1. Informe Técnico Livia Espinoza

Redacción de Informes Técnicos Facilitadora : Ing. Livia Espinoza

Contenido COMUNICACIÓN HUMANA 1.Definición 2.Elementos del proceso de la comunicación 3. Como debe ser la comunicación 4. Por qué debemos tomar en cuenta la comunicación 5. Barreras de la comunicación: tipos y su atención 6. Tipos de comunicación COMUNICACIÓN ESCRITA 1. Concepto e importancia 2. Tipos de comunicación escrita 3. Lenguaje y estilo 4. Finalidad de la comunicación escrita 5. Proceso de redacción 6. Estructura de la Comunicación escrita 7. Vocabulario, Gerundio, acentuación y ortografía 8. Redacción gerencial efectiva 9. Redacción técnica

INFORME TECNICO 1. Definición e importancia del informe 2. Características de los informes 3. Clasificación de los informes 4. Informe técnico. Definición 5. Componentes del informe técnico 6. Desarrollo y etapas del informe final u oficial: proceso de maduración 7. Puntos a controlar antes de presentar un informe técnico: su validación 8. Presentación del informe técnico final 9. Recomendaciones finales para la elaborar informes técnicos 10. Esquemas (ejemplos) de informes.

¿Cuáles son mis expectativas del curso?

Objetivo • Facilitar herramientas que permitan crear un esquema de comunicación en la planificación y organización de actividades operativas y de proyectos, para la redacción y presentación de informes técnicos, que reflejen de manera fiel, coherente, simplificada y pragmática, los resultados obtenidos, conclusiones y/o recomendaciones asociadas a cualquier actividad dentro de la empresa.

Conceptos Básicos Comunicación • Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor. Comunicación Humana • Proceso bidireccional, donde se produce una interacción o transacción entre las personas, conscientes unas de otras y se caracteriza por que se transmiten ideas o sentimientos que implica constante adaptación y ajustes espontáneos entre los participantes.

Elementos de la Comunicación Emisor

• Construye el mensaje y lo envía al receptor

Receptor

• Persona a quien va dirigido el mensaje

Mensaje

• Enunciado enviado por el emisor y recibido por el receptor

Situación

• Es la esencia, lo que se va a informar

SITUACION

EMISOR

MENSAJE

CANAL

CODIGO

Código

• Conjunto de signos sistematizados. Ej.: Un mismo idioma

Canal

• Medio físico a través del cual se envía la comunicación

RECEPTOR

Características de la comunicación CLARA

• Asegurarnos de que el mensaje llegó tal cual fue transmitido.

AMABLE

• Usar el lenguaje de manera cortés, aunque se utilice de modo informal. Aunque deba reprenderse a un colaborador, siempre podremos dirigirnos a él de buenas maneras.

CONCRETA PRECISA COHERENTE

• Debemos decir lo necesario, ni de más ni de menos. Tratar lo que se considera principal, excluyendo lo prescindible o circunstancial.

• No debe utilizar adornos lingüísticos ni información innecesaria.

• Debemos ser íntegros y presentar congruencia entre lo que decimos y lo que hacemos.

Importancia de la Comunicación Primordial y necesaria • Sin ella no se puede establecer una relación de trabajo productiva, eficiente y confortable.

Relacional

Múltiple

• Por medio de ella se establecen vínculos con los demás.

• La comunicación puede ser oral, gestual o escrita. Cada una de estas formas de comunicación se complementa con las demás.

Barreras de la Comunicación: Tipos y su Atención FÍSICAS: Circunstancias que se presentan no en las personas sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación. Ej.: ruidos, distancia, fallas técnicas, etc. SEMÁNTICAS: Cuando debido al significado o sentido de las palabras el receptor no interpreta el mensaje del emisor. Ej.: Solicitud de un pedido “lo mas pronto posible!” FISIOLÓGICAS: Impiden recibir o emitir un mensaje debido a defectos fisiológicos del emisor o receptor. Ej.: Aquellos órganos que constituyen los sentidos, deficiencia en la lectura o escritura, etc. PSICOLÓGICAS: Situación psicológica particular del emisor o receptor. Ej.: Amor o rechazo hacia el emisor/receptor, estados emocionales (tristeza, dolor, alegría, miedo), etc. ADMINISTRATIVAS: Situación particular del proceso administrativo. Ej.: falta de planeación, presuntos no aclarados, desconfianza, comunicación impersonal, etc.

