102022063 Manual de WinCaja

MANUAL

DEL

USUARIO

GUIA DE INSTALACIÓN Y USO DE WINCAJA

MC POS, S.A. DE C.V. 1

INDICE CONTRATO DE LICENCIA .......................... 4 INTRODUCCION Bienvenida ............................................ 8 Definición de WinCaja ........................... 8 Caracteristicas Principales .................... 9 Datos técnicos..................................... 10 Requerimientos................................... 10 INSTALACION Arranque de WinCaja .......................... 11 SOS Creación de la base de datos............... 14 INICIANDO SESION Pantalla Principal ................................ 24 Salir del Sistema ................................. 26 Cerrando Sesión .................................. 27 Teclas de Uso ...................................... 28 Búsqueda Tutorial ............................... 29 MENUS Archivo................................................ 30 Edición ................................................ 49 Procesos Especiales ............................ 52 Catálogos ............................................ 69 VISTAS ................................................. 103 2

CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL DEL SOFTWARE WinCaja DE MC POS, S.A. DE C.V. IMPORTANTE - LEA DETENIDAMENTE: Este Contrato de Licencia de uso para el Usuario Final ("CONTRATO") el cual constituye un acuerdo legal entre usted, ya sea una persona física o una entidad jurídica, y el fabricante o distribuidor con el cual adquirió el o los productos de software MC POS, S.A. DE C.V. identificados arriba o en la Tarjeta de identificación del producto que acompaña al presente CONTRATO (desde ahora denominado "“SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”" o "SOFTWARE"). El “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” incluye software, medios relacionados, cualquier hardware, que acompaña al software, cualquier material impreso y documentación "en línea" o electrónica. Al abrir este paquete, instalar, copiar o de otra manera usar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”, usted está de acuerdo en quedar obligado por los términos de este CONTRATO. Si usted no está de acuerdo con los términos de este CONTRATO, MC POS, S.A. DE C.V no estará dispuesto a otorgarle la licencia del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. En dicho caso, no podrá usar o copiar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” y deberá ponerse inmediatamente en contacto con el Fabricante o distribuidor para obtener instrucciones sobre la devolución del o de los productos no utilizados y el reembolso del importe pagado. LICENCIA DEL “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” El “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” se encuentra protegido por leyes mexicanas de derechos de autor y por tratados internacionales sobre derechos de autor, así como por otras leyes y tratados sobre propiedad intelectual. El “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” se concede bajo licencia y no se vende. El término "EQUIPO o PC", tal como se usa aquí, se refiere al HARDWARE, tanto si el HARDWARE es un equipo de computación o el equipo de computación con el cual funciona el HARDWARE, como si el HARDWARE es un componente del equipo de computación. 1. CONCESIÓN DE LICENCIA. Este CONTRATO le otorga a usted los siguientes derechos: - Instalación y uso del software. Usted podrá instalar y usar sólo una copia del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” en su EQUIPO o PC, excepto que se establezca expresamente de otra manera en la Sección 1 de este CONTRATO. - Almacenamiento. Uso en la red. Usted también podrá almacenar o instalar una copia de una parte del software del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” en el EQUIPO o PC para permitir a sus otros equipos o PCs el uso del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” en una red interna y distribuir el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” a sus otros equipos o PCs a través de una red interna. Sin embargo, deberá adquirir y dedicar una licencia para el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”

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de cada PC o equipo en el que utilice o al que distribuya el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. Una licencia del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” no se puede compartir o usar simultáneamente en diferentes equipos o PCs. 2. DESCRIPCIÓN DE OTROS DERECHOS Y LIMITACIONES. -

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Limitaciones en materia de ingeniería inversa, descompilación y desensamblaje. No podrá utilizar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, ni desensamblar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”, con excepción y en la medida en que dicha actividad esté expresamente permitida por la ley aplicable, no obstante esta limitación. Separación de los componentes. El “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” se concede bajo licencia como un producto único. Las partes que lo componen no podrán separarse para su uso en más de un equipo o PC. Alquiler. Está prohibido alquilar, arrendar o prestar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. Transferencia del Software. Usted podrá transferir de manera permanente los derechos que le han sido otorgados por el presente CONTRATO siempre y cuando no retenga copias, transfiera todo el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” (incluyendo todas sus partes componentes, los medios y materiales impresos, toda actualización, este CONTRATO y de ser aplicable, el o los Certificados de Autenticidad) y que el receptor está de acuerdo con los términos de este CONTRATO. Si el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” es una actualización, cualquier transferencia deberá incluir todas las versiones anteriores del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. Terminación. Sin perjuicio de cualquier otro derecho, MC POS, S.A. DE C.V. podrá terminar su derecho a usar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” bajo este CONTRATO si usted no cumple con los términos y condiciones del presente CONTRATO. En dicho caso, usted deberá destruir todas las copias del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” y todas sus partes componentes.

