1-perencanaan-kepegawaian

MODUL DIKLAT ANALIS KEPEGAWAIAN

PERENCANAAN KEPEGAWAIAN

Penulis: 1. 2.

Doyo Hadi Widodo, S.Sos, M.AP Tri Priyo Sudarmanto, SH, MH

PUSAT PEMBINAAN PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN KEPEGAWAIAN BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA JAKARTA, 2014

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Didalam organisasi kita mengenal tentang beberapa manajemen diantaranya adalah manajemen produksi, manajemen pemasaran, manajemen keuangan, manajemen informasi, dan tentu saja manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Bila melihat dari derajat kepentingan

pada hakekatnya semua manajemen

mempunyai derajat kepentingan yang sama dalam hal kontribusinya dalam  pencapaian tujuan organisasi. Manajemen SDM mempunyai peran yang sama  pentingnya dengan manajemen lainnya, terforkus pada aspek

pengelolaan

sumberdaya manusianya yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan fungsi manajemen SDM para ahli mempunyai pendapat yang beragam tentang fungsi manajemen. Namun dasarnya mereka sepakat bahwa manajemen sumberdaya manusia mempunyai fungsi untuk merencanakan sumberdaya manusia, merekrut, menyeleksi dan memberi orientasi sumberdaya manusia, mengembangkan sumberdaya manusia, merencanakan merencanakan dan dan mengembangkan karir SDM,

menilai

 prestasi kerja, mengurus kompensasi, dan mengelola pemberhentian pemberhentian kerja. Didalam merencanakan SDM yang kita kenal dengan perencanaan pegawai, merupakan suatu fungsi manajemen yang sangat perlu untuk diperhatikan karena  perencanaan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan program kerja, bahkan dinyatakan perencanaan pegawai mutlak perlu guna lebih menjamin agar setiap organisasi semakin mampu memperhitungkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kehidupan organisasi di masa depan. Siagian (2008 : 48) didalam manajemen SDM menyatakan bahwa perencanaan SDM merupakan dasar bagi  penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani SDM dalam organisasi. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan tenaga kerja  baru guna memperkuat tenaga te naga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan SDM, sukar menyusun program kerja yang realistik. 1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Didalam organisasi kita mengenal tentang beberapa manajemen diantaranya adalah manajemen produksi, manajemen pemasaran, manajemen keuangan, manajemen informasi, dan tentu saja manajemen Sumber Daya Manusia (SDM). Bila melihat dari derajat kepentingan

pada hakekatnya semua manajemen

mempunyai derajat kepentingan yang sama dalam hal kontribusinya dalam  pencapaian tujuan organisasi. Manajemen SDM mempunyai peran yang sama  pentingnya dengan manajemen lainnya, terforkus pada aspek

pengelolaan

sumberdaya manusianya yang dimiliki organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan fungsi manajemen SDM para ahli mempunyai pendapat yang beragam tentang fungsi manajemen. Namun dasarnya mereka sepakat bahwa manajemen sumberdaya manusia mempunyai fungsi untuk merencanakan sumberdaya manusia, merekrut, menyeleksi dan memberi orientasi sumberdaya manusia, mengembangkan sumberdaya manusia, merencanakan merencanakan dan dan mengembangkan karir SDM,

menilai

 prestasi kerja, mengurus kompensasi, dan mengelola pemberhentian pemberhentian kerja. Didalam merencanakan SDM yang kita kenal dengan perencanaan pegawai, merupakan suatu fungsi manajemen yang sangat perlu untuk diperhatikan karena  perencanaan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan program kerja, bahkan dinyatakan perencanaan pegawai mutlak perlu guna lebih menjamin agar setiap organisasi semakin mampu memperhitungkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kehidupan organisasi di masa depan. Siagian (2008 : 48) didalam manajemen SDM menyatakan bahwa perencanaan SDM merupakan dasar bagi  penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani SDM dalam organisasi. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan tenaga kerja  baru guna memperkuat tenaga te naga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan SDM, sukar menyusun program kerja yang realistik. 1

Lebih lanjut Sondang menyatakan bahwa perencanaan pada umumnya dan  perencanaan SDM khususnya mutlak perlu guna lebih menjamin bahwa setiap organisasi semakin mampu memperhitungkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kehidupan organisasi yang bersangkutan di masa depan. Perencanaan SDM dirancang untuk menjamin bahwa kebutuhan pegawai untuk organisasi akan terpenuhi secara tetap dan tepat. Perencanaan seperti itu dapat dilakukan melalui analisis kebutuhan pegawai. Dari uraian tersebut dapat kita tarik suatu benang merah yaitu suatu organisasi yang yang memiliki prospek maju kemasa depan tidak boleh mengabaikan kegiatan perencanan. Perencanaan SDM guna untuk mencapai  penyusunan program kerja yang realistik, dan mengisi kebutuhan pegawai organisasi secara tetap dan tepat, sehingga pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan tercapai secara efektif dan efisien. Melihat pentingnya atau pengaruh  perencanaan pegawai terhadap pencapaian tujuan organisasi yang demikian siqnifikan bagi penyelenggara organisasi swasta maupun pemerintah khususnya  pengelola pegawai dan pemangku p emangku jabatan dalam bidang kepegawaian, maka materi atau pembelajaran perencanaan pegawai diperlukan sebagai salah satu mata ajar dalam diklat Fungsional Analis Kepegawaian.

B. Deskripsi Singkat

Modul diklat perencanaan pegawai membahas mengenai dasar hukum, pengertian, manfaat, tujuan perencanaan pegawai dan mengitung analisis kebutuhan pegawai, serta formasi pegawai negeri sipil. Disamping teori peserta diklat diberikan berbagai latihan dan praktik menganalisis kebutuhan pegawai sampai dengan menentukan formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS). Untuk meningkatkan pemahaman maka setiap materi diklat diikuti oleh tugas dan/atau/latihan serta tindak lanjutnya.

C. Sasaran Diklat

Sasaran diklat fungsional analis kepegawaian adalah pegawai negeri sipil yang telah atau akan diangkat menjadi pejabat fungsional analis kepegawaian.

2

D. Tujuan Pembelajaran Pembelajaran

Setelah selesai mengikuti diklat ini peserta diharapkan dapat memahami formasi PNS yang meliputi pengertian, dasar hukum, prosedur pengusulan, penetapan dan  penghitungan serta ketentuan lain yang terkait dengan penghitungan kebutuhan  pegawai.

E. Manfaat Modul

Pembelajaran ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dalam materi perencanaan pegawai mencakup sub materi analisis kebutuhan  pegawai yang berdasarkan norma, standar dan prosedur yang akan di gunakan sebagai dasar dalam pengajuan formasi PNS.

F. Materi Pokok

Mengacu pada tujuan pembelajaran diatas, materi pokok untuk mata diklat ini ialah : 1. Perencanaan pegawai a. Perencanaan pegawai 1) Pengertian Perencanaan Pegawai 2) Tujuan Perencanaan Pegawai 3) Manfaat Perencanaan Pegawai  b. Analisis Jabatan c. Analisis Kebutuhan Pegawai 1) Pengumpulan data dan informasi 2) Mengevaluasi kebutuhan pegawai 3) Menyusun rencana realokasi pegawai 4) Menyusun rencana tambahan formasi pegawai baru d. Faktor-faktor yang dipertimbangkan dipertimbangkan dalam penghitungan penghitungan kebutuhan PNS 1) Beban Kerja 2) Standar Kemampuan Rata-rata 3) Waktu Kerja 4) Faktor –  Faktor – faktor faktor lainnya Tata Cara Penghitungan Kebutuhan PNS 1) Analisis Persediaan PNS 3

2) Penghitungan Kebutuhan PNS 3) Peta Jabatan 2. Formasi PNS a. Perhitungan Dengan Metode Umum 1) Pendekatan hasil 2) Pendekatan obyek kerja 3) Pendekata peralatan kerja 4) Pendekatan tugas per tugas  b. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dengan standar kebutuhan minimum yang yang telah ditetapkan oleh instansi pembina c. Penetapan Formasi 3. Petunjuk Belajar Agar proses pembelajaran dapat berlangsung dengan lancar dan tujuan  pembelajaran tercapai dengan baik, diharapkan peserta mengikuti langkah  –  langkah sebagai berikut : a. Bacalah secara cermat dan pahami tujuan pembelajaran dalam modul ini.  b. Pelajari setiap bab secara secar a berurutan, dimulai bab I sampai dengan bab IV c. Kerjakan secara lengkap tugas/latihan pada setia p akhir bab. d. Untuk memperluas wawasan, disarankan mempelajari bahan  –   bahan dari sumber lain seperti tertera pada daftar pustaka diakhir modul ini

4

BAB II PERENCANAAN PEGAWAI

A. Dasar Hukum

Didalam pelaksanaan penetapan formasi diperlukan ketentuan sebagai  petunjuk untuk menjamin kelancaran dan keseragaman yang berorientasi pada obyektifitas dalam penetapan formasi PNS dilingkungan organisasi/instansi Negara. Ketentuan tersebut dapat dijadikan suatu dasar hukum dalam penetapan formasi PNS. Adapun dasar hukum formasi PNS adalah sebagai berikut : 1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1984 tentang Pokok-pokok Kepegawaian, sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. Keputusan

Menpan

Nomor

KEP/75/M.PAN/7/2004

tentang

Pedoman

Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS; 5. Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003. 6. Peraturan Kepala BKN Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan. 7. Peraturan Kepala BKN Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil.

