1. APOSTILA-MS-PROJECT-BÁSICO-COMPLETA.pdf

CURSO MS PROJECT MÓDULO BÁSICO + INTERMEDIÁRIO

SOLUÇÃO PARA PLANEJAMENTO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS

IMPORTANTE O aluno do curso presencial terá direito a acesso durante 2 (dois) meses a vídeo aulas e conteúdo via plataforma de Ensino à Distância Bitável. Podendo assim revisar os conteúdo dado em sala de aula via computador, tablete ou smartphone.

EMPRESA QUEM SOMOS “A empresa Bitável Tecnologia é especializada em solução baseada na Tecnologia da Informação e Comunicação. Desde nossa fundação temos nos dedicado a soluções internet para gerenciamento de projetos”.

NOSSA MISSÃO É “Contribuir para a realização do projeto de vida de pessoas e organizações, através de nossos produtos e serviços, atendendo as expectativas de nossos clientes, colaboradores, acionistas, fornecedores, parceiros e sociedade”.

EMPRESA QUEM SOMOS “A empresa Bitável Tecnologia é especializada em solução baseada na Tecnologia da Informação e Comunicação. Desde nossa fundação temos nos dedicado a soluções internet para gerenciamento de projetos”.

NOSSA MISSÃO É “Contribuir para a realização do projeto de vida de pessoas e organizações, através de nossos produtos e serviços, atendendo as expectativas de nossos clientes, colaboradores, acionistas, fornecedores, parceiros e sociedade”.

APRESENTAÇÃO  A Bitável Tecnologia tem o orgulho de oferecer a você, um material didático que servirá de suporte para o Curso de MS Project Módulos Básico e Intermediário. Mas com certeza, você pode utilizar esta apostila como mais uma fonte de consulta para as soluções dos desafios que o MS Project 2010 e a Gestão de Projetos apresentam em seu cotidiano. Esse material foi produzido de forma didática, buscando o melhor caminho para um fácil entendimento, utilizando métodos criativos que garantam a você, um processo de aprendizado satisfatório das potencialidades do MS Project 2010. Nesta apostila serão apresentados conceitos fundamentais para o Gerenciamento de Projetos, essenciais para refletir sobre técnicas e princípios de gerenciamento que são a base conceitual do software. Conhecendo os fundamentos teóricos de gerenciamento de projetos você terá mais segurança para trabalhar o MS Project 2010 a seu favor, gerenciando com excelência seus projetos. Todo esse processo de aprendizado será acompanho por propostas de atividades práticas que possibilitará vivenciar a experiência de criar e gerenciar um projeto pelo MS Project 2010 além de documentos em formado eletrônico publicados no ambiente virtual de aprendizado http://ead.omeuprojeto.com.br, caso não tenha Login e Senha solicite pelo e-mail [email protected].  A Bitável tecnologia tecnologia agradece a escolha escolha e a confiança, desejando desejando a você todo o sucesso ao planejar, executar e controlar seus projetos usando o MS Project 2010 e outras ferramentas oferecidas pela nossa empresa. Dalivia Bento Bulhões Consultora Ad Hoc em Gestão do Conhecimento  Ana Paula Tongo, Esp Coordenadora Técnica-Pedagógica, Sócia e Diretora Comercial Eng. Eletricista Flavio Tongo, Esp. CREA ES007957/D Coordenador Técnico, Sócio e Diretor de Produção

SUMÁRIO EMPRESA ......................................................................................................................................................... 2 QUEM SOMOS .................................................................................................................................................... 2 NOSSA MISSÃO É.................................................................................................................................................

2

APRESENTAÇÃO ............................................................................................................................................... 3 INICIAÇÃO ........................................................................................................................................................ 8 1 - MS PROJECT 2010 20 10 - MÓDULO BÁSICO/INTERMEDIÁRIO .................... ............................... ...................... ...................... ...................... ..................... .......... 8 1.1 - INTRODUÇÃO À GERÊNCIA DE PROJETOS ..................... ................................ ...................... ...................... ....................... ....................... ..................... ................. ....... 8 1.1.1 - O QUE É UM PROJETO? ....................................................................................................................... 8 TEMPORÁRIO ....................................................... ................................................................................... .......................................................... ........................................................... .............................................9 ................9 LEVADO A EFEITO............................................................................... ........................................................................................................... ......................................................... .............................................9 ................9 PRODUTO OU SERVIÇO ÚNICO.................................................... ................................................................................. ......................................................... ...................................................9 .......................9 VÍDEO: DIFERENÇA ENTRE PROJETOS E OPERAÇÕES .......................................... ........................................................................ ...................................................9 .....................9

1.1.2 - O QUE É O GERENCIAMENTO DO UM PROJETO? ............................................................................. 10 1.1.3 - ETAPAS ESSENCIAIS E SSENCIAIS NO PLANEJAMENTO DE PROJETOS ............... .......................... ...................... ...................... ...................... ................... ........ 10 VIDEO: ETAPAS NO PLANEJAMENTO DE UM PROJETO P ROJETO .............................. ............................................................ .......................................................... ............................10 10

DICA 01 ...........................................................................................................................................................11 BOAS PRÁTICAS PARA EXECUÇÃO DE PROJETOS ............................................................................................... 11 METODOLOGIA ....................................................... .................................................................................... ......................................................... ......................................................... .........................................11 ............11 COMUNICAÇÃO....................................................... .................................................................................... ......................................................... ......................................................... .........................................11 ............11 ESCOPO DETALHADO .................................................... ................................................................................ ......................................................... ......................................................... ...................................11 .......11 PARTES INTERESSADAS ......................................................... ...................................................................................... .......................................................... .......................................................11 ..........................11 CRONOGRAMA........................................................ ..................................................................................... .......................................................... ......................................................... ........................................12 ............12 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES......................................................... ...................................................................................... ......................................................... ........................................12 ............12 RISCOS ....................................................... ................................................................................... ......................................................... ......................................................... .......................................................12 ...........................12 MARCOS .................................................... ................................................................................ ......................................................... .......................................................... .......................................................12 ..........................12

CICLO DE VIDA DO PROJETO .............................................................................................................................. 13 CICLO PDCA ....................................................................................................................................................... 13 VIDEO: CICLO PDCA......................................................................... ....................................................................................................... ......................................................... .......................................13 ............13

1.1.4 - ESTRUTURA ANALÍTICA DE UM PROJETO ...................... ................................ ...................... ....................... ....................... ........................ ...................... .......... 14 1.2 - INTRODUÇÃO À CULTURA DE PROJETOS ............................. ......................................... ....................... ...................... ...................... ..................... ................... ......... 15 1.2.1 - REQUISITOS PARA O NASCIMENTO DE UM PROJETO .................... ................................ ....................... ...................... ..................... ................. ....... 15 VIDEO: REQUISITOS PARA O NASCIMENTO DE UM PROJETO ................................... ................................................................ ...........................................15 ..............15

1.2.2 - CARACTERÍSTICAS CARACTERÍSTICAS DO GERENTE DE PROJETOS ........................ .................................... ....................... ....................... ....................... ...................... ........... 15 VIDEO: CARACTERÍSTICAS DO GERENTE DE PROJETOS ........................................... .......................................................................... .............................................15 ..............15

1.2.3 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA...................... ................................. ...................... ...................... ..................... ................... ......... 16 VIDEO: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA....................................................... .................................................................................16 ..........................16

1.2.4 - OS FATORES GERENCIÁVEIS NO MS PROJECT 2010 .......................................................................... 16 DEPOIMENTO .................................................................................................................................................17 VIDEO: AS DORES DE UM PROFISSIONAL DE PLANEJAMENTO ............................................................................18

1.3 - INTRODUÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS (PMO) ................................ Erro! Indicador não definido. 1.3.1 - O ESCRITÓRIO DE PROJETOS ............................................................................................................. 18 1.3.2 - CERTIFICAÇÕES EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS ....................................................................... 18 VIDEO: CERTIFICAÇÕES EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS ..............................................................................18

1.3.3 - AS ÁREAS DE CONHECIMENTO – VISÃO PMI .................................................................................... 19 1.3.4 - RESISTÊNCIA AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS............................................................................ 20 RESISTÊNCIAS .................................................................................................................................................21 RESISTÊNCIA ATIVA ...................................................................................................................................................21 RETRAIMENTO PESSOAL............................................................................................................................................21 RESISTÊNCIA PASSIVA................................................................................................................................................21 INDIFERENÇA.............................................................................................................................................................21 RESIGNAÇÃO PASSIVA ...............................................................................................................................................21 VIDEO: RESISTÊNCIA AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS...................................................................................21

PERFIS .............................................................................................................................................................22 AGRESSIVO-PASSIVO .................................................................................................................................................22 AGRESSIVO ................................................................................................................................................................22 SABOTADOR MUDAR UMA CULTURA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS ..............................................................22 VIDEO: PERFIS RESISTENTES AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS.......................................................................22

DICA 02 ...........................................................................................................................................................23 COMO MUDAR UMA CULTURA DE GP?............................................................................................................. 23 VIDEO: COMO MUDAR UMA CULTURA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS? ....................................................23

MODELO .........................................................................................................................................................24 MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS .......................................................................................... 24 VIDEO: MODELO DE MATURIDADE EM GP - CONCEITUAÇÃO .............................................................................24 VIDEO: MODELO DE MATURIDADE EM GP – CARACTERÍSTICAS..........................................................................24 VIDEO: MODELO DE MATURIDADE EM GP - IMPLANTAÇÃO ...............................................................................25

PARTE II ........................................................................................................ ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. INSTALAÇÃO ...................................................................................................................................................27 INTERFACE ......................................................................................................................................................29 INFORMAÇÕES GERAIS ...................................................................................................................................30 7.1 – SALVANDO UM PROJETO .................................................................................................................... 30 7.2 – OPÇÕES ............................................................................................................................................... 31 CRIANDO UM PROJETO ...................................................................................................................................32 8.1 – INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO ...................................................................................................... 32 8.2 – CALENDÁRIO ....................................................................................................................................... 32