3. ACTUALIZACIONES. Si el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” se encuentra marcado como una actualización, usted deberá tener la licencia adecuada para usar el producto identificado por MC POS, S.A. DE C.V. como calificado para ser actualizado, a los fines de poder usar el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. Solamente para los fines de actualización de productos, Un “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” marcado como actualización reemplaza y/o complementa al Producto calificado. Usted podrá usar el producto resultante actualizado sólo de acuerdo a los términos de este CONTRATO. 4. DERECHOS DE AUTOR. La propiedad y derechos de autor relacionados con el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” (incluyendo pero no limitándose a imágenes o subprogramas, incorporados

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dentro del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”), los materiales impresos que lo acompañan y cualquier otra copia del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”, son propiedad de MC POS, S.A. DE C.V.. No podrá copiar los materiales impresos que acompañan al “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. MC POS, S.A. DE C.V. se reserva todos los derechos no otorgados específicamente bajo este CONTRATO 5. MEDIO DEL SOFTWARE. Es posible que reciba el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” en más de un medio. Con independencia del tipo o tamaño del medio que reciba, podrá usar únicamente el medio que sea apropiado para su EQUIPO o PC. No podrá usar o instalar el otro medio en otro equipo o PC. No podrá prestar, alquilar, arrendar o de otra forma transferir el otro medio a otro usuario, excepto como parte de una transferencia permanente (como se expresa arriba) del “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja”. 6. RESTRICCIONES EN MATERIA DE EXPORTACIÓN. Usted acuerda que ni usted ni sus clientes pretenderán hacer ni harán, ni directa ni indirectamente, lo siguiente: exportar o transmitir el “SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja” o la documentación relacionada ni los datos técnicos que acompañan la documentación del Sistema. 7. GARANTIA LIMITADA. MC POS, S.A. DE C.V. le garantiza que el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja operará substancialmente de acuerdo con la documentación por un periodo de (90) días después de la fecha en que usted reciba el Software. Esta garantía limitada no cubre el Software de conjunto de caracteres convertidos a otros formatos. Para reclamar la garantía, usted deberá devolver el software al establecimiento donde lo obtuvo acompañado de su factura de compra dentro de dicho periodo de 90 días. Si el Software no funciona substancialmente de acuerdo a la documentación, la entera responsabilidad de MC POS, S.A. DE C.V. y su remedio exclusivo estará limitado a uno de lo siguiente, a la decisión de MC POS, S.A. DE C.V. , el remplazamiento del software o un reembolso del precio pagado para la licencia del Software. 8. RENUNCIA DE GARANTIAS. Con excepción de la garantía limitada mencionada en el inciso 7 de este contrato, ni MC POS, S.A. DE C.V. ni sus proveedores hacen garantías , expresas, implícitas o derivadas de la ley, con respecto a otras circunstancias, incluyendo pero no limitadas a la no-violación de los derechos de una tercera parte, comerciabilidad, o idoneidad para fin especifico. MC POS, S.A. DE C.V. y sus proveedores no garantizan y no pueden garantizar las acciones o resultados que usted pueda obtener usando el Software.

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9. NO DAÑOS Y PERJUICIOS CONSECUENCIALES. Bajo ninguna circunstancia tendrán MC POS, S.A. DE C.V. o sus proveedores responsabilidad legal para indemnizarle a usted por cualquier daño o perjuicio ya sea concecuenciales, indirectos, incidentales, punitivos o especiales, incluyendo cualquier perdida de ganancias o ahorros, aun cuando un funcionario de MC POS, S.A. DE C.V. o cualquier proveedor ha sido aconsejado de la posibilidad de dichos daños, o de cualquier demanda por una tercera parte.

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INTRODUCCIÓN Toda empresa implicada en el comercio de productos o servicios requiere de una herramienta de trabajo y control, que le permita vender a sus clientes con rapidez y precisión, además de obtener información de manera veraz, rápida y dinámica aprovechando la tecnología de punta en Hardware que existe en el mercado de detalle. por lo que WinCaja cubre perfectamente con tales expectativas. Con WinCaja, usted obtiene grandes beneficios económicos, llevando un control total y automatizado desde que se adquieren los productos, hasta que el cliente paga por ellos en las diferentes formas de pago existentes, a crédito o de contado. EL sistema cuenta con una gran cantidad de variables de configuración que permiten que el mismo se adapte a empresas de mayoreo, medio mayoreo y detallistas. Con WinCaja, usted aprovecha lo mejor de la tecnología del hardware de punto de venta pudiendo configurar una gran gama de marcas y modelos de dispositivos.

BIENVENIDA Bienvenido a WinCaja, el programa más efectivo para la Solución al Punto de Venta. Comprobado por una gran cantidad de usuarios, WinCaja es la herramienta más potente y confiable para el buen control de su negocio. Agradecemos de sinceramente su preferencia, estamos seguros que le será de gran utilidad.

