1 Funciones Del Residente

OBJETIVO: AL TERMINO DEL CURSO, EL PARTICIPANTE PODRÁ: •

IDENTIFICAR LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE UN SUPERVISOR DE OBRAS Y SERVICIOS, RELATIVAS AL ADECUADO MANEJO DE LA BITACORA DE OBRA, ASÍ COMO EL MARCO LEGAL QUE LA RIGE.

INSTRUCTOR: MAP. J. GERARDO JIMENEZ GALINDO. PROGRAMA. I. SUPERVISIÓN DE GRUPOS HUMANOS. 1.1.

El Supervisor. 1.1.1. Naturaleza y Características. 1.1.2. Orígenes del término y concepto. 1.1.3. Actitudes gerenciales requeridas. 1.1.4. Transformar recursos en resultados. 1.1.5. Tareas principales de los supervisores. 1.1.6. El proceso administrativo y la supervisión. 1.1.7. La supervisión equilibrada. 1.1.8. Elaboración de planes y aplicación de políticas 1.1.9. Autoevaluación.

II. LAS SUPERVISIÓN DE UN PROYECTO DE OBRA O SERVICIO 2.1.

Proyectos 2.1.1. Concepto 2.1.2. Origen de los proyectos. 2.1.3. Ciclo de vida de un proyecto. 2.1.4. Los parámetros del proyecto. 2.1.5. Manejo de la información y solución de problemas.

III.-TAREAS QUE DEBE DESEMPEÑAR EL SUPERVISOR ANTES DEL INICIO DE LOS TRABAJOS. 3.1 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7.

Reconocimiento del sitio y entorno de los trabajos. Verificación del cumplimiento de requisitos legales Estudio de los requisitos técnicos del proyecto. Estudio de los requisitos contractuales. Plan de supervisión. Integración del grupo de supervisión. Autoevaluación.

1

IV. -PROCEDIMIENTOS Y CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA. 4.1. Formas de realización de obra pública. 4.2. Tipos de contratos permitidos. 4.3 Clausulado mínimo de los contratos 4.4. Funciones del residente y del supervisor sobre la bitácora.

V.- EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN. 5.1. Juntas de coordinación. 5.2. Bitácora de obra. 5.3. Informe del Control de Calidad. 5.4. Organización del archivo de obra 5.5. Conciliación final y estimación del finiquito. 5.6. Acta circunstanciada 5.7. Acta de terminación del contrato. VII.- Capacitación del Funcionamiento y Características generales del sistema de Bitácora Electrónica de Obra de la Industria Petrolera, BEO”

2

I. SUPERVISIÓN DE GRUPOS HUMANOS. 1.1.

El Supervisor. 1.1.1. Naturaleza y Características.

+ Los supervisores son administradores que normalmente reportan a los gerentes medios. + Tienen la responsabilidad de lograr el máximo rendimiento posible de la fuerza de trabajo de los empleados, para llevar a cabo los planes, políticas, programas. + Los supervisores planean, motivan, dirigen y controlan el trabajo de los empleados a niveles operativos de la organización. + En forma directa, los supervisores actúan recíprocamente con los trabajadores, les dan órdenes y evalúan su desempeño. + La mayoría de los supervisores se promueve a partir de las filas de los trabajadores. + Al supervisor con frecuencia se le denomina como “mediador” por ser el vínculo entre los gerentes y los obreros. + El supervisor es responsable ante el sindicato en cuanto a la aplicación del contrato laboral en vigor, procurando una relación armónica entre sindicato y gerencia.

Naturaleza de la SUPERVISION:

Los LosGERENTES GERENTESson sonadministradores administradoresde de primera línea, responsables directos de primera línea, responsables directos delala Coordinacion Coordinacionde delos losesfuerzos esfuerzosdel delequipo equipo de trabajo asignado al proyecto. de trabajo asignado al proyecto.

Directivos. Alta Gerencia Gerentes Medios GERENTES DE PROYECTO. Empleados y Trabajadores

3

1.1.2. Orígenes del Término y Concepto: + En la antigüedad el supervisor era la persona encargada de un grupo de jaladores de cuerda de remolque o de excavadores de sanjas. + Literalmente era el “Hombre al frente”, puesto que ésta era su posición en el grupo. Su autoridad marcaba el ritmo de trabajo al resto de los trabajadores. + En Alemania el supervisor es llama aún VORARBEITER (trabajador al frente). + En Inglaterra se usa el término Charge hand (persona a cargo) + Supervisor proviene del latín cuyo significado es “el que mira por encima” + Se aplicó originalmente al maestro de los artesanos + Su concepción actual combina las cualidades del hombre al frente o líder y del maestro o hábil artesano administrativo.

1.1.3. APTITUDES GERENCIALES REQUERIDAS: • • • • • • • • • • •

Conocimiento técnico Habilidad administrativa Capacidad de desarrollar planes Capacidad para tratar con el gerente Habilidad para las comunicaciones Tolerancia al estrés, iniciativa e independencia Análisis de los problemas Decisión, tenacidad y flexibilidad Capacidad de asumir riesgos Uso de la delegación entre su equipo de trabajo Relaciones humanas

4

CÓMO UNIR METAS Y ESFUERZOS. Los supervisores proporcionan la unión vital entre las metas de la dirección y el significativo esfuerzo de los empleados. Hacia la gerencia: Para cumplir con los objetivos, planes y políticas de la empresa. Hacia los trabajadores: Para dirigirlos, capacitarlos, ayudarlos motivarlos y garantizar su seguridad. Hacia el staff: Recibir orientación, ayuda y prescribir procedimientos por seguir y formas por llenar. Hacia otros supervisores: Trabajo en equipo debido a la interdependencia entre las áreas de la empresa. Hacia el Sindicato: Relaciones objetivas, negociación y solución de conflictos.

1.1.4. TRANSFORMAR RECURSOS EN RESULTADOS.

El comportamiento del supervisor se mide de acuerdo a cómo administra los recursos y qué resultados obtiene de ellos. PROBLEMÁTICA. 1.- Cumplir con los programas de operación. Sacar adelante la producción cumpliendo con los plazos. 2.- Mantener los costos de operación dentro de los límites. Lograr eficientemente los objetivos, ajustándose al presupuesto. 3.- Mantener actitudes cooperativas con los trabajadores. Lograr que sus trabajadores lo realicen a tiempo y bien hecho.

5

1.1.5. TAREAS PRINCIPALES DE LOS SUPERVISORES.

ORDEN

TAREAS

% TIEMPO

1

Control del trabajo Solución de problemas 2 Planeación del trabajo 3 Comunicaciones orales informales 4 Comunicaciones en general 5 Retroalimentación del desempeño 6 Capacitación, orientación y desarrollo 7 Provisión de comunicación escrita y doctos. 8 Motivación al equipo 9 Administración del tiempo personal 10 Reuniones y conferencias 11 Actividades de auto-desarrollo 12 Representación de la empresa hacia afuera

20 13 11 10 10 8 7 6 5 4 3 2 1

1.1.6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA SUPERVISIÓN.

PLANEACIÓN.

ORGANIZACIÓN

Establecimiento de objetivos, metas , planes, programas Procedimientos y presupuestos. Ordenación de trabajos por realizar de tal forma que sean más efectivos.

INTEGRACIÓN

Selección y colocación del número apropiado de Personas en los puestos adecuados

DIRECCIÓN

Motivación, comunicación y liderazgo.

CONTROL

Regulación del proceso, sus costos y las personas que lo llevan a cabo.

6

Los supervisores realizan las mismas funciones que los demás gerentes de la empresa, difiriendo sólo en el grado.

HABILIDADES REQUERIDAS POR NIVELES. Habilidades Administrativas Habilidades de Relaciones Humanas Habilidades Técnicas

SUPERVISORES GERENTES

DIRECTIVOS

1.1.7. SUPERVISIÓN EQUILIBRADA. Los supervisores eficientes equilibran la aplicación de sus habilidades entre el trabajo por hacer y el interés por las personas que desarrollan ese trabajo.

INTERESES INTERESESTÉCNICOS TÉCNICOS YYADMINISTRATIVOS. ADMINISTRATIVOS.

SUPERVISION SUPERVISION EQUILIBRADA EQUILIBRADA

INTERESES INTERESESPOR PORLAS LAS RELACIONES HUMANAS. RELACIONES HUMANAS.

7

ASIGNACIÓN DE TAREAS A LOS SUBALTERNOS. 1.1.8. Elaboración de Planes y Aplicación de Políticas. El Sistema PPPSCE. (planeación, programación, presupuestación, seguimiento, control y evaluación). ¿Deben ¿Debenlos lossupervisores supervisores Involucrarse Involucrarseen enlala Planeación? Planeación? La mayoría de las organizaciones grandes emplean especialistas en planeación. Los supervisores deben ajustar el plan maestro a sus departamentos. Los supervisores son los que determinan cotidianamente las labores y los Ajustes necesarios para hacer más eficiente el plan maestro.

1.1.9. AUTOEVALUACIÓN. Ejercicio No. 1.

Asígnele a cada pregunta un número de acuerdo a lo que usted opina: No. 1 : De acuerdo. No. 2: En desacuerdo. No. 3: Ni de acuerdo Ni en desacuerdo. 1. 2. 3.

Me gusta fijar mis propios objetivos y hacer las cosas a mi manera. ________ Tengo aguda sensibilidad para captar los intereses de otras personas._______ Veo a mi trabajo como medio para un fin, en lugar de verlo como el principal centro de mi vida. ________ 4. Cuando sé que un trabajo debe de estar bien hecho,lo hago yo mismo.______ 5. No quiero tomar sobre mí la responsabilidad del trabajo de otro. ________ 6. Me considero un atento escucha, no interrumpo. ________ 7. Dándole una oportunidad, la mayoría quiere hacer un buen trabajo.________ 8. Vivo de acuerdo a la regla”más vale tarde que nunca”. ________ 9. Cuando trabajo con un grupo de personas un proyecto, siento que doy algo de mí mismo para la realización del trabajo. ________ 10. Tengo mucho que aprender acerca de la administración y la supervisión____

8

11. 11.Los buenos empleados trabajan con seguridad, obedecen la reglas y están dispuestos a hacer un honesto trabajo diario. _____ 12. 12. Mis amigos saben que no voy a criticarlos cuando me cuentan sus historias de arduos trabajos. _____ 13. 13. Los que quebrantan las reglas deben prepararse para sufrir un castigo por ello. _____ 14. 14. Me gusta enseñarle a las personas cómo hacer las cosas. _____ 15. 15. El hecho de trabajar horas extras sin pago, me parece injusto. _____ 16. 16. La mayoría de mis jefes ha sido un obstáculo en lugar de una ayuda para mí o mis colegas. _____ 17. 17. Me considero un buen expositor, puedo aclarar las cosas a otros._____ 18. 18. Manejo mis cosas personales, rara vez me atraso en lo que digo que voy a hacer. _____ 19. 19. Cuando juzgo una situación encuentro que es igualmente satisfactorio ser severo como ser benigno. _____ 20. 20. Cuando las cosas van mal, pienso que es una señal de que el problema necesita una solución en lugar de culpar a otra persona. _____

9

II.- LA SUPERVISIÓN DE UN PROYECTO DE OBRA O SERVICIO

2.1.1. Concepto de Proyecto.

• Consiste en desarrollar en el futuro una idea. • Están orientados a satisfacer una necesidad humana. • Surge cuando alguien reacciona ante cierto nivel de frustración rodeando a un problema. • Búsqueda de oportunidades en el mercado. • Actividad cíclica y única para tomar decisiones que nos permitan transformar los recursos naturales en sistemas y mecanismos que satisfagan las necesidades humanas.

