11 - Control Por Niveles y Diseño de La Estructura

 

Tema: Control por niveles y diseño de la estructura   estructura INTRODUCCIÓN El término “control por niveles” (level control) se utiliza generalmente para definir, cuantas personas dependen de un Director General (Director de División, Director de Departamento, etc.).

Lo que pretendemos indicar con esta definición es saber donde se sitúa el Gerente desde el punto de vista lineal, es decir, que lugar ocupa en el organigrama de la organización, sin especificar el contenido de sus cometidos funcionales y/o personales. El control por niveles podrá variar en función, como es lógico, de las características y circunstancias de la organización, su tamaño o dimensión, el grado de competencia dentro de los valores de la organización y el grado de complejidad tecnológica de la misma. En este Tema vamos a estudiar los niveles operativos y de eficacia de una empresa, desde el Director General, Directores de Departamento, Mandos Intermedios, etc. hasta el personal de apoyo. No existen controles por niveles ideales para cada circunstancia, c ircunstancia, pero si podremos identificar los factores a tener en cuenta para un control adecuado a todos los niveles de la empresa. Lo que sí se verá reflejado, sin duda, es la personalidad, capacidad y energía d de e mando del gestor, por el dinamismo de los activos y los recursos humanos que ha implementado al diseñar la organización funcional. Habrá que tener en cuenta como es el estilo de la gestión general dentro de la organización. Una empresa con un estilo de gestión “orgánica” que propicia las comunicaciones fluidas y la responsabilidad de los comités de trabajo, trab ajo, estará habituada a trabajar en equipo, compartiendo responsabilidades. Este tipo de estructura permitirá un excelente control por niveles, favoreciendo la marcha eficiente de la empresa. Si el control por niveles es demasiado complejo, los subordinados sentirán frustración al no poder acceder fácilmente f ácilmente a sus mandos superiores por estar éstos con problemas de tiempo y excesiva carga de trabajo, sobre todo en las áreas bajo su control que no han sido delegadas.

EL CONT CONTROL ROL POR NIVELES Y L AS ESTRUCT ESTRUCTURAS URAS  Algunos consultores de gestión, han determinado que el número ideal de colaboradores que deben depender de un gestor superior es de cinco o seis. Dependerá en gran medida la naturaleza del departamento y de las funciones o trabajos a realizar. En el departamento de Contabilidad, por ejemplo, donde el trabajo es reiterativo, el control por niveles funciona eficazmente porque el jefe de departamento puede delegar en su personal y estos realizar los trabajos sin controles exhaustivos. Sin embargo, en un departamento con poca estructura, como puede ser el de I+D+i el jefe del departamento se involucrará constantemente en discusiones sobre la definición y dirección de los trabajos y colaborará estrechamente en la aportación de ideas innovadoras. Para trabajar con eficacia en un departamento de estas características, el número de personas máxima serían seis para realizar un control por niveles eficaz.

EL CONTROL POR NIVELES Y LAS RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDA DES El control por niveles tiene una consecuencia directa con los “niveles de responsabilidad”. Un control de niveles más amplio aumenta el nivel de responsabilidades en el gestor y el nivel de influencia de sus decisiones, afecta a todos los niveles de la organización.  

 

Desde el punto de vista práctico, un control por niveles bajo, podría permitir al responsable de la gestión mantener un control absoluto sobre su área funcional, pero la experiencia nos ha demostrado que si se amplía el área de actuación, también aumenta el área de influencia, pues el gestor participa o se involucra más en los circuitos de comunicación interna de la empresa. El control por niveles puede tener un efecto muy significativo en la eficacia y eficiencia de la organización. Una empresade conlos 150 empleados, con loslos correctos por niveles, permite una perfecta coordinación trabajos, puesto que mandoscontroles intermedios no necesitan delegar tanto y pueden supervisar y vigilar el rendimiento de la mano de obra y los trabajos en curso. Los trabajadores a su vez, pueden satisfacer las exigencias de su superior, realizando bien los trabajos y no necesariamente deben contribuir con ideas innovadoras y/o sugerencias. Esta misma empresa, con más control por niveles, los gestores se verían agobiados y tendrían que delegar tareas y perderían la posibilidad de supervisar ellos mismos los trabajos. Serían entonces los propios trabajadores los que tendrían que responsabilizarse del control y organización de sus propias tareas y contribuir entonces con sus propias ideas para mejorar la productividad.

EL JUEGO DE LAS CANICAS El trabajo de investigación sobre las distintas formas de comunicación dentro de una organización, nos ha servido para desarrollar e ilustrar el tema que estamos estudiando. Veamos el ejemplo de dos tipos de estructuras. La estructura “estrella “estrella tiene cinco puntas  –  figura 1 -(cinco miembros), cuatro de los cuales informan y se comunican sólo con el quinto que llamaremos “ líder”. Hay que tener en cuenta que los miembros no pueden comunicarse entre sí, y que su único canal de comunicación es a través del líder. ”

LÍDER

MIEMBRO 1

MIEMBRO 2

MIEMBRO 3

MIEMBRO 4 Figura 1

 

 

La estructura “hexagonal” “hexagonal” - figur a 2 - también tiene cinco miembros pero es un grupo “sin líder”. 

Figura 2 Cada miembro del grupo recibe seis canicas de colores. La labor del grupo es averiguar averiguar cual es upo “sin líder” va mal, pero poco el color común a todos los miembros. Al comienzo del juego el gr upo a poco mejora a medida que se desarrollan las estructuras y formas de comunicación. El grupo “liderado” o “dirigido” empieza bien, pero a medida que trata de estructurar su concepción empeora poco a poco, aunque sigue siendo superior al anterior.

