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UNIDAD 1. 1.4 LOS SISTEMAS DE INFORMACION: CONCEPTO, CARACTERISTICAS, ESTRUCTURAS,PROCESOS ,CLASIFICACION, ERP´S, CRM, SCM.

EL CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN DEFINICIÓN SEGÚN EL DICCIONARIO DE MARÍA MOLINER (MOLINER, 1990), SISTEMA ES EL “CONJUNTO ORDENADO DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CON QUE FUNCIONA O SE HACE FUNCIONAR UNA COSA. CONJUNTO DE COSAS QUE SE MUEVEN,  ACTÚAN U OBRAN COORDENA COORDENADAMENTE”. DAMENTE”. ESTA DEFINICIÓN TAN AMPLIA COMBINA LOS ESTÁTICOS CONUN LOS DINÁMICOS, ALELEMENTOS MISMO TIEMPO QUE POR LADO LAS NORMAS Y POR OTRO LOS ELEMENTOS. ESENCIALMENTE, CON RESPECTO A LA DEFINICIÓN DE SISTEMA DEBEMOS DESTACAR QUE: • LOS SISTEMAS ESTÁN LIMITADOS, NATURAL O ARTIFICIALMENTE.  ARTIFICIALMENTE.   • TODO LO QUE ESTÁ SITUADO FUERA DE LOS LÍMITES DEL SISTEMA SE DENOMINA ENTORNO • EL SISTEMA TOMA ELEMENTOS DEL ENTORNO, ENTRADAS, COMO MATERIAS PRIMAS PARA ELABORAR LOS PRODUCTOS QUE SE DEVUELVEN AL ENTORNO, SALIDAS. • LOS SISTEMAS PUEDEN SER NATURALES NATURALES O ARTIFICIALES, SI SON DEBIDOS AL HOMBRE. UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ES UN SISTEMA ARTIFICIAL. CON TODO, PODEMOS DEFINIR A UN SISTEMA DE INFORMACIÓN COMO UNA COLECCIÓN ORGANIZADA DE PERSONAS, INFORMACIÓN Y PROCESOS DE NEGOCIO DISEÑADOS PARA TRANSFORMAR ENTRADAS EN SALIDAS Y LOGRAR UN OBJETIVO. FUNCIONES, ELEMENTOS O COMPONENTES INTERRELACIONADOS Y QUE INTERACTÚAN ENTRE SI, FORMANDO UN TODO. CONTIENE INFORMACIÓN DE SUS PROCESOS Y SU ENTORNO. EN PALABRAS DE (LAUDON & LAUDON, 2001) “UN CONJUNTO DE CO MPONENTES INTERRELACIONADOS QUE PERMITEN CAPTURAR, PROCESAR, ALMACENAR Y DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN PARA APOYAR LA TOMA DE DECISIONES Y EL CONTROL EN UNA INSTITUCIÓN”.  ACTIVIDADES  ACTIVIDA DES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPRENDE UN CONJUNTO DE ELEMENTOS QUE INTERACTÚAN ENTRE SI CON EL FIN DE ACCEDER, CREAR, ENCONTRAR  ALMACENAR  ALMACE NAR Y TRANSFORM TRANSFORMAR AR LA INFORMACIÓ INFORMACIÓN N NECESAR NECESARIA, IA, PARA RESPALDAR LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA, SIRVIENDO DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN LLEVAN A CABO TRES ACTIVIDADES BÁSICAS (VER FIGURA 1): ENTRADA, PROCESAMIENTO Y SALIDA. LA RETROALIMENTACIÓN CONSISTE EN ENTRADAS QUE SON DEVUELTAS PARA SER EVALUADAS PERFECCIONADAS. LA ENTRADA DE INFORMACIÓN SE REFIERE AL PROCESO EN EL QUE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN RECOPILA LOS DATOS QUE SE NECESITAN PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN, ESTAS ENTRADAS PUEDEN SER MANUALES QUE SON SUMINISTRADAS AL USUARIO DIRECTAMENTE O AUTOMÁTICAS QUE SE OBTIENEN DE OTROS SISTEMAS, POR EJEMPLO LOS DATOS DE UN CLIENTE.