2.1.2. Origen de los proyectos. • En la realización de estudios sectoriales (primario,secundario y terciario). • En un Plan de Desarrollo Nacional • En estudios de mercado • Para aprovechar recursos naturales. • De origen político y estratégico.

• Para uso propio • Destinados a la consideración de posibles inversionista. • Destinados a solicitar beneficios fiscales. • Destinados a instituciones financieras de desarrollo. • Destinados para el beneficio social. 10

NIVELES DE ACTIVIDAD

2.1.3. Ciclo de vida de un proyecto.

Definición del Planeación del Puesta en Marcha del proyecto Terminación Proyecto proyecto Ejecución de la obra. del proyecto.

TIEMPO

11

2.1.4.Los Parámetros del Proyecto PARÁMETROS

CALIDAD

ESPECIFICACIONES

COSTO

PRESUPUESTO

TIEMPO

PROGRAMA

2.1.5. Manejo de la información y la solución de los problemas.

Los problemas en las empresas se deben a los cambios y se manifiestan por la diferencia entre lo estimado y los resultados.

Un problema se puede describir como una alteración que demanda solución si se quiere que la empresa funcione productivamente.

Tipos de problemas: Que se han presentado: Corregir lo sucedido. Que se presentarán: Demandan soluciones inmediatas a fin de establecer planes y procedimientos eficaces. Que se quieren evitar: Se presentarían en el futuro si no actuamos en consecuencia ahora y por lo tanto no requerirán de soluciones, al no presentarse. 12

Solución Sistemática de Problemas.

1

2

Determinar Recoger el problema informac. con claridad relevante

IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

3

4

5

6

Enumerar Seleccionar Sugerir Evaluar soluciones las posibles causa causas + probable posibles opciones

7 Escoger una solución

8 Elaborar un plan de acción

TOMA DE DECISIONES

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS.

Solución Sistemática de Problemas. Para garantizar el éxito de la ejecución de las obras es importante la verificación constante de los procesos de trabajo que se realizan y constatar, ya sea por medio de pruebas o mediciones, que efectivamente se cumplieron los requisitos solicitados. Frecuentemente nos enfrentamos a desviaciones a los requisitos, que pone en riesgo el aseguramiento de la calidad de la obra y es entonces cuando debemos identificar el problema con claridad (1). IDENTIFICAR EL PROBLEMA nos obliga a buscar las causas que lo originaron, mismas que pueden ser por falta de claridad en la descripción del concepto específico del trabajo, o por la falta de definición de los alcances del mismo, o por la falta de supervisión del proceso, o por la utilización inadecuada de herramientas o equipo requeridos, condiciones especiales no consideradas en la planeación, falta de conocimientos de los responsables de su ejecución, corrupción del personal involucrado en el proceso, falta de coordinación entre el personal de gabinete y campo, desconocimiento de condiciones pactadas, defectos o incumplimientos por ahorros económicos o plazos de ejecución mal entendidos.... 13

PROBLEMAS EN LA SUPERVISIÓN DE OBRAS. 1.- Falta de personal capacitado por parte del contratista. 2.- Falta de permisos de acceso a las obras oportunas. 3.- Suministro de materiales de baja calidad. 4.- Continuas modificaciones al proyecto original. 5.- Falta de recursos humanos para reforzar la supervisión. 6.- Instalaciones y equipo inadecuado. 7.- Falta de coordinación interdependencias. 8.- Problemas legales con la Secodam. 9.- Falta de comunicación con el contratista y con los jefes. 10.- Falta de materiales. 11.- Cargas de trabajo excesivas a los supervisores. 12.- Trámites muy burocráticos. 13.- Revisión inadecuada de avances de obra. 14.- Procesos de adjudicación de contratos con errores. 15.- Tomar contratos ya iniciados. 16.- Programación inadecuada de las adquisiciones. 17.- Falta de experiencia de los contratista. 18.- Montos de contratos no acordes a las necesidades.

PROBLEMAS EN LA SUPERVISIÓN DE OBRAS. 19.- Trabajos fuera de programa frecuentes. 20.- Maquinaria inadecuada. 21.- Compañías no solventes ejecutando las obras 22.- Proyectos mal elaborados. 23.- Distribución inadecuada de cargas de trabajo a los supervisores. 24.- Información tardía de las bases del contrato. 25.- Falta de apoyo a la supervisión con personal capacitado. 26.- Incumplimiento del perfil profesional propuesto por el contratista. 27.- Falta de coordinación interdepartamental en PEP.

Plan de Acción: Planeación adecuada de las bases, tiempos, presupuestos, especificaciones... Coordinación efectiva entre ingeniería, gestoría, legal, operativo, admón y finanzas, planeación,... Aplicación irrestricta de los términos del contrato. Provocar cambios en la cultura organizacional en la supervisión de obras y servicios relacionados con las mismas, promovidos con compromiso desde los altos niveles de la empresa. 14

2.1.6. Autoevaluación. Ejercicio No. 6.

Verdadero Falso _____ _____ 1.Nada debería tener más prioridad que ayudar a un empleado a alcanzar su potencial de productividad. _____ _____ 2. Un descenso en la productividad de un empleado confiable no necesita manejarse de inmediato, para no resentirlo. _____ _____ 3. A menudo los empleados producen más para un supervisor que para otro. _____ _____ 4. Se debe uno ocupar de inmediato de un empleado perjudicial que reduce la productividad de los compañeros. _____ _____ 5. Algunos empleados con bajo rendimiento pueden ayudar mucho al desempeño de los demás, siendo positivos al grupo. _____ _____ 6. La mayoría de los empleados tiene un potencial más alto del que se imaginan. _____ _____ 7. En términos generales mientras más produzcan los empleados mejor se sentirán con ellos mismos. _____ _____ 8. Las aptitudes humanas son más fáciles de aprender que las aptitudes técnicas. _____ _____ 9. Un supervisor listo puede mantener la producción alta son menos esfuerzos personales. _____ _____ 10. El empleado de oro es el que más produce a costa de los demás.

III. TAREAS QUE DEBE DESEMPEÑAR EL SUPERVISOR, ANTES DEL INICIO DE LOS TRABAJOS. 3.1. 3.2.

3.3.

3.4. 3.5.

3.6.

Reconocimiento del sitio y entorno de los trabajos Verificación del cumplimiento de requisitos legales 3.2.1. Fases de la obra pública. 3.2.2 Fases de ejecución y sus subetapas Estudio de los requisitos técnicos del proyecto. 3.3.1 Generalidades 3.3.2. Etapas del control técnico. 3.3.3. Proceso del control técnico. Estudios de los requisitos contractuales 3.4.1 Elementos del contrato Plan de supervisión 3.5.1 Generalidades. 3.5.2. Áreas de control 3.5.3 Formas, labores y medios de control. Integración del grupo de supervisión.

15

3.1 Reconocimiento del sitio y entorno de los trabajos.

Localización del Terreno Antes de la ejecución de una obra es indispensable realizar una visita de reconocimiento del terreno en donde se realizará la misma , lo cual nos permitirá constatar:

Vías de acceso Servicios comunales Servicios municipales

Documentación del terreno Deslinde y levantamiento Topográfico incluyendo curvas de nivel. Estudio de Mecánica de suelos Licencias , dictámenes y permisos de las autoridades competentes.

La visita al sitio donde se reali zará n los trabajos será op tati va para los interesados, pero e n su prop uesta deberá n incluir un escrito e n el q ue ma nifieste n que co noce n e l sitio de realizació n de los trabajos y sus condiciones ambienta les, por lo q ue no podrá n i nvocar su desconocimiento o solicitar modificaciones al contrato por este moti vo. Al sitio de rea lización de los trabajos, podrá n asistir los i nteresados y sus auxiliares q ue ha ya n adq uirido las bases de licitación, así como aqué llos que autorice la co nvoca nte . A q uienes adquiera n las bases co n posterioridad a la realizació n de la visita, pod rá permitírse les el acceso al luga r e n q ue se lle vará n a cabo los trabajos, siempre q ue lo so liciten con a nticipación de por lo me nos veinticua tro horas a la co nclusió n de l periodo de ve nta , a unq ue no será obligatorio para la depe nde ncia o e ntidad designar a un técnico que guíe la visita.

16

3.2. Verificación del cumplimiento de los requisitos legales.

3.2.1. Fases de la obra pública.

1.

1. Planeación

2.

2. Programación

3.

3. Presupuestación

4.

4. Ejecución

5.

5. Conservación

6.

6. Mantenimiento

7.

7. Demolición 8. Control

Prioridad de los tratados. Disposiciones del presupuesto de egresos de la federación. Procesos licitatorios para contratar y ejecutar obras públicas y servicios. Pidiregas controlados por la Secodam y deberán precisarse en las convocatorias invitaciones, bases y contratos correspondientes. Verificación previa de los archivos. Disposiciones en materia de asentamientos humanos, desarrollo urbano y construcción en el ámbito federal, estatal y municipal. Normatividad ecológica.Evaluación del impacto ambiental Contratos multianuales. Comité de obras y servicios relacionados con las mismas. Condiciones: Por contrato y por administración directa. Procedimientos licitatorios: Licitación pública, Invitación (mínimo 3) y adjudicación directa. Procedimientos de licitación pública. Requisitos mínimos de la convocatoria y su publicación. Bases de licitación.Presentación y apertura de proposiciones, Evaluación y Fallo. De los contratos.

17

3.2.2.Fases de ejecución y sus subetapas. 1.-

Preparación de la obra por la dependencia o entidad.

2.-

Elección del contratista.

3.-

Adjudicación del contrato.

4.-

Celebración y firma del contrato

5.-

Ejecución de la obra.

6.-

Vigilancia y control de la ejecución.

7.-

Recepción de la obra.

BASES DE LICITACIÓN. Art. 33 de la Ley de obras publicas y servicios.. Nombre de la dependencia o entidad convocante. Forma de acreditación de la existencia y personalidad jurídica del licitante Fecha, hora y lugar de la junta de aclaraciones a las bases, de la celebración de las 2 etapas del acto de presentación, apertura de proposiciones, comunicación del fallo y firma del contrato. Causas de descalificación por incumplimiento de las bases Idioma(s)de las proposiciones. Moneda(s) en que podrán presentarse las proposiciones. La no negociación de las bases. Criterios claros para la adjudicación de los contratos. Proyectos arquitectónicos y de ingeniería requeridos, normas de calidad de los materiales y especificaciones generales y particulares de construcción aplicables. En servicios precisar el objeto y alcances del servicio, las especificaciones, el producto esperado y la forma de presentación. Relación de materiales y equipo de instalación permanente Porcentaje de contenido nacional del valor de la obra. Experiencia, capacidad técnica y financiera Datos sobre las garantías, porcentajes, forma y término de los anticipos. Lugar, fecha y hora para la visita al sitio de realización de los trabajos. Información sobre las partes de los trabajos que podrán subcontratarse. Plazo de ejecución de los trabajos Modelo de trabajo al que se sujetarán las partes.

