11guia de Estudios - Tramite Documentario

 

INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR “PEDRO P. DIAZ” PROGRAMA DE ESTUDIOS “SECRETARIADO EJECUTIVO”

UNIDAD DIDACTICA TRAMITE DOCUMENTARIO

Mg. Vilma Isabel Ramirez Linares

 

Toda empresa busca la manera de almacenar, conservar y restaurar los documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, los sistemas de archivo tuvieron que replantearse replantear se para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso que le será dado, y aunque al sistema de archivo siempre se ha relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o de pequeñas organizaciones, pues los documentos siempre llegan, importantes o no, breves o extensos, etc. y hay que gestionarlos para que consigan su objetivo, tener una respuesta para su ejecución o trámite. Es por eso que toda empresa u organización se ha visto obligada a determinar de qué manera se puede gestionar el trámite documentario que debe realizar con el ingreso y salida de documentos diarios. Para entender mejor, revisaremos conceptos que nos ayudarán a entender el procedimiento de trámite documentario y cuál es el origen de los documentos.

 

TRAMITE Un trámite es una acción o conjunto de acciones destinadas a la consecución de un objetivo particular. Un trámite es una acción o conjunto de acciones acciones para  para lograr obtener un beneficio o cumplir con una obligación. Se realizan trámites de todo tipo en ámbitos de la educación, legales, financieros, o de salud entre otros. Los trámites pueden tener distintos grados de complejidad complejidad,, desde una simple llamada hasta procedimientos complejos en los cuales puede ser necesaria la asistencia de un profesional informado (abogado, asistente social, etc.) Los trámites involucran costos de tiempo y/o dinero, dinero , tanto para quienes los solicitan como para aquellos encargados de llevarlos a término. En algunos casos, los trámites se transforman en barreras relevantes para el desarrollo y crecimiento. Así, por ejemplo, los procedimientos para la creación de empresas son trámites costosos y lentos lo que repercute en un menor desarrollo económico. Otros ejemplos en donde encontramos barreras significativas son los trámites de migración, obtención de nacionalidad, etc.

 

LA TECNOLOGIA Y LOS TRAMITES

Los avances tecnológicos han ayudado a eliminar trámites que implicaban altos costos para los usuarios. Actualmente en nuestro pais, muchos trámites pueden hacerse vía online, no siendo necesaria la visita presencial en determinados casos.   EJEMPLO DE TRAMITES

Solicitud de bono social por desempleo. Postulación a la Universidad. Solicitud de cambio de domicilio Solicitud para pedir certificados Solicitud de cambio de especialidad, etc, etc, etc

 

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Que es ALMACENAR , características

Que es CONSERVAR , características

Que es RESTAURAR , características

 

DOCUMENTO DOCUMENTOS DE «Tienen la El documento es un «escrito en el que constan datos fidedignos, que sirve de consideración LOS CIUDADANOS: declaraciones prueba o testimonio, o que proporciona de documento Cartas, declaraciones público  juradas, solicitu solicitudes, des, una información, especialmente de administrativo Renuncias, etc, etc. carácter histórico, oficial o legal». Su los DOCUMENTOS DE LA contenido puede consistir tanto en textos escritos, fotografías, dibujos, válidamente ADMINISTRACION: emitidos por de películas, como en los nuevos multimedia (páginas web, soportes archivos los órganos las informáticos, etc.). Administracion es pública».

Oficios, Informes, Memorandum, Resoluciones, actas, etc, etc.

 

SOLICITO:: Prorroga para la entrega de documentos SOLICITO   SEÑOR DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PUBLICO “PEDRO P. DIAZ” ROSA XIMENA GARATE VARGAS, identificada con DNI N° 291546002 con domicilio en la Calle Grau # 625, José Luis Bustamante y Rivero, con correo electrónico rasagarate@gmail con celular 984517255, Que he ingresado al programa de estudios de Contabilidad expongo: y por motivos de la pandemia COVID19 no he podido recoger mis CERTIFICADO DE ESTUDIOS del colegio donde concluí mi secundaria. Por tal motivo pido a usted prórroga para la entrega de los documentos originales tan pronto se levante la cuarentena y los trabajadores administrativos regresen a la atención. Es cuanto pido por ser de Ley.   Arequipa, 25 de mayo del 2020.   Rosa Ximena Garate Vargas   DNI N° 291546002  

