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MS E cel

2010 Pas  a Paso

-  Ap  Ap i caci ón Prá Pr ácti ticca rmando Tacza R. . [email protected]

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Edición:   ® 2013

Taller de Aplicación con MS Excel 2010

MS Excel 2010 Paso a Paso

1.

Introducción a Excel

2.

Lo Nuevo en Excel 2010

3.

Fórmulas Básicas que necesita saber 

4.

Funciones Básicas que necesita saber 

5.

Base de Datos con Excel 2010 (Aplicación a un Colegio)

6.

Tablas Dinámicas

7.

Gráficos en Microsoft Excel

8.

Macros y Programación Excel

9.

Una Aplicación Práctica para tu Empresa / Negocio

10. Reportes – Resultados - Consultas 11. Resumen – Consejos - Trucos

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Introducción

A

todos mis amigos seguidores de Facebook, Twitter, quienes visitan mi Blog y mi reciente lanzamiento web www.Systemtak.Net y www.compuinicio.com una vez más, quiero cubrir la necesidad acerca del uso de MS Excel en su

última versión 2010, porque siempre nos

caracteriza de estar un paso por delante quiero que estés

actualizado (a) con los últimos cambios

tecnológicos. Manteniendo la metodología de las demás publicaciones quiero exponer un curso práctico paso a paso con la cual vas a sentirte capaz de aplicar todo lo expuesto, de acuerdo a tu necesidad; el libro taller  está pensado

en quienes no

tienen una idea clara de lo que puede hacer con Excel, asimismo

automatizar ciertas operaciones con la finalidad de “que Excel haga el trabajo por Ud.” y así obtener  mejores resultados en sus operaciones y cálculos.

Espero que nos permita interactuar y sea este taller de su total satisfacción.

 Atentamente,

 Armando Tacza Profesional IT

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1 Introducción a Excel 2010 

Excel 2010 para Windows y Excel 2011 para Mac

son las últimas versiones de Hojas de

Cálculo de la Familia MS Office, no pretendo exponerte toda la teoría considerando que si deseas toda la información teórica está disponible en el sitio web Microsoft.com . 1.1.- Iniciando con MS Excel 2010 : click en Inicio : Programas : Microsoft Office : Microsoft Excel 2010 ( Como conseguir la suite Office 2010?http://www7.buyoffice.microsoft.com/latam/default.aspx?torb=4&country_id=PE&WT.mc_i d=ODC_ENUS_GenTry_Control )

Esta es la primera ventana que nos muestra nuestro Excel 2010, en seguida nos muestra la ventana general del Excel con su configuración por defecto; si deseamos cambiar el skin o estilo color de nuestro Excel indicaremos los pasos necesarios en la página siguiente.

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Si queremos cambiar la apariencia de nuestro Excel hacer lo siguiente, click en el Menú Archivo: opciones: tal como se muestra en la ventana siguiente

Podemos cambiar a esta apariencia:

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1.2.- Requisitos Para Instalar MS Office 2010 : Considerando que el Hardware

en estos momentos son más accesibles a los usuarios,

consideraremos los requisit s de Software siguiente: 

Windows XP con Service Pack (SP) 3 (32-bit)



Windows Vista con SP1



Windows Ser er 2003 R2 con MSXML 6.0



Windows Ser er 2008 u posterior (32-bit or 64-bit)



Windows 7 o Sistema Operativo Posterior 

1.3.- Como está Organizado MS Excel : MS Excel uno de los com onentes del paquete de ofimática Microsoft ffice es una Hoja de Cálculo (Spreadsheets) potente capaz de trabajar con números de forma encilla e intuitiva.

Excel Organiza sus archiv s en   LIBROS

(Workbooks), cada libro c ntiene Hojas de trabajo (Worksheets). Finalmente los datos y d más trabajos estarán contenidos en las Hojas (sheets).

1.4.- Una forma rápida de  jecutar, Inicializar Excel : Si Ud es usuario de Windo s, click en Inicio>> Ejecutar >> Digite: Excel >>Enter .