8.2.1 – CRIAR UM NOVO CALENDÁRIO ........................................................................................................ 33 8.2.2 – EXCEÇÕES ......................................................................................................................................... 34 8.2.3 – SEMANAS DE TRABALHO .................................................................................................................. 35 8.3 – TAREFAS .............................................................................................................................................. 35 8.3.1 – INSERINDO TAREFAS ........................................................................................................................ 35 8.3.2 – TAREFAS RECORRENTES ................................................................................................................... 37  8.4 – RELACIONAMENTOS ............................................................................................................................ 38 8.4.1 – VINCULAR TAREFAS .......................................................................................................................... 39 8.4.2 – DESVINCULAR TAREFAS .................................................................................................................... 40 8.4.3 – LATÊNCIA .......................................................................................................................................... 40 8.5 – ESTRUTURAÇÃO .................................................................................................................................. 41 8.5.1 – REBAIXAR O NÍVEL DE UMA TAREFA ................................................................................................ 41 8.5.2 – ELEVAR O NÍVEL DE UMA TAREFA .................................................................................................... 42 8.6 – RECURSOS ........................................................................................................................................... 42 8.7 – ATRIBUINDO RECURSOS ÀS TAREFAS .................................................................................................. 44 UTILIZANDO O MODO GRÁFICO DE GANTT ................................................................................................. 45 UTILIZANDO O ÍCONE OU MENU ................................................................................................................. 45 INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA ................................................................................................................. 46 REMOVENDO RECURSOS ............................................................................................................................. 48 8.8 – TAREFA CRITICA ................................................................................................................................... 48 8.9 – FILTROS ............................................................................................................................................... 48  APLICANDO FILTROS .................................................................................................................................... 49 GERENCIANDO UM RECURSO ...................................................................................................................... 50 9.1 – REDUZINDO O TRABALHO DE UM RECURSO ....................................................................................... 51 9.2 – REATRIBUIR TRABALHO A OUTRO RECURSO....................................................................................... 52 9.3 – ATRASAR UMA TAREFA ....................................................................................................................... 55 LINHA DE BASE ............................................................................................................................................. 57  10.1 – DEFININDO LINHA DE BASE ............................................................................................................... 58 10.2 – LIMPAR LINHA DE BASE ..................................................................................................................... 59 EXECUTANDO UM PROJETO ......................................................................................................................... 60 11.1 – ATUALIZAR PROJETOS ....................................................................................................................... 60 11.2 – ATUALIZAR TAREFAS ......................................................................................................................... 61 11.3 – ATRASAR O PROJETO ......................................................................................................................... 62 GERANDO RELATÓRIOS ................................................................................................................................ 64 12.1 – CRIANDO UM RELATÓRIO ................................................................................................................. 64 VINCULO COM O EXCEL................................................................................................................................ 66 13.1 – EXCEL PARA PROJECT ........................................................................................................................66

13.2 – PROJECT PARA EXCEL ........................................................................................................................ 68 PASSO A PASSO PROJETOS BITAVEL ................................................................................................................72 PLANEJAMENTO ............................................................................................................................................... 72 EXECUÇÃO ........................................................................................................................................................ 74 CONTROLE ........................................................................................................................................................ 75 PASSO A PASSO PROJETOS COMPLEXOS .........................................................................................................76 PLANEJAMENTO ............................................................................................................................................... 76 EXECUÇÃO ........................................................................................................................................................ 79 COMPORTAMENTOSDE TAREFAS TERMINADAS: ............................................................................................. 80 VIDEO: CARACTERÍSTICAS DE TAREFAS JÁ CONCLUÍDAS NO PROJECT 2010 ........................................................80

COMPORTAMENTOSDE TAREFAS NÃO TERMINADAS: ..................................................................................... 80 VIDEO: COMPORTAMENTO DE TAREFAS EM ANDAMENTO NO PROJECT 2010 ..................................................80

CONTROLE ........................................................................................................................................................ 82 FÓRMULA REGENTE DO PROJECT....................................................................................................................82 RELAÇÃO ENTRE TAREFAS ................................................................................................................................. 83 VIDEO: RELAÇÃO ENTRE TIPOS DE TAREFAS NO PROJECT 2010 ..........................................................................83

COMPRESSÃO DE ATIVIDADES .......................................................................................................................... 83 VIDEO: COMPRESSÃO DE ATIVIDADES NO PROJECT 2010 ...................................................................................83

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO.

INICIAÇÃO 1 - MS PROJECT 2010 - MÓDULO BÁSICO/INTERMEDIÁRIO O objetivo deste documento é apresentar os conceitos introdutórios para o emprego dos recursos do MS Project 2010. O conteúdo foi elaborado de forma a ser usada como um tutorial que apresenta os principais recursos para que pretende trabalhar com gerencia informatizada de projetos, desde a sua criação, edição e controle. 1.1 - INTRODUÇÃO À GERÊNCIA DE PROJETOS 1.1.1 - O QUE É UM PROJETO? Um projeto pode ser definido¹ como:

UM EMPREENDIMENTO NÃO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA SEQUÊNCIA CLARA E LÓGICA DE EVENTOS, COM INÍCIO, MEIO E FIM, QUE SE DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR PESSOAS DENTRO DE PARÂMETROS PRÉ-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE.

¹ Vargas, Ricardo Vianna - Gerenciamento de Projetos – Estabelecendo Diferenciais Competitivos – Rio de Janeiro, Brasport, 2000. Mas uma forma mais simples de entender é também:

É UM ESFORÇO TEMPORÁRIO, LEVADO A EFEITO PARA CRIAR UM PRODUTO, SERVIÇO OU RESULTADO ÚNICO.

Esta é a primeira pergunta que devemos nos fazer ao refletirmos sobre o gerenciamento de projetos. Trabalhando a fundo este conceito, vamos entender mais sobre o que seja algo temporário, levado a efeito de produto ou serviço único:

TEMPORÁRIO Todo projeto tem início e fim definidos. Podemos apenas considerar um projeto finalizado quando todos os objetivos forem atingidos, quando for nítido que não será mais possível atingi-los ou quando os objetivos não forem mais necessários.

LEVADO A EFEITO O projeto pode ser progressivamente elaborado a medida que ele avança. O conhecimento maior sobre o projeto adquirido ao longo de sua execução aumenta o entendimento sobre ele levando a um melhor detalhamento do escopo do projeto definido previamente.

PRODUTO OU SERVIÇO ÚNICO Todo projeto por ser único e especial cria produtos ou serviços únicos. O produto/ serviço produzido em um projeto possui, sempre, alguma diferença em relação a todos os produtos/serviços similares produzidos. Este conceito de projeto reforça a distinção em relação a projetos e produção rotineira (chamada também de operações). A principal diferença entre eles é que projetos são temporários e únicos, enquanto que operações são contínuas e rotineiras. Por exemplo: O desenvolvimento de um novo modelo de carro é um projeto, a linha de montagem é operacional. PROJETOS Temporários

OPERAÇÕES x

Contínuas

VÍDEO: DIFERENÇA ENTRE PROJETOS E OPERAÇÕES

1.1.2 - O QUE É O GERENCIAMENTO DO UM PROJETO? Gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas, nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas das partes interessadas e que envolve o balanceamento de escopo, tempo custo e qualidade; necessidades, ou requisitos, definidas e expectativas, subjetivos ou não definidas, de todos aqueles que participam do projeto. 1.1.3 - ETAPAS ESSENCIAIS NO PLANEJAMENTO DE PROJETOS Na figura a seguir, são apresentadas as etapas essenciais para que se possa elaborar o escopo do projeto no MS Project 2010.

PLANEJAMENTO DO ESCOPO

DURAÇÃO DAS  ATIVIDADES

ESTIMATIVA DOS CUSTOS

FORMATAÇÃO INICIAL DO PROJECT

DETERMINAÇÃO DO TIPO DE  ATIVIDADE

 ALOCAÇÃO DOS RECURSOS

DEFINIÇÃO DAS  ATIVIDADES

PLANEJAMENTO DOS RECURSOS

DEFINIÇÃO DO CRONOGRAMA

SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES

MONTAGEM DA EQUIPE

GRAVAR A LINHA DE BASE

VIDEO: ETAPAS NO PLANEJAMENTO DE UM PROJETO

DICA 01 BOAS PRÁTICAS PARA EXECUÇÃO DE PROJETOS METODOLOGIA Uma metodologia é um processo a seguir que dá maior controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto. Controlando melhor o processo a equipe será mais eficiente pois entregará o projeto com maior grau de acerto em termos de prazos e custos.

COMUNICAÇÃO Quando falta comunicação, os boatos e outras formas de ruídos tomam seu lugar. Na falta de versão oficial, ficam circulando informações que podem minar a moral da equipe e levantar suspeitas sem fundamento. O gerente de projeto deve evitar esse tipo de prática, dando informações claras e confiáveis sobre o projeto.

ESCOPO DETALHADO O escopo do projeto é o trabalho que deve ser realizado para se obter um produto ou serviço com determinadas características e recursos. Comece por definir o que deve ser feito e o que não deve. Esse processo nos permite entender os contornos do projeto e traçar uma linha divisória entre o que deve ser feito e o que não deve ser, pelo menos neste momento.

PARTES INTERESSADAS Todos os envolvidos no projeto são os "stakeholders". Nesse grupo estão não apenas os membros da equipe, mas também os clientes e fornecedores envolvidos. É importante que o gerente do projeto conheça os interesses de todos os envolvidos. Imagine como é arriscado contar com um membro da equipe que não está disposto a colaborar.

CRONOGRAMA Uma vez que temos as tarefas definidas a partir do escopo, temos de estimar a duração de cada uma. Procure fazer esta estimativa de tempo de execução com a ajuda de quem está escalado para executar o trabalho, esta pessoa é quem melhor sabe quanto tempo precisará, ela estará se comprometendo com um prazo para a sua execução.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Uma das mais importantes definições no gerenciamento de um projeto são as atribuições de papéis e responsabilidades. Para que a colaboração funcione perfeita é fundamental definir e formalizar todo envolvimento e responsabilidade, a fim de evitar dúvidas e conflitos entre os membros da equipe.

RISCOS  A monitoração dos riscos envolve acompanhar o status de cada risco e as opções de ações definidas para enfrentá-los, caso eles venham a se tornar problemas reais. A monitoração também se preocupa em avaliar a probabilidade de ocorrência de um risco, qual o seu impacto no andamento do projeto e como contorná-lo.

MARCOS O início do projeto é um momento solene. O patrocinador deve formalizar a todos os envolvidos que o projeto está iniciado e o cronômetro está correndo. Outro momento importante é o do encerramento do projeto. É preciso formalizar o final para que fique claro para todos os envolvidos, especialmente para o cliente, que o projeto está concluído e que novas necessidades serão atendidas em um novo projeto. “FOR THE SNARK WAS A BOOJUM, YOU SEE”

CICLO DE VIDA DO PROJETO

CICLO PDCA

• PLANEJAR

• EXECUTAR

P

D

 A

C

• ATUAR

• VALIDAR

VIDEO: CICLO PDCA

1.1.4 - ESTRUTURA ANALÍTICA DE UM PROJETO  A EAP (Estrutura Analítica de Projeto) é representada graficamente com o objetivo de agrupar os elementos do projeto, de forma a identificar os subprodutos componentes e, por conseguinte representar claramente o escopo do projeto.  A EAP é desenvolvida através de uma abordagem top-down, níveis sucessivos de detalhamento, o que facilita o processo de identificação de necessidade nas fases de iniciação, planejamento e de gerenciamento das partes nas fases de execução e controle. O MS Project 2010 tem esta ferramenta com o nome de (EDT) Estrutura de Divisão do Trabalho, que embora não provenha diretamente da ferramenta gráfica da EAP, dispões de recursos que permitem sequenciar as tarefas, atendendo a contento os objetivos do gráfico do EAP.

