124 Formacion y Creacion de Empresas-editado
Short Description
Descripción: FORMACION Y CREACION DE EMPRESAS - SENATI...
Description
89000124 FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS PAGS: 156 COLA
AUTORIZACIÓN Y DIFUSIÓN
MATERIAL DIDÁCTICO ESCRITO
CURSO
:
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
NIVEL
:
TÉCNICO OPERATIVO.
Con la finalidad de facilitar el aprendizaje en el desarrollo de la formación y capacitación a nivel nacional y dejando la posibilidad de un mejoramiento y actualización permanente, se autoriza la APLICACIÓN Y DIFUSIÓN de material didáctico escrito referido a FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS. Los Directores Zonales y Jefes de Unidades Operativas son los responsables de su difusión y aplicación oportuna.
DOCUMENTO APROBADO POR EL GERENTE TÉCNICO DEL SENATI N° de Página…..........154…...........…… Firma …………………………………….. Nombre: Jorge Saavedra Gamón Fecha: …………2006-03-17…………….
Registro de derecho de autor:
Los 10 principios del Decálogo de Desarrollo
1. Orden 2. Limpieza 3. Puntualidad 4. Responsabilidad 5. Deseo de superación 6. Honradez 7. Respeto al derecho de los demás 8. Respeto a la ley y a los reglamentos 9. Amor al trabajo 10. Afán por el ahorro y la inversión.
INDICE PRESENTACIÓN .......................................................................................
9
INTRODUCCIÓN ......................................................................................
11
ESTRUCTURA DEL CURSO ........................................................................
13
OBJETIVO GENERAL DEL CURSO .............................................................
15
OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL CURSO ......................................................
17
TEMA Nº 1: FORMALIZACIÓN ...............................................................
19
1. INTRODUCCIÓN .............................................................
23
2. LA EMPRESA .....................................................................
24
3. LA ORGANIZACIÓN .........................................................
29
PRACTICAS 4. MARCO LEGAL DE LA PEQUEÑA Y MICROEMPRESA .........
35
5. TIPO DE EMPRESAS SEGÚN SU FORMA LEGAL .................
35
PRACTICAS 6. REQUISITOS LEGALES PARA CONSTITUIR UNA EMPRESA ..
38
7. REQUISITOS EMPRESARIALES PARA INICIAR UN NEGOCIO .................................................................
40
8. PROCESO DE CONSTITUCIÓN .........................................
40
9. ASPECTOS TRIBUTARIOS ..................................................
42
PRACTICAS TEMA Nº 2: MARKETING .......................................................................
45
1. EL MERCADO ...................................................................
49
2. CONCEPTO DE MARKETING.............................................
52
PRACTICAS 3. EL ESTUDIO DE MERCADO ...............................................
54
4. IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE MERCADO .....................
55
5. CONTENIDO DEL ESTUDIO DE MERCADO .......................
55
PRACTICAS 3
6. PROMOCIÓN DEL PRODUCTO ........................................
58
7. PROMOCIÓN DE VENTAS.................................................
59
8. LA PUBLICIDAD ................................................................
61
9. LA VENTA PERSONAL........................................................
64
PRACTICAS TEMA Nº3 : COSTOS ..............................................................................
65
1. CONCEPTOS DE COSTO ..................................................
69
2. IMPORTANCIA DE COSTEAR CORRECTAMENTE ................
69
3. CONSECUENCIAS DE COSTEAR INCORRECTAMENTE ......
72
4. ELEMENTOS DEL COSTO ..................................................
72
PRACTICAS 5. CÁLCULO DEL COSTO .....................................................
73
6. COSTOS FIJOS .................................................................
75
7. COSTOS VARIABLES .........................................................
77
8. COSTO TOTAL Y UNITARIO ..............................................
78
PRACTICAS 9. CONCEPTO DE PUNTO DE EQUILIBRIO ...........................
79
10. CARACTERÍSTICAS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO ................
79
11. CÁLCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO .............................
80
PRACTICAS 12. FACTORES QUE INCIDEN EN EL INCREMENTO DE LOS COSTOS ..............................................................
82
13. ACCIONES PRÁCTICAS PARA REDUCIR COSTOS ...............
85
PRACTICAS
4
TEMA Nº4 :
FINANZAS ..........................................................................
91
1. PRESUPUESTO DE EFECTIVO ............................................
95
2. FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO ............
97
PRACTICAS 3. FINANCIAMIENTO............................................................
101
4. OBJETIVOS DEL FINANCIAMIENTO ..................................
101
5. TIPOS DE INVERSIÓN A FINANCIAR .................................
102
6. FUENTES DE FINANCIAMIENTO .......................................
102
7. OTRAS MODALIDADES DE FINANCIAMIENTO ..................
103
8. SERVICIO DE LA DEUDA ...................................................
109
PRACTICAS TEMA Nº5 : CONTABILIDAD ..................................................................
113
1. COMPROBANTES DE PAGO .............................................
117
2. LA FACTURA .....................................................................
118
3. LA BOLETA DE VENTA .......................................................
120
4. RECIBO POR HONORARIOS PROFESIONALES ..................
122
5. DISTRIBUCIÓN DE LOS COMPROBANTES DE PAGO .........
124
6. ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ENTREGA DE COMPROBANTES DE PAGO ........................................
125
PRACTICAS 7. REGISTROS CONTABLES ...................................................
125
8. PROBLEMÁTICA ................................................................
126
9. IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS CONTABLES ...............
127
PRACTICAS 10. REGISTRO DE CAJA ..........................................................
130
11 INFORMACIÓN A REGISTRAR ...........................................
131
5
12. FORMATO DEL REGISTRO DE CAJA ...................................
131
13. REGISTRO DE VENTAS ......................................................
132
14. INFORMACIÓN A REGISTRAR ...........................................
133
15. FORMATO DEL REGISTRO DE VENTAS ...............................
133
16. REGISTRO DE COMPRAS ..................................................
133
17. INFORMACIÓN A REGISTRAR ...........................................
134
18. FORMATO DEL REGISTRO CONTABLES .............................
134
19. FINALIDAD DE ESTOS REGISTROS CONTABLES.................
135
20. REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR ................................
136
21. INFORMACIÓN A REGISTRAR ...........................................
136
22. FORMATO DEL REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR .........
137
23. REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR ..............................
138
24. INFORMACIÓN A REGISTRAR ...........................................
138
25. FORMATO DEL REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR .........
139
26. REGISTRO DE EXISTENCIAS ..............................................
140
27. INFORMACIÓN A REGISTRAR ...........................................
140
28. FORMATO DEL REGISTRO DE EXISTENCIAS .......................
141
29. INTRODUCCIÓN ..............................................................
141
30. EL ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS .........................
142
31. IMPORTANCIA ..................................................................
143
32. INFORMACIÓN A REGISTRAR ...........................................
143
33. FORMATO DEL ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS ......
144
34. PROCEDIMIENTOS PARA FORMULAR EL ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS ...........................................
145
35. CONCEPTO DE BALANCE .................................................
148
36. IMPORTANCIA ..................................................................
148
6
37. TERMINOLOGÍA ...............................................................
150
38. FORMATO DEL BALANCE ..................................................
151
39. ANÁLISIS DEL BALANCE ...................................................
151
40. MÉTODO DE ANÁLISIS .....................................................
152
7
PRESENTACIÓN
E
l Manual del presente curso es el documento principal que contiene los temas relacionados a la realidad empresarial de nuestro medio y que serán desarrolladas
en clases. Ha sido preparado por el Econ. Julio Romero Sánchez, Consultor Empresarial del CENTROPYME. Este curso esta dirigido a Ud. joven amigo que pretende incursionar en el campo empresarial, puesto que contiene el proceso que se tiene que seguir para constituir y conducir una pequeña o micro empresa de acuerdo a la legislación vigente. El Manual le servirá en el desarrollo del curso a reforzar sus conocimientos y una vez finalizado el mismo le servirá de ayuda memoria y como documento de consulta.
9
INTRODUCCIÓN
E
En los últimos años el sector de la pequeña y microempresa, a la cual denominamos PYME, sostiene una importante contribución en la generación de
autoempleo y en la economía del pais ; esto significa que es la alternativa correcta de empleo frente a la recesión que se viene atravesando ya que por el momento son escasas las empresas que puedan ofertar un puesto de trabajo que satisfaga la demanda de miles de jóvenes universitarios o de formación técnica superior. Pero generar empleo desde la óptica de ser empresario no es fácil en estos tiempos donde hay que ser demasiado competitivos para poder incursionar o mantenerse en el mercado. El modelo de la globalización exige al empresario un conocimiento actualizado de aspectos como mercadeo, contabilidad, costos, etc., para gerenciar con éxito su propio negocio. Es por este motivo que el SENATI ha creído por conveniente preparar este curso dirigido a jóvenes que deseen incursionar en el campo empresarial de tal manera que recibirá los conocimientos en temas relacionados a constitución y organización empresarial, marketing, costos, como llevar en forma práctica su control financiero y contable, etc. De esta manera se pretende ofrecer un valioso instrumento que pueda preparar al joven a enfrentar las exigencias del mercado.
11
ESTRUCTURA DEL CURSO TEMAS
CONTENIDOS Introducción
Nº 1 FORMALIZACIÓN
La empresa Marco legal de la PyME Tipo de empresa según su forma legal Requisitos para constituir una empresa
Nº 2 MARKETING
El mercado Estudio de mercado Promoción del producto Concepto de costo
Nº 3 COSTOS
Cálculo de costo Punto de equilibrio Reducción de costos sin afectar la calidad del producto
Nº 4 FINANZAS
Presupuesto de efectivo Financiamiento Comprobantes de pago Registros contables Registro de caja Registro de ventas
Nº 5 CONTABILIDAD
Registro de compras Registro de cuentas por cobrar Registro de cuentas por pagar Registro de Existencias Estado de pérdidas y ganancias El balance
13
OBJETIVO GENERAL DEL CURSO Al final del curso los participantes, estarán en condiciones de conocer cuales son las características, requisitos, capacidades y habilidades para generar una actividad económica desde una visión de mercado, desarrollando una empresa de pequeña escala con ventajas competitivas.
15
OBJETIVO ESPECÍFICOS DEL CURSO Al final del curso los participantes estarán en condiciones de : 1.
Reconocer la importancia de formalizar una empresa.
2.
Diferenciar los tipos de empresa.
3.
Reconocer y aplicar la documentación legal de la empresa.
4.
Reconocer la importancia del marketing para el éxito de una empresa.
5.
Identificar los elementos de los costos de producción.
6.
Identificar los medios financieros y el manejo de caja.
7.
Identificar los elementos de la contabilidad en la pequeña y microempresa.
17
-1Formalización
19
Objetivos del Tema En esta parte: 1. Se reconocerá la importancia de formalizar una empresa. 2. Se diferenciará los tipos de empresas. 3. Se
conocerá
y
utilizará
la
documentación legal para constituir una empresa.
21
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
1.
TEMA Nº 1
1 / 22
INTRODUCCIÓN La mayoría de pequeñas y microempresas - PYMES- utilizaron la informalidad para iniciarse en el negocio frente al as carencias que el sistema les ofrecía. Muchos de los empresarios hallaron en esta forma de trabajo, opciones aparentemente ventajosas que hicieron que ellos se mantuvieran en la informalidad. Sin embargo el mantener la empresa en situación de informalidad significa obtener una rentabilidad engañosa debido a menores exigencias tanto para disminuir costos como para aumentar la productividad. Pero a la medida que la empresa va progresando y desarrollando necesitará de conocimientos adicionales que no los tenía al inicio de su gestión. Por ejemplo: tendrán la necesidad de ampliar la capacidad productiva de acuerdo a sus recursos financieros que dispongan o financien. Este crecimiento del negocio se orienta a competir en mercados exigentes donde la marca y el prestigio son indispensables. Todo este conjunto de posibilidades y otras más no serán posibles a menos que las empresas informales se conviertan en formales, reforzando este aspecto debido a que en la actualidad existen disposiciones de control y fiscalización que en materia tributaria el gobierno ha implantado. En las actuales circunstancias que vive el país un factor que resulta determinante en el fortalecimiento y desarrollo de las PYMES es la FORMALIZACIÓN de sus actividades productivas.
POR LO TANTO FORMALIZARSE NO SOLO SIGNIFICA HACERLO LEGALMENTE SINO QUE TAMBIEN DEBE ENTENDERSE COMO EL ESFUERZO DE ORGANIZARSE Y MANTENER UN ORDEN AL INTERIOR DE LA EMPRESA
23
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
2.
TEMA Nº 1
2 / 22
LA EMPRESA Empresa es el conjunto de personas, recursos materiales y financieros que se dedican para la producción de bienes y servicios. En el sistema de empresa privada la iniciativa individual juega un papel fundamental. Son muchas las razones que motivan a una persona a emprender una actividad independiente. Entre ellas puede mencionarse por ejemplo ; el deseo de mejorar el nivel de ingresos, el deseo de ejercer liderazgo e influencia sobre otras personas, etc. Asimismo el beneficio y la ventajas que obtiene la persona que se convierte en empresario se hace extensivo a la sociedad al ser la empresa fuente generadora de empleo y productora de bienes y servicios que van a satisfacer las necesidades de la sociedad. El articulo 130º de nuestra Constitución se establece que las empresas, cualquiera sea su modalidad, son unidades de producción cuya eficiencia y contribución al bien común son exigibles por el Estado de acuerdo con la ley. En el artículo 112. Se señala la coexistencia democrática de diversas formas de propiedad y de empresas. El estado ejerce su actividad empresarial (Art. 113º) con el fin de promover la economía del país, prestar servicios públicos y alcanzar los objetivos de desarrollo nacional. La empresa es la unidad que utilizando factores de producción crea determinados bienes y servicios destinados a la satisfacción de las necesidades humanas. La empresa puede lograr beneficios cuando es eficiente; pero:
¿Cuándo una empresa es eficiente? LA EMPRESA ES EFICIENTE CUANDO TIENE UNA
EXCELENTE ORGANIZACIÓN DE TODOS SUS RECURSOS, CON LA FINALIDAD DE OBTENER RESULTADOS QUE SE CONVIERTAN
24
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
3 / 22
Administrar el negocio significa establecer un proceso a través del cual se distribuyen los recursos y las tareas de la empresa con la finalidad de alcanzar una mayor eficacia para lograr las metas propuestas. Administrar es un proceso continuo que obedece al cumplimiento de las siguientes etapas :
LA PLANIFICACION Consiste en fijar las metas de la empresa en cuanto a producción, ventas, utilidades, etc. Es el proceso que se encarga de prever las necesidades de la empresa para un período de tiempo determinado que generalmente es un año.
LA ORGANIZACIÓN Es el ordenamiento de los recursos y definición de las tareas que deberá desempeñar del trabajo, con la finalidad de cumplir con los planes establecidos y haciendo un óptimo uso de los medios con que se cuenta.
EL CONTROL Mediante el control se puede evaluar el conjunto de las actividades desarrolladas por la empresa en un período de tiempo determinado, para verificar si éstas se han llevado a cabo en concordancia con lo programado.
Ahora veremos con más detalle cada etapa del proceso administrativo de una empresa.
a.
La Planificación Se considera que la planificación es el fundamento de la administración, a través de ella la empresa proyecta su futuro fijando metas (objetivos) y los medios (acciones) para alcanzarlas. En otras palabras, se trata de actuar anticipadamente (tratando de visualizar y resolver con antelación) sobre los problemas que podrían presentarse más adelante. Es precisamente lo contrario a la improvisación y del dejar la solución de los posibles conflictos en manos de la "suerte" o el azar. Para el empresario de la PYME, la planificación debe tener una importancia muy grande ; a través de ella disminuye las posibles sorpresas y emergencias. 25
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
4 / 22
De este modo se evita, además el peligro de desperdiciar recursos en actividades que no serán favorables a la empresa.
b.
La Dirección La dirección realiza actividades de supervisión y control, con el fin de ejecutar las tareas que conduzcan a la obtención de los objetivos señalados por la empresa. Quien o quienes asuman el rol de dirección deben considerar las aptitudes y motivaciones del personal, para que mediante diversos estímulos se junten sus esfuerzos para alcanzar los objetivos del conjunto de la organización. Veamos algunos elementos que la tarea de dirección debe tener en cuenta para su efectividad :
La Comunicación, Que constituye el intercambio de ida y vuelta de información entre el empresario y los que trabajan en su empresa. La comunicación debe ser clara y concreta y los canales para que ésta fluya deben ser expeditivos.
La Motivación, que consiste en que el personal de una empresa se sienta identificado con los objetivos de ésta. Para esto deben existir condiciones materiales que faciliten dicha identificación (sueldos, condiciones de trabajo, estímulos, reconocimientos, bienestar, etc.).
La Supervisión, es la relación directa entre el jefe y el subordinado en relación a la actividad que se esta desempeñando con la finalidad de llevar a la práctica los objetivos de la empresa. Además es importante adoptar algunos criterios para dirigir una empresa: -
El conjunto de los integrantes de una empresa debe conocer los objetivos de ésta y la función que desempeña cada uno de ellos en la organización.
-
El empresario de la PYME debe hacer un uso adecuado de su autoridad, haciendo cumplir los principios de manera precisa, pero también con flexibilidad.
26
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
c.
TEMA Nº 1
5 / 22
-
Quien dirige una PYME debe tender a favorecer la buena comunicación entre quienes trabajan en ella, creando los canales necesarios para que esto ocurra realmente.
-
Impulsar el desarrollo de todos los miembros de la empresa, comprometiéndolos en el progreso de ésta.
-
Incentivar la participación delegando las responsabilidades en la ejecución de funciones y tareas.
El Control Es el conjunto de acciones que se realizan para verificar el cumplimento de las actividades planificadas y sus productos, tal cual se habían previsto. Para ejercer esta tarea es necesario contar con:
Metas y objetivos claros.
El tiempo que se considera necesario para cumplir el punto anterior.
Instrumentos que permitan rectificar la actividad (cuando sea necesario) para alcanzar efectivamente los objetivos.
Para realizar más eficientemente el control, es recomendable hacerlo por cada área de trabajo de la empresa; por lo tanto se debe considerar:
Control de la Comercialización, que implica un análisis del volumen de ventas, incluyendo los pedidos que se recibieron, los que se entregaron y los que están pendientes ; el cumplimiento del programa y la proyecciones que se han establecido ; los costos de distribución, promoción y publicidad. Lo que se puede realizar, por ejemplo, mediante la revisión de las facturas y/o boletas emitidas y recibidas.
Control del Personal, que considera aspectos tales como costos fijos y variables en el pago del personal, índices de ausentismo, atrasos, horas extraordinarias, sugerencias, rotación de personal, etc. En este caso se puede usar el libro de asistencias o las tarjetas de reloj marcador.
Control de la Producción, que abarca el volumen de producción, la calidad, el cumplimiento de los plazos, el stock de materias primas y de productos terminados, costos industriales, etc.
27
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
6 / 22
Control de Finanzas, que está referido al mal uso de los recursos (propios y externos), los posibles cambios producidos en los gastos principales, la administración de las cuentas de caja, bancos, etc. El control de esta área se hace a través de los registros contables. Las formas de control más habituales son :
Observación directa, comprobación del cumplimiento de las tareas y actividades programadas.
Informe oral, consulta individual o colectiva para analizar el desempeño de una determinada área o actividad específica.
Informe escrito, relación de la ejecución de las actividades, por parte de los encargados de ellas, durante un lapso de tiempo específico.
El empresario de la PYME debe administrar correctamente su negocio, procurando ser abierto a la formalización tanto legal como empresarial y solo de esta forma podrá alcanzar el éxito.
28
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
3.
TEMA Nº 1
7 / 22
LA ORGANIZACIÓN Una de las etapas del proceso administrativo es la organización de la empresa ; es más, consideramos que es la más importante y es por eso que la tratamos en forma aparte.
LA ORGANIZACIÓN CONSISTE EN ORDENAR LOS DIVERSOS ELEMENTOS QUE PARTICIPAN EN LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA PERMITIENDO ALCANZAR LAS METAS PROPUESTAS EN LA ETAPA DE PLANIFICACIÓN
Es importante saber que en una empresa se realizan variadas actividades; es necesario que Ud. sepa identificarlas y clasificarlas para organizar con eficiencia el trabajo. Este sistema de organización se puede dividir en AREAS, aun cuando estas mismas funciones las pueden desarrollar una misma persona o un grupo reducido de personas siendo esta la realidad de un PYME. La tarea del empresario sería establecer una labor de coordinación entre las distintas áreas de su empresa.
ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN
PRODUCCIÓN
ESQUEMA DE COORDINACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
29
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
a.
TEMA Nº 1
8 / 22
El Área de Administración Las actividades que realiza el empresario para organizar el trabajo diario, para disponer los recursos y para tomar decisiones en su empresa, son acciones que le corresponden al área administrativa. Además en ella se definen objetivos y las acciones para alcanzarlos. Todas las actividades de esta área están generalmente a cargo del empresario y es fundamental que se pongan en ejecución por que una empresa sin una buena dirección puede caer fácilmente en crisis y desaparecer del mercado. Una tarea importante es el apoyo que esta área debe prestar el resto de áreas como son la de producción y comercialización. El apoyo debe ser oportuno para no retrasar la producción y las ventas, es dcir abastecer de materia prima y materiales, realizar la publicidad y la promoción, etc. Otra labor importante de esta área es la del control del personal. El personal es el recurso decisivo de la empresa, debido a que sus objetivos solamente se pueden alcanzar en tanto cuente con recursos humanos. La tarea es el obtener, desarrollar y hacer uso del modo más eficiente de los recursos humanos de la empresa, consiguiendo el personal adecuado, preocupándose de capacitarlos para hacerlos mas eficientes y productivos para beneficio suyo y de la empresa.
Las acciones de capacitación son necesarias para todo aquel empresario que desee alcanzar el éxito
30
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
9 / 22
Generalmente en empresa de pequeña escala, muchas veces las relaciones familiares o de amistad. En este sentido es conveniente que estas relaciones se traduzcan en beneficio constante, mediante la colaboración y el desarrollo colectivo de la responsabilidad.
La unión hace la fuerza
31
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
b.