18

3.3.Estudio de los requisitos técnicos del proyecto. 3.3.1. Generalidades. EL CONTROL TÉCNICO DE LA OBRAS tiene por objeto garantizar, que éstas cumplan con las especificaciones previstas. Se Serequiere requiereverificar verificarlalacalidad calidadde delas lasobras obrasaalos losniveles nivelesespecificados especificados en el proyecto, puesto que hay que considerar las grandes en el proyecto, puesto que hay que considerar las grandesdiferencias diferencias que los materiales y componentes de la construcción ofrecen que los materiales y componentes de la construcción ofrecenentre entre sus costos iniciales, de inversión y sus costos finales, de servicio sus costos iniciales, de inversión y sus costos finales, de servicioyyde de mantenimiento, lo que provoca un amplio espectro de calidades/precios mantenimiento, lo que provoca un amplio espectro de calidades/precios Los materiales, componentes y equipos de una obra, así como los medios y métodos que en su construcción se utilizan, deben controlarse para garantizar que cumplan con las especificaciones del proyecto y los fines de la obra,BASES DE LICITACIÓN ART.33

3.3.2.Etapas del control técnico.

MATERIALES ARTESANALES MATERIALES NATURALES

COMPONENTES

CONTROL DE EJECUCIÓN

CONTROL DE PRODUCCIÓN

MATERIALES INDUSTRIALES

TRABAJOS

CONTROL TÉCNICO.

OBRAS

CONTROL DE RECEPCIÓN

MATERIALES

COMPONENTES

TRABAJOS

OBRAS

19

SERVICIO

CONSTRUCCIÓN

PLANEACIÓN.

3.3.3. Proceso del control técnico. PRELIMINARES

ESTABLECIMIENTO DE NORMAS.

PLANOS/ ESPECIFICACIONES

MATERIALES PROCEDIMIENTOS

SUPERVISIÓN

VERIFICACION EJECUCIÓN

ENSAYOS PRUEBAS RECHAZO OBRA

ACEPTACIÓN OBRA

CORRECCIÓN DESVIACIONES

INCONFORMIDAD DEFICIENCIAS ERRORES RECTIFICACION

RECIBO Y PAGO.

ADMINISTRACION OBRA

MANTENIMIENTO

REPARACIÓN RECONSTRUCCIÓN

DESGASTE DETERIORO FALLAS

PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN DE LAS OBRAS Y SERVICIOS. 1. Estudios de preinversión que se requieran para definir la factibilidad técnica, económica, ecológica y social de los trabajos. 2. Los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo. 3. Las acciones previas, durante y posteriores a la ejecución de las obras públicas, incluyendo cuando corresponda, las obras principales de la infraestructura, las complementarias y accesorias, así como las acciones para ponerlas en servicio. 4. Las características ambientales, climáticas y geográficas de la región donde deba realizarse la obra pública. 5. Las normas aplicables conforme a la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, o a falta de éstas, las normas internacionales. 6. Los resultados previsibles. 7. La coordinación que sea necesaria para resolver posibles interferencias y evitar duplicidad de trabajos o interrupción de servicios públicos. 8. La calendarización física y financiera de los recursos necesarios para la realización de estudios y proyectos, la ejecución de los trabajos, así como los gastos de operación. 9. Las unidades responsables de su ejecución, así como las fechas previstas de iniciación y terminación de los trabajos. 20

PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN DE LAS OBRAS Y SERVICIOS. 10. Las investigaciones, asesorías, consultorías y estudios que se requieran, incluyendo los proyectos arquitectónicos y de ingeniería necesarios. 11. La adquisición y regularización de la tenencia de la tierra, así como la obtención de los permisos de construcción necesarios. 12. La ejecución que deberá incluir el costo estimado de las obras públicas y servicios relacionados con las mismas que se realicen por contrato y en caso de realizarse por administración directa, los costos de los recursos necesarios, las condiciones de suministro de materiales, de maquinaria, de equipos o de cualquier otro accesorio relacionado con los trabajos. Los cargos para pruebas y funcionamiento, así como los indirectos de los trabajos. 13. Los trabajos de mantenimiento de los bienes inmuebles a su cargo. 14. Los permisos, autorizaciones y licencias que se requieran. 15. Toda instalación pública deberá asegurar la accesibilidad, evacuación, libre tránsito sin barreras arquitectónicas, para todas las personas, y deberán cumplir con las normas de diseño y de señalización que se emitan en instalaciones, circulaciones, servicios sanitarios y demás instalaciones análogas para las personas con discapacidad, y 16. Las demás previsiones y características de los trabajos.

3.4. Estudio de los requisitos contractuales del proyecto. 3.4.1. Elementos del contrato de obra pública: ESENCIALES 1. Sujetos 2. Competencia y capacidad. 3. Consentimiento 4. La forma. 5. Objeto. 6. Causa. 7. Régimen jurídico especial. 8. Garantías. NO ESENCIALES. 9. Licitación 10. Sanciones. 11. Plazo. 12. Conmutabilidad. 13. Intransferibilidad. 21

FORMALIZACION DEL CONTRATO.

1. Acuse de recibo del área jurídica para su revisión. 2. Modelo de contrato firmado por el contratista y el contratante. 3. Anexos contractuales incluyendo la bitácora de obra. 4. Fianza de cumplimiento y seguro de responsabilidad civil entregada por el contratista. 5. Fianza por anticipos entregados a los contratistas. 6.-Recibos de entrega de los anticipos entregados al contratista.

Artículo 49.- El contrato además de cumplir con lo señalado en el artículo 46 de la Ley, deberá contener el programa de ejecución de los trabajos y el presupuesto respectivo, así como los anexos técnicos que incluirán, entre otros aspectos, los planos con sus modificaciones, especificaciones generales y particulares de construcción. El área responsable de la contratación, una vez cumplido el plazo a que hace referencia el artículo 47 de la Ley para la firma del contrato deberá entregarle al contratista una copia firmada. Artículo 50.- Cuando la propuesta ganadora de la licitación haya sido presentada en forma conjunta por varias personas, el contrato deberá ser firmado por el representante de cada una de ellas, en forma conjunta y solidaria, identificando con precisión la parte de la obra que ejecutará cada uno, o la participación que tiene en el grupo. El convenio presentado en el acto de presentación y apertura de proposiciones formará parte integrante del contrato como uno de sus anexos. Artículo 51.- Cuando el contrato no fuera firmado por el licitante ganador, en los términos del artículo 47 de la Ley, y se trate de servicios que hayan considerado para su evaluación mecanismos de puntos y porcentajes, las dependencias o entidades podrán adjudicar el contrato al licitante que haya presentado la siguiente proposición solvente más baja, en puntaje o porcentaje.

22

Artículo 52.- Cuando el contrato no fuera firmado por la dependencia o entidad, el pago de los gastos no recuperables deberá limitarse al pago de los conceptos previstos en el artículo 41 de este Reglamento. Artículo 53.- Los contratistas serán los únicos responsables de las obligaciones que adquieran con las personas que subcontraten para la realización de las obras o servicios. Los subcontratistas no tendrán ninguna acción o derecho que hacer valer en contra de las dependencias y entidades. Artículo 54.- El contratista que decida ceder a favor de alguna persona sus derechos de cobro, deberá solicitar por escrito a la dependencia o entidad su consentimiento, la que resolverá lo procedente, en un térmi no de qui nce días naturales contados a partir de su presentación. Artículo 55.- Si con motivo de la cesión de los derechos de cobro solicitada por el contratista se origina un retraso en el pago, no procederá el pago de gastos financieros a que hace referencia el artículo 55 de la Ley. Artículo 56.- Las penas convencionales se aplicarán por atrasos en las fechas establecidas en los programas de ejecución de los trabajos, de sumi nistro o de utili zación de los insumos, así como en la fecha de terminación de los trabajos pactada en el contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que la dependencia o entidad opte por la rescisión del contrato. Las penali zaciones serán determinadas en función de la parte de los trabajos que no se hayan ejecutado o prestado oportunamente y se aplicarán sobre los montos del contrato, considerando los ajustes de costos y sin aplicar el Impuesto al Valor Agregado.

Artículo 57.- Las penas convencionales únicamente procederán cuando ocurran causas imputables al contratista; la determinación del atraso se realizará con base en las fechas parciales o de terminación, fijadas en el programa de ejecución convenido. Las penas deberán establecerse atendiendo a las características, complejidad y magnitud de los trabajos a contratar, tipo de contrato, grados de avance y posibilidad de recepción parcial de los trabajos. Artículo 58.- En el contrato se deberán pactar penalizaciones económicas a cargo de los contratistas que prevean posibles atrasos en los programas de ejecución de los trabajos, de suministro o de utilización de los insumos. Las penalizaciones a que se refiere este artículo se aplicarán como una retención económica a la estimación que se encuentre en proceso en la fecha que se determine el atraso, misma que el contratista podrá recuperar, en las próximas estimaciones, si regulariza los tiempos de atraso señalados en los programas de ejecución, de suministro o de utilización de los insumos. La aplicación de estas retenciones tendrá el carácter de definitiva, si a la fecha pactada de terminación de los trabajos, éstos no se han concluido.

23

3.5. Plan de supervisión. 3.5.1.

Generalidades. No existe un plan de control de aplicación universal para todo tipo de obras, se debe ajustar a las particularidades específicas de cada obra, sus necesidades y los medios que se requieren para llevarlo a cabo.

3.5.2.

Áreas de control : Técnico: Materiales, Métodos, Mano de Obra, Equipos, Herramientas, Chequeos y Ensayos y Pruebas Especiales. Administrativo y Contable : Actas, Presupuestos, Cuentas, Egresos, Pagos, Reajustes, Liquidaciones, Anticipos, Almacén. Programación: Plan de trabajo, Rendimientos, Términos de ejecución, Flujo de fondos y suministros, Plazo de entrega. Seguridad: Condiciones de trabajo, Seguridad, Higiene, Prevención de accidentes laborales e impactos ambientales.

3.5.3. Formas, Labores y Medios de Control.. FORMAS DE CONTROL.

1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4.

1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5.

Asesoría. Asesoría. Supervisón. Supervisón. Inspección. Inspección. Comprobación. Comprobación. Evaluación. Evaluación.

LABORES.

1. 1. Generales. 2. 2. Específicas.

MEDIO DE CONTROL.

1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5. 6. 6. 7. 7.

1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5. 6. 6. 7. 7. 8. 8.

Visitas. Visitas. Libro Librode deobra.Bitácora. obra.Bitácora. Guías/fichas Guías/fichasde decontrol. control. Ordenes de trabajo/cambio. Ordenes de trabajo/cambio. Comunicaciones. Comunicaciones. Informes. Informes. Junta Juntade deobra. obra. Memoria de Memoria decontrol control 24

3.6. Integración del grupo de supervisión. COORDINACIÓN SUPERVISOR SUPERVISOR RESIDENTE PERSONAL TÉCNICO. PERSONAL ADMINISTRATIVO PERSONAL AUXILIAR.