PROJETO CASA VITÓRIA

CONTROLE

INÍCIO

ESTRUTURA

TÉRMINO

 ACABAMENTO

DECORAÇÃO

PAISAGISMO

FUNDAÇÃO

REBOCO

LUMINÁRIAS

JARDIM

 ALVENARIA

PISO DE CONCRETO

SOFÁ

ILUMINAÇÃO

PINTURA

1.2 - INTRODUÇÃO À CULTURA DE PROJETOS 1.2.1 - REQUISITOS PARA O NASCIMENTO DE UM PROJETO • DEMANDA DO MERCADO • SOLICITAÇÃO DO CLIENTE • REQUISITOS LEGAIS • NECESSIDADE • AVANÇO TECNOLÓGICO • OPORTUNIDADE VIDEO: REQUISITOS PARA O NASCIMENTO DE UM PROJETO

1.2.2 - CARACTERÍSTICAS DO GERENTE DE PROJETOS CONHECIMENTO EM TÉCNICAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS GERENTE DE PROJETOS

ÁREA DE APLICAÇÃO

ENTENDIMENTO DO AMBIENTE DO PROJETO  ALBIENTE CULTURA E SOCIAL

AMBIENTE FÍSICO E POLÍTICO

CONHECIMENTO E HABILIDADES DE GERENCIAMENTO GERAL PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO

HABILIDADES INTERPESSOAIS

VIDEO: CARACTERÍSTICAS DO GERENTE DE PROJETOS

1.2.3 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA

PROJETIZADA MATRICIAL FORTE MATRICIAL BALANCEADA MATRICIAL FRACA FUNCIONAL

VIDEO: ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE UMA EMPRESA

1.2.4 - OS FATORES GERENCIÁVEIS NO MS PROJECT 2010 Estes fatores são interdependentes e sujeitos a alterações no decorrer do processo, sem que isso signifique a ruptura do planejamento com a ESCOPO

TEMPO

execução. A gerência dessas variáveis é feita sob o ponto de vista de um modelo matemático, onde se admite que a modificação do valor de uma delas terá um impacto previsível em todas

CUSTO

as demais. Isto significa que muitas vezes a redução, por exemplo, da variável TEMPO acarretará em um incremento na variável

CUSTOS ou implicará na alteração de alguma especificação do produto. Além disso, qualquer que seja a mudança que ocorra em uma das variáveis, o gerente deve ter um modelo que permita uma rápida tomada de decisão que corrija a mudança de curso, garantindo a continuidade do processo. Também é importante lembrar que toda e qualquer modificação no conteúdo das variáveis acima deve ser negociada, em geral, com o cliente e os fornecedores internos e externos ao projeto.

DEPOIMENTO Em muitas situações o presidente conhece bem a atividade-fim do seu negócio, mas não conhece certas particularidades das atividades-meio a serem desenvolvidas e acredita piamente que o projeto é exequível tanto em termos de iniciação, prazos de execução, custos e finalização com sucesso, além de não acreditarem em planejamento detalhado (ou, melhor dizendo, integrado). Já soube de casos em que o presidente, mediante as críticas e/ou obstáculos apontados por alguns de seus potenciais stakeholders internos, respondeu com algo do tipo: "Estou nesse negócio há tantos anos e não vai ser você que irá me ensinar o que fazer.  Apenas faça o que determino!". É igualmente comum que os stakeholders internos se sintam inibidos de se manifestarem quanto às dificuldades e obstáculos de executar o projeto do presidente da forma colocada e preferem silenciar-se a comprar uma briga e ficarem marcados, e via de consequência, ao fim verifica-se projetos mal feitos e pior, malacabados. Não raro, essa situação gera aquele velho jargão: "Eu ganhei, nós empatamos, você perdeu." Daí eu dizer: é preciso que o presidente tenha ideias exequíveis (em iniciação, custos, prazos e finalização com sucesso) ou alguém comprar a briga e dizer sem medo: a forma como essa ideia está sendo proposta não terá sucesso. Tenho muita simpatia por um instrumento: o cronograma PERT-CPM, porque com tal instrumento é capaz de se estabelecer um caminho crítico e as folgas para as atividades que podem ser executadas concomitantemente e já se começa o projeto com a noção de um possível e por que não dizer provável (?) atraso, por razões imponderáveis, cujo mais eficaz planejamento é incapaz de prevê-lo. De resto, comunico que já encaminhei essa aula para meus colegas e chefe, sugerindo, inclusive, que assistamos juntos para posterior debate e que elaboremos um manual de gerenciamento de projetos de engenharia dentro da realidade a que pertenço: muita demanda, baixa remuneração, inexistência de premiação por produtividade, obrigando a quase todos a desenvolverem outra atividade complementar. Refiro-me à órgão público.

VI

1.3.1 - O ESCRITÓRIO DE PROJETOS O Escritório de projetos (EP) ou PMO (Project Management Office) é o departamento dentro das organizações que tem por missão de manter uma visão integrada do plano estratégico em toda a cadeia de valor da organização e o objetivo de garantir a implementação dentro do prazo e custo definidos no plano estratégico. Ele é responsável por reunir todo o portfólio da empresa e conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as atividades dos projetos da melhor forma possível assim como aprovar novos projetos de acordo com o plano estratégico da empresa e abriga profissionais com capacidade para prestarem todo o suporte necessário aos responsáveis por cada projeto assim como para suas equipes.  As atribuições do escritório de projetos variam de acordo com a maturidade organizacional, com suas necessidades e com a estrutura organizacional onde será inserido. Seu porte também varia conforme a necessidade e a complexidade dos projetos atendidos, e de acordo com as funções e responsabilidades designadas ao EP. Mas podemos afirmar que em sua maioria as principais atribuições do PMO são: padronização, assessoria a alta administração, assessoria aos gerentes de projeto, auditoria, treinamento, garantia de qualidade e comunicação. 1.3.2 - CERTIFICAÇÕES EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

CAPM PMP COBIT/ ITIL PMIRMP

PRINCE 2

IPMA (DCBA)

PgMP PMI

TI

IPMA

VIDEO: CERTIFICAÇÕES EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

1.3.3 - AS ÁREAS DE CONHECIMENTO – VISÃO PMI O PMBOK 5° Edição formaliza diversos conceitos INTEGRAÇAO

em gerenciamento de projetos, como a própria definição de projeto e do seu ciclo de vida.

ESCOPO

Também identifica no gerenciamento de projetos um

TEMPO    O    T    N    E    M    I    C    E    H    N    O    C    E    D    S    A    E    R    A

conjunto

de

conhecimentos

amplamente

reconhecido como boa prática, aplicáveis à maioria dos projetos. Estes conhecimentos estão divididos

CUSTO

em dez áreas de conhecimento e os processos relacionados são organizados em cinco grupos ao

QUALIDADE  AQUISIÇOES

longo do ciclo de vida do projeto. Gerenciamento da Integração:  descreve os processos necessários para assegurar que os

RECURSOS HUMANOS

elementos do projeto sejam adequadamente coordenados.

COMUNICAÇAO Gerenciamento RISCOS

do

Escopo:  descreve

os

processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e

PARTES INTERESSADAS

nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso.

Gerenciamento do Tempo: descreve os processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Gerenciamento dos Custos:  descreve os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto Gerenciamento da Qualidade: descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas.

Gerenciamento das Aquisições:  descreve os processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto. Gerenciamento dos Recursos Humanos: descreve os processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto. Gerenciamento das Comunicações:  descreve os processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e pronta apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Gerenciamento dos Riscos: descreve os processos que dizem respeito à identificação, análise e resposta a riscos do projeto. Gerenciamento das Partes Interessadas:  descreve os processos necessários para definir as estratégias para aumentar o apoio, reduzir as resistências e minimizar os impactos negativos das partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto. Todas essas disciplinas, aliadas às técnicas, métodos e ferramentas que compõem cada uma, apoiam a condução do projeto de forma a garantir qualidade, atendimento aos prazos, custos e requisitos desejados. 1.3.4 - RESISTÊNCIA AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

“Esta é uma obra de ficção, qualquer semelhança com nomes, pessoas, factos ou situações da vida real terá sido mera coincidência”.

RESISTÊNCIAS RESISTÊNCIA ATIVA O participante pode provocar erros deliberadamente, configurando uma sabotagem do processo. Essa forma é a de mais fácil identificação: a resistência é expressada clara e diretamente. No entanto, sua gerência é muito difícil, já que o indivíduo está determinado contra a ideia ou ação proposta.

RETRAIMENTO PESSOAL No retraimento pessoal, a resistência não é tão clara, pois o retraimento configura uma forma de ação em que o participante diminui seu ritmo de trabalho. A baixa produtividade, que visa atrasar e prejudicar o projeto, poderá ser confundida com inabilidade ou dificuldade de aprendizado.

RESISTÊNCIA PASSIVA O indivíduo que apresenta esse tipo de resistência segue, em geral, as normas e os procedimentos, mas o constante protesto dificulta a aprendizagem. Não colabora com o processo, apesar de não sabota-lo diretamente.

INDIFERENÇA Similar à resistência passiva, na indiferença o indivíduo tem reação apática e perda de interesse pelo trabalho. Faz somente o que lhe é ordenado; e quando.

RESIGNAÇÃO PASSIVA Caracteriza-se pela aceitação. É um tipo de reação de colaboração mediante pressão. O indivíduo ou grupo resignado somente produz sobre supervisão e controle. Isso denota que a mudança não foi implementada com sucesso e poderá haver retrocesso ou desuso. VIDEO: RESISTÊNCIA AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

PERFIS O que faz exatamente uma pessoa resistente a gerenciamento de projetos? Eles vêm em todos os formatos e medidas, mas possuem algumas similaridades que irão evidenciar seu comportamento, como veremos a seguir:

AGRESSIVO-PASSIVO Trabalha por trás dos panos, não fazendo nada. Eles ficarão acenando positivamente com a cabeça durante a reunião de planejamento, concordando com todas as decisões que forem tomadas. Eles não questionam e dizem que entenderam o que é para ser feito. Você irá checar após uma semana, só para descobrir que eles na verdade não concordaram com o posicionamento adotado e que acreditam ser uma perda de tempo fazer aquilo que lhes foi direcionado.

