1. Importancia de la Gestión de Compras Ensayo 05092012

Importancia de la Gestión de Compras y aprovisionamiento

Presentado por: Sandra Milena Gómez Sandoval

Profesor: Oscar Jamoco

Pontificia Universidad Javeriana Septiembre 05 de 2012

Resumen

La función de compras esta direccionada a proporcionar todos los materiales que son necesarios para el funcionamiento de la compañía, especialmente para el proceso productivo. Para cumplir con esta función se deben prever las necesidades con algún tiempo de anticipación para alcanzar a buscar en el mercado las mejores ofertas, precios, tiempos, etc. y lograr negociar con los proveedores la compra de los mismos. Por esta razón, el área de compras debe trabajar en conjunto con las áreas de mercadeo y producción, porque son ellos quienes tienen previsto el volumen de ventas y de producción que se va a manejar durante el periodo. De acuerdo al flujo de producción, se cuantifican los materiales, suministros y servicios a emplear y se fija el plan de compras con los plazos en los que los materiales deben encontrarse disponibles en la planta de fabricación. Compras no solamente se encarga del tema de abastecimiento de materiales y servicios, también debe realizar un seguimiento detallado del cumplimiento de las condiciones pactadas con los proveedores, en cuanto a calidad, precios, tiempos de entrega, etc. Y debe constantemente hacer gestión sobre precios y nuevos materiales que se encuentren en el mercado para el desarrollo de nuevos productos.

Abstract The cart is addressed function to provide all materials necessary for the operation of the company, especially for the production process. To fulfill this function must anticipate needs with some time in advance to reach the market search the best deals, prices, times, etc.. and negotiate with suppliers to achieve the purchase thereof. For this reason, the shopping area should work together with the areas of marketing and production, because it is they who are planning sales volume and production to be driving during the period. According to the production flow, it quantifies the materials, supplies and services used and fixing the procurement plan with the time in which the materials must be available in the manufacturing plant. Shopping not only handles the issue of supply of materials and services, you must complete a detailed monitoring of compliance with conditions agreed with suppliers in terms of quality, price, delivery times, etc.. And management must constantly ask about prices and new materials that are in the market for new product development.

Introducción

Las compras tienen varios aspectos, y se relacionan con las demás etapas del proceso logístico, proceso productivo y proceso distributivo: El proceso productivo sirve para conferir utilidad a un conjunto de materias primas, etc, transformándolo en un producto manufacturado apto para satisfacer determinadas necesidades del consumidor o usuario: la utilidad potencial adquiere concreción cuando los productos son transferidos, a través del proceso distributivo , al consumidor o usuario, el cual paga precisamente para satisfacer la indicada necesidad. El proceso distributivo o comercial, al realizar la transferencia del artículo del productor al consumidor o usuario, 1 transforma tal utilidad en valor económico. Las estrategias logísticas en el área de compras y aprovisionamiento van dirigidas a conseguir, mantener y desarrollar relaciones a largo plazo con proveedores que ofrezcan insumos de calidad bajo los criterios definidos de servicio y diseño. La tendencia es reducir el número de proveedores con el fin de delegar en ellos (justo a tiempo) labores como control de calidad, almacenamiento, transportes, diseño y consecución de nuevos insumos. El precio sigue siendo un aspecto 2 relevante en la selección de los proveedores, aun que no crítico . La dinámica de las compras se diversifica en relación con la naturaleza y características del proceso productivo. Esto puede ocurrir con carácter continuo o discontinuo, repetitivo o no repetitivo, producción continúa, producción homogénea, heterogénea, por órdenes especificas de 3 pedido, etc.

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Calimeri, Michele. Manual del director de compras. Traducido por Fernando Urizar Ingeniero Industrial. Ediciones Deusto,

Barraincua 14, Bilbao. Impreso en España en 1.972. 658.7C 15. 2

IAC Instituto colombiano de codificación y automatización comercial. Situación y perspectivas de la Logística en Colombia para el sector de consumo masivo. Andersen Consulting. Arthur Andersen & CO S.C. 658.503 A 53. 3 Calimeri, Michele. Manual del director de compras. Traducido por Fernando Urizar Ingeniero Industrial. Ediciones Deusto, Barraincua 14, Bilbao. Impreso en España en 1.972. 658.7C 15.