DEFINICIÓN DE WinCaja WinCaja es un programa integrador que facilita la planeación, el desarrollo y el control de las actividades del proceso compraventa, además, le proporciona información exacta y oportuna que le permite optimizar: • Inventarios • Clientes (Cuentas por cobrar) • Facturación • Vendedores (Comisiones) • Punto de Venta • Inventarios Trabaja bajo el ambiente de Windows, la información requerida se puede obtener desde una presentación en pantalla, una impresión en papel o bien exportarla a un archivo en los formatos más comunes (Excel, Dbase o Texto). Además de poder analizar la información mostrada en agrupaciones, filtros u ordenamientos, según sus requerimientos.

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Con solo presionar un botón usted puede obtener la información necesaria para tomar decisiones; además, también puede crear, borrar, modificar las vistas de información para que WinCaja se la proporcione en la cantidad y contenido que usted necesite. Para cada vista, usted puede tener acceso a una gran cantidad de columnas que puede ir agregando, además de definir la posición y la cantidad de decimales, puede aplicar filtros, ordenamientos, subtotalizaciones y niveles de seguridad. Hemos integrado una pantalla de punto de venta fácil de usar en la que no se requiere el uso del ratón, y el teclado puede ser usado sólo en la medida que sea indispensable, por ejemplo se puede realizar una venta con sólo utilizar el escáner y hacer uso de unas cuantas teclas para concluir la venta; con esto se permite hacer gran cantidad de operaciones al día por caja. Además de proveer al cajero la información necesaria para poder tomar decisiones simples y mejorar la atención al cliente. WinCaja cuenta con un nivel de seguridad que permite definir a los usuarios donde pueden entrar y que pueden hacer, llevando una bitácora de las autorizaciones hechas por el personal responsable.

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü ü

Imprime facturas o ticket. Acepta diferentes formas de pago (contado, tarjetas de crédito, vales, crédito) Maneja una o varias cajas, cajero y vendedores Puede localizar el artículo por código de barras, código interno o nombre Manejo ilimitado de precios Manejo de artículos compuestos y artículos no inventariables (servicios) Procesos automáticos de cambios de precio, ofertas, último costo, orden de compra a proveedor y aplicación de captura de inventario físico parcial o total. Agrupadores como familias, subfamilias, categorías. Manejo de unidad de compra, unidad de venta y unidad de reventa, pudiendo realizar ventas por las primeras dos. Maneja uno o varios almacenes, pudiendo hacer intercambio de existencias entre ellos. Comisión a vendedores por venta global o definida en cada artículo, esta puede ser por venta o utilidad bruta, inmediata o sobre cartera recuperada. Venta a crédito con verificación de disponibilidad y estado de la cartera. Captura de cotizaciones para posteriormente hacer la venta sin necesidad de volver a capturar.

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DATOS TÉCNICOS • WinCaja está desarrollado en Visual Basic 6.0 totalmente ambiente gráfico. • Maneja archivos del estándar MDB, es decir, pueden ser vistos a través de un manejador de bases de datos como Access. • Maneja archivos compartidos en caso de red.

REQUERIMIENTOS WinCaja es un programa que puede procesarse en cualquier computadora compatible con el estándar industrial, siempre y cuando tenga las siguientes características: • • • • • • • • • • • •

Procesador Pentium II 300 Mhz Al menos 32 MB de RAM. Disco duro con al menos 250 MB de memoria disponible. Sistema Operativo Windows 95 o superior. Puertos RS232 (seriales) y puerto paralelo Cajón para el dinero (opcional). Regulador de voltaje. Protector contra picos de voltaje (opcional). Lector de código de barras (opcional). Báscula electrónica (opcional). Fuente de energía ininterrumpible (UPS) (opcional). Sistema Operativo de red (opcional)

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INSTALACIÓN ARRANQUE de WinCaja Deberá insertar su disco compacto del programa de WinCaja en su unidad lectora de discos compactos (CD ROM) de su computadora, el sistema automáticamente activará el programa de instalación o bien deberá acceder al disco compacto en la carpeta de instalación y activar el programa Instalar. Después de un proceso corto de copia de algunos archivos, el programa de instalación le pedirá que reinicie su computadora, al entrar nuevamente a Windows, deberá insertar nuevamente su disco compacto que contiene el sistema de WinCaja. Volverá a activarse automáticamente el proceso de instalación y esta ves le aparecerá en su pantalla la “Bienvenida al programa de instalación de WinCaja”, usted deberá presionar el botón de aceptar si desea instalar el programa WinCaja, o bien el botón de Salir si no desea instalarlo.

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Si usted decidió instalar el programa de WinCaja, le aparecerá la pantalla siguiente en donde usted deberá indicar que aplicación del sistema desea instalar.

Posterior a esta selección se le pedirá indicar el nombre del directorio en el que se instalara el sistema, el programa de instalación sugerirá se instale en el directorio c:\WinCaja, usted estará en libertad de elegir otro directorio de instalación o bien crear uno nuevo. El programa de instalación le preguntará por el nombre del grupo de programas en donde se instalarán los accesos directos a los programas que usted decidió instalar, el programa de instalación sugerirá se creen los accesos directos en el grupo WinCaja, usted estará en libertad de elegir otro grupo de instalación o bien crear uno nuevo.

