enter

1.5

Todo el Inventario: Independientemente de las bodegas seleccionadas y del movimiento que tengan, el sistema listará todo el inventario existente en el Catálogo de Productos.

1.6

Incluidos en ésta bodega: El sistema lista únicamente los productos que se encuentren en cada una de las bodegas seleccionadas, que hayan tenido movimiento a la fecha de corte digitada en la parte superior.

Importante: En caso de haber seleccionado varias bodegas, el sistema hace corte por cada una de ellas

1.7

Desea Cantidades a 5 decimales: Si desea que la columna de saldos de productos se genere con cinco decimales en caso de no marcar solo generara los saldos a dos decimales

Ejemplo. 

Saldo en Cantidades a dos Decimales



Saldo en Cantidades a cinco decimales

1.8

Incluye Productos Tipo “Servicios”: El sistema permite incluir en el listado de Productos aquellos que en su tabla de inventarios se catalogaron como servicios; de igual forma a ellos no se les controla el saldo de inventarios por ello la columna de Saldo siempre aparecerá en blanco

1.9

Descripción – Referencia – Ambos: Es la forma de presentación del informe en cuanto al nombre de los productos

1.10

Muestra Ubicaciones del Catalogo de Productos: Este campo hace referencia si se requiere que en la impresión del informe también se puedan visualizar las ubicaciones que se ingresaron en el catalogo de productos

Importante: NO SON LAS MISMAS UBICACIONES QUE SE ASIGNAN A LAS BODEGAS

Ejemplo.

1.11

Incluye Productos: Es una división del informe, la cual permite generarlo por productos activos – inactivos o Todos Importante: Esta marcación el sistema la lee del catalogo de productos de la casilla ; al estar seleccionada esta activo de lo contrario el producto se encuentra inactivo

1.12

Sin saldos: Al seleccionar esta opción, en la impresión del informe el sistema no muestra el saldo de los productos, esta columna la muestra en blanco

1.13

Con Saldo en Bodega: Esta opción hace referencia si se requiere o no ver en el informe todos los productos tengan o no saldos

Ejemplo. 

Sin seleccionar la opción el sistema en el informe trae todos los productos tengan o no tengan saldo en cantidades



Al seleccionar la opción en el informe solo se presentaran los productos que tengan saldo

En este informe se visualiza donde se encuentra el producto (Bodega y Ubicación), al igual que la información del producto (línea, grupo, código, descripción y/o referencia), trae una columna con el saldo del producto, otra para ingresar manualmente las cantidades encontradas en el conteo y una última para colocar la diferencia sea esta positiva o negativa.

La presentación General del Informe de Listado de Saldos es:

Importante: El informe se puede generar en vista preliminar, impreso o Excel; su funcionalidad básica es poder entregar el listado de los productos con que cuenta la empresa a la(s) persona(s) que realizaran el conteo físico de los inventarios para que se digiten allí las cantidades existentes en cada una de las bodegas y ubicaciones cuando estas últimas apliquen.

2. Incorpora Ajustes En esta opción se debe ingresar el Conteo físico que se haya realizado, este conteo se debe realizar por cada una de las bodegas y ubicaciones que esté utilizando la empresa. Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

2.1

Calcula Saldos:

Esta opción es de uso obligatorio; calcula las existencias de todos los productos por cada una de las bodegas y ubicación que existan a la fecha de generación. Es la primera opción a ejecutar para realizar la posterior incorporación de los ajustes. Allí se habilita la siguiente ventana:

Se recomienda siempre seleccionar la opción de Todos; luego el sistema solicita la forma de realizar el ordenamiento (Alfabético Numérico o Referencia de fabrica y la fecha de Corte a la cual se va a correr el calcula saldos (Mes y Día)

Luego se habilita la siguiente ventana, para diligenciar los campos de acuerdo a las necesidades del usuario

Donde solicitara el rango de bodegas, ubicaciones y productos, adicional solicita otros datos que se verán reflejados en la impresión del informe.

Importante: El sistema genera un informe del proceso de calcula saldos, el cual se puede generar en vista preliminar, impreso o Excel.