TEMA Nº 1
10 / 22
El Área de Finanzas ¡Qué empresa no tiene problemas por falta de dinero!. El dinero es un recurso indispensable y escaso, por eso debe ser manejado adecuadamente. La tarea de manejar convenientemente el dinero en la empresa le corresponde a esta área. Para ello debe realizar varias acciones.
Contar con sistemas de control y registros de los ingresos y egresos del dinero.
Administrarlos según a las necesidades de cada área.
Buscar fuentes de financiamiento y negociar favorablemente.
Medir el avance económico de la empresa.
Mantener buenas relaciones con instituciones financieras, entre dos.
El dinero obtenido servirá para que el empresario pueda adquirir materias primas, pagar remuneraciones, comprar maquinaria y equipos construir instalaciones, controlar la elaboración de un software contable, etc.
El control del dinero nos permitirá alcanzar nuestro objetivo empresarial: máximizar beneficios
32
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
11 / 22
El objetivo principal de la tarea de finanzas en una pequeña o micro empresa es mantener la cantidad de fondos adecuados para cubrir todos los gastos e inversiones necesarias durante un período de tiempo determinado, generalmente un año.
c.
El Área de Producción Las acciones a través de las cuales se transforman los insumos y materias primas en productos terminados, son actividades propias de esta área.
Una empresa eficiente es aquella que alcanza niveles óptimos de producción Además están aquellas que tienen que ver con la compra o abastecimiento de materias primas, insumos y otros requerimientos. Incluye también el almacenaje de los materiales los productos en proceso y los productos terminados. Se realiza el control de calidad y se encarga de realizar con frecuencia el mantenimiento de máquinas y equipos. Es indudable que aquel que pretende ser un empresario debe conocer muy bien el proceso de producción del producto que va a lanzar al mercado. Sin embargo debe tener muy en cuenta que a medida que incremente sus actividades, las tendrá que ir encargado a otras personas de su confianza, de modo que Ud. le dedique mayor tiempo a la gestión de la empresa y menos a la producción. 33
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
12 / 22
Específicamente, en esta área, el empresario de la pequeña y micro empresa deberá definir el producto, el proceso de producción, los métodos de trabajo, calcular los costos de producción de su producto o productos y realizar el control de calidad del proceso productivo. d.
El Área de Mercadeo Existe la creencia que las micro y pequeñas empresas no tienen la necesidad de diseñar planes de mercadeo o de poseer conocimientos sobre técnicas de mercado, ya que operan con investigaciones realizadas indican que un alto porcentaje de Pymes fracasa durante su primer año de funcionamiento por no utilizar herramientas en el área de mercadeo. Las actividades que permiten a la empresa conocer a sus clientes y saber que tipo de productos les gusta, son acciones que le corresponden a esta área. Además incluye la elección de la forma en que el producto o servicio debe llegar al cliente o sea directamente al consumidor final o a través de un intermediario ; la determinación del costo final y precio del producto, así como la promoción, publicidad y venta del mismo, entre otras. La labor de esta área es de vital importancia en la empresa por que generará, a través de las ventas, los ingresos del negocio.
¡ RECUERDE ! SI EL PRODUCTO NO GUSTA AL CLIENTE , IMPLEMENTE NO LO COMPRARÁN.
; ; ; LA EMPRESA NO EXISTIRÁ SINO VENDE SU PRODUCTO
34
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
4.
TEMA Nº 1
13 / 22
MARCO LEGAL DE LA PEQUEÑA Y MICROEMPRESA El Decreto Legislativo Nº705 que establece el marco legal que define a la pequeña y micro empresa, fue promulgado el 15 de noviembre de 1991. Dentro de las facultades extraordinarias delegadas al poder ejecutivo, para legislar en materia de crecimiento de la inversión privada y el fomento del empleo. En términos generales, el Decreto Legislativo Nº705 define a la pequeña y micro empresa, como aquellas unidades económicas que operadas por una persona natural o jurídica, bajo cualquier tipo de actividad ya sea de producción, comercialización o de servicios. Adicionalmente, a la definición general, se establece particularmente lo siguiente:
a.
b.
5.
La micro empresa reúne las siguientes características:
El propietario o propietarios laboran en la empresa.
El número total de trabajadores no excede de 10 personal incluyendo el o los propietarios.
El valor total anual de las ventas no excede de 12 Unidades Impositivas Tributarias (UIT).
La pequeña empresa reúne las siguientes características:
El número total de trabajadores no excede de 20 personas incluyendo el o los propietarios.
El valor total anual de las ventas no excede de 25 Unidades Impositivas Tributarias (UIT).
TIPO DE EMPRESAS SEGÚN SU FORMA LEGAL Todo empresa puede constituirse bajo dos formas jurídicas;
a.
Como Persona Natural; es decir sin crear una diferente a su propia identidad como persona individual. Este es el caso de las Empresas Unipersonales en las que el dueño y la empresa son la misma persona, tanto así que la empresa utiliza el número de RUC de su dueño. 35
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
14 / 22
Por esta razón la responsabilidad del dueño es limitada. Además por tratarse de una misma persona no se crea por escritura pública. b.
Como Persona Jurídica; es decir creando una nueva persona diferente a la suya como persona individual (natural). Este es el caso de la Empresas Individuales, muy parecidas a las unipersonales, sólo que en este caso el dueño es una persona distinta e independiente con respecto a su empresa y por ello su responsabilidad se limita al aporte que ha dado como parte de la empresa. Ella es un ente económico tan diferente a su propietario que hasta tienen su propio RUC. También es el caso de las empresa conformadas por más de una persona como son la Sociedad de Responsabilidad Limitada y la Sociedad Anónima. Para formalizar legalmente una empresa y obtener su reconocimiento existen en la sociedad una serie de normas o requisitos legales. Las más importantes las encontramos en el código de Comercio y en el Código Civil. Estas normas señalan dos requisitos básicos para que una persona pueda obtener el reconocimiento legal de su empresa :
Que tenga capacidad legal.
Que se constituya legalmente, como persona natural o jurídica.
A este efecto, la legislación de nuestro país otorga una serie de alternativas al prospecto de empresario. Estas son las características de algunas de las más importantes : a. Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.)
El titular o dueño de la empresa es una sola personal.
Razón social.
Objeto (actividad económica del negocio)
Domicilio
Duración
Inicio de actividades (tiene que ser la fecha de inscripción en la oficina de Registros Públicos) 36
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
Monto del capital suscrito y pagado
Aporte del titular o dueño.
Organos de la empresa : Titular y Gerente
Facultades de cada uno de ellos
Nombramiento del Gerente.
TEMA Nº 1
15 / 22
b. Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L.)
De 2 a 20 socios.
Razón social
Objeto (actividad económica del negocio)
Domicilio
Duración
Inicio de actividades
Monto de capital y proporción pagada
Número de participaciones en que se divide el capital de trabajo de cada uno de los socios.
Aporte de cada socio y número de participaciones que le corresponden a cada uno.
Junta de socios ordinaria y extraordinaria, convocatoria, quórum, adopción de acuerdos.
c. Sociedad Anónima (S.A.)
Mínimo 3 socios
Razón social
Objeto (actividad económica del negocio)
Domicilio
Duración
Inicio de actividades 37
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
16 / 22
Número de acciones en que se divide el capital y valor nominal de cada una.
Aporte de cada accionista y acciones que le corresponden.
Junta de socios ordinaria y extraordinaria, convocatoria, quórum, adopción de acuerdos
Es necesario señalar que una empresa puede adoptar cualquiera de estas formas jurídicas u otras no indicadas como : sociedades en comandita, sociedades colectivas, etc. ; siempre y cuando estén contempladas en nuestra legislación. Sin embargo tenemos que decir que para las formas jurídicas más adoptadas por las pequeñas y micro empresas son las que hemos detallado.
6.
REQUISITOS LEGALES PARA CONSTITUIR UNA EMPRESA Las modalidades jurídicas para constituir un PYME son:
a.
b.
Empresas Individuales
Empresa Unipersonal (Persona Natural)
Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (Personería Jurídica)
Empresas Societarias (Personería Jurídica)
Sociedad Anónima
Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada.
Sociedad Colectiva
Sociedad en Comandita
Sociedades Civiles
Así mismo existen ciertos requisitos que es necesario cumplir para acceder a las siguientes formas jurídicas: E.I.R.L. S.A. o S.R.Ltda. , que consideramos son las más adecuadas para constituir una micro o pequeña empresa.
38
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
17 / 22
En seguida, en el cuadro siguiente, se exponen los requisitos que hemos mencionado líneas arriba. REQUISITOS LEGALES PARA CONSTITUIR UNA PEQUEÑA Y MICROEMPRESA E.I.R.L.
S.A.
S.R.LTda.
Fotocopia simple de L.E. o D.N.I. del titular y cónyuge. También de Gerente si es distinto al titular.
Fotocopia simple de L.E. o D.N.I. del socio y cónyuge. También de los Gerentes.
Fotocopia simple de L.E. o D.N.I. del socio y cónyuge. También de los Gerentes.
Datos generales de Ley:
Datos generales de Ley:
Datos generales de Ley:
Nombre y apellidos
Nombre y apellidos
Nombre y apellidos
Nacionalidad
Nacionalidad
Nacionalidad
Estado civil
Estado civil
Estado civil
Nombre de la esposa(a)
Nombre de la esposa(a)
Nombre de la esposa(a)
Ocupación
Ocupación
Ocupación
Domicilio
Domicilio
Domicilio
Certificado de búsqueda mercantil de Registro Públicos.
Certificado de búsqueda mercantil de Registro Públicos.
Certificado de búsqueda mercantil de Registro Públicos.
Definición de Objeto y de la Actividad a desarrollar.
Definición de Objeto y de la Actividad a desarrollar.
Definición de Objeto y de la Actividad a desarrollar.
Indicación del capital de la empresa que aporta el titular en:
Indicación del capital de la empresa. El aporte de los socios:
Indicación del capital de la empresa que aporta el Titular en:
Bienes dinerarios (efectivo) Bienes no dinerarios (máquinas, muebles, enseres).
Bienes dinerarios (efectivo) Bienes no dinerarios (máquinas, muebles, enseres).
Bienes dinerarios (efectivo) Bienes no dinerarios (máquinas, muebles, enseres).
Elevar ante notario la escritura pública de constitución de la empresa.
Elevar ante notario la escritura pública de constitución de la empresa.
Elevar ante notario la escritura pública de constitución de la empresa.
Inscripción de la empresa en los Registro Públicos.
Inscripción de la empresa en los Registro Públicos.
Inscripción de la empresa en los Registro Públicos.
39
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
7.
TEMA Nº 1
18 / 22
REQUISITOS EMPRESARIALES PARA INICIAR UN NEGOCIO El prospecto de empresario cuando ya posee la capacidad legal para formar su empresa, contará también con el amparo legal para registrarla. El procedimiento de registro de las pequeñas y micro empresas es el establecido en el Reglamento sobre Unificación y Simplificación de Registros para acceder a la empresa formal, aprobado por Decreto Supremo Nº118-90-PCM, del 14 de setiembre de 1990. Los principales registros empresariales son :
Registro Unico de Contribuyentes (RUC) Es el documento de identificación de la persona natural o jurídica ante la SUNAT. Deben tramitarlo las personas que realizan actividades económicas de servicios, comercio o industria. Su trámite es gratuito y se realiza en los bancos autorizados y en la misma SUNAT.
Licencia Municipal de Funcionamiento (LMF) Es la autorización que emite el municipio que permite la apertura un nuevo negocio. Deben tramitarlo las personas naturales o jurídicas que realizan actividades económicas de servicios, comercio e industria y que utilizan un loca, establecimiento o taller. El costo de este registro varía según el Concejo Distrital donde se trámite y se realiza en la Oficina de Trámite Documentario y en la Oficina de Licencias del mismo Consejo Distrital.
No son exigibles a las PYMEs por parte de la autoridad alguna del Gobierno Central, Instituciones Públicas, Gobiernos Regionales o Locales, otras licencias, registros o permisos de operación diferentes a los mencionados.
8.
PROCESO DE CONSTITUCIÓN La formalización de una empresa, sin importar su tamaño, tiene necesariamente que seguir los siguientes pasos : a.
Tomar la decisión de formar y constituir una empresa.
b.
Elegir la figura empresarial que se adapte mejor a sus necesidades y posibilidades.
c.
En el caso de que se quiera adoptar una forma societaria se debe elaborar primero la Minuta de Constitución de la empresa, de cuerdo con la forma 40
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
19 / 22
jurídica adoptada a sus necesidades. La minuta debe estar autorizada por un abogado colegiado y suscrita ante un notario público, requisito indispensable para poder ser inscrita en Registros Públicos. d.
Previamente se debe verificar en la oficina de Registros Públicos que la razón social, con la cual vamos a denominar a nuestra empresa, no existe ; teniéndose que recabar el Certificado de Búsqueda Mercantil y con el acudir al notario para el trámite correspondientemente. En caso de que la razón social ya existiera, se debe proceder al cambio de denominación para nuevamente seguir el mismo trámite ante Registros Públicos y nos puedan otorgar la certificación de conformidad.
e.
Acreditar el pago de las aportaciones, los que generalmente se suelen depositar en una entidad del sistema financiero. Este también constituye un requisito previo al de la elaboración de la minuta, debiéndose llevar al notario la boleta de deposito.
f.
Una vez firmada la minuta, el notario la eleva a escritura pública y expide los partes notariales, que son los documentos que permiten la inscripción en Registros Públicos.
g.
Lo común es que la inscripción se realice en el Registro Mercantil, sin embargo, en el caso de determinadas actividades, la inscripción se realiza en otros registros especiales, como es el caso de las empresas mineras.
h.
Paralelamente, se puede ir avanzando con los trámites para obtener el Registro Unico de Contribuyente (R.U.C.) ante la SUNAT, para lo cual es suficiente presentar una copia de la minuta de constitución. Una vez obtenido el número del R.U.C. pude solicitar la autorización de impresión de los comprobantes de pago y cualquier otro trámite que deba realizar ante la SUNAT.
I.
Una vez obtenido el RUC o las autorizaciones especiales de ser el caso, se debe tramitar la Licencia Municipal de Funcionamiento.
j.
Adicionalmente el prospecto de empresario puede ir ganando tiempo avanzando con la legalización de los libros sociales, laborales y contables que esta obligado a llevar.
Debe tenerse en cuenta que estos pasos son genéricos y en algunos caso existirán exigencias concretas. 41
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
9.
TEMA Nº 1
20 / 22
ASPECTOS TRIBUTARIOS Las empresas en su calidad de Personas Naturales o Jurídicas y en función al monto de los ingresos percibidos por sus actividades empresariales, se encuentran en cualquiera de los siguientes Regímenes Tributarios :
a.
Régimen General En éste régimen se encuentran incluidas las personas naturales como jurídicas y a ella pertenecen todas las que no se ubiquen o encuentren ni en el Régimen Especial ni en el RUS.
b.
Régimen Especial Puede acogerse a este régimen los contribuyentes cuyos ingresos por el ejercicio de su actividad empresarial no excede de S/. 18,000 mensuales. Pueden ser personas naturales o jurídicas que se desenvuelvan en el sector de producción y comercio. Además abonarán cada mes por concepto del impuesto a la Renta el 2% de sus ingresos brutos mensuales.
c.
Régimen Unico Simplificado (RUS) A este régimen pueden incorporarse las personas naturales con negocio o sucesiones indivisas, es decir, entidades originadas a la muerte de una persona cuya herencia no ha sido dividida. Además deben tener ingresos hasta S/. 18,000 mensuales y 4 actividades las realizarán en un solo establecimiento. Sus transacciones las deben realizar consumidores finales, es decir con aquellos que adquieren un bien para su uso propio y que no hacen con él ninguna transacción. Dentro de este régimen existe una Categoría Especial que comprende aquellas personas que están exoneradas del pago del IGV, que se dedican únicamente a la venta de frutas, hortalizas, legumbres, semillas ; en mercados de abastos y cuyos ingresos no supere de S/.2.200 mensuales. Saldrán automáticamente de esta categoría cuando sus ingresos superen a S/.2.200 o amplían su actividad a la venta de otros productos.
42
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
21 / 22
Todas las actividades desarrolladas por personas o empresas que generan ingresos o utilidades están afectas por el Impuesto a la Renta. Así una persona natural o empresa puede obtener renta o ingresos por diferentes conceptos ; veamos los tipos de rentas que existen.
a.
Rentas de 1ra. Categoría. Son los ingresos en efectivo obtenidos por el arrendamiento de predios, es decir casas, locales u otros bienes inmuebles.
b.
Rentas de 2da. Categoría Son los ingresos de rentas producto de otros capitales como por ejemplo los obtenidos por regalías (patentes, marcas, fórmula, derechos de autor, etc.), participación de utilidades, acciones de trabajo, intereses originados por la colocación de capitales (títulos, bonos, garantías, etc.) y rentas vitalicias.
c.
Rentas de 3ra Categoría Son los ingresos originados por actividades empresariales del comercio, la industria, la minería, explotación agropecuaria, el ejercicio de una profesión, arte ciencia u oficio en asociación o sociedad civil, el ejercicio de la función notarial, la actividad de los agentes mediadores de comercio, rematadores, martilleros y similares, y la prestación de servicios.
d.
Rentas de 4ta. Categoría Son aquellas que se obtiene por el ejercicio individual, de cualquier profesión, arte ciencia, oficio o actividades no incluidas expresamente en la 3ra. Categoría. También el desempeño de funciones de director de empresas, mandatario, gestor de negocios, albacea, incluyendo las dietas que perciben los regidores de los municipios.
e.
Rentas de 5ta. Categoría Son las que obtienen por el trabajo personal dependiente, incluidos cargos públicos, efectivos o no, como sueldos, salarios, asignaciones, dietas, gratificaciones, bonificaciones, aguinaldos, comisiones, gastos de representación y en general toda retribución por servicios personales.
43
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 1
22 / 22
También se consideran las retribuciones por servicios prestados en relación de dependencia, percibidas por los socios de cualquier tipo de sociedad, así como las que se asignen los dueños de Empresas Unipersonales de Responsabilidad Limitada (EIRL) y encuentren consignadas en el libro de planillas que de conformidad con las normas laborales estén obligados a llevar. De igual manera se consideran ingresos de esta categoría a aquellos que se obtienen por el trabajo prestado en forma independiente con contratos de prestación de servicios normados por la legislación civil, cuando el servicio sea prestado en el lugar y horario designado por el que lo requiere y cuando el contratista proporcione los elementos de trabajo y asuma los gastos que demande dicha labor.
44
-2Marketing
45
Objetivos del Tema En esta parte: 1. Se reconocerá la importancia del marketing para el éxito de la empresa. 2 Se reconocerá la importancia de la promoción de los productos. 3. Se reconocerá y utilizará la publicidad como
uno
de
los
métodos
promocionales más importantes del marketing.
47
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
1.
TEMA Nº 2
1 / 16
EL MERCADO Todas las actividades que desarrolla una empresa, tienen como fin último colocar en el mercado un producto que satisfaga las necesidades de los consumidores de tal manera que los lleve a comprar nuevamente convirtiéndose en consumidores regulares lo cual proporcionará a la empresa el máximo de beneficios. Por eso usted primero debe reconocer qué es y qué necesita el mercado. ¿Confecconaré ropa, o mejor zapatos, o ambas cosas?
Con frecuencia las personas relacionan la palabra mercado como el lugar donde se venden productos. Esta definición se puede ampliar más ; el mercado somos todos, es decir, el conjunto de personas y empresas que se relacionan entre si, para realizar intercambios comerciales y satisfacer así sus necesidades. Entonces para satisfacer esas necesidades, todo empresario debe partir por conocer a las personas que consumen. Estamos hablando de aquellas personas que compran sus productos y los usan para beneficio propio. Los consumidores finales, es decir, individuos agrupados en hogares que adquieren bienes y servicios para su consumo personal o familiar, conforman:
El mercado de los consumidores 49
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 2
2 / 16
Actualmente en la mayoría de los casos, los consumidores no sólo buscan precios accesibles, sino que estén predispuestos a exigir beneficios, adicionales como: garantía, calidad, presentación, envase adecuado, soporte técnico, etc.
¿Cambiaré el envase?
¿Bajaré el precio?
Y es que los productos contienen algunos elementos adicionales que usted debe identificar para hacer mas afectivo el producto. Sin embargo, es posible que no se considere dos situaciones importantes al momento de ofrecer un producto. 1.
Al producir, se debe realmente saber ¿qué espera el consumidor de su producto?. De repente no se produce lo que la gente quiere o no se ofrece el producto al grupo adecuado y por eso no se podrá vender.
2.
En otros casos, por querer reducir costos, se entrega el producto sin un empaque adecuado, sin marca o con marca comprada, mientras que la competencia que si se preocupa por diferenciarse, presenta su producto con una marca registrada y un empaque atractivo.
50
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 2
3 / 16
Pero no sólo se debe conocer a los consumidores, también es necesario conocer a aquellas personas que al igual que nosotros, ofertan sus productos, es decir la competencia. Ante esta situación la empresa debe tener muchisimo cuidado.