¿Cómo evitar las barreras de la Comunicación? • Enviar mensajes claros, comprensibles, que se adecuen a las posibilidades del receptor. • Utilizar expresiones que “faciliten” la comunicación y evitar las que la “obstruyen” • Mantener la congruencia entre el lenguaje verbal y el no verbal. • Asumir una actitud de empatía con el interlocutor. "Ponerse" en el lugar del otro. • Escuchar con atención. (Escucha activa)

¿Cómo evitar las barreras de la Comunicación? • Aclarar las diferencias en las percepciones. • Utilizar la retroalimentación, para verificar la comprensión adecuada. • Eliminar o evitar los ruidos o interferencias. • Evitar los prejuicios, tratar de dejarlos a un lado. • Controlar las emociones que puedan perjudicar las comunicaciones

Tipos de Comunicación Según Roger Malicot: “la comunicación es circulación del pensamiento en tres niveles: primero, el unidimensional (consigo mismo); segundo, el bidimensional (con los otros); y tercero, el tridimensional (yo con los otros, contexto y el medio)”.

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Tipos de Comunicación

Intrapersonal

Interpersonal

Masiva

Es una conversación profunda y personal. Intrapersonal es íntima y limitada; se da por la vía del monólogo.

Cuando dos o más personas hablan. Permite la comunicación a través de la palabra, gestos, movimientos, además que forma parte del lenguaje.

Ya no nos centramos solamente en las personas, sino que se requiere de ciertos instrumentos de carácter técnico para ampliar los contenidos de los mensajes y, en consecuencia, elevar el radio de acción y las posibilidades de lograr mayores efectos

Tipos de Comunicación

Descendente

Ascendente

Horizontal

De superior a subordinado. La que baja de unidades administrativas superiores a las unidades inferiores (de gerente a subgerente, de jefe de unidad a jefe de sección, etc.). El mensaje generalmente contiene órdenes, instrucciones, normativas, etc.

De subordinado a superior. Es contraria a la anterior. Va de unidades administrativas inferiores a las unidades superiores. El mensaje generalmente contiene informes, relaciones de cuentas, solicitudes, etc.

Entre personas de igual nivel jerárquico. Circula en la empresa entre unidades de una misma jerarquía administrativa (de gerente a gerente, de sección a sección).

Comunicación Escrita Puede decirse que es la facultad de transmitir a otras personas su propio pensamiento, utilizando el lenguaje escrito. ¿Por qué es importante la comunicación escrita? Permanece en el tiempo. Trasciende las fronteras y por ello se logra conocer la universalidad del ser humano. Testimonio tangible. Reflexión antes de Escribir. Es Fuente de Consulta.

Elementos de la Comunicación Escrita Elemento

Características

Emisor (Persona que redacta)

•Saber transmitir con objetividad, realidad, claridad, sencillez, nitidez, exactitud, imparcial, precisión •Evitar los juicios de valor (prejuicios personales o subjetivos •Ser impersonal •Debe soportarse en una buena fuente de datos

Mensaje (precisa la información)

Precisión , dar a conocer a fondo el problema, Creible, Real, Veracidad, Utilidad , Claridad, Sencillez, Nitidez, Debe adecuarse al medio, Emplear canales oficiales.

Canal o medio (permite la transmisión)

Mensaje propiamente dicho, carta, oficio, memorándum, revista, libro, periódico, folleto, informe, radio, teléfono .

Receptor (recibe la información)

Habilidad para leer, pensar y escuchar el mensaje transmitido, así como capacidad para recibir y comprender la situación señalada.

Códigos

Lo constituyen las letras, los números, símbolos

Situación (esencia , u objeto del mensaje)

Es que se va a informar, de manera sencilla, clara, nítida, objetiva

Tipos de Comunicación Escrita Desde el descubrimiento de la escritura han surgido diferentes formas y tipos de comunicación escrita , las mismas se manifiestan, desde una simple página redactada hasta el más complejo estudio elaborado. mensaje memorando minuta oficio aclaratoria carta circular aviso acuerdo participación acta notificación boletín convocatoria comunicado invitación aclaratoria

Ponencia

Foro

Trabajo tipo INFORME

TÉCNICO

Memoria Simposio

Lenguaje y Estilo Para redactar un informe se debe estar familiarizado con la gramática del idioma y las normativas lingüísticas imperantes que permitan poder escribir con claridad y corrección. Estilo o elocución es la manera de enunciar los pensamientos y afectos a través de la palabra. Debe ser claro, correcto, armonioso y elegante, además de natural, preciso y variado. El tono debe utilizarse ventajosamente y lo establece la actitud, las ideas y el lenguaje del redactor.