 Al cabo de una docena de pruebas, las canicas se cambian por otras con colores “grises”, ambiguos. El funcionamiento del grupo “sin líder” mejora con respecto al otro, que tiene dificultad en resolver el problema. El grupo”sin líder” pudo encontrar una nueva tarea estimulante, y se

erigió como un grupo creativo e imaginativo para encontrar la solución.  Al contrario, aunque el líder del otro grupo disfrutaba con la tarea, a los otros cuatro componentes les parecía bastante aburrido el juego, porque se habían acostumbrado simplemente a responder a las solicitudes de información del líder. Cuando éste solicitaba su cooperación y ayuda, estos no deseaban, no podían o no sabían dársela. Las simulaciones de este juego son de gran importancia para las organizaciones. Un trabajador que no participa en las decisiones, en quién se delega poco o nada y que no aporta iniciativas o sugerencias para realizar su trabajo, responderá igualmente como lo hacen los “trabajadores” del grupo “con líder”.   Por el contrario, cuando esto ocurre de forma positiva, la organización puede orientar a sus mandos intermedios a delegar responsabilidades y así crear una organización eficaz, con mayor participación a todos los niveles y deseos de cooperación, cuando la organización lo demande.

EL CONT CONTROL ROL POR NIVELES Y L LA A COORDINACIÓN Los directivos de empresa tienen la misión m isión primordial de coordinar las actividades de los distintos responsables de cada departamento: compras, marketing, finanzas, producción, investigación y desarrollo; todo ello variará en función de que exista un control de niveles, grande o pequeño, es decir una estructura pequeña, mediana o grande. Un grupo capaz de trabajar con cohesión conseguirá descargar tareas a su inmediato superior, lo que permitirá a éste dedicar más tiempo a la planificación, presupuestos, políticas y estrategias, así como a otras decisiones corporativas. Por este motivo, deberá existir una comunicación muy fluida que permita disfrutar de una mayor cobertura informativa, con la creación de equipos homogéneos de trabajo para mejorar el funcionamiento de la empresa. Un control de nivel superior necesita una gran concentración, cuanto mayor sea el número de departamentos a controlar. El hecho de que nos encontremos ante una organización pequeña, también es necesario que sus gestores se preocupen de la coordinación, aunque no existan  

 

canales de comunicación tan complejos como en otras organizaciones superiores. Nunca olvide…  “Es preferible una pequeña empresa mal organizada que una grande mal organizada”  

La apuesta de una pequeña empresa por la organización es un objetivo inmediato a conseguir, mientras que si una gran empresa adolece de una organización eficaz, puede repercutir negativamente en su desarrollo corporativo. Sobretodo…   “No olvidemos que las multinacionales de hoy, tan solo hace 50 años, eran pequeñas empresas”   Definitivamente…   “La gestión empresarial es una necesidad imperiosa en la economía moderna. Nada de

remedios-tipo, sino proyectos de racionalización a todos lo niveles de la organización, para aumentar la productividad y los beneficios de nuestras empresas”.   Postulado d e CEDEC CEDEC (Ce (Centro ntro Europeo de Evoluc ión Econó mica) Bruselas.

RESUMEN 1.

Hemos estudiado detalladamente los efectos del “control por niveles” en las estructuras de las empresas, las responsabilida responsabilidades des y

las estrategias de coor dinaci dinación ón m más ás eficaces. 2.

Hemos llegado a la conclusión de que un “control por niveles” en

organizaciones menos comp complejas, lejas, fomenta la partic ipación de todo todoss sus componentes y donde se pueden implementar técnicas de gestión gestió n modern modernas. as. 3.

Una empresa bien administrada puede tener distintas formas de aplicar su “control por niveles”, en función de los distintos departamentos que configuran la organización. También pueden variar las normas de aplicación según la localización geográfica y otras circunstancias, ci rcunstancias, por ejemplo, las cultu rale rales. s.

PREGUNTAS 1. ¿Qué significa el término “control por  niveles”?  2. ¿C ¿Cómo ómo influye el estilo de gestión e en ne ell control por nivele niveles? s? 3. ¿C ¿Cuál uál e ess e ell número idea ideall de personas o acciones e en n un cont control rol por niveles? 4. ¿P ¿Por or qué se obti ene un mejor cont control rol por niveles cuando las tareas están estructuradas? 5. ¿C ¿Cuáles uáles son las características de las ta tarea reass u operaciones de nominadas “planas”?    

 

6. ¿Cuál ¿Cuál e ess el el efecto efecto que produce pro duce el el control contr ol por niveles en la actitu actitud dy conducta de los traba t rabajadores? jadores? 7. ¿Cómo ¿Cómo responde e ell pe perso rsonal nal de una empresa grande al cont control rol por niveles? 8. ¿Qué ¿Qué conc lusi lusiones ones obtenemos del juego de las canicas? 9. ¿Cuál ¿Cuál es el beneficio obtenido por los Jefes de De Departamento partamento al al implantar el “control por niveles”?  10.. ¿E 10 ¿En n qu que e deberán ocuparse llos os Jefes J efes de Departamento Departamento en las l as empresass con u n bajo control por niveles? empresa 11. ¿Qué significado tiene la expresión “orientación de la empresa”?