1. PK PENGENDALIAN DOKUMEN-d.doc

1 – 17

)P%D P)SKES&*S 'END!

1.

Judul

: Pengendalian Dokumen

 No. Kode

:000/PK-01.SEK-S!/"010

 No. #e$isi

: 00

%gl. &ulai 'erlaku

: 01 Desem(er "010

+alaman

: 1-17

Disiapkan

Diperiksa

Disahkan

Nurcholis. EA, S.Sos

dr. M. Zainal A.

Drg. Sriwulan N

TUJUAN

1.1 &engendalikan seluruh dokumen ,ang (erlaku 1." Dokumen mudah diideniikasi dan mudah digunakan 1. &enghindari penggunaan dokumen ,ang sudah idak (erlaku

2.

APLIASI LAUSUL

Klausul . ". " Pengendalian dokumen

!.

"UAN# LIN#UP

Prosedur ini menakup kegiaan pengendalian dokumen unuk semua dokumen ,ang erkendali dan didisri(usikan di Puskesmas 2 oleh &ana3emen #epresenai.

$.

DE%INISI

.1

Dokumen adalah normasi dan medium pendukungn,a.

."

Pengendalian dokumen adalah kegiaan mengaur dokumen dari mulai pem(uaan  pemeliharaan dokumen sampai menin3au ulang dan pemusnahann,a.

.

Prosedur adalah ara erenu unuk melaksanakan se(uah kegiaan aau proses.

.

Disri(usi adalah kegiaan men,erahan salinan dokumen kepada uni – uni erkai.

.4

Pemusnahan dokumen adalah kegiaan memusnahkan / menghanurkan salinan dokumen ,ang sudah idak (erlaku agar idak er3adi kesalahan penggunaan.

.5

Dokumen erkendali adalah dokumen ,ang memenuhi pers,araan se(elum dier(ikan2  peredarann,a dia6asi2 (ila dilakukan re$isi maka dokumen lama harus disingkirkan dan digani dengan dokumen (aru2 pemegang dokumen diaa.

.7

Dokumen Eksernal adalah dokumen dari luar puskesmas ,ang digunakan dalam  pelaksanaan Sisem &ana3emen &uu.

.

Dokumen kadaluarsa adalah dokumen ,ang elah mele6ai masa simpan aau masa aki  selama 4 ahun.

.8

Dokumen kadaluarsa seelah disimpan selama 1 ahun dilaksanakan pemusnahan dokumen dengan di(ua (eria aara pemusnahan dokumen.

" – 17

&.

PENAN##UN# JA'A(

&ana3emen #epresenai$e

).

"ITE"IA PEN*APAIAN

Semua dokumen erkendali2 dikendalikan sesuai dengan prosedur ,ang elah dieapkan

+.

ALU" P"SES

7.1 Peneapan Jenis Dokumen 7.1.1

&# &eneapkan 3enis dokumen erkendali2 melipui:

7.1.1.1.

&anual &uu

7.1.1.".

Sasaran &uu

7.1.1..

Prosedur Ker3a

7.1.1..

nsruksi Ker3a

7.1.1.4.

Dokumen Pendukung/ 'uku 'anu

7.1.1.5.

9ormulir

7.1.1.7.

)raian %ugas

7.1.1..

SK Peugas

7.1.1.8.

Dokumen eksernal

7.1." &# meneapkan masa (erlaku suau dokumen erkendali ,aiu selama lima ahun. Dalam  periode erse(u apa(ila mungkinkan peneapan 3enis dokumen

7." Pem(uaan Dokumen &# meneapkan orma pem(uaan dokumen se(agai (eriku : 7.".1

&anual &uu2 erdiri dari: 'a(  Pendahuluan 'a(  'usiness &ap Proess/ alur pela,anan 'a(  mplimenasi Klausul 'a(  Penuup

7."."