AGRESSIVO Retire a passividade do Agressivo-Passivo, e você ainda terá alguém resistente a gerenciamento de projetos. Esta pessoa é franca e descaradamente agressiva. Não há dúvida sobre o que esta pessoa pensa. Eles criam uma série de objeções durante suas reuniões, desafiam sua autoridade, de forma pública e privada e colocam obstáculos em seu caminho sempre que podem.

SABOTADOR Essa é provavelmente a pessoa mais perigosa que você pode ter em sua equipe. Ela trabalha intensamente nos bastidores para destruir o que você fez. Um  Agressivo-Passivo é uma coisa, ao menos essa pessoa não irá tentar entrar em seu caminho a fim de te prejudicar. Um Sabotador é outra totalmente diferente. Essa pessoa pode estar participando de reuniões a portas fechadas com membros da administração, desafiando o mérito de suas decisões; e pode estar trabalhando para garantir que o projeto seja direcionado para um caminho totalmente diferente. VIDEO: PERFIS RESISTENTES AO GERENCIAMENTO DE PROJETOS

DICA 02 COMO MUDAR UMA CULTURA DE GP? Uma técnica que traz excelente resultados é utilizar o modelo de John Kotter, que distribui em 8 passos as ações que devem ser implementadas para a mudança de uma cultura de gerenciamento de projetos:

VIDEO: COMO MUDAR UMA CULTURA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS?

MODELO MATURIDADE EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS

VIDEO: MODELO DE MATURIDADE EM GP - CONCEITUAÇÃO

VIDEO: MODELO DE MATURIDADE EM GP – CARACTERÍSTICAS

VIDEO: MODELO DE MATURIDADE EM GP - IMPLANTAÇÃO

PARTE 2

INICIANDO O MS PROJECT 2010

INSTALAÇÃO  A instalação do MS Project 2010 é muito simples e pode ser feita em poucos minutos. Ao iniciar a instalação, não se esqueça de ter em mãos o número CHAVE do produto. Sem ele, não é possível dar prosseguimento à instalação.

Depois de inserir o número CHAVE do produto, clique no botão CONTINUAR. Vão aparecer duas opções. INSTALAR AGORA tem a função de instalar o MS PROJECT 2010. A opção PERSONALIZAR, o usuário pode retirar ou instalar algum complemento do MS PROJECT 2010, além de ter a chance de editar as informações de usuário. Mas por segurança escolha a opção INSTALAR AGORA.

 Ao terminar a instalação do MS Project 2010, irá aparecer à mensagem abaixo. Clique em FECHAR. Como o MS Project 2010 faz parte do OFFICE da MICROSOFT, seu atalho no menu INICIAR irá para a pasta do MICROSOFT OFFICE.

INTERFACE O Microsoft Project é um poderoso aplicativo de gerenciamento de projetos que você pode utilizar para planejar, programar e representar graficamente as informações sobre projetos. Com o Microsoft Project é fácil criar e modificar um conjunto de tarefas para atingir seus objetivos. O software de gerenciamento de projeto é uma ferramenta muito importante para o estabelecimento de um plano inicial de projeto. Além disso, o Microsoft Project recalcula rapidamente os cronogramas e permite-lhe ver como as mudanças em uma parte do projeto podem afetar os seus planos como um todo.  Ao iniciar o MS PROJECT 2010, sua interface não é muito amigável de início, iremos explicar cada parte da sua interface.

Barra de Modos –  A barra de modos mostra todos os modos de exibição do MS PROJECT 2010. Caso queira ver os recursos, clicamos em PLANILHA DE RECURSOS ou GRÁFICO DE GANTT para mostrar todas as tarefas com sua duração, dependência etc. Caso não apareça a barra de modos, clique em EXIBIR>BARRA DE MODOS.

Barra de Título – A barra de títulos mostra o titulo do projeto. Barra de Status – A barra de status mostra as informações sobre o projeto, mostra as seguintes opções: Inserir e pronto. Atalho para a Divisão de Painéis – O atalho para divisão de painéis é usado para se ver mais de um modo de uma vez na mesma tela. Barra de Ferramentas – A barra de ferramentas mostra as ferramentas que podem ser utilizadas para auxiliar o projeto.

Barra de Menu – A barra de menu apresenta todos os comandos disponíveis para serem aplicados em nosso projeto. Exemplo: copiar, colar etc. Barra de Entrada – A barra de entrada é utilizada para digitar informação que será inserida em tabelas ou campos. Padrão e Formatação –  A barra padrão e formatação mostram as ferramentas padrão do MS PROJECT 2010. Exemplo: Novo projeto, Abrir, Salvar, Recortar, Copiar, Vincular Tarefas etc.

INFORMAÇÕES GERAIS 7.1 – SALVANDO UM PROJETO Salvar – Usado quando se acaba de abrir um projeto novo e não ainda não foi salvo.  A maneira é abrir o MS Project e clicar em

na barra de ferramentas.

Salvar Como – Salvar como é utilizado para salvar um arquivo ativo com outro nome, diretório etc.

7.2 – OPÇÕES Para encontrarmos OPÇÕES, clicamos em ARQUIVO>OPÇÕES. Dentro de opções podemos fazer muitas mudanças no projeto, podemos alterar o tipo de calendário, a moeda que vai ser usada no projeto, o formato de data entre várias outras coisas.

CRIANDO UM PROJETO 8.1 – INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO Para encontrarmos INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO, clicamos em PROJETO> INFORMAÇÕES DO PROJETO. Nele estão contidas todas as informações gerais sobre o projeto.

Data de Início – Mostra a data de início do projeto. Data de término – Mostra a data de término do projeto. Data atual – Mostra a data atual. Data de Status –  Mostra a data da última atualização do projeto (usado para gerenciar o projeto quando se inicia até o seu término). Agendar a partir de: – Mostra como o usuário quer iniciar o projeto, no nosso caso o projeto vai iniciar pela data de início, também podemos gerenciá-lo pela data de término. Calendário –  Mostra o calendário que escolhemos para o projeto, neste caso estamos usando o calendário padrão no projeto. 8.2 – CALENDÁRIO

Utilizar o calendário certo é fundamental no planejamento e controle de projetos. Por isso, o Project permite o usuário criar seu próprio calendário ou utilizar algum dos três modelos existentes no programa. Esses calendários permitem controlar os dias úteis de trabalho e a existência de feriados ou folgas, influenciando diretamente em como os recursos devem ser atribuídos e como as tarefas devem ser agendadas. Os calendários podem ser aplicados para todo o projeto, para uma determinada tarefa, para um conjunto de tarefas ou para um recurso ou mais. Para encontrarmos CALENDÁRIO, clicamos em PROJETO> ALTERAR PERIODO DE TRABALHO. O calendário é muito importante no projeto, pois ele especifica as horas de trabalho, os dias de trabalho, os dias de folga, férias. Um projeto pode possuir mais de um CALENDÁRIO. No nosso caso, estamos utilizando o CALENDÁRIO PADRÃO, que tem os dias de trabalho de segunda a sexta, as horas de trabalho vão das 09:00 às 12:00 e das 13:00 às 18:00 horas.

8.2.1 – CRIAR UM NOVO CALENDÁRIO

Para criar um novo calendário, basta clicarmos no botão “CRIAR NOVO CALENDÁRIO”, como mostra a imagem acima. Nele podemos criar um calendário que queremos, podendo alterar as horas de trabalho, dias de trabalho etc. 8.2.2 – EXCEÇÕES Nesta aba podem colocar feriados e/ou dias com horário de trabalho diferente do normal. Exemplo: em 24 de dezembro, só se trabalha até o meio dia. Para adicionarmos a exceção é simples: selecionamos a data ao qual desejamos fazer a exceção em seguida clicamos em alguma lacuna abaixo da coluna NOME e escrevemos o nome da exceção. Exemplo: Natal. Após isso basta confirmar apertando a tecla ENTER. Caso queiramos colocar que trabalhe apenas até o meio dia, fazemos a exceção e logo após, clicamos no botão DETALHES e aparecerá a imagem abaixo, nela podemos colocar a data escolhida como Folga ou trabalhar com horário diferente do normal também podemos colocar recorrência dessa exceção entre outras coisas.

8.2.3 – SEMANAS DE TRABALHO Nesta aba colocamos os dias de trabalho e a duração de horas de cada dia. No nosso caso, estamos usando as semanas de trabalho “PADRÃO”. Caso queiramos alterar algum dado, basta selecionar o que queremos alterar e clicar no botão DETALHES, ao qual contém as horas de trabalho de cada dia da semana.

8.3 – TAREFAS Tarefas são atividades que serão executadas para a conclusão do projeto. As tarefas são criadas a partir da “explosão de idéias” ao qual tudo o que pensamos para o projeto é organizado para que o projeto ocorra tudo como foi planejado. 8.3.1 – INSERINDO TAREFAS Para inserir tarefas, posicionamos o cursor do mouse na célula em branco da coluna

“NOME

DA

TAREFA”.

 A tela inicial do Project é a visualização do gráfico de Gantt. Este é o melhor local para que sejam inseridas as tarefas do projeto. Tarefa é toda atividade com início e fim definidos. Portanto, cada tarefa possui três identificações essenciais: Identificação: Campo de identificação –  Criado automaticamente, representando o número da linha o de se encontra a tarefa. Nome da tarefa – Mostra a descrição da tarefa a ser executada. No nosso caso é a “Construção de uma casa”. Duração – É a duração que foi planejada para cada tarefa; e aqui, temos algumas observações a fazer: Caso escrevamos uma tarefa e apertamos a tecla ENTER, o cursor vai para a linha abaixo e a duração fica “1 dia?”. Fica assim devido o usuário não digitar a duração e o programa pergunta se é 1dia. Caso escrevamos uma tarefa e apertamos a tecla TAB, o cursor vai para a próxima célula para digitar a duração da tarefa.  A duração da tarefa pode ser feita em minutos, horas, dias, semanas, etc. Quando estiver na célula da coluna DURAÇÃO, caso a duração de uma tarefa dure 30 minutos, na coluna DURAÇÃO escrevemos 30m.

8.3.2 – TAREFAS RECORRENTES Tarefas recorrentes são tarefas que se repetem em intervalos específicos ao longo do projeto. Exemplo: Reunião toda a quarta-feira das 13h00min às 14h30min. Para encontrarmos TAREFAS RECORRENTES, clicamos em TAREFA>TAREFA > TAREFA PERIÓDICA.