A. Analisis Kebutuhan Pegawai

Penyusunan kebutuhan pegawai atau yang sering disebut sebagai prediksi  permintaan (demand) dilingkungan organisasi baik itu organisasi pemerintah, swasta 5

atau organisasi profit, pada dasarnya disebabkan oleh berbagai alasan atau sebabsebab tertentu. Prediksi kebutuhan pegawai yang dilakukan dengan alasan yang kuat, jelas dan rasional tentunya akan menghasilkan SDM yang mampu bekerja secara efektif dan efisien, dalam memberikan kontribusi pada usaha organisasi dalam mencapai tujuan strategik untuk mewujudkan visi dan misinya. Oleh karena itu prediksi kebutuhan pegawai harus didasari alasan yang kuat untuk memastikan  bahwa permintaan pegawai merupakan kebutuhan obyektif atau bukan disebabkan oleh ketidakmampuan mengefektif dan efisien pegawai yang ada. Menurut Nawawi (2008) pada suatu organisasi profit alasan atau sebab yang  paling penting dalam prediksi kebutuhan pegawai adalah kekurangan pegawai dalam melaksanakan perencanaan bisnis, sehingga banyak kegiatan bisnis seharihari tertunda atau tidak terselesaikan, yang berakibat banyak konsumen direbut oleh organisasi/perusahaan kompetitor. Alasan yang tidak kuat sebaiknya diatasi dengan kegiatan manajemen SDM lainnya, seperti pelatihan, pengembangan karier, mutasi (re-placement/re-traffing), dan lain-lain. Hal ini organisasi tidak perlu menyelesaikan masalah bisnis yang dihadapi dengan mengangkat pegawai baru. Lebih lanjut  Nawawi

mengatakan

bahwa

berdasarkan

kondisi

tersebut,

berarti

dalam

memberikan persetujuan terhadap perencanaan pegawai yang sudah dibuat, seorang manajer puncak harus diyakinkan bahwa prediksi kuantitatif dan kualitatif yang telah dilakukan memiliki alasan yang kuat untuk dilaksanakan. Dengan kata lain manajer puncak harus meyakini bahwa perencanaan pegawai jika dilaksanakan tidak akan menjadi pemborosan, tetapi sebaliknya akan dapat mempertahankan dan meningkatkan efisiensi, produktivitas dan kualitas kerja. Perencanaan pegawai akan diprediksi kebutuhan (demand ) pegawai dimasa sekarang atau pada saat bisnis yang dilakukan oleh organisasi menunjukan prospek  positif. Dalam jangka waktu pendek sekitar satu atau dua tahun yang tidak diprediksi sebelunya, ternyata pemerintah mengeluarkan peraturan baru, yang mempersempit peluang bisnis yang sedang dilaksanakan. Perencanaan pegawai  pada organisasi pemerintah terutama dalam hal memprediksi kebutuhan SDM PNS dipetakan dalam jangka pendek, menengah dan jangka panjang. Dalam memprediksi kebutuhan PNS ini harus mempertimbangkan perkembangan visi dan misi organisasi itu sendiri, misalnya

dalam hal arah perubahan visi dan misi 6

organisasi kedepan cenderung dan lebih menitik beratkan pada tugas pelayanan maka dalam memprediksi kebutuhan PNS harus juga mempertimbangkan beberapa kompetensi yang mendukung tugas pelayanan tersebut. Hal lain yang sering dilupakan dalam memprediksi kebutuhan pegawai ini adalah tingkat efektif dan efisien dari pendayagunaan PNS itu sendiri, karena itu harus dipertimbangkan apakah PNS yang dibutuhkan itu harus bersifat permanen atau tidak, sehingga perlu mengidentifikasi apakah kebutuhan PNS merupakan pegawai tetap, pegawai tidak tetap (pegawai kontrak) dan atau outshorsing. Sehubungan dengan berbagai hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa dalam membuat perencanaan kebutuhan pegawai baik pada organisasi pemerintah ataupun  pada organisasi profit

harus didasarkan pada analis kebutuhan pegawai untuk

kondisi saat ini dan kebutuhan yang akan datang baik dalam

jangka waktu

menengah ataupun jangka waktu panjang. Kita sadari bahwa dalam membuat  prediksi kebutuhan pegawai sering dipengaruhi oleh faktor ekternal maupun internal organisasi. Menurut Nawawi (2008) faktor internal organisasi adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melaksanakan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi  perkembangannya di masa depan. Alasan atau sebab ini harus dilihat dari segi ketersediaan SDM, baik jumlah maupun kualitasnya yang relevan dengan bidang  bisnis sebagai pilihan organisasi/perusahaan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM di dalam organisasi

untuk

melaksanakan

bisnisnya,

yang

menyebabkan

diperlukan

 penambahan jumlah SDM. Dari uraian penulisan ini dapat kita tarik kesimpulan bahwa perencanaan  pegawai yang merupakan dasar penyusunan program kerja organisasi itu mutlak dilaksanakan guna lebih menjamin kehidupan organisasi dimasa depan (Bab I). Hal tersebut ditindak lanjuti dengan uraian pada bab II, dimana perencanaan pergawai itu harus mempertimbangkan prediksi kebutuhan pegawai kedepan dan harus  berdasarkan alasan yang kuat, jelas dan rasional sehingga dapat menghasilkan SDM yang mampu bekerja secara efektif dan efisien, dalam memberikan kontribusi  pada usaha organisasi dalam mencapai tujuan strategik untuk mewujudkan visi dan misinya. Oleh karena itu prediksi kebutuhan pegawai harus didasari alasan yang 7

kuat untuk memastikan bahwa permintaan pegawai merupakan kebutuhan obyektif atau bukan disebabkan oleh ketidak mampuan mendayagunakan secara efektif dan efisien pegawai yang sudah ada

pada organisasi pemerintah ataupun pada

organisasi profit harus didasarkan pada analis kebutuhan pegawai untuk kondisi saat ini dan kebutuhan yang akan datang baik dalam

jangka waktu menengah

ataupun jangka waktu panjang.

B. Perencanaan Pegawai

Perencanaan Pegawai dinyatakan mutlak dilaksanakan oleh suatu organisasi  pemerintahan, dan swasta maupun organisasi profit. Uraian ini memberikan suatu  persepsi yang begitu pentingnya bagi organisasi untuk melaksanakan suatu  perencanaan pegawai. Mungkin dengan uraian tersebut pembaca akan timbul  pertanyaan yang lebih konkrit. Apa itu perencanaan pegawai ?. dan mengapa  perencanaan pegawai itu mutlak untuk dilaksanakan dalam organisasi ? Pengertian atau definisi perencanaan pegawai dapat kita temui pada banyak  buku manajemen, administrasi maupun kepemimpinan. Hadari Nawawi dalam buku Perencanaan SDM mendefinisikan perencanaan sebagai berikut: “Perencanaan adalah proses pemilihan dan penetapan tujuan, metode, anggaran, dan standar (tolok ukur) keberhasilan suatu kegiatan”. Pengertian ini menunjukkan bahwa perencanaan merupakan proses atau rangkaian beberapa kegiatan yang saling berhubungan dalam memilih salah satu diantara beberapa alternatif tentang tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi/perusahaan. Kemudian memilih strategi dan metode untuk mencapai tujuan tersebut. Dilanjutkan pula dengan menetapkan anggaran untuk melaksanakan strategi dan metode tersebut, diiringi dengan memilih dan menetapkan

kriteria

tolok

ukur

untuk

menilai

tingkat

keberhasilan

organisasi/perusahaan dalam pencapaian tujuannya dengan mengimplementasikan strategi dan metode yang telah dipilih sebelumnya. Pengertian perencanaan tersebut diatas dalam perencanaan pegawai berarti di lingkungan sebuah organisasi harus dilakukan rangkaian kegiatan menetapkan tujuan, memilih strategi dan metode serta penyediaan anggaran untuk mendapatkan  pegawai baru yang dibutuhkan oleh organisasi. Penetapan kegiatan tersebut sebagai  perencanaan berarti kegiatan memprediksi SDM yang memiliki kemampuan yang 8

 besar dalam melaksanakan program  –   program bisnis yang telah dirumuskan di dalam rencana bisnis organisasi yang bersangkutan. Disamping itu perencanaan  pegawai harus dilakukan juga untuk mempertahankan pegawai yang dimiliki organisasi yang telah menunjukkan kemampuannya dalam memberikan kontribusi terbaik untuk mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Untuk itu perencanaan harus dilakukan sebagai kegiatan keberhasilan organisasi dalam memprediksi kualifikasi pegawai yang tepat guna setelah bekerja dibidangnya masing-masing. Pengetahuan tepat guna yang sistematik itu dalam perencanaan pegawai, membahas tentang cara atau teknik memprediksi kebutuhan pegawai yang paling akurat, baik jumlah maupun kualifikasinya di lingkungan sebuah organisasi. Prediksi itu dapat dilakukan dengan mempergunakan pegawai dari sumber internal dan/atau sumber eksternal. Untuk melengkapi penulisan ini dalam pengertian  perencanaan, dapat kita cermati pendapat dari beberapa ahli SDM dalam mendefinisikan perencanaan pegawai sebagai berikut (dalam… Irawan, 2002:30). 1. Siagian (1994), perencanaan pegawai adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen organisasi guna tersedianya tenaga yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dalam rangka pencapaian tujuan yang telah dan akan ditetapkan. 2. Tulus (1994), perencanaan pegawai adalah aktivitas yang dapat menjamin terpenuhinya kebutuhan pegawai bagi organisasi secara konstan dan memadai 3. Handoko (1994), perencanaan pegawai adalah estimasi organisasi secara sistematik permintaan dan penawaran tenaga kerja di waktu yang akan datang. 4. Hasibuan (1994), perencanaan pegawai adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan organisasi dan efektif serta efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. 5. Schuller (1992), perencanaan pegawai adalah dasar konstruksi manajemen SDM yang meliputi perkiraan kebutuhan SDM organisasi dan perencanaan tahapan yang memungkinkan untuk mendapatkan SDM yang dibutuhkan tersebut. 6. French (1986), perencanaan pegawai adalah proses pengkajian kebutuhan SDM dimasa mendatang serta pembuatan perencanaan program untuk memastikan kompetensi dan kemantapan kerja pegawai yang berkaitan tujuan organisasi. 9