La COMPETENCIA son empresas que: Venden productos iguales al mío Vender productos que reemplazan al mío Impiden que mis clientes compren. La clave para competir es conocer a nuestros competidores, inclusive mejor de lo que ellos mismos se conocen. En otras palabras, debemos conocer todo sobre ellos. Conocer a la competencia no debe ser una labor cuando vamos a iniciar un negocio en el que hay otros antes que nosotros. Debe ser una labor permanente, porque la competencia va cambiando tratando de lograr mejores resultados y debemos procurar estar siempre un paso delante de ellos. Competir equivale a librar una batalla permanente. Y para poder hacerlo, es fundamental conocer a nuestros oponentes. Si no sabemos como están armados, cómo sabremos con qué armas pelear. Uno no puede entrar a una batalla y recién enterarse sobre las posibilidades del adversario. Uno tiene que buscar informarse antes. Siempre antes, pues a veces uno se encuentra con que los adversarios tienen condiciones que nosotros no vamos a poder vencer y en esos casos es mejor no entrar en ese negocio y evitarse pérdidas innecesarias e inútiles. En definitiva, uno entra a un negocio cuando está convencido de que pueda derrotar a los competidores, es decir, desplazar a la competencia de una parte de mercado. Así como los clientes nos dan pistas sobre cómo satisfacerlos mejor, la competencia nos proporciona pistas acerca de cómo enfrentarla. Es necesario establecer quienes son nuestros competidores y dónde se localizan. En decir, quienes están ofreciendo nuestros productos iguales o parecidos al nuestro y con los cuales nos vamos a disputar el mercado. 51
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 2
4 / 16
Hay que tener en cuenta que muchas veces los competidores no sólo son aquellos que ofrecen más o menos lo mismo que nosotros, sino también aquellos que están satisfaciendo la misma necesidad que nosotros. Por ejemplo para alguien que vende refrescos en una carretilla en la calle, su competencia serán aquellos que venden el mismo producto en tiendas, mercados y restaurantes ; a esos hay que agregarles aquellos que venden helados, gaseosas, raspadillas, etc. Nos preguntamos por qué ?, si el precio y la calidad de los productos son diferentes ; la respuesta es ; debido a que todos ellos buscan satisfacerse la demanda de productos. Que buscan calmar la sed y es cuestión del consumidor si paga más o menos. A esto se le conoce como los gustos y preferencias del consumidor. Identificar a la competencia, como en el caso anterior es bastante sencillo. Sin embargo, otras veces es más complicado obligándonos a recorrer la zona y hacer averiguaciones más extensas.
2.
CONCEPTO DEL MARKETING El Marketing es la disciplina que enseña que los consumidores son el principio y fin de toda actividad empresarial, que todo proceso de producción queda trunco si no se considera el mercado al cual va dirigido, que los consumidores no vienen en talla standard sino propias necesidades y deseos, y es en base a ellos que la empresa realizará mejores negocios. Philip Kotler, precursor de la mercadotecnia, define al marketing como la actividad humana dirigida a satisfacer necesidades y deseos mediante procesos de intercambio ; pero para que se produzca el intercambio deben existir ciertas condiciones : Que haya dos partes. Que cada parte tenga algo que pueda ser de valor para la otra. Que cada parte sea capaz de comunicación entrega. Que ambas partes estén en libertad de aceptar o rechazar la oferta.
52
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 2
5 / 16
Siendo así podemos definir al marketing como : El conjunto de técnicas que permiten mejorar las ventas de la empresa propiciando su crecimiento y satisfaciendo a la vez las necesidades del consumidor.
El público consumidor y muchos empresarios confunden con frecuencia el concepto de ventas y el concepto de marketing; sin embargo podemos diferenciarlos de la siguiente manera:
La venta se enfoca hacia las necesidades de la empresa ; el marketing, hacia las del consumidor.
La venta se preocupa por la necesidad de la empresa de convertir su producto en dinero; el marketing, por la idea de satisfacer las necesidades del consumidor mediante el producto.
Para que el marketing pueda cumplir con su objetivo, debe desarrollar una estrategia que se apoya en el desarrollo de cuatro variables que son clave para garantizar que el producto se mantenga y consolide en el mercado. Estas variables son: a.
El producto
b.
El precio
c.
La plaza
d.
La promoción
Estas cuatro variables deben estar en concordancia y ser equilibradas entre sí, porque si una de ellas falla, no tendremos éxito en la venta del producto. Al combinación de estas variables se le conoce como:
MEZCLA DE MERCADEO
53
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
3.
TEMA Nº 2
6 / 16
EL ESTUDIO DE MERCADO Debe quedar claro que cuando nos disponemos a iniciar algún negocio, debemos siempre realizar un proceso de verificación previa de la idea que hemos identificado, para asegurarnos lo más posible de su éxito. Muchas veces, a primera vista una idea puede parecer buena, pero conforme se examina el mercado, nos vamos dando cuenta que no era tan buena como pensábamos. Otras veces, este proceso no permite verificar el potencial de nuestra idea y nos proporciona las pistas para diseñar y desarrollar nuestro negocio y de esta manera ingresar al mercado y alcanzar el éxito. Otras veces, la exploración del mercado nos permite identificar un idea nueva, mejor de la que teníamos anteriormente. Es después de que uno ha estudiado el mercado de su idea, que debe tomar una nueva decisión : Vale la pena esa idea de negocio que tengo ?. Si la respuesta es negativa, tendrá que pensar en otra cosa. En el caso que la respuesta sea positiva, podrá continuar con los siguientes pasos del diseño de su negocio. Por lo tanto el esfuerzo que se realiza antes de la ejecución de la idea del negocio se denomina estudio de mercado. El estudio de mercado tiene por finalidad, definir y cuantificar los bienes y servicios que se podrán ofrecer en el mercado a un precio dado y dentro de un determinado período de tiempo. Por lo tanto, propende a determinar los factores que inciden en el comportamiento de la oferta y demanda. El estudio de mercado se logra mediante la organización, toma y acumulación, ordenación y análisis de los datos, tanto cuantitativos como cualitativos ó descriptivos, que obtienen de fuentes internas o externas relacionadas con el proyecto de empresa. Dependiendo de la magnitud de la inversión, las fuentes de datos pueden ser primarias o secundarias. 54
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 2
7 / 16
La información primaria trata de datos tomados directamente mediante encuestas; la información secundaria se toma de publicaciones.
4.
IMPORTANCIA DEL ESTUDIO DE MERCADO El estudio de mercado cumple un papel importante en la toma de decisiones. Es útil cuando se evalúa un proyecto de inversión y se analiza la conveniencia de establecer una empresa en un mercado determinado o para fines de ampliación de la capacidad instalada. Por otro lado, el estudio de mercado es también útil para el diseño de una estrategia competitiva, debido a que permite el conocimiento del entorno en el que se desenvuelve la empresa.
5.
CONTENIDO DEL ESTUDIO DE MERCADO 1.
Objetivos del estudio
2.
Recopilación de información 2.1. Estadísticas Referidas a variables como producción, consumo, importaciones, exportaciones, precios, índices de precios, población. 2.2. Fuentes de Información Se trata de estadísticas oficiales, censos investigación de campo, estadísticas no oficiales. 2.3. Otras variables Referidas a gustos y preferencias de consumo, proveedores, canales de comercialización.
3.
Proceso de recopilación 3.1. Selección de la información.
55
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 2
8 / 16
3.2. Planeamiento de la investigación. En esta etapa se determina el universo y la muestra, se diseña el formulario de la encuesta, se organiza el grupo de trabajo y se formula el presupuesto. 3.3. Recolección de datos. 4.
Descripción del producto El estudio se inicia con la identificación del bien o servicio que se desea producir. Se especifica las características del producto como son la forma, medidas, color, peso, modelo, composición, etc. Cuando se trata de productos nuevos bastará con una descripción general que nos permita identificar la demanda del producto.
5.
Area del mercado Este aspecto es muy importante debido a que se define el área geográfica para el estudio. La producción será comercializada a nivel nacional o solamente departamental ?. Esta pregunta debe ser contestada antes de efectuar el análisis del mercado.
6.
Idiosincrasia del consumidor. Es necesario realizar un análisis adecuado de los gustos y preferencias del consumidor. El mercado de consumo tiende a satisfacer necesidades personales como el vestido, el calzado, la alimentación, la salud, el esparcimiento, etc. Conociendo el comportamiento del consumidor servirá como un complemento en el análisis de los datos estadísticos debido a que estos no indican las condiciones del consumo.
7.
Análisis de la demanda. La demanda viene a ser el conjunto de personas, empresa que requieren por el uso de un producto y por el cual están dispuestos a pagar su precio. A la interrogante Qué cantidad de productos de nuestra empresa será absorbida por el grupo de consumidores identificados y a que precio ? ; es necesario analizar la demanda para dar una adecuada respuesta.
56
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
8.
TEMA Nº 2
9 / 16
Análisis de la oferta La oferta constituye la cantidad de bienes que los productores están dispuestos a colocar en el mercado a diferentes precios. Es necesario estudiar la oferta para identificar cual será la demanda insatisfecha debido a la diferencia entre la oferta y la demanda, es decir entre la producción y el consumo.
9.
Involucra aspectos relacionados con la política de ventas y marketing. En relación a las ventas se debe estudiar precios de venta, políticas de crédito, condiciones de pago y descuentos. En relación al marketing se debe evaluar estructuras de canales de distribución para mejorar el contacto con el consumidor. También tiene que ver con la promoción del producto para llegar fácilmente al consumidor y hacerle ver las bondades del producto a fin de motivarlo e inducirlo a la compra.
10. Precios Los precios del producto tienen una importancia capital el futuro de la empresa. Del nivel de precios fijado depende la rentabilidad y vida productiva de la empresa. Se entiende por precio al valor que se produce a partir de los costos del producto más el margen de utilidad. Sin embargo es necesario tener en cuenta que el valor del producto está dado por las decisiones en le margen que ejecutan los consumidores y que esta en función de su utilidad marginal. Muchos precios son fijados sin tener en cuenta el valor que le da el mercado y consecuentemente son precios irreales originando precios por debajo de sus costos y que deben ser desechados de plano. Para determinar el precio es necesario ciertos elementos que intervienen en el mercado, tales como los precios de la competencia, diferencias del producto en relación a sus similares, ciclo de vida, etc.
57
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
6.
TEMA Nº 2
10 / 16
PROMOCIÓN DEL PRODUCTO Promocionar la empresa y sus productos es algo importantísimo para asegurar las ventas. Los posibles clientes tienen que estar informados de su existencia como empresa. Sin embargo es mucho más fácil hacer una promoción exitosa con un producto deseado desde un concepto de mercadeo, es decir un producto que satisface las necesidades de la gente. Por ello debemos que la promoción tiene como finalidad :
Hacer conocer el producto: La información es necesaria, ya que si el mercado no conoce la existencia del producto, éste fracasará
La persuasión: Es importante convencer al consumidor, puesto que en el mercado existen diferentes marcas de productos, donde los consumidores tienen todas las posibilidades de escoger el de su preferencia. A través de la promoción se convencerá a los consumidores de que el producto es más beneficios que el de la competencia.
Hacer recordar: Logra que los consumidores recuerden las características y las satisfacciones que les ofrece el producto, así como también la disponibilidad que de él se tiene. Se debe buscar obtener un lugar en la mente del consumidor, es decir posicionarse.
El hacer promoción implica un costo, pero lo importante es que contribuye a aumentar la demanda, y si el empresario tiene claro sus objetivos que busca a través de ella, logra estimular la demanda de su producto, incrementando así sus ventas.
la promoción no es costo
58
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 2
11 / 16
Los empresarios deben hacer mucho más que buenos productos, tienen que informar a los consumidores sobre los beneficios de los mismos y posicionarlos en su mente. Para ello deben utilizar métodos promocionales los cuales al combinarse reciben el nombre de Mezcla Promocional. La aplicación de estos métodos depende de :
Recursos financieros
El producto
Ciclo de vida del producto
La promoción existe por sí misma, si no como instrumento de apoyo a las ventas, por lo tanto el empresario puede adoptar por utilizar diferentes medios promocionales que existen, así tenemos:
7.
La promoción de ventas
La publicidad
La venta personal
PROMOCION DE VENTAS Son todas las acciones que se realizan para elevar las ventas en forma inmediata y que generalmente son temporales. Con ello se busca:
Hacer conocer un producto nuevo o relanzar uno que ha declinado en el mercado.
Estimular la demanda del consumidor final.
Captar más consumidores potenciales.
Se utiliza para llegar tanto a los consumidores finales y a los canales de distribución. No se aplica de modo permanente, es más bien, un plan de circunstancias, de coyuntura, pero que si debe estar considerado y establecido como parte de la política de la empresa. Es un recurso que se ha de tener a la mano para, en cualquier momento superar una situación difícil o cualquier otra que se juzgue necesario aumentar las ventas de manera decisiva. 59
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 2
12 / 16
Además, mediante la promoción al consumidor y a los puntos de venta (ejemplo servilleteros, vasos que hay en los restaurantes con la marca de algún producto). Algunos empresarios del sector de metal-mecánica ofrecen a sus clientes (ferretería) instalaciones eléctricas gratuitas por cierto volumen de ventas de su productos. Existen diferentes tipos de promoción de ventas : a.
Ofertas: Generalmente son descuentos sobre el precio normal de la mercadería por lapsos determinados. Actualmente es la promoción de ventas más utilizadas.
b.
Ampliación de la unidad de venta: Cuando se ofrece el producto principal acompañado de una producto complementario. Por ejemplo, un pantalón más una correa, casi por el mismo precio. Esta modalidad algunas veces se utiliza para promover un producto que no tiene demanda apoyándolo en otro ya conocido en el mercado.
c.
Canjes: Consiste en regalar un producto por una cantidad de producto consumido más un monto de dinero. Ejemplo, por la compra de 1 kilo de queso más la compra de una sticker valorizado en S/.2.00, se regalará un delantal de cocina.
d.
Sorteos: Aplicados por empresas con puntos de venta fijos, como panaderías, bodegas, farmacias, restaurantes, etc.. En este caso por la compra de un bien o servicio, se recibe un cupón para entrar a un sorteo. Generalmente los premios son vales de consumo.
e.
Muestra: Es dirigido directamente al consumidor final. Es una técnica eficaz y cara que se utiliza para introducir un nuevo producto al mercado.
f.
Degustación: Consiste en regalar a los consumidores muestras o unidades pequeñas de los productos ofertados a fin de que el consumidor pueda apreciar directamente la calidad y ventajas del producto. Por ejemplo, la degustación de yogurth, licores, etc.
g.
Exhibiciones: Son una forma de presentar y demostrar los atributos de un producto, las exposiciones y ferias son eventos donde siempre se dan oportunidades para este tipo de promoción.
60
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 2
13 / 16
h.
Paquetes promocionales: También conocidos como descuentos promocionales, ofertan ahorros sobre el precio normal del producto. En este caso se marca directamente el descuento en la marca o en el empaque. Pueden ser paquetes individuales cuyo precio de rebaja por ejemplo, dos por el precio de uno, o dos productos relacionados empacados juntos : un panetón más uno pequeño, etc.
i.
Liquidaciones: Generalmente se hacen en los cambios de temporada ; por ejemplo en el mes de noviembre y diciembre, se liquidan los sacos confeccionados de paño, lanilla por el cambio de la primavera al verano.
En definitiva, los ejemplos propuestos son parte de la teoría normal del marketing, pero las opciones que un empresario pueda tomar tienen como una limitante su imaginación. La mejor promoción es aquella cuyo impacto visual es colectivo y no individual. Para la correcta elección del tipo de promoción de ventas que desee emplear, debe considerar en primera instancia el segmento objetivo al cual se dirige (no vamos a regalar stickers si somos fabricantes de ternos) y debe tratar en lo posible que sea original para no correr el riesgo de perder la inversión.
8.
LA PUBLICIDAD Es otra herramienta de la promoción donde se utilizan medios pagados no personales (porque no se dirige a nadie en particular) para informar, convencer, recordar a los consumidores sobre un producto. Para utilizar la publicidad, es necesario conocer en que etapa del ciclo de vida está el producto; porque dependiendo de ello, se aplicará los distintos tipos de publicidad. La Publicidad Informativa, la cual es útil cuando el producto se encuentra en la etapa de introducción. El mercado debe saber que el producto existe y conocer sus características y las satisfacciones que éste le puede brindar. Por ejemplo : los productos naturales como la uña de gato, que informa sobre las ventajas de su consumo (purifica la sangre, previene el cáncer , etc.). La Publicidad Persuasiva, es la más útil, puesto que se debe convencer al consumidor de que elija una determinada marca. Esta persuasión es necesaria debido a la creciente competencia con la que se enfrenta el producto y se debe realizar en la etapa de crecimiento del producto. Como ejemplo tenemos la Pepsi Cola (apoyándose en futbolistas nacionales como Nolberto solano y Roberto Palacios que son símbolos actuales del fútbol peruano). 61
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 2
14 / 16
La Publicidad de Recordatorio, es la más importante y se presenta en la etapa de madurez del producto. Buscará que los consumidores tengan siempre presente en su mente la existencia de beneficios que el producto ofrece. Ejemplos de esta los vemos en la campañas publicitarias de las compañías cerveceras. Es de vital importancia planificar la campaña publicitaria, antes de decidir que medio utilizar. a.
Consideraciones
Definir el segmento objetivo: Se debe conocer al consumidor del producto, a fin de concentrar el esfuerzo de ventas y publicidad sobre el grupo potencial de consumidores. Lo que se busca es ser más efectivo, no sólo tratar de llegar a la mayor cantidad de gente, sino atraer la mayor cantidad posible de consumidores potenciales.
Fijar objetivos: Establecer objetivos específicos que se esperan alcanzar. Así por ejemplo, un panadero, puede trazarse un objetivo concreto para la campaña de navidad; calculando que durante los 30 días de diciembre debe aumentar sus consumidores en un 50% e incrementar el volumen de ventas en un 40% en base a invertir cierta cantidad de dinero en publicidad.
Establecer un presupuesto: Lo ideal es determinar cuanto dinero se necesita para lograr los objetivos publicitarios, pero en muchos casos dicho monto se establece antes de fijar los objetivos, debido a lo limitado de los recursos financieros.
Lo que interesa finalmente es vender, y para ello no es suficiente la cantidad de gente que ve o lee el anuncio (amplitud), sino también la profundidad de la campaña (recordación - acción de compra).
Sea eficiente en su inversión publicitaria
62
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
b.
TEMA Nº 2
15 / 16
Medios Los medios para publicitar pueden ser la TV, la radio, los periódicos, las revistas, el correo, los letreros, los volantes, los afiches, internet, etc.. Para decidir que medio utilizar es necesario tomar en cuenta:
c.
El presupuesto, el medio que seleccione debe estar acorde con los fondos disponibles.
Primero se debe definir con claridad las características demográficas y/o psicográficas de los consumidores; luego seleccione los medios que puedan ser vistos y/o escuchados por el segmento seleccionado.
Examine y evalué las campañas publicitarias de la competencia con la finalidad de determinar los aciertos y errores de sus anteriores campañas.
Mensajes Es el contenido sobre lo que quiere comunicar acerca del producto y debe estar relacionado con los beneficios que este ofrece. El mensaje, varía de acuerdo al medio que se elija, sea éste la radio o la difusión de anuncios en medios escritos. El objetivo del texto es motivar al cliente a comprar, de modo que es muy importante tener en cuenta las siguientes pautas:
Debe ser claro, breve, sencillo y concreto con una redacción apropiada y vendedora.
Debe demostrar que el producto es distinto a otros similares.
Debe describir las cualidades del producto.
Debe hacer que el producto sea interesante para el consumidor.
Debe resaltar la imagen utilizando términos como nuevo, Presentando, ahora.
Debe despertar emociones incentivando al cliente.
Si se trata de una mensaje gráfico tome en cuenta los siguientes criterios:
La promesa debe figurar en el encabezado y/o ilustración. En ella se ofrece al consumidor un beneficio directo o indirecto. No diga excelente crema para la cara, diga sea bella para siempre ; no diga carne molida, diga saboree un jugoso churrasco. 63
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
9.
TEMA Nº 2
16 / 16
Seguidamente ampliamos la promesa, bien sea en la ilustración o en las primeras líneas del texto, reiterando los beneficios. No diga esta crema viene en un atractivo envase, diga su piel quedará tersa gracias al genuino aceite de jojoba que contiene esta crema.
La comprobación de la promesa puede plantearse en varias formas, la más común es mostrar resultados, testimonios de usuarios satisfechos y datos estadísticos. No diga le aseguramos que nuestras zapatillas son buenas, diga Solano es campeón jugando con estas zapatillas.
El siguiente paso es requerir el consumo, incentivar la compra e impulsar al lector a actuar en seguida. No diga usted puede adquirir nuestro producto en cualquiera de nuestras tiendas, diga llámenos al teléfono 202472 y aproveche esta oportunidad que no se repetirá.
LA VENTA PERSONAL Se trata de un método promocional directo, debido a que el vendedor trata directa e individualmente con el cliente informándole sobre las bondades del producto así como las condiciones de la venta. Es un mecanismo muy utilizado en la línea de cosméticos, pero debe analizarse el tipo de producto, el volumen y la forma de venta para decidir si le conviene a la empresa. Debido a la gran importancia que tiene esta herramienta, es necesario que la empresa prepare bien a su fuerza de ventas, ya que se trata de un contacto directo con el consumidor. El vendedor es el medio por el cual se le venderá al cliente no sólo el producto, sino también la imagen de la empresa. Para ello el vendedor deberá estar capacitado para cumplir las siguientes tareas:
Explicar los beneficios que ofrece el producto.
Demostrar la forma como se debe utilizar el producto.
Contestar las preguntas y vencer las objeciones.
Acordar las condiciones de la venta.
Hacer un seguimiento de la venta para que el cliente quede satisfecho.
Recopilar información del mercado para mejorar las estrategias de marketing.
Los objetivos de la venta personal son encontrar y captar nuevos clientes, comunicar información sobre el producto y servicios post-venta que se ofrecen, y lograr finalmente la venta. La limitación es que su costo es elevado debido a que hay que pagar sueldos, comisiones, presentaciones y capacitación de la fuerza de ventas. 64
-3Costos
65
Objetivos del Tema En esta parte: 1. Se identificará los elementos del costo. 2. Se conocerá como se clasifican los costos. 3. Se realizará el cálculo del costo total del producto. 4. Se determinará el punto donde las ventas cubren los costos. 5. Se conocerá como se debe racionalizar los costos sin incidir en la calidad del producto.
67
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
1.
TEMA Nº 3
1 / 21
CONCEPTO DE COSTO Toda empresa para producir uno o varios bienes o servicios usa un conjunto de recursos materiales y humanos. Por ejemplo, en una carpintería se emplea para la producción de muebles: mano de obra, madera, clavos, pegamento, maquinaria y herramientas. Además se utiliza otros recursos como energía eléctrica, agua, transporte, asume gastos de alquiler de local, emplea material de oficina, entre otros. PODEMOS DECIR QUE:
COSTO CONSTITUYE VALOR DE LOS RECURSOS QUE SE UTILIZAN PARA PRODUCIR BIENES O SERVICIOS MEDIDOS EN UNIDADES MONETARIAS, POR EJEMPLO: EN SOLES O DÓLARES Todos estos recursos tienen un valor en dinero que el empresario debe asumir; por eso, los costos involucran todos los elementos que intervienen en la elaboración de un producto, desde su concepción hasta llegar a manos del cliente.