EVALUACIÓN.

EXAMEN DE CONOCIMIENTOS 1.- La visita al lugar donde se realizará la obra es opcional u obligatoria para el licitante? 2.- Cuáles son los requisitos legales que debe conocer el supervisor de la obra? 3.- Para qué nos sirven las bases de licitación? 4.- Puede el contratista subcontratar parte de los trabajos y hasta cuanto? 5.-Cómo demuestra su capacidad financiera el contratista? 6.- Son iguales las bases de licitación de obras a precios unitarios y a precios alzados? 7.- Cuáles son los elementos de un contrato? 8.- Cómo se formaliza el contrato de obras públicas y servicios? 9.- Se puede presentar una propuesta de licitación de participación conjunta por varias personas? 10. Qué sucede si el licitante ganador no firma el contrato? 11. Diferencia entre el residente y el supervisor. 12. Cuándo proceden las penas convencionales? 13. Que relación tiene Pemex con los subcontratistas? 14. Cómo se calculan las penalizaciones a los contratista? 15. Existe un modelo de aplicación universal para diseñar un plan de supervisión? 16. Cómo se integra el equipo de supervisión de obra? 17. Cómo se aplican las penalizaciones a los contratistas? 18. La responsabilidad del resguardo de la bitácora es del residente o del supervisor? 19. Quién es el responsable de autorizar y firmar el finiquito del contrato? 20. Cuáles son los factores clave para la organización efectiva del equipo de trabajo?

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IV.-PROCEDIMIENTOS Y CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA. A diferencia del control técnico que el supervisor ejerce en la obra y que consiste básicamente en garantizar la conformidad de su ejecución con los planos y las especificaciones del proyecto, las funciones del control administrativo dependen del tipo de contrato suscrito. Existen varios tipos de contratación de obra pública, que a su vez pueden aplicarse en diferentes modalidades, con lo cual varían las obligaciones y atribuciones de orden administrativo que tiene la supervisión. 4.1. FORMAS DE REALIZACIÓN DE OBRA PÚBLICA. Las dependencias y entidades podrán realizar las obras públicas y servicios relacionados con las mismas por alguna de las formas siguientes: 1. Por Contrato. 2. Por administración.

Art. 26

1. Por contrato: Las dependencias y entidades bajo su responsabilidad podrán contratar obras públicas y servicios, mediante los procedimientos de contratación siguientes: 1. Licitación Pública 2. Invitación a cuando menos 3 personas 3. Adjudicación directa. Art. 27.

4.2. CONTRATOS DE OBRA PUBLICA Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS.

TIPOS DE CONTRATOS I. Sobre la base de Precios Unitarios, en cuyo caso el importe de la remuneración o pago total que deba cubrirse al contratista se hará por unidad de concepto de trabajo terminado. II. A Precio Alzado, en cuyo caso el importe de la remuneración o pago total fijo que deba cubrirse al contratista será por los trabajos totalmente terminados y ejecutados en el plazo establecido. Las proposiciones que presenten los contratistas para la celebración de estos contratos, tanto en sus aspectos técnicos como económicos, deberán estar desglosadas cuando menos en cinco actividades principales. III. Mixtos, cuando contengan una parte de los trabajos sobre la base de precios unitarios, y otra, a precio alzado. 26

Las dependencias y entidades podrán incorporar en las bases de licitación las Modalidades de contratación que tiendan a garantizar al Estado las mejores condiciones en la ejecución de los trabajos, siempre que con ello no desvirtúen el tipo de contrato que se haya licitado. LOPYSRM. Art. 45. 4.3. CLAUSULADO MÍNIMO DE LOS CONTRATOS. Art. 46.- Los contratos de obras públicas y servicios relacionados con las mismas contendrán como mínimo lo siguiente: 1. La autorización del presupuesto para cubrir el compromiso derivado del contrato y sus anexos. 2. La indicación del procedimiento conforme al cual se llevó a cabo la adjudicación del contrato. 3. El precio a pagar por los trabajos objeto del contrato. En el caso de contratos mixtos, la parte y su monto que será sobre la base de precios unitarios y la que corresponda a precio alzado. 4. El plazo de ejecución de los trabajos determinado en días naturales, indicando la fecha de inicio y conclusión de los mismos, así como los plazos para verificar la terminación de los trabajos y la elaboración del finiquito referido en el art. 64 de esta ley, los cuales deben ser establecidos de acuerdo con las características, complejidad y magnitud de los trabajos. 5. Porcentajes, número y fechas de las exhibiciones y amortización de los anticipos que se otorguen. 6. Forma y términos de garantizar la correcta inversión de los anticipos y el cumplimiento del contrato. 7. Plazos, forma y lugar de pago de las estimaciones de trabajos ejecutados y, cuando corresponda, de los ajustes de costos. 8. Penas convencionales por atraso en la ejecución de los trabajos por causas imputables a los contratistas, determinadas únicamente en función de los trabajos no ejecutados conforme al programa convenido, las que en ningún caso podrán ser superiores, en su conjunto, al monto de la garantía de cumplimiento. Las dependencias y entidades deberán fijar los términos, forma y porcentajes para aplicar las penas convencionales. 9. Términos en que el contratista, en su caso, reintegrará las cantidades que en cualquier forma hubiere recibido en exceso por la contratación o durante la ejecución de los trabajos para lo cual se utilizará el procedimiento establecido en el art. 55 de este ordenamiento. 10. Procedimiento de ajuste de costos que deberá ser determinado desde las bases de la licitación por la dependencia o entidad, el cual deberá regir durante la vigencia del contrato. 11. Causales y procedimiento mediante los cuales la dependencia o entidad podrá dar por rescindido el contrato en los términos del artículo 61 de esta ley. 12. La descripción pormenorizada de los trabajos que se deban ejecutar, debiendo acompañar como parte integrante del contrato, en caso de las obras, los 27

proyectos, planos, especificaciones, programas y presupuestos, tratándose de servicios, los términos de referencia. 13. Los procedimientos mediante los cuales las partes, entre sí, resolverán las discrepancias futuras y previsibles, exclusivamente sobre problemas específicos de carácter técnico y administrativo que, de ninguna manera, impliquen una audiencia de conciliación. Para los efectos de esta ley, el contrato, sus anexos y la bitácora de los trabajos son los instrumentos que vinculan a las partes en sus derechos y obligaciones.

CLAUSULADO MÍNIMO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Autorización del presupuesto. Procedimiento de adjudicación. Precio de los trabajos. Plazo de ejecución. Anticipos. Garantías. Pago de estimaciones. Penas convencionales. Reintegrar cantidades en exceso. Ajuste de costos. Rescisión del contrato Descripción pormenorizada. Procedimientos de solución

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CAPÍTULO TERCERO LA CONTRATACIÓN SECCIÓN I EL CONTRATO Artículo 49.- El contrato además de cumplir con lo señalado en el artículo 46 de la Ley, deberá contener el programa de ejecución de los trabajos y el presupuesto respectivo, así como los anexos técnicos que incluirán, entre otros aspectos, los planos con sus modificaciones, especificaciones generales y particulares de construcción. El área responsable de la contratación, una vez cumplido el plazo a que hace referencia el artículo 47 de la Ley para la firma del contrato deberá entregarle al contratista una copia firmada. Artículo 50.- Cuando la propuesta ganadora de la licitación haya sido presentada en forma conjunta por varias personas, el contrato deberá ser firmado por el representante de cada una de ellas, en forma conjunta y solidaria, identificando con precisión la parte de la obra que ejecutará cada uno, o la participación que tiene en el grupo. El convenio presentado en el acto de presentación y apertura de proposiciones formará parte integrante del contrato como uno de sus anexos. Artículo 51.- Cuando el contrato no fuera firmado por el licitante ganador, en los términos del artículo 47 de la Ley, y se trate de servicios que hayan considerado para su evaluación mecanismos de puntos y porcentajes, las dependencias o entidades podrán adjudicar el contrato al licitante que haya presentado la siguiente proposición solvente más baja, en puntaje o porcentaje.

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Artículo 52.- Cuando el contrato no fuera firmado por la dependencia o entidad, el pago de los gastos no recuperables deberá limitarse al pago de los conceptos previstos en el artículo 41 de este Reglamento. Artículo 53.- Los contratistas serán los únicos responsables de las obligaciones que adquieran con las personas que subcontraten para la realización de las obras o servicios. Los subcontratistas no tendrán ninguna acción o derecho que hacer valer en contra de las dependencias y entidades. Artículo 54.- El contratista que decida ceder a favor de alguna persona sus derechos de cobro, deberá solicitar por escrito a la dependencia o entidad su consentimiento, la que resolverá lo procedente, en un término de quince días naturales contados a partir de su presentación. Artículo 55.- Si con motivo de la cesión de los derechos de cobro solicitada por el contratista se origina un retraso en el pago, no procederá el pago de gastos financieros a que hace referencia el artículo 55 de la Ley. Artículo 56.- Las penas convencionales se aplicarán por atrasos en las fechas establecidas en los programas de ejecución de los trabajos, de suministro o de utilización de los insumos, así como en la fecha de terminación de los trabajos pactada en el contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que la dependencia o entidad opte por la rescisión del contrato. Las penalizaciones serán determinadas en función de la parte de los trabajos que no se hayan ejecutado o prestado oportunamente y se aplicarán sobre los montos del contrato, considerando los ajustes de costos y sin aplicar el Impuesto al Valor Agregado.

Artículo 57.- Las penas convencionales únicamente procederán cuando ocurran causas imputables al contratista; la determinación del atraso se realizará con base en las fechas parciales o de terminación, fijadas en el programa de ejecución convenido. Las penas deberán establecerse atendiendo a las características, complejidad y magnitud de los trabajos a contratar, tipo de contrato, grados de avance y posibilidad de recepción parcial de los trabajos. Artículo 58.- En el contrato se deberán pactar penalizaciones económicas a cargo de los contratistas que prevean posibles atrasos en los programas de ejecución de los trabajos, de suministro o de utilización de los insumos. Las penalizaciones a que se refiere este artículo se aplicarán como una retención económica a la estimación que se encuentre en proceso en la fecha que se determine el atraso, misma que el contratista podrá recuperar, en las próximas estimaciones, si regulariza los tiempos de atraso señalados en los programas de ejecución, de suministro o de utilización de los insumos. La aplicación de estas retenciones tendrá el carácter de definitiva, si a la fecha pactada de terminación de los trabajos, éstos no se han concluido. 30

1.- CLAUSULADO 2.- PROGRAMA DE EJECUCIÓN

3.- PRESUPUESTO RESPECTIVO. 4.- ANEXOS TÉCNICOS. 5.- PROPUESTA CONJUNTA

CONTRATO.

