1.2.5.10 Sop Pengelolaan Arsip

 

Pengelolaan Arsip 

 

SOP

No. Dokumen

: SOP / PKMSG / 283

No Revisi

: 00

Tanggal Terbit

: 11 November 2017

Halaman

: 1/2

UPT PUSKESMAS SITU GINTUNG 

1. Pengertian

H. Salmun, SE, M,Kes NIP. 19700518 199101 1 003  

Pengelolaan arsip adalah pengolahan dan penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar

2. Tujuan

Sebagai acuan penerapan langkah-langkah langkah-langka h untuk ketertiban pengolahan penyimpanan dan melayani peminjaman arsip

3. Kebijakan

SK Kepala Puskesmas Nomor : 445.4 / 278 / PKMSG / XI / 2017 tentang Kewajiban

menjalankan

Tertib

Administrasi

dalam

Penyelenggaraan

Pelayanan dan Administrasi Manajemen 4. Referensi

1. Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. 2. Undang-undang Republik Republ ik Indonesia nomor 30 tahun t ahun 2015 tentang ten tang  Administrasi  Administra si Pemerintahan. Pemerintahan. 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip. 5. Peraturan Walikota Tangerang Selatan nomor 41 tahun 2013 tentang Klasifikasi Arsip.

5. Alat dan Bahan

1. Alat : a.  ATK b.

Map arsip

2. Bahan : a. Buku register surat keluar b. Buku register surat masuk c.

Buku pedoman kearsipan

d. Lemari arsip

6. Prosedur

Staff administrasi mengarsipkan dengan cara : 1. Menerima berkas-berkas arsip yang diserahkan dari unit kerja di lingkungan UPT Puskesmas Situ Gintung untuk disimpan agar mudah dicari kembali bila dibutuhkan 2. Meneliti berkas-berkas arsip dengan menyortir, memilah-milah serta mengelompokan

menurut

jenis,

sifat

macamnya

untuk

bahan

pencatatannya dalam buku register 3. Mencatat data-data berkas arsip ke dalam buku register berdasarkan pedoman pencatatan kearsipan untuk memudahkan pencarian dan pelacakan kembali apabila dibutuhkan 4. Memberi pengkodean pada berkas yang telah dicatat dan dikelompokan

 

untuk dimasukan kedalam map atau kantong-kantong berkas 5. Menyimpan berkas-berkas yang telah dimasukan kedalam map dan kantong-kantong berkas ke dalam rak atau tempat penyimpanan berkas untuk kemananan dan kerapihan serta memudahkan pencarian apabila dibutuhkan. 7. Bagan Alir Staff administrasi menerima berkas arsip dari unit kerja

Menyortir, memilah, mengelompokkan menurut jenis, sifat macamnya untuk dicatat di buku register

Memberi kode pada berkas

Mencatat ke dalam buku register

yang telah dicatat dan

berdasarkan buku pedoman

dikelompokkan

kearsipan

Menyimpan berkas ke dalam tempat penyimpanan arsip

8.Hal-hal Yang Ketepatan proses penanganan administrasi Perlu Diperhatikan 9.Unit Terkait 10.Dokumen Terkait 11.Rekaman Histori Perubahan

Tata usaha dan kepegawaian -

No

Yang dirubah

Perubahan

Tanggal Mulai Diberlakukan

2