Importancia de la Gestión de Compras y aprovisionamiento “El sistema de compras forma parte del proceso global de una empresa y su gestión está encaminada a la adquisición y entrega de los materiales o insumos indispensables para el adecuado funcionamiento de la organización, de tal forma que se obtenga la calidad, cantidad y el precio justo, logrando un beneficio equilibrado entre la empresa y el proveedor, y permitiendo el desarrollo de las partes en cuestión. La complejidad del proceso de compras se deriva lógicamente de la naturaleza y diversidad de los productos o servicios objeto de adquisición, sin olvidarse de: 

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La necesidad de adaptarse a un entorno económico altamente cambiante, motivado fuertemente por: Globalización de los mercados, Variaciones cualitativas y cuantitativas de la demanda de los productos, escasez de capitales y crecimiento de los costos financieros; reducción de los márgenes de beneficios. Los cambios tecnológicos, tanto internos como externos. 4 El incremento de las exigencias de calidad” 5

Relaciones del área de compras con las demás áreas de la compañía : El área de compras se relaciona con varias áreas de la compañía, dado que es un eslabón fundamental en todo el proceso productivo y de servicio al cliente. Veamos una a una la relación que existe y la importancia de estar estrechamente comunicados y sincronizados con las demás etapas del proceso: 

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Mercadeo y Ventas: El estudio de mercadeo es la base de la cadena logística porque con él se identifican las posibles necesidades de los consumidores y se crean o mejoran los productos que van a suplir dichas necesidades. Una vez definidos estos productos, comienza el ciclo de definición de materias primas que va a dar origen al proceso productivo. Y no solo se requieren materias primas, también se evalúa la capacidad de planta y si es necesaria la adquisición de maquinarias, equipos, etc. para cumplir con el proceso productivo. El área de compras debe tener una estrecha relación con el área de distribución, porque dependiendo del flujo de ventas, se debe planificar el proceso de producción y más profundamente el proceso de compras y abastecimiento de materias primas. Si el área de distribución por medio de campañas publicitarias ha incrementado la venta de los artículos, el área de compras debe estar atenta y encaminada al abastecimiento oportuno de los insumos básicos para el proceso productivo y lograr así el abastecimiento de dicha demanda. Producción: Una vez definido el volumen de ventas “pedidos” por el área de mercadeo, corresponde al departamento de producción la programación de la fabricación de los artículos para tenerlos disponibles en el tiempo acordado con los clientes. Una vez establecido el plan de producción, se explosionan las listas de materiales y de allí se generan los requerimientos de materiales e insumos a adquirir para surtir este proceso productivo. Es en este punto del proceso en donde se combinan los materiales, cantidades, calidad, precios, tiempos, etc.

Gómez Saavedra, Eduardo. Aseguramiento de Calidad en Compras. Como desarrollar las relaciones con el proveedor. Serie Gerentes. RAM Editores Cía. Ltda. 2da edición, abril 1996. 658.72G 65 5 Basado en los textos: Calimeri, Michele. Manual del director de compras. Traducido por Fernando Urizar Ingeniero Industrial. Ediciones Deusto, Barraincua 14, Bilbao. Impreso en España en 1.972. 658.7C 15. Gómez Saavedra, Eduardo. Aseguramiento de Calidad en Compras. Como desarrollar las relaciones con el proveedor. Serie Gerentes. RAM Editores Cía. Ltda. 2da edición, abril 1996. 658.72G 65

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Finanzas: Aquí se evalúa el cumplimiento del presupuesto de compras y el aseguramiento que las compras realizadas son estrictamente necesarias para el proceso productivo y no se van a tener dineros inmovilizados, generando costos de almacenamiento. Investigación y desarrollo: Compras es quien tiene el contacto con los proveedores y allí es donde se obtiene información de nuevos materiales, nuevas tendencias, mejoras ecológicas, etc., que pueden ser de gran utilidad para el diseño de nuevos artículos para ofrecer al mercado. Calidad: Debe existir una comunicación directa, porque es donde se evalúa constantemente el cumplimiento de los requisitos exigidos a nuestros proveedores, para retroalimentarles de cualquier fallo en calidad o si no se logra el objetivo, buscar otro proveedor que cumpla con los requisitos exigidos. 6

La organización de las compras y su relación con la estructura de la empresa : De acuerdo al tipo de proceso productivo que desarrolle la empresa la organización de las compras, debe adaptarse para cubrir mejor las necesidades del proceso de abastecimiento, esto se llama principio del objetivo “según el cual, cada iniciativa se debe desarrollar siempre en relación con el fin que trata de conseguir o hacer conseguir”. Estos objetivos pueden ser 3:  

