IEFP – INSTITUTO DE EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL INTRODUÇÃO Á GESTÃO DE STOCKS TÉCNICOS DE APOIO Á GESTÃO
Tânia Rodrigues
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CONTEÚDO Introdução
Enquadramento
Conceito de Aprovisionamento •
Objectivos
•
Importância
•
Gestão racional do aprovisionamento
•
Posição / estrutura do aprovisionamento na empresa
Conceito de Logística •
Actividades
•
Pontos principais
•
Componentes
Conceito de Stocks •
Importância
•
Vantagens e Desvantagens
•
Objectivos
•
Tipos de stocks
•
Classificação (em relação ao processo produtivo)
Gestão de Stocks
Principais atribuições
Factores a considerar: procura, custos e prazos
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INTRODUÇÃO
PARTE I - ENQUADRAMENTO
APROVISIONAMENTO
Recepção
Compras
Gestão de Stocks
• Física ou Material • Administrativa • Económica
Aprovisionamento – Conceito É uma função da Empresa; O estudo da função Aprovisionamentos como função da empresa é relativamente recente e surge devido a, essencialmente quatro factores: - Escassez de bens económicos - Crescimento dos custos financeiros - Concorrência nos abastecimentos - Custo financeiro do imobilizado em stock
Objectivos A função Aprovisionamento existe com vista a abastecer a empresa atempadamente e nas quantidades determinadas necessárias para o seu eficaz funcionamento, adquirindo a quantidade e qualidade desejada, ao menor custo possível. (Tempo – Qualidade - Quantidade)
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Importância do Aprovisionamento - Gerar diferenciação face á concorrência, através de uma selecção criteriosa de fornecedores qualificados que assegurem a qualidade dos fornecimentos dos serviços prestados;
- Reduzir os custos e os prazos de entrega dos produtos (bens e serviços) fornecidos através de contratação adequada, de gestão económica dos stocks, de armazenagem e expedição convenientes;
Uma Gestão Racional do Aprovisionamento evita: •
Investimentos desnecessários em stocks;
•
Rupturas de stocks;
•
Elevados custos de encomenda;
•
Grandes áreas para armazenagem;
•
Excesso de meios humanos e materiais para controlo do armazém.
Posição e Estruturação da Função Aprovisionamento na Empresa A localização do Departamento de Aprovisionamento(s) no organograma da empresa e a sua organização dependem das características da empresa, como a actividade desenvolvida (industrial, comercial, ...), a dimensão (volume de negócios, número de trabalhadores, ...), a importância relativa da rubrica “Existências” no Activo e no Capital Circulante.
Muitas vezes esta função aparece enquadrada no departamento de logística da empresa.
Logística - Conceito É o processo estratégico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciação, aumenta a produtividade e a rendibilidade) de planeamento, organização e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matérias primas, componentes, produção em curso, produtos semi-acabados e acabados) e de informação relacionada, desde a origem (fornecedores) até
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ao destino final (consumidores) dores) visando maximizar a satisfação das necessidad ssidades dos clientes, externos e internos.
estão responsável por prover recursos, equipamento entos e informações A Logística é a área da gestão para a execução de todas as ac actividades de uma empresa.
logística estão o transporte, movimentação tação de materiais, Entre as actividades da lo armazenagem, processamento ento de pedidos e gestão de informações.
gística é a parte da Pela definição do Council of Supply Chain Management Professionals, "Logís Gestão da Cadeia de Aba bastecimento que planeia, implementa e cont ontrola o fluxo e armazenamento eficiente e económico de matérias-primas, materiais se semi-acabados e produtos acabados, bem como mo as informações a eles relativas, desde o ponto nto de origem até o ponto de consumo, com o prop ropósito de atender às exigências dos clientes"
A logística é dividida em dois tip tipos de actividades - as principais e as secundári ndárias: •
Principais: Transportes portes, Manutenção de Stocks, Processamento de e Ped Pedidos.
•
Secundárias: Armazen azenagem, Manuseamento de materiais, Embalagem alagem, Suprimentos, Planeamento e Sistema istema de informação.