Dari berbagai pengertian tentang perencanaan pegawai diatas terlihat bahwa ada

kegiatan-kegiatan

yang

saling

berhubungan

yang

membentuk

sistem

 perencanaan pegawai yang meliputi kegiatan, diantaranya: 1. Penetapan tujuan. 2. Pengambilan keputusan tentang kuantitas (jumlah) dan kualitas pegawai. 3. Mempertahankan pegawai yang memiliki kemampuan melaksanakan tugas. 4. Memilih strategi serta anggaran untuk mendapatkan pegawai baru. 5. Dan pengkajian kebutuhan sdm di masa mendatang. Kegiatan perencanaan pegawai tersebut juga dapat diaplikasikan sebagai  bahan pertimbangan dalam perencanaan kebutuhan PNS dilingkungan organisasi  pemerintah. Hal ini terlihat dari pengertian atau definisi perencanaan PNS, yakni kegiatan memprediksi kondisi masa depan yang diinginkan yang meliputi jumlah,  jenis keahlian, tingkat kompetensi untuk menjamin tersedianya SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi sebagai upaya untuk menyesuaiakan antara bidang-bidang  jabatan dengan keahlian atau kecakapan yang tersedia agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Tujuan perencanaan pegawai pada umumnya dikategorikan dalam tiga tahapan, yaitu perencanaan pegawai jangka pendek, menengah, dan panjang. Tujuan perencanaan pegawai jangka pendek (perspektif tahunan) adalah menetapkan prediksi posisi/jabatan dan pekerjaan yang kosong satu tahun mendatang yang harus diisi, baik jumlah maupun kualifikasinya di lingkungan sebuah organisasi. Tujuan perencanaan pegawai jangka sedang/panjang (maksimal 5 tahun mendatang) adalah menetapkan prediksi permintaan pegawai agar organisasi memiliki kemampuan dalam mempertahankan dan mengembangkan eksistensi kompetitifnya. Tujuan perencanaan pegawai jangka panjang untuk memperoleh sosok PNS yang memiliki kompetensi dalam melaksanakan tugas secara profesional dan

bertanggungjawab

dalam

menyelenggarakan

tugas

pemerintahan

dan

 pembangunan serta bersih dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN).

C. Manfaat Perencanaan Pegawai

Perencanaan pegawai secara kategorikal mutlak untuk dilaksanakan dalam suatu organisasi karena SDM yang dimiliki atau mungkin dimiliki selalu terbatas,  padahal tujuan yang ingin dicapai per definisi selalu tidak terbatas.

Situasi 10

keterbatasan itu memberi petunjuk bahwa pegawai harus direncanakan dan digunakan sedemikian rupa sehingga diperoleh manfaat yang semaksimal mungkin. Manfaat perencanaan pegawai dalam organisasi diantaranya adalah : 1. Organisasi dapat memanfaatkan pegawai yang sudah ada secara le bih baik 2. Melalui perencanaan pegawai yang matang, dapat meningkatkan produktifitas kerja pegawai yang sudah ada. 3. Organisasi dapat menentukan kebutuhan pegawai dimasa depan, baik dalam arti  jumlah dan kualifikasinya untuk berbagai jabatan dan menyelenggarakan  berbagai aktivitas. 4. Penanganan informasi ketenagakerjaan dan pemanfaatannya. 5. Sebagai dasar bagi penyusunan program bagi satuan kerja yang menangani  pegawai dalam organisasi. Untuk melakukan penghitungan kebutuhan PNS dilakukan dengan cara menganalisis persediaan pegawai dan menghitung kebutuhan pegawai. Persediaan  pegawai dapat dilihat dari data jumlah pegawai yang dimiliki oleh suatu unit organisasi yang terkini. Pencatatan data persediaan pegawai menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari perencanaan kepegawaian secara keseluruhan. Setiap Instansi harus menyusun perencanaan persediaan pegawai untuk kurun waktu 2 (dua) sampai dengan 5 (lima) tahun ke depan sesuai dengan kebutuhan dan perubahan organisasi yang selanjutnya disampaikan kepada Kepala BKN. Perkiraan persediaan pegawai tahun berikutnya dihitung atas dasar jumlah pegawai yang ada dikurangi dengan  jumlah pegawai yang mencapai Batas Usia Pensiun dalam tahun yang bersangkutan. Pengurangan pegawai di luar Batas Usia Pensiun antara lain seperti halnya mutasi,  berhenti, dan meninggal dunia sulit diramalkan, sehingga pengurangan tersebut tidak perlu dimasukan dalam perkiraan, kecuali direncanakan dengan pasti. Persediaan pegawai disusun dalam daftar susunan jabatan berdasarkan kualifikasi, dengan tahapan sebagai berikut : a) Menyusun daftar susunan jabatan yang meliputi nama jabatan, ikhtisar jabatan, syarat jabatan. Adapun syarat jabatan meliputi pendidikan, pendidikan dan  pelatihan jabatan, pengalaman, keahlian, dan keterampilan. Penyusunan daftar susunan jabatan sebagai langkah untuk menentukan persyaratan bagi calon  pemangku atau pemangku jabatan yang terkait dengan nilai kompetensinya. 11

Calon pemangku atau pemangku jabatan yang telah memenuhi kompetensi  jabatan diharapkan akan mampu melaksanakan tugas jabatan secara profesional, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan pegawai dalam suatu organisasi. Bagi calon pemangku atau pemangku jabatan yang belum memenuhi persyaratan  jabatan yang dibutuhkan maka tugas organisasi atau instansi untuk melaksanakan  peningkatan kompetensi jabatan melalui pembinaan pegawai. Contoh:

DAFTAR SUSUNAN JABATAN Unit Kerja: Bagian Organisasi dan Tata Laksana  No

Nama Jabatan

1

Kabag Organisasi dan Tata Laksana

2

Kasubbag Organisasi

3

Penganalisis Organisasi

4

Dst

Ikhtisar Jabatan Pendidikan

Diklat

Syarat Jabatan Pengalaman Keahlian Keterampilan

Melaksanakan S1 Manajemen analisis dan Pim III menyusun kapasitas kelembagaan serta ketatalaksanaan diisi sesuai Dst Dst dengan yang ada

enganalisis rganisasi

Dst

Dst

Menyusun informasi  jabatan

engumpulkan ata rganisasi

-

Dst

Dst

Dst

S1 Manajemen-

Dst

Dst

esain Evaluasi rganisasi organisasi

Dst

Mencatat Permasalahan yang dihadapi Dst

 b) Menyusun daftar susunan pegawai menurut jabatan terdiri atas nama jabatan dan data pegawai. Adapun data pegawai terdiri dari nama pegawai, tahun  pengangkatan, tahun pensiun, pendidikan, pendidikan dan pelatihan, pengalaman  jabatan, keahlian, dan keterampilan pegawai yang bersangkutan. Contoh:

DAFTAR SUSUNAN PEGAWAI MENURUT JABATAN Unit Kerja: Bagian Organisasi dan Tata Laksana Data Pegawai  Nama Tahun Pensiun Pendidikan Diklat Pengalaman Keahlian Ket Pengang  jabatan katan Kabag Drs 1985 2012 S1 Pim III Kabag Desain Ortala Budi Organ. Kasubag Amir 1980 2011 S1 Pim IV Sekretaris SE Analisi Karina, Dst Dst S1 Dst Dst Dst Dst Organisasi SE Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst Dst

 No Nama Jabatan 1 2 3 4

12

c) Membuat perkiraan perubahan komposisi pegawai yang akan pensiun dan rencana promosi serta mutasi untuk mengetahui kemungkinan perubahan posisi  pegawai dalam jabatan. Contoh :

PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI PEGAWAI Tahun 2011 s/d 2013 Unit Kerja: Bagian Organisasi dan Tata Laksana  No

1 2 3 4

Nama Jabatan

Pegawai Yang Pensiun Promosi Mutasi Ada 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 2011 2012 2013 Kabag Ortala 1 1 1 1 1 Kasubag 1 1 1 1 Penganalisis 1 1 1 1 1 Organisasi Penganalisis 1 1 1 1 1 Jabatan

d) Membuat perkiraan persediaan pegawai dalam waktu 2 - 5 tahun yang ditentukan tanpa mencantumkan lagi pegawai yang pensiun. Contoh :

PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI Tahun 2011 s/d 2013 Unit Kerja : Bagian Organisasi dan Tata Laksana  No

Nama Jabatan

Pegawai yang ada

Persediaan

2010

2011

2012

2013

1

Kabag Ortala

1

1

1

1

2

Kasubag....

1

1

1

1

3

Penganalisis

1

1

1

1

1

1

1

1

Organisasi 4

Penganalisis Jabatan

D. Penghitungan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil

1. Metode Penghitungan a) Setiap instansi wajib melakukan analisis beban kerja untuk penghitungan kebutuhan PNS yang dapat dilakukan seperti contoh berikut:

13

URAIAN TUGAS Jabatan Pengolah Data Formasi Pada Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai No

1

2

3

4

5

6

7

Uraian Tugas

Satuan Hasil

Memeriksa data usulan laporan/ formasi yang disampaikan checklist Instansi Pusat dan Daerah sudah sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat Menginventarisasi data usulan formasi yang disamRekap  paikan oleh Instansi Pusat Data dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansi dan jabatannya agar memudahkan dalam pencarian data Mengolah data usulan Informasi formasi berdasarkan jenis  per jenis  jabatan untuk membuat  jabatan  bahan pertimbangan Memberikan informasi Laporan yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan  pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah Membuat konsep pertimDraft  bangan Kepala BKN Pertimban mengenai alokasi gan tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah  berdasarkan data usul formasi sebagai bahan  pertimbangan teknis Kepala BKN Membuat laporan statistik Laporan mingguan mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah  berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung Memelihara database Kegiatan formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya

Waktu Penyelesaian

Beban Kerja

15 menit

Waktu Kerja Efektif 72 000

600

Pegawai Yang Dibutuhkan 0,125

30 Menit

72 000

600

0,250

45 Menit

72 000

600

0,375

45 Menit

72 000

600

0,375

3000 Menit

72 000

1

0,042

60 Menit

1500

1

0,040

30 Menit

6 000

1

0,005

Ket

14

8

Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan  baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran  pelaksanaan tugas