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Primarios: La finalidad primaria de una empresa industrial es producir para vender. El proceso de compras aporta a estos objetivos porque es el abastecedor de los insumos fundamentales para el proceso productivo. Secundarios: Son el conjunto de valores que incentiva la organización para el aumento de la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de sus procesos. El proceso de compras, aquí aporta al cumplimiento de los objetivos mediante la búsqueda de nuevas y mejoras materias primas, menores costos, etc. Colaterales: Estos objetivos van encaminados al cuidado del entorno, la responsabilidad social y el medio ambiente. El proceso de compras, contribuye con estos objetivos, al buscar suministros ecológicos, empaques biodegradables, etc. 7

Actividades básicas de la gestión de compras : “Aprovisionar es una función destinada a poner a disposición de la empresa todos los productos, bienes y servicios del exterior que le son necesarios para su funcionamiento. Para cumplir estas funciones, es necesario realizar las siguientes actividades: a. Prever las necesidades de la empresa. b. Planificar con tiempo. c. Expresarlas en términos adecuados, desde el punto de vita descriptivo, cualitativo y cuantitativo. d. Buscar en el mercado los productos que las satisfacen. e. 8 adquirirlos. f. Asegurarse que son recibidos en las condiciones demandadas. g. Abonar su precio.”

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Basado en el texto: Calimeri, Michele. Manual del director de compras. Traducido por Fernando Urizar Ingeniero Industrial. Ediciones Deusto, Barraincua 14, Bilbao. Impreso en España en 1.972. 658.7C 15. 7

Basado en los textos: Anaya, Julio Juan. Logística Integral. La gestión operativa de la empresa. 3era Edición. 658.7A 51L. Currier Davis, Ralph.Michael J Jucius. Compras y almacenamiento. Biblioteca de negocios modernos XI. Editorial Acropolis.Mexico DF1948. 658.7 18. Gros, M Paul. Chalifour, M Pierre. Funciones y políticas de Aprovisionamientos. Asociacion para el progreso de la dirección. 658.7 G76. Revista: Zona Logística. Año 7 numero 38. Página 46 a 49. 8

Anaya, Julio Juan. Logistica Integral. La gestión operativa de la empresa. 3era Edicion. 658.7A 51L.

Grafica 1: Esquema del proceso de compras. De acuerdo a esta definición, veamos algunas actividades básicas de la gestión de compras: 

Definición de las necesidades de compra: Punto de partida fundamental en el proceso de compra y aprovisionamiento de materiales. En esta etapa se debe partir del plan de producción para establecer los niveles de materiales y suministros a ser adquiridos y los tiempos en los que deben estar dispuestos para el inicio del proceso productivo. El plan de compras se convierte en una herramienta de gestión, dado que de este depende la evaluación de la verdadera necesidad de la compra para no incurrir en adquisiciones que generen represamiento de materiales en bodega “baja rotación de inventarios”. En el plan de compras debe permitir identificar de una manera organizada todos los elementos a adquirir, su valor aproximado, los tiempos en los cuales deben ser suministrados. Se deben responder las siguientes preguntas: Que se necesita? Cuanto se necesita? Para cuando lo necesita? Con que recursos lo va a financiar? Para determinar el programa de compras existen varios métodos, por ejemplo: El método del lote económico (Busca establecer un lote de pedido que minimice el costo de la administración de inventarios), Método Lote por Lote (Se trabaja sin existencias y se compra en cada periodo la cantidad exacta que se necesita), Método cantidad fija de reorden (se determinan lotes de compra de acuerdo a capacidad de transporte, presentación y facilidad de embalaje), Método Periodo fijo de reposición (se revisan los stocks mínimos de seguridad cada cierto periodo de tiempo y se programa la reposición de los mismos).

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Búsqueda y evaluación de proveedores: “Los proveedores forman parte integral de la empresa y por ende es necesario establecer un programa global de calidad,… con el fin de seleccionarlos adecuadamente y establecer unas relaciones basadas en la confianza y en las demostraciones palpables que pueden cumplir con todos los requisitos exigidos; asi las relaciones pasaran del corto al largo plazo y del conflicto a la cooperación, convirtiendo a 9 los proveedores en socios de las ganancias” .