 

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EL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN SE REFIERE A QUE CON UNA SECUENCIA DE DATOS PREVIAMENTE ESTABLECIDA EL SISTEMA LLEVE A CABO CÁLCULOS QUE PUEDEN CONFECCIONARSE CON DATOS RECIÉN INTRODUCIDOS O QUE YA HAN SIDO ALMACENADOS, LO QUE HACE QUE LOS DATOS FUENTE SE PUEDAN TRANSFORMAR EN INFORMACIÓN, PARA PODER SER USADA EN EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES, POR EJEMPLO CLIENTE. EL CÁLCULO DEL SALDO DE UN FINALMENTE LA SALIDA DE LA INFORMACIÓN ES OBTENER INFORMACIÓN PROCESADA, QUE PUEDE SER LA ENTRADA DE OTRO SISTEMA, POR EJEMPLO, UN ESTADO DE CUENTA. 

 

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CARACTERISTICAS El término Sistemas de Información hace referencia a un concepto genérico que tiene diferentes significados según el campo del conocimiento al que se aplique dicho concepto, a continuación se enumeran algunos de dichos campos y el sentido concreto que un Sistema de Información tiene en ese campo:   En En   informática, informática,   un sistema de información es cualquier sistema o subsistema de 

equipoobtener, de telecomunicaciones o computacional interconectados y que desplegar, se utilicen para almacenar, almacenar,   manipular, administrar, mover, controlar, intercambiar, transmitir o recibir voz y/o datos, e incluye tanto los programas de computación ("software" ("software" y  y "firmware" "firmware")) como el equipo de cómputo cómputo..1    En En teoría  teoría de sistemas, sistemas,   un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de recolección de datos, procesamiento, procesamiento,   transmisión y diseminación de datos que representa información para el usuario.   En seguridad computacional, computacional,   un sistema de información está descrito por tres 2 componentes::   componentes   Estructura:   Repositorios, que almacenan los datos permanente o temporalmente, tales como "buffers", "buffers",3  RAM (memoria de acceso aleatorio), discos duros, caché, duros, caché, etc.  etc.

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  Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo no digital, tales como teclados, altavoces, monitores,

escáneres, impresoras, etc.   Canales, que conectan los repositorios entre sí, tales como "buses", cables, enlaces inalámbricos, etc. Una red de trabajo es un conjunto de canales físicos y lógicos.   Comportamiento:   Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros servicios mediante el intercambio de mensajes.   Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios internos o servicios.   En En geografía  geografía y cartografía, cartografía,   un un   Sistema de Información Geográfica (SIG) se utiliza para integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y desplegar información georeferenciada. Existen georeferenciada.  Existen muchas aplicaciones de SIG, desde ecología desde  ecología y geología,  geología,   o

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hasta las ciencias las ciencias sociales. sociales.  

  En En   representación del conocimiento, conocimiento,   un sistema de información consiste de tres

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componentes: humano, tecnológico y organizacional. Bajo esta perspectiva, información se define en términos de tres niveles de  de  semiótica. semiótica. Datos  Datos que pueden ser procesados automáticamente por un sistema de aplicaciones corresponden al nivel de sintaxis. de sintaxis. En  En el contexto de un individuo que interpreta los datos, estos son convertidos en información, lo que corresponde al nivel semántico. nivel  semántico. La  La información se convierte en conocimiento en conocimiento cuando un individuo conoce (entiende) y evalúa la información (por ejemplo para una tarea específica), esto corresponde al nivel pragmático.   pragmático.   En matemáticas dentro de la teoría de los dominios, dominios,   un sistema de información Scott (por su inventor   Dana Scott) Scott) es  es una estructura matemática que provee una representación alternativa de un dominio Scott, Scott, como  como un caso especial, especial,   algebraic lattices.   lattices.   En matemáticas teoría de conjunto difuso, difuso,   un sistema de información es un sistema de atributo-valor.  atributo-valor. 

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  En sociología los sistemas de información son sistemas sociales cuyo

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comportamiento está fuertemente influenciado por los objetivos, valores y creencias de los individuos y grupos, así como por el desempeño de la tecnología. ESTRUCTURAS.   Conocimiento de la Organización: analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del SI. En las

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empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI.   Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva(Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta(Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadoras).   Determinar las necesidades: este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información

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relevante para el SI que se propondrá.