2.2

Graba Conteo:

En esta opción el sistema de manera automática trae uno a uno todos los productos que maneja la empresa, para que el usuario ingrese las cantidades del conteo realizado por la empresa por cada una de las bodegas y ubicaciones.

Importante: La mayoría de las empresas realiza mínimo dos conteos, esto con la finalidad de tener una mayor confiabilidad; SIIGO permite incorporar hasta tres tipos de conteo

Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

2.2.1 Conteo 1 – Conteo 2 – Conteo 3: Cuando se ingresa a cualquiera de los tres conteos se presenta la siguiente ventana:

a. Graba Nuevos: Esta opción se utiliza para grabar aquellos productos que por alguna razón no aparecieron en el listado de saldos pero físicamente si se tienen existencias. Para incluir la información es necesario digitar la Bodega y Ubicación, el código del producto y la cantidad encontrada en el conteo físico

b. Graba Conteo Físico: En esta opción el sistema trae de manera automática por cada una de las bodegas y ubicaciones todos los productos y la cantidad que reporto el calcula saldos. Se debe seleccionar entre Alfabético, Numérico, Referencia; esta selección tendrá efecto en la forma que el sistema mostrará la información para ser capturada.

La cantidad de productos permite ser modificada de acuerdo a las unidades reportadas en el conteo físico, esta modificación se debe realizar en la casilla llamada conteo

Importante: Cada vez que el sistema va trayendo un producto informa la bodega, ubicación, descripción y cantidad reportada en el calcula saldos; esta cantidad es informativa y puede ser modificada por la cantidad registrada en el conteo físico de existencias

2.2.2 Cierre de Conteo: Al momento de terminar de ingresar el conteo de todos los productos se debe realizar el Cierre, esta opción sirve para proteger la información registrada en el conteo; al usar esta funcionalidad el sistema NO permite realizar ningún tipo de modificación en cantidades o incorporación de mas productos en el conteo.

Al ingresar al Cierre de Conteo, se habilita la siguiente ventana:

En la cual se debe indicar el número del conteo que se desea cerrar Importante: En caso que se requiera modificar algo y el conteo ya se encuentre cerrado es necesario reabrirlo, para ello se debe ingresar a la opción de Cierre de Conteo, digitar el numero de conteo y utilizar la tecla de Función F9 o el icono

¿Cuáles son los Aspectos a Tener en Cuenta en la Opción de Graba Conteo? Algunos de los aspectos más importantes que se deben tener en cuenta al momento de grabar conteos físicos son: 

Para modificar la cantidad de un producto que haya quedado mal digitado después de grabar el conteo; se debe ingresar al Conteo en el cual se grabo en la opción: “Graba Conteo Físico” allí digitar la bodega, ubicación, código del producto y corregir la cantidad



Se pueden modificar las cantidades ingresadas en un conteo siempre y cuando el conteo físico no haya sido cerrado



En caso haber cerrado el conteo, se pueden modificar las cantidades ingresadas en el, pero es necesario primero reabrir el conteo para poder realizar las modificaciones requeridas



El sistema permite trabajar hasta tres diferentes conteos, esto con la finalidad de tener una mayor confiabilidad en la información digitada



El sistema permite ingresar tres conteos en caso de requerirlos es importante realizar el cierre de un conteo con la opción “Cierre Conteo” para poder pasar al siguiente



Si la cantidad de productos reportada por el sistema corresponde a la cantidad del conteo se debe digitar este mismo valor en la casilla de conteo; en caso de dejar la cantidad del conteo en ceros, el sistema asume que el nuevo saldo de ese producto es ceros



La cantidad de producto digitada NO es la diferencia entre el conteo físico y el inventario del sistema.