2.
IMPORTANCIA DE COSTEAR CORRECTAMENTE En la empresa que Ud. conducirá realizará actividades que van desde acciones diarias para obtener dinero, comprar materiales e insumos, llevar a cabo el proceso de producción de los bienes, venderlos, hasta que el ciclo vuelva a repetirse. Todas estas actividades se desarrollan en toda empresa, pero Ud. también debe saber que su ejecución con la intención de producir un bien o servicio le cuesta un valor en dinero, que sin duda deberá recuperar al vender a sus clientes y obtener, además de obtener una utilidad. Sólo si lleva el control del costo de cada uno de los elementos o recursos utilizados para producir sus productos, podrá saber si al precio al que los vende está ganando o perdiendo.
69
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
2 / 21
Sin embargo es probable que se encuentre con dos situaciones particulares: a.
Al calcular el costo de sus productos sólo considera los principales elementos que intervienen en el proceso productivo, dejando de lado aquellos que tienen menor significado; generalmente por desconocimiento de todos los rubros que deben considerar en el costo.
b.
En otros casos, usted podrá conocer todos los elementos que debe considerar en el costo, pero no sabrá si la forma como los ha incluido en el costo de la correcta.
A continuación en la página siguiente, presentamos un cuadro de los principales rubros que deben considerarse al momento de calcular el costo:
a.
Pérdidas o desperdicios de material.
b.
El tiempo perdido por fallas en la maquinaria o por ineficiencia de personal.
c.
Los gastos de agua, luz o teléfono consumidos durante el proceso productivo.
d.
El alquiler de local.
e.
La depreciación de la maquinaria.
f.
Los gastos de impresión de comprobantes de pago.
g.
En algunos casos, la entrega de muestras de productos a los clientes.
h.
Los gastos de publicidad como calendarios o afiches, etc.
i.
Los gastos de movilidad de las personas que llevan o traen mercadería, o cuando hacen visita a los proveedores.
j.
El sueldo del empresario.
70
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
3 / 21
Si usted sólo considera los costos que intervienen en el proceso productivo y no los demás; o si los conoce pero no sabe calcularlos correctamente, con seguridad obtendrá un costo distorsionado en relación a lo que a usted le ha costado fabricar y vender sus productos esta situación, indudablemente, no le permitirá manejar diferentes alternativas de precios.
¡ Tenga mucho cuidado! Si usted no hace un cálculo correcto de sus costos, seguramente que obtendrá información falsa
Pero si usted hace un cálculo correcto de sus costos podrá entre otras acciones : a.
Determinar, sobre datos reales, su margen de utilidad.
b.
Identificar en que rubros sus costos son elevados, los que pueden tratarse por:
Insumos caros o con muchos defectos; es decir, problemas con proveedores.
Defectos en el proceso productivo, por fallas en la maquinaria, por ineficiencia de los operarios o porque el proceso en sí es muy costoso.
c.
Decidir si deja o no realizar algunas etapas del proceso productivo, dependiendo si éstas son muy costosas, para encargarlas a terceros que pueden hacerlas a menor costo.
d.
Podrá también decidir, en cuales de sus productos debe centrar sus esfuerzos empresariales, dependiendo del beneficio de cada uno.
e.
Analizar la situación de su empresa en diferentes períodos y en relación a sus competidores.
f.
Determinar si es necesario hacer cambios en las estrategias de mercadeo, sea para ampliar su grupo de clientes a cambiarlo por otro.
71
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
g.
3.
TEMA Nº 3
4 / 21
Las actuales exigencias del mercado en el que se ofrecen gran cantidad de productos importados a bajos preciso, obligan a las empresas a ser igualmente competitivas, ofreciendo productos de buena calidad y a bajos costos.
CONSECUENCIAS DE COSTEAR INCORRECTAMENTE El cálculo incorrecto de los costos, le ocasionará:
4.
a.
Que no sepa cuál es la rentabilidad real de su empresa, es decir, si está ganando o perdiendo, o quizás sólo esté trabajando para subsistir.
b.
Que no sepa cuál es su situación en el mercado, si le es posible competir con otras empresas de su lugar o de otros lugares, o si le es posible y le conviene, aumentar su capacidad de producción, entre otras acciones.
c.
Dificultades para negociar con los clientes, precios, descuentos o pagos o plazos. También, con las instituciones financieras, para obtener préstamos de corto o largo plazo; o con los proveedores, para mejorar el abastecimiento de insumos o lograr mejores precios.
ELEMENTOS DEL COSTO Un aspecto fundamental en el tema de costos, es el de identificar los elementos que intervienen en el proceso de costeo y que son necesarios para la producción de bienes o servicios. Los elementos del costo o sus componentes integrales son tres : a.
Materia prima e insumos
b.
Mano de obra
c.
Gastos generales
Al conjunto de materia prima e insumos empleados en la producción se les denominan COSTOS DE MATERIA PRIMA. Son los materiales que se pueden identificar fácilmente en un artículo terminado y representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto.
72
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
5 / 21
Por ejemplo, en la fabricación de una cama el material directo o materia prima es la madera ; en la elaboración de una camisa es la tela ; para el calzado serán el cuero y la suela. La mano de obra empleada en la producción y ventas constituirá el COSTO DE MANO DE OBRA. Es el trabajo de todas las personas que intervienen directamente en la producción de un bien o servicio. Por ejemplo, el trabajo de una costurera en una empresa de confecciones, el trabajo de un operario que maneja la maquinaria en una fabrica de conservas, el trabajo de un ebanista en la fabricación de muebles o el técnico en la reparación de electrodomésticos. Constituye un costo directo y representa el principal costo de mano de obra de la empresa. También es considerada como mano de obra la labor que realiza la fuerza de ventas de la empresa si es que existiera. Se denomina GASTOS GENERALES a la valorización de aquellos otros elementos requeridos para la producción y ventas, como son los servicios de luz, agua, teléfono, transporte, y otros elementos como la depreciación de las máquinas y los gastos de administración y ventas.
5.
CÁLCULO DEL COSTO Para garantizar un cálculo correcto de los costos es necesario primero organizarlos o clasificarlos de la siguiente manera : a.
Costos directos e indirectos, cuando se organizan según su participación en la producción. Por ejemplo : la materia prima es parte del costo directo, mientras que el gasto de ventas será un costo indirecto.
b.
Costos fijos y variables, cuando no varían o si lo hacen se debe a que el volumen de la producción aumenta o disminuye. Es decir que los costos se clasifican por su comportamiento ante los cambios en los volúmenes de producción.
73
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
6 / 21
Por ejemplo: el alquiler del local es un costo fijo porque todos los meses se pagan la misma cantidad de dinero, a diferencia de la materia prima que es un costo variable debido a que se usa según la cantidad de producción. A continuación, en el cuadro de la página siguiente identifiquemos:
¿Cuáles son costos fijos y cuáles son costos variables?
ELEMENTOS DEL COSTO GENERALES Materia prima e insumos Mano de obra
Gastos generales
ESPECIFICOS
COSTOS FIJOS
COSTOS VARIABLES
Materia prima e insumos
X
Materilaes
X
Sueldos y salarios
X
Jornales
X
Destajo
X
Comisión de ventas
X
Intereses de préstamos de cap. trabajo
X
Depreciación de maquinaria
X
Servicio de mantenimiento
X
Luz
X
Agua
X
Teléfono
X
Alquiler de local
X
Utiles de oficina
X
Gastos de ventas
X
Intereses de préstamos inversión fija
X
Amortización de intangibles
X
74
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
6.
TEMA Nº 3
7 / 21
COSTOS FIJOS a.
Remuneración por Jornales o Sueldos y Salarios Son aquellos que se hacen al personal que no participa directamente en la producción. Por ejemplo: El sueldo del empresario, el sueldo del supervisor de planta, etc.. También se consideran los aportes a ESSALUD y otros.
b.
Depreciación Es el valor de desgaste que sufre la maquinaria, equipos, muebles, local propio y vehículos que tiene la empresa y que pueden usarse o no directamente en la elaboración de los productos. La depreciación es un gasto en que incurre la empresa pero que no significa una salida de efectivo. Sin embargo se debe hacer una reserva con el fin de reponer la maquinaria y/o equipo en el momento que se necesario. El valor de la depreciación se puede calcular en la forma anual, mensual y diaria; aplicando las siguientes fórmulas: (1)
Depreciación Anual Valor de la máquina / Años de Vida Util El valor de la máquina se divide entre los años de vida útil.
(2)
Depreciación Mensual Depreciación Anual / 12 meses La depreciación calculada en la primera formula se divide entre el número de meses.
(3)
Depreciación Diaria Depreciación Anual / 365 días
75
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
8 / 21
La depreciación calculada en la primera formula se divide entre el número de días al año Ejemplo : Supongamos que tenemos una maquinaria cuyo valor es de S/ 5,000.00 y que fue adquirida en 1991. Debemos calcular la depreciación anual, mensual y diaria. (1)
Depreciación Anual = S/5.000.00 / 10 años = S/. 500.00 año
(2)
Depreciación Mensual = S/.500.00 / 12 meses = S/.41.67 mes
(3)
Depreciación Diaria = S/.500.00 / 365 días = S/.1.37 día
c.
Amortización de Intangibles Es el costo que comprende la recuperación de inversiones tales como el pago para adquirir la licencia municipal, capacitación, estudios de preinversión, patentes, marcas, etc. Para la amortización de intangibles se debe observar los siguientes criterios:
Vida útil de la inversión, al igual que la depreciación.
Margen la utilidad que se pueda manejar ; a mayor margen de utilidad menor tiempo de amortización ; a menor margen de utilidad mayor tiempo de amortización.
A diferencia de la depreciación, se realiza considerando el tiempo de vida útil, según el criterio que se elija. Veamos los siguientes ejemplo : En el caso de la licencia municipal, la vigencia la da el tiempo de autorización de la
76
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
9 / 21
misma ; mientras que el empresario podrá asumir el pago de un curso de capacitación en un año o 6 meses, depende de su margen de utilidad que pueda manejar.
d.
Servicios Diversos Es lo que nos cuesta adquirir o comprar al estado y/o empresas o personas, servicios tales como: luz, agua, teléfono, reparaciones, vigilancia, servicios contables, etc.
e.
Alquiler de local Aquí consideramos el monto de dinero pagado por el uso de un local para la empresa cuando no se cuenta con uno propio.
f.
Utiles de Oficina Se considera aquel material como comprobantes de pago, papelería, lapiceros, folders, etc.
g.
Gastos de ventas Consideramos en este rubro lo que cuesta el transporte de mercadería al lugar de venta y otros gastos en los que podamos incurrir para vender (pasajes, propaganda, etc.)
h.
Intereses de Préstamos para Inversión Fija Es el pago que se efectúa por los intereses generados por los préstamos que se hacen para adquirir máquinas y equipos, muebles y vehículos.
7.
COSTOS VARIABLES a.
Materia Prima e Insumos Comprende todos aquellos materiales que forman parte del producto final y que pueden ser identificados fácilmente en éste. Una forma sencilla de reconocer este elemento del costo es observando el producto final y detallando cada uno de los materiales que se puedan identificar.
77
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
b.
TEMA Nº 3
10 / 21
Materiales Son aquellos otros materiales que gastamos pero que no se incorporan al producto. Ejemplo : lija, cuchillos, tinner, escoba, combustible, aceite, etc.
c.
Remuneraciones al Destajo Es el pago de la mano de obra que participa directamente en la producción. Este pago varía según el volumen o cantidad producida.
d.
Comisión por Ventas Consiste en el pago que se hace a las personas encargadas de las ventas. Se estima como un porcentaje sobre el precio de venta de los productos. Esta forma de pago es variable en tanto depende de la cantidad de ventas realizadas.
e.
Intereses de Préstamos para Capital de Trabajo. Corresponde al pago que se efectúa por los intereses generados cuando se tienen préstamos para capital de trabajo, generalmente para comprar materia prima e insumos y que deben ser cubiertos en un corto plazo que generalmente no pasa de un ejercicio económico.
8.
COSTOS TOTAL Y UNITARIO La suma de todos los costos, que se van acumulando durante el proceso de producción de un bien o servicio, se denomina costo total. También podemos decir que la suma de los costos fijos más los costos variables, constituyen el costo total. Para calcular el costo unitario se divide el costo total entre las unidades que se han producido. (1) Formula del costo total : Costo Total = Costo Fijo + Costo Variable (2) Formula del costo unitario : Costo Unitario = Costo Total / Producción 78
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
9.
TEMA Nº 3
11 / 21
CONCEPTO DE PUNTO DE EQUILIBRIO Se entiende por punto de equilibrio al volumen de artículos que es necesario producir para no incurrir ni en pérdidas y ganancias. También podemos decir que el punto de equilibrio es el nivel de producción en el que son exactamente iguales los beneficios por ventas a la suma de los costos fijos y variables.
10. CARACTERÍSTICAS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO El análisis del punto de equilibrio es una técnica útil para estudiar las relaciones entre los costos fijos, los costos variables y las utilidades. Si los costos de una empresa sólo fueran variables, no existiría problema para calcular el punto de equilibrio. Hay que indicar que ésta no es una técnica para evaluar la rentabilidad de una inversión, sino que sólo constituye una referencia importante que debe tenerse en cuenta, además de que tiene las siguientes desventajas: a.
Para su cálculo no se considera la inversión inicial que da origen a las utilidades, por lo que no es una herramienta de evaluación económica.
b.
Es difícil delimitar con exactitud si ciertos costos se clasifican como fijos o variables, y esto es muy importante, pues mientras los costos fijos sean menores, más rápido se alcanzará el punto de equilibrio. Por lo general se entiende que los costos fijos son aquellos que son independientes del volumen de los que varían de acuerdo al como varía el volumen de la producción, aunque algunos costos, como salarios y gastos de oficina, pueden asignarse a ambas categorías.
c.
Es inflexible en el tiempo, esto es, el equilibrio se calcula con unos costos dados, pero si éstos cambian, también lo hace el punto de equilibrio. Con la situación tan inestable que existe en nuestra economía, esta herramienta se vuelve poco práctica para fines de evaluación.
Sin embargo, la utilidad general que se le da es que puede calcular con mucha facilidad el punto mínimo de producción al que debe operarse para no incurrir en pérdidas, sin que esto signifique que aunque haya ganancias éstas sean suficientes para hacer rentable el negocio. 79
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
12 / 21
También puede servir en el caso de una empresa que elabora una gran cantidad de productos y que puede fabricar otros sin una inversión adicional, como es el caso de las compañías editoriales, las panaderias y las fábricas de piezas eléctricas, las cuales pueden evaluar fácilmente cuál es la producción mínima que debe lograrse en la elaboración de un nuevo articulo para lograr el punto de equilibrio. Si se vende una cantidad superior a, punto de equilibrio, el nuevo producto habrá hecho una contribución marginal al beneficio total de la empresa.
11. CÁLCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO El punto de equilibrio se puede calcular en forma matemática, como se describe a continuación: a.
Tenemos las siguientes ecuaciones : (1)
U = 1 x CT
(2)
I
(3)
C = CF + CV
= pxC
Simbología: P.E. = Punto de Equilibrio U
= Utilidad
I
= Ingresos
CT = Costo Total p
= Precio
Q
= Volumen de producción
CF = Costo Fijo CV = Costo Variable cvu = Costo Variable Unitario
80
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
b.
13 / 21
El punto de equilibrio se define como : I = C
c.
TEMA Nº 3
Ingresos = Costos
Luego tenemos: p x Q = CF + CV
Ingresos = Costos
pero: CV = cvu x Q d.
Reemplazemos y despejemos (1)
p x Q = CF + (cvu x Q)
(2)
p x Q = cvu x Q = CF
(3)
Q (p - cuv) = CF
(4)
Q (p - cuv) = CF
(5)
Finalmente tenemos : Q = CF / p - cvu
Donde Q es el Punto de Equilibrio, constituyendo el valor de las ventas que cubre los Costos Totales. Así mismo a la diferencia (p - cvu) se le conoce como la contribución unitaria para hacer frente a los costos fijos o generar excedentes. Es importante para tomar decisiones especialmente cuando se presenta el problema de fijar precios.
81
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
14 / 21
12. FACTORES QUE INCIDEN EN EL AUMENTO DE LOS COSTOS Muchas veces el empresario se habrá dado con la sorpresa de que el costo de sus productos es elevado, motivo por el cual se encuentra en desventaja para competir con éxito en el mercado. Este puede ser su caso ; es importante que se sepa identificar los factores que están originando este problema y tomar decisiones para corregirlos. Tenga en cuenta que tener altos costos limita el poder competitivo y las posibilidades de obtener utilidades.
a.
Principales causas Cuando se enfrenta al problema de costos elevados, es importante analizar el comportamiento de cada uno de los elementos del costo, determinandose que las causas que originan incrementos en los costos están en:
Falta de planificación y control del trabajo Si no se planifica las actividades de la empresa, se esta cayendo en la improvisación. Esto origina desorden en el negocio, lo cual trae como consecuencia atrasos en la producción, además se malgasta recursos, tanto materiales como humanos.
Desperdicio de la materia prima Cuando la materia prima no es aprovechada al máximo, el costo de los productos se incrementa. Por ejemplo, si de dos metros de tela que podrían obtenerse cortes para dos faldas, se obtienen solamente un corte para una falda, entonces, esa falda estará absorbiendo el costo de esos dos metros de tela, incrementando su costo notablemente. MAYOR CANTIDAD DE MATERIA PRIMA UTILIZADA POR UNIDAD
MAYOR COSTOS UNITARIO 82
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
15 / 21
Malas compras Cuando los materiales no tienen las especificaciones técnicas o no cumplen con las condiciones de calidad exigidas por su empresa y, además, son costos, no podrá fabricar su producto a un costo competitivo ni con la calidad exigida.
Mala distribución del taller Una mala distribución de la maquinaria, de los muebles y equipos de su empresa va a exigir que los insumos y productos se trasladen y manipulen demasiado durante el proceso de producción. Una mala distribución cuesta dinero, porque hace perder tiempo. Si el taller no tiene una adecuada distribución, entonces se volverá ineficiente y podría perder pedidos de los clientes, quienes trasladarían esos pedidos a empresas que hagan mejor las cosas. Por ejemplo, si en un taller de confecciones el área de corte esta alejada del almacén de materia prima, en vez de estar una a continuación de otra; se originará desplazamientos innecesarios de los trabajadores y de los insumos.
Presencia de productos defectuosos Si en la empresa se producen artículos defectuosos, entonces, esta originando perdidas, porque dichos artículos tendrán que desecharlos o venderlos a un precio mas bajo. Al desechar algunos productos, se pierde no solo lo invertido en máquinas, mano de obra, materiales y demás elementos, también se pierde la utilidad que se hubiera recibido si el producto hubiera sido vendido normalmente.
Desperdicio de horas - hombres Cuando no se asigna adecuadamente las responsabilidades a cada uno de los trabajadores, con seguridad habrá un desperdicio de tiempo de mano de obra. Muchas veces los operarios terminan una tarea y no tienen nada que hacer de inmediato, porque no se ha planificado bien sus labores. 83
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
16 / 21
De otro lado, habrá desperdicios de horas - hombre cuando no se aprovecha adecuadamente las habilidades de cada uno de los trabajadores, al ubicarlos en puestos en donde no se pueden desenvolver con eficiencia. También se desperdicia el tiempo de los trabajadores, cuando se les asigna lugares de trabajo inadecuados incómodos, exigiéndoles mayor esfuerzo en el trabajo. Asimismo, se desperdicia horas - hombre cuando a los trabajadores no se les proporciona las herramientas adecuadas para su labor o se les da herramientas gastadas o rotas.
Personal ineficiente Si se cuenta en la empresa con personal que no hace bien su trabajo o que se tarda demasiado sin duda, ocasionara sobrecostos. Tener personal ineficiente hace que se incrementen los costos de mano de obra, los costos de materia, pues estos recursos serán mal utilizados ; e incluso, los costos indirectos, porque si un trabajador demora mucho en producir un articulo, además de producirlo mal, ocasionará un mayor desgaste de maquinaria, mayor consumo de energía eléctrica, de materiales indirectos, entre otros.
Desperdicio de horas - máquina Si no se utiliza, ni se mantiene las máquinas en forma optima, se ocasionará incrementos en los costos de los productos. Si se posee una máquina que solo se utiliza esporádicamente, se esta dejando de obtener un ingreso que podría derivarse de la producción de es máquina. Además, el costo por depreciación de esa máquina que esta ociosa será absorbido por la producción de la empresa, por lo que el costo unitario de sus productos se incrementará. De otro lado, si no se le da un adecuado mantenimiento a la maquinaria y, en consecuencia, falla constantemente, se tendrá atrasos en la producción e incremento en los costos.
84
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
Máquina Ociosa
Menor producción
TEMA Nº 3
17 / 21
Mayor costo unitario
Costo por depreciación
13. ACCIONES PRÁCTICAS PARA REDUCIR COSTOS Si la empresa esta produciendo con costos elevados, debido a cualquiera de la causas mencionadas u otras, se debe determinarlas y tomar medidas para resolver este grave problema. Entre las acciones que se puede tomar están :
a.
Planificar y controlar el trabajo Es sumamente importante que se elabore planes de trabajo para la empresa. Cada actividad que se desarrolle en ella debe ser cuidadosamente planificada; se debe dejar de lado la improvisación. Planificar no es necesariamente difícil, ni le exigirá mucho tiempo. Por cada minuto que emplee planificando, ahorrará valioso tiempo. Se debe trazar objetivos par el negocio y describir las acciones que se deben desarrollar para alcanzarlos. Con una buena planificación, se logrará reducir el tiempo de materia primas e insumos, entre otras actividades. El empresario, debe planificar y controlar el trabajo, de modo que cuando un trabajador haya terminado una tarea siempre haya otra lista para empezar. El tiempo en un negocio debe ser aprovechado al máximo.
b.