Lenguaje y Estilo Recomendaciones 1. Utilice locuciones concisas y de tono conversacional 2. Utilice palabras de corta extensión, concretas, que le permita al lector aprehender la idea rápidamente. 3. El tono correcto depende de la actitud, cuidado en el estilo y la expresión idiomática. 4. Estructura las expresiones según el propósito de la comunicación para obtener una imagen completa de la reacción deseada. 5. Use lenguajes claros y persuasivos. 6. Evite los desaciertos gramaticales, confusión al realizar una traducción de un idioma a otro.

Proceso de Redacción PLANIFICACION

REDACCIÓN DEL BORRADOR

REVISION DEL BORRADOR

Seleccionar el tema Define la idea (tema) Buscar información Datos, fechas, cifras, citas Elaborar bosquejo: Plan de desarrollo, que contenga idea principal , esta depende del objetivo, cantidad de información e intereses del autor. 4. Seleccionar las ideas más significativas 5. Establezca el orden de desarrollo de las ideas: Cuáles encabezarán y cuáles serán las que cerrarán o servirán de conclusiones.

1. Ampliar las ideas y exponerlas en oraciones completas. 2. Escribir lo mas rápidamente posible sin preocupación de la corrección ni del estilo. Así su escrito será más natural y espontáneo 3. No se preocupe por las palabras exactas, sospechosas, subráyelas y siga escribiendo, luego de terminada la etapa de redacción buscará sinónimos y aclarará definiciones.

Rectificar el vocabulario, ortografía, coherencia, así como el orden de las ideas. Si dispone de tiempo deje el borrador reposar por varías horas o días, para que luego al retomarlo critique usted mismo su obra como si fuera una obra ajena.

1. • 2. • 3. •

REDACCION DEFINITIVA ¿Está seguro de haber revisado bien el borrador? ¡Entonces, pase en limpio el escrito!

Conectores Dentro de un escrito son las palabras o partículas que ayudan a enlazar una oración a otra o una idea a otra, por lo que evitan la desarticulación de las ideas y por ende que surjan dudas en la mente del lector. Ejemplos: Además

En definitiva

aunque

De la misma manera

Por consiguiente

Al mismo tiempo No obstante

Sin embargo

Por tanto

Ahora bien

Asimismo

Por esta razón

Cabe considerar

Dentro de este marco

En nuestra opinión

Dentro de este orden de ideas

Vocabulario El emisor del informe debe tener conocimientos claros y precisos del idioma a través del cual pretende hacer llegar su información de forma eficaz, para ello debe contar con un dominio del vocabulario, gerundios, signos de acentuación y reglas ortográficas del mismo. Por lo que debe tener claro que: 1. Ortografía, arte de escribir correctamente. 2. Gramática, hablar y escribir correctamente. 3. Semántica, ciencia que estudia el significado de las palabras. 4. Estilística, enlazar correctamente las ideas, uso de signos de puntuación. Se fundamenta en reglas gramaticales y diccionario. 5. Redacción, aplicación de gramática, normas de estilística y diccionario. 6. Concordancia, uso de adjetivos y sustantivos correctamente: igualdad de género y número entre adjetivo o artículo, sustantivo, así como la igualdad de número y persona entre verbo y sujeto. 7. Adverbios, palabra que modifica a otras. Puede ampliar, matizar o precisar el significado de un verbo, un adjetivo u otro adverbio (tiempo, lugar, modo, cantidad, afirmación, negación, duda, orden). 8. Pleonasmo, uso continuo de términos innecesarios y de exageración de palabras en redacción que redunda y se hace intolerable al lector. 9. Solecismo, incorrecta aplicación de preposiciones, gerundios , predicados y complementos. 10. Monotonía, pobreza del vocabulario.

Algunas recomendaciones al escribir Vocabulario 1. Sinónimas, Palabras con igual contenido. Ej.: Transparente= Diáfano. 2. Antónimas, palabras contrarias. Ej.: cerca-lejos, mojado- seco. 3. Homónimas, se escriben igual pero, con significados diferente: Burro -animal - soporte - apoyo – ignorante Señorita - mujer soltera - grúa liviana (polipasto) - bizcochuelo de harina de trigo 4. Homófonas , se pronuncian igual pero se escriben diferente: haber – a ver 5. Dequeísmo: Ej. Incorrecto: El técnico de guardia dijo (de) que …. Correcto: El técnico de guardia dijo que …. 4. Extranjerismos: Full 5. Argot, ej.: perno 6. Barbarismo, Ej.: resumen breve 7. Verbos perifrásticos: “se llegó al acuerdo”, debe decir “se acordó” 8. Muletillas: deben evitarse. Ej. O sea – este - bueno

Gerundio, Acentuación y Ortografía Conjugación del verbo que demuestra una acción; pero no está definida ni por el tiempo, el modo, el número, ni la persona. Ejemplos: 1. Es aceptado como cláusula subordinada al comienzo de la oración. Ej.: Viendo la señal en el PLC descartó que no era el cable.