Gómez Saavedra, Eduardo. Aseguramiento de Calidad en Compras. Como desarrollar las relaciones con el proveedor. Serie Gerentes. Ram Editores Cia Ltda. 2da edición, abril 1996. 658.72G 65

Se deben responder las siguientes preguntas: La elección y evaluación del proveedor se hace sobre bases técnicas? La decisión se toma sobre el precio únicamente? Se analizan técnica y estadísticamente las especificaciones? Se conocen los costos de la mala calidad? El proveedor es parte integral de la empresa? Se tiene proveedor único o varios para cada suministro? Se lleva un record estadístico de los proveedores y su análisis permite en conjunto mejorar la calidad? Como primer paso se deben buscar todos los proveedores potenciales, se les solicita la siguiente información: Condiciones administrativas (Todos los documentos legales como NIT, cámara y comercio, etc.). Condiciones Financieras (Buscan evaluar la solidez económica del proveedor y el cumplimiento de sus obligaciones con el estado (declaración de renta, etc.) Información Técnica: Información detallada de los productos con el fin de tener toda la documentación por producto y proveedor de estas características y condiciones básicas. Toda esta información se tabula para facilitar el análisis de cada producto. Con esta información se inicia el ciclo de evaluación de los proveedores, incluyendo además otros factores como son, la reputación del proveedor en el mercado, estudio de toda la documentación presentada y análisis de las características exigidas de calidad del producto. Estas evaluaciones deben ser aplicadas por un comité interdisciplinario que intervenga en el proceso (producción, compras, finanzas, etc.). 

Negociación y adjudicación: Esta etapa la realiza el personal de compras con el proveedor, con el objetivo de llegar a acuerdos de compra en firme, estos acuerdos deben contener el detalle de artículos, cantidades, precios, fechas de entrega, condiciones de pago, etc. En esta etapa se adjudica el contrato de compra en compañía del personal del área jurídica, en donde se fijan al detalle todas las condiciones pactadas por las partes.

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Compra: Es la adquisición de bienes y/o servicios que la compañía necesita, de acuerdo a los requerimientos establecidos garantizando, calidad, tiempo y precio. Una vez firmados los contratos con los proveedores, realizar los pedidos de materiales necesarios y continuar con el ciclo de compra.

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La calificación: Debe establecerse una constante evaluación a todos los proveedores, por medio de indicadores sencillos que permitan evidenciar si se están incumpliendo las condiciones pactadas en cuanto a Precios, Calidad, tiempos, etc. Este registro debe mantenerse actualizado y ser analizado constantemente para tomar decisiones rápidas de manejo de los proveedores que estén incumpliendo. Dentro del esquema de calificación es importante hacer énfasis en el control de las especificaciones de calidad pactadas inicialmente en el contrato de compra. La evaluación del cumplimiento de las especificaciones debe ser realizada por el departamento técnico de calidad y se deben evaluar la totalidad de los parámetros establecidos incluyendo el empaque, la presentación, etc.

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Gestión de Precios: El precio es uno de los factores determinantes a la hora de comprar determinados artículos y/o servicios, por esta razón se debe realizar constantemente la evaluación continua de estos, a fin de obtener los más competitivos y de ser posible aprovechar descuentos por diferentes tipos de negociaciones o alianzas con proveedores. El tener una adecuada gestión de precios puede convertirse en una ventaja competitiva frente al mercado y esto traería grandes beneficios para la organización.

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Gestión de plazos y condiciones de entrega: Como nos encontramos en un entorno dinámico, se debe buscar que los proveedores estén dispuestos a ayudarnos a cumplir no solo con los plazos pactados sino siendo flexibles para responder a nuestras en caso de ventas no planeadas, u otros factores que requieran aprovisionar materiales en plazos más cortos.

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Venta de sobrantes y productos obsoletos: Siguiendo con la idea expuesta en el numeral anterior, como la compañía se encuentra inmersa en un entorno dinámico, se ve expuesta a la reacción de cambio necesidades de los clientes y por ende la finalización de producción de ciertos artículos para los cuales ya se tenía planeado un ciclo de vida mas largo; todo esto ocasiona que se queden en existencia artículos que ya no se utilizaran, estos se denominan obsoletos. Se debe evaluar cuales son estos artículos y revisar en el mercado quien puede estarlos necesitando para tratar de negociar con él y no permitir que estos inventarios se queden haciendo parte del stock de la empresa, ocasionando sobre costos de almacenamiento e inmovilización de ese capital invertido.