Kegiatan

30 Menit

300

3

Jumlah

0,300

1,512

Berdasarkan contoh tersebut di atas maka pegawai yang dibutuhkan untuk  jabatan Pengolah Data Formasi

pada Sub Dit. Perencanaan Formasi

Pegawai adalah sebanyak 1,512 dibulatkan ke atas menjadi 2 (dua) orang  pegawai. Apabila kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut juga dianalisis  berdasarkan sifat pekerjaan yaitu rutin, segera, penting, dan/atau rahasia serta dilakukan analisis terhadap peralatan/teknologi yang digunakan, maka kebutuhan pegawai untuk jabatan tersebut adalah 1 atau 2 orang. Maksudnya apabila peralatan yang tersedia di unit tersebut lengkap dengan teknologi yang modern maka pegawai yang dibutuhkan cukup 1 orang.  b)

Penghitungan kebutuhan pejabat struktural dilakukan berdasarkan jumlah  jabatan struktural yang terdapat dalam struktur organisasi dan tata kerja yang telah ditetapkan.

c)

Untuk penghitungan kebutuhan jabatan fungsional dapat menggunakan metode analisis kecenderungan berdasarkan indeks sebagai berikut : 1) Pegawai Negeri Sipil pada Instansi Pusat (a) Menghitung jumlah kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional yang tidak memberikan pelayanan langsung pada masyarakat : (1) Unit organisasi teknis eselon IV atau eselon V paling banyak membawahi 2 (dua) orang. (2) Unit organisasi teknis eselon III terendah paling banyak membawahi 4 (empat) orang. (3) Unit organisasi kesekretariatan eselon IV atau eselon V paling  banyak membawahi 3 (tiga) orang. (4) Unit organisasi kesekretariatan eselon III terendah paling banyak membawahi 5 (lima) orang.

15

(b) Kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional yang memberikan pelayanan langsung pada masyarakat dan bersifat teknis administratif dibawah eselon IV atau eselon V paling banyak membawahi 5 (lima) orang. (c) Kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional tertentu dilaksanakan berdasarkan standar penghitungan yang ditetapkan oleh instansi pembina, antara lain sebagai berikut: (1) Agen; (2) Diplomat; (3) Dosen; (4) Jaksa; (5) Pemeriksa Bea dan Cukai; (6) Pemeriksa Merek; (7) Pemeriksa Pajak; (8) Pemeriksa Paten; (9) Pengamat Gunung Api; (10) Pengamat Meteorologi dan Geofisika; (11) Pengawas Farmasi dan Makanan; (12) Pengawas Keselamatan Pelayaran; (13) Pengendali Frekuensi Radio; (14) Penilai Pajak Bumi dan Bangunan; (15) Penyuluh Agama; dan (16) Teknik Penerbangan. d) Untuk mengetahui kebutuhan pegawai jabatan fungsional Instansi Pusat dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

16

Indeks Kebutuhan Pegawai Jabatan Fungsional Instansi Pusat Jenis Jabatan

Indeks Kebutuhan Pegawai

1. Tidak memberikan pelayanan langsung pada masyarakat: a. Eselon IV atau Eselon V teknis

 paling banyak 2 (dua) orang

 b. Eselon III teknis terendah

 paling banyak 4 (empat) orang

c. Kesekretariatan Eselon IV atau Eselon V

 paling banyak 3 (tiga) orang

d. Kesekretariatan Eselon III terendah

 paling banyak 5 (lima) orang

2. Memberikan pelayanan langsung pada

 paling banyak 5 (lima) orang

masyarakat yang bersifat teknis administrative 3. Jabatan fungsional tertentu

Ditetapkan Instansi Pembina

e) Kebutuhan jabatan fungsional bagi organisasi yang memiliki karakteristik  pekerjaan yang spesifik ditentukan oleh Instansi yang bersangkutan. 1) Pegawai Negeri Sipil pada Instansi Daerah a) Menghitung jumlah kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional yang tidak memberikan pelayanan langsung pada masyarakat : (1) Unit organisasi teknis eselon IV atau eselon V pal ing banyak membawahi 2 (dua) orang. (2) Unit organisasi teknis eselon III terendah paling banyak membawahi 5 (lima) orang. (3) Unit organisasi kesekretariatan eselon IV atau eselon V paling  banyak membawahi 5 (lima) orang. (4) Unit organisasi kesekretariatan eselon III terendah paling banyak membawahi 7 (tujuh) orang.  b) Kebutuhan pegawai yang menduduki jabatan fungsional yang memberikan pelayanan langsung pada masyarakat dan bersifat teknis administratif dibawah eselon IV atau eselon V paling banyak membawahi 7 (tujuh) orang. 2) Menghitung jumlah pegawai yang menduduki jabatan fungsional te rtentu yang berfungsi memberikan pelayanan langsung kepada masyarakat dan 17

 bertugas di lapangan dilaksanakan berdasarkan standar penghitungan yang ditetapkan oleh instansi pembina, seperti: a) Penyuluh Pertanian;  b) Penyuluh Perikanan; c) Penyuluh Kehutanan; d) Penyuluh Perindustrian Dan Perdagangan; f) Penyuluh Keluarga Berencana; g) Penggerak Swadaya Masyarakat; h) Pengawas Ketenagakerjaan; i) Instruktur Ketenagakerjaan;  j) Pengantar Kerja; k) Pengawas Bidang Pekerjaan Umum; dan l) Jabatan lain yang bertugas di lapangan yang menjadi prioritas dengan tetap memperhatikan karakteristik, kondisi, dan potensi daerah. 3) Untuk mengetahui kebutuhan pegawai jabatan fungsional instansi daerah dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Indeks Kebutuhan Pegawai Jabatan Fungsional Instansi Daerah Jenis Jabatan

Indeks Kebutuhan Pegawai

1. Tidak memberikan pelayanan langsung pada masyarakat: a. Eselon IV atau Eselon V teknis

paling banyak 2 (dua) orang

 b. Eselon III teknis terendah

paling banyak 5 (lima) orang

c. Kesekretariatan Eselon IV atau Eselon V

paling banyak 5 (lima) orang

d. Kesekretariatan Eselon III terendah

paling banyak 7 (tujuh) orang

2. Memberikan pelayanan langsung pada

 paling banyak 7 (tujuh) orang

masyarakat yang bersifat teknis administratif 3. Jabatan fungsional tertentu

Ditetapkan Instansi Pembina

18

4) Kebutuhan tenaga guru dihitung berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 4 Tahun 2010 tentang Pedoman Pemberian Pertimbangan Teknis Formasi Guru Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/ Kota sebagai berikut: a) Kebutuhan Guru Taman Kanak-Kanak (TK). Parameter  penghitungan kebutuhan Guru TK adalah : (1) Setiap TK mempunyai 1 (satu) orang Kepala Sekolah; dan (2) Setiap rombongan belajar (rombel)/kelas mempunyai 1 (satu) orang Guru. Formula penghitungan kebutuhan Guru TK adalah sebagai  berikut :

KG = ΣK + 1 KTK 

Keterangan : KG = Kebutuhan Guru ΣK = Jumlah Rombel/Kelas KTK = Kepala TK Contoh :

Pada Kabupaten X terdapat 3 (tiga) TK memiliki rombel/kelas yang berbeda sebagai berikut:  Nama Sekolah

Jumlah Rombel/Kelas Kelas Nol Kecil

Kelas Nol Besar

TK A

2 kelas

1 kelas

TK B

1 kelas

3 kelas

TK C

2 kelas

4 kelas

Jumlah

5kelas

8 kelas

19

Maka penghitungan kebutuhan Guru untuk masing-masing TK sebagai berikut: a. KG TK A

= ΣK + 1 KTK 

= 3 Guru + 1 Kepala TK = 4 orang  b. KG TK B

= ΣK + 1 KTK  = 4 Guru + 1 Kepala TK = 5 orang

c. KG TK C

= ΣK + 1 KTK  = 6 Guru + 1 Kepala TK = 7 orang

Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru TK di Kabupaten X adalah 16 (enam belas) orang, dengan rincian sebagaimana tersebut pada tabel di bawah:  Nam Ke Ke a las las Seko  No  No lah l l Ke Be cil sar TK 2 1 A kel kel as as TK 1 3 B kel kel as as TK 2 4 C kel kel as as Juml 5 8 ah kel kel as as

Gu ru TK

Kep ala TK

3 ora ng 4 ora ng 6 ora ng 13 ora ng

1 oran g 1 oran g 1 oran g 3 oran g

Jumlah Guru

4 orang

5 orang

7 orang

 b) Kebutuhan Guru Sekolah Dasar (SD) Parameter penghitungan kebutuhan Guru SD adalah : a. Setiap rombel/kelas harus memiliki 1 (satu) orang Guru kelas; 20

 b. Setiap SD harus memiliki 1 (satu) Kepala Sekolah; dan c. Setiap SD harus memiliki minimal 1 (satu) Guru agama dan 1 (satu) Guru pendidikan jasmani dan kesehatan. Dengan ketentuan: a) Apabila SD tersebut terdapat sejumlah siswa menganut agama yang  berbeda, maka penghitungan Guru agama disesuaikan dengan kebutuhan dan peraturan yang berlaku;  b) Untuk daerah terpencil cukup diperlukan 1 (satu) orang Guru merangkap KS karena pada umumnya jumlah peserta didik di daerah terpencil kurang dari 60 (enam puluh) anak untuk semua tingkatan sehingga tidak menggunakan formula sebagaimana tersebut di bawah. Rumus penghitungan kebutuhan Guru SD dalam 1 (satu) sekolah adalah sebagai berikut:

KG = ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP

Keterangan : KG = Kebutuhan Guru ΣK = Jumlah rombel/kelas KS = Kepala Sekolah GA = Guru Agama GP = Guru Penjaskes Contoh : Pada Kabupaten Y terdapat 3 (tiga) SD Negeri (N), yaitu SDN 1, SDN 2, dan SDN 3. Dengan jumlah rombel/kelas masingmasing SD sebagaimana tersebut pada tabel di bawah:  Nama

Rombel/Kelas

Sekolah

I

II

III

IV

V

VI

Jumlah

SDN 1

2

2

1

1

1

1

8

SDN 2

3

3

3

2

2

2

15

SDN 3

4

4

3

2

2

2

17

21

Berdasarkan jumlah rombel/kelas pada satu sekolah maka  penghitungan kebutuhan Guru SD Kabupaten Y secara rinci sebagai berikut : a. KG SDN 1

= ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP =8+1+1+1 = 11 orang

 b. KG SDN 2

= ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP = 15 + 1 + 1 + 1 = 18 orang

c.