6.- FALTA DE FIRMAS 7. RELACION SUBCONTRATISTAS 8.- CESIÓN DE DERECHOS. 9.- FORMALIZACIÓN 10. PENAS AL CONTRATISTA 11. PENAS A LA ENTIDAD

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4.4. FUNCIONES DEL RESIDENTE Y DEL SUPERVISOR SOBRE LA BITÁCORA. Las dependencias y entidades establecerán la residencia de obra con anterioridad a la iniciación de la misma, la cual deberá recaer en un servidor público designado por la dependencia o entidad, quién fungirá como su representante ante el contratista y será responsable directo de la supervisión, vigilancia, control y revisión de los trabajos, incluyendo la aprobación de las estimaciones presentadas por los contratistas. La residencia de obra deberá estar ubicada en el sitio de ejecución de los trabajos. Cuando la supervisión sea realizada por contrato, la aprobación de las estimaciones para efectos de pago deberá ser autorizada por la residencia de obra de la dependencia o entidad. (Art. 53 LOPSRM)

FUNCIONES DEL RESIDENTE DE OBRA. (Art. 84 del RLOPRP)

V. Dar apertura a la bitácora, la cual quedará bajo su resguardo, y por medio de ella dar las instrucciones pertinentes, y recibir las solicitudes que le formule el contratista;

FUNCIONES DEL SUPERVISOR. (Art. 86 del RLOPYSRM).

IV. Registro diario en la bitácora de los avances y aspectos relevantes durante la obra; V. Celebrar juntas de trabajo con el contratista o la residencia de obra para analizar el estado, avance, problemas y alternativas de solución, consignando en las minutas los acuerdos tomados;

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V.- EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN. 5.1. Juntas de Coordinación. En cualquier tipo de obra pública es necesario que se realicen juntas entre los directamente involucrados con la ejecución efectiva de los trabajos, es decir, el residente de obra, el supervisor y el superintendente, quienes representan los intereses de las partes involucradas. Es importante establecer el tipo de reuniones que celebrarán, la frecuencia de las mismas, el lugar de reunión, el número y tipo de asistentes y las sanciones por inasistencia. Los puntos importantes en la reunión son: Agenda Procedimientos claros Objetivos claros a perseguir Ambiente idóneo Integración del equipo Tiempo de reflexión Designación de acciones Minuta de la reunión. Es importante evitar tratar muchos temas sin un orden de prioridades a atacar, no hacerlas por rutina o costumbre, distinguir lo urgente de lo importante y reducir los asuntos varios.

5.2. Bitácora de obra. Es un conjunto de información técnica, que debido a su relevancia en la ejecución de los trabajos, se consigna o asienta en un documento oficial y legal, que sirve como extensión al contrato de realización de trabajos. En este documento se manifiestan las condiciones, que de alguna manera ratifican, complementan o modifican lo contenido en los contratos, que suceden en el proceso de ejecución de las obras. Es una herramienta de trabajo, tanto del supervisor de la obra como del contratista, y que sirve como un medio de comunicación entre las partes, para lograr el cumplimiento de lo originalmente pactado. Aunque su función es de control durante la ejecución, también sirva para dar fe de los trabajos terminados que hayan cumplido con los requisitos y generan una justificación de pago. Es posible que muchas de las notas asentadas en ella, no presenten consecuencias posteriores, pero nunca se sabe, en el momento de escribirlas, cuales van a convertirse en significativas y determinantes para el cumplimiento de las obligaciones contraidas por las partes. Su uso debe limitarse a asuntos directamente relacionados con la obra y no utilizarse como un buzón de quejas, anotando situaciones intrascendentes o de carácter personal.

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REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITÁCORA: Apertura de la Bitácora.-Es necesario abrir la bitácora con todos los datos relevantes consignados en el contrato de obra. Seriado de Notas.-Todas las notas asentadas deberán numerarse consecutivamente, independientemente de los folios de las hojas, respetando el orden, sin excepción, por lo consiguiente, no debe haber nota sin número. Fechado de Notas.- Todas las notas deben estar fechadas con el día del asiento. Firmas Responsables.- Todas las notas deberán firmarse por el supervisor que generó la misma, consignando al calce de la nota, su nombre completo, igualmente deberá firmar el representante del contratista. En caso de rechazo deberá asentar en la siguiente nota, el motivo de su negación de manera explícita y concreta. Escritura.- Todos los asientos deberán hacerse con tinta indeleble, de preferencia color negro o azul, nunca con lápiz, escribir con letra de molde, sin abreviaturas y fácilmente legible. Tachaduras o Enmendaduras.- Una nota con tachaduras o enmendaduras es legalmente nula de manera automática. En este caso se debe cancelar la nota sin alterar el número consecutivo de la bitácora, pero repitiendo el contenido de la misma pero ya sin errores. Sobreposiciones o Adiciones.- No será permitido sobreponer o añadir nada a las notas de la bitácora, ni entre renglones, ni en los márgenes, ni en cualquier otro sitio que desvirtúe el contenido original de la nota.

Inutilización de Espacios Sobrantes.- Al completar el llenado de una hoja de bitácora, es indispensable, cancelar todos los espacios sobrantes, para evitar el mal uso de éstos.Es conveniente escribir a renglón seguido, iniciando a partir del calce de las firmas de la nota anterior. Retiro de Copias.- Inmediatamente después de haber llenado una hoja de bitácora, se recomienda retirar las copias correspondientes, evitando su extravío. Validaciones.- Ante cualquier comunicación referida a la ejecución de la obra, ya sea vía oficios, circulares, minutas, memorandums, faxes,etc.., es importante validarlas a través de una nota de bitácora, citando el medio empleado de comunicación, el asunto tratado,y anexando una copia del mismo a la nota correspondiente. Notas Apremiantes.- Cuando se escriba una nota de particular importancia que requiera comunicarla al personal que no esta en la obra, se procederá a anular el resto de la hoja correspondiente, para retirar de inmediato las copias y remitirlas con carácter de urgente. Cantidad de Notas.- No existe un límite de notas por obra. Frecuencia de Notas.- Depende de las condiciones del proyecto, de la obra y del contratista, en algunos casos es obligatorio escribir todos los días, en particular en las obras por contrato, no así cuando la obra es por administración, la cuál si exige su elaboración diaria. Redacción.- La principal causal de problemas en las auditorías se deba ala mala interpretación de las notas en bitácora.

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Compromiso de Uso.- Tanto el supervisor como el contratista, tienen el mismo derecho de el uso de la bitácora, por lo que es indispensable que siempre esté en la obra y se tenga acceso a ella en cualquier momento. Bitácora Unitaria por Contrato.- Es obligatorio abrir una bitácora por cada contrato ya que se considera como un anexo del mismo, de tal manera que siempre exista en la obra un documento que tenga validez oficial. Sustitución se Supervisores.- En caso de presentarse un cambio de supervisores de las partes, es recomendable realizar un asiento en la bitácora, anotando la fecha en que deja su responsabilidad en dicha obra. Si evadir que lo ocurrido en su tiempo es de su plena responsabilidad hasta por 5 años de acuerdo a la Ley. Fechas Reales de los trabajos.- La nota No. 1 de la bitácora siempre será la fecha real de inicio de los trabajos, así mismo, la última nota siempre será en la fecha real de terminación de los trabajos pactados. Cierre de la Bitácora.- Concluida la relación de campo con los contratistas los supervisores llevarán a cabo el cierre de la bitácora, mismo que consiste en la revisión de que todas las notas hayan sido cumplidas a satisfacción de las partes.que contengan los documentos necesarios para posibles aclaraciones; cancelar todas las hojas y espacios restantes, retiro de copias y la determinación de los responsables técnicos de las partes, de avalar lo trabajos realizados, con su nombre y firma.

Bitácora de obra. (RLOPYSRM) SECCIÓN II BITÁCORA Artículo 93.- El uso de la bitácora es obligatorio en cada uno de los contratos de obras y servicios; debiendo permanecer en la residencia de obra, a fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio, sin que la bitácora pueda ser extraída del lugar de los trabajos. Artículo 94.- La bitácora se ajustará a las necesidades de cada dependencia o entidad, y deberá considerar como mínimo lo siguiente: I. Las hojas originales y sus copias deben estar siempre foliadas y estar referidas al contrato de que se trate; II. Se debe contar con un original para la dependencia o entidad y al menos dos copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra o la supervisión; III. Las copias deberán ser desprendibles no así las originales, y IV. El contenido de cada nota deberá precisar, según las circunstancias de cada caso: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, y en forma adicional ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica, responsabilidad si la hubiere, y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta.

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Artículo 95.- Las dependencias y entidades así como el contratista deberán observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitácora: I. Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y teléfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y de las características del sitio donde se desarrollarán, así como la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al personal técnico que estará facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilización de la bitácora, indicando a quién o a quiénes se delega esa facultad; II. Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando, sin excepción, el orden establecido; III. Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble, letra de molde legible y sin abreviaturas; IV. Cuando se cometa algún error de escritura, de intención o redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta; V. La nota cuyo original y copias aparezcan con tachaduras y enmendaduras, será nula; VI. No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen;

VII. Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas; VIII.Una vez firmadas las notas de la bitácora, los interesados podrán retirar sus respectivas copias; IX. Cuando se requiera, se podrán validar oficios, minutas, memoranda y circulares, refiriéndose al contenido de los mismos, o bien, anexando copias; X. El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deberá utilizarse la bitácora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestión; XI. Todas las notas deberán quedar cerradas y resueltas, o especificarse que su solución será posterior, debiendo en este último caso, relacionar la nota de resolución con la que le dé origen, y XI. El cierre de la bitácora, se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos. Artículo 96.- Para cada una de las bitácoras se deberá especificar y validar el uso de este instrumento, precisando como mínimo los siguientes aspectos, los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura. I. Horario en el que se podrá consultar y asentar notas, el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo; II. Establecer un plazo máximo para la firma de las notas, debiendo acordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo; III. Prohibir la modificación de las notas ya firmadas, así sea por el responsable de la anotación original, y IV. Regular la autorización y revisión de estimaciones, números generadores, cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato, así como lo relativo a las normas de seguridad, higiene y protección al ambiente que deban implementarse.

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Artículo 97.- Por lo que se refiere a contratos de servicios, la bitácora deberá contener como mínimo las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato, las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados de las revisiones que efectúe la dependencia o entidad, así como las solicitudes de información que tenga que hacer el contratista, para efectuar las labores encomendadas.

5.3. Informe de control de calidad. El residente de la obra en coordinación con el supervisor asignado para auxiliarle en sus funciones, son los responsables de verificar y asegurar que el contratista realice la obra según las normas de calidad y especificaciones contenidas en el contrato. Son los indicados para hacer cumplir al contratista las especificaciones generales y particulares exigidas y realizar las pruebas técnicas necesarias para asegurar su cumplimiento; tomando las acciones pertinentes para corregir las partes de la obra que no cumplan con los estándares solicitados. Este tipo de indicaciones se harán al contratista mediante anotaciones en bitácora, y llevar el seguimiento estrecho de que se cumplan las observaciones transmitidas al contratista y en caso necesario, se impedirá la continuación del proceso constructivo hasta que se hayan corregido las anomalías.

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5.4. Organización del archivo de obra. I.

