1.2.5.2. SOP Dokumentasi Prosedur Dan Pencatatan Kegiatan

PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN No. : 440/A.I.SP.006. Dokumen 12/436.7.2.13/1016 No. Revisi : 00 SOP Tanggal : 1 Desember 2017 Terbit Halaman :1

dr. Rr. Endang D NIP 196709152002122001

KOTA SURABAYA 1. Pengertian

UPTD Puskesmas Kedungdoro

Pendokumentasian

prosedur

pengidentifikasian,

penyusunan,

adalah

proses

pengesahan,

pencatatan, penyimpanan, penataan, perubahan, dan 2. Tujuan

pendistribusian prosedur kerja terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan,

3. Kebijakan

penerbitan , distribusi dan sirkulasi dokumen Penetapan kepala Puskesmas Kedungdoro 440/A.1.SP.006.12/436.7.2.13/2016 dokumentasi

4. Referensi 5. Prosedur/Langkah

dan

pencatatanUPTD

no

:

tentang Puskesmas

Kedungdoro. Tata naskah Puskesmas Kedungdoro 1. Pengidentifikasian a) Ketua bab/Tim audit internal melakukan self assessment b) Ketua bab/Tim audit internal menganalisa hasil self assessment c) Ketua bab/Tim audit internal memberikan hasil analisa dokumen prosedur yang diperlukan kepada penanggung jawab program atau layanan untuk ditindak lanjuti 2. Penyusunan a) Pelaksana program atau layanan (unit kerja) menyusun dokumen yang diperlukan b) Penanggung jawab program atau layanan memeriksa dokumen c) Dokumen yang telah disusun disampaikan kepada tim mutu memberikan tanggapan, koreksi, dan perbaikan terhadap dokumen

3. Pengesahan a) Dokumen diserahkan oleh tim mutu kepada

PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN No. Dokumen : 440/A.I.SP.006. UPTD Puskesmas 12/436.7.2.13/1016 Kedungdoro No. Revisi : 00 SOP Tanggal : 1 Desember 2017 Terbit Halaman :2

dr. Rr. Endang D NIP 196709152002122001

Kepala Puskesmas b) Dokumen

diperiksa

kembali

oleh

Kepala

Puskesmas c) Kepala Puskesmas Mensahkan Dokumen d) Sop diserahkan ke tim mutu 4. Pencatatan a) Tim mutu menyerahkan Dokumen kepada Sub.bag TU untuk meminta no naskah sesuai dengan sistem penomoran Puskesmas b) Sub.bag TU memberikan naskah

Dokemen

pada

dan mencatat no daftar

dokumen

internal atau external c) Dokumen diserahkan ke tim mutu 5. Penyimpanan a) Tim mutu menggandakan Dokumen yang telah disahkan dan diberi no naskah b) Tim mutu menyerahkan dokumen asli kepada Sub.bag TU 6. Pendistribusian a) Sub.bag TU menulis di buku ekspedisi tentang Dokumen yang akan didistribusikan b) Sub.bag

TU

membubuhkan

stempel

“

TERKENDALI” pada foto kopi sop yang akan dibagikan c) Sub.bag TU menarik dokumen lama jika ada d) Sub.bag TU memberikan stempel Kadaluarsa pada dokumen induk asli

7. Penataan a) Sub.

bag

TU

mengidentifikasi

dokumen

PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN No. Dokumen : 440/A.I.SP.006. UPTD Puskesmas 12/436.7.2.13/1016 Kedungdoro No. Revisi : 00 SOP Tanggal : 1 Desember 2017 Terbit Halaman :3

dr. Rr. Endang D NIP 196709152002122001

berdasar bab b) Sub bag TU menyimpan dalam folder masingmasing bab 8. Perubahan a) Tim mutu mengadakan Pengkajian terhadap dokumen b) Tim mutu meminta pengesahan dokumen yang telah dikaji Kepala Puskesmas. c) Tim mutu merevisi dokumen (merubah seluruh halaman, memberikan tanggal baru, menulis dikolom revisi) d) Tim mutu memberikan dokumen revisi yang telah disahkan kepala puskesmas kepada Sub bag TU e) Sub bag TU menyimpan dan mendistribusikan dokumen

6. Diagram Alir

1. Pengidentifikasian

PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN No. Dokumen : 440/A.I.SP.006. UPTD Puskesmas 12/436.7.2.13/1016 Kedungdoro No. Revisi : 00 SOP Tanggal : 1 Desember 2017 Terbit Halaman :4

2. Penyusunan

3. Pengesahan

dr. Rr. Endang D NIP 196709152002122001

PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN No. Dokumen : 440/A.I.SP.006. UPTD Puskesmas 12/436.7.2.13/1016 Kedungdoro No. Revisi : 00 SOP Tanggal : 1 Desember 2017 Terbit Halaman :5

4. Pencatatan

5. Penyimpanan

dr. Rr. Endang D NIP 196709152002122001

PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN No. Dokumen : 440/A.I.SP.006. UPTD Puskesmas 12/436.7.2.13/1016 Kedungdoro No. Revisi : 00 SOP Tanggal : 1 Desember 2017 Terbit Halaman :6

6. Pendistribusian

7. Penataan

dr. Rr. Endang D NIP 196709152002122001

PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN No. Dokumen : 440/A.I.SP.006. UPTD Puskesmas 12/436.7.2.13/1016 Kedungdoro No. Revisi : 00 SOP Tanggal : 1 Desember 2017 Terbit Halaman :7

8. Perubahan

7. Unit terkait 8. Rekaman historis

dr. Rr. Endang D NIP 196709152002122001

PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN No. Dokumen : 440/A.I.SP.006. UPTD Puskesmas 12/436.7.2.13/1016 Kedungdoro No. Revisi : 00 SOP Tanggal : 1 Desember 2017 Terbit Halaman :8 perubahan No Yang dirubah

Isi Perubahan

dr. Rr. Endang D NIP 196709152002122001

Tgl mulai diberlakukan

PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN No. Dokumen : 440/A.I.SP.006. UPTD Puskesmas 12/436.7.2.13/1016 Kedungdoro No. Revisi : 00 SOP Tanggal : 1 Desember 2017 Terbit Halaman :9

dr. Rr. Endang D NIP 196709152002122001