KG SDN 3

= ΣK + 1 KS + 1 GA + 1 GP = 17 + 1 + 1 + 1 = 20 orang

Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru di Kabupaten Y adalah 49 (empat puluh sembilan) orang, dengan rincian sebagaimana tersebut pada tabel di bawah :

 Nama

Rombel/Kelas

Jumlah

Kepala

Jumlah G

Jumlah G

Sekolah

I

II

III

IV

V

VI

Guru

Sekolah

A

P

SDN 1

2

2

1

1

1

1

8

1

1

1

SDN 2

3

3

3

2

2

2

15

1

1

1

SDN 3

4

4

3

2

2

2

17

1

1

1

Jumlah

9

9

7

5

5

5

40

3

3

3

c) Kebutuhan Guru Sekolah Luar Biasa (SLB) (1) Jenjang pendidikan SLB meliputi : (a) Taman

Kanak-Kanak-Pendidikan

Khusus/Luar

Biasa

(TK-

PK/LB); (b) Sekolah Dasar Luar Biasa (SDLB); (c) Sekolah Menengah Pertama Luar Biasa (SMPLB), dan (d) Sekolah Menengah Atas Luar Biasa (SMALB). (2) Pembagian rombel/kelas SLB berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan masing-masing siswa terdiri dari : (a) SLB Tunanetra (A); 22

(b) SLB Tunarungu (B); (c) SLB Tunagrahita Ringan (C) (d) SLB Tunagrahita Sedang(C1); (e) SLB Tunagrahita Berat (C2); (f) SLB Tunadaksa Ringan (D); (g) SLB Tunadaksa Sedang (D1); (h) SLB Tunalaras (E); (i) SLB Tunawicara (F); (j) SLB Tunaganda (G); dan (k) Autis (M). (3) Parameter penghitungan kebutuhan Guru dan siswa bedasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan adalah : (a) Tunagrahita ringan = 1:7 (b) Tunagrahita sedang, Tunarungu, Tunawicara, Tunadaksa ringan dan Tunalaras = 1:5 (c) Tunanetra, Tunadaksa sedang, Tunaganda dan Autis Berat = 1:1 (d) Setiap jenjang pendidikan SLB harus memiliki Guru umum dengan

ketentuan

penghitungan

kebutuhan

Guru

umum

 berdasarkan pada kemampuan untuk mengajar siswa adalah 3 rombongan belajar perhari. (e) Dengan asumsi 1 rombel  –   5 siswa, sehingga kemampuan Guru dalam 1 minggu (6 hari) adalah 3 rombel X 5 siswa X 6 hari = 90 siswa. (f) Setiap SLB harus memiliki 1 (satu) Kepala Sekolah dan Wakil Kepala Sekolah bukan berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan. (g) Guru yang mengajar pada satu rombel/kelas SLB berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan harus merangkap pada rombel/kelas

SLB

berdasarkan

kemampuan

dan

tingkat

keterbatasan yang lain. Rumus penghitungan Kebutuhan Guru SLB untuk setiap jenjang, mulai dari TK-PK/LB sampai dengan SMALB sebagai berikut: 23

1. Tuna Netra (A) KG = ΣK + 1GOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI 2. Tuna Rungu (B) KG = ΣK + 1 GBikom + 1GBPBI + 1 GA + 1GP + GK  3.

Tunagrahita Ringan (C), Sedang (C1) dan berat KG = ΣK + 1 GKMD + 1GA + 1 GP + 1 GK + 1 GBM

4.

Tuna daksa Ringan (D) dan Tunadaksa Sedang (D1) KG = ΣK + 1GKMD + 1GBG + 1GA + 1 GP + 1GK

5. Tunalaras (E) KG = ΣK + 1GBPS + 1GA + 1 GP + 1GK + 1GKON 6. Tunawicara KG = ΣK + 1GBKOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI 7. Tunaganda (G) KG = ΣK + 1GKMD + 1 GBG + 1GA + 1 GP 8. Autis (M) KG = ΣK + 1GKMD + 1GA + 1GP + 1GK + 1GKON

Keterangan : KG = Kebutuhan Guru ΣK = Jumlah kelas GOM = Guru Orientasi dan Mobilitas GA = Guru Agama GP = Guru Penjasorkes GK = Guru Ketrampilan GBPBI = Guru Bina Persepsi Bunyi dan Irama GBikom = Guru Bina Komunikasi GKMD = Guru Kemampuan Merawat Diri GBM = Guru Bina Mental GKON = Guru Konseling (Psikologi) GBG = Guru Bina Gerak

24

Contoh Kebutuhan Guru TK-PK/LB Pada SLB A berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan memiliki jumlah kelas sebagaimana tersebut pada tabel di bawah :

 No

Kemampuan dan Tingkat Keterbatasan

Jumlah Kelas

1

Tunanetra (A)

2

2

Tunarungu (B)

1

3

Tunagrahita Ringan (C)

1

4

Tunadaksa Ringan (D)

2

Jumlah

6

Berdasarkan kemampuan dan tingkat keterbatasan serta jumlah kelas maka penghitungan kebutuhan Guru TK-PK/LB pada SLB A adalah sebagai berikut: 1. Tunanetra KG

= ΣK + 1GOM + 1GA + 1GP + 1GK + 1GBPBI = 2 + 1GOM + 1 GA + 1GP + 1 GK + 1GBPBI = 7 orang

2. Tunarungu KG = ΣK + 1GBikom + 1GBPBI + 1 GA + 1GP + GK  = 1 + 1GBikom = 2 orang Keterangan : Karena GBPI, GA, GP dan GK sudah ada pada kelas tunanetra maka guru-guru yang bersangkutan harus merangkap pada kelas tunarungu. 3. Tunagrahita Ringan KG

= ΣK + 1 GKMD + 1GA + 1 GP + 1 GK + 1 GBM = 1 + 1GKMD + 1GBM = 3 orang

25

Keterangan : Karena GA, GP dan GK sudah ada pada kelas tunanetra dan tunarungu maka guru-guru yang bersangkutan harus merangkap  pada kelas tunagrahita ringan. 4. Tunadaksa Ringan KG

= ΣK + 1GKMD + 1GBG + 1GA + 1 GP + 1GK  = 2 + 1 GBG = 3 orang

Keterangan : Karena GKMD, GA, GP dan GK sudah ada pada kelas tunanetra dan tunarungu dan tunagrahita ringan maka guru-guru yang  bersangkutan harus merangkap pada kelas tunadaksa ringan. Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru TK-PK/LB pada SLB A adalah 15 (lima belas) orang ditambah 1 (satu) Kepala Sekolah dan maksimal 4 (empat) orang Wakil Kepala Sekolah. d) Kebutuhan Guru Bimbingan dan Konseling (BK) Parameter penghitungan kebutuhan Guru BK adalah : (1) Setiap SMP, SMA, dan SMK sekurang-kurangnya diperlukan 1 (satu) orang Guru BK; (2) Setiap Guru BK wajib memberikan bimbingan dan konseling sekurang-kurangnya 150 (seratus lima puluh) orang; (3) Dasar penghitungan Guru BK adalah jumlah siswa seluruh sekolah dibagi 150 (seratus lima puluh) orang siswa. Rumus Penghitungan Kebutuhan Guru BK adalah sebagai berikut : Keterangan :

ΣS KG = 150 KG = Kebutuhan Guru ΣS = Jumlah siswa 150 = Jumlah siswa yang wajib dibimbing 26

Contoh : Di Kabupaten A terdapat 3 (tiga) SMK Negeri (N) yaitu SMKN 1, SMKN 2, dan SMKN 3 dengan jumlah siswa masing-masing sebagaimana tersebut pada tabel di bawah :

 Nama Sekolah

Jumlah Siswa

SMKN 1

425

SMKN 2

307

SMKN 3

156

Jumlah

888

Berdasarkan jumlah siswa pada masing-masing SMKN Kabupaten A maka penghitungan kebutuhan Guru BK secara rinci sebagai berikut : a. SMKN 1 ΣS KG =

425 =

150

=

3 orang

=

2 orang

=

1 orang

150

 b. SMKN 2 ΣS KG =

307 =

150

150

c. SMKN 3 ΣS KG =

156 =

150

150

Sehingga jumlah seluruh kebutuhan Guru BK di SMKN Kabupaten A sebanyak 6 (enam) orang. e) Kebutuhan Guru Sekolah Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah Atas (SMA), dan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) adalah 27

sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 11-a sampai dengan Anak Lampiran 11-c Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini. Salah satu contoh lampiran tersebut adalah sebagai berikut

Standar Maksimal Kebutuhan Formasi Guru SMP Untuk Semua Tingkat Di Kabupaten/Kota Mata Pelajaran : Pendidikan Agama/PPKN/Seni Budaya/ Pendidikan Jasmani, Orkes/Ketrampilan Teknologi Dan Komunikasi

 No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 dst

Jumlah Rombel/Kelas 7 – 19 20 – 31 32 – 43 44 – 55 56 – 67 68 – 79 80 – 91 . 92 – 103 104 – 115 116 – 127 dst

Formasi Guru 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 dst

5) Kebutuhan pegawai pada sarana pelayanan kesehatan milik pemerintah merujuk pada: a) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Rumah Sakit Umum adalah sebagai berikut : (1) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas A, terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (2) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas B (Pendidikan), terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (4) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas B (Non Pendidikan), terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter 28

Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (5) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas C, terdiri dari Dokter Spesialis, Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (6) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit kelas D, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (7) Untuk menghitung standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di rumah sakit umum dapat dilihat dalam tabel dibawah ini.