 

DECLARACION JURADA   ROSAANGELA MARIA SAAVEDRA CARDENAS, CARDENAS, identificada con DNI N° 29351784 con email  [email protected],, con celular N° 95236871.  [email protected] Declaro bajo juramento que la fotocopia del CERTIFICADO DE ESTUDIOS que adjunto es fiel copia del original, el cual no lo he podido recoger del colegio colegio “María Auxiliadora” donde concluí mis estudios secundarios. Me comprometo tan pronto se levante el estado de cuarentena entregar el original en el lapso de 3 días. Es cuanto cuanto declaro y piso en honor a la verdad   Arequipa, 25 de mayo del 2020   Rosaangela Saavedra Cardenas   DNI N° 29351784

 

Procedimiento administrativo. ElElProcedimiento administrativo es considerado la serie de actos en que concreta la actuación administrativa para la Procedimiento administrativo es considerado la serie dese actos en que se concreta la actuación realización de un objetivo en especifico

administrativa para la realización de un objetivo en especifico

Deferencia entre Proceso y Procedimiento El proceso se proceso se define como el conjunto de actividades, debidamente reglamentadas y en virtud de los cuales los órganos correspondientes emiten juicios y resuelven sobre el tema pedido. Procedimiento Procedimiento    Es una serie de pasos que rigen la aejecución deseuna es un conjunto de operaciones o instrucciones que llevan un fin que estáinstrucción, repitiendo.un porproceso lo regular los procedimientos se llevan a cabo para concretar los procesos.

 

Principios del Procedimiento Procedimiento administrativo.

unidad

contradicción oficialidad

imparcialidad

 

TRAMITE DOCUMENTARIO

 

Toda empresa u organización tienen un área, departamento o persona responsable del trámite documentario, que básicamente se encarga del registro, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin el monitoreo de estos, la organización registra, almacena y recupera todos los días. El responsable debe diligenciar un documento o un cconjunto onjunto de ellos, que ingresan o salen de la organización. Es cierto que cada una tiene sus propios sistemas gestión, todos buscan que estos sean eficientes y que funcionende en su debidopero momento. El trabajo digital ha revolucionado el manejo de la información y ofrece la posibilidad de encontrarlos, recuperarlos y compartirlos rápidamente, tema que ampliaremos más adelante.

 

OBJETIVOS

Tener un centro o lugar específico y adecuado, donde puedan controlar y centralizar todos los

Asegurar el eficiente control de documentos, utilizando de manera técnica los registros de

Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta a todas las oficinas, USUARIOS

documentos que ingresan o salen de la oficina.

ingreso y salida de los mismos, de la oficina o dependencia a su cargo.  

INTERNOS Y EXTERNOS que requieren bienes o acuden a los servicios de la entidad.

Tener y mantener un portal web (intranet) con acceso fácil para que los usuarios puedan acceder y hacer seguimiento a sus propios documentos.

 

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¿De dónde viene el servicio o el material? ¿Cómo entra el servicio o material al proceso’ ¿Quien toma la decision’ ¿Qué pasa si la decisión es afirmativa SI? ¿Qué pasa si la decisión es negativa NO? ¿Hay algo más que se deba hacer en este momento del proceso? ¿Dónde va el producto o servicio de esta operación? ¿Qué pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso? ¿Qué pruebas se realizan al proceso? ¿Qué pasa si el producto/ producto/servicio servicio no con lo especificado? especificado?

cumple

 

TRAMITE DOCUMENTARIO

 

Toda empresa u organización tienen un área, departamento o persona responsable del trámite documentario, que básicamente se encarga del registro, almacenamiento y recuperación de documentos. El responsable debe diligenciar un documento o un conjunto de ellos, que ingresan o salen de la organización. Es cierto que cada una tiene sus propios sistemas de gestión, pero todos buscan que estos sean eficientes y que funcionen en su debido momento. El trabajo digital ha revolucionado el manejo de la información y ofrece la posibilidad de encontrarlos, recuperarlos y compartirlos rápidamente, tema que ampliaremos más adelante.