Previamente al inicio de los trabajos, deberá revisar detalladamente la información que le proporcione la residencia de obra con relación al contrato, con el objeto de enterarse con detalle de las condiciones del sitio de la obra y de las diversas partes y características del proyecto, debiendo recabar la información necesaria que le permita iniciar los trabajos de supervisión según lo programado y ejecutarlos ininterrumpidamente hasta su conclusión; II. Integrar y mantener al corriente el archivo derivado de la realización de los trabajos, el que contendrá, entre otros: a. Copia de planos; b. Matrices de precios unitarios o cédula de avances y pagos programados, según corresponda; c. Modificaciones a los planos; d. Registro y control de la bitácora, y las minutas de las juntas de obra; e. Permisos, licencias y autorizaciones; f. Contratos, convenios, programas de obra y suministros, números generadores, cantidades de obra realizadas y faltantes de ejecutar y presupuesto; g. Reportes de laboratorio y resultado de las pruebas, y h. Manuales y garantía de la maquinaria y equipo;

5.5. Conciliación Final y Estimación del Finiquito.

Art. 64.- El contratista comunicará a la dependencia o entidad la conclusión de los trabajos que le fueron encomendados, para que ésta, dentro del plazo pactado, verifique la debida terminación de los mismos conforme a las condiciones establecidas en el contrato. Al finalizar la verificación de los trabajos, la dependencia o entidad contará con un plazo de 15 días naturales para proceder a su recepción física, mediante el levantamiento del acta correspondiente quedando los trabajos bajo su responsabilidad. Recibidos físicamente los trabajos, las partes deberán elaborar dentro del término estipulado en el contrato el finiquito de los trabajos, en el que se harán constar los créditos a favor y en contra que resulten para cada uno de ellos, describiendo el concepto general que les dio origen y el saldo resultante.

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5.6. Acta Circunstanciada.

El acta circunstanciada es un instrumento legal que determina una evaluación parcial o total de un proceso, en un momento determinado; es decir, consiste en levantar un inventario físico, técnico y administrativo, dentro del plazo originalmente pactado, de acuerdo a las condiciones que se presenten para el cumplimiento del contrato. Este instrumento es de amplia aplicación durante la ejecución de las obras y servicios relacionados con las mismas, en situaciones tales como: suspensiones temporales o definitivas, rescisiones de contratos, informes administrativos o técnicos, inventarios de insumos como materiales, equipo, herramienta, maquinaria,etc., y su mayor uso es lo que se denomina como estimación. Las estimaciones son actas circunstanciadas en donde se determina, de conformidad entre las partes, todos los trabajos ejecutados en un periodo de tiempo, por disposición de ley, con frecuencia mínima mensual, para motivos de medición y pago. La importancia que reviste el acta circunstanciada, es desde el punto de vista legal, la constancia de hechos, situaciones, causas y prueba de algún acontecimiento que se presente durante la ejecución o terminación de los conceptos específicos de trabajo pactados; son balances económicos, técnicos y administrativos a un momento dado.

5.7. Acta de Terminación del Contrato. Esta acta de terminación del contrato es el documento final de campo, que elaboran los supervisores, para recepcionar los trabajos en las áreas correspondientes, de conformidad con el contrato. La importancia de este documento, es porque genera el acta de recepción formal de la obra, pero que deslinda responsabilidades del contratista en el lugar de realización de los trabajos; es decir, es una acta de recepción técnica de campo. El contenido de este documento, es como mínimo,el mismo del acta circunstanciada, adicionando documentos tales como: manuales de mantenimiento y conservación, lista de refacciones o partes requeridas, garantías de calidad y servicio, manuales de operación, comprobantes de no adeuda al almacén de materiales y refacciones, comprobantes de documentación técnica, fecha real de inicio y terminación de los trabajos pactados, etc. A partir de esta día, corre el plazo de garantía de defectos y vicios ocultos de 365 días y el plazo para realizar el acta de recepción formal definida en el contrato respectivo.

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VII.- Capacitación del Funcionamiento y Características generales del sistema de Bitácora Electrónica de Obra de la Industria Petrolera, BEO” 7.1. Introducción.

El articulo 93 del reglamento de la ley de Obras Publicas y Servicios relacionados con las mismas cuyas reformas fueron publicadas oficialmente el 29 de noviembre de 2006, establecen la obligatoriedad de elaborar, controlar y dar seguimiento a la bitácora de obra, mediante medios remotos de comunicación electrónica, exceptuando casos plenamente justificados, en los cuales se cuente con la autorización de la Secretaria de la Función Publica para utilizar la versión convencional.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Capacitación del Funcionamiento y Características generales del sistema de Bitácora Electrónica de Obra de la Industria Petrolera, BEO” Parte 1

Macrofunción de Obra Pública

Versión 1.0 1

SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

INTRODUCCIÓN El artículo 93 del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas cuyas reformas fueron publicadas oficialmente el 29 de noviembre de 2006, establecen la obligatoriedad de elaborar, controlar y dar seguimiento a la bitácora de obra, mediante medios remotos de comunicación electrónica, exceptuando casos plenamente justificados, en los cuales se cuente con la autorización de la Secretaría de la Función Pública para utilizar la versión convencional. 2006 POTCC

Difusió Difusión, Capacitació Capacitación y Pruebas

Desarrollo

2005 Macrofunció Macrofunción de Obra Pú Pública

2007

Uso Oficial

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CONTENIDO I.-

Acceso sistema

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Selección de contrato

III.-

Apertura de una bitácora

IV.-

Registro de una nota

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Modificación de una nota

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Buscadores de Notas

VII.-

Cambio de contraseña

VIII.-

Configuración de certificados digitales

IX.-

Configuración de Avisos

X.-

Ayudas

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

CONTENIDO I.-

Acceso sistema

II.-

Selección de contrato

III.-

Apertura de una bitácora

IV.-

Registro de una nota

V.-

Modificación de una nota

VI.-

Buscadores de Notas

VII.-

Cambio de contraseña

VIII.-

Configuración de certificados digitales

IX.-

Configuración de Avisos

X.-

Ayudas

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Acceso al sistema 14

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Acceso al sistema Hay cinco perfiles de usuario que pueden acceder al sistema BEO:

* El residente de obra * El superintendente de construcción * El ó los supervisores El consultor El administrador del sistema

* Estos tres con facultades legales para generar notas de bitácora en sus respectivos ámbitos de competencia.

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Acceso al sistema PREMISAS BÁSICAS 1.- Firma Electrónica Avanzada 2.- Administrador Local

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Acceso al sistema 9Active el explorador de Internet y escriba la dirección electrónica en la cual esta depositado el sistema. 9Escriba su clave de usuario y contraseña. 9Después de introducir los datos se presiona el botón de [Aceptar]. 9El acceso por primera vez al sistema requiere ligar su certificado de firma electrónica a su clave de acceso del sistema.

Importante: Para realizar correctamente la configuración de sus firmas electrónicas en su equipo, solicite los procedimientos a su administrador local.

9Al digitar nuevamente su clave de acceso tendrá el acceso al sistema.

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Selección de contrato 18

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Selección de contrato

Seleccionar la bitácora activa con el botón “Ver Contrato”

Información general de la bitácora seleccionada

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Selección de contrato

Información general del contrato

Control en cifras de las notas de bitácora

Estructura Operativa de la bitácora electrónica

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Apertura de una bitácora 21

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Apertura de una bitácora Para iniciar una bitácora electrónica se debe crear una nota de apertura y una nota de especificación y validación, el residente previamente debe haber seleccionado un contrato y elegir la siguiente ruta: Registro de Notas > Formatos > NOTA DE APERTURA >Nota de Apertura.

Este aviso indica al Residente que debe seleccionar el tipo de bitácora con el cual trabajará ese contrato. Cierre este aviso con la “x” que se encuentra en la esquina superior derecha del cuadro.

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Apertura de una bitácora El llenado de esta sección es opcional, permite capturar un texto inicial adicional a la pro-forma que incorpora el sistema, respecto de la nota de apertura.

Esta sección permite actualizar los datos generales del contratista y de la Dependencia o Entidad. El administrador local es responsable de las altas de la información de los contratistas y el administrador global de la correspondiente a la Dependencia o Entidad.

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Apertura de una bitácora

En este recuadro, se podrán modificar los datos particulares del contrato. El administrador local del centro de trabajo es responsable de pre-cargar los datos del contrato. De ser necesario, el residente de obra puede actualizar los datos contenidos en estos campos.

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Apertura de una bitácora

En esta sección se relacionan los datos generales del Residente de Obra y del Superintendente de Construcción. El administrador local del centro de trabajo es responsable de pre-cargar sus datos. De ser necesario, el residente de obra puede actualizar los datos contenidos en estos campos. El administrador local establece el vínculo entre el contrato y los involucrados: Residente de Obra, Superintendente de Construcción, y Supervisores.

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Apertura de una bitácora En este apartado se indican los datos correspondientes a los supervisores que asignó el administrador del centro de trabajo en el contrato. De ser necesario, el residente de obra puede actualizar los datos contenidos en estos campos. Por omisión los datos de los supervisores aparecen en la redacción de la nota de apertura, si se desea prescindir de los datos de algún supervisor, se desactiva mediante el botón [Incluir].

El llenado de esta sección es opcional, permite capturar un texto final adicional a la pro-forma que incorpora el sistema, respecto de la nota de apertura.

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Apertura de una bitácora Consiste en determinar la forma en que llevarán a cabo el registro de su bitácora. Para lo cual el sistema ofrece 2 opciones: Bitácora Tipo A: El Residente elabora las notas 1 y 2, con lo cual podrán existir notas por fase a partir de la nota 3 regidas por un solo horario de registro. Bitácora Tipo B: El Residente elabora la nota 1 y 2 de la fase general, pero podrán existir notas por fase a partir de la nota 2 con su respectivo horario de registro. Notas Importantes al Residente: ¾Antes de firmar la nota 1 podrá cambiar el tipo de bitácora. ¾Aunque no haya firmado la nota 1, cuando haya creado la nota 2, no podrá cambiar el tipo de bitácora.

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Apertura de una bitácora En este módulo es factible anexar documentación en formato electrónico relacionada con la apertura de la bitácora. El procedimiento es simple: 1.

Presione el botón [Examinar] para seleccionar el archivo que se adjuntará.

2.

Escriba una descripción del archivo si procede.

3.

Presione el botón [Agregar] para ingresar el archivo.

4.

Presione el icono de lupa para visualizar el archivo adjunto.

5.

En su caso, para eliminar el archivo adjunto, presione el icono de borrador.

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Apertura de una bitácora

Cuando se presiona este botón continúa la elaboración de la nota de apertura en una segunda pantalla. IMPORTANTE: En caso de que se halla omitido algún campo requerido por el sistema, este no permitirá avanzar. En la segunda pantalla aparece referenciado el contrato seleccionado, la fecha actual, el número de nota y la clasificación (fase y tema) que asigna el sistema de forma automática.

A partir de los datos generales de las partes involucradas y particulares del contrato, el sistema elabora una nota. Si requiere actualizar algún dato de la nota, deberá presionar el botón de la barra de herramientas del navegador.