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Una vez elegido el grupo de programas y haber presionado el botón de continuar, el programa de instalación procederá a la copia de los archivos al disco duro de su computadora; este proceso lleva algunos segundos o minutos dependiendo de la capacidad del equipo.

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SOS Creación de la base de datos Para crear la base de datos de WinCaja usted deberá activar el programa SOS que se encuentra en el grupo de programas de WinCaja

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Al activar el programa SOS se le pedirá que indique en donde va a residir la base de datos del programa, puede ponerla manualmente en C:\WinCaja\WinCaja.mdb o puede buscar la ubicación que desee con el explorador.

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Al buscarla con el explorador le mostrará la ruta c:\WinCaja, o la carpeta que hubiera elegido para instalar el programa WinCaja, usted deberá indicar el nombre del archivo como desea llamar a la base de datos, el sistema le sugiere llamarla: WinCaja.mdb usted estará en libertad de cambiarle el nombre, posteriormente deberá presionar Abrir.

A continuación el programa de instalación le mostrará un aviso, que el archivo no existe y si desea crearlo, a lo que deberá contestar afirmativamente si desea crear la base de datos del programa WinCaja.

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Posteriormente el programa de instalación le mostrará esta pantalla en donde usted deberá presionar el botón de conectar para continuar con el proceso de creación de la base de datos.

A continuación se le preguntará si desea crear la base de datos a lo que deberá contestar que sí, si desea crear la base de datos del programa WinCaja.

A continuación se presentará en la pantalla un proceso de creación de la base de datos, deberá esperar unos segundos.

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Una vez creada la base de datos, se mostrará la pantalla del programa de utilerias (SOS), aquí procederemos a la inicialización de la base de datos, esto se deberá hacer en el módulo Empezar - Inicialización total.

Al hacer la inicialización total de la base de datos el programa de utilerías le enviará un mensaje de advertencia, esta será la única ocasión que deberá emplear esta utilería, ya que este proceso elimina toda la información de la base de datos.

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A continuación se le pedirá que indique el número de almacén, este paso es importante que se tome en consideración ya que si usted tiene más de un almacén o más de una tienda, cada tienda o almacén deberá tener un número para efectos de consolidación entre tiendas.

Al aparecer el siguiente mensaje en su pantalla, la base de datos ya esta lista para ser usada; también aquí se muestra el número de cajero y la clave con la cual usted tendrá acceso al sistema WinCaja.

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Después de la inicialización de la base de datos, se procederá a la creación de las vistas de información, en las cuales usted podrá consultar cada uno de sus movimientos, sólo hay que contestar afirmativamente las opciones que se muestren y en cuestión de segundos estarán creadas las vistas de información que podrá consultar en la aplicación WinCaja.

Junto con el programa WinCaja le será entregado la llave o sentinel y con el la clave personalizada para su empresa, usted deberá dar de alta su licencia de uso.

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La llave o sentinel deberá ser colocada en el puerto paralelo de su computadora (lpt1), el programa de alta de licencia así se lo hará saber. Es importante que el puerto paralelo este configurado con la petición de interrupción 07 (IRQ), y el intervalo de entrada y salida 0378-037F.

Se deberán llenar todos los datos que se le solicitan tal y como aparecen en la carpeta de registro, la cual usted recibirá junto con el programa de instalación.

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INICIANDO SESION Para iniciar con el sistema de WinCaja haga clic en inicio y después en programas, luego seleccione la carpeta WinCaja, y dé clic en el icono de WinCaja; o bien si ya cuenta con el acceso directo en el escritorio haga doble clic sobre el icono:

Y a continuación aparecerá la siguiente ventana:

Usted tendrá que teclear el número de usuario (cajero) que le corresponde, así como la contraseña respectiva. Al escribir la contraseña de usuario irán apareciendo asteriscos, para que ésta no sea vista en pantalla. El cajero 00 está facultado para acceder a todos los procedimientos del programa, los demás cajeros y colaboradores ordinariamente tienen facultades más restringidas. Por ser primera vez que accede a WinCaja deberá escribir las siguientes claves, mismas que podrán ser modificadas dentro del módulo Catálogos, Cajeros. Cajero Clave del cajero

00 ZZZZZ

El número de cajero validado es el 00 con la contraseña zzzzz, por lo que se recomienda que a la brevedad posible cambie su contraseña. Cuando se escribe una clave incorrecta, WinCaja envía un mensaje de advertencia (usted cuenta con tres oportunidades para poner la contraseña correcta).

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Si en la última oportunidad la clave no ha sido escrita correctamente, aparecerá la siguiente ventana:

Al presionar Aceptar automáticamente lo enviará al escritorio de Windows.