Objetivos

▪

 

 

 

Tener un centro o lugar específico y adecuado, donde puedan controlar y centralizar todos los documentos que ingresan o salen de la oficina. Asegurar el eficiente control de documentos, utilizando de manera técnica los registros de ingreso y salida de los mismos, de la oficina o dependencia a su cargo. Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta a todas las oficinas (usuarios internos) y público externo (usuarios en general) que requieren bienes o acuden a los servicios de la entidad. Tener y mantener un portal web (intranet) con acceso fácil para que los usuarios puedan acceder y hacer hacer seguimiento a sus propios documentos.

   

MISION

Mantener y controlar con eficiencia y eficacia todos los documentos que ingresan o salen de su oficina. Un eficiente manejo del trámite de correspondencia es importante

IMPORTANCIA

porque con susetrabajo documentos evita: eficiente de control de ingreso y salida de ▪ la pérdida de los mismos ▪ conocer su trayectoria desde su ingreso hasta su archivo. ▪ Se evita la pérdida de tiempo, no solo para el responsable de este trabajo de gestión de documentos, sino para el usuario que es el principal interesado, quien debe tener acceso de información de manera segura y estructurada. ▪ Finalmente nos permite integrar todo tipo de documentos, centralizándose en un solo instrumento de registro.

 

• Controlar los diversos documentos que ingresan y salen de la institución • Distribuir oportuname oportunamente, nte, a tiempo y respetado los plazos establecidos,

FUNCIONES

todos los documentos interna y externamente. • Controlar el flujo de los documentos, documentos, desde que ingresan deben ya ser remitidos para el logro de su objetivo. • Informar a los interesados del estado de trámite de los documentos, con respeto y responsabilidad. responsabilidad. ❑ ❑

RECOMENDACIONE S

Siempre se empieza por la gestión de la información más crítica Se debe resguardar la documentación documentación que tenga información confidencial o delicada

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Conocer los procedimientos a seguir en cada caso. Conocer los responsables, ubicación dentro de la organización y las funciones de las diferentes áreas para no equivocarnos al tramitar un documento.

❑

Siempre debe haber un responsable de la gestión de documentos, no pueden ser manipulados por todos ni para todo.

 

TÉCNICAS PARA PROCEDER AL TRÁMITE DE UN DOCUMENTO  

Cada empresa tiene sus propios procedimientos para tramitar un documento, que responden muchas veces a sus propias necesidades y giro de la misma. Por eso no se puede decir que existe una sola forma de tramitar documentos, pero si podemos dar lineamientos generales que debe realizar el responsable de recibir los documentos en la mayoría de organizaciones .

• Una vez registrado, preparará el Despacho, es decir ordenará todos los documentos que ingresaron a la oficina Él

• • • •

o la responsable de tramitar los documentos debe primero verificar que el documento corresponde a su oficina o a su jefe. Luego verificar si tiene documentos adjuntos y confirmar si son los que dice el documento, si están completos y foliar para poner el total de hojas que trae el documento principal. principal. Cuando este verifique la conformidad de los dos primeros puntos, debe sellar el documento original con su sello de recepción, con la fecha,hora, numero de folios y el numero de expediente que le corresponda. Una vez sellado el documento original original,, debe también sellar la copia del remitente y ponerle , con la fecha,hora, numero de folios y el numero de expediente que le corresponda. Recuerde que el documento original se queda con usted, porque está dirigido dirigido a su jefe y la copia se la lleva el remitente

 

• Una vez revisado y sellado el documento documento original, deberá ingresarlo al libro o cuaderno de

registro, sea este físico físico y/o virtual, según las costum costumbres bres de la empr empresa esa y los tramites que sean cotidianos y los entregará a su jefe, o a la persona que corresponda para que continúe su trámite. (derivar el documento). documento).

• El jefe lee, y luego emite una respuesta de la que usted tomará nota o le devolverán el

documento con un posit y las indicaciones para la elaboración de otro documento como respuesta, o derivar derivar a otra área área o su archivo. Su autorización debe ser escrita con un visto o una anotación en el mismo documento o lo marca • de tal forma que indique que ha concluido con él y autoriza su trámite o archivo. • En las organizaciones del estado acostumbran a utilizar un formato impreso donde “marcan” el trámite a seguir. • Muchas veces llegan documentos de una sola vida, es decir su contenido es de mera información por lo tanto pierden su valor cuando se toma nota de su contenido y se archiva.