Eliminar los desperdicios y el trabajo defectuoso En las ramas de carpintería, metalmecánica, zapatería y confecciones, principalmente, un corte practico y hábil se puede traducir en grandes ahorros de dinero, pues aprovechará mejor el material. Esto es posible lograrlo si el empresario, se preocupa en brindarle un buen entrenamiento a sus trabajadores, buenas herramientas, adecuadas condiciones de trabajo, buenos salarios, acompañado de una eficiente supervisión ; con ello conseguirá reducir tanto los desperdicios como los productos defectuosos.
85
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
18 / 21
Otra forma de reducir los costos por desperdicios es usarlos en la elaboración de otros productos, así tendrá una fuente adicional de ingresos y estará aprovechando al máximo la materia prima.
c.
Realizar buenas compras Es de gran importancia que al realizar las compras, considere tanto el precio como la calidad de los materiales. Podría suceder que se consiga materiales más baratos, pero que no se puede usarlos por estar en mal estado. En consecuencia, el material que se compró se vuelve caro. Cuando se elija a los proveedores se debe considerar las ventajas que brindan en precios, créditos, descuentos, calidad de material, etc. Hay que buscar información de varios proveedores de materiales e insumos, analizándola detenidamente eligiendo la opción que mas favorezca al negocio.
d.
Mejorar y controlar la calidad de los productos Otro punto que se debe tener en cuenta para reducir costos, es el control de la calidad de todos los productos que se ofrece a los clientes. La mejora continua de la calidad de los artículos debe ser una regla a seguir en la empresa; así se podrá competir con mayor éxito en el mercado. Una manera eficiente de realizar el control de calidad es comprometer a todos y cada uno de los trabajadores en esta labor. Esto garantizará el control de la calidad como una actividad permanente, desde la materia prima hasta el producto final.
e.
Buena disposición del taller. La disposición implica la manera como se encuentra ubicados y relacionados entre si los puestos de trabajo, la maquinaria, el mobiliario y la zonas donde se almacena el material. Una buena disposición física posibilita menores desplazamientos de personas y productos, reduciendo los tiempos de fabricación y la fatiga de los trabajadores. Todo ello favorece el mayor rendimiento del personal y una baja en los costos. Por ejemplo, si Ud. se dedicará a la confección de prendas de vestir debe ordenar su taller de tal forma que la zona de almacenamiento este cerca al área de corte, así evitara desplazamientos inútiles. Este ordenamiento se 86
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
19 / 21
debe efectuar aunque el taller sea pequeño. Se ordenará el taller de tal manera que los puestos de trabajo sigan la secuencia lógica dada por el proceso productivo. Este criterio debe tenerse en cuenta para todas las actividades. También se debe tener presente que no deben hacerse objetos ajenos a la actividad productiva para no entorpecer las tareas propias de su negocio.
f.
Dar al trabajador buenas condiciones de trabajo Si se ofrece a las personas que laboran en la empresa buenas condiciones de trabajo, se conseguirá aumentar el rendimiento de ellas. Los ambientes de la empresa debe ser bien iluminados limpios y ventilados. Asimismo, se debe ofrecer a los trabajadores las herramientas adecuadas y en buenas condiciones operativas, además de buenos salarios. Se debe preocupar por brindar a todo el personal las comodidades y facilidades necesarias que hagan posible el desarrollo normal de sus actividades ; esto redundará en un mayor rendimiento de ellos y propiciará un clima de mayor colaboración. Es muy importante que el empresario, logre la identificación de los trabajadores con su empresa, para que sientan como suya. Esto lo conseguirá a través de una adecuada comunicación, motivación y evaluación del personal. Solicitar opiniones, sugerencias a los trabajadores, haciéndolos sentir lo importante que son para la buena marcha del negocio.
g.
Capacitar a los trabajadores La mano de obra es la base de toda empresa, pues en esencia, el elemento que hace posible su funcionamiento. Se debe estar seguro de contar con trabajadores que estén en capacidad de desarrollar eficientemente el trabajo de la empresa. Se debe brindarles capacitación constante para mejora sus niveles de eficiencia. Un personal capacitado elevara la productividad de la empresa y reducirá sus costos. Por otro lado, se debe ser muy cuidadoso al contratar nuevo personal, estando seguro que su incorporación será beneficiosa para la empresa.
h.
Utilizar la maquinaria de manera óptima. La maquinaria debe ser utilizada al máximo de su capacidad. Si se ha pensado en invertir en la compra de una máquina, hay que asegurarse de que se encuentre en buenas condiciones operativas y, además, de que su nivel de 87
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
20 / 21
ventas y, en consecuencia, su nivel de producción permita. Mantener esa máquina en constante operatividad. Hay que asegurarse de que el trabajador que la opere esté capacitado para hacerlo.
i.
Dar mantenimiento a las máquinas Se debe mantener sus máquinas y equipos en buen estado, esto ahorrará paralizaciones que ocasionaran mayores costos y atrasos en la producción. Se debe verificar las condiciones operativas de la maquinaria, reemplazar a tiempo las piezas gastadas y verificar el buen estado de las partes eléctricas y los cables; estas tareas las debe hacer un técnico especialista. Es recomendable que se prepare un programa de mantenimiento, estableciendo fechas para tareas de engrase y revisión de partes y piezas.
Es importante tener en cuenta lo siguiente : Cuando más bajos sean los costos, mas baratos serán los productos que se ofrezca a los clientes, de modo que:
Habrá un mayor numero de clientes.
Habrá una mejor posición frente a la competencia.
Reducir costos no significa disminuir la calidad de los productos. La clave de competir con éxito radica en ofrecer productos de buena calidad a bajos costos. Recuerde:
100 Ventas
-
80 Costos
88
=
20 Utlidad
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 3
21 / 21
Reducir costos significa obtener mayores utilidades. 100 Ventas
-
80 Costos Menores
-
35 Utlidad Mayor
El empresario debe planificar con mucho cuidado todas y cada una de las actividades de su empresa; solo así podrá hacer que su negocio se establezca en el mercado y logre buena rentabilidad.
89
-4Finanzas
91
Objetivos del Tema En esta parte: 1. Se conocerá como se debe prever las necesidades financieras en la empresa. 2. Se aprenderá a identificar las variables que intervienen en las finanzas de la empresa. 3. Se conocerá como se formula un presupuesto de efectivo de la empresa tomando como base un pronostico de ventas. 4. Se identificará las fuentes y modalidades de financiamiento de las inversiones de la empresa. 5. Se conocerá como se tiene que pagar un préstamo según el plan de amortizaciones de la entidad financiera.
93
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
1.
TEMA Nº 4
1 / 18
PRESUPUESTO DE EFECTIVO Un presupuesto es un plan financiero. El presupuesto de una familia detalla las fuentes de ingreso y describe como se gastará dicho ingreso: Tanto para alimentos, vivienda, transporte, diversión, educación, ahorro, salud, etc. Análogamente, el presupuesto de la república indica las fuentes del ingreso y asigna recursos a la defensa, la agricultura, la educación, etc. De la misma manera, el presupuesto de una empresa es un plan que detalla como se gastarán los fondos en mano de obra, materias primas, bienes de capital, etc. El presupuesto es, por tanto, un instrumento de dirección que se utiliza para prever y controlar los recursos de la empresa. Según la naturaleza del negocio, pueden formularse presupuestos en meses, años, quinquenios, décadas. Es decir para un plazo inmediato o para un corto, mediano o largo plazo. Una empresa constructora que constantemente tiene ofertas de trabajo, no necesita planear para un tiempo largo como lo hace una empresa pública que produce energía eléctrica que basa sus planes de acuerdo al crecimiento poblacional, que solamente es predecible para periodos de cinco a diez años; debe prever sus adquisiciones de activos año tras año a causa del tiempo considerable que se requiere para construir presas, plantas de energía, etc. El proceso de presupuestar es un método utilizado para mejorar las operaciones de la empresa ; es un esfuerzo continuo para hacer que el trabajo se realice de la mejor manera posible. Históricamente, se ha considerado como un instrumento para limitar los gastos. Contemporáneamente, se le considera como un instrumento para obtener un uso productivo y lucrativo de los recursos de la empresa. El presupuesto requiere un conjunto de normas de cumplimiento, o metas. El presupuesto se evalúa para comparar sus predicciones con los resultados, y a este proceso se le ha llamado controlar para planear. Es un procedimiento de continua supervisión, revisión, y evaluación del rendimiento con referencia a normas establecidas con anterioridad. El presupuesto es un importante vinculo de comunicación entre la alta dirección y el personal de la distintas áreas de la empresa, debido a que es un instrumento de orientación para los ejecutivos. Un presupuesto bien formulado y efectivamente 95
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
2 / 18
ejecutado hace que los subordinados adquieran conciencia del hecho de que la alta dirección tiene una comprensión realista de la índole de las operaciones de la empresa.
a.
Concepto El presupuesto de efectivo es también conocido como presupuesto de caja. Constituye un instrumento significativo para el proceso de planeación financiera de la empresa. Es una proyección de las entradas y salidas futuras de efectivo a lo largo de un período de tiempo. Es decir que el presupuesto de caja nos indicará la cantidad de fondos que se necesitará mes por mes, semana por semana o aún día por día.
b.
Importancia Toda empresa necesita de activos para poder realizar sus ventas y para que estas aumenten, deben también aumentar sus activos. Las empresas que se encuentran en un proceso de expansión necesitan de nuevas inversiones : inversión inmediata en activo corriente y, al alcanzar la capacidad total, inversión en activo fijo también ; por lo tanto, se deben financiar estas nuevas inversiones. La nueva financiación supone compromisos y obligaciones para pagar la deuda, es decir el pago de intereses y el principal de la deuda. Una empresa prospera y rentable es probable que requiera más efectivo para inversiones en activos fijos y capital de trabajo. Por tanto, una empresa en expansión puede encontrarse con un problema de falta de efectivo. Esta situación obliga a la empresa a cerciorarse de que los fondos que se tienen son suficientes o si será necesario recurrir a un endeudamiento interno o externo. Es aquí donde radica la importancia de contar con un presupuesto de caja en la medida que nos permitirá prever las necesidades de efectivo de la empresa, de los montos a financiar y si se recurre a un préstamo, nos permitirá demostrar a la entidad financiera como vamos a pagar la deuda.
96
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
2.
TEMA Nº 4
3 / 18
FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO El presupuesto de efectivo mira hacia el futuro. Trata de estimar las entradas y salidas futuras de efectivo. Para formular el presupuesto es necesario desarrollar un sistema complementario que esta basado en un presupuesto de producción que debidamente monetizado determina un pronostico de ventas. Presentamos un ejemplo de cómo se utiliza el pronostico de ventas para formular el presupuesto de efectivo. Tenemos una empresa X que planea una campaña de ventas. El gerente financiero cuenta con un pronostico de ventas para enero a junio del año siguiente, es decir para seis meses. El cuadro Nº1 se detalla las ventas y cobranzas efectivo. Se supone que el nivel de ventas de los meses anteriores, de julio a diciembre, son de S/600,000. La empresa vende con una política de créditos de 30 y 60 días. Su experiencia establece que, en promedio, el 80% de las ventas se cobran en el mes siguiente a las ventas, y el 20% durante el segundo mes de producidas las ventas; es decir en un período de 30 y 60 días. A continuación se muestra el cuadro correspondiente.
PRESUPUESTO DE INGRESOS (En nuevos soles)
58%526
(QHUR
)HEUHUR
0DU]R
$EULO
0D\R
-XQLR
97
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
4 / 18
La primera fila del cuadro presenta las ventas proyectadas del período. La segunda fila presenta las cobranzas realizadas a 30 días ; se supone que las ventas del mes anterior, diciembre del año pasado, estuvieron en el nivel de los S/.600,000 por ello el asiento de la segunda fila del mes de enero, será el 80% de S/.60,000, es decir S/.480,000. La tercera fila presenta las cobranzas a 60 días después de las ventas ; para enero se toman ventas por S/.600,000 que se han realizado el año pasado, por ello el asiento en la tercer fila de dicho mes será de S/.120,000. En febrero recién se reflejan las entradas por el 80% de las ventas de enero y el 20% de las ventas de diciembre del año pasado. En marzo se reflejan las entradas por las ventas al 80% de febrero y del 20% de enero. Las entradas de efectivo para los meses restantes se calcularan siguiendo la misma lógica. En el cuadro de la página siguiente, consideramos el programa de gastos de efectivo tomando como base los pronósticos de ventas. PRESUPUESTO DE GASTOS (En nuevos soles) 58%526
'LF
(QHUR )HEUHUR 0DU]R
$EULO
0D\R
-XQLR
-XOLR
La primera fila comienza con el pronostico de ventas, sin embargo se tienen que hacer compras con anticipación a las ventas. La experiencia de la empresa indica que las compras representan en promedio un 50% de las ventas que se espera que se hagan en el mes siguiente. De este modo, las compras representarían el 50% del pronostico de ventas para el mes siguiente. Se supone además que las compras se pagan en promedio, en el mes después del cual se realizaron.
98
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
5 / 18
Así al tomar las cifras de la segunda fila y la desplazarlas hacia adelante un mes, se obtiene el flujo de salida de efectivo para el pago de la compras que se muestran en la tercera fila. Se supone que los sueldos y demás gastos en un mes dado representan el procesamiento de los bienes que fueron comprados en el mes anterior. Se supone también que los sueldos y demás gastos se pagan durante el mes en el cual se incurre en ellos. Por lo tanto, la cuarta fila, que representa los desembolsos de efectivo para sueldos, es del 60% de las compras realizadas en el mes anterior. Se supone que se incurrirá en otros gastos que se pagan en el mes precedente al mes en el cual se hacen las compras. Por lo tanto. La quinta fila será del 30% de las compras hechas en el mes siguiente. Los gastos totales de efectivo de la sexta fila representan la sumatoria de las filas tres a cinco. Si estos fueran los únicos ingresos y gastos de la empresa, estamos en condiciones de formular el pronostico de efectivo el mismo que muestra a continuación. PRESUPUESTO EFECTIVO (En nuevos soles) 58%526
(QHUR
)HEUHUR
0DU]R
$EULO
0D\R
-XQLR
En el cuadro, la primera fila muestra las ventas proyectadas. En la segunda y tercera fila, se resumen los resultados de los cuadros Nº 1 y 2, es decir de ingresos y gastos. En la cuarta fila se detalla la diferencia de la segunda y tercera fila, es decir entre las entradas de efectivo y las salidas de efectivo a la cual denominamos flujo de efectivo neto.
99
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
6 / 18
En la quinta fila se acumulan los flujos de efectivo propiciando un flujo de efectivo acumulado. Con los datos supuestos, la empresa tiene una posición de flujo de efectivo de cero al final de enero. Además, la posición acumulativa es negativa entre febrero y mayo, desplazándose hacia una posición positiva para el mes de junio. El patrón de los flujos de efectivo acumulativos proporciona información al gerente financiero sobre las necesidades de financiamiento necesarios durante los meses en que tienen una posición negativa. Para los datos que se presentan en el presupuesto de efectivo, se tendrá que financiar se tendrá que buscar un crédito de corto plazo para solucionar el desequilibrio financiero que se prevé para los meses de febrero a mayo, pero que la empresa será capaz de reembolzar en el mes de junio. Hemos descrito la metodología básica para elaborar un presupuesto de efectivo. En seguida debemos señalar algunas variaciones. Como es claro, para la planeación a plazo más prolongado la empresa necesita un presupuesto de efectivo que abarque, más de un período de seis mese. Típicamente, se prepararán presupuestos de efectivo sobre la base de un año para aquellos presupuestos a ejecutar durante este período. Posteriormente se hará para períodos hasta de cinco a diez años. El objetivo final es el mismo : obtener un panorama de la posición de saldo de efectivo de la empresa respecto de la disponibilidad de fondos, o el financiamiento que se requerirá. Además de requerir planes a plazo más prolongado, la empresa necesita tomar en cuenta la variabilidad que se experimentara en los flujos de efectivo realizados. Hemos visto que cada segmento del presupuesto de efectivo se basa en un pronostico de ventas. Las ventas están obviamente sujetas a variación. Se debe hacer una previsión para poder alterar el presupuesto de efectivo tomando como base diferentes niveles posibles de ventas. Al igual que existe variabilidad en las ventas, también otras entradas y salidas están sujetas a error. Las cobranzas pueden no seguir en realidad el patrón exacto que se haya supuesto. 100
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
7 / 18
Los gastos y otros desembolsos pueden diferir debido al desempeño en el control del material, de la mano de obra, y de otros costos.
3.
FINANCIAMIENTO En el tema anterior hemos visto que una de las alternativas que tiene una empresa para poder desarrollar sus operaciones planeadas para un período de tiempo determinado, es la de acudir a un préstamo de una entidad bancaria o financiera, para financiar la adquisición de activos o capital de trabajo. Por lo tanto la búsqueda de financiamiento es una actividad sumamente importante que requiere especial atención para obtener las mejores ventajas de su aplicación. Una adecuada financiación, permitirá incrementar los beneficios de la empresa y mejorar su rentabilidad económica. Por el contrario, una desacertada financiación, conllevará a mayores costos financieros y probables problemas de liquidez que también se reflejará en su rentabilidad, pero con un efecto negativo. Aparentemente, el problema financiero de encontrar fondos disponibles para los montos y costos financieros, es sencillo. Sin embargo, en la práctica implica análisis detallados que toman en cuenta tanto los intereses a pagar por el préstamo como los plazos, garantías y modalidades de financiamiento a adoptar. Comprende el análisis de las principales fuentes de financiamiento y la estructura de capital de la inversión total.
4.
OBJETIVOS DEL FINANCIAMIENTO a.
Objetivo Principal El financiamiento tiene como objetivo principal la obtención de recursos de capital en las mejores condiciones, de manera que contribuya a incrementar la rentabilidad de la inversión.
b.
Objetivos Básicos Los intereses financieros representan el costo que hay que pagar por el uso del capital ajeno. 101
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
8 / 18
Para efectos de obtener una óptima aplicación de recursos financieros indicamos tres objetivos básicos que es necesario seguir:
Buscar financiamiento al más largo plazo, debido a que generalmente la empresa presenta una mayor sensibilidad por el movimiento de caja que por las tasas de interés. En consecuencia, el pago de intereses mayores como compensación de un mayor período de amortizaciones a largo plazo puede incrementar la tasa de retorno financiero.
5.
Incrementar al máximo el financiamiento con tasa de interés fija, en virtud de que en las condiciones actuales : inflación, recesión, devaluación, etc.; deben reducirse los riesgos del negocio.
Reducir los riesgos de refinanciación, debido a que se nota una tendencia involuntaria a que se presenten incumplimientos en el calendario de amortizaciones y recargos de costos.
TIPOS DE INVERSIÓN A FINANCIAR a.
Activos fijos Maquinaria y equipo de origen nacional e importado, que en algunos casos puede ir hasta el 100% del financiamiento y parte de las obras civiles.
b.
Capital de Trabajo Puede ser de tipo estructural o coyuntural, Estructural, sean insumos y servicios para iniciar una nueva empresa. Coyuntural, vale decir, insumos y servicios para incrementar la capacidad instalada no utilizada.
6.
FUENTES DE FINANCIAMIENTO Se pueden clasificar en dos grupos: recursos propios y financiamiento externo. Los recursos propios están constituidos por los aportes de los inversionistas, vía acciones. El financiamiento externo lo constituyen los préstamos a través de las líneas de crédito otorgados por el sistema financiero nacional e internacional, tanto público como privado y el crédito de proveedores. 102
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
9 / 18
Los plazos para el pago de la deuda, están condicionados según el destino del préstamo, fuente de financiamiento y la capacidad de pago de la empresa. El cobro de intereses está sujeto al monto del préstamo y la prioridad asignada a la actividad económica (industrial, comercio, servicios, agricultura, etc.) La selección de la fuente de financiamiento debe tener en cuenta los siguientes criterios:
7.
Tipo de actividad económica.
Monto de inversión a financiar.
Tasa de interés.
Período de amortización.
Tipo de inversión: activos o capital de trabajo.
Período de gracia.
Tipo de moneda.
OTRAS MODALIDADES DE FINANCIAMIENTO Existen diferentes formas que son alternativas a los préstamos en efectivo, para financiar activos y/o capital de trabajo. Veremos algunas de ellas.
a.
Crédito de Proveedores Esta alternativa es valida para financiar la adquisición de bienes de capital (maquinaria y equipo). El costo financiero de proveedores es generalmente mayor al que indica el contrato, debido al mayor costo encubierto en el precio de los bienes adquiridos, el cual es favorecido por la exclusividad de la fabricación. Desde el punto de vista pragmático, la utilización de esta modalidad, que en muchas ocasiones atiende simplemente por la facilidad de otorgar el financiamiento y no al mérito real de la inversión, ha contribuido a viabilizar alternativas de inversión de escasa importancia para la economía nacional en su conjunto.
103
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
b.
TEMA Nº 4
10 / 18
Arrendamiento Financiero El arrendamiento financiero o Leasing, constituye una formula que da lugar a un nuevo enfoque de la economía moderna al afirmar que la riqueza es generada principalmente por el uso de los bienes antes que por la propiedad de los mismos. El Leasing, nació en los estados unidos de Norteamérica, cuando en 1920 la compañía Bell telephone System, ante la cada vez mayor dificultad que encontraba para colocar sus productos, decidió alquilar sus teléfonos en vez de venderlos. El éxito que tuvo la operación hizo que esta empresa fuera imitada por otras, entre ellas la International Bussines Machine (IBM) y la Unidad Shoes Machinery Corporation, lo cual fue el nacimiento de lo que hoy se conoce como Leasing Operativo. Este sistema ha ido difundiéndose paulatinamente a muchos otros países, habiendo dependido el ritmo de su difusión de la mayor o menor rapidez con que las legislaciones nacionales han sabido solucionar los múltiples problemas derivados de la naturaleza compleja de esta nueva modalidad de financiación, que reúne en si las características esenciales de varios contratos heterogéneos: La práctica de Leasing, a pesar de haberse introducido rápidamente en el curso de los últimos años, constituye una novedosa y moderna técnica de financiación poco desarrollada en el marco financiero local. El Leasing ha sido normado mediante el decreto Legislativo Nº212, publicado en junio de 1981 y no es del todo conocido en nuestro medio, principalmente por el sector empresarial, que aun no ha sabido apreciar las ventajas intrínsecas de esta formula financiera debido a la ausencia de información sobre el particular. Leasing es una palabra inglesa derivada del verbo to Lease, que significa arrendar, alquilar,. El Leasing en Latinoamérica es conocido como arrendamiento financiero. La operación financiera del Leasing es hecha entre personas jurídicas. El arrendamiento financiero o Leasing es básicamente un sistema de financiamiento mediante el cual una empresa arrendadora o cualquier empresa autorizada como tal compra para un cliente y a su pedido una maquinaria o activo predeterrminado, a cambio de un compromiso de pago en cuotas periódicas por parte del cliente o empresa arrendataria. Estos pagos se fijan en un plazo, durante el cual la empresa arrendadora recupera su inversión con una utilidad. Al concluir el periodo del Leasing, la arrendataria tiene tres opciones : 104
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
11 / 18
Adquirir el equipo arrendado por su valor residual, convenido al inicio del contrato.