2. Es aceptado como frase adverbial que indica una acción. Ej.: El policía corrió detrás del ladrón, disparando su arma. 3. Es aceptado en acuerdos y consideraciones legales: Ej.: “Considerando”

Acentuación y Ortografía • Acentuación: Cuando se habla del acento en las palabras debe entenderse que es la mayor intensidad de la voz en una de sus sílabas. La sílaba donde se carga la voz es una silaba tónica.

•

La ortografía: Es la parte de la gramática normativa encargada de establecer las reglas que regulan el correcto uso de las palabras y de los signos de puntuación en la escritura.

Redacción Gerencial Efectiva Es ordenar por escrito las informaciones basadas en el correcto uso de las normas ortográficas, gramaticales, Correcta sintácticas y semánticas. Cortés

Concisa

Claridad

Coherente

Informe “Es un documento que se caracteriza por contener información ordenada sistemáticamente, de acuerdo a un plan preconcebido, que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada.”

Importancia del Informe 1. Medio más eficaz en la transmisión de conocimientos técnicos. 2. Promueven decisiones y actos, con mucho mas frecuencia, del mayor interés para la actividad de las empresas, instituciones u organismos. 3. Da a conocer los logros obtenidos. 4. Pueden tratar de uno o mas asuntos. 5. Se elabora para la toma de decisiones rápidas o para análisis posteriores.

Características de los Informes • Debe disponerse de conceptos originales • Debe expresar con criterios nuevos y óptica diferente las mismas estructuras y enfoques de una idea vieja • Deben redactarse de la manera mas simple. • Debe incluirse detalles que amplifiquen, complementen o aclaren la temática planteada. • Debe utilizarse gráficos, ilustraciones e información original • Debe presentar solo hechos concretos, de evidencias testimoniales, cuyo ordenamiento y verosimilitud no admite transformaciones ni replanteos subjetivos ante las circunstancias.

Clasificación de los Informes

Según su extensión Cortos

Largos

Según su función Comunicativo

Examinador Analítico

Según su Finalidad

Según el grado de Formalidad

Formal Operacionales Informal Para Cambios

Clasificación de los Informes

Según su Extensión

Cortos

Largos

Dependerá esta clasificación de la normativa que sobre ella establezca la empresa.

Clasificación de los Informes Según su Función

Comunicativo

Examinador

Analítico

El redactor no analiza o interpreta la información a ser transmitida sólo la presenta. El redactor expone e interpreta desde su óptica la información a ser transmitida y la plasma en el informe. Presenta información, interpreta, concluye y formula recomendaciones

Clasificación de los Informes

Según su Finalidad Operacionales

Dan a conocer y mantienen el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados.

Para Cambios

Destinados al análisis, a la exposición o a la promoción de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas en la organización.

Clasificación de los Informes

Según su Formalidad Formales

Se conforman de elementos según las exigencias del tema o problema planteado y de aquel a quien va dirigido.

Informales

se prepara de manera rápida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma, suelen ser de corta extensión y su preparación incluye formularios y formatos preelaborados.

Definamos Informe Técnico

Componentes del Informe Técnico PRESENTACION

Portada

Logo y nombre de la organización , título del informe, nombre autor (es), fecha en la que se presenta el trabajo.

Resumen

Exposición de motivo o presentación del problema. Objetivos que se pretenden alcanzar, metodología utilizada, logros alcanzados

Índice o tabla de contenido

Lista de títulos principales alineados con el número de la página donde aparece cada un de ellos. Debajo de los títulos se enlistan los subtítulos correspondientes.

Glosario

Signos, símbolos, abreviaturas y tecnicismos utilizados

Entrada

Descripción breve de lo que trata el informe (problema, el por qué y cómo se planteó la investigación, objetivo general y específicos). Puede redactarse de lo general a lo particular. Se pretende con ello, situar al lector y ofrecer un marco referencial.

Antecedentes

Tipos de hechos que se desean esclarecer, desde cuándo se presentan, cómo afectan la realidad, cuál es el deber ser. Si el informe es ad hoc, indique quién lo solicita y por qué. Si es un avance de proyecto, indique la relación con otros anteriores. Si es periódico, se informa que es rutina presentarlo.

Temporalidad/ Lugar

Periodo considerado para el estudio y dónde se realizó el mismo.