 

Se recomienda que la secretaria tenga un folder con la etiqueta “RECIBIDOS” o si aún no lo ha revisado o el jefe o no le ha dado respuesta tendrá un folder con la etiqueta o rótulo de “PENDIENTES” y si no ha podido archivar los documentos ya resueltos por falta de tiempo podrá tener un folder que diga “PARA ARCHIVAR”

 

Recepción: Se entiende por recepción el proceso mediante el cual se reciben las comunicaciones internas y Recepción: externas de una entidad en razón a sus funciones. Dentro de las actividades esta: recibo de los documentos. Distribución: Es el proceso mediante el cual se clasifican las comunicaciones para ser distribuidas a nivel Distribución: interno, local, nacional e internacional según sea la necesidad de la entidad. Las actividades son: clasificar por destinatarios, por prioridades, por procesos o productos; distribuir los documentos, diligenciamiento de documentos de control de entrada y recolección de planillas de registro y radicación. Consulta: Que los usuarios tengan acceso a los documentos que se encuentran en los archivos de las entidades Consulta: Que esto con algunas restricciones de confidencialidad. Dentro de las actividades están el evaluar la consulta o requerimiento para determinar su ubicación a la restricción que pueda tener dicha solicitud, usar técnicas que permitan la reproducción que propicie la preservación del documento original, verificar en los inventarios manuales o automatizados que existan en la entidad, conocer la ubicación topográfica, recuperar la documentación objeto de consulta, registrar en el control correspondiente la consulta, facilitar o distribuir los documentos solicitados. Organización:  Es el conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos. Las Organización:  actividades de este proceso están: clasificación, ordenación e identificación de unidades archivísticas; legajado en forma interna, automatizar información básica que permita la recuperación, tener en cuenta la serie documental a la que pertenecen y el nombre especifico de cada unidad archivística.

 

Recuperación:  Realizar la búsqueda de los documentos que requiere el usuario ya sea en un Recuperación:  software o en inventarios manuales. Las actividades son: buscar el documento en el software o inventario manual, realizar la búsqueda en los archivos físicos o virtuales Disposición Final: Final: El gerente, administrador o director o jefe define la disposición final como: selección de los documentos con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación y corresponde al producto de la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Las actividades son: la aplicación la TRDsirevisando si se se elimina las unidades archivísticas que estén aprobadas por el de comité, se eliminan seconserva realiza elo proceso correspondiente y si se conservan se almacenan en un sitio apropiado para los documentos

 

DOCUMENTO Otro término cuando que usaremos proceso de documentario Generalmente hablamosendeeldocumento nostrámite referimos, casi siempre,esal “documento”. papel escrito. Sin embargo, su definición es mucho más amplia, se dice que documento es todo material que contiene información, es decir todo lo que tenga, emita o brinde información, es un documento. Para aclarar mejor, diremos que documentos es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónic electrónica), a), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).   Por ejemplo un USB es un documento, una película, un video, una fotografía, una placa de rayos X, un CD, etc., constituyen documentos porque contienen información.

 

DOCUMENTOS ACTIVOS •También se les llama documentos vivos o de

gestión. Son aquellos aquellos recién generados o recién entregados que en necesitan la entidadla o realización de consulta frecuente, de actuaciones particulares y urgentes para su rápido trámite. •Su uso se realiza por los jefes que han generado los documentos o por quienes están encargados del trámite de estos asuntos. •Es recomendable tener un sistema para conservar únicamente los que son de importancia inmediata, necesaria e imprescindible para su oficina, o para la

empresa.  

DOCUMENTOS SEMI - ACTIVOS •Son los documentos que primero fueron

activos y que por haber sido ya utilizados o haberse realizado sobre ellos un trabajo concreto gestión, sidoser trasladados lugar, peroo que todavíahan puede necesaria de su consulta para el seguimiento de su tema. •Estos se utilizarán a largo plazo, es decir se pueden usar una vez al mes, si no se usa en esta frecuencia se vuelven inactivos, pasivos o históricos.

documentos

 

Documentos inactivos o históricos

Se en ellos los documentos queguardan han perdido su valor administrativo, conservan un valor histórico, político, documental, estadístico, etc.