Standar Kebutuhan Minimal Formasi Tenaga Kesehatan Rumah Sakit Umum NO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

JENIS TENAGA

Dokter Spesialis Dokter Umum Dokter Gigi Keperawatan Kefarmasian Kesehatan Masyarakat Gizi Keterapian Fisik Keteknisan Medis Non Tenaga Kesehatan - Pengadministrasi ruang rawat inap - Pramusaji - Juru masak - Juru cuci - Pemulasaraan jenazah - Sopir Jumlah

RS Kelas A 304 6 1240 24 6

RS Kelas B (P) 102 11 3 464 12 3

RS Kelas B (NP) 36 11 3 200 12 3

RS Kelas C 7 11 2 80 3 2

RS Kelas D 3 1 16 1 1

24 34 52 348

12 15 23 282

12 15 23 282

3 5 7 87

1 1 2 28

2038

927

597

207

54

29

 b) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Rumah Sakit Khusus adalah sebagai berikut : (1) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas A, terdiri

dari

Dokter

Spesialis,

Dokter

Umum,

Dokter

Gigi,

Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (2) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas B, terdiri

dari

Dokter

Spesialis,

Dokter

Umum,

Dokter

Gigi,

Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (3) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas C, terdiri

dari

Dokter

Spesialis,

Dokter

Umum,

Dokter

Gigi,

Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan. (4) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di rumah sakit khusus kelas D, terdiri

dari

Dokter

Spesialis,

Dokter

Umum,

Dokter

Gigi,

Keperawatan, Kefarmasian, Kesehatan Masyarakat, Gizi, Keterapian Fisik, Keteknisan Medis dan Non Tenaga Kesehatan (5) Untuk menghitung standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di rumah sakit khusus dapat dilihat dalam tabel dibawah ini.

Standar Kebutuhan Minimal Formasi Tenaga Kesehatan Rumah Sakit Khusus  No

Jenis Tenaga

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Dokter Spesialis Dokter Umum Dokter Gigi Keperawatan Kefarmasian Kes. Masyarakat Gizi Keterapian Fisik Keteknisan Medis Non Tenaga Kesehatan Jumlah

Rs Kelas A 15 1 2 72 4 2 8 8 8 38

Rs Kelas B 10 2 2 56 2 1 6 7 7 25

Rs Kelas C 5 2 1 32 1 1 4 4 4 15

Rs Kelas D 3 1 1 20 1 1 2 3 3 10

158

118

69

45

30

c) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Puskesmas dan  jaringannya adalah sebagai berikut: (1) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Perawatan Daerah Strategis, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Perawat, Bidan, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (2) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Perawatan Daerah Terpencil, terdiri dari Dokter Umum, Perawat Gigi, Perawat, Bidan, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (3) Tenaga kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Perawatan Daerah Kepulauan, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Perawat, Bidan, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (4) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Perkotaan, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (5) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Pedesaan, terdiri dari Dokter Umum, Dokter Gigi, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan (6) Tenaga

Kesehatan

yang

dibutuhkan

di

Puskesmas

Daerah

Terpencil/Tertinggal/Perbatasan, terdiri dari Dokter Umum, Perawat Gigi, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (7) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Puskesmas Pembantu, terdiri dari Perawat, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. (8) Tenaga Kesehatan yang dibutuhkan di Poliklinik Desa, terdiri dari Bidan, Tenaga Kesehatan lain dan Non Tenaga Kesehatan. d) Standar kebutuhan minimal formasi tenaga kesehatan di Puskesmas dapat dihitung dengan menggunakan tabel di bawah i ni.

31

Standar Kebutuhan Minimal Formasi Tenaga Kesehatan Puskesmas dan Jaringannya  No 1 2 3 4 5 6 7 8

Jenis Puskesmas Perawatan Daerah Strategis Perawatan Daerah Terpencil Perawatan Daerah Kepulauan Perkotaan Pedesaan Daerah Terpencil/ Tertinggal/Perbatasan Puskesmas Pembantu Poliklinik Desa

Tenaga Kesehatan 28

Tenaga Non Kesehatan 9

Jumlah

19

8

27

29

9

38

30 18 12

10 5 5

40 23 17

8*) 1

1 1

9 2

37

Keterangan: *) 1 Dokter Gigi melayani 3 Puskesmas Pembantu

D. Peta Jabatan

Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan

struktural dan

fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi Dalam menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan datadata sebagai berikut: 1. Struktur Organisasi 2. Daftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional) 3. Bezetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini) 4. Kebutuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja) 5. Tugas dan Fungsi Unit Organisasi

32

Badan Kepegawaian Negara

Rekapitulasi Kekuatan Pegawai

CONTOH PETA JABATAN Struktur Organisasi Lengkap dengan Golru & Pendidikan

Beban kerja berdasarkan Tugas dan Fungsi Unit Organisasi

Nomenklatur Fungsional beserta Bezetting dan Kebutuhan Pegawai

Penyusunan peta jabatan mengacu pada beban kerja unit kerja organisasi. Beban kerja yang merupakan target kerja organisasi berlandaskan renstra dan renja organisasi. Beban kerja inilah yang harus di laksanakan atau dicapai oleh unit organisasi. Dalam pelaksanaan pencapaian target kerja (beban kerja), diperlukan kegiatan – kegiatan tugas pekerjaan yang ditindak lanjuti dengan pembagian tugas  –  tugas pekerjaan. Agar efektif dan efisien dalam pelaksanaan tugas  –  tugas pekerjaan melalui pengornisasian tugas berupa nama jabatan –  jabatan yang dibutuhka. Nama  jabatan ini terdiri dari nama jabatan paling rendah sampai dengan nama jabatan yang tinggi dalam unit kerja organisasi. Hasil pengorganisasian (nama jabatan dan uraian tugas) dapat dijadikan unsur untuk menganalisa kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja (ABK), yang  bertujuan

untuk

menghitung

jumlah

dan

jenis

pekerjaan

suatu

unit

organisasi/pemegang jabatan, sebagaimana tertuang dalam definisinya yakni :  Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis

 pekerjaan suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang dilakukan secara  sistematis dengan menggunakan metode tertentu.

33

ABK digunakan juga untuk memotret jumlah pegawai dalam organisasi melalui jabatan-jabatan dalam organisasi berdasarkan beban kerja jabatan. Jumlah  pegawai yang dibutuhkan organisasi hasil ABK dapat dijadikan menjadi kebutuhan  pegawai unit kerja organisasi. Setelah kebutuhan pegawai di dapatkan perlu ditindak lanjuti dengan membandingkan data kelembagaan, jumlah persediaan pegawai (bezetting), sehingga diketahui hasilnya apakah organisasi tersebut termasuk katagori yang kelebihan, sesuai, atau kekurangan pegawai. Adapun tindak lanjut katagori organisasi yang dihasilkan dengan pembandingan hasil ABK dengan data kelembagaan, jumlah persediaan pegawai (bezetting), sebagai berikut : 1. Organisasi yang kekurangan pegawai :

a. Melakukan distribusi pegawai dari unit organisasi yang kelebihan kepada unit organisasi yang kekurangan.  b. Penarikan PNS yang dipekerjakan atau diperbantukan pada instansi lain disesuaikan dengan syarat jabatan. c. Memberdayakan dengan cara memberikan pendidikan dan pelatihan serta memperkaya tugas pegawai yang ada. d. Menyusun perencanaan pengembangan pegawai. e. Menyusun perencanaan pegawai untuk 5 (lima) tahun ke depan dengan  pendekatan  positive growth, dilakukan secara bertahap sesuai dengan kemampuan keuangan negara. 2. Organisasi yang sesuai:

a. Melakukan distribusi pegawai dari unit organisasi yang kelebihan kepada unit organisasi yang kekurangan.  b. Melakukan pemetaan potensi dalam rangka mengetahui minat dan bakat  pegawai. c. Mengangkat PNS yang menduduki jabatan fungsional umum ke dalam  jabatan

fungsional

tertentu

sesuai

dengan

kebutuhan

instansi

dan

mengidentifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihannya. d. Menyusun perencanaan pengembangan pegawai. e. Menyusun perencanaan pegawai untuk 5 (lima) tahun ke depan dengan  pendekatan  zero growth, dilakukan secara bertahap sesuai dengan kemampuan keuangan negara. 34

3. Organisasi yang kelebihan pegawai :

a. Melakukan distribusi pegawai dari unit organisasi yang kelebihan kepada unit organisasi yang kekurangan.  b. Melakukan penilaian kinerja, penegakan disiplin PNS, dan penilaian kompetensi untuk mengetahui PNS yang memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan syarat jabatan berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku. c. Apabila hasil penilaian tersebut di atas menunjukan bahwa PNS yang memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan syarat jabatan kurang dari jumlah yang dibutuhkan, maka dilakukan penyusunan peringkat bagi PNS yang belum memiliki kompetensi dan kapabilitas sesuai dengan syarat  jabatan. d. Menerapkan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 1969 dan Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Pemerintah Nomor 65 Tahun 2008 bagi PNS yang tidak memiliki kompetensi sesuai dengan syarat jabatan sebagaimana dalam  butir 2) dan mendapat peringkat terendah dibawah jumlah pegawai yang dibutuhkan sebagaimana dalam butir 3) dengan alternatif sebagai berikut: 1) Bagi PNS yang telah mempunyai masa kerja minimal 10 tahun dan usia minimal 50 tahun, dapat langsung diberhentikan dengan memperoleh hak  pensiun. 2) Bagi PNS yang belum mempunyai masa kerja 10 tahun, namun telah mencapai usia minimal 45 tahun diberikan uang tunggu selama 1 tahun dan dapat diperpanjang sampai 5 tahun. 3) Apabila dalam masa menerima uang tunggu PNS yang bersangkutan telah mencapai usia 50 tahun dan mempunyai masa kerja minimal 10 tahun, maka yang bersangkutan dapat diberhentikan dengan memperoleh hak pensiun. 4) Apabila sampai berakhir masa uang tunggu, PNS yang bersangkutan: a) Sudah mempunyai masa kerja 10 tahun tetapi belum mencapai usia 50 tahun, maka yang bersangkutan diberhentikan namun hak 35

 pensiunnya baru diterima pada saat yang bersangkutan telah mencapai usia 50 tahun.  b) Belum mempunyai masa kerja 10 tahun dan belum mencapai usia 50 tahun, dapat diberhentikan sebagai PNS tanpa memperoleh hak  pensiun. e. Menyusun perencanaan pegawai untuk 5 (lima) tahun ke depan dengan  pendekatan minus growth  berdasarkan skala prioritas sesuai dengan kemampuan keuangan negara. f. Melakukan evaluasi dan analisis organisasi yang menyangkut tugas, fungsi, dan struktur organisasi.