 As informações sobre as tarefas recorrentes são: Nome da tarefa – Nome da tarefa que será recorrente. Duração –  A duração da tarefa recorrente. Exemplo: reunião de 30 min semanalmente. Na duração coloca-se 30m, simbolizando 30 minutos. Padrão de recorrência –  Nele podemos escolher se a tarefa recorrente será semanalmente, diariamente, mensalmente e anualmente podendo escolher o dia da tarefa e podendo escolher para que a tarefa recorrente dure de uma data até outra ou após um número de recorrências.  A grande diferença das tarefas recorrentes se dá pelo fato de ser disponível a escolha de um padrão de ocorrência e um intervalo de ocorrência para estas tarefas, determinando quando e por quanto tempo a tarefa irá se repetir.

Quando queremos chamar atenção para algum ponto no projeto que seja de maior interesse ou que represente um objetivo a ser atingido chamamos essa ocorrência de marco. Um marco é representado por uma tarefa com duração zero e é representada no gráfico de Gantt por uma simbologia própria com a data do evento ao lado. Portanto, para inserir um marco no projeto, basta adicionar uma tarefa e escolher uma duração zero para ela.

8.4 – RELACIONAMENTOS  Ao criar uma lista de tarefas para desenvolver um projeto, você irá perceber que todas as tarefas iniciam-se na mesma data.

Temos um problema ao quais todas as tarefas não podem ocorrer ao mesmo tempo. Algumas tarefas só iniciam quando a tarefa predecessora estiver concluída.

8.4.1 – VINCULAR TAREFAS Vincular tarefas é o mesmo que criar relacionamentos entre as tarefas. Para vincular tarefas, clicamos duas vezes em cima da tarefa. No nosso exemplo, pegamos o projeto de uma Casa popular e damos dois cliques em cima da tarefa  Alvenaria.

Podemos vincular as tarefas predecessoras colocando apenas o seu Id ou o nome da tarefa. Id – É a numeração da linha do MS Project 2010 no projeto. Nome da tarefa – Mostra o nome resumo de uma tarefa.

Caso escolhermos fazer relacionamentos usando o Id, basta clicar na lacuna vazia da coluna Id e colocar o número correspondente a tarefa predecessora. No nosso caso a tarefa predecessora é Fundação com Id dois, pois a Alvenaria só pode ser iniciada quando a fundação estiver concluída. Basta confirmar, tecle ENTER ou clique em outra lacuna. O MS Project coloca o relacionamento Término a Início, pois usamos quase sempre esse relacionamento em todos os projetos. 8.4.2 – DESVINCULAR TAREFAS Desvincular tarefas é o mesmo que retirar o relacionamento entre as tarefas. Para desvincular tarefas, selecionamos a tarefa e clicamos no ícone

, localizado

na Barra Padrão e Formatação. 8.4.3 – LATÊNCIA Latência é a diferença de tempo de início/término de um evento ao início/término de outro evento. Em relação a projetos latência é o tempo de espera de uma tarefa a outra. Por exemplo, para pintar uma casa utiliza-se 16H. H e tem que ter o tempo de espera para a pintura secar. H.H – Homem hora. Para colocarmos a latência em alguma tarefa, damos dois cliques em cima da tarefa posterior.

No nosso caso, colocamos a tarefa predecessora como pintura com 2 dias corridos de latência para início da tarefa Decoração. 8.5 – ESTRUTURAÇÃO Estruturação é visualmente mostrada pelos ícones

localizados na

BARRA DE FERRAMENTAS. Ela ajuda na organização das tarefas de acordo com o nível e importância.

 A tarefa Acabamento é uma Tarefa Resumo, pois as tarefas que estão dentro delas são tarefas subordinadas à tarefa resumo, ou seja, para concluir esta tarefa o usuário tem que concluir as tarefas que estão dentro dela. A duração da Tarefa Resumo é a somatória das tarefas que estão dentro dela, como as tarefas Pintura e Decoração ocorre ao mesmo tempo, a duração da Tarefa Resumo é a mesma. 8.5.1 – REBAIXAR O NÍVEL DE UMA TAREFA Para rebaixar o nível de uma tarefa, primeiramente à selecionamos e clicamos no ícone

localizado na BARRA DE FERRAMENTAS. Assim, a tarefa

superior à ela, se torna uma tarefa resumo e ela se torna uma tarefa subordinada à Tarefa Resumo.

OBS:  Podemos rebaixar o nível de uma tarefa, selecionando-a e apertando o seguinte comando: ALT + SHIFT + SETA À DIREITA. 8.5.2 – ELEVAR O NÍVEL DE UMA TAREFA Para elevarmos o nível de uma tarefa a selecionamos e clicamos no ícone localizado na BARRA DE FERRAMENTAS. Assim, a tarefa se torna uma Tarefa Resumo ou ela não se torna mais uma Tarefa subordinada de uma Tarefa Resumo.

OBS:  Podemos elevar o nível de ma tarefa, selecionando-a e apertando o seguinte comando: ALT + SHIFT + SETA A ESQUERDA. 8.6 – RECURSOS Recursos são pessoas, equipamentos e materiais utilizados para o desenvolvimento do projeto. Para cadastrar recursos, temos que ir para PLANILHA DE RECURSOS localizada na BARRA DE MODOS.

No nosso exemplo cadastramos quatro recursos. O primeiro é Pedreiro que é um tipo Trabalho. O quarto é a Tinta que é um tipo Material.

No gerenciamento de projetos, além do controle das atividades que compõem o projeto, é importante definir a responsabilidade de cada tarefa. O MS Project permite o controle de recursos utilizados no empreendimento. Os recursos são os equipamentos e pessoas necessárias para completar tarefas. O Project armazena informações sobre cada recurso com o objetivo de acompanhar as horas, custos e o efeito que cada recurso tem sobre o projeto. Nome do Recurso – Nome do recurso a ser utilizado. Tipo – Existem três tipos de recursos: O Trabalho que são as pessoas, ao qual o gasto com esse recurso é baseado em Horas por dia, não possui unidade de material, podendo possuir unidades Máximas. O Material são todos os materiais que serão utilizados no projeto, como tinta que é gasto por unidades, além de possuir unidade do material que é a medida do material, no nosso caso a tinta é medida ao galão. O Custo para identificar artigos orçamentais, tais como os custos de curso, que não são dependentes da quantidade de trabalho ou da duração de uma tarefa. Unidade do Material – Usado somente em recurso tipo material. Iniciais – Podemos colocar iniciais para cada recurso cadastrado. Grupo – Podemos dividir os recursos em diferentes grupos. Unidade Máxima – O máximo de um recurso que pode possuir um projeto. Taxa Padrão – Caso for tipo Trabalho é colocado o custo gasto por hora em cada tipo trabalho. Caso for Tipo Material é colocado o custo gasto por unidade. Taxa h. extra – Só é utilizado em tipo Trabalho, e caso faça hora extra é utilizado o custo de taxa extra para calculo do custo gasto. Acumular –  Mostra como o dono do projeto quer pagar os recursos. Caso for Rateado – Significa que será pago por partes. Caso for Início, o proprietário do projeto pagará no início do projeto e caso for Fim, o proprietário pagará o projeto no final.

8.7 – ATRIBUINDO RECURSOS ÀS TAREFAS  Após conhecermos como mexer nos comandos do MS PROJECT 2010, vamos atribuir recursos às tarefas.

Na imagem acima, mostra um exemplo de Casa Popular, com todos os vínculos e recuos (estruturação).

 A imagem anterior, mostra um exemplo de recursos de uma residência, para acessarmos os recursos, alternamos para o modo planilha de recursos. Existem várias maneiras de atribuir recursos às tarefas, vejamos algumas:

OBS:  Caso queira atribuir mais recursos a uma mesma tarefa, separe-as com ponto - vírgula. UTILIZANDO O MODO GRÁFICO DE GANTT  Alternamos o MODO para GRÁFICO DE GANTT, posicionamos o cursor no campo NOMES DOS RECURSOS da tarefa a qual desejamos atribuir, clicamos na seta que aparece à direita, para mostrar os recursos disponíveis. Selecionamos o recurso desejado e ele será atribuído a tarefa automaticamente.

UTILIZANDO O ÍCONE OU MENU Podemos também atribuir recursos as tarefas, selecionando-a e clicando no ícone

ATRIBUIR RECURSOS ou no comando ALT + F10.

Nessa caixa, podemos atribuir os recursos às tarefas, juntamente à unidade de cada recurso a ser atribuído. INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA

Outra maneira de atribuir recursos é clicando o BOTÃO DIREITO do MOUSE sobre a tarefa para mostrar as INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA, que aparecerá como na imagem a seguir:

 Ao posicionar posicionar o cursor no campo, clicamos na seta s eta que aparece à direita do campo para mostrar os recursos disponíveis. Selecionamos o recurso desejado e ele será atribuído a tarefa automaticamente. automaticamente. Caso, clicarmos em INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA e não aparecer à imagem acima, clique na ABA RECURSOS. Nela podemos atribuir os recursos,  juntamente  juntamente com sua quantidade. quantidade.

Vimos que existe dentre as colunas do MS PROJECT, uma coluna chamada CUSTO e ao atribuirmos o recurso não acontece nada com ela. Aperte OK e abra novamente as INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA. Depois de atribuir um recurso a tarefa não ocorre nada com a coluna CUSTO, mas ao abrirmos novamente a caixa de seleção já aparecerá o custo gasto com aquele recurso naquela tarefa.

REMOVENDO RECURSOS Para removermos recursos das tarefas, seguimos os mesmos passos acima para atribuir recursos e em vez de atribuir, vamos excluí-los. Para excluí-los os selecionamos e clicamos no BOTÃO DELETE. 8.8 – TAREFA CRITICA No MS PROJECT, tarefa crítica é aquela tarefa que, se atrasada, compromete o término do projeto. Para visualizar as tarefas críticas, alternamos o MODO para GRANTT DE CONTROLE. As tarefas que aparecem em VERMELHO são as tarefas críticas, pois se uma delas se atrasar, o projeto todo vai atrasar.

8.9 – FILTROS Um projeto pode conter várias páginas com detalhes, dificultando por vezes a localização precisa de uma informação específica. O MS PROJECT oferece um sistema de filtros que serve para selecionar e exibir grupos de tarefas de acordo com o critério determinado pelo usuário.

APLICANDO FILTROS 1. Selecione qualquer Modo de Tarefas. a. Ative o comando PROJETO e o item FILTRAR PARA. i. Selecione um dos filtros que que aparecem no menu principal.

Caso as opções mostradas acima não sejam as que o usuário deseja, basta clicar em MAIS FILTROS, mostrada na imagem anterior.