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PANTALLA PRINCIPAL Una vez que se accedió al sistema, se muestra la pantalla principal; la cual está formada por los siguientes elementos: Cerrar Minimizar Barra de menús

Restaurar Barra de herramientas

Vistas

Barra de estado

BARRA DE MENUS: Aquí se encuentran una serie de comandos en donde en cada uno de ellos se encuentran clasificadas las opciones con las que el sistema cuenta y cada una tiene su propia función; por ejemplo: Archivo, Salir (esta opción permite desconectarse del sistema y salir de la aplicación). BARRA DE HERRAMIENTAS: Los comandos están representados por un icono en donde cada uno ejecuta una función diferente y son los de uso frecuente.

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VISTAS: Las vistas están clasificadas de acuerdo a su contenido en: Agrupadores, Artículos, Precios/Ofertas, Ventas del día, Clientes, Proveedores, Mov. Almacén, Personal, Impuestos, Procesos especiales, Vistas libres; cada una contiene una subclasificación. Esto con el fin de presentarle la información lo más detalladamente posible. BARRA DE ESTADO: Aquí se muestra la fecha y hora actual del sistema; así como algunas de las funciones que se realizan durante la ejecución de la aplicación. MINIMIZAR: Al dar Clic en este botón, envía la aplicación a la barra de tareas. No la cierra, sólo la minimiza para que pueda ejecutar alguna otra aplicación. RESTAURAR: Maximiza o minimiza la ventana activa según el estado en que se encontraba con anterioridad.. CERRAR: Cierra la aplicación.

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SALIR DEL SISTEMA Para salir de WINCAJA, siga las siguientes instrucciones: 1. De la barra de menús active Archivo y posteriormente la opción salir...

2. y enseguida aparecerá la ventana:

Si realmente desea salir, dé un clic en Sí; de lo contrario en No y lo regresa a la pantalla principal O bien, de una manera más rápida; haga Clic en el botón Cerrar de la barra de título.

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CERRANDO SESION Si desea cerrar la sesión, es decir, acceder al sistema como otro usuario, sin salir de él; ejecute las siguientes instrucciones: 1. De la barra de menús active Archivo y Cerrar Sesión...

Inmediatamente después aparecerá la ventana:

Aquí indique el número de cajero y contraseña respectiva para acceder al sistema como un usuario diferente.

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TECLAS DE USO común en WinCaja Como referencia y para facilitar la comprensión del uso del manejo de las teclas de funciones y sus combinaciones que maneja WinCaja, a continuación se explicará su forma de uso:

Teclas

Teclado en inglés

Teclado en español

PgUp

Presione Page Up

Presione Re Pág

PgDn

Presione Page Down

Presione Av

Home

Presione Home

Presione Inicio

End

Presione End

Presione Fin

Ins

Presione Ins

Presione Ins

Del

Presione Del

Presione Supr

^ Enter

Presione Ctrl seguido de la tecla Enter Ctrl + ↵

Presione Ctrl seguido de la tecla Intro Ctrl +↵ ↵

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BÚSQUEDA TUTORIAL Hay varias formas de buscar un elemento ya sea en WinCaja como en WinVenta; por código y por descripción del artículo; para activar esta función deberá presionar al mismo tiempo las teclas Control+Enter. Las distintas formas de búsqueda son las siguientes: Búsqueda por código: Deberá escribir los primeros 3 ó 4 caracteres del código, después presionar las teclas Control+Enter, el cursor brincará al campo de descripción, y aquí presionará la tecla Enter una sola vez, inmediatamente aparecerá el cuadro en donde deberá seleccionar el artículo que busca y presionar después la tecla Enter. Ejemplo SAP + (Ctrl+Enter) + Enter Búsqueda avanzada por Código: Consiste en buscar por alguna secuencia de letras o números dentro del código, para realizar esta búsqueda deberá anteponer un asterisco (*) antes de cada secuencia y repetir lo de la búsqueda por código. Por ejemplo *MARU + (Ctrl+Enter) + Enter. Búsqueda por Descripción: Consiste en buscar por los primeros 3 ó 4 caracteres de la descripción del producto, para realizar esta búsqueda deberá presionar Ctrl+Enter en el campo Código, el cursor brincará al campo de Descripción, aquí deberá escribir los primeros 3 ó 4 caracteres de la descripción y presionar la tecla Enter una sola vez, inmediatamente aparecerá el cuadro en donde deberá seleccionar el artículo que busca y presionar después la tecla Enter. Ejemplo (Ctrl+Enter) + SABAN + Enter. Búsqueda avanzada por Descripción: Consiste en buscar por alguna secuencia de letras o números del campo Descripción, para realizar esta búsqueda deberá presionar Ctrl+Enter en el campo Código, el cursor brincará al campo de descripción, aquí deberá escribir un asterisco antes de los primeros 3 ó 4 caracteres de la descripción y presionar la tecla Enter una sola vez, inmediatamente le aparecerá el cuadro en donde deberá seleccionar el articulo que busca y presionar después la tecla Enter. Ejemplo (Ctrl+Enter) + *ALGOD + Enter.