E. Latihan Pilihlah jawaban dibawah ini yang paling tepat !!!!

(b)Perencanaan pegawai yang merupakan dasar penyusunan program kerja organisasi itu ..................... dilaksanakan guna lebih menjamin kehidupan organisasi dimasa depan (1) Tidak harus (2) Tidak perlu (3) Mutlak

(4) Dapat (5) Boleh (c) Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil dituangkan dalam Peraturan Kepala BKN (1) Nomor 19 Tahun 2011

(2)  Nomor 12 Tahun 2011 (3)  Nomor 54 Tahun 2003 (4)  Nomor 37 Tahun 2011 (5)  Nomor 97 Tahun 2000 (d)Perencanaan pegawai adalah aktivitas yang dapat menjamin terpenuhinya kebutuhan pegawai bagi organisasi secara konstan dan memadai. Definisi ini merupakan pendapat dari : 36

a.

Siagian

b.

Tulus

c.

Handoko

d.

Hasibuan

e.

Schuller

(e) Perencanaan pegawai adalah proses pengkajian kebutuhan SDM di masa mendatang

serta

pembuatan

perencanaan

program

untuk

memastikan

kompetensi dan kemantapan kerja pegawai yang dikaitkan dengan tujuan, definisi ini merupakan pendapat dari (1) Siagian (2) Tulus (3) Handoko (4) Hasibuan (5) French.

(f) Penulisan uraian tugas harus jelas, untuk itu dalam penulisannya harus mengandung (1) Tindak kerja (what) (2) Proses kerja (how) (3) Tindak kerja (what) dan Proses kerja (how) (4) Tindak kerja (what), Proses Kerja (how), dan Tujuan (why)

(5) Proses kerja (how) dan Tujuan kerja (why)

Jawablah pertanyaan berikut ini dan uraikan

1. Uraikan hubungan perencanaan pegawai dengan visi dan misi organisasi !! 2. Apa tindak lanjut bagi organisasi yang berkatagori kelebihan pegawai ? 3. Pada Kabupaten Y terdapat 3 (tiga) SD Negeri (N), yaitu SDN 1, SDN 2, dan SDN 3. Dengan jumlah rombel/kelas masing - masing

SD sebagaimana

tersebut pada tabel di bawah:  Nama

Rombel/Kelas

Sekolah

I

II

III

IV

V

VI

Jumlah

SDN 1

2

2

2

2

2

2

12 37

SDN 2

3

3

3

2

2

2

15

SDN 3

4

4

3

2

2

2

17

Berdasarkan jumlah rombel/kelas sebagaimana tersebut dalam tabel, hitunglah kebutuhan guru SD Kabupaten Y !! c)

Rangkuman

(a)Perencanaan pegawai negeri sipil adalah Kegiatan memprediksi kondisi masa depan yang diinginkan yang meliputi jumlah, jenis keahlian, tingkat kompetensi untuk menjamin tersedianya SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi sebagai upaya untuk menyesuaiakan antara bidang-bidang jabatan dengan keahlian atau kecakapan yang tersedia agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. (b)Analisis Jabatan Adalah Proses, Metode dan Tehnik untuk Mendapatkan Data Jabatan, Mengolahnya Menjadi Informasi Jabatan, Dan Menyajikannya Untuk Program-program Kelembagaan, Kepegawaian Serta Ketatalaksanaan, Dan Memberikan

Layanan

Pemanfaatannya

Bagi

Pihak-pihak

yang

Menggunakannya. (c) Peta jabatan yang merupakan susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan tingkat paling tinggi; (d) Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis  pekerjaan suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan metode tertentu (e)Hasil membandingkan kebutuhan pegawai dengan data kelembagaan, jumlah  persediaan pegawai (bezetting), sehingga diketahui hasilnya apakah organisasi tersebut termasuk katagori yang kelebihan, sesuai, atau kekurangan pegawai. (f) Perencanaan pegawai yang merupakan dasar penyusunan program kerja organisasi itu mutlak dilaksanakan guna lebih menjamin kehidupan organisasi dimasa depan, dimana perencanaan pergawai itu harus mempertimbangkan  prediksi kebutuhan pegawai kedepan dan harus berdasarkan alasan yang kuat,  jelas dan rasional sehingga dapat menghasilkan SDM yang mampu bekerja secara efektif dan efisien, dalam memberikan kontribusi pada usaha organisasi dalam mencapai tujuan strategik untuk mewujudkan visi dan misinya. 38

BAB III FORMASI PEGAWAI NEGERI SIPIL

A. Pembahasan

Pasal 15 Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, disebutkan bahwa jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan ditetapkan dalam formasi untuk jangka waktu tert entu berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan.Sejalan dengan hal tersebut dan dalam rangka perencanaan kepegawaian secara nasional serta terpenuhinya jumlah dan mutu Pegawai Negeri Sipil pada satuan organisasi Negara, sesuai dengan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan, maka formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional ditetapkan setiap tahun anggaran. Selanjutnya, berdasarkan formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional tersebut ditetapkan formasi Pegawai Negeri Sipil untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah Propinsi/ Kabupaten/Kota sesuai dengan kebutuhan. Penetapan dan persetujuan penetapan Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah dalam satu kesatuan Formasi Pegawai  Negeri Sipil secara nasional tersebut didasarkan atas usul Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat, Pejabat Pembina Kepegawaian Propinsi, dan Pejabat Pembina Kepegawaian Kabupaten/Kota.Dari uraian tersebut di atas mengisyaratkan bahwa formasi Pegawai Negeri Sipil ditetapkan setiap tahun anggaran berdasarkan atas usul Pejabat Pembina Kepegawaian masing-masing satuan organisasi Negara dalam rangka perencanaan kepegawaian secara nasional serta terpenuhinya jumlah dan mutu Pegawai Negeri Sipil pada satuan organisasi Negara sesuai dengan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan. Dengan demikian dapat ditegaskan yang dimaksud dengan formasi Pegawai Negeri Sipil adalah

 jumlah dan susunan

 Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Penetapan Formasi Pegawai Negeri Sipil merupakan suatu proses penetapan dalam menentukan mutu dan jumlah calon Pegawai Negeri Sipil yang akan di rekrut yang berdasarkan dengan beban kerja dan tanggung jawab pada masing39

masing satuan organisasi haruslah berdasarkan analisis kebutuhan dan penyediaan  pegawai sesuai dengan jabatan yang tersedia dengan memperhatikan informasi  jabatan yang disusun setiap tahun anggaran. Formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di  bidang pendayagunaan aparatur Negara, setelah memperhatikan pendapat Menteri Keuangan dan pertimbangan dari Kepala BKN. Formasi Pegawai Negeri Sipil terdiri dari : 1. Formasi Pegawai Negeri sipil Pusat Formasi Pegawai Negeri sipil pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang  bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara setelah mendapat  pertimbangan tertulis dari Kepala BKN. 2. Formasi Pegawai Negeri sipil Daerah Formasi Pegawai Negeri sipil daerah untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/kota setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Kepala Daerah masing-masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara,  berdasarkan pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara 3. Penetapan dan persetujuan formasi pegawai negeri sipil pusat dan formasi  pegawai negeri sipil daerah dilakukan berdasarkan usul dari : a.

Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat

 b.

Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah yang dikoordinasikan oleh Gubernur.

1. Perhitungan Dengan Metode Umum

Perhitungan dengan metode umum adalah perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam  jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang tersusun rapi. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui : 40

a. Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metode ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Dalam menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan adalah : Wujud hasil kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh kerja

Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah : Kebutuhan Pegawai =

Beban kerja.

x 1 orang = x 1 orang

Standar Kemampuan rata-rata Contoh : Jabatan

: Pengentri Data

Hasil Kerja

: Data entrian

Beban Kerja/Target Hasil

: 200 data entrian setiap hari

Standar kemampuan pengentrian : 30 data per hari Perhitungannya adalah : 200 data entrian x 1 orang = 6,67 orang 30 data entrian

dibulatkan menjadi 7 orang

 b. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam  pelaksanaan pekerjaan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, 41

dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya  pasien. Metode ini memerlukan informasi : o

Wujud objek kerja dan satuannya

o

Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani

o

Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja

Rumus menghitung dengan pendekatan metode ini adalah : Kebutuhan Pegawai

=

Obyek kerja

x 1 orang = x 1 orang

Standar Kemampuan rata-rata Contoh : Jabatan

: Dokter

Objek Kerja

: Pasien

Beban Kerja

: 80 pasien per hari

Standar kemampuan pemeriksaan : 25 pasien per hari 80 pasien x 1 dokter = 3,2 orang Dokter 25 pasien

dibulatkan menjadi 3 orang

c. Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunkan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada  peralatan kerjanya. Sebagai contoh, Pengemudi beban kerjanya bergantung  pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Dalam menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan adalah : o

Satuan alat kerja

o

Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja

o

Jumlah alat kerja yang dioperasikan 42

o

Rasio jumlah pegawai per jabatan per jabatan per alat kerja ( RPK ) Rumus perhitungannya adalah :

Peralatan kerja X 1 orang

Kebutuhan Pegawai =

Rasio penggunaan alat kerja Contoh : Bis angkutan pegawai Satuan alat kerja

Bis

Jabatan yang diperlukan untuk

Pengemudi bis

 pengoperasian alat kerja

Kernet bis Montir bis

Jumlah alat kerja yang

20 bis

dioperasikan Rasio pengoperasian alat kerja

1 Pengemudi 1 bis 1 Kernet 1 bis 1 Montir 5 bis

Dari tabel tersebut diatas dapat kita hitung kebutuhan pegawai adalah sebagai  berikut : Satuan & jumlah alat kerja Jabatan yg diperlukan & rasio