  Diagnóstico: En este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos

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y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del SI y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.   Propuesta: contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle el presupuesto, relación costo-beneficio, presentación del proyecto de desarrollo del SI.   Diseño del sistema: Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, etc. En este paso es importante seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.   Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación), es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.   Implementación: Este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación del programa generado en el paso anterior.   Mantenimiento: proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya creado a otro entorno. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente. PROCESOS. Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayoría de las empresas han tomado conciencia de esto y se plantean como mejorarlos y evitar algunos males habituales como: bajo rendimiento, poco enfoque al cliente, barreras departamentales, subprocesos inútiles debido a la falta de visión global del proceso, etc. Para seguir adelante, se debe definir uno de los protagonistas de este artículo: un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que, a 

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partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de materiales o información con valor añadido. En otras palabras, los procesos es la manera en la que se hacen las cosas en la empresa. Ejemplos de procesos son el de producción y entrega de bienes y/o servicios, el de gestión comercial, el de desarrollo de la visión estrategia, el de desarrollo de producto,... Estos procesos deben estar correctamente gestionados empleando distintas herramientas de la gestión de procesos. La incorporación de grados las Nuevas Tecnologías de lainimaginables Información hace permite los procesos alcanzando de eficacia y eficiencia unosredefinir años. Las organizaciones que sean capaces de descubrir estas posibilidades e implantarlas correctamente, conseguirán ventajas competitivas debido a la disminución de costes y el aumento de flexibilidad frente a los requerimientos de los clientes. Los procesos de negocio deben estar correctamente gestionados empleando los sistemas de información para la gestión (ERP Enterprise Resource Planning en ingles). Un sistema de información para la gestión ERP se puede definir como una aplicación de gestión empresarial que integra el flujo de información, consiguiendo así mejorar los procesos en distintas áreas (financiera, de producción, logística, comercial y de recursos humanos). Los 1. 2.

objetivos principales de los sistemas Optimización de los procesos Acceso a información confiable, precisa

ERP son: empresariales. y oportuna.

3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. 4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias. 5. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos. En cuanto a los procesos que tienen oportunidades de mejora, en cualquier proceso en el que existan intercambios de información, el impacto de las Nuevas Tecnologías será muy importante, tanto que redefinirá totalmente el proceso. Es debido a que toda la información podrá ser "digitalizable" y por tanto gestionada automáticamente empleando los sistemas de Información y pudiendo ser comunicada a coste cero empleando las redes (Intranet, Extranet e Internet). Claramente, todos los procesos que se basen fundamentalmente en intercambios de bienes físicos, tendrán muchísimas menos oportunidades. Veamos dos áreas en las que se generan importantes intercambios de información: gestión de relaciones con los clientes y gestión de relaciones con los proveedores. Gestión de relaciones con los clientes: En el área de relaciones con los clientes existen multitud de oportunidades de mejora de procesos: consultas y presentación de información a clientes, automatización de fuerza de ventas, seguimiento de acciones de comunicación, personalización de mensajes, elaboración de ofertas personalizadas y muchísimos otros. Por ejemplo, es habitual la elaboración de ofertas a partir de ciertos parámetros definidos por el cliente. Con una aplicación a través de Internet en la que se exista un formulario que pidan los datos básicos para la elaboración del presupuesto y que es accesible desde el sitio web de la empresa, el cliente introduciendo su identificación puede elaborarse sus propios presupuestos.  Además, al introducir la identificació identificación, n, el sistema conoce las tarifas y descuento descuentoss que se aplican a ese cliente con lo que se le ofrece su precio definitivo. Pensemos como caso práctico en la elaboración de un presupuesto de una industria gráfica.

 

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Para la elaboración del presupuesto, se necesitan datos sobre la cantidad de páginas, número de colores, calidad del papel, etc. Tradicionalmente existe una o varias personas que se encargan de recoger esta información del cliente e introducir estos datos en el sistema de información de la empresa, el cual genera un presupuesto. Obviamente, el sistema de información tiene en cuenta el perfil del cliente para aplicarle unos u otros descuentos. En este sentido, se puede hacer que esta aplicación sea accesible directamente a través de Internetque con desarrollan lo que es elesta mismo clienteseelpuede que secentrar desarrolla presupuesto y así las personas función en el áreas más importantes desarrollándose este subproceso de una manera automática.

CLASIFICACION. La primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el modelo de la pirámide  Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo los SI pueden clasificarse en:   Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información

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referente a las transacciones producidas en una empresa u organización, también le conoce Sistemagerencial de Información   se Sistemas de como información (MIS).-operativa. Orientados a solucionar problemas

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empresariales en general.   Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.   Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de información manejan información estratégica para las empresas.

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Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer los TPS,comenzaron en la décadaadeevolucionar. los 60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas defueron información Los primeros proporcionan información