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MENU ARCHIVO Este menú cuenta con las acciones principales para configurar el sistema, las vistas e impresoras así como cerrar la sesión o salir de la aplicación.

Las opciones relacionadas con las vistas, de este menú, solamente se activan al mostar en pantalla alguna vista; así como también las opciones Imprimir e Impresión previa.

CONFIGURAR VISTA Esta opción esta dividida en 4 fichas: General, Columnas Filtro y Seguridad; y éstas le permiten establecer los parámetros que usted requiera para la presentación de la vista actual, es decir, sobre la que está activa en pantalla.

Los cambios se aplican hasta dar clic en el botón Guardar y son permanentes.

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General: Aquí se muestran los datos generales de la vista o reporte.

Nombre del reporte

Tipo y tamaño de letra

Puede ordenar la vista por campos

Posición de la hoja

Subtotaliza: Al activar esta opción, cada que cambia de campo (según el seleccionado), subtotaliza los campos al tener activada la indicación Totalizado en Impresora de la ficha Columnas. Parametrizado por: Puede establecer un parámetro a la vista, siempre se le preguntará al acceder la vista por el rango inicial y el final, según la columna parametrizada. Columnas: Aquí se indica que columnas van ha aparecer en la vista, éstas se pueden quitar o bien, cambiar el orden.

Puede darle un título diferente a la columna

Agrega o quita columnas a la vista

Dar un orden a la columna en la vista

Defina el número de decimales para una columna y puede totalizar en impresora

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Tamaño: Se refiere al ancho de columna. Editable por el usuario:

Al activarla, se puede modificar directamente en el grid, es decir, sobre la vista. No todos los campos están disponibles para esta opción.

Filtros: Modifican la vista y los cambios son permanentes. Por lo que se recomienda copiar la vista y renombrarla, esto, con el fin de conservar una vista original; y en la copia aplicar los filtros. Negación de la condición

Seleccione el campo del filtro

Seleccione el valor del filtro

Tipo de conecto r (Y,O) Elimina filtros Seleccione el operador o condicion para el filtro (=,>,=,12. Unidad de Compra = 1 Unidad de Venta =12. Moneda: Se deberá de indicar la moneda en que se compra y la moneda en que se vende, puede darse el caso de que la moneda de compra sea en dólares y la moneda de venta sea en pesos, para este fin deberemos dar de alta nuestros tipos de monedas. Comisión de puntos por frecuencia. Monto de compra/ Puntos que otorga No inventariable: Esta opción se refiere a que si no interesa el control del inventario del articulo o el producto corresponde a un servicio, al activar esta casilla podemos vender al articulo sin que se cuente con existencia. Precio siempre Libre: Con esta opción activada, el articulo se puede dar de alta sin ponerle un precio, cundo sea llamado en punto de venta podremos editar el precio que se quiera en ese momento. La a) b) c) d) e)

ventana de artículos cuenta con 5 fichas: Compuestos Precios Existencias Estadísticas de ventas Proveedores

A continuación se explicará cada una de ellas. a) Compuestos: Un artículo compuesto está formado por un conjunto de otros artículos del almacén; es decir, podemos tener un articulo Padre con varios artículos hijos. Al activar la casilla “Es compuesto”, automáticamente se habilitará la opción de compuestos en donde usted deberá indicar los productos que forman el artículo compuesto. En la próxima imagen verá un ejemplo de un articulo compuesto.

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Cuando se descarga del inventario el articulo padre automáticamente se descontaran del mismo los artículos hijos que están ligados al articulo padre. En esta misma ficha se deberá indicar si el articulo compuesto es producto terminado. Si así fuera el caso, usted deberá realizar una orden de producción para poder vender este producto compuesto. Este proceso se hará activando el menú Catálogos, opción Artículos y posteriormente Ordenes de Producción; el cual se explica en el apartado correspondiente.

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b) Precios: El sistema le permite dar de alta “n” número de precios para cada artículo tomando en cuenta si los precios son con impuestos incluidos o no. Si usted utiliza el sistema de cambio automático por cantidad deberá indicar a partir del precio 2 el número de piezas en unidad de venta para cambio automático de precio. En la siguiente imagen se muestran 5 precios y cada uno de ellos tiene asignado una cantidad para cambio automático, es decir, cuando se venda de 10 hasta 19 piezas el sistema asignará de manera automática el precio 2, de 20 a 29 piezas el sistema asignará de manera automática el precio 3, de 30 a 39 piezas el precio 4 y así sucesivamente.