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2

Lo Nuevo de Excel 2010 

Esta es la historia de Excel en el Tiempo Versión

Año

Comentario

1

1985

2

1987

3

1990

4

1992

5

1993

7

1995

8

1997

9

1999

10

2001

11

2003

12

2007

14

2010

La primera versión de Excel fue para el Apple Macintosh La primera versión de Windows se marcó dos para corresponder a la Versión para Macintosh. Esta versión incluye barras de herramientas, las capacidades de dibujo, destacando, complemento de apoyo, gráficos 3D. La primera versión de Excel más "popular". Se incluye una gran facilidad de uso. Excel 5, una importante actualización, incluidos libros multihoja y soporte para VBA. Esta versión, conocida como Excel 95, fue la primera versión importante de 32 bits de Excel. En cuanto a prestaciones, que era similar a Excel 5. Esta versión, conocida como Excel 97, fue la primera versión para apoyar  condición es formato internacional y validación de datos. También incorporó nuevos menús y barras de herramientas. Los programadores de VBA que se encuentran bastante algunas mejoras, incluyendo un editor  de VBA completamente nuevo, UserForms, módulos de clase, y mucho más. Esta versión, conocida como Excel 2000, puede utilizar HTML como formato de archivo nativo y (por primera vez) apoya los complementos COM. También presentaba una capacidad de auto-reparación, un portapapeles mejorado y gráficos dinámicos. Los programadores de VBA podrían utilizar UserForms modal, y varias nuevas funciones de VBA se introdujeron. Conocido como Excel 2002 (XP o Excel), esta versión forma parte de Office XP. Tiene una larga lista de nuevas características, pero la mayoría de ellos son de poco valor para la mayoría de los usuarios. Quizás la característica más importante de esta versión es su capacidad de recuperar su trabajo cuando Excel se bloquea. Conocido oficialmente como Microsoft Office Excel 2003, las nuevas características de esta versión se han mejorado el soporte para XML, una función de lista de la nueva gama, mejoras de etiquetas inteligentes, y se corrige las funciones estadísticas. Esta versión se conoce oficialmente como Microsoft Office Excel 2007. Esta versión introduce varias características nuevas, incluyendo nuevos formatos de archivo, una interfaz de usuario mejorada, soporte para hojas de trabajo mucho más grande, una vista de diseño de páginas útiles, temas del documento, las nuevas opciones de formato condicional, gráficos mucho mejor aspecto, una característica nueva tabla, unos pocos nuevas funciones de hoja de cálculo. Microsoft Office Excel 2010 incluye un buen número de nuevas características, incluyendo gráficos Sparkline, una nueva vista entre bastidores para las operaciones relacionadas con los documentos, nuevas funciones de hoja de cálculo, la personalización del usuario final de la cinta, Cortadoras de tabla dinámica, un editor de ecuaciones, e incluso mejoras de edición de imágenes.

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Excel 2010 para Windows y Excel 2011 para Mac nos trae las siguientes novedades: 2.1.-Cinta de Opciones Mejorada Las cintas de opciones permiten al usuario encontrar  fácilmente los comandos y las características que antes se incluían en complejos menús y barra de herramientas. En Excel 2010 se pueden crear fichas y grupos personalizados y cambiar el nombre o el orden de las fichas y grupos integrados.

2.2.-Herramientas de Administración de Libros Recuperar Versiones Anteriores:Es posible recuperar las versiones de los archivos que se cerraron sin guardar. Vista Protegida: Excel 2010 incluye una vista protegida, para que pueda tomar decisiones fundadas antes de exponer el equipo a posibles vulnerabilidades. Los documentos que proceden de un origen de internet se abren a la vista protegida de manera predeterminada.

2.3.-Minigráficos Se pueden usar minigráficos (gráficos muy pequeños que se ajustan dentro de una celda) para resumir visualmente las tendencias junto a los datos.