: :

20 Bis 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis 1 Montir untuk 5 Bis

20 bis

20 bis X 1 sopir +

Kebutuhan Pegawai =

1 bis

20 bis X 1 kernet +

1 bis

x 1 montir 5 bis

= 20 sopir + 20 kernet + 4 montir = 44 pegawai

d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Metode ini adalah metode untuk menghitung kebutuhan pegawai  pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metode ini adalah : 43

o

Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas

o

Waktu penyelesaian tugas

o

Jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata Rumusnya adalah : Σ Waktu Penyelesaian Tugas Σ Waktu Kerja Efektif 

Kebutuhan pegawai =

X 1 orang

Ket. : Waktu Penyelesaian Tugas disingkat WPT, sedangkan Waktu Kerja Efektif disingkat WKE. Contoh : Jabatan

: Pengadministrasi Umum

 NO

URAIAN TUGAS

BEBAN TUGAS

SKR

WPT

1

2

3

4

5 (3x4)

1

Mengetik surat

70 lb/hari

12 menit/lb

840 menit

2

Mengagenda surat

24 surat/hari

6 menit/surat

144 menit

3

Mengarsip surat

24 surat/hari

5 menit/surat

120 menit

4

Melayani tamu

4 tamu/hari

6 menit/tamu

24 menit

5

Menyusun laporan

1 laporan/hari

30 menit/lap

30 menit

16 data/hari

90 menit/data

1.440 menit





n menit

daftar hadir 6

Mengadministrasik  an kepegawaian

7

dan seterusnya

Σ WPT

2.598 + n menit

Jumlah waktu kerja rata-rata per hari yang ditetapkan sebagai waktu kerja efektif adalah 300 menit. Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan Pengadministrasi Umum adalah : 2.598 + n menit

x 1 orang = ....... orang

300 menit

44

2. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dengan standar kebutuhan minimum yang telah ditetapkan oleh instansi pembina

Perhitungan menggunakan metode ini adalah perhitungan bagi jabatan fungsional tertentu atau jabatan lain yang standar minimalnya telah ditetapkan oleh instansi pembinanya. Jabatan yang telah ditetapkan standar kebutuhan minimalnya adalah jabatan yang berada dalam kelompok tenaga kesehatan dan tenaga pendidikan.

3. Penetapan Formasi Pegawai Negeri Sipil

a. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan organisasi pemerintah ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara berdasarkan pertimbangan tertulis kepala BKN paling lambat bulan Juni.  b. Khusus untuk penetapan formasi PNS di luar negeri harus memperhatikan  pula pertimbangan Menteri Luar Negeri. c. Formasi PNS Daerah ditetapkan oleh Gubernur/ Bupati/Walikota yang  bersangkutan setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara berdasarkan  pertimbangan tertulis dari Kepala BKN paling lambat bulan Juli. d. Kepala BKN dalam memberikan pertimbangan tertulis kepada MenPAN dan RB mengenai tambahan formasi PNS setiap tahun anggaran, memperhatikan  juga kebijakan tambahan alokasi formasi PNS yang dikeluarkan setiap tahun anggaran oleh MenPAN dan RB, prioritas tambahannya antara lain untuk : 1) Guru dan Dosen 2) Tenaga Kesehatan ( Medis/Paramedis ) 3) Tenaga teknis yang mendukung peningkatan perekonomian 4) Tenaga teknis yang mampu menciptakan/ membuka lapangan kerja  baru/usaha mandiri 5) Tenaga di bidang penegakan hukum 6) Tenaga pengendalian pertumbuhan penduduk 7) Tenaga pengamanan pada lembaga pemasyara-katan 8) Tenaga teknis yang mendukung keselamatan transportasi 45

9) Jabatan fungsional tertentu lainnya sebagaimana ditetapkan dalam Keputusan/ Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara tentang jabatan fungsional dan angka kreditnya 10) Tenaga pada derah pemekaran, daerah sangat terpencil dan daerah  perbatasan e. Instansi Pemerintah Pusat meliputi : 1) Kementerian Koordinator 2) Kementerian Negara 3) Lembaga Pemerintah Non Kementerian 4) Lembaga setingkat Menteri 5) Sekretariat Lembaga Negara 6) Sekretariat Lembaga Non Struktural f. Instansi Pemerintah Daerah meliputi : 1) Provinsi 2) Kabupaten 3) Kota g. Mekanisme usul dan penetapan formasi sebagai berikut : h. Prosedur dan standar waktu penetapan formasi dapat dilihat pada tabel di  bawah ini :

46

i.

Prosedur dan Standar Waktu Penetapan Formasi PROSEDUR

1.

2.

Dep/Lembaga pada awal tiap tahun anggaran menyusun daftar susunan kekuatan pegawai bagi tiap unit organisasi/kantor/ satuan kerja PPK, Pusat dan Daerah menyusun formasi

BATAS WAKTU

Akhir bulan Januari

3.

PPK Pusat mengajukan usul penetapan formasi kepada Menpan dan BKN

Akhir bulan Februari

4.

Gubernur mengajukan usul formasi Provinsi/Kab/Kota kepada Menpan dan Kepala BKN

Akhir bulan Maret

5.

Pertimbangan oleh Kepala BKN kepada Menpan

Akhir bulan Mei

6.

Persetujuan penetapan formasi PNS Daerah oleh Menpan

Bulan Juni

7.

Persetujuan formasi tersebut disampaikan kepada Gubernur dan Gubernur menyampaikan kepada PPK Kab/Kota

Tujuh hari  persetujuan

setelah

B. Latihan Pilihlah jawaban dibawah ini yang menurut saudara paling tepat !!!!

1. Formasi PNS Pemerintah Daerah Kabupaten ditetapkan oleh a. Gubernur/  b. Bupati c. Walikota d. Menteri yang ber-tanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara e. Kepala BKN 2. Formasi Pegawai Negeri sipil pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh a. Gubernur/  b. Bupati c. Walikota d. Menteri yang ber-tanggungjawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara e. Kepala BKN

47

3. Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Apabila dalam unit kerja  pengentri data beban kerja setiap harinya 750 data entri, dan kemampuan rata  –  rata pegawai 125 data entri setiap hari. Maka pegawai yang dibutuhkan adalah : a. 10 pegawai  b. 5 pegawai c. 6 pegawai d. 7 pegawai e. 8 pegawai 4. Jumlah dan susunan Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu merupakan definisi atau pengertian dari a. Formasi Pegawai Negeri Sipil  b. Analisis Jabatan c. Analisis Beban Kerja d. Peta Jabatan e. Perencanaan Pegawai 5. Formasi Pegawai Negeri Sipil diatur dalam Peraturan Pemerintah a.  Nomor 19 Tahun 2011  b.  Nomor 54 Tahun 2003 c.  Nomor 12 Tahun 2011 d.  Nomor 98 Tahun 2000 e.  Nomor 12 Tahun 2002

C. Rangkuman

1. Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah jumlah dan susunan Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. 2. Formasi Pegawai Negeri Sipil terdiri dari formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah 3. Formasi Pegawai Negeri sipil pusat untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang 48

 bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara setelah mendapat  pertimbangan tertulis dari Kepala BKN. 4. Formasi Pegawai Negeri sipil daerah untuk masing-masing satuan organisasi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/kota setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Kepala Daerah masing-masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara,  berdasarkan pertimbangan dari Kepala Badan Kepegawaian Negara 5. Instansi Pemerintah Pusat meliputi : Kementerian Koordinator, Kementerian  Negara, Lembaga Pemerintah Non Kementerian, Lembaga setingkat Menteri, Sekretariat Lembaga Negara, dan Sekretariat Lembaga Non Struktural 6. Instansi Pemerintah Daerah meliputi : Provinsi, Kabupaten, dan kota

49

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Perencanaan pada umumnya dan perencanaan SDM khususnya mutlak perlu, guna lebih menjamin bahwa setiap organisasi semakin mampu memperhitungkan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kehidupan organisasi yang  bersangkutan di masa depan. Perencanaan SDM dirancang untuk menjamin  bahwa kebutuhan pegawai organisasi akan terpenuhi secara tepat. Perencanaan seperti itu dapat dilakukan melalui analisis kebutuhan pegawai. 2. Perencanaan pegawai negeri sipil, yakni kegiatan memprediksi kondisi masa depan yang diinginkan yang meliputi jumlah, jenis keahlian, tingkat kompetensi untuk menjamin tersedianya SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi sebagai upaya untuk menyesuaiakan antara bidang-bidang jabatan dengan keahlian atau kecakapan yang tersedia agar tujuan organisasi dapat efektif dan efisien. 3. Perencanaan kepegawaian bertujuan untuk terpenuhinya jumlah dan mutu Pegawai Negeri Sipil pada satuan organisasi Negara, sesuai dengan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus dilaksanakan, serta memperoleh sosok Pegawai  Negeri Sipil yang memiliki kompetensi dalam melaksanakan tugas secara  profesional dan bertanggungjawab dalam menyelenggarakan tugas pemerintahan dan pembangunan serta bersih dari korupsi, kolusi dan nepotisme. 4. Formasi PNS adalah  jumlah dan susunan Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. 5. Formasi PNS secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur Negara, setelah memperhatikan

pendapat Menteri Keuangan dan pertimbangan dari Kepala

BKN.

50

B. Tindak lanjut

Berbekal pemahaman perencanaan pegawai yang mengacuh pada norma, standar, dan prosedur Pegawai Negeri Sipil, diharapkan para peserta diklat dapat menerapkan

pengetahuan

tersebut

diunit

kerjanya

yang

berdampak

pada

 peningkatan kinerjanya. Dukungan semua pihak mutlak diperoleh agar pelaksanaan  perencanaan pegawai berjalan dengan baik dan mencapai tujuan organisasi.

51