Devolver el equipo arrendado.
Renovar el contrato de arrendamiento por un período adicional
Diferencias entre Leasing y alquiler:
El alquiler puede ser sobre cualquier tipo de bienes, el Leasing es solo sobre activos fijos que están vinculados directamente o indirectamente a la producción o el comercio.
El pago del alquiler puede o no estar de acuerdo con el valor del bien, en el caso del Leasing forzosamente guarda una relación que influye en el precio de venta al usuario.
En el alquiler de no haber prorroga, se recupera el bien al termino del contrato. En el Leasing generalmente se transfiere el bien al usuario aun precio simbólico, menor que el original.
El alquiler puede pactarse a plazo determinado o indeterminado. El Leasing financiero es siempre a un plazo dado.
Elementos que intervienen en una operación de Leasing:
Arrendador o propietario.- Es la entidad financiera que adquiere el bien indicado por el cliente.
Arrendatario o usuario.- Es el cliente que utiliza el bien mediante el pago de cuotas periódicas a la sociedad de Leasing.
Proveedor.- Tiene una participación marginal, es quien abastece el bien y hace el primer contacto con el cliente.
Contrato.- Es el documento firmado entre arrendador y arrendatario, mediante el cual se concreta la operación. Se especifica las características del bien objeto del Leasing así como un plazo y normas que regulan su uso.
Valor residual.- Es un porcentaje del valor del bien que puede ser pagado al final del contrato, de acuerdo con una opción que será fijada en el contrato.
105
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
12 / 18
Tipos de Leasing: El Leasing puede tomar diversas formas siendo las mas importantes ; el Leasing operativo y el Leasing financiero.
Leasing operativo.- Esta modalidad de Leasing se da como un contrato de servicios en bienes que tienen una alta demanda y por este motivo pueden volverse a arrendar con facilidad. Los vehículos, las computadoras así como las maquinas copiadoras son los bienes preferidos en este tipo de contratos. Lo fundamental radica en la potestad del arrendatario de poder terminar el contrato en cualquier momento, ya sea por falta de recursos, obsolecencia del bien, etc. De esta manera el pago del Leasing incluye el uso del bien y la entrega de estos servicios. La mayoría de las veces el contrato es suscrito por menos tiempo que la vida útil del bien y no se alcanza a recuperar el costo total.
Leasing financiero.- El Leasing financiero es aquella operación mediante la cual el usuario que requiere de un determinado bien o equipo solicita a una entidad financiera o empresa en Leasing que lo adquiera y se lo arriende. Adicionalmente los contratos de Leasing reservan al usuario una opción de compra al finalizar el arriendo, contra pago de un valor residual. Es una forma mas de financiamiento, a la cual se recurre en reemplazo de otro métodos de financiación para obtener el uso del bien. El Leasing financiero se distingue del Leasing operativo, en que el arrendatario no puede cancelar el contrato mediante aviso previo, situación que si contempla el Leasing operativo.
Conclusiones
Dadas las características imperantes de un contexto inflacionarío, donde los recursos del mercado de capitales son restringidos y de alto costo financiero, el Leasing se ofrece como una opción interesante en materia de equipamiento y modernización de bienes.
El Leasing financiero otorga ventaja y desventajas en uso, siendo mas importantes las primeras : *
Al financiar la totalidad del valor del activo, incluyendo el 16% del impuesto general de las ventas, no se requiere de inversión inicial, contribuyendo de esta manera a la liquidez de la empresa que puede ser dedicada a actividades mas productivas. 106
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
13 / 18
*
Los pagos son una adecuada protección contra la inflación si son fijados en moneda en moneda local, al no estar sujetos a reajustes como la deuda en moneda extranjera, que es el financiamiento usual para la maquinaria y equipo importado.
*
Por el echo de cargar los pagos de Leasing a cuenta de gastos deducibles para efectos impositivos se traslada al arrendatario el beneficio tributario de una depreciación acelerada sobre los bienes arrendados (escudo fiscal). Es una fuente de financiamiento que no afecta las líneas de crédito tradicional y preserva la capacidad endeudamiento de la empresa. El Leasing no es una deuda, pero si un gasto operacional, lo cual genera una mayor solidez del balance al permanecer inalterados los índices financieros de endeudamiento y liquidez.
*
Se evita el pago de los impuestos a la revaluación de activos fijos, capitalización del excedente de revaluación y, posteriormente, al patrimonio, ya que el bien, mientras dure el Leasing, no es propiedad de la empresa. Es un financiamiento a mediano y largo plazo, que generalmente contiene condiciones menos restrictivas que otros convenios de crédito.
*
No se pierden los regímenes especiales de tributación que pudiera favorecer a los arrendatarios, en el caso de bienes importados.
*
Simplificar los procesos administrativos contables, al evitar a la empresa el calculo de la depreciación y la revaluación de activos fijos.
Entre las desventajas podemos citar : *
El interés que se cobra en las operaciones de Leasing es un poco mayor que el de las operaciones convencionales.
*
El contar con una obligación que es una cuota fija de pago puede afectar a la empresa en el caso de condiciones variables de la economía.
*
En el caso de equipos sujetos a rápido cambio tecnológico, el usuario corre el riesgo de que el bien se torne obsoleto antes del plazo previsto, perdiendo así la oportunidad de renovar sus activos oportunamente, lo cual en nuestro país, dado el escaso desarrollo industrial, es factor poco relevante. 107
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
c.
TEMA Nº 4
14 / 18
Al evaluar cualquier modalidad de Leasing se deben considerar independientemente las decisiones de inversión y financiamiento, la confusión se crea muchas veces al considerar simultáneamente ambas decisiones.
Merece especial comentario el aspecto fiscal. La entidad financiera no puede recobrar inmediatamente el importe del impuesto general de las ventas, pagado al momento de comprar el equipo y solo puede deducir el impuesto a medida que se van facturando las cuotas del Leasing.
Esta situación obliga a las entidades a financiar el impuesto durante el periodo en que se da el Leasing, lo cual aumenta el costo de la operación en detrimento de los arrendatarios. Por otro lado, es necesario crear un mecanismo que incluya a los activos, objeto del Leasing, dentro de los planes de reinversion de las empresas, permitiendo así el acceso del Leasing a este mercado.
En nuestro medio es necesario difundir los conocimientos del Leasing; muchas veces por falta de conocimiento se deja de lado esta importante fuente de financiamiento.
Accionariado Difundido Otra forma de financiamiento es la que se refiere a la oferta pública de valores. Lo que busca esta modalidad de financiamiento es obtener fondos a través de la colocación en el mercado de valores (acciones o bonos), que la empresa puede realizar en el mercado financiero y adquiridos por un número importante de pequeños accionistas. El Accionariado Difundido consiste en que la empresa concurre al mercado de valores para colocar sus acciones y obligaciones, de manera que el grueso de su capital se difunde entre cientos o miles de accionistas. Para poder concurrir a este mercado, la empresa tendrá que ajustarse a los requerimientos legales vigentes. En nuestro país, es la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores - CONASEV , la que regula la oferta y la demanda de valores a través de la Bolsa de Valores. Para el accionista o dueño de la empresa, son tres las principales ventajas que obtiene de acceder al mecanismo de oferta pública de valores :
108
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
8.
TEMA Nº 4
15 / 18
En primer lugar, obtiene fondos frescos a un costo sumamente bajo, dinero que puede emplearse en el financiamiento de la empresa.
En un segundo término, en virtud de que toda inversión implica un riesgo en la medida en que miles de pequeños accionistas están respaldado con su dinero una parte del capital que, de otra manera, tendría que se asumida por los principales accionistas.
La tercera ventaja es que los accionistas principales con un pequeño porcentaje del total del accionariado, siguen teniendo el control de la empresa, en la medida en que el grueso del capital se encuentra difundido entre un grupo numeroso de accionistas minoritarios que en forma individual no pueden hacer mucho por la gestión de la empresa y que prácticamente sería muy difícil que se pudieran agrupar para formar un núcleo empresarial.
SERVICIO DE LA DEUDA Constituye el programa de desembolsos que debe efectuar al prestatario como contraparte del préstamo recibido. El servicio de la deuda consta de dos partes : Intereses y amortizaciones. Los intereses representan el costo financiero del proyecto por el uso del capital ajeno. Las amortizaciones son los pagos correspondientes al principal. Es un préstamos se cancela decimos que está amortizado. La palabra amortización proviene del francés Amor, que significa en el momento de la muerte. Es así que para acabar con un préstamo se necesita cancelarlo. La amortización es la devolución gradual de un préstamo, la mayoría de las veces mediante pagos periódicos. Estos pagos incluyen además los intereses por el uso del financiamiento, comisiones, costos de operar al crédito, etc. La descomposición de los pagos en porciones de interés y capital se llama programa de amortización. A continuación veremos las formas de pago más usuales en el medio.
a.
Plan de Cuotas Decrecientes Según esta modalidad, quien recibe un préstamo lo tiene que amortizar en partes iguales pagada a intervalos regulares sobre plazo de préstamo. En cada amortización se pagan Intereses al rebatir o sobre el saldo pendiente.
109
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
16 / 18
Las cuotas del préstamo, es decir la amortización con los intereses son más elevados al principio y van declinado a través del tiempo, lo cual se debe a que el saldo pendiente se va reduciendo con cada amortización y los intereses que hay que pagar son cada vez menores. A continuación en el cuadro siguiente se muestra un ejemplo de esta modalidad de pago. Monto del préstamo :
S/.10,000
Plazo de pago
:
2 años
Número de cuotas
:
8 trimestrales
Interés anual
:
60% + 3% comisión = 63%
Interés del período : Nº Trim.
Principal
15.75%
Amortización
Intereses
Saldo
Cuota de Pago
1
10,000
1,250
1,575
8,750
2,825
2
8,750
1,250
1,378
7,500
2,628
3
7,500
1,250
1,181
6,250
2,431
4
6,250
1,250
984
5,000
2,234
5
5,000
1,250
788
3,750
2,033
6
3,750
1,250
591
2,500
1,841
7
2,500
1,250
394
2,500
1,644
8
1,250
1,250
197
1,250
1,447
10,000
7,088
TOTAL
b.
17,088
Plan de Cuotas Constantes Mediante este sistema varían las amortizaciones como los intereses, siendo loas amortizaciones crecientes y los intereses a su vez decrecientes, de tal forma que en cada período se paga una cuota igual. Como los pagos o armadas son constantes, forman lo que se llama una anualidad o renta. Para lo cual es necesario aplicar la formula del Factor de Recuperación de Capital (FRC) o acudir a la Tabla Financiera donde conocidas las variables con interés y período de pago, se puede conocer la anualidad o cuota de pago correspondiente. 110
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
17 / 18
A continuación en el cuadro siguiente se muestra un ejemplo de esta modalidad de pago.
Nº Trim.
Monto del préstamo :
S/.10,00
Plazo de pago
:
2 años
Número de cuotas
:
8 trimestrales
Interés anual
:
60% + 3% comisión = 63%
Interés del período
:
15.75%
Principal
Amortización
Intereses
Saldo
Cuota de Pago
1
100,000
708
1,575
9,292
2,283
2
9,292
820
1,463
8,472
2,283
3
8,472
949
1,334
7,253
2,283
4
7,523
1,099
1,184
6,424
2,283
5
6,424
1,272
1,011
5,172
2,283
6
5,172
1,472
811
3,680
2,283
7
3,680
1,704
579
1,976
2,283
8
1,976
1,976
310
0
2,283
10,000
8,267
TOTAL
c.
18,264
Plan de Cuotas Crecientes Su nombre mismo lo indica las cuotas deben aumentar en forma sucesiva a través del tiempo, esto se consigue al diferir la entrega del capital en los períodos iniciales. A fin de lograr que las primeras cuotas sean menores que las últimas se debe hacer crecer la amortización, pero cuidando que el decremento de los intereses no anule la mayor amortización. Para diseñar este modelo generalmente se asume una amortización basada en la suma de los períodos dígitos ; el método consiste en dividir el total del préstamo entre la suma de todos los períodos y se procede a amortizar en cada período, un monto igual a dicha cifra por el número del período respectivo. Es importante notar que a medida que se amplia el plazo del préstamo el aumento en las cuotas es menos brusco, o sea más suave que a períodos reducidos. 111
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 4
18 / 18
El sistema de cuotas crecientes es utilizado principalmente en el sector vivienda, al permitir un pago menor en el monto de las cuotas iniciales, y así un mayor acceso a las familias de menores recursos. En general los porcentajes de capital diferido están en función principalmente de:
La liquidez de la empresa para poder diferir la recuperación de capital
El plazo de amortización de préstamo.
Los aumentos de ingresos de los beneficiarios.
La rentabilidad y demanda de los préstamos.
A continuación en el cuadro siguiente se muestra un ejemplo de esta modalidad de pago.
Nº Trim.
Monto del préstamo
:
S/.10,000
Plazo de pago
:
2años
Número de cuotas
:
8 trimestrales
Interés anual
:
60% + 3% comisión = 63%
Interés del período
:
15.75%
Principal
Proporc. de Amort.
1
10,000
1/36
278
1,575
9,722
1,853
2
9,722
2/36
556
1,531
9,166
2,087
3
9,166
3/36
833
1,444
8,333
2,277
4
8,333
4/36
1,111
1,312
7,222
2,423
5
7,222
5/36
1,389
1,137
5,835
2,526
6
5,833
6/36
1,667
919
4,166
2,586
7
4,166
7/36
1,944
656
2,222
2,600
8
2,222
8/36
2,222
350
0
2,572
1
10,000
8,924
TOTAL
Amortización
112
Intereses
Saldo
Cuota de Pago
18,924
-5Contabilidad
113
Objetivos del Tema En esta parte: 1. Se
conocerán
los
principales
comprobantes de pago. 2. Se conocerá como se debe controlar la finanzas de la empresa mediante el uso de los registros contables. 3. Se conocerá la rentabilidad de la empresa mediante el análisis del Estado de Pérdidas y Ganancias. 4. Se conocerá la situación económica y financiera de la empresa mediante el análisis del Balance.
115
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
1.
TEMA Nº 5
1 / 38
COMPROBANTES DE PAGO En todo tipo de empresas es necesario organizar y clasificar la documentación que sustente los movimientos contables que nos ayuden a conocer la verdadera situación económico - financiera de la empresa. Esta documentación contable la constituye los comprobantes de pago de allí la importancia del uso y manejo correcto de estos documentos. Todo esto se confirma por el control de organismos que ejercen control sobre la empresa.
LOS COMPROBANTES DE PAGO SON LOS DOCUMENTOS QUE AVALAN A LA VENTA O COMPRA DE UN BIEN SERVICIO.
Pero sabe Ud. ¿cuáles son esos documentos? Entre los principales documentos normalmente usados como comprobantes de pago establecidos por las normas vigentes tenemos:
La Factura
La Boleta de Venta
Recibo de Honorarios Profesionales
Toda persona que efectúa una venta o compra de algún bien o servicio esta en la obligación de extender o solicitar un comprobante de pago, con ello estará probando que ha vendido el bien o servicio y que lo ha entregado al cliente; así mimo, al comprar estará demostrando que ha pagado el precio y que es suyo. Las personas no obligadas a emitir comprobantes de pago son las que venden diarios, revistas y publicaciones periódicas: los lustrabotas y los lavadores ambulatorios de vehículos.
117
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
2.
TEMA Nº 5
2 / 38
LA FACTURA Este comprobante debe ser entregado cuando se realizan operaciones de venta. Están obligadas a emitir facturas las personas naturales que estén en los Regímenes Especial o General y todas las personas jurídicas. Es importante señala que en el caso de las ventas cuyo monto total no sea mayor a cinco nuevos soles (S/.5.00) se emitirá la factura sólo si el consumidor final lo exige. No emitirán facturas las personas y empresas sujetas a Régimen Unico Simplificado (RUS), es decir aquellas cuyos clientes son consumidores finales y que por lo tanto entregarán otro tipo de comprobante. En las ventas realizadas con este comprobante, el valor del Impuesto General a las Ventas (IGV) que equivale al 18% debe aparecer claramente identificado, así como el valor de la venta sin considerar el impuesto, sólo así será valido para hacer uso del Crédito Fiscal. Además es necesario asegurarse que contenga los detalles y descripciones de los productos o servicios por lo que el cliente esta pagando, de manera que no tenga argumentos para retrasar el pago. A continuación en la página siguiente, se observa el formulario correspondiente a este comprobante de pago.
118
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
3 / 38
LA FACTURA
=$3$7(5,$ =$3$7$65/
FACTURA Nº 001 - 1356 R.U.C. 18542635
Av. La Libertad 2245 - Chiclayo
Chiclayo ...... de ....................del 20 .... Señor(es): R.U.C.: Dirección:
&DQWLGDG
&yGLJR
'(6&5,3&,21
GUÍA DE REMISIÓN: 38QLWDULR
9DORU9HQWD
68%727$/
,*9
727$/
,035(6,21(6&$5/2)665/WGD
CANCELADO
ADQUIRIENTE O USUARIO
EMISOR
SUNAT
CONTENIDO IMPRESO DEL COMPROBANTE :
CONTENIDO NO IMPRESO DEL COMPROBANTE :
1. Nombre o razón social del vendedor
9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
2. Dirección del establecimiento 3. Nombre del comprobante de pago 4. Número de serie 5. Numeración correlativa 6. Número del RUC
16. 17. 18.
7. Datos de la Imprenta 8. Destino del original y copias
19. 20.
119
Fecha de emisión Nombre o razón social del comprador Número del RUC del comprador Dirección del comprador Número de la guía de remisión Cantidad del bien a adquirir Descripción indicando código, unidad de medida y tipo de bien . Precio por unidad de medida del bien Valor de venta = (14) x (16) Suma de valor de venta de todos los bienes adquiridos Cálculo del impuesto (IGV), agregando o desagregando el 18% Importe total de la venta
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
3.
TEMA Nº 5
4 / 38
BOLETA DE VENTA Son documentos que se emiten por toda empresa que tenga como clientes a consumidores finales, es decir a aquellas personas que no tienen RUC. En estos comprobantes Ud. colocará sólo el valor de la venta, que ya tiene incluido el IGV, sin detallar dicho impuesto en el comprobante, La razón de ello es que estos documentos no pueden usarse para sustentar gastos para efectos de tributación. Las boletas de venta son emitidas por todas las empresas comprendidas en cualquiera de los regímenes, sea RUS, RER o el Régimen General, siempre que brindan sus productos o servicios a consumidores finales. Es importante anotar que una empresa puede emitir tanto boletas de ventas como facturas dependiendo de los clientes con quienes haya previsto tratar, es decir que, con consumidores finales emitirá boleta y con empresas emitirá factura. También se entregarán boletas por la venta de combustible mediante surtidores, cuando se trate de consumidores finales. A continuación en la página siguiente, se observa el formulario correspondiente a este comprobante de pago.
120
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
5 / 38
BOLETA DE VENTA
=$3$7(5,$ =$3$7$65/
Av. Salaverry 789 Chiclayo
Chiclayo ...... de ....................del 20 .... Señor(es) .....................................................
'(6&5,3&,21
,03257(
727$/ ,035(6,21(6&$5/2)665/WGD
CANCELADO
EMISOR USUARIO
CONTENIDO IMPRESO DEL COMPROBANTE :
CONTENIDO NO IMPRESO DEL COMPROBANTE :
1. Nombre o razón social del obligado (emisor)
8. Fecha de emisión
2. Domicilio del establecimiento (casa matriz, sucursal, agencia o local de venta)
9. Nombre o razón social del comprador 10.Descripción indicando unidad de medida y tipo de bien vendido o cedido en uso. Tipo de servicio prestado, según sea el caso.
3. Nombre del comprobante 4. Numeración correlativa
11.Importe de la venta, de la cesión en uso o del servicio prestado
5. Número del RUC 6. Datos de la Imprenta
12.Importe total de la venta.
7. Destino del Original y copias Nota:
se anotarán los datos completos del cliente en caso que el importe supere la mitad de 1 (una) UIT vigente.
121
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
4.
TEMA Nº 5
6 / 38
RECIBO POR HONORARIOS Este comprobante lo extienden aquellas personas que trabajan en forma individual ejerciendo una profesión, arte, ciencia u oficio ofreciendo sus servicios a terceros debiendo entregar obligatoriamente este tipo de comprobante por cada servicio. Como ejemplo de ello tenemos a abogados, médicos, arquitectos, economistas, contadores, etc., o los que dan servicios de reparación de artefactos, tipeo de documentos, mantenimiento de equipos de oficina entre otros. No están autorizados otorgar aquellas personas que producen algún bien. Por la naturaleza de este tipo de actividades, en la que se brinda un servicio recibiendo por ello un pago, será afectado tanto por el 10% del impuesto a la Renta como por el 5% del Impuesto Extraordinario de Solidaridad, IES, que reemplazó al FONAVI. En estos casos se deberá consignar la retención del 10% del valor del servicio prestado siempre que el total de sus ingresos sea por el ejercicio de su profesión sola o que sumada a otros ingresos por los que también paga el Impuesto a la Renta, sean mayores a S/223,440 al año (a 1999). Se retendrá el 5% por el Impuesto Extraordinario de Solidaridad si tiene ingresos brutos mensuales desde S/.2,060. Quiere decir que si usted por sus ingresos por renta de cuarta categoría no supera el monto mencionado, ni aún sumando otros rubros por los que pague el impuesto a la renta, no tendrá por que consignar en su recibo por honorario profesionales la retención del 10% (IR) y de 5% (IES) respectivamente. A continuación se observará un cuadro en el que se establece los casos en que se podrá suspender la retención del Impuesto a la Renta. PROFESIONALES Y TECNICOS DE MANDO MEDIO 1er. CASO IR IES
Ingresos hasta S/. 24,827 al año o
(Formato 509)
Ingresos hasta S/. 19,600 al año o
solo con
Ingresos mensuales promedio de S/. 1,632 2do. CASO IR
Suspensión de retención
Ingresos mensuales promedio de S/. 2,060
comunicación
Ingresos hasta S/. 223,440 al año o
Suspensión de retención
Ingresos mensuales promedio de S/. 18,620
del 10% (Formato 502)
122
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
7 / 38
En el primer caso con la sola presentación a la SUNAT de la comunicación que indique que Ud. esta dentro de los limites del dispositivo y llenando el Formulario 509, quedará exonerado de la retención del impuesto. En el segundo caso, deberá presentar una solicitud llenado el Formulario 502, a través de la cual la SUNAT iniciará la evaluación correspondiente a su caso hasta dar su dictamen final. A continuación en la página siguiente, se observa el formulario correspondiente a este comprobante de pago.