Sasaran &uu2 erdiri dari:

7.".".1;

ndikaor  

7.".".";

Dimensi &uu

7.".".;

%u3uan ndikaor 

7.".".;

#asionalisasi

7.".".4;

Deinisi %erminolog, ,ang digunakan

7.".".5;

9rekuensi updaing daa  – 17

7.".".7;

ndikaor pengumpulan daa

7.".".;

Periode dilakukan analisa

7.".".8;

Numeraor  

7.".".10;

Denumeraor 

7.".".11;

Sandar penapaian

7.".".1";

Sum(er Daa

7.".".1;

Penanggung Ja6a(

7.".".1;

manual muu C &&; diikui SEK-S! 'agian  menun3ukkan ahun dier(ikann,a dokumen  No. Kode manual &uu Puskesmas 'endo C 00/&&.SEK-S!/"010

7.4.

Sasaran &uu 'agian  menun3ukkan nomor kode uni ,ang mem(ua sasaran muu 'agian  menun3ukkan akronim sasaranmuu > Sar&u; diikui angka nomer uru sasaran muu dalam 1 ahun 'agian  menun3ukkan ahun pener(ian dokumen erse (u onoh: 01/sarmu0"/"011 menun3ukkan dokumen erse(u adalah sasaran muu uni pendaaran ri6ulan kedua pada ahun "011

7.4.4

Prosedur Ker3a 'agian  menun3ukkan nomer kode uni ,ang mem(ua dokumen 'agian  menun3ukkan akronim prosedur ker3a diikui nomer uru prosedur ker3a di uni ,ang mem(ua2diikui akronim uni ,ang mem(ua 'agian  menunu3ukkan ahun dier(ikann,a dokumen erse(u 5 – 17

onoh: 000/PK.01-SEK S!/"010 &enun3ukkan dokumen erse(u prosedur ker3a sekeraria S! ,ang perama nomor uru 1. 7.4.5

nsruksi Ker3a 'agian  menun3ukkan nomer kode uni ,ang mem(ua dokumen 'agian  menun3ukkan akronim insruksi ker3a diikui nomer uru insruksi ker3a 2diikui nomer uru PK n,a diuni ,ang mem(ua2diikui akronim uni ,ang mem(ua 'agian  menunu3ukkan ahun dier(ikann,a dokumen erse(u onoh : 000/K. 1.0"-)P/"010 &enun3ukkan dokumen erse(u insruksi ker3a ,ang perama dari prosedur ker3a ,ang kedua uni pendaaran.

7.4.7

Dokumen Pendukung/'uku 'anu 'agian  menun3ukkan nomor kode uni ,ang mem(ua dokumen 'agian  menun3ukkan akronim 'uku 'anu >''; diikui nomor uru 'uku 'anu di uni erse(u 'agian  menunu3ukkan ahun dier(ikann,a dokumen erse(u 7.4.1.1 Penomoran &anual muu2 prosedur ker3a2 insruksi ker3a2 sasaran muu dan daar ilik. 7.4.1.1.1. 'agian  &enun3ukkan nomor uru uni ,ang mem(ua dokumen dengan  di3i angka. 7.4.1.1.1.1; 7.4.1.1.1."; 7.4.1.1.1.; 7.4.1.1.1.; 7.4.1.1.1.4; 7.4.1.1.1.5; 7.4.1.1.1.7; 7.4.1.1.1.; 7.4.1.1.1.8; 7.4.1.1.1.10; 7.4.1.1.1.11; 7.4.1.1.1.1"; 7.4.1.1.1.1;

7.4.1.1.".

Sekrearia S! )ni Pendaaran Poli )mum Poli ?igi K* K' Kamar !(a la(oraorium Poli ?i@i Saniasi Kesehaan &as,araka Kasir %aa )saha

: 000 : 001 : 00" : 00 : 00 : 004 : 005 : 007 : 00 : 008 : 010 : 011 : 01"

'agian  menun3ukkan nomor Kendali dokumen2 dengan  digi angka.

