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AUDITORIAS DA QUALIDADE Introdução à ISO 19011

OBJECTIVOS

No final deste módulo os participantes deverão ser capazes de enquadrar o processo de auditoria no contexto do Sistema da Qualidade.

OBJECTIVOS

No final deste módulo os participantes deverão ser capazes de enquadrar o processo de auditoria no contexto do Sistema da Qualidade.

CONTEÚDO  A Norma NP EN ISO 19011;  Conceito de auditoria;  Objectivos da auditoria;  Tipos de auditorias;  Responsabilidades na auditoria;  Princípios de auditoria.

AUDITORIA INTERNA E O REFERÊNCIAL ISO 9001 Assegurar a realização de auditorias internas periódicas para avaliar se o SGQ está: Conforme com as disposições planeadas, com os requisitos da norma e os requisitos do SGQ estabelecidos pela organização;  Implementado e mantido com eficácia. 

Programa de Auditorias Procedimento documentado Registos das auditorias e dos seus resultados

NP EN ISO 19011 Norma Portuguesa

NP EN ISO 19011 2003

Linhas de orientação para auditorias a sistemas de gestão da qualidade e/ou de gestão ambiental (ISO 19001:2002)

Elaboração: CT 80 (APQ) EDIÇÃO: Dezembro de 2003

NP EN ISO 19011 LINHAS DE ORIENTAÇÃO PARA AUDITORIAS A SGQ/SGA 1. Campo de aplicação 2. Referências normativas 3. Termos e definições 4. Princípios de auditoria 5. Gestão de um programa de auditorias 6. Actividades da auditoria 7. Competências e avaliação de auditores 6

Susana Marques

NP EN ISO 19011 Esta norma proporciona orientações para a: gestão dos programas de auditorias a SGQ/SGA;

condução de auditorias internas ou externas a SGQ/SGA;

definição da competência e avaliação

de auditores.

ISO 19011 - CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se: a auditorias a SGQ e/ou SGA;

a outros tipos de auditorias, desde que salvaguardada

a competência necessária na equipa auditora; a auditorias interna (1ª parte) e a auditorias externas

(2ª e 3ª parte).

CONCEITO DE AUDITORIA Definição, segundo a ISO 19011: Processo sistemático, independente e documentado para obter evidências de auditoria e respectiva avaliação objectiva com vista a determinar em que medida os critérios da auditoria são satisfeitos. 

PROCESSO



SISTEMÁTICO

Conjunto de actividades interrelacionadas e interactuantes que transformam entradas e saídas

As auditorias requerem planeamento e necessitam de ser conduzidas de forma estruturada. 

INDEPENDENTE Os auditores não podem auditar uma actividade que eles próprios tenham desempenhado ou na qual têm responsabilidades.

CONCEITO DE AUDITORIA Critérios da auditoria Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos. Os critérios da auditoria são utilizados como referência em relação à qual as evidências de auditoria são comparadas.

Evidências de auditoria Registos, afirmações factuais ou outra informação, que sejam verificáveis e relevantes para os critérios da auditoria.  As evidências de auditoria podem ser  qualitativas ou quantitativas.

CONCEITO DE AUDITORIA Constatações da auditoria Resultados da avaliação das evidências de auditoria de acordo com os critérios da auditoria.  As constatações da auditoria podem tanto a conformidade ou não conformidade com os critérios da auditoria como oportunidades de melhoria.

Conclusões da auditoria Resultados finais de uma auditoria, decididos pela equipa auditora após ter tido em consideração os objectivos da auditoria e todas as constatações da auditoria.

CONCEITO DE AUDITORIA EVIDÊNCIA OBJECTIVA

Informação quantitativa ou qualitativa, registos ou constatação de factos relevantes para a qualidade de um produto ou serviço, baseada na observação, medida ou ensaio e que possa ser verificada (exemplo: relatórios, dados tratados, monitorização, indicadores, registos e relatórios com feedback dos clientes, relatórios externos, qualificação de fornecedores, bases de dados informatizadas, etc.).