El sistema NO realiza operaciones matemáticas (suma o resta) solo se digita la cantidad total encontrada en el inventario físico, para que el programa realice la contabilización necesaria al momento de contabilizar el ajuste a la deferencias encontradas mediante el “Comprobante de Ajuste”

2.3

Archivo Plano:

Esta opción sirve para que por medio de un archivo plano se realice la incorporación del conteo físico. Este archivo se puede realizar en una hoja electrónica como por ejemplo Excel y será personalizada de acuerdo a las necesidades que tenga la empresa y con unos campos específicos

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente pantalla:

2.3.1 Diseña: En esta opción se crea la estructura del archivo plano que el usuario debe crear o definir. Al ingresar al diseño del archivo plano se habilita la siguiente ventana:

  

Posición Inicial – Posición Final: El sistema habilita estos dos campos para ingresar hasta tres posiciones numéricas, en las cuales se debe digitar el numero de la columna donde inicia y donde termina cada una de las variables Nombre del Campo: El sistema presenta el listado de las variables o campos que se pueden incluir en el archivo plano Importante: No es necesario incluir todas las variables



Longitud del Campo: El sistema realiza el cálculo de manera automática leyendo la posición inicial y final Ejemplo. VARIABLE Código Bodega Código Ubicación Código Producto Descripción Producto Conteo 1 Conteo 2 Conteo 3

NOMBRE CAMPO Bodega Ubicación

POSICION INICIAL 001 005

POSICION FINAL 004 007

LONGITUD DEL CAMPO 4 3

Producto

008

020

13

Descripción

021

070

50

Cantidad Conteo Uno Cantidad Conteo Dos Cantidad Conteo Tres

71

80

10

81

90

10

91

100

10

Importante: Lo anterior es solo un ejemplo de algunas variables y posiciones como se debe diseñar un archivo plano en SIIGO, luego de esto se debe diseñar el archivo plano en una hoja de cálculo con las características que aquí se definieron para la posterior incorporación.

2.3.2 Incorpora: En esta opción el sistema permite incluir la información del conteo físico por medio de archivo plano, para ello el sistema valida si los datos consignados en la hoja de cálculo corresponden al diseño definido en SIIGO Allí el sistema habilita la siguiente ventana:

Se debe indicar la ruta completa y el nombre del archivo plano con la extensión el cual contiene la información del conteo físico Importante: Se recomienda guardar este archivo plano en el directorio de la empresa en la cual se va a subir la información

2.3.3 Listado: En esta opción el sistema permite ver la definición del archivo plano realizada en SIIGO; solo se puede generar por pantalla y es necesario que de esta misma forma se deben incluir los parámetros en la hoja de cálculo

3. Verificación de Ajustes En esta opción el programa permite generar un informe únicamente por pantalla y se utiliza después de haber ingresado el conteo físico por la opción de graba conteo, aquí el sistema genera un listado que permite verificar los saldos de inventario de SIIGO contra los saldos encontrados en el conteo físico y la diferencia registrada. Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

Importante: Este informe se genera por cada uno de los tres conteos y el programa permite combinar conteos (SOLO DOS), para encontrar las diferencias entre ellos

Ejemplos. 

Informe de Diferencias de UN Conteo



Informe de Diferencias combinando DOS conteos

4. Informe de Ajustes En esta opción el sistema permite generar un informe por vista preliminar, impreso o en Excel, de las diferencias encontradas entre el saldo de inventario de SIIGO y los saldos incorporados al sistema como nuevo saldo en cada uno de los tres conteos. Para la generación de este listado el sistema solicita confirmación de con cual conteo se realizara el análisis y calculo para reflejar en la columna de diferencia

Importante: La diferencia que relacione éste informe serán las unidades que el programa cargará como asiento contable en el comprobante de ajustes

5. Comprobante de Ajustes En esta opción se registran contablemente los ajustes correspondientes a las diferencias encontradas entre el saldo del Inventario de SIIGO y el saldo del conteo; estos ajustes pueden ser solo en cantidades o en valores y cantidades.

Importante: Para realizar la contabilización del comprobante de ajustes, el sistema solicita confirmación sobre cual conteo se debe tener en cuenta para el cálculo de las diferencias y así mismo realizar el registro contable

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:



Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente contabilización del documento de ajuste.

a

la

elaboración

o

Importante: El programa toma la fecha con la que se ingresa al sistema, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el software permite cambiar solo el día de elaboración del documento.



Tipo: Hace referencia al Tipo de Documento en el cual se va a contabilizar el ajuste, para ello se recomienda realizar el proceso en un Documento Tipo L; el cual debe estar previamente definido



Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que será afectado en la contabilización del documento, con la tecla de Función F2 o binoculares permite consultarlos.

Importante: Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla.