A cada precio se le puede asignar un valor de utilidad en porcentaje, con este valor, mediante un proceso, podrá hacer el calculo del precio de venta tomando al costo promedio o al último costo como valor para el calculo de este precio. Mas adelante nos ocuparemos en detalle de este proceso. Impuestos: Se deberá indicar el o los impuestos con que cuenta el artículo (IVA e IEPS), tanto de compra como de venta. Comisión al vendedor %: Indique el valor de comisión en porcentaje que pagará a sus vendedores cada vez que el artículo sea vendido. Si no maneja comisiones a sus vendedores deberá dejar este campo en blanco. Peso aproximado: Señale el peso aproximado que tiene cada unidad de venta, con este valor es posible indicar en un documento el peso que tendría determinado empaque o embarque. Margen para precio sugerido %: Usted deberá indicar el valor en porcentaje para que el sistema calcule de manera automática en función al precio de venta del articulo el precio sugerido a detalle. Ultimo cambio de precio: Aquí se indica cuando fue la fecha del último cambio de precio que registró el articulo.

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c) Existencias: Almacén: Usted indicará el almacén del cual quiere consultar las existencias del artículo. Existencia inicial: aquí se indica la existencia inicial con que cuenta el articulo al inicio del periodo. Total de entradas: Aquí se indica el total de entradas que ha tenido el articulo en el periodo. Total de salidas: Se indica el total de salidas que ha tenido el articulo en el periodo. Existencia actual: Se indica la existencia actual que tiene el articulo. Costo promedio: Costo promedio del articulo en moneda nacional. Valor de la existencia: Valor de la existencia a costo promedio y en moneda nacional. Ultimo costo: Del articulo o costo de reposición, campo que puede ser modificado por el usuario. Ubicación: Indicar la ubicación física del articulo en su almacén, área de venta, anaquel, etc. Stock mínimo: Señalar el Stock mínimo en unidad de venta para efecto de resurtido. Stock máximo: Señalar el Stock máximo en unidad de venta para efecto de resurtido. Fecha de última compra: Se indica cuando fue la fecha de la última compra del articulo. Fecha de última venta: Se indica cuando fue la fecha de la última venta del articulo.

d) Estadísticas de Ventas: Esta ficha es solamente informativa y se divide en dos secciones: en el Periodo y en el Año. ü En el periodo: Valor: Se indica el valor en moneda nacional de ventas en el periodo sin impuestos. Unidades: Se indica el número de piezas en unidad de venta vendidas en el periodo. Unidades auxiliares: Se indica el número de unidades auxiliares vendidas en el periodo.

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ü En el año Valor: Se indica el valor en moneda nacional de ventas en el año sin impuestos. Unidades: Se indica el número de piezas en unidad de venta vendidas en el año. Unidades auxiliares: Se indica el número de unidades auxiliares vendidas en el año.

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e) Proveedores: Esta ficha le permite asignar las prioridades deseadas a los proveedores, debe indicar el código de producto del proveedor, así como el costo del producto con el proveedor. El sistema le permite asignar “n” número de proveedores a un mismo producto.

MOVIMIENTOS DE ALMACEN A través de esta ventana se registran los movimientos relacionados con el almacén tales como: compras, devoluciones al cliente, al proveedor, ajustes de entrada, salida, etc. Active el menú Catálogos, Artículos y posteriormente Movimientos de Almacén...

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Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Tipo: Elija el movimiento que quiera realizar (compra, devolución al proveedor, devolución del cliente, etc.). Documento: El sistema llevara un contador automático por el tipo de documento y por caja. Referencia: Usted deberá indicar la referencia del documento. Cajero: Muestra el número de cajero que realiza el movimiento de almacén. Caja: Muestra el número de caja en que se realiza el movimiento de almacén. Moneda Extranjera: Deberá indicar si el movimiento es con moneda extranjera habilitando esta opción. Fecha: Indique la fecha del movimiento, el sistema toma automáticamente la fecha del día corriente. ♦ El campo que le sigue a fecha, cambia según la elección realizada en el tipo de movimiento; y usted deberá indicar el nombre, ya sea del cliente, Proveedor, etc. ORDENES DE PRODUCCIÓN Esta opción le permite controlar la materia prima que utiliza para elaborar o fabricar un producto para su venta, es decir, un producto terminado; en otras palabras, convierte la materia prima en producto terminado. Previamente en la opción de Productos y Servicios contenida en el menú catálogos, debe señalar que el artículo “es compuesto”, posteriormente, seleccionar la ficha Compuesto e indicar que es un producto terminado. Al realizar la orden de producción automáticamente se descontaran las existencias de los artículos hijo. Si no lo hace a través de una orden de producción, entonces se descontaran automáticamente los artículos hijo cada vez que se venda el articulo compuesto (padre).

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Active el menú catálogos, artículos y posteriormente ordenes de producción:

Muestra la siguiente ventana:

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PROGRAMACION DE OFERTAS Mediante este módulo, el sistema le permite programar un artículo en oferta ya sea en porcentaje o en valor; así como también indicar la fecha en que concluye la oferta y/o limitarla a “x” cantidad de productos.

Active el menú Catálogos, Artículos y haga clic en Programación de Ofertas...