-26(6(*85$' 6HUYLFLR*HQHUDOHV
Calle Las diamelas 254. Chiclayo
Chiclayo ...... de ....................del 20 .... Recibí de: R.U.C: La Cantidad de:
nuevos soles.
Por Concepto de:
Total Honorarios Profesionales Retención Impuesto a la Renta (10%) Retención E.S. (5%) Total Neto Recibido
,035(6,21(6&$5/2)665/WGD
CANCELADO
123
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
8 / 38
CONTENIDO IMPRESO DEL COMPROBANTE : 1.
Nombre o razón social
2.
Domicilio de quien presta el servicio
3.
Nombre del comprobante
4.
Numeración correlativa
5.
Número del RUC
6.
Datos de Imprenta
7.
Destino del original y copias
CONTENIDO NO IMPRESO DEL COMPROBANTE : 8.
Fecha de emisión
9.
Nombre o razón social del usuario
10. RUC del usuario sólo en el caso que requiere sustentar gastos y costos para efectos tributarios. 11. Monto total en letras de los honorarios profesionales neto recibidos 12. Descripción o tipo de servicio prestado 13. Importe de los honorarios profesionales antes de impuestos 14. Importe total neto por el servicio prestado.
5.
DISTRIBUCIÓN DE LOS COMPROBANTES DE PAGO Para que sepamos como es que se distribuyen los originales y copias por cada tipo de comprobantes, a continuación le presentamos el siguiente cuadro. DISTRIBUCIÓN DEL ORIGINAL Y COPIAS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO Factura
Boleta de venta
Recibo por honarios
Orginal (blanco)
Comprador
Vendedor
Usuario
1ra. Copia (Color)
Vendedor
Comprador
Emisor (profesional)
2da. Copia (Color)
SUNAT
--------
SUNAT
124
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
6.
TEMA Nº 5
9 / 38
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ENTREGA DE COMPROBANTES DE PAGO Se entregará comprobantes de pago :
En la transferencia de bienes, en los cuales el comprador hace pagos antes de la entrega del bien.
A la entrega del bien o puesto a disposición del mismo en la fecha y por el monto especificado al comprador.
Por ventas hechas a consignación, en las que se entregará la factura respectiva, después de nueve (9) días hábiles de haber entregado el bien.
Con estas información Ud. estará preparado para llevar adecuadamente en orden todos los comprobantes adecuadamente y en orden todos los comprobantes que emita o reciba según sea el caso. Sólo así los documentos probatorios serán una verdadera herramienta de apoyo para el registro de sus actividades cotidianas que lo conducirán a una correcta toma de decisiones. No olvide la importancia de emitir estos comprobantes y de exigirlos por las compras o ventas que realice, de lo contrario puede verse afectado por sanciones o ser engañados por personas que aprovechan su situación.
7.
LOS REGISTROS CONTABLES Cuando el negocio entra en operación se hace necesario adoptar ciertos principios elementales par llevarlo adelante. Estos principios tratan acerca de las herramientas que debe adoptar el empresario para gestionar con eficiencia el negocio. Como ya hemos visto en los temas anteriores, el proceso del control se realiza en todos las área funcionales del negocio. En esta oportunidad vamos a tratar acerca del control que se debe realizar para gestionar correctamente uno de los recursos que actúa como el elemento que posibilita el desarrollo de las actividades de la empresa, nos estamos refiriendo al dinero.
125
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
10 / 38
Así como la gasolina es un elemento primordial para el automóvil, así es el dinero para la empresa donde una de las funciones del empresario debe ser el de llevar un control al detalle de la manera como la gasta.
8.
PROBLEMÁTICA Los problemas de muchos empresarios de la PYME radican precisamente en el desconocimiento de controlar ordenadamente la información contable. A continuación señalaremos algunos de los más importantes: a.
No saben con certeza cuánto dinero ingresa o sale de la empresa y por lo tanto se les hace difícil calcular y disponer de una cantidad de dinero para atender las diferentes actividades cotidianas.
b.
Les será difícil acceder al crédito de entidades bancarias, por no tener en orden la información financiera y económica de su negocio, y sobre todo por que demuestran que desconocen el movimiento exacto de sus ingresos lo cual es de vital importancia para solicitar un préstamo.
c.
Por no llevar un control de sus compromisos de pago o de su s ingresos por cobros, carecerá de una de las fuentes de datos necesarias para la toma de decisiones. Si el empresario desconoce su capacidad de endeudamiento perderá oportunidades de inversión.
d.
Tampoco podrá tomar decisiones de compra de materiales porque al no tener registrado el movimiento de entradas y salidas de los mismos, desconocerá cuál es el consumo promedio de cada uno, y por lo tanto puede que este comprando materiales en exceso o en poca cantidad, que le podría causar retrasos en su producción.
e.
De otro lado, al no registrar los datos de las operaciones realizadas, les será imposible hacer un balance mensual que indique como va la marcha de su negocio, o si llega a hacerlo será sobra la base de datos ¨ supuestos ¨o con información incompleta que no llega a reflejar la real situación económica.
f.
Al no registrar sus operaciones, puede conducir al empresario a tomar decisiones erróneas como por ejemplo : el solicitar ¨ préstamos ¨ para resolver situaciones imprevistas o para cubrir gastos en otras actividades que no son las de su negocio.
126
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
g.
TEMA Nº 5
11 / 38
Finalmente, puede que ante tanto descontrol del negocio, sus gastos lleguen a ser superiores a sus ingresos ocasionando una rápida descapitalización ; además, tendrá dificultadesen el cumplimiento de sus compromisos con el Estado al no llevar el control de sus impuestos y efectuar el pago en el momento exigido.
Estos constituyen algunos de los problemas más relevantes por no llevar el control de las actividades del negocio.
ES A TRAVES DE REGISTROS QUE SE PUEDE CONOCER COMO ESTAN LAS CUENTAS, AYUDANDOLE A TOMAR DECISIONES CORRECTAS. Un requisito primordial para que pueda tener el control de su empresa es aprender a registrar las operaciones económicas realizadas así como su interpretación. Esto le permitirá tomar las decisiones oportunas en beneficio de su empresa pues usted es la persona más interesada en manejar toda la información generada en ellas para poder realizar así una eficiente gestión. Es oportuno recordar que gracias a ese ordenamiento, su imagen como empresario mejorará su relación con instituciones financieras en el caso de solicitar un préstamo, o de algún inversionista que desee conocer la solvencia de su negocio.
9.
IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS CONTABLES En las pequeñas y micro empresas se realizan múltiples operaciones ya sea en la áreas de producción o comercialización deben ser anotadas diariamente para su control. Sin embargo es frecuente que estas operaciones involucren ingresos o salidas de dinero, materiales, o productos que son llevados en la cabeza del empresario en un simple cuaderno. Ante esta situación, que esperamos no será la suya, hay que trazarse la siguiente interrogante:
127
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
12 / 38
¿POR QUÉ OCURRE ESTO?
PORQUE EN MUCHOS DE LOS CASOS, AL TENER UNA EMPRESA PEQUEÑA, EL PROPIETARIO NO LE DA LA DEBIDA IMPORTANCIA A TENER UNA INFORMACIÓN ORDENADA SIN CONCEBIR QUE EXISTEN UNA SERIE DE INGRESOS Y GASTOS QUE PUEDEN SER AL CONTADO O AL CREDITO, ORIGINANDO DIVERSOS COMPROMISOS QUE POSTERIORMENTE NO SE CUMPLEN POR FALTA DE PREVISION AL NO CONTARSE CON UNA INFORMACION DEBIDAMENTE REGISTRADA. Toda actividad que implique movimiento de dinero o bienes debe ser llevado en los denominados registros contables. Estos libros vienen a ser los cuadernos, hojas, tarjetas o fichas en los que se registran las operaciones ya sean de entrada o salida. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REGISTRAR LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA? EN EL ASPECTO LEGAL, LE PERMITE AJUSTARSE A LAS DISPOSICIONES LEGALES Y TRABAJAR SIN TEMOR A SANCIONES, PUDIENDO ACOGERSE INCLUSO A LOS BENEFICIOS DE ALGUNAS INSTITUCIONES. EN LO ECONÓMICO LE PERMITE TENER ORDENADO LOS RESULTADOS DE SU GESTION PARA ANALIZARLOS FACILMENTE, HACER PROYECCIONES Y TOMAR DECISIONES DE INVERSION U OTROS CORRECTIVOS PERTINENTES. LE BRINDA UNA FUENTE ORDENADA DE DATOS PARA LA MEJOR ADMINISTRACION DE SU NEGOCIO
128
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
13 / 38
Todo tipo de empresas ya sean jurídicas o naturales deben llevar obligatoriamente sus libros contables. Sin embargo como su empresa estará dentro de los regímenes establecidos para efectos tributarios, en función a ellos se determinará la contabilidad a llevar. LIBROS CONTABLES POR TIPO DE LA EMPRESA Y REGIMEN TRIBUTARIO PERSONAS NATURALES REGIMEN UNICO SIMPLIFICADO
PERSONAS JURIDICAS
No están obligadas a llevar libros contables.
No están consideradas en este régimen.
Llevan plantillas en caso de contar con trabajadores.
REGIMEN
Registro de Compras
Registro de Compras
ESPECIAL
Registro de Ventas
Registro de Ventas
Libro de Planillas
Libro de Planillas
a. Libro de Ingreso y Gastos (1)
Contabilidad completa (2)
REGIMEN GENERAL
Libro de Inventario y Balance (1) Registro de Compras Regisro de Ventas b. Contabilidad completa (2)
En caso de Sociedad Anónimas y en Comandita por Acciones, se debe llevar un Libro de Registro y Transferencia de Acciones. Libro de Planillas
Libro de planillas
Libro de Actas
(1) Siempre que sus ingresos brutos durante el ejercicio no exceda el valor de una UIT. (2) Comprende los siguientes libros: Inventario y Balances, Diario, caja, Mayor, y además el Registro de Compras y ventas y el Libro de Retenciones.
En el caso de que Ud. desarrolle sus actividades empresariales como persona natural y se acoja al sistema tributario del RUS y por este motivo no este en la obligación de llevar contabilidad, ¡ pero si estas en la obligación de llevar los registros de sus operaciones ! . Para esto no será necesario que Ud. se convierta en el contador por que no se ha preparado para eso por que en el caso de que adopte alguna personería diferente a la enunciada en el párrafo anterior entonces estará en la obligación de contratar un profesional contable para que le lleve los libros.
129
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
14 / 38
Sin embargo, esto no significa que Ud. no pueda controlar las operaciones de su negocio en sus propios registros que no serán los libros sino en formatos preestablecidos y flexibles. Pero ¿cuáles son los registros en los cuales el empresario debe anotar las operaciones de su negocio? Los registros más importantes son:
Ingresos y Egresos
Ventas
Compras
Cuentas por Pagar
Cuentas por Cobrar
10. REGISTRO DE CAJA En este registro se anotará las operaciones que le significan a su empresa un movimiento de dinero, sea por efecto de las ventas como efecto de los gastos, tanto en efectivo como en cheques. Si Ud. llega a manejar el registro de sus ingresos y egresos teniendo cuidado de anotar los datos propios de cada una de estas operaciones, podrá conocer en cualquier momento cuánto de liquidez o dinero disponible tiene su negocio. Gracias al conocimiento sobre su disponibilidad de dinero de manera inmediata, Usted podrá asumir muchos compromisos, eventualidades y negociaciones sin mayores dificultades. Las operaciones se deberán registrar en un formato que lo puede diseñar en un cuaderno cuadriculado que son similares a los libros contables y donde comprobará lo sencillo de esta tarea. El registro deberá hacerse en orden de fechas y sin ocasionar borraduras para una mejor lectura y presentación.
130
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
15 / 38
11. INFORMACIÓN A REGISTRAR El modelo que le proponemos utilizar para este registro debe contener lo siguiente: a.
Fecha en que se efectuó el ingreso o egreso de dinero
b.
Concepto o descripción por el que hubo un ingreso o egreso de dinero
c.
Columna para registrar la cantidad en soles del ingresos o egreso
d.
Columna para anotar el toral de ingresos y egresos
12. FORMATO DEL REGISTRO DE CAJA FECHA (a)
CONCEPTO (b)
TOTAL POR CUENTAS SALDO DEL PROXIMO MES
131
INGRESOS (c)
EGRESOS (d)
S/.
S/.
TOT. S/.
TOT. S/.
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
16 / 38
13. REGISTRO DE VENTAS Como su nombre lo indica en este registro se anotan las ventas de los bienes o servicios que constituyen la actividad principal de su empresa, así como las provenientes de operaciones conexas como por ejemplo la venta de una máquina o algún equipo que su empresa no utilice. Este registro es importante e indispensable porque a través del él podrá evaluar cómo van evolucionando sus ventas mes ames, si aumentan o disminuyen para tomar decisiones correctivas si fuera necesario. Gracias al registro de sus ventas le será fácil también determinar la utilidad obtenida en un período determinado; sin ellos no podría conocer el resultado de un ejercicio. Además a través de este registro podrá llevar el control de los impuestos que afectan estas ventas y que se sustentan en los comprobantes emitidos y los documentos hechos por las devoluciones, descuentos, etc.
¡ RECUERDE ! MANEJAR ADECUADAMENTE ESTE REGISTRO LE PERMITIRA CONOCER EL RITMO DE INGRESOS MENSUALES DE SU NEGOCIO 14. INFORMACIÓN A REGISTRAR El modelo que proponemos utilizar para este registro debe contener lo siguiente: a.
Fecha en que se efectúo el ingreso o egreso de dinero
b.
La serie y número del comprobante de pago en forma correlativa.
c.
Descripción de la venta realizada
d.
Valor de la venta sin considerar impuestos ; a esto también se le conoce como "BASE IMPONIBLE" para en efecto del cálculo de impuestos.
e.
Monto de los impuestos resultantes
f.
Importe total del comprobante de pago
132
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
17 / 38
15. FORMATO DEL REGISTRO DE VENTAS Fecha Nº Comprobante (a)
Concepto
(b)
(d)
(e)
(f)
TOTAL VENTAS DEL MES
16. REGISTRO DE COMPRAS En este registro Ud. deberá anotar las compras de bienes y servicios que requiera su negocio mensualmente tales como los de agua, luz, teléfono, etc. siempre que los recibos estén a nombre de la empresa o del titular de ella. Siempre debe tener en cuenta que al igual que en las ventas todas las compras deben sustentase en los comprobantes de pago de los proveedores, notas de devolución, anulaciones. Por lo tanto es importante que siempre reclame su comprobante como sustento de la compra realizada. A través de este registro Ud. podrá evaluar cuánto dinero sale de su empresa por concepto de la compra de bienes e insumos necesarios para su funcionamiento. Con el podrá determinar si sus compras aumenta o disminuyen y en que períodos sucede, entre otros datos de importancia. Este registro es una verdadera fuente de información que se deberá analizar permanentemente. De otro lado permite determinar con exactitud el monto total de impuestos pagados por las compras realizadas que servirá a fin de mes para el pago del IGV . La diferencia entre el IGV por ventas menos el IGV por compras, determinará el valor final del IGV. 133
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
18 / 38
17. INFORMACIÓN A REGISTRAR La información básica a registrarse en el formato que se destine para este fin, es la siguiente: a.
Fecha del comprobante de pago extendido por el proveedor.
b.
Número y serie del comprobante de pago
c.
Nombre o razón social del proveedor
d.
La cantidad comprada.
e.
Valor de compra de la operación, es decir sin impuestos
f.
Monto del impuesto pagado por la compra
g.
Total de la Operación, es decir la cantidad que ha pagado por la compra
18. FORMATO DEL REGISTRO DE COMPRAS
)HFKD
1&RPSUREDQWH
3URYHHGRU
&DQWLGDG
9DORUGH
,PSXHVWR
FRPSUD D
E
G
134
H
7RWDO 2SHUDFLyQ
I
J
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
19 / 38
19. FINALIDAD DE ESTOS REGISTROS CONTABLES Los registros de ventas y compras nos ayudarán a determinar el valor del impuesto a pagar a la SUNAT por concepto del Impuesto General a las Ventas, IGV, que constituye el 18% . Para calcular el impuesto que la empresa debe pagar a la SUNAT se aplica la siguiente formula: IMP. A PAGAR = TOTAL IMP. POR VENTAS - TOTAL IMP. POR COMPRAS En el caso que el total de impuestos por compras sea mayor que el de ventas, la empresa tendrá derecho al denominado CREDITO FISCAL debido a que habría pagado más impuestos por las compras realizadas que las que retuvo de sus compradores cuando vendió sus productos. Si eso hubiera sucedido la empresa tendrá un saldo a favor que disminuiría el monto a pagar en el mes siguiente. Por ejemplo, si el impuesto por compras de una empresa cualquiera, ha sido de S/.3,564 y por ventas de S/. 2,348, durante el mes de enero ; tendríamos el caso que el valor del impuesto por compras es mayor al de ventas, entonces el valor a descontar será: IMP. A PAGAR = TOTAL IMP. POR VENTAS - TOTAL IMP. POR COMPRAS IMPUESTO A PAGAR Enero = S/.2,348 - S/.3,564 IMPUESTO A PAGAR Enero = - S/. 1,216 Supongamos que para el mes de Febrero tuviera que pagar por IGV la cantidad de S/.2,000 entonces se puede hacer uso del Crédito Fiscal que para este caso es de S. 1,216 pagando sólo: IMPUESTO A PAGAR
Mes a pagar
= IMP DEL MES - CREDITO FISCAL
IMPUESTO A PAGAR Febrero = S/. 2,000 - S/. 1,216 IMPUESTO A PAGAR
Febrero
= S/.784
135
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
20 / 38
20. REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR Este registro tiene por finalidad registrar en forma ordenada todos los compromisos contraidos por la empresa y que representan una salida de dinero. Este registro es importante pues con él tendrá el control minucioso y ordenado de todas las personas o instituciones que le brindan crédito por la compra de materia prima, insumos o servicios para atender las necesidades de la empresa. De esta manera Ud. sabrá la cantidad y el momento en que debe cumplir con sus acuerdos de pago, evitando así que tener que pagar intereses e incluso ser visto con recelo por sus proveedores.
¿DONDE EFECTUAR LAS ANOTACIONES DE ESTE REGISTRO?
Como en el caso de los registros anteriores, podemos utilizar un formato que se puede trazar en un cuaderno cuadriculado, uno por cada registro. De esta manera Ud. podrá tener su información debidamente registrada en forma ordenada.
21. INFORMACIÓN A REGISTRAR La información básica a registrarse en el formato que se destine para este fin, es la siguiente: a.
La fecha es decir el día, mes y año en que se acepta el documento
b.
El detalle en donde se indica el nombre del proveedor, compañía o banco a quien debe cancelar la deuda.
c.
La cantidad o monto total del compromiso a pagar
d.
El vencimiento : en esta columna se debe anotar la fecha y la cantidad de los pagos acordados.
136
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
21 / 38
e.
Los abonos: en esta columna debe anotar la fecha y cantidad de los pagos que hasta el momento ha efectuado.
f.
El saldo pendiente: viene a ser la deuda que aún queda por cancelar.
22. FORMATO DEL REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR A continuación en la página siguiente, se muestra el formato correspondiente a este registro.
)(&+$
'(7$//(
9(1&,0,(172 G )(&+$
D
E
$%2126 H )(&+$
6$/'2 3(1',(17( I
137
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
22 / 38
23. REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR Este registro tiene por finalidad anotar en forma clara y ordenada los compromisos de crédito otorgados por su empresa y que representarán un futuro ingreso de dinero para ella. Como se puede apreciar, sus cuentas pendientes de pago o de cobro se desprenden simplemente de sus operaciones de compra o venta que decide realizar al crédito. Usted podrá elegir la conveniencia de los créditos a 30 ó 60 días en función a sus posibilidades de ingreso para afrontarlos en ese tiempo. De igual modo. Ud. es el único que puede saber hasta donde puede otorgar crédito, de manera que sus ingresos no se vean afectados, puesto que sus cuentas por cobrar es dinero que debería estar en un plazo determinado utilizándose en la empresa. El modelo de formato de este registro es similar al de Cuentas por Pagar y se muestra en la página siguiente.
24. INFORMACIÓN A REGISTRAR La información básica a registrarse en el formato que se destine par este fin, es la siguiente: a.
La fecha es decir el día, mes y año en que se acepta el documento.
b.
El detalle en donde se indica el nombre del proveedor, a quien debe cobrar la deuda.
c.
La cantidad o monto total del compromiso a cobrar.
d.
El vencimiento: en esta columna se debe anotar la fecha y cantidad de la deuda.
e.
Los abonos: en esta columna debe anotar la fecha y cantidad que hasta el momento ha cobrado.
f.
El saldo pendiente: viene a ser la deuda que aún queda por cobrar.
138
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
23 / 38
25. FORMATO DEL REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR A continuación en la página siguiente, se muestra el formato correspondiente a este registro.