Nit: Se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica)

Importante: Por ser un proceso interno de la organización se recomienda digitar el Nit de la empresa



Conteo 1 – Conteo 2 – Conteo 3: El sistema solicita confirmación sobre cuál de los tres conteos el programa internamente debe leer para comparar con el saldo en SIIGO y encontrar las diferencias



Tiene Relación Centros Costos/Bodegas: Seleccionar en caso que la empresa en su control interno maneje asociación directa ente los Centros de Costos y las Bodegas, de lo contrario dejar en blanco



Esta Seguro: Al seleccionar esta casilla el programa inicia la contabilización del documento, para ello se despliega una ventana en donde se debe asignar el tipo de registro a realizar y que cuentas contables serán afectadas al momento de contabilizar el ajuste:

En caso de marcar la opción “Desea llevar el ajuste contra la Cuenta de Costos de Inventario”, el sistema automáticamente contabilizara el documento a la cuentas contables de Inventarios (14) contra el Costo de Ventas (61), de no seleccionar esta casilla el sistema solicitara las cuentas de Utilidad y Pérdida para el Inventario

Importante: Las cuentas contables aquí digitadas deben estar previamente creadas por el modulo de contabilidad. En caso de llevar el ajuste contra la cuenta de costos, el sistema toma las cuentas de inventarios y costo de ventas que se encuentran asociadas en la apertura de Líneas y Grupos (Tablas de Inventarios) del producto al cual se le debe contabilizar el ajuste

Al momento de terminar la contabilización del Ajuste el sistema genera en pantalla un informe:

En este listado el sistema presenta todos los productos a los cuales se les realizo ajuste en cantidades, en que documento y secuencia quedo la contabilización y que conteo se tuvo en cuenta para el cálculo de las diferencias

Importante: En este proceso el sistema NO imprime de forma inmediata el documento solo genera el informe; en caso de requerir la impresión del Documento se debe ingresar por el modulo de Documentos – Impresión de Documentos Previos Ejemplos 1. Marcando la Opción de “Llevar el Ajuste contra la Cuenta de Costos de Inventario” a. Si se encuentran MENOS unidades en el conteo físico que saldos en el Inventario de SIIGO el sistema registra una salida al inventario, contra una entrada al costo de ventas. CUENTA CONTABLE 613505 143505

NOMBRE Costo de Ventas Inventarios

DEBITO $ 100.000 -

CREDITO $ 100.000

b. Si se encuentran MAS unidades en el conteo físico que saldos en el Inventario en SIIGO, el sistema registra una entrada al inventario y una salida al costo de ventas. CUENTA CONTABLE 143505 613505

NOMBRE Inventarios Costo de Ventas

DEBITO $ 100.000 -

CREDITO $ 100.000

2. Sin Marcar la Opción de “Llevar el Ajuste contra la Cuenta de Costos de Inventario” a. Si se encuentran MENOS unidades en el conteo físico que saldos en el Inventario de SIIGO; el sistema registra una salida al inventario, contra una salida a la cuenta de pérdidas digitada al ingresar a esta opción. CUENTA CONTABLE 143505 531040

NOMBRE Inventarios Perdida

DEBITO $ 100.000

CREDITO $ 100.000 -

b. Si se encuentran MAS unidades en el conteo físico, que saldos en el Inventario de SIIGO, el sistema registra una entrada al inventario contra una salida a la cuenta de utilidad digitada al ingresar a esta opción. CUENTA CONTABLE 143505 429530

NOMBRE Inventarios Ingresos

DEBITO $ 100.000 -

CREDITO $ 100.000

Importante: Si el ajuste se realiza en valores se toma como base el costo promedio del producto calculado por SIIGO

6. Muestra Diferencia Entre Conteos En esta opción se genera un informe por pantalla en el cual se pueden revisar las diferencias entre DOS conteos; para ello el programa pregunta cuales son los conteos a comparar y como se quiere visualizar si a nivel numérico, alfabético o por referencia

7. Listado Diferencias entre Conteos En esta opción se genera un informe por vista preliminar, impreso o en Excel en el cual se pueden revisar las diferencias entre DOS conteos; para ello el programa pregunta cuales son los conteos a comparar y como se quiere visualizar si a nivel numérico, alfabético o por referencia