Nuevas tendencias en la política de compras: “Tradicionalmente los departamentos de compras han funcionado con un esquema mental en donde las prioridades fundamentales en su gestión estaban ligadas a los siguientes conceptos:   

Calidad concertada Precio y condiciones de pago Lead time y condiciones de entrega

Bajo este esquema, el concepto de lote económico y el de compras especulativas tenían una importancia fundamental en la gestión; sin embargo, hoy en día las nuevas tendencias logísticas han cambiado sustancialmente este esquema, fijando unas nuevas prioridades que en conjunto resultan más beneficiosas para la empresa. De este modo, podemos decir que, de acuerdo con estas tendencias, el esquema de prioridades sería el siguiente:    

Calidad concertada Lead time de aprovisionamiento Flexibilidad ante el cambio en los pedidos Precio y condiciones de pago

Este nuevo pensamiento da lugar al fomento de la llamada relación de co-fabricación, mediante la selección de determinados proveedores denominados co-fabricantes, con los cuales se mantiene una relación en virtud de la cual no se compra el producto, sino mas bien su capacidad de fabricación, en el sentido de que se crea un compromiso mutuo, basado en una transparencia informativa, sobre todo en lo concerniente a previsiones de compra y capacidad de fabricación, con objeto de garantizar, por parte del comprador, un determinado volumen de compras a cambio de conseguir del proveedor un máximo de flexibilidad en los suministros con reducción de los lead time y precio del producto en su caso. En definitiva, bajo este concepto el fabricante colaborador es 10 un eslabón mas dentro de la cadena logística de la empresa.”

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Anaya, Julio Juan. Logística Integral. La gestión operativa de la empresa. 3era Edicion. 658.7A 51L.

Conclusiones 

El área de compras se relaciona con varias áreas de la compañía, dado que es un eslabón fundamental en todo el proceso productivo y de servicio al cliente. Esta dependencia debe trabajar siempre de la mano con las áreas comercial y producción dado que son ellos quienes confirman los volúmenes de ventas y de aquí se deriva el plan de compras.

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Compras no solamente se encarga del tema de abastecimiento de materiales y servicios, también debe realizar un seguimiento detallado del cumplimiento de las condiciones pactadas con los proveedores, en cuanto a calidad, precios, tiempos de entrega, etc. Y debe constantemente hacer gestión sobre precios y nuevos materiales que se encuentren en el mercado para el desarrollo de nuevos productos.

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Hoy en día esta muy de moda el tema del aprovechamiento de los desperdicios y de los materiales obsoletos, por tanto, se debe revisar en el mercado quien puede necesitarlos para tratar de negociar con él y no permitir que estos inventarios se queden haciendo parte del stock de la empresa, ocasionando sobre costos de almacenamiento e inmovilización de ese capital invertido.

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Por todo el boom que existe hoy en día con los temas de responsabilidad social y cuidado del medio ambiente, el proceso de compras contribuye con estos objetivos, al buscar suministros ecológicos, empaques biodegradables, etc.

Bibliografía

1. Gómez Saavedra, Eduardo. Aseguramiento de Calidad en Compras. Como desarrollar las relaciones con el proveedor. Serie Gerentes. Ram Editores Cia Ltda. 2da edición, abril 1996. 658.72G 65 2. IAC Instituto colombiano de codificación y automatización comercial. Situación y perspectivas de la Logística en Colombia para el sector de consumo masivo. Andersen Consulting. Arthur Andersen & CO S.C. 658.503 A 53. 3. Calimeri, Michele. Manual del director de compras. Traducido por Fernando Urizar Ingeniero Industrial. Ediciones Deusto, Barraincua 14, Bilbao. Impreso en España en 1.972. 658.7C 15. 4. Currier Davis, Ralph.Michael J Jucius. Compras y almacenamiento. Biblioteca de negocios modernos XI. Editorial Acropolis.Mexico DF1948. 658.7 18. 5. Mora Garcia, Luis Anibal. Martinez, Martiliano. Modelos de Optimizacion de la gestión logística. Ecoe Ediciones. 2010 6. Anaya, Julio Juan. Logistica Integral. La gestión operativa de la empresa. 3era Edicion. 658.7A 51L. 7. Gros, M Paul. Chalifour, M Pierre. Funciones y políticas de Aprovisionamientos. Asociación para el progreso de la dirección. 658.7 G76 8. Echaide, Pedro de Cuadra. Gestion de compras. Estudio practico 55. Asociacion para el progreso de la dirección. 658.7C 81. 9. Revista: Zona Logística. Año 7 numero 38. Pagina 46 a 49.