GERENCIANDO UM RECURSO  Após atribuirmos os recursos às tarefas, podemos verificar se algum recurso está superalocado ou livre. Caso algum recurso esteja superalocado mostraremos como podemos solucionar esse problema. 1. Podemos reatribuir recursos a uma tarefa, aumentar o recurso à tarefa. Mas caso aumentemos um recurso atribuído a uma tarefa, o custo do projeto pode aumentar. 2. Podemos alterar as horas de trabalho de uma tarefa especifica. Mas caso aumentemos ou diminuirmos as horas e/ou dias de trabalho especifico de uma tarefa, o custo do projeto aumentar ou diminuir. 3. Reagendar uma tarefa. Mas caso reagendarmos uma tarefa, o custo pode ser alterado.  Antes de tentar solucionar solucionar superalocação, superalocação, temos que saber quando é que o recurso fica superalocado, quais recursos estão superalocados. Para sabermos qual recurso está superalocado, mudamos o MODO para USO DO RECURSO.

Os recursos em VERMELHO são os recursos que estão superalocados; para sabermos quando e quanto os recursos estão superalocados, mudamos o MODO para GRÁFICO DOS RECURSOS.

9.1 – REDUZINDO O TRABALHO DE UM RECURSO Podemos alterar os valores totais de trabalho, assim o recurso vai trabalhar mais com a mesma duração. Mude o MODO para USO DA TAREFA. Lembrando que a formula que rege o MS PROJECT é: “TRABALHO = DURAÇÃO X UNIDADE DO RECURSO”. Caso uma tarefa dure dois dias e cada dia possua 8 horas de trabalho, o trabalho dessa duração é 16h. Se colocarmos duas unidades de recurso tipo trabalho, irá gastar 1 dia, pois 16h = duração x 2. Sendo duração = 8h ou 1 dia.

Na imagem acima, o ajudante de pedreiro é um recurso tipo trabalho e que trabalha horas 32 horas em 2 dias. Sendo que só possuímos apenas um ajudante de pedreiro. Na aba trabalho mude as horas para que o recurso não fique alocado.

Na imagem acima, mudamos o trabalho para 16 h. Ao mudar as horas uma imagem de alerta aparecerá ao lado do local onde foi alterado. Passe o cursor em cima do Alerta e o MS PROJECT estará lhe fazendo uma pergunta. Ele sabe que o usuário diminuiu as horas do trabalho, mas ele quer saber se é se diminuiu para diminuir a duração da tarefa ou para continuar com a mesma duração e o recurso trabalhar mais.

Como queremos que ele trabalhe com a mesma duração, selecionamos a segunda opção. Neste exemplo, podemos solucionar o caso de superalocação de um recurso, diminuindo as horas de trabalho de uma tarefa sem interferir na duração dela. 9.2 – REATRIBUIR TRABALHO A OUTRO RECURSO Outro método de tentar resolver superalocação é reatribuir trabalho a outro recurso. Este método é redistribuir manualmente a agenda.

Mude o MODO para USO DOS RECURSOS. Clique em FORMATAR> DETALHES> 1. Examine a escala de tempo à direita para cada superalocação realçada. a. Examine a disponibilidade de outros recursos em tal dia. i. Selecione a linha inteira da atribuição que deseja reatribuir.

 As setas mostram os recursos e quando estão superalocados. Podemos reatribuir o recurso manualmente ou podemos usar uma ferramenta do MS PROJECT. Clique em FERRAMENTAS>REDISTRIBUIR RECURSOS.

 A imagem acima mostra como desejamos que o MS PROJECT redistribua o recurso, no nosso exemplo vamos redistribuir o projeto todo com a base de cálculos diária. Após darmos um clique em REDISTRIBUIR AGORA.

 A imagem mostra o recurso distribuído para que não haja uma superalocação.

9.3 – ATRASAR UMA TAREFA Outra maneira simples de resolver problemas de superalocação é atrasar uma tarefa ao qual o recurso está atribuído. O atraso de uma ou mais tarefas pode atrasar as demais tarefas e comprometer com a data prevista para o término do projeto. É aconselhável que caso atrase uma ou mais tarefas mexa apenas em tarefas que NÃO SÃO TAREFAS CRITICAS. Na BARRA DE MODOS selecionando MAIS MODOS DE EXIBIÇÃO. Vemos a lista de possíveis modos de exibição, clique em GANTT DETALHADO.

 As tarefas em vermelho são críticas, logo é aconselhável não mobiliza-las a não ser que tenhamos que move-las do lugar.

OBS:  Caso ao fazer o passo-a-passo acima, não apareça a coluna INICIAR MARGEM DE ATRASO, clique o botão direito do mouse sobre qualquer coluna como mostra a imagem abaixo.

Em Inserir coluna e aparecerá a seguinte imagem, ao selecionar INICIAR MARGEM DE ATRASO, a coluna já ficara próxima a coluna ao qual iniciamos o passo-a-passo.

Depois disso basta mover a coluna para onde o usuário desejar. No nosso exemplo, atrasamos a tarefa PAREDES para que não ocorra superalocação de recursos. Damos duplo clique sobre a tarefa TELHADO ou selecionamos a tarefa TELHADO e clicamos o botão DIREITO do mouse e selecionamos INFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA como mostra no exemplo abaixo.

 Após fazermos isso, irá aparecer a seguinte imagem.

Lembrando sempre em colocar em PREDECESSORAS. Na imagem acima colocamos a tarefa PAREDES como PREDECESSORA de TELHADO e colocamos dois dias corridos de diferença para iniciar a outra tarefa.

LINHA DE BASE Definimos com linha de base um plano de linhas que armazenam as informações essenciais do projeto para futuras comparações. A linha de base só pode ser salva quando o projeto se encontra perfeito, isto é, os recursos não estejam superalocados, as tarefas organizadas corretamente, os relacionamentos das tarefas estiverem corretos e o custo estiver fixado.

10.1 – DEFININDO LINHA DE BASE

Para definir a LINHA DE BASE, clicamos em FERRAMENTAS >CONTROLE> DEFINIR LINHA DE BASE. Após fazermos isso, aparecerá a seguinte imagem. Após clicarmos em OK, a linha de base estará feita para todo o projeto. Podemos também salvar várias linhas de base além de gerar linha de base para tarefas selecionadas.

Lembrando que para ver a LINHA DE BASE, mudamos o MODO para GANTT DE CONTROLE. Ao lado vemos duas setas uma que é a LINHA DE BASE, ela é a cópia da linha abaixo. Pois com ela veremos se o projeto esta adiantado ou não. A linha cinza mostra o a duração das tarefas, caso elas atrasem ou o projeto fique parado ela irá se mover e a linha de base ficará intacta.

Outra maneira de ver a linha de base é ir na opção ESTATÍSTICA DO PROJETO, em Informações sobre o Projeto. Nele o usuário verá se o projeto esta adiantado ou não, se tem atraso e caso tenha atraso mostra quanto tempo o projeto está atrasado além do custo, conforme a imagem:

Observe que a imagem nos mostra a duração da tarefa no projeto e na linha de base e o quanto o projeto desenvolveu além de nos mostrar o custo do projeto. 10.2 – LIMPAR LINHA DE BASE Para limpar a linha de base, vamos a FERRAMENTAS>CONTROLE>LIMPAR LINHA DE BASE.

 A imagem acima nos mostra duas opções a primeira é limpar a linha de base do projeto inteiro ou apenas limpar a linha de base de tarefas selecionadas. Não é vista como boa prática, limpar a linha de base geral do projeto. Qualquer acréscimo no escopo, que gerar uma modificação no cronograma deve ser salvo nas linhas de base personalizadas (1 à 10)

EXECUTANDO UM PROJETO  Após salvar a linha de base, podemos iniciar o projeto. Tudo o que fazemos até agora foi apenas criar o projeto. É importante atualizar o projeto constantemente para se ter uma noção de como esta o projeto se ele está atrasado ou se ele esta em ordem entre outros fatores. Podemos atualizar o projeto de duas maneiras: Atualizar Tarefas – Permite atualizar uma tarefa especifica ou várias tarefas. Atualizar projetos – Permite atualizar o projeto todo ou muitas tarefas de uma vez. 11.1 – ATUALIZAR PROJETOS Para atualizar projetos, vamos em Projeto e em Atualizar projeto, inserimos a data de atualização do projeto e reagendamos o projeto.

Caso o projeto esteja parado por algum motivo, podemos reagendar o projeto para alguma data especifica.

No exemplo abaixo, atualizamos o projeto até a data escolhida (17/12/2010) após clicarmos OK o projeto inteiro será atualizado.

Na imagem acima mostra que ao atualizar o projeto, o PROJECT atualiza as tarefas que foram concluídas, bem como as que estão sendo executadas no período de atualização. 11.2 – ATUALIZAR TAREFAS Para atualizar tarefas, precisamos definir a data de atualização do projeto. Vamos a PROJETO>INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO.

No nosso exemplo vamos mudar a data de atualização do projeto para o dia 17 de dezembro de 2010, logo depois em Tarefas, Atualizar tarefas, onde aparecerá a seguinte imagem:

 Após colocarmos a porcentagem clicamos em OK e a tarefa está atualizada. Mas lembre-se que atualizamos a data até certo tempo, então tempos que atualizar todas as tarefas que concluíram ou que estão concluindo até a data especificada. Existe outra maneira simples de atualizar a tarefa. É adicionarmos a coluna % Concluída no PROJECT que atualizá-la manualmente o status da tarefa. Para adicioná-la clique com o botão direito sobre uma coluna selecionada e escolha, Inserir Coluna, % Concluída, conforme a imagem que se segue:

Basta digitarmos a porcentagem concluída de cada tarefa de acordo com a data de atualização que escolhemos. Lembre-se que o MS PROJECT trabalha com números inteiros, ou seja, não aceita números quebrados para % concluída, no caso de colocar números quebrado o PROJECT vai arredondar para um numero inteiro. 11.3 – ATRASAR O PROJETO Para atrasar um projeto, vamos a Tarefa, Atualizar projeto:

Selecione a opção REAGENTAR TRABALHO NÃO CONCLUIDO PARA  APÓS e escolhemos uma data. No exemplo abaixo vamos atrasar as tarefas até o dia 14 de dezembro e vejamos o que ocorre.

 A imagem acima nos mostra que o projeto foi atrasado. A linha cinza é a linha de base e a linha azul é a linha azul é a do projeto. Lembre-se que a Linha de base é a cópia da linha do projeto antes de começar a executá-lo.

 Ao clicarmos em ESTATISTICA DO PROJETO nós vemos detalhes ocorridos devido ao atraso das tarefas.