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Apertura de una bitácora Este módulo permite determinar el estado que tendrá la nota (Abierta-Cerrada).

En esta sección podrá anexar un archivo electrónico o eliminar el archivo que ingresó en la ventana anterior.

Este módulo no aplica en la nota de apertura.

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Apertura de una bitácora Agotado el proceso de carga de datos, el usuario tiene tres opciones: Cancelar: Anula el proceso, borra toda la información y remite al inicio de la elaboración de la nota. Aplicar Firma: Inicia el proceso de firma electrónica de la nota, almacenándose en la bóveda de seguridad. No permite cambio alguno. Guardar: Se archiva la nota con el consecutivo del contrato. La nota se puede modificar cuantas veces sea necesario hasta que se firme o hasta antes que se cumpla el plazo de firma. Importante: Conforme al artículo 96 fracción II del Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, en la nota dos de la bitácora se debe establecer un plazo máximo para firma de las notas, debiendo acordar las partes que se tendrán por aceptadas vencido el plazo.

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Apertura de una bitácora La nota de especificación y validación, permite especificar las condiciones de operación de la bitácora electrónica. Para crear esta nota previamente debe : 9Haber seleccionado un contrato. 9Haber realizado la nota de apertura. 9Elegir la siguiente ruta: Registro de Notas > Formatos > ESPECIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA BITÁCORA > Especificación y Validación del Uso de la Bitácora

El sistema clasifica automáticamente esta nota en la fase “General” y asigna el tema “Inicio de Obra”.

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Apertura de una bitácora Este aviso indica al usuario que, al hacer la nota dos, no será posible cambiar el tipo de bitácora seleccionada.

En este módulo se especifica el horario y días de la semana en los que se podrán asentar notas. En el primer recuadro se especifica hora de inicio y término. Se debe definir en el formato: HH:MM En el segundo recuadro se escogen los días de la semana en los que se asentarán notas. Para seleccionar o quitar selección se da un clic con el puntero en la casilla correspondiente.

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Apertura de una bitácora Los horarios de consulta son permanentes, se podrá consultar la bitácora las 24 horas de los 365 días del año.

Esta sección permite establecer el plazo máximo en días naturales para firmar una nota.

En este apartado se establece la periodicidad de presentación de los números generadores.

En este módulo debe seleccionar la forma pactada en el contrato para controlar la recepción de estimaciones de obra. Los datos de los recuadros restantes se pueden ajustar.

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Apertura de una bitácora Este módulo permite definir, de acuerdo al método establecido en el contrato respectivo, la manera en que serán controladas las cantidades de obra adicionales o no previstas en dicho documento.

Para definir los aspectos relacionados con los rubros de seguridad, higiene y protección ambiental, se utiliza el campo que se indica.

De existir algún punto no considerado en las secciones anteriores se puede utilizar el espacio que se indica para tal fin.

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Apertura de una bitácora Este módulo permite determinar el estado que tendrá la nota (Abierta-Cerrada).

En esta sección podrá anexar un archivo electrónico, el procedimiento es el mismo explicado en la nota de apertura.

Este espacio esta destinado para agregar una (s) referencia (s). ¾La opción [Agregar Referencia] se utiliza para cerrar la nota de apertura. ¾Para agregar la referencia se presiona el botón [Agregar Referencia].

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Apertura de una bitácora Aparecerá solo la nota de apertura puesto que es la única disponible.

Para cerrar la nota de apertura seleccione la casilla de la columna [CERRAR] y presione el botón [ACEPTAR]. De esta forma, el sistema identifica la nota que será cerrada con la nota dos.

Cuando se han completado los módulos anteriores, el usuario tiene dos opciones: Cancelar: Borra todo y retorna a la pantalla de selección de la nota de validación. Siguiente: Continua la elaboración en otra pantalla. IMPORTANTE: En caso de que se halla omitido algún campo requerido por el sistema, este no permitirá avanzar. 37

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Apertura de una bitácora Este módulo presenta la nota que se generó a partir de los datos que se especificaron en los puntos anteriores. La nota de Especificación y Validación de la Bitácora no se puede modificar, para corregir algún dato debe presionar el botón de la barra de herramientas del navegador.

Agotado el proceso de carga de datos, el usuario tiene tres opciones: Cancelar: Anula el proceso, borra toda la información y remite al inicio de la elaboración de la nota. Aplicar Firma: Inicia el proceso de firma electrónica de la nota, almacenándose en la bóveda de seguridad. No permite cambio alguno. Guardar: Se archiva la nota con el consecutivo del contrato. La nota se puede modificar cuantas veces sea necesario hasta que se firme o hasta antes que se cumpla el plazo de firma.

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Apertura de una bitácora

Antes de oprimir el botón “Aplicar Firma” o “Guardar”, siempre debe capturar la contraseña que le fue proporcionada por el administrador local para acceder al sistema BEO.

A partir de la nota de Especificación y Validación, el sistema, antes de firmar o guardar una nota, despliega la pregunta que se observa para asegurar que el usuario registre adecuadamente la fecha de la nota.

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Capacitación del Funcionamiento y Características generales del sistema de Bitácora Electrónica de Obra de la Industria Petrolera, BEO” Fin de la Parte 1

Macrofunción de Obra Pública

Versión 1.0 40

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Capacitación del Funcionamiento y Características generales del sistema de Bitácora Electrónica de Obra de la Industria Petrolera, BEO” Parte 2

Macrofunción de Obra Pública

Versión 1.0 41

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Registro de una nota

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Registro de una nota Hay dos formas de registrar notas de bitácora en el sistema BEO; La primer opción se denomina Nota Libre y la segunda modalidad es mediante Formatos preelaborados.

La nota libre requiere que el usuario acceda a través de la siguiente ruta: Registro de Notas > Nota Libre.

Si fuere el caso, oprima el botón “Si” de la pantalla de seguridad que se muestra.

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Registro de una nota Fecha.- En esta sección se define la fecha que se otorgará a la nota. El sistema proporciona por omisión la fecha actual, sin embargo, esta podrá se editada oprimiendo el calendario que se indica, con las siguientes restricciones: 1.- La fecha de la nota de apertura no podrá ser anterior a la fecha de inicio del contrato. 2.- La fecha de una nota no puede ser anterior a la fecha de la última nota capturada en la bitácora. 3.- La fecha de una nota no podrá ser posterior a la fecha actual. Al seleccionar una fecha anterior a la establecida en la última nota capturada, el sistema muestra la pantalla que se indica:

Al seleccionar una fecha posterior a la actual, el sistema muestra la siguiente pantalla:

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Registro de una nota Fases y Temas.- En esta sección se puede asignar una o varias fases o más de un tema a la nota. Las opciones son: Fases: General, Arquitectónico, Ingeniería, Instrumentos, Mecánica, Obra Civil, Obra Eléctrica, Obra Tubería, Planificación, Plantas, Procura, Protección Ambiental, Pruebas y Arranques, Seguridad, Servicios Médicos. Temas: Accidentes e Incidentes, Ajuste de Costos, Auditorias, Cambios de Personal, Cierre de Bitácora, Convenio Modificatorio, Cursos, Defectos en la Obra, Diferimientos, Equipo, Estado del Tiempo, Estimaciones de Obra, Falta de Recursos, Generadores de Obra , Incumplimientos, Informes, Ingeniería (As-Built), Inicio de obra, Mano de Obra, Materiales, Obra Adicional, Obra extraordinaria, Ordenes al Contratista, Otros, Permisos de Trabajo, Pruebas de Laboratorio, Reanudaciones, Recepción de los trabajos, Reprogramaciones, Rescisión, Retrasos, Reuniones, Sanciones, Seguridad, Solicitud de la Contratista, Supervisión, Suspensiones, Terminación Anticipada, Todos, Avances, Servicios Médicos .

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Registro de una nota

Clasificación.El Residente y el Superintendente están asociados a la Fase General. NO SE DEBE QUITAR LA FASE QUE PROPORCIONA EL SISTEMA (ya sea General u otra Fase), sin embargo, de requerirse, se pueden agregar una o mas fases. Si el usuario desea actualizar la fase o el tema debe oprimir la etiqueta correspondiente y posteriormente se lleva la selección al recuadro de la derecha como se indica.

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota El texto de la nota se captura en el módulo denominado “Datos de la Nota”. El usuario puede redactar libremente, o bien, puede optar por copiar un texto de cualquier procesador de palabras y pegarlo en el campo de la nota. El sistema incorpora algunos botones que permiten particularizar el formato de la nota, en cuanto al tipo de párrafo, tamaño de letra, negrita, itálica, subrayado, viñetas e inclusive, corrector ortográfico. Este módulo permite determinar el estado que tendrá la nota (Abierta-Cerrada).

En la sección “Archivos Adjuntos” podrá anexar un archivo electrónico, el procedimiento es el mismo explicado en la nota de apertura.

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota Este espacio esta destinado para agregar una (s) referencia (s). ¾La opción [Agregar Referencia] se utiliza para cerrar notas que permanecen clasificadas como “abiertas”. ¾Para agregar la referencia se presiona el botón [Agregar Referencia].

Aparecerá un listado con las notas que tienen estado “abiertas”.

Para cerrar una nota, seleccione la casilla de la columna [CERRAR] y presione el botón [ACEPTAR]. De esta forma, el sistema identifica la nota que será cerrada con la nota en proceso de elaboración.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota Agotado el proceso de carga de datos, el usuario tiene tres opciones: Cancelar: Anula el proceso, borra toda la información y remite al inicio de la elaboración de la nota. Aplicar Firma: Inicia el proceso de firma electrónica de la nota, almacenándose en la bóveda de seguridad. No permite cambio alguno. Guardar: Se archiva la nota con el consecutivo del contrato. La nota se puede modificar cuantas veces sea necesario hasta que se firme o hasta antes que se cumpla el plazo de firma.

Antes de oprimir el botón “Aplicar Firma” o “Guardar”, siempre debe capturar la contraseña que le fue proporcionada por el administrador local para acceder al sistema BEO.

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota Antes de firmar o guardar una nota, el sistema despliega la pregunta que se observa para asegurar que el usuario registre adecuadamente la fecha de la nota.

Si no hubiera llenado algún campo obligatorio, el sistema no le permitirá avanzar a la siguiente pantalla, destacando en rojo lo que faltó llenar.

Este aviso notifica al usuario el registro de la nota en la bitácora electrónica correspondiente.

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Registro de una nota La otra forma de registrar una nota de bitácora es utilizando los formatos de notas preelaboradas. Se requiere que el usuario acceda a través de la siguiente ruta: Registro de Notas > Formatos.

El sistema ofrece las siguientes opciones, en función de los temas utilizados en forma recurrente, por operación o por normatividad.

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota Al seleccionar en los temas indicados en color verde, el sistema despliega las opciones de notas preelaboradas.

El procedimiento para la elaboración de cualquiera de estas notas es idéntico, por tanto, este curso se limitará a describir la forma común de elaboración.

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota Cuando se registra una nota por medio de un formato preelaborado, o bien por medio de una nota libre, siempre debe clasificarla. Los criterios de clasificación son: fecha, fase y tema. Los números de contrato y nota son automáticos.