Pasos para Programar ofertas 1. Seleccione el artículo a ofertar, ya sea por medio del código o el nombre utilizando las teclas Ctrl + Enter 2. Establezca el monto de la oferta 3. Indique si es en porcentaje, en este caso active la casilla de verificación haciendo clic en ella. 4. Señale la fecha de inicio y de finalización de la oferta. 5. Establezca el límite de unidades de venta de la oferta. (Si se requiere) 6. Haga clic en la paloma verde para que el sistema acepte la oferta y la agregue al grid, o bien, clic en la tacha para cancelarla o borrarla.

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La oferta será válida hasta llegar a la fecha de finalización o hasta agotar la cantidad de artículos especificados. Si se señala una fecha límite para la oferta y además un límite de artículos; la oferta concluye en el momento en que ocurra lo primero. UNIDADES DE MEDIDA Como su nombre lo indica, permite especificar las unidades de medida a utilizar en el sistema.

Active el menú Catálogos, elija Artículos y haga clic en Unidades de Medida...

Una vez que se especificó la unidad, indique si ésta es pesable, lo cual activa la báscula; y/o fraccionaria que le permite vender partes o decimales del artículo.

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KARDEX Crea un reporte que proporciona el historial de movimientos, entradas y salidas, de cada uno de los artículos dentro de un periodo determinado.

Active el menú Catálogos, elija Artículos y haga clic en Kardex...

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Es importante obtener este documento al término del periodo o mes, con el fin de obtener la mayor cantidad de información posible y actualizada, y de esta manera, tener un control más eficiente. Es necesario elaborar el reporte antes de realizar el Cierre del Periodo (opción del módulo Procesos Especiales), porque la información contenida en este documento se pierde al efectuar este proceso, si se elige la eliminación del Kardex.

Al final del documento y para cada artículo aparece el total expresado en valor para las entradas y salidas, así como el saldo en unidades y en valor. Los datos que aparecen en el reporte son: código y descripción del artículo, fecha y tipo de movimiento, número de documento, número de unidades de entrada y salida, saldo en unidades, costo promedio, costo unitario, valor de las entradas y salidas y saldo en valor.

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Pasos a ejecutar para la elaboración del Kardex: 1. Elija el rango de fechas para el Kardex 2. Indique de que artículo a que artículo desea emitir el Kardex. (puede hacer búsquedas con las teclas Ctrl. Enter ). 3. Elija el almacén de los artículos para el kardex 4. Especifique si desea una hoja por artículo activando la casilla de verificación. La casilla Unidades Auxiliares es únicamente informativa. 5. Especifique si desea el reporte en pantalla o impreso.

ETIQUETAS DE PRECIOS Emite etiquetas con la descripción, clave y precio del producto para las góndolas, anaqueles, etc. Active el menú Catálogos, elija Artículos y haga clic en Etiquetas de Precios...

En seguida aparece la ventana Etiquetas:

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Cómo emitir las etiquetas. 1. Indique a partir de que artículo hasta que artículo desea las etiquetas. Puede hacer uso de las teclas Ctrl + Enter, ya sea por medio de la clave o el nombre del artículo. 2. Especifique si desea la clave o el código de barras del artículo en la etiqueta. 3. Señale el número de etiquetas para cada artículo 4. Haga clic en Aceptar.

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VISTAS Usted puede obtener la información que desee sobre Artículos, Familias, Proveedores, etc. a través del diseño de vistas de información en forma tabular y cada una puede contar con subvistas. Las vistas también son conocidas como reportes. La información se encuentra clasificada por medio de las vistas de la siguiente manera:

Cada una de éstas, contiene subvistas predefinidas, las cuales se despliegan del lado izquierdo al ser activada una de las vistas. Agrupadores:

Subvistas

Vistas de Agrupadores

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Para acceder a la información de una de las subvistas, haga doble clic sobre una de ellas. Al mostrar en pantalla alguna vista o subvista, se activa automáticamente la barra de herramientas (ver detalle en la sección de Menú Edición). A continuación se nombrarán las vistas que contiene cada clasificador: Artículos: Artículos, Existencias, Tabulador de existencias y Compuestos. Precios / Ofertas: Precios, Lista de Precios, Programación de ofertas y precios en oferta. Ventas del día: Detalle documento, Resumen documento, Ventas por forma de pago detallado, Resumen por forma de pago, Ventas por Cliente/Vendedor, Resumen por artículo, Movimientos de Clientes del día Clientes: Clientes y Mov. De clientes. Proveedores: Proveedores, Relación de Proveedores y artículos y Tabular de proveedores y artículos. Mov. de Almacén: Movimientos de almacén, Detalle de movimientos de almacén, Totales de movimientos de almacén y Resumen diario de movimientos de almacén Personal: Vendedores, Histórico de ventas por vendedor, Resumen de ventas por vendedor, Cajeros, Grupos de seguridad, Cajas y Autorizaciones. Impuestos: Tasas de IVA y Tasas de IEPS Procesos Especiales: Orden de Compra, Inventario físico, Captura de inventario físico y Cotizaciones. Vistas Libres: Son creadas cuando se requiere cierta información y que ésta no se encuentre en las vistas anteriores. Se elaboran mediante instrucciones de SQL.

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