Devido ao atraso vemos que o custo do projeto aumentou e além do custo a duração do projeto também aumentou. GERANDO RELATÓRIOS O PROJECT possui vários relatórios definidos, entre eles: Visão Geral –  Este relatório exibe informações gerais sobre o projeto todo como tarefas resumos, acontecimentos importantes e algumas informações sobre o planejamento. Atividades Atuais –  Exibem informações sobre as tarefas como tarefas que não foram iniciadas, tarefas que estão em desenvolvimento, tarefas que foram concluídas, tarefas a serem executadas, tarefas atrasadas etc. Custos –  Exibem todas as informações sobre o curso incluindo tarefas que ultrapassaram o orçamento, capital de giro semanal etc. Atribuições – Exibe informações sobre os recursos atribuídos ao projeto. Carga de Trabalho – Exibe a utilização das tarefas sobre o uso dos recursos. Personalizadas – Permite o usuário criar um relatório personalizado. 12.1 – CRIANDO UM RELATÓRIO Para criar um relatório, vamos a Projeto, Relatórios:

Selecione a opção que se deseja fazer o relatório e clique em SELECIONAR. No nosso exemplo abaixo selecionaremos CUSTOS. Ao selecionar CUSTO surge a imagem a seguir:

Selecionamos FLUXO DE CAIXA e clicamos em SELECIONAR. Ao selecionar aparecerá a seguinte imagem.

Pronto o relatório foi gerado. Usamos apenas um exemplo para mostrar como é o funcionamento do GERAR RELATÓRIO. Existe mais outras 5 opções para poder testá-la.

VINCULO COM O EXCEL Podemos vincular o Project 2010 com o Excel. Neste capitulo aprenderemos a escrever um projeto no Excel e importar para o PROJECT e vice e versa. Esta é uma ferramenta útil para criamos vínculos entre o orçamento e o cronograma de uma obra por exemplo, para estabelecer um controle técnico de produtividade e para vincular o MS Project à outros documentos referentes ao gerenciamento do projeto. 13.1 – EXCEL PARA PROJECT Para importar arquivos do Excel para o PROJECT, escrevemos um projeto no Excel como mostra a imagem abaixo.

No caso acima não precisava das linhas Tarefas e Duração, servem apenas para mostrar quem são Tarefas e quem são duração. Copiamos todas as tarefas e as durações. Como mostra a imagem a seguir:

 Ao copiarmos, abrimos um novo projeto no MS Project e em tarefas clicamos com o botão DIREITO do mouse e selecionamos COLAR ESPECIAL.

Selecione Colar Vínculo na aba COMO selecione Dados de Texto e selecione OK. Depois de fazermos isso, aparecerá no PROJECT a seguinte imagem.

Depois disso basta apenas fazer os relacionamentos entre as tarefas.

OBS: No exemplo usamos a coluna tarefas ao lado da coluna duração, lembre-se de quando importar para o PROJECT o usuário deixe as colunas de acordo com o EXCEL. Podemos fazer a mesma coisa para cadastrar materiais entre outras coisas. 13.2 – PROJECT PARA EXCEL Também podemos exportar do MS Project para Excel, mas antes de exportar temos que fazer uma pequena configuração de segurança.

Precisamos ir em Arquivo, Opções, Central de Confiabilidade, Configurações da Central de Confiabilidade, Formatos herdados, e selecionamos a opção: Permitir o carregamento de arquivos com formatos herdados ou não padrão.

 Agora podemos iniciar a exportação do projeto para o EXCEL. Vamos a  ARQUIVO>SALVAR COMO.

Selecione o tipo como PASTA DE TRABALHO DO EXCEL e selecione SALVAR. Lembre-se de lembrar o nome do arquivo e o local onde o arquivo esta sendo salvo. Ao selecionar SALVAR irá iniciar o assistente de exportação.

Caso o usuário querer uma exportação personalizada o usuário irá em DADOS SELECIONADOS no nosso caso queremos apenas a exportação do PROJECT para o EXCEL. Selecionamos a opção MODELO DE PROJETO DO EXCEL e clicamos em CONCLUIR. Logo abaixo aparecerá no EXCEL o projeto completo com a aba contendo apenas as tarefas, a aba contendo apenas os recursos entre outros.

PASSO A PASSO PROJETOS BITAVEL PLANEJAMENTO 1. Abrir o MS Project 2010. 2. Criar o arquivo do cronograma do projeto. 3. Configurar o arquivo. 3.1. Ir em Arquivo, Opções e configurar o cronograma. 3.1.1. Em Geral configurar o formato da data para dia, data e hora. 3.1.2. Em Cronograma configurar: 3.1.2.1. O horário de início da jornada de trabalho. 3.1.2.2. O horário de término da jornada de trabalho. 3.1.2.3. As horas trabalhadas por dia. 3.1.2.4. As horas trabalhadas por semana. 3.1.2.5. Os dias trabalhados por mês. 3.1.2.6. Novas tarefas criadas como Agendadas Automaticamente. 3.1.2.7. Duração inserida em Dias. 3.1.2.8. Trabalho inserido em Horas. 3.1.2.9. Tipo de tarefa padrão como Duração Fixa. 4. Criar os calendários do projeto. 4.1. Em Projeto, Alterar período de trabalho. 5. Definia a data de início do projeto. 5.1. Em Projeto, Informações do projeto, Data de início. 6. Associar o calendário base do projeto. 6.1. Em Projeto, Informações do projeto, Calendário. 7. Criar o cronograma. 7.1. Criar a EAP 7.2. Inserir as etapas do projeto. 7.2.1. Inserir as fases do projeto. 7.2.2. Inserir as entregas do projeto. 7.2.3. Inserir os pacotes de trabalho.

8.1. Inserir as colunas do projeto. 8.1.1. Inserir as colunas: Trabalho + Custo + %Concluído. 8.2. Organizar a EAP com Recuar Tarefa (para a Direita ou para a Esquerda). 8.3. Definir a duração das tarefas, na coluna Duração. 8.4. Inserir o marco de início e fim do projeto. 8.5. Definir o tipo de tarefa e os vínculos entre as tarefas. 8.5.1. Em Tarefa, Informações sobre a tarefa, Geral e Predecessoras. 8.6. Definir as latências das tarefas. 8.6.1. Em Tarefa, Informações sobre a tarefa, Predecessoras. 9. Cadastrar os recursos. 9.1. No modo de exibição Planilha de Recursos cadastrar: 9.1.1. Nome do recurso e tipo do recurso. 9.1.2. Unidade do recurso ou unidades máximas do recurso. 9.1.3. Definir os Custos (taxa padrão, hora extra, custo fixo, custo por uso) dos recursos. 9.2. Em retorno, no modo de exibição Gráfico de Gantt associar: 9.2.1. Em tarefa, Informações sobre a tarefa, Recursos, definir: 9.2.1.1. Unidades máximas do recurso tipo trabalho à tarefa. 9.2.1.2. Quantidades máximas do recurso tipo material à tarefa. 9.2.1.3. Valores do recurso tipo Custo à tarefa. 10. Resolver superalocações. 10.1. Resolução manual: 10.1.1. Aumentar as unidades máximas dos recursos. 10.1.1.1. Modificar os recursos engajados nos pacotes de trabalho. 10.1.1.2. Reorganizar a execução das tarefas: 10.1.1.3. Modificar os vínculos entre as tarefas. 10.1.1.4. Modificar períodos de latência das tarefas. 10.1.2. Modificar a duração das tarefas com superalocação: 10.1.2.1. Modificar as horas trabalhadas das tarefas. 10.1.2.2. Modificar as horas trabalhadas dos recursos.

11.1. Resolução automática: 11.1.1. Em Informações sobre a tarefa modificar analisar a Prioridade, ou: 11.1.2. No modo Gráfico de Gantt, inserir a coluna Prioridade e: 11.1.2.1. Modificar a prioridade entre as tarefas com superalocações 11.1.2.2. Na aba Recursos, selecionar Redistribuir recursos ou; 11.1.2.3. Na aba Recursos, selecionar Redistribuir tudo. 12. Análise de custos do projeto. 12.1. No modo Gráfico de Gantt, abrir a tabela Custos. 12.2. Verificar custo do projeto x custo do orçamento. 13. Verificação do cronograma. 13.1. Verificação dos prazos. 13.1.1. Confirmar a data de início do projeto e sua duração. 13.1.2. Confirma a data de início das tarefas e sua duração. 13.1.3. Confirmar vínculos e latências entre as tarefas. 13.1.4. Conformar calendários associados aos recursos. 13.1.5. Conformar calendários associados às tarefas. 13.1.6. Conformar calendários associados ao projeto. 14. Verificação dos custos. 14.1. Confirmar custos lançados nos recursos. 14.2. Confirmar recursos lançados no cronograma. 14.3. Confirmar horas trabalhadas nas tarefas. 15. Salvar a linha de base.

EXECUÇÃO 1. Informar ao Project a Data de status para a execução da medição. 1.1. Em Projeto, Data de status informar data e hora; ou: 1.2. Em Projeto, Informações do projeto, Data de status, informar data e hora.

OBS: Para elaborar uma medição correta, devemos observar o comportamento da tarefa, através de uma planilha de atribuição de horas, que informe o início e o término real de cada tarefa, bem como a quantidade de horas reais trabalhadas.

2. Informar ao Project o avanço percentual (% Concluído) manualmente: 2.1. No modo de exibição Gráfico de Gantt 2.1.1. Atualizar manualmente o % executado na coluna % Concluído. 3. Informar ao Project o avanço percentual (% Concluído) automaticamente: 3.1. Em Tarefas, atualizar a tarefa seguindo os ícones de atualização:

4. Atualizar as tarefas de acordo com o andamento destas. 4.1. Atualizar o projeto: 4.1.1. Em Projeto, Atualizar projeto: 4.1.1.1. Selecionar Reagendar trabalho não concluído para iniciar após: 4.1.1.1.1. Selecionar a Data de status 4.1.1.1.2. Selecionar Projeto inteiro.