Logística – Pontos Principais
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Logística – Componentes Estas representam a maior fatia no que diz respeito custos no sistema logístico e são essenciais na coordenação do sistema: Componentes Inter-dependentes:
Transportes
Gestão de Stocks
Comunicação
Stocks - Definição - Todo o bem que se encontra armazenado com vista a utilização futura; - O conjunto de todos os artigos em stock constitui o stock global; - As quantidades em stock devem ser adequadas ás necessidades e, á medida que se vai gastando deve repor-se;
Importância - Sem eles não seria possível: utilizar racionalmente a capacidade produtiva; produzir de forma económica os artigos vendidos; satisfazer as encomendas nos prazos aceitáveis para os clientes; - Por outro lado, não podem ser excesso porque custam dinheiro; podem estragar-se ou perder a validade; podem passar de moda; etc.
Vantagens - Evitam a ruptura; - Asseguram o consumo irregular de um produto, apesar da sua produção ser regular; - Aproveitam-se oportunidades; - Fazem face a imprevistos de consumo e entrega;
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Desvantagens: Todo o stock que exceda as necessidades, torna-se inútil ocasionando custos desnecessários. - Fragilidade e validade de certos produtos - Improdutividade do material não vendido - Capital imobilizado (dinheiro parado) e custos com armazenagem
Objectivos dos Stocks - Anular ou minimizar as variações imprevisíveis da procura, do consumo, dos prazos de entrega e da qualidade dos materiais recebidos; - Conseguir uma certa autonomia entre a produção, as vendas e as compras, não fazendo reflectir na produção, e consequentemente nas vendas, as variações sazonais; - Permitir compras a custos mais favoráveis e, consequentemente, a produção de bens a custos inferiores;
Tipos de Stocks De uma maneira geral, nos armazéns existe uma variedade de artigos, que pela sua natureza, rotação ou importância para os utilizadores, se caracterizam da seguinte forma:
1 – Stock Normal Agrupa todos os artigos consumidos de modo mais ou menos regular. Divide-se em Stock Activo e Stock de Reserva. Stock activo = artigos que ocupam no armazém o espaço dos equipamentos de rotação (estantes, caixas, etc) de onde são retirados para satisfação imediata das necessidades correntes dos utilizadores; Stock de Reserva = constitui as existências do stock normal que não têm espaço no local destinado ao stock activo;
2 – Stock de Segurança ou de Protecção Parte do stock global destinado a tentar prevenir rupturas de material, provenientes, por exemplo de eventuais excessos de consumo em relação ao previsto; de aumentos de prazo de
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entrega em relação ao que tinha sido acordado; de rejeição de material na sua recepção; roubos; etc São os activos que farão face a imprevistos de consumo e/ou entrega 3 – Stock Afectado Parte do stock global que se encontra destinado a fins específicos. Tem normalmente uma existência curta 4 – Stock Global Toda a existência física de determinado artigo num dado momento, que é igual á soma dos stocks normal, de segurança e afectado.
Outras Definições de Stocks: 5 – Stock Máximo Valor máximo atingido pelo stock num certo período de tempo. 6 – Stock Mínimo Valor mínimo atingido pelo stock num certo período de tempo. 7 – Stock Médio Valor médio das existências num certo período de tempo. 8 – Stock em Trânsito Aquele que entra no armazém por um período de tempo muito limitado. 9 – Stock de Recuperados Constituído por artigos que foram devolvidos ao armazém, por não se encontrarem em boas condições, e entretanto, tornados aptos para aquela utilização.
Classificação dos Stocks (em relação ao processo produtivo)
1 – Produtos de Comercialização Adquiridos aos fornecedores e destinados à venda; 2 – Produtos de Consumo Produtos adquiridos aos fornecedores para consumo interno da organização; 3 – Matérias-Primas e Componentes Artigos que se incorporam fisicamente no produto final;
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4 – Materiais Auxiliares Materiais que se destinam à fabricação mas que não se incorporam na fabricação; 5 – Materiais de Conservação, Peças e Acessórios 6 – Ferramentas 7 – Produtos Finais (produtos fabricados)
PARTE II - GESTÃO DE STOCKS
Gestão de Stocks
• Física ou Material • Administrativa • Económica
A função gestão de stocks tem como principais atribuições: •
A determinação das quantidades óptimas a encomendar para a constituição ou para a renovação dos stocks;
•
Estabelecimento das datas e da cadência segundo a qual convém efectuar essa determinação;
•
A organização administrativa e física dos stocks.
A gestão de stocks deverá manter o volume dos stocks no nível mais baixo possível, sem deixar de assegurar o fornecimento regular aos utilizadores, isto é, sem roturas. Além disso, devem ser tomadas todas as medidas para evitar que os stocks se deteriorem e para reduzir ao mínimo os encargos relativos à sua conservação. Estes são atributos da sub-função armazenagem.