7 – 17

7.4.1.1..

'agian  menun3ukkan : 'ila dokumen K



:

nomor K dilan3ukan

Dengan nomor PK di ikui

akronim uni ,ang

mem(ua dokumen.

 'ila dokumen PK

: nomor PK di ikui dengan akronim uni ,ang mem(ua dokumen.

7.4.1. *kronim ruangan 7.4.1..1. Sekrearia S!

: SEK S!

7.4.1..". )ni Pendaaran

: )P

7.4.1... Poli )mum

: P)

7.4.1... Poli ?igi

: P?

7.4.1..4. K*

: K*

7.4.1..5. K'

: K'

7.4.1..7. Kamar !(a

: K !'

7.4.1... la(oraorium

: A*'

7.4.1..8. Poli ?i@i

: ?B

7.4.1..10. Saniasi

: +B

7.4.1..11. Kesehaan &as,araka

: PK&

7.4.1..1". Kasir

: KS# 

7.4.1..1. %aa )saha

: %)

 'ila dokumen &anual &uu2ulis akronim &anual &uu >&&;.  'ila dokumen Sasaran &uu2ulis akronim Sasaran &uu >S*#&)%;2di ikui akronim uni ,ang mem(ua dokumen.

7.4.1.4 'agian  menun3ukkan ahun pener(ian dengan  digi angka. onoh : penomoran dokumen : 000/

/PK – 01.SEK S!/"010

'erari Kode dokumen erse(u menun3ukkan Prosedur ker3a uruan perama ruang sekeraria S! pada ahun "010

7.4.

9ormulir  'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00;  – 17

'agian  menun3ukkan akronim ormulir >9orm; diikui nomor uru orm dari keseluruhan orm ,ang dier(ikan SEK-S! 'agian  menun3ukkan uni mana orm erse(u digunakan 'agian  menun3ukkan ahun dokumen erse(u dier(ikan

7.4.8

)raian %ugas 'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00; 'agian  menun3ukkan uraian ugas diikui nama peugas ,ang (ersangkuan 'agian  menun3ukkan ahun pem(uaan dokumen erse(u dier(ikan

7.4.10 SK Peugas 'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00; 'agian  menun3ukkan nama sura kepuusan erse(u 'agian  menun3ukkan ahun dokumen erse(u dier(ikan onoh : 00/SK %& *)D% N%E#N*A/"010 00/SK %& S)#E KEP)*S*N PEA*N??*N/"010 00/SK K!!#D. P!A )&)&/"010 7.4.11 Aaporan *udi nernal 'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00; 'agian  menun3ukkan akronim nama laporan audi inernal diikui nomor uru audi inernal 'agian  menun3ukkan ahun di(ua dokumen erse(u onoh : 00/A*P * 01/"011 >Dokumen laporan audi inernal ,ang perama pada ahun "011; 7.4.1" Aaporan Sur$e, Kepuasan Pelanggan 'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00; 'agian  menun3ukkan nama laporan dalam akronim diikui nomor uru laporan erse(u 'agian  menun3ukkan ahun di(ua dokumen erse(u onoh : 00/A*P SKP 01/"011 2 Dokumen laporan sur$e, kepuasan pelanggan ,ang  perama pada ahun "011 7.4.1 Aaporan #apa %in3auan &ana3emen 'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor >00; 'agian  menun3ukkan nama laporan dalam akronim diikui nomor uru laporan erse(u 8 – 17

'agian  menun3ukkan ahun di(ua dokumen erse(u onoh : 00/A*P #%& 01/"011 >Dokumen laporan rapa in3auan mana3emen ,ang  perama pada ahun "011;

7.5 Pener(ian Dan Disri(usi Dokumen 7.5.1 Suau dokumen dapa dier(ikan (ila sudah mendapa perseu3uan dan pengesahan dari  personil ,ang (er6enang. 7.5." Dokumen di(eri ap F&*S%E# D!K)&ENG dengan ina ap (er6arna merah unuk  menun3ukkan (ah6a dokumen erse(u asli. 7.5.