Objetivo s General y especifico

¿Para que? ¿Qué se busca con la investigación?. Tienen relación con las metas, logros deseados al finalizar el trabajo

Alcance

Se indica el ámbito del trabajo, es decir, el campo de aplicación del cual se extrajo la información.

Problema

Se introduce el tema indicando las razones que dan origen a la investigación, desde lo general a lo particular, se enuncia el problema

Justificación

Se da a conocer la importancia de la investigación, viabilidad y duración posible.

INTRODUCCION

Componentes del Informe Técnico DESARROLLO

Metodología utilizada

Procedimiento de trabajo utilizado ( es el paso a paso)

Hallazgos y resultados

Son el resultados del análisis de la situación planteada. Deben ir en consonancia con los objetivos establecidos. Se soportan por figuras, gráficos, fotos y diagramas

Figuras, gráficos, fotos, diagramas y cuadros

Deben identificarse con un número correlativo y un título. En el cuerpo del informe debe hacérsele el llamado, según el número que se le haya asignado. Los cuadros también se identifican con un correlativo y un título, pero se coloca en la parte superior.

CONCLUSIONES

Son los resultados expuestos en forma lógica, consecutiva y enfática. Debe indicarse si el objetivo general fue alcanzado y si cada objetivo específico logró su cometido.

RECOMENDACIONES

Son exhortaciones o sugerencias ante los resultados obtenidos del trabajo realizado indicando que deben tomarse ciertas acciones sobre los riesgos, la oportunidad, la ventaja la pertinencia, la necesidad , la conveniencia o la urgencia de activar estrategias de trabajo, cambios de políticas y procedimientos administrativas y operativos

ANEXOS

Son soporte de información expuesta en el cuerpo del informe

Referencias

• Fuentes impresas • Fuentes audiovisuales • Fuentes electrónicas • Fuentes almacenadas en soportes informáticos tangibles • Fuentes electrónicas suministradas por un proveedor

DESARROLLO Y ETAPAS DEL INFORME FINAL U OFICIO: PROCESO DE MADURACIÓN

ESTUDIOS PRELIMINARES • Selección del material • Conociendo detalles • Recolección de información • Valorando información • Determinando posibilidades y limitaciones para preparar el informe

PREPARACIÓN DEL CONTENIDO

ESTRUCTURA DEL INFORME Y REVISIÓN FINAL

• Reconsideració n del material adquirido • Determinación de si se dispone de la capacidad apropiada para llevar adelante la redacción del informe

• Elaboración del segundo borrador, • Revisión del contenido completo del informe • Se precisan las técnicas, valoran las ideas, agregar, rectificar, modificar u omitir juicios, palabras o párrafos.

IMPRESIÓN Pasarlo en limpio para su entrega

Puntos a Controlar ¿La estructura es clara? ¿Ha sido consistente? ¿Los encabezamientos son efectivos? ¿Las listas están en orden? ¿Las referencias son correctas? ¿Sigue el modelo propio de la empresa? ¿Es ésta la mejor forma de comunicar la tarea o es demasiado informal? ¿Es posible la generación del texto y su reproducción o presentación por este medio?

Si dio como respuesta a todas ellas “SI” proceda a editar su informe

Presentación del informe técnico final • • • • • • • •

Rigurosa pulcritud en su formato Mantener un orden lógico de presentación de las partes Usar papel bond de buena calidad para su transcripción Escriba a doble espacio Cuide la ortografía. Recuerde guardar una copia Entregue el informe con un oficio de presentación Mantenga los márgenes : lateral izquierdo 4 cms (facilita el encuadernado), lateral derecho: 3 cms, Superior: 3 cms, inferior:2,5 o 3cms.

Recomendaciones Finales 1. Debe identificarse la persona que presenta el informe

2. Usar un cuaderno de anotaciones personales. 3. No deje nada pendiente. 4. Los datos e información deben ordenarse por bloques lógicos.

5. Haga uso de tablas y gráficos para representar el comportamiento de las variables. 6. Incluya un apartado donde describa los pasos seguidos en la realización de la experiencia.

Recomendaciones Finales 7. Incluya en el apartado un diagrama de los instrumentos empleados y su montaje.

8. Cuando use una técnica nueva conviene describirla de inmediato. 9. Incluya las condiciones que pueden afectar al fenómeno o suceso estudiado y que se puedan conocer (temperatura, presión atmosférica, humedad, iluminación) 10. Anote las normas de seguridad adoptadas. 11. Si se han acarado conceptos, se saben las dificultades y facilidades en la ejecución del informe, las propuesta para mejorar las operaciones y obtener mejores resultados. Pudiera presentar su opinión al respecto en un aparte.

Esquemas de informes

Revisemos el Anexo…

Preguntas…