CONTROLE 1. Verificar estatísticas do projeto: 1.1. Em Projeto, Informações do projeto, Estatísticas. 2. Solucionar superalocações: 2.1. Manualmente no modo de exibição Uso dos recursos. 2.1.1. Alterar as horas trabalhadas dos recursos. 3. Manualmente no modo de exibição Planejador de equipe. 3.1. Alterar os períodos de trabalho dos recursos. 3.1.1. Relatórios: 4. Em Projeto, Relatórios. 4.1. Relatórios de visão geral 4.1.1. Relatórios de atividades atuais. 4.1.2. Relatórios de custos 4.1.3. Relatórios de atribuições 4.1.4. Relatórios de cargas de trabalho 4.1.5. Relatórios personalizados

PASSO A PASSO PROJETOS COMPLEXOS PLANEJAMENTO 1. Abrir o MS Project 2010. 2. Criar o arquivo do cronograma do projeto. 3. Configurar o arquivo. 3.1. Ir em Arquivo, Opções e configurar o cronograma. 3.1.1. Em Geral configurar o formato da data para dia, data e hora. 3.1.2. Em Cronograma configurar: 3.1.2.1. O horário de início da jornada de trabalho. 3.1.2.2. O horário de término da jornada de trabalho. 3.1.2.3. As horas trabalhadas por dia. 3.1.2.4. As horas trabalhadas por semana. 3.1.2.5. Os dias trabalhados por mês. 3.1.2.6. Mostrar unidades de atribuição como Decimal. 3.1.2.7. Novas tarefas criadas como Agendadas Automaticamente. 3.1.2.8. Duração inserida em Dias. 3.1.2.9. Trabalho inserido em Horas. 3.1.2.10. Tipo de tarefa padrão como Duração Fixa. 3.1.3. Em Salvar configurar: 3.1.3.1. O período necessário para salvar automaticamente. 3.1.3.2. Desmarcar Confirmar antes de salvar. 3.1.4. Em Avançado: 3.1.4.1. Marcar Mostrar tarefa resumo do projeto. 4. Criar os calendários do projeto. 4.1. Em Projeto, Alterar período de trabalho. 5. Definia a data de início do projeto. 5.1. Em Projeto, Informações do projeto, Data de início. 6. Associar o calendário base do projeto. 6.1. Em Projeto, Informações do projeto, Calendário. 7. Criar o cronograma. 7.1. Criar a EAP

7.2. Inserir as etapas do projeto. 7.2.1. Inserir as fases do projeto. 7.2.2. Inserir as entregas do projeto. 7.2.3. Inserir os pacotes de trabalho. 7.3. Inserir as colunas do projeto. 7.3.1. Inserir as colunas: Trabalho + Custo + %Concluído. 7.4. Organizar a EAP com Recuar Tarefa (para a Direita ou para a Esquerda). 7.5. Definir a duração das tarefas, na coluna Duração. 7.6. Inserir o marco de início e fim do projeto. 7.7. Definir o tipo de tarefa e os vínculos entre as tarefas. 7.7.1. Em Tarefa, Informações sobre a tarefa, Geral e Predecessoras. 7.8. Definir as latências das tarefas. 7.8.1. Em Tarefa, Informações sobre a tarefa, Predecessoras. 8. Cadastrar os recursos. 8.1. No modo de exibição Planilha de Recursos cadastrar: 8.1.1. Nome do recurso e tipo do recurso. 8.1.2. Unidade do recurso ou unidades máximas do recurso. 8.1.3. Definir os Custos (taxa padrão, custo fixo, custo por uso) dos recursos. 8.2. Em retorno, no modo de exibição Gráfico de Gantt associar: 8.2.1. Em tarefa, Informações sobre a tarefa, Recursos, definir: 8.2.1.1. Unidades máximas do recurso tipo trabalho à tarefa. 8.2.1.2. Quantidades máximas do recurso tipo material à tarefa. 8.2.1.3. Valores do recurso tipo Custo à tarefa. 9. Resolver superalocações. 9.1. Resolução manual: 9.1.1. Aumentar as unidades máximas dos recursos. 9.1.2. Modificar os recursos engajados nos pacotes de trabalho. 9.1.3. Reorganizar a execução das tarefas: 9.1.3.1. Modificar os vínculos entre as tarefas. 9.1.3.2. Modificar períodos de latência das tarefas.

9.1.4. Modificar a duração das tarefas com superalocação: 9.1.4.1. Modificar as horas trabalhadas das tarefas. 9.1.4.2. Modificar as horas trabalhadas dos recursos. 9.2. Resolução automática: 9.2.1. Em Informações sobre a tarefa modificar analisar a Prioridade, ou: 9.2.2. No modo Gráfico de Gantt, inserir a coluna Prioridade e: 9.2.2.1. Modificar a prioridade entre as tarefas com superalocações 9.2.2.2. Na aba Recursos, selecionar Redistribuir recursos ou; 9.2.2.3. Na aba Recursos, selecionar Redistribuir tudo. 10. Análise de custos do projeto. 10.1. No modo Gráfico de Gantt, abrir a tabela Custos. 10.2. Verificar custo do projeto x custo do orçamento. 11. Verificação do cronograma. 11.1. Verificação dos prazos. 11.1.1. Confirmar a data de início do projeto e sua duração. 11.1.2. Confirma a data de início das tarefas e sua duração. 11.1.3. Confirmar vínculos e latências entre as tarefas. 11.1.4. Conformar calendários associados aos recursos. 11.1.5. Conformar calendários associados às tarefas. 11.1.6. Conformar calendários associados ao projeto. 11.2. Verificação dos custos. 11.2.1. Confirmar custos lançados nos recursos. 11.2.2. Confirmar recursos lançados no cronograma. 11.2.3. Confirmar horas trabalhadas nas tarefas. 12. Salvar a linha de base.

EXECUÇÃO 1. Configurar arquivo para execução de medição, em Opções: 1.1. Em Cronograma, em Opções de agendamento deste projeto, selecionar: 1.1.1. Em Tipo de tarefa padrão, selecionar Unidades Fixas. 1.1.2. Marcar Dividir as tarefas em andamento, se estiver desmarcado. Em Cronograma, em Opções de cálculo deste projeto, desmarcar: 1.1.3. Demarcar: Custos reais sempre serão calculados pelo Project. 1.1.4. Marcar: opções no custo real total se estenderão à data de status. 1.1.5. Remarcar: Custos reais sempre serão calculados pelo Project. 1.2. Em Avançado, em Opções de cálculo deste projeto, desmarcar: 1.2.1. Marcar todas as caixas de seleção. 1.2.2. Informar a margem de atraso de criticidade do projeto. 1.3. No modo de visualização Gráfico de Gantt, modificar: 1.3.1. Tipo da tarefa de todas as tarefas como Unidades Fixas. 2. Informar ao Project a Data de status para a execução da medição. 2.1. Em Projeto, Data de status informar data e hora; ou: 2.2. Em Projeto, Informações do projeto, Data de status, informar data e hora.

OBS: Para elaborar uma medição correta, devemos observar o comportamento da tarefa, através de uma planilha de atribuição de horas, que informe o início e o término real de cada tarefa, bem como a quantidade de horas reais trabalhadas.

COMPORTAMENTOS DE TAREFAS TERMINADAS:

• INÍCIO ADIANTADO

 ANDAMENTO DA TAREFA

• TÉRMINO ADIANTADO

• COMO PLANEJADO

• ACELERADO

• COMO PLANEJADO

• INÍCIO ATRASADO

• COMO PLANEJADO

• TÉRMINO ATRASADO

INÍCIO DA TAREFA

• LENTO

TÉRMINO DA TAREFA

VIDEO: CARACTERÍSTICAS DE TAREFAS JÁ CONCLUÍDAS NO PROJECT 2010

COMPORTAMENTOS DE TAREFAS NÃO TERMINADAS:

• INÍCIO ADIANTADO

 ANDAMENTO DA TAREFA

• PROVÁVEL ADIANTO

• COMO PLANEJADO

• ACELERADO

• COMO PLANEJADO

• INÍCIO ATRASADO

• COMO PLANEJADO

• PROVÁVEL ATRASO

INÍCIO DA TAREFA

• LENTO

TÉRMINO DA TAREFA

VIDEO: COMPORTAMENTO DE TAREFAS EM ANDAMENTO NO PROJECT 2010

3. Informar ao Project o avanço percentual (% Concluído ou % Físico Concluído) 3.1. Verificar o comportamento das tarefas:

3.1.1. Em Tarefas, Atualizar como agendado: 3.1.1.1. Atualizar as tarefas que terminaram conforme planejadas. 3.1.1.2. Atualizar as tarefas que ocorrem conforme planejadas. 3.1.2. Em Tarefas, Atualizar tarefas: 3.1.2.1. Informar a data de início real das tarefas já iniciadas. 3.1.2.2. Inserir o % executado das tarefas já iniciadas. 3.1.2.3. Informar a duração real do trabalho executado. 3.1.2.4. Informar a data de término real das tarefas já terminadas. 4. Para tarefas iniciadas antes do prazo: 4.1. Atualizar os vínculos entre tarefas caso necessário. 4.2. Em Tarefas, Atualizar tarefas: 4.2.1. Informar a data de início real das tarefas já iniciadas. 4.2.2. Inserir o % executado das tarefas já iniciadas. 4.2.3. Informar a duração real do trabalho executado. 4.2.4. Informar a data de término real das tarefas já terminadas. 5. Para tarefas que terminarão depois do planejado: 5.1. Atualizar os vínculos entre tarefas caso necessário. 5.1.1. Em Tarefas, Atualizar tarefas: 5.1.1.1. Informar a data de início real das tarefas já iniciadas. 5.1.1.2. Inserir o % executado das tarefas já iniciadas. 5.1.1.3. Informar a duração real do trabalho executado. 5.1.1.4. Informar a duração restante do trabalho executado. 6. Atualizar o projeto: 6.1. Em Projeto, Atualizar projeto: 6.1.1. Selecionar Reagendar trabalho não concluído para iniciar após: 6.1.1.1. Selecionar a Data de status 6.1.1.2. Selecionar Projeto inteiro.

CONTROLE 1. Verificar estatísticas do projeto: 1.1. Em Projeto, Informações do projeto, Estatísticas. 2. Solucionar superalocações: 2.1. Manualmente no modo de exibição Uso dos recursos. 2.1.1. Alterar as horas trabalhadas dos recursos. 3. Manualmente no modo de exibição Planejador de equipe. 3.1. Alterar os períodos de trabalho dos recursos. 3.1.1. Automaticamente em Redistribuir recursos 3.2. Necessário definir as prioridades das tarefas envolvidas. 3.2.1. Em Tarefas, Informações da tarefa, Geral, ou: 3.2.2. No modo de exibição Gráfico de Gantt, coluna Prioridade. 4. Fast Track:

FÓRMULA REGENTE DO PROJECT TRABALHO = DURAÇÃO X UNIDADES ATRIBUIDAS

RELAÇÃO ENTRE TAREFAS

Unidades fixas

Duração fixa

Trabalho fixo

VIDEO: RELAÇÃO ENTRE TIPOS DE TAREFAS NO PROJECT 2010

COMPRESSÃO DE ATIVIDADES

UNIDADES DE RECURSOS

DURAÇÃO

RECURSOS

VIDEO: COMPRESSÃO DE ATIVIDADES NO PROJECT 2010

5. Compressão de atividades: 5.1. Selecionar a tarefa que será comprimida. 5.2. Em informações sobre a tarefa: 5.2.1. Em Avançado, selecionar o tipo de tarefa para Unidades Fixas. 5.2.2. Em Avançado, marcar opção Controlada pelo empenho. 5.2.3. Em Recursos, inserir novos recursos.