CONCEITO DE AUDITORIA Critérios da Auditoria Ex: ISO 9001, ISO 14001, Manual Qualidade, Procedimentos, etc

Evidências PRÁTICAS

da auditoria

DA EMPRESA

Ex: Registos, constatações de factos, etc.

Conclusões da auditoria

Comparação das evidências com os critérios da auditoria

Constatações da auditoria

Conformidade Não Conformidade

EXERCÍCIO EVIDÊNCIA OBJECTIVA “Facto ou Dedução?”

OBJECTIVOS DA AUDITORIA 

Verificar se as actividades relativas à qualidade e os resultados associados estão conformes com as disposições previstas;



Determinar a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ);



Identificar áreas de melhoria potenciais;



Consolidar a implementação do SGQ;



Satisfazer exigências regulamentares;



Avaliar fornecedores.

OBJECTIVOS DA AUDITORIA

OBJECTIVOS DA AUDITORIA A avaliação de qualquer actividade compreende sempre três tipos de aspectos: 

Verificar se actividade está suficiente e adequadamente documentada;



Verificar se as instruções e informações transmitidas estão a ser entendidas e postas em prática;



Verificar se os procedimentos estabelecidos são eficazes.

TIPOS DE AUDITORIAS QUANTO ÀS ENTIDADES PROMOTORAS Audita e Certifica o Fornecedor

Provê confiança

FORNECEDOR 1ª Parte

Necessidades e interesses próprios

FORNECEDOR 2ª Parte Necessidades e Expectativas Partes envolvidas na avaliação da conformidade 

TIPOS DE AUDITORIAS Auditorias de 1ª Parte AUDITORIAS INTERNAS – realizadas por iniciativa da organização com vista a avaliar o seu próprio sistema de gestão da qualidade (podem ser realizadas por auditores externos à organização). Características específicas: 

A frequência de realização é relativamente curta;



As acções correctivas são relativamente rápidas de implementar;

Os seus resultados e a sua análise fazem obrigatoriamente parte da Revisão do Sistema pela Gestão de Topo. 

TIPOS DE AUDITORIAS Auditorias de 2ª Parte Auditorias realizadas pelos clientes aos respectivos fornecedores com a finalidade de avaliar o grau de confiança e adequabilidade do Sistema da Qualidade destes. São realizadas nas seguintes situações: 

Em caso de quebra de confiança no fornecedor;

Quando o fornecedor não tem um SGQ certificado ou quando os produtos a adquirir estão fora do âmbito da certificação; 



No âmbito de um fornecimento específico .

TIPOS DE AUDITORIAS Auditorias de 3ª Parte Auditorias externas realizadas por uma terceira entidade independente: Auditorias para efeitos de registo e certificação de conformidade de acordo com as normas de referência: 



NP EN ISO 9001:2008



NP EN ISO 14001:2004



OHSAS 18001:2007

TIPOS DE AUDITORIAS Auditorias de 3ª Parte AUDITORIA DE CONCESSÃO – auditoria realizada para efeitos de concessão da certificação, na sequência da análise do processo de candidatura. AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO – auditoria realizada para efeitos da manutenção da certificação. AUDITORIA DE EXTENSÃO – auditoria realizada para efeitos de tornar a certificação extensível a outras áreas ou actividades, anteriormente não abrangidas. AUDITORIA DE RENOVAÇÃO – auditoria realizada para efeitos de renovação de certificação. AUDITORIA DE SEGUIMENTO – auditoria realizada para avaliar a implementação, adequação e eficácia de acções correctivas decorrentes de auditorias anteriores.

EXERCÍCIO TIPOS DE AUDITORIA “Auditorias na CBE”

RESPONSABILIDADES NA AUDITORIA Cliente da auditoria Pessoa ou organização que requer uma auditoria. O Cliente da auditoria pode ser o auditado ou qualquer outra organização que tenha direito regulamentar ou contratual de requerer uma auditoria. Quem solicita a auditoria;  Responsável por informar o auditor coordenador sobre o objectivo e âmbito da auditoria;  Recebe o relatório final da auditoria; Normalmente não participa na auditoria; Auditorias internas – Pode ser o representante da gestão para a qualidade; Auditorias de segunda parte – Pode ser o Director de Compras ou o Representante da gestão; Auditoria de terceira parte – Entidade Certificadora 