)(&+$
'(7$//(
9(1&,0,(172 G )(&+$
D
$%2126 H
6$/'2
)(&+$ I
E
139
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
24 / 38
26. REGISTRO DE EXISTENCIAS Para la elaboración de un producto se requiere de diversos artículos que hacen posible su fabricación. El Registro de Existencia, conocido también como Kardex, le servirá para anotar todas las entradas y salidas así como el saldo resultante de cada uno de los artículos que participan en el proceso de fabricación de un producto. Este registro le permitirá además, conocer en cualquier momento y en forma exacta la cantidad de materiales de cada tipo almacenados en su empresa como también el nivel de consumo de cada uno de ellos, así como los precios a los cuales fueron comprados. Todo momento hacer nuevas compras evitando así, cualquier paralización de sus actividades. Para este registro es recomendable utilizar un cuaderno cuadriculado tipo espiral o un fólder con hojas sueltas cuadriculadas, debido a que cada producto o artículo debe tener su propia hoja de identificación en donde se anote su movimiento diario. Elija la manera más conveniente de hacerlo y copie el formato que proponemos.
27. INFORMACIÓN A REGISTRAR La información básica a registrarse en el formato que se destine para este fin, es la siguiente: a.
En la parte superior del formato se indicará el nombre del artículo y la unidad de medida.
b.
La fecha es decir el día y mes que corresponde a la entrada o salida del material.
c.
La entrada, en la que se detalla la cantidad del material adquirido que ingresa al almacén, tanto en unidades como en nuevos soles.
d.
La salida, columna en la que se anotan las cantidades que salen del almacén para entregarlas al trabajo en el taller, tanto en unidades como en nuevos soles.
e.
El saldo, columna en la que se anotan tanto en unidades físicas como monetarias que quedan.
f.
Precio unitario, Aquí se anotará el valor por unidad de cada artículo.
g.
Orden (número). Columna en la que se anota el número o pedido por el que se realizará la salida del artículo 140
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
25 / 38
28. FORMATO DEL REGISTRO DE EXISTENCIAS En los registros, en la columna de nuevos soles, se registran los importes de las compras sin el IGV ya que este no constituye costo alguno. $57,&8/2
D
81,'$'(6 )(&+$ E
(175$'$
81,'$' 25'(1
6$/,'$ G
6$/'2
H
1 J
62/(6 35(&,2 (175$'$ 6$/,'$ 6$/'2 I G H
29. INTRODUCIÓN Los negocios se planean vaticinando la futura demanda de los consumidores y en el cálculo presunto del costo y de la forma de atender esa demanda. Los empresarios tratarán de ofrecer sus productos de la mejor calidad y a un precio razonable que les permita conquistar el mercado ya que el consumidor es el juez implacable y exigente que valora la calidad y el precio que nos obliga a competir con otros oferentes. Si los artículos producidos o los servicios prestados por otras empresas resultan más atractivos en calidad, precio, condiciones de pago y atención, quelos nuestros, corremos el riego de que la competencia nos elimine del mercado. Esto se deberá en parte aun mal cálculo de la demanda futura o en los costos de operación, errores en las compras de materiales y de la maquinas o en una mano de obra no calificada.
141
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
26 / 38
De lo anterior se debe deducir que las pérdidas sufridas son el castigo que se paga por la falta de habilidad para planear y administrar el negocio y en cambio las ganancias serán nuestra recompensa por el éxito en la planeación, administración y en la forma eficaz para satisfacer la demanda de los clientes. La preocupación principal de los empresarios, es la capacidad de gestión para obtener utilidades. De aquí que vigilen el que no se despilfarren los recursos de la empresa y que se trate de alcanzar el mayor grado de productividad. La gestión financiera requiere de una técnica para tomar acuerdos sobre la manipulación y asignación de recursos que puedan medirse en unidades de dinero. El empresario debe tratar de evitar pérdidas, de alcanzar la más alta productividad y de obtener ganancias. El empresario debe procurar la conservación y el incremento de los recursos de la empresa y asegurar el éxito de crecimiento de su negocio. Por ello debe tener la mirada fija en los estados financieros para tener a la mano información oportuna y confiable de sus operaciones comerciales.
30. EL ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS El estado de pérdidas y ganancias constituye el segundo de los estados financieros principales de la empresa que muestra el total de los ingresos y egresos y su diferencia que es el resultado obtenido en un determinado período de tiempo, resultado que puede ser positivo cuando represente una utilidad, o negativo cuando se haya sufrido una pérdida. A diferencia del balance, el estado de pérdidas y ganancias, es un estado dinámico porque muestra hechos realizados en todo un período . Compara los costos de la empresa contra los ingresos habidos y muestra si hay utilidades para pagar dividendos. Al este estado financiero también se le denomina como :
Estado de Resultado
Estado de Rendimientos y Pérdidas
142
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
Estado de Operación
Estado de resultados Generales.
TEMA Nº 5
27 / 38
31. IMPORTANCIA Su objetivo fundamental es el de mostrar, el resultado obtenido por las operaciones realizadas por la empresa en un período determinado de tiempo que generalmente es una año, indicando cuando se vendió y el costo de esas ventas, lo que se gasto o perdió en le período y la clase o conceptos de esos gastos. De los estados financieros básicos, el balance es el estado que tiene mayores posibilidades analíticas para valorizar la solidez de la empresa y determinar su posición financiera. Sin embargo una aproximación completa acerca de la situación no se puede obtener exclusivamente de los datos del balance ya que necesita relacionarlo con el estado de pérdidas y ganancias en virtud de que ambos se complementan debido a que es un documento dinámico que muestra toda la trayectoria de la empresa en un período determinado y que además permitirá a la empresa planificar sus operaciones futuras. El estado de pérdidas y ganancias también se puede elaborar al finalizar el mes, en forma trimestral o cada semestre, dependiendo de su propio requerimiento de información económica.
32. INFORMAR A REGISTRAR Para elaborar este estado es importante tener al día los registros contables de ventas, compras y existencias así como planillas de sueldos y salarios, etc. porque en base a ellos obtendremos los datos necesarios para su formulación. La información básica a registrarse en el formato que se destine para este fin, es la siguiente : a.
Total de ventas
b.
Costo de ventas
c.
Gastos de administración
d.
Gastos de ventas.
143
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
e.
Gastos de financiamiento
f.
Impuesto a la renta.
TEMA Nº 5
28 / 38
33. FORMATO DEL ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS RUBROS
SUB-TOTAL S/.
TOTAL DE VENTAS (-)
COSTO DE VENTAS (+)
Inventarios iniciales
(+)
Compras
(+)
Mano de Obra Directa
(+)
Gastos de Fabricación
(-)
Inventarios Finales UTILIDAD BRUTA
(-)
(-)
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN (+)
Utiles de Oficina
(+)
Servicios básicos
GASTOS DE VENTA (+)
Sueldos
(+)
Comisiones de ventas
(+)
Empaques
(+)
Fletes
(+)
Promoción
(+)
Gastos de cobranzas
(+)
Viáticos UTILIDAD OPERATIVA
(-)
GASTOS FINANCIEROS UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO
(-)
IMPUESTOS UTILIDAD NETA
144
TOTAL S/.
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
29 / 38
34. PROCEDIMIENTOS PARA FORMULAR EL ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS a.
Se calcula el total de ventas; se extrae la información del Registro de Ventas, luego se coloca en el formato del EE.PP.GG., en la columna del total, el valor de ventas que constituyen los ingresos reales ya que no se considera el I.G.V. Se deben considerar las ventas realizadas en el período tanto al contado como al crédito, así estas últimas no hallan sido cobradas. Si existieran devoluciones de productos o rebajas en los precios se tiene que restarlas del total con el fin de calcular la cantidad exacta y real de ventas.
b.
Se calcula el costo de venta; no hay que olvidar que este constituye la inversión realizada para lograr las ventas del período ; para lo cual se consideran los siguientes rubros :
Se suman los inventarios iniciales tanto de las materias primas, productos en proceso y productos terminados. Esta información se extrae de los kardex correspondientes.
Se calcula el valor de las compras, del período de producción, sin considerar el I.G.V. Esta información la conseguimos del Registro de Compras. Solo se deben considerar la compras de los artículos que intervienen directamente en el proceso de producción.
Se calcula el costo de la mano de obra directa ; este dato lo extraemos de la planilla de sueldos y salarios.
Se suman los gastos de fabricación que son distintos a los de materia prima, materiales y mano de obra pero que se asocian a la producción en forma indirecta. Están constituidos por servicios básico como : teléfono, luz y agua, etc. También hay que tomar en uenta la depreciación de maquinaria, equipos y herramientas.
Se suman los saldos finales de los artículos comprados que intervienen directamente en el proceso de producción, dato que obtenemos de los kardex correspondientes obteniendo el rubro de inventarios finales.
Con toda esta información podemos determinar el Costo de Ventas consignado en el formato, en la columna de subtotales, los datos calculados en sus diferentes rubros de la siguiente forma:
145
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
30 / 38
(+) Inventario Inicial (+) Compras (+) Mano de Obra Directa. (-)
Inventario Final
El resultado se coloca en la columna del total de EE.PP.GG.
c.
Se calcula la utilidad bruta; que constituye la ganancia obtenida luego de descontar al total de ventas el valor que ha costado producir los bienes o servicios vendidos. El monto hallado se consigna en la columna de totales. Total de Ventas - Costo de Ventas
d.
Se calcula la utilidad operativa; que constituye de restar a la utilidad bruta otros gastos diferentes de los relacionados con la producción misma de los bienes, es decir gastos de tipo administrativos y de ventas. Así tenemos cada uno de ellos :
Gastos Administrativos, Consideramos los gastos efectuados para las tareas propias de la empresa como pagos de luz, agua, teléfono, el sueldo de los empleados y del propietario y cualquier otro gasto para implementar la oficina. Estos datos se extraen del Registro de Caja. Los montos por cada gasto se consignan en la columna de subtotales.
Gastos de Ventas, se consideran en este rubro los gastos por concepto de la venta de los productos como son el pago o vendedores, gastos de empaque, fletes, promoción, gastos de cobranza, viáticos, etc. Los montos por cada gasto se consignan en la columna de subtotales.
Ahora estamos en condiciones de calcular la utilidad operativa. Para ello restamos de la utilidad bruta los montos que corresponden a los gastos administrativos y de ventas. La cantidad determinada se consigna en la columna de totales. Utilidad Bruta - (Gtos. Administración + Gtos. Ventas)
146
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
e.
TEMA Nº 5
31 / 38
Se calcula la utilidad antes de impuesto; para lo cual se deben considerar los gastos financieros que constituyen el pago por intereses por concepto de algún crédito de la empresa ante una entidad financiera; procediendo a restar a la utilidad operativa obtenida los respectivos gastos financieros. Utilidad Operativa - Gastos Financieros
f.
Se calcula la utilidad neta; constituye la ganancia efectiva de la empresa luego de haber cumplido con el pago de sus obligaciones tributarias. En este caso toda ganancia o utilidad generada en el ejercicio de una actividad económica esta afecta al impuesto a la renta. Por lo tanto, para obtener la utilidad neta de la empresa, haremos los siguiente: Calculamos primero el valor del impuesto a la renta. Impuesto = 30% de la utilidad antes de impuesto. Entonces el valor de la UTILIDAD NETA será: Utilidad Neta antes de Impuesto - Impuesto
Las empresas efectuarán pagos por el impuesto a la renta según el régimen tributario en que se encuentren:
Régimen General: Harán pagos a cuenta del 2% mensual aplicado sobre el total de sus ingresos brutos mensuales y a fin de año deberán regularizar hasta el 30% sobre la utilidad obtenida, deduciendo los pagos a cuentas efectuados.
Régimen Especial: Sólo harán pagos equivalentes al 2% de sus ingresos brutos mensuales. No tienen exigencia de presentar el EE.PP.GG., si lo elaboran es para efecto de su propio análisis.
147
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
32 / 38
35. CONCEPTO DE BALANCE Constituye el principal de los estados financieros. Es como una fotografía que muestra cómo está la empresa en un momento determinado. Si hacemos una comparación de los balances en diferentes períodos, podremos reconocer si nuestra empresa ha crecido o no. Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las partes interesadas en la empresa sobre la situación de la misma al final de un período que generalmente es al año. Por ello como propósito fundamental indicar la situación financiera de una negociación, mostrando en determinada fecha el inventario del activo y del pasivo y la diferencia que existe entre ambos que representa la participación del empresario. Indica cuanto dinero le deben y cuanto deben, que propiedades tiene para su uso o para su venta y el monto del capital y del superavit.
EL BALANCE ES UN ESTADO CONCISO O SINTÉTICO, FORMULADO CON DATOS PROVENIENTES DE LOS LIBROS CONTABLES, EN EL CUAL SE CONSIGNAN DE UN LADO TODOS LOS RECURSOS Y DEL OTRO LADO LAS OBLIGACIONES, A UNA FECHA DETERMINADA, POR ESO SE DICE QUE ES UN ESTADO FINANCIERO ESTÁTICO.
36. IMPORTANCIA El balance es un resumen de lo que posee la empresa, lo que debe y lo que es propio de ella. Constituye una expresión de equilibrio entre débito y crédito. El débito es la aplicación hecha de los valores dónde se hallan las sumas invertidas en la empresa. El crédito representa el origen o la fuente de donde salieron esos valores. 148
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
33 / 38
Al balance se le conoce también con los siguientes nombres :
Balance de situación
Estado de situación
Estado de activo y pasivo
Estado de situación financiera
Estado de posición financiera
A los administradores de la empresa, el balance les indica la habilidad o torpeza con que han manejado el negocio; a los acreedores los coloca en posición de poder conceder o negar algún crédito al solicitante por el conocimiento de la situación económica del mismo; a los socios les permite saber el estado de la participación y el grado de productividad de sus inversiones y a las entidades del estado, les facilita la recaudación de impuestos y la fiscalización de las operaciones comerciales. El balance también es importante porque permite al empresario contar con una herramienta útil para:
Conocer si el capital de la empresa creció y cuánto creció un período de gestión.
Conocer cómo han sido adquiridos y en que se han invertido los recursos financieros de la empresa, es decir, cómo y en que fueron invertidos los préstamos, el crédito de proveedores, el capital propio, etc.
Conocer los resultados de los movimientos económicos durante el período y si estos han sido positivos.
Reconocer la liquidez o monto de dinero con que cuenta la empresa.
Obtener información y determinar la capacidad de endeudamiento de la empresa
Obtener el nivel de rentabilidad de la empresa.
149
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
34 / 38
37. TERMINOLOGÍA Es necesario conocer el lenguaje contable con el que se identifican los componentes del balance.
a.
Activos.- Es lo que tiene la empresa. Están constituidos por todos los objetos de valor que posee la empresa. Estos incluyen los bienes y derechos con que cuenta la empresa para operar.
b.
Activo Corriente.- Conocido también como Activo Circulante, esta conformado por el dinero en efectivo y los valores que pueden convertirse fácilmente en dinero mientras la empresa está operando, como son : caja y bancos, cuentas por cobrar, existencias, etc.
c.
Activo No Corriente.- Conocido también como Activo Fijo, esta constituido por los bienes que la empresa adquiere y que son necesarios para transformar, vender o distribuir los productos. Esos son: maquinaria, equipos, terreno, inmueble, vehículos, etc.
d.
Pasivo.- Esta integrado por el monto total de las obligaciones para con terceros. El pasivo puede ser a favor de terceros o personas ajenas a la empresa, y a favor del propietario del negocio.
e.
Pasivo Corriente.- Conocido también como Pasivo Circulante, constituye las obligaciones contraidas con terceros a corto terceros a corto plazo por la compra de materias primas, servicios recibidos, etc. Son para la adquisición de medios de trabajo de rápida utilización.
f.
Pasivo No Corriente.- Conocido también como Pasivo Fijo, esta constituido por préstamos recibidos a largo plazo, por lo que son deudas financieras que se recibe en dinero.
g.
Patrimonio.- Constituye el valor de capital que le pertenece al empresario a la fecha de realización del balance. Es la suma de fondos invertidos en una empresa por sus dueños o propietarios. Se considera a la propiedad total del activo con el fin de producir una utilidad. Esta compuesto por el capital social, las utilidades retenidas o acumuladas y por las utilidades del ejercicio.
150
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
35 / 38
38. FORMATO DEL BALANCE A continuación se muestra el modelo del formato de este estado financiero. BALANCE AL___ DE ___________ DE________ $&7,926
3$6,926
$&7,92&255,(17( Caja y Bancos Cuentas por Cobrar Existencias Otros Activos
3$6,92&255,(17( Proveedores Deudas de Corto Plazo Otros Pasivos
727$/$&,792&255,(17(
727$/3$6,92&255,(17(
$&7,9212&255,(17( Terrenos Construcciones Maquinaría y Equipos Otros Acivos Fijos
3$6,9212&255,(17( Deudas de Largo Plazo Provisiones Otros Pasivos
727$/$&,79212&255,(17(
727$/3$6,9212&255,(17( 3$75,021,2 Capital Resultados Acumulados Utilidad (Pérdida de Ejercicio) 727$/3$75,021,2
39. ANÁLISIS DEL BALANCE Analizar el balance es encontrar una relación entre las distintas cuentas a fin de obtener información que nos permita tomar decisiones sobre la situación económica y financiera de la empresa. Con el análisis del balance podemos determinar:
El crecimiento del capital; comparando el total de activos del período del balance con el período anterior sabremos cuánto creció el capital.
La liquidez de la empresa; constituida por el dinero en efectivo, además de lo que puede convertirse fácilmente en dinero, como las cuentas por cobrar, existencias, etc. Conocer la liquidez permite al empresario medir la capacidad de su negocio para enfrentar sus obligaciones más próximas. 151
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
36 / 38
La capacidad de endeudamiento; consiste en medir la capacidad de la empresa para asumir deudas de corto y largo plazo con los recursos que posee. Con esta información el empresario podrá tomar decisiones sobre la inversiones financieras a través de préstamos o créditos, garantizando su capacidad de pago, vale decir mostrando su capacidad de endeudamiento.
El nivel de rentabilidad de la empres; consiste en determinar el monto o porcentaje de las utilidades alcanzadas en relación al capital invertido. Dado que las utilidades son las que garantizan el crecimiento de una empresa, puede afirmarse que medir la rentabilidad nos permite reconocer el éxito o fracaso del manejo de los recursos de la empresa.
40. MÉTODO DEL ANÁLISIS DEL BALANCE Para determinar si efectivamente la empresa creció, es necesario comparar y relacionar los resultados de los activos del período con los del año anterior. Mientras que para determinar la liquidez, capacidad de endeudamiento y rentabilidad, es necesario que se analice la información, relacionado y comparando cuentas del balance. A esas operaciones se le conoce como RAZONES o RATIOS. La razón es una unidad de medida o indicador que expresa el nivel o capacidad de la empresa con respecto a la liquidez, endeudamiento o rentabilidad. Para calcular y determinar la RAZON, se utilizan las siguientes formulas:
a.
Liquidez ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE Esta razón indica si el pasivo corriente esta cubierto por el activo corriente. Se calcula dividiendo el importe del activo corriente incluyendo las disponibilidades en caja y bancos entre el monto del pasivo corriente. Se considera como una relación satisfactoria cuando es de 2 a 1, lo cual quiere decir que por cada nuevo sol que se deba a corto plazo, se tengan en existencias, fácilmente recuperables o por cobrar en un corto plazo, dos nuevos soles ; de lo que se deduce que el activo corriente debe tener un monto equivalente al doble de lo que importe el pasivo corriente. Esto
152
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
37 / 38
significa que el grado de liquidez es bueno y se puede afrontar sin problemas sus deudas de corto plazo porque se tiene más del doble del dinero que se necesita. Pagadas las deudas queda dinero para invertir.
b.
Endeudamiento TOTAL DE ACTIVOS TOTAL DE PASIVOS
X 100
Esta razón indica si el pasivo total esta cubierto por el activo total. Se calcula dividiendo el importe del activo total entre el monto del pasivo total. Eta razón mide la capacidad de endeudamiento que tiene la empresa a corto o largo plazo poniendo como respaldo la totalidad de sus activos, es decir sus activos líquidos más los realizables así como sus activos fijos. Esto significa que del 100% de propiedades de la empresa ya sea en activos líquidos como activos fijos, que cantidad porentual se debe comprometer en un endeudamiento. También podemos interpretar de la siguiente manera : por cada S/. 100.00 que tiene la empresa de activos, cuantos nuevos soles debe comprometer en un endeudamiento. Es importante que los compromisos no afecten en gran proporción los activos de la empresa. Mientras más baja sea la relación mejor será la capacidad de endeudamiento de la empresa.
c.
Rentabiliad UTILIDAD NETA CAPITAL PROPIO
X 100
Para determinar la rentabilidad del capital, se divide la utilidad neta obtenida entre el monto de capital propio y el resultado se multiplica por 100 . Esa operación nos debe dar un porcentaje al que se le conoce como RENTABILIDAD y que debe ser un porcentaje superior a lo que el empresario ganaría por concepto de interés bancario si tuviera ese dinero depositado en calidad de ahorros.
153
FORMACIÓN Y CREACIÓN DE EMPRESAS
TEMA Nº 5
TALLER DE PRÁCTICAS Nº 1 REGISTROS CONTABLES EN LA CARPETA DE PRACTICAS SE DETALLA EL ENUNCIADO CORRESPONDIENTE A ESTE TALLER DE TRABAJO QUE CORRESPONDE A LA ELABORACION DE LOS REGISTROS CONTABLES ESTUDIADOS CON LA FINALIDAD DE CONTAR CON UNA INFORMACION SISTEMATIZADA.
TALLER DE PRÁCTICAS Nº 2 ESTADOS FINANCIEROS EN LA CARPETA DE PRACTICAS SE CONTINUA CON EL TALLER DE TRABAJO Nº1, ELABORACION
QUE CORRESPONDE A LA
DE LOS ESTADOS FINANCIEOS
ESTUDIADOS CON LA FINALIDAD DE CONTAR CON LA INFORMACION
QUE POSIBILITARA EL ANALISIS
ECONOMICO Y FINANCIERA DE LA EMPRESA
154
38 / 38
View more...
Comments