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2.4.-Tablas Dinámicas mejoradas  Ahora las tablas dinámicas son más fáciles de usar y ofrecen una mejor respuesta, entre las principales ventajas son: Mejoras en el Rendimiento: En Excel 2010, el multithreading ayuda a recuperar, ordenar y filtrar los datos de las tablas dinámicas con mayor rapidez. Etiquetas de Tablas Dinámicas:  Ahora se pueden rellenar las etiquetas de las tablas dinámicas. También se pueden repetir las etiquetas en las tablas dinámicas para mostrar los títulos de elementos en campos anidados en todas las filas y columnas. Filtrado Mejorado: Puede usar la segmentación de datos para filtrar datos rápidamente en una tabla dinámica con solo hacer clic en un botón y para ver qué filtros se aplican sin tener que abrir otros menús. Además, la interfaz del filtro incluye un práctico cuadro de búsqueda que le ayuda a encontrar lo que necesita entre miles (o incluso millones) de posibles elementos en las tablas dinámicas. Compatibilidad con Reescritura: En Excel 2010, es posible cambiar los valores en el área de valores de tablas dinámicas OLAP y que se reescriban en el cubo de Analysis Services en el servidor OLAP. Característica mostrar valores como: La característica Mostrar valores como incluye una serie de cálculos nuevos y automáticos, como % del total de filas principales, % del total de columnas principales, % del total principal, % del total en, Clasificar de menor a mayor y Clasificar de mayor a menor. Mejoras en los Gráficos Dinámicos:  Ahora es más fácil interactuar con los informes de gráfico dinámico. Concretamente, es más fácil filtrar datos directamente en un gráfico dinámico y agregar o quitar campos para reorganizar el diseño del gráfico. Del mismo modo, con un solo clic se pueden ocultar todos los botones de campos en el informe de gráfico dinámico. 2.5.- Segmentación de Datos La segmentación de datos son controles visuales que permiten filtrar datos rápidamente en una tabla dinámica de forma interactiva e intuitiva. Cuando se inserta una segmentación de datos, se usan botones para segmentar y filtrar rápidamente los datos para mostrar únicamente lo que se necesita. Además, cuando se aplica más de un filtro a la tabla dinámica, ya no es necesario abrir una lista para ver cuáles son los filtros que se aplican a los datos. En la segmentación de datos, se muestra directamente en la pantalla.

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2.6.-Formato Condicional Mejorado El formato condicional hace que sea más fácil resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, enfatizar valores inusuales y visualizar datos a través de barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Excel 2010 incluye una flexibilidad de formato aún mayor: Nuevos conjuntos de iconos En Excel 2010, se tiene acceso a más conjuntos de iconos, incluidos triángulos, estrellas y cuadros. También se pueden mezclar y combinar iconos de distintos conjuntos y ocultar más fácilmente iconos de la vista (por ejemplo, se puede elegir mostrar únicamente los iconos de los valores de ganancia elevados y omitir aquellos para los valores bajos e intermedios).

Más opciones para las barras de datos Excel 2010 incluye nuevas opciones de formato para las barras de datos. Puede aplicar bordes o rellenos sólidos a la barra de datos o establecer la dirección de la barra de derecha a izquierda, en lugar de izquierda a derecha. Además, las barras de datos para valores negativos aparecen en el lado opuesto de un eje de los valores positivos, tal como se muestra aquí:

2.7.-Trabajar con FONDO DE IMAGEN Para los más Geeks, pueden decorar el fondo de trabajo de la HOJA con una imagen, la versión Excel 2010 lo trae, más adelante se verá un ejemplo.

2.8.-Captura de PANTALLA Excel 2010 incorpora un capturador de pantalla, de tal manera que ahora no necesitas guardar  la imagen capturada e importar a tu Excel.

Fuente: Microsoft.com

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3 Fórmulas Básicas que Necesita Saber 

Excel 2010 para Windows y Excel 2011 para Mac

son las últimas versiones de Hojas de

Cálculo de la Familia MS Office, no pretendo exponerte toda la teoría considerando que si deseas toda la información teórica está disponible en el sitio web Microsoft.com . 3.1.- Iniciando con MS Excel 2010 3.1.1.- Fórmulas:Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver  información, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo (=), en Excel las fórmulas contienen funciones. Ejemplos de Fórmulas: =10+50*50/10 (Prioridades de Operación / : * : + ó - ) , resultado 260 =hoy()+1 Devuelve la fecha actual del Sistema y suma 1 día. 3.1.2.- Funciones:Las funciones son Fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. 3.2.- Operadores de Cálculo en Fórmulas Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: Aritmético, Comparación, Concatenación de Texto y Referencia. Operadores Aritméticos: Nos permite ejecutar las operaciones básicas como Suma – Resta –Multiplicación – División – Combinar Números y Generar Resultados Numéricos. + (Signo más) - (Signo menos)

* (Multiplicación) / (División) % (Porcentaje)

Operadores de Comparación: Se pueden comparar dos valores con los siguientes Operadores. = (Signo igual)

> (Signo mayor que) < (Signo menor que)

que) =(Signo mayor o igual

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Operador de Concatenación de Texto:Utilice la & (“y” comercial) conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo “Esta es ”& “una prueba” produce: “Esta es una prueba” Operadores de Referencia: Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes

operadores. : (Dos puntos) Operador de rango ; (punto y coma) Operador de Unión (Espacio) Operador de intersección 3.3.- Fórmulas Básicas en MS Excel 2010 que Ud Necesita saber  Fórmula con el Operador Suma ( + ), utilizaremos los operadores luego mencionaremos sobre las funciones y los tipos de argumentos que aceptan. Si tenemos la siguiente Pantalla

1.-Cuadro de Nombres Indica la Celda Activa. 2.-Barra de Formulas &  Asistente de Funciones 3.- Area de Trabajo Celdas 4.-Etiquetas de las Hojas.