RESPONSABILIDADES NA AUDITORIA Auditor Coordenador Pessoa com competência para gerir e liderar uma auditoria. Necessário designar um coordenador da auditoria quando existe mais do que um auditor envolvido; 



Responsabilidades: ‐Condução geral da equipa auditora; ‐Tomar as decisões finais; ‐Selecção da sua equipa; ‐Preparação da equipa e do plano de auditoria; ‐Ligação com o Cliente e/ou auditado; ‐Apresentação do relatório final da auditoria.

RESPONSABILIDADES NA AUDITORIA Auditor Pessoa com competência para realizar uma auditoria. Papel do auditor: Preparar, executar e reportar a auditoria, de acordo com as instruções do auditor coordenador.

Equipa auditora Um ou mais auditores que realizam uma auditoria apoiados, se necessário, nos peritos técnicos. Um dos auditores da equipa auditora é nomeado auditor coordenador.  A equipa auditora pode incluir auditores em formação

RESPONSABILIDADES NA AUDITORIA Perito técnico Pessoa que possui conhecimento específico ou experiência qualificada para a equipa auditora. Os conhecimentos e a experiência qualificada referem-se tanto à organização,  processo ou actividade a auditar, à língua ou à orientação cultural. Um perito técnico não actua como auditor  no âmbito da equipa auditora.

RESPONSABILIDADES NA AUDITORIA Auditado Organização a ser auditada Proporcionar o acesso à equipa auditora; Disponibilizar instalações; Disponibilizar documentos e registos conforme solicitado; Colaborar com a equipa auditora de forma a garantir a conclusão da auditoria com sucesso. Recebe uma cópia do relatório da auditoria; Inicia as acções adequadas às constatações de auditoria. 

TERMOS DE DEFINIÇÕES

AUDITADO NÃO É A PESSOA SISTEMA PROCESSO PRODUTO

REPRESENTANTE DO AUDITADO DIRETOR GERENTE CHEFE

EXERCÍCIO RESPONSABILIDADE “Responsabilidades no processo de auditoria”

PRINCÍPIOS DE AUDITORIA Relacionados com os Auditores 

Conduta ética: Pilar do profissionalismo. - Confiança; - Integridade, - Confidencialidade; - Discrição.



Apresentação imparcial: Obrigação de relatar com verdade e

rigor. 

Devido cuidado profissional:  Aplicação de diligência e de

discernimento na auditoria. 31

Susana Marques

PRINCÍPIOS DE AUDITORIA Relacionados com a Auditoria 

Independência: base para a imparcialidade da auditoria e para

a objectividade das conclusões da auditoria.



Abordagem baseada em evidências: método racional para

chegar a conclusões de auditoria fiáveis e reprodutíveis num  processo de auditoria sistemático.

CARACTERÍSTICAS DAS AUDITORIAS 

São legítimas. Se internas, são autorizadas pela Gestão de Topo. Se externas, são autorizadas pela perspectiva de um contrato/compra, ou pelo próprio contrato;



Consistem numa avaliação das práticas reais praticadas na empresa e consequente comparação com os padrões de boas práticas. Não são uma investigação sem método ou objectivo definido;

CARACTERÍSTICAS DAS AUDITORIAS 

São realizadas por pessoas experientes, bem treinadas e independentes (sem responsabilidade directa sobre a actividade submetida a auditoria);



São programadas com antecedência, não devendo ser efectuadas apenas nas situações de crise;



São programadas e realizadas com o conhecimento prévio e na presença das pessoas cujo trabalho é objecto de auditoria. Sem segredos ou surpresas;

CARACTERÍSTICAS DAS AUDITORIAS 

Os factos revelados pela auditoria são abordados de forma franca e discutidos antes do relatório ser elaborado e enviado à Gestão de Topo;



Os seus resultados e recomendações são examinados ao nível da Gestão de Topo e acompanhados para se verificar o cumprimento das acções correctivas;



Não têm conotação punitiva, mas sim acção correctiva de aprimoramento;