A gestão de stocks terá de ponderar as desvantagens e as vantagens de constituir stocks e tomar as decisões económicas.
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Exemplos Um maior volume de stocks representa, na perspectiva financeira, as desvantagens seguintes: • Maior custo de posse; • Maior necessidade de fundo de maneio; • Maior risco de perda por obsolescência (monos);
Mas, representa as vantagens seguintes: • Melhores condições de compra (descontos de quantidade); • Menor risco de ruptura (stocks de segurança);
Na gestão de stocks há três importantes factores a considerar: • A procura • Os custos • Os prazos
A Procura As necessidades logísticas na empresa são desencadeadas pela procura dos seus produtos no mercado. A procura dos produtos activa os fluxos de informação e de materiais em toda a cadeia logística. Uma previsão do crescimento das vendas incentiva um aumento da actividade da função aprovisionamento que deve responder em conformidade com a expectativa de crescimento das necessidades de materiais.
Conceito de Procura Do ponto de vista “económico”, a procura de um produto é definida pela intenção de compra desse produto no mercado, ou Procura é a expressão dinâmica de um mercado que corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos consumidores, que desejam e podem adquirir um produto.
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A procura é uma percentagem do mercado total, podendo associar-se a um grupo homogéneo de clientes. Exemplo 1. O mercado português de iogurtes e a procura de iogurtes magros com sabor a morango.
A procura foi referida como a origem das necessidades logísticas, activando os fluxos de informação e de material na cadeia logística. Esta origem das necessidades de materiais está estritamente ligada ao ciclo de vida do produto acabado, na medida em que este ciclo quantifica o comportamento da procura do produto durante a sua vida.
Ciclo de Vida dos Produtos Todos os produtos “nascem”, desenvolvem-se, atingem a ”maturidade e “morrem”, isto é, deixam de ser procurados pelos consumidores ou clientes no fim do seu ciclo de vida. Assim, Ciclo de vida de um produto é o período caracterizado por várias fases (concepção e lançamento, crescimento ou desenvolvimento, maturidade e declínio), desde a pesquisa inicial até ao fim da produção.
Representa-se graficamente o ciclo de vida do produto através da evolução das vendas nas diferentes fases.
Os custos
Associado à gestão de stocks consideram-se vários tipos de custos:
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Tipos de custo • O custo de posse (Cp) que é o custo associado à manutenção do stock; • O custo de efectivação das encomendas (Ce) que é o custo administrativo do processamento das encomendas de um artigo; • O custo de aquisição do material (Cm) que é o custo do material, encomendado ao exterior, à entrada da empresa (custo de fornecimento, de transportes, de seguros, ...); • O custo de fabricação (Cf) que é o custo do material encomendado internamente, através de ordem de fabrico; • O custo de rotura de stock (Cr) que é o custo associado a uma solicitação ou requisição de material de stock, não atendida totalmente pelo armazém
O custo de posse pode incluir várias parcelas:
• Os custos de armazenagem onde se considera - Os custos de amortização do edifício/armazém(s), do equipamento fixo (exemplo: estantes) e do equipamento móvel (exemplo: empilhadores), - Os encargos com o pessoal do(s) armazém(s), - Os custos energéticos (iluminação, climatização, ...) do armazém(s),
• Os custos dos seguros (prémios das apólices de incêndio, roubo, ...);
• Os custos de obsolescência (monos) e deterioração do material;
• O custo do capital imobilizado que é um custo de oportunidade, isto é, o custo inerente à aplicação do capital em stock em lugar de aplicações alternativas rentáveis.
Este custo é, normalmente, importante e calcula-se segundo um critério definido que pode ser o da taxa de rendibilidade dos capitais próprios ou da melhor taxa de mercado para aplicação de risco correspondente (risco baixo, pois o stock tem elevado grau de liquidez).
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Os prazos Na gestão de stocks um dos prazos a considerar é o prazo de aprovisionamento ou prazo de disponibilização do material.
Parcelas do prazo de aprovisionamento No prazo de aprovisionamento (pa) pode considerar-se quatro parcelas: • O prazo administrativo de preparação e lançamento da encomenda (circulação e tratamento de informação na empresa); • O prazo de recepção pelo fornecedor, que pode desprezar-se se for usado fax ou EDI (Electronic Data Interchange); • O prazo de entrega do fornecedor que inclui o prazo de transporte ou trânsito; • O prazo de recepção e armazenagem na empresa.
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