4 Haremos la fórmula que nos permita sumar las edades de las tres personas, el resultado lo podemos mostrar en cualquier celda disponible (Diferente a las que contienen las edades). Ubicamos con el teclado o mouse en la posición (celda) B7. Utilice el teclado y escriba: =B2+B3+B4 y luego presione la tecla enter .

De igual manera podemos Utilizar los demás operadores y elaborar Nuestras fórmulas básicas. Lo demás veremos en Funciones.

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4 Funciones Básicas que Necesita Saber 

Las funciones son Nombres Claves, Palabras Clave que Excel 2010 comprende y realiza operaciones para los que fue programado, las funciones incluyen fórmulas y nos devuelve un resultado, asimismo debemos tener en cuenta algunos conceptos básicos respecto a las funciones (Existen funciones propias del Excel

así como también podemos crear nuestra

propia función). 4.1.- La Sintaxis de las Funciones El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR, que redondea un número de la celda C5, se ilustra de la siguiente manera. =REDONDEAR(A5,0) 1.- Estructura: La estructura de

Una función comienza con el nombre, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre. 2.- Nombre de función: es el identificador de la función, si desea obtener la lista de funciones disponibles presione  Shift + F3. 3.- Argumentos: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como Verdadero o Falso, etc. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. 4.2.- Anidar Funciones En algunos casos pueda que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor constante Nota 10.

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De nuestra pantalla anterior la función PROMEDIO es argumento de la función SI, finalmente hacemos la evaluación de las 03 notas del curso 02 si el promedio es mayor que 10 entonces escribirá “Aprobado” en caso contrario “Desaprobado”. 4.3.- Funciones Básicas de Excel 2010 que Ud Necesita saber   A continuación se describen las principales funcione s que Ud utilizará en Excel 2010 Funciones Lógicas: FALSO NO O SI

: Devuelve el valor lógico Falso : Invierte el valor lógico del argumento : Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO : Especifica una prueba lógica a realizar (Ejemplo)

SI.ERROR

: Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error, de lo contrario devuelve el resultado de la fórmula.

VERDADERO : Devuelve el valor lógico VERDADERO  Y : Devuelve verdadero si todos sus argumentos son VERDADERO (Ejemplo)

Funciones de Fecha y Hora:

AHORA AÑO DIA DIAS360 FECHA HORA HOY MES MINUTO VALHORA

: Devuelve la fecha y hora actual del Sistema. : Convierte un número de serie en un valor de año. : Convierte un número de serie en un valor de día del mes. : Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días. : Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada : Convierte un número de serie en un valor de hora. : Devuelve el número de serie correspondiente al día actual. : Convierte un número de serie en un valor de mes. : Convierte un número de serie en un valor de minuto : Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie

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Funciones Matemáticas y Trigonométricas:  ABS : Devuelve el valor absoluto de un número  ALEATORIO : Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1 ENTERO : Redondea un número hacia abajo hasta el entero más próximo GRADOS : Convierte radianes en Grados PI : Devuelve el valor de PI POTENCIA : Devuelve el resultado de elevar un numero a una potencia RADIANES : Convierte Grados en Radianes REDONDEAR: Redondea un número al número de decimales especificado REDONDEAR.MAS : Redondea un numero hacia arriba en dirección contraria al Cero. REDONDEAR.MENOS: Redondea un numero hacia abajo, en dirección hacia cero. SUBTOTAL : Devuelve un subtotal en una lista o base de datos SUMA : Suma sus argumentos SUMAPRODUCTO: Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes de matriz. SUMAR.SI : Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados SUMAR.SI.CONJUNTO : Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios Funciones de Texto: CONCATENAR: Concatena varios elementos de texto en uno solo. DERECHA : Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto. ENCONTRAR : Busca un valor de texto dentro de otro (Distingue mayúsculas de minúsculas) (Ejemplo)

ESPACIOS : Quita los espacios del texto EXTRAE : Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique. HALLAR : Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas) IGUAL : Comprueba si dos valores de texto son idénticos IZQUIERDA : Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto (Ejemplo)

   

MAYUSC MINUSC

: Pone el texto en mayúsculas : Pone el texto en Minúsculas