Dokumen asli ,ang sudah di(eri ap F&*S%E# D!K)&ENG2oleh &# di oo op, unuk persiapan disri(usi ke uni erkai.

7.5.

Dokumen ,ang elah di oo op,2 di(eri ap F%E#KEND*AG2 unuk menun3ukkan  (ah6a dokumen erse(u erkendali dan seelah iu didisri(usikan ke uni erkai.

7.5.4 Dokumen asli ,ang (erseempel F&*S%E# D!K)&ENG2 oleh &# di simpan di ruang sekrearia S!. 7.5.5 *pa(ila ada pihak ,ang mem(uuhkan / memin3am dokumen2 harus sepengeahuan &#  dan (ila diper(olehkan oleh &# maka dokumen asli erse(u harus di oo op, dan hasil dari oo op, erse(u di(eri ap F%D*K %E#KEND*AG2 dengan ina 6arna merah. 7.5.7 &asa simpan dokumen di ruang sekrearia adalah 4 ahun ,ang di anggap se(agai masa aki dokumen. 7.5.

Seelah dokumen ersimpan selama 4 ahun maka dokumen erse(u di anggap se(agai dokumen kadaluarsa dengan di(eri ap HK*D*A)*#S*G2dengan ina ap 6arna merah.

7.5.8

Dokumen ,ang elah di(eri ap kadaluarsa disimpan di ruang sekrearia S! selama 1 ahun.

7.5.10 Seelah ersimpan selama 1 ahun maka dokumen kadaluarsa erse(u harus dilakukan  pemusnahan dokumen dengan di (ua (eria aara pemusnahan dokumen.

7.7 #e$isi Dokumen Suau dokumen dapa dire$isi dengan aa ara : 7.7.1. Pemohon re$isi mengisi ormulir usulan re$isi 7.7.". Perminaan re$isi diseu3ui oleh personel ,ang (er6enang 7.7.. #e$isi diaa dalam rekaman aaan peru(ahan dalam seiap dokumen 10 – 17

7. Pener(ian )lang Dokumen 7..1 Suau dokumen dapa dier(ikan ulang 3ika : 7..1.1. %elah mengalami re$isi se(an,ak 4 kali 7..1.". %er3adi peru(ahan sisem muu 7..1.. *da peru(ahan srukur organisasi ,ang mempengaruhi dokumen 7.." 'ila er3adi pener(ian ulang2 dokumen lama ,ang (ersangkuan diarik 

7.8 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen 7.8.1 &# menarik salinan dokumen ,ang sudah idak (erlaku dari peredaran dengan menggunakan ormulir (uki penarikan dokumen. 7.8." Salinan dokumen ,ang sudah diarik dimusnahkan dengan ara di(akar dan diaa di ormulir (eria aara pemusnahan dokumen 7.8. Dokumen asli dari dokumen ,ang sudah diarik di(eri ap F%D*K %E#KEND*AG dengan ina ap 6arna merah2 disimpan &# se(agai arsip

7.10 Penin3auan )lang Dokumen Seiap dokumen diin3au ulang seiap 1 ahun sekali.

7.11 Pengendalian Dokumen Eksernal 7.11.1. Dokumen ,ang (erasal dari luar puskesmas dianggap se(agai dokumen eksernal. &# menerima dan mengin$enarisir seluruh dokumen eksernal di puskesmas. Sekreariaan S! mem(eri nomor seluruh dokumen eksernal dan memasukkan ke dalam 'uku 'anu Dokumen Eksernal 7.11.". Penomoran Dokumen Eksernal 'agian  menun3ukkan kode uni ,ang mem(eri nomor dokumen eksernal >00; 'agian  munun3ukkan akronim Dokumen Eksernal >EKS; diikui nomor uru ,ang ada di 'uku Dokumen Eksernal 'agian  menun3ukkan akronim uni ,ang (erkaian dengan dokumen erse(u diikui nomor uru dokumen eksernal di uni erse(u 'agian  menun3ukkan ahun dokumen eksernal erse(u di(eri nomor 

11 – 17

-.