Fecha.- En esta sección se define la fecha que se otorgará a la nota. El sistema proporciona por omisión la fecha actual, sin embargo, esta podrá se editada oprimiendo el calendario que se indica, con las mismas restricciones mencionadas en la nota libre.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota

Clasificación.El Residente y el Superintendente están asociados a la Fase General. NO SE DEBE QUITAR LA FASE QUE PROPORCIONA EL SISTEMA (ya sea General u otra Fase), sin embargo, de requerirse, se pueden agregar una o mas fases. Si el usuario desea actualizar la fase o el tema debe oprimir la etiqueta correspondiente y posteriormente se lleva la selección al recuadro de la derecha como se indica.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota Dependiendo del tipo de nota seleccionada, en algunos casos, el sistema ofrece avisos oportunos al usuario.

Dependiendo del tipo de nota seleccionada, el usuario debe llenar los datos requeridos por el sistema para integrar la propuesta de nota. Los datos destacados con asterisco rojo deben ser llenados en forma obligatoria.

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota La operación de los módulos “estado de la nota”, “archivos adjuntos” y “seguimiento”, es igual que en la nota libre.

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota Cada nota tipo, ofrece normatividad de apoyo, relacionada directamente con el tipo de nota que se pretende realizar.

Seleccione un vínculo para que el sistema despliegue el artículo de Ley, de Reglamento, o bien, la normatividad interna, en una pantalla adicional, como se muestra:

Cuando se ha clasificado la nota, se han llenado los datos, se ha definido el estado de la nota y opcionalmente se ha utilizado los módulos de archivos adjuntos y seguimiento, el usuario debe acceder a la propuesta de nota tipo que proporciona el sistema. Para esto debe oprimir el botón “siguiente”.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota Si no hubiera llenado algún campo obligatorio, el sistema no le permitirá avanzar a la siguiente pantalla, destacando en rojo lo que faltó llenar.

En su caso, el usuario debe seleccionar la opción “Sí”, de la caja de seguridad que se muestra:

Al realizar la acción anterior, el sistema propone una redacción básica para la nota tipo seleccionada por el usuario. El texto propuesto puede ser editado y ajustado de acuerdo al gusto personal.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota Agotado el proceso de carga de datos, el usuario tiene las tres opciones antes mencionadas: Cancelar, Aplicar Firma o Guardar.

Antes de oprimir el botón “Aplicar Firma” o “Guardar”, siempre debe capturar la contraseña que le fue proporcionada por el administrador local para acceder al sistema BEO.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Registro de una nota Antes de firmar o guardar una nota, el sistema despliega la pregunta que se observa para asegurar que el usuario registre adecuadamente la fecha de la nota.

Este aviso notifica al usuario el registro de la nota en la bitácora electrónica correspondiente.

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Capacitación del Funcionamiento y Características generales del sistema de Bitácora Electrónica de Obra de la Industria Petrolera, BEO” Fin de la Parte 2

Macrofunción de Obra Pública

Versión 1.0 61

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Capacitación del Funcionamiento y Características generales del sistema de Bitácora Electrónica de Obra de la Industria Petrolera, BEO” Parte 3

Macrofunción de Obra Pública

Versión 1.0 62

SISTEMA DE

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Modificación de una nota

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Modificación de una nota El procedimiento para modificar notas requiere que el usuario previamente haya seleccionado un contrato. Después de seleccionar el contrato debe elegir la siguiente ruta: Registro de Notas > Modificar Notas.

Se despliega un listado que incluye las notas que aun no han sido firmadas. Para seleccionar la nota que desea modificar debe oprimir el botón de la columna “Modificar”.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Modificación de una nota Al seleccionar la nota que se pretende modificar, el sistema identifica quien es el autor de la nota. Cuando es el autor quien pretende hacer un cambio, el sistema permite se haga directamente en el cuerpo de la nota.

X

Cuando no es el autor quien pretende hacer un cambio, el sistema no permite se haga directamente en el cuerpo de la nota, solo podrá proponer modificaciones en el campo denominado “observaciones”.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Modificación de una nota Para guardar el cambio o la propuesta de modificación, debe capturar la contraseña que le fue proporcionada por el administrador local para acceder al sistema BEO y posteriormente oprimir el botón correspondiente.

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Buscadores de Notas

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Buscadores de Notas Para ingresar al módulo de búsqueda de notas debe activar un contrato y después seleccionar: Bitácoras > Buscar Notas

Este módulo ofrece navegadores para realizar las siguientes modalidades de búsqueda:

Por Número

Por Fecha

Por Fase

Por Tema

Por Estado

Avanzada

Impresión No oficial

Impresión Oficial

El resultado de cualquier búsqueda se presenta en el siguiente formato:

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Buscadores de Notas

Por Número

Por Fecha

Por Fase

Por Tema

Por Estado

Avanzada

Impresión No oficial

Impresión Oficial

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Buscadores de Notas Mediante esta modalidad las notas se presentan ordenadas por número, de forma ascendente, de mayor a menor.

Cuando se elige esta opción, las notas se presentan conforme a los niveles de agrupación siguientes: Todo, Hoy, Esta Semana, La Semana Pasada, Mes Actual, Mes anterior. Cada nivel de agrupación despliega las notas capturadas en el intervalo de tiempo indicado. En caso de no existir notas capturadas en el período seleccionado, aparecerá la leyenda “No se ha capturado ninguna Nota”.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Buscadores de Notas Esta opción de búsqueda congrega notas por fase asignada a la nota. Al oprimir el nombre de la fase correspondiente, aparecerán las notas que así hayan sido clasificadas En esta pantalla, aparecerán solo las fases que tengan asignada por lo menos una nota.

A través de esta opción las notas se agrupan de acuerdo a los temas que se asignaron a las notas. Los temas que aparecen en la lista son aquellos que tienen asignada por lo menos una nota.

Importante: Los catálogos de fases y temas no pueden ser modificados por los usuarios. 71

SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Buscadores de Notas Esta opción presenta las notas divididas conforme al estado que mantienen, es decir, abiertas o cerradas.

Esta es la forma mas potente de localizar una nota específica. En esta modalidad, el usuario puede establecer filtros de selección de notas a través de criterios: 9Una palabra o frase clave 9Un rango de fechas 9Un rango de números de nota 9Notas específicas 9Estado de las notas 9Por quien ha sido o no firmada la nota

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Buscadores de Notas Módulos de impresión El usuario puede realizar la impresión de sus notas de bitácora mediante el uso de las herramientas que el sistema BEO le proporciona.

La primera opción que tiene es seleccionar una, varias o todas las notas de su bitácora y luego oprimir el botón de impresiones no oficiales, tal como se muestra en pantalla.

El resultado es una impresión “No Oficial” para fines operativos.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Buscadores de Notas Módulos de impresión La segunda opción consiste en seleccionar una, varias o todas las notas de su bitácora y luego oprimir el botón de impresiones oficiales, tal como se muestra en pantalla.

El resultado es una impresión “Oficial” a partir del documento alojado en la bóveda de seguridad del sistema. Incluye la etiqueta de tiempo y el conjunto de caracteres que definen como válida dicha nota. En esta opción, mediante un proceso de copiar y pegar, el usuario podrá guardar la imagen de la(s) nota(s) en un dispositivo magnético Importante: Si la nota no ha sido firmada, el sistema indicará que no existe la nota en la bóveda.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Buscadores de Notas Módulos de impresión La tercera opción requiere seleccionar una, varias o todas las notas de su bitácora y luego oprimir el botón de impresiones en pantalla, tal como se muestra.

El resultado es una impresión “en pantalla” a partir del documento alojado en la bóveda de seguridad del sistema. Incluye la etiqueta de tiempo y el conjunto de caracteres que definen como válida dicha nota.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Cambio de contraseña

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Cambio de contraseña Para cambiar la contraseña suministrada por el administrador local, elija la siguiente ruta: Registro de Notas > Cambiar Contraseña

El sistema despliega la pantalla que se muestra. El usuario debe capturar la contraseña actual, una nueva contraseña y su confirmación.

El ancho permitido de la contraseña es de 4 a 10 caracteres. La contraseña es sensible a mayúsculas y minúsculas.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Capacitación del Funcionamiento y Características generales del sistema de Bitácora Electrónica de Obra de la Industria Petrolera, BEO” Fin de la Parte 3

Macrofunción de Obra Pública

Versión 1.0 78

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BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Capacitación del Funcionamiento y Características generales del sistema de Bitácora Electrónica de Obra de la Industria Petrolera, BEO” Parte 4

Macrofunción de Obra Pública

Versión 1.0 79

SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Configuración de certificados digitales 80

SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Configuración de certificados digitales Cuando se accede al sistema BEO por primera vez, es necesario ligar el certificado de firma electrónica del usuario con la clave de acceso proporcionada por el administrador. A partir de ese momento, el sistema le permite capturar notas desde cualquier equipo que se encuentre conectado a Internet o intranet. Para firmar notas de bitácora en cualquier equipo es necesario realizar un procedimiento que implica acceder a través de la siguiente ruta: Registro de Notas > Registrar Certificado

Al ejecutar la ruta, el sistema muestra la pantalla actual y permite buscar: 9El archivo de la llave privada (archivo .key) 9El certificado (archivo .cer); 9La clave de acceso correspondiente a su firma electrónica. Una vez capturada la información presionar el botón “Generar”.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Configuración de certificados digitales

El procedimiento de carga de certificados implica una serie de pantallas que se detallan en el manual de operación del sistema. Al finalizar, el sistema despliega la pantalla que se muestra, con esto, el usuario podrá firmar notas en el equipo respectivo. 82

SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Configuración de Avisos

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Configuración de Avisos El personal de la Dependencia o Entidad podrá configurar los avisos o notificaciones que el sistema provee por medio del correo electrónico, para informar sobre el plazo para firmar las notas. Para acceder a esta opción, el usuario debe seguir la siguiente ruta: Registro de Notas > Configuración de Avisos

El procedimiento es sencillo: Al activar el recuadro que se indica, el usuario acepta que el sistema remita correos electrónicos de advertencia cuando se acerca el plazo máximo establecido para firma. Esto permite capturar un número, expresado en días naturales, para que empiecen a enviarse mensajes en forma previa al bloqueo de la nota.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Ayudas

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Ayudas El sistema ofrece ayudas normativas generales. Para acceder a estos documentos, requiere aplicar el navegador Ayudas y complementar con el documento que se necesita. Integra los documentos completos de: ¾LOPSRM ¾RLOPSRM ¾Políticas, Bases y Lineamientos. ¾Procedimientos Administrativos. ¾Manual del Usuario del sistema BEO

Adicionalmente, este módulo ofrece un canal de comunicación con un grupo de mejora, quien se encarga de actualizar y mantener operativo el sistema.

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SISTEMA DE

BITÁCORA ELECTRÓNICA DE OBRA PÚBLICA

Capacitación del Funcionamiento y Características generales del sistema de Bitácora Electrónica de Obra de la Industria Petrolera, BEO” Fin de la Parte 4

Macrofunción de Obra Pública

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