DIA#"AM ALI"   MR menetapkan jenis dokumen

MR menetapkan format pembuatan dokumen

MR menetapkan masa berlaku dokumen $ tahun

Personil ber%enang mengesahkan dokumen

Dokumen diberi identitas dan penomoran

MR menerbitkan dokumen

MR mendistribusikan salinan dokumen dengan memberi stempel T&RK&'D()i %arna merah

#uku #ukti Penerimaan Dokumen

Manual Mutu Prosedur Kerja Instruksi Kerja

MR menyimpan dokumen asli

Daftar Tilik Sasaran Mutu Formulir yang ada

Dokumen di revisi

!a

Tidak

Dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun

Form* +sulan Revisi

Dokumen direvisi

Tidak

Dokumen diterbitkan ulang

Pemohon mengajukan usulan revisi

!a

MR menarik salinan dokumen lama

#uku #ukti penarikan dokumen

Dokumen asli diberi "ap T(K T&RK&'D()I, dandisimpan MR sebagai arsip

Salinan dokumen dimusnahkan dengan "ara dibakar 

1" – 17

Form* #erita a"ara pemusnahan dokumen

.

"E%E"ENSI

8.1

1/.

&anual muu Puskesmas 'endo %ahun "010.

DUMEN TE"AIT

10.1 'uku 'uki Penerimaan dokumen 10." &anual &uu 10. Prosedur Ker3a 10. nsruksi Ker3a 10.4 9ormulir ,ang ada 10.5 9ormulir )sulan #e$isi 10.7 'uku 'uki Penarikan Dokumen 10. 9ormulir 'eria *ara Pemusnahan Dokumen 10.8 Sasaran &uu 10.10'uku 'anu Dokumen Eksernal

11.

UNIT TE"AIT

11.1 )ni Pendaaran 11." Poli )mum 11. Poli ?igi 11. K* 11.4 K' 11.5 Kamar !(a 11.7 Aa(oraorium 11. Poli ?i@i 11.8 Saniasi 11.10 )K& 11.11 Kasir  11.1" %aa )saha

1 – 17

La0iran 1. Prsonil 3ang 4rwnang 0ngsah5an do5u0n

JENIS DUMEN &anual &uu Prosedur Ker3a nsruksi Ker3a Sasaran &uu D% 9ormulir

DIPE"ISA &# &# &# &# &# &#

1 – 17

DISA6AN %op &ana3emen %op &ana3emen %op &ana3emen %op &ana3emen %op &ana3emen %op &ana3emen

Lampiran 2. Contoh header

P"SEDU" E"JA

)P%D P)SKES&*S 'END!

Judul

:

 No. Kode

:

 No. #e$isi

:

%gl. &ulai 'erlaku

:

+alaman

:

PENAN##UN# JA'A( Disiapkan

Diperiksa

Disahkan

Drg. Sriwulan N

14 – 17

La0iran !. Prsonil 3ang 4rwnang 0n37u8ui r9isi

JENIS DUMEN &anual &uu Prosedur Ker3a nsruksi Ker3a Sasaran &uu Daar %ilik 9ormulir

MEN:ETUJUI &#   &#/ Koordinaor )ni Koordinaor )ni &#/ Koordinaor )ni &#/ Koordinaor )ni &#/ Koordinaor )ni

15 – 17

12.

6IST"IS PERUBAHAN N

ISI PE"U(A6AN DA6ULU

T#L MULAI SEA"AN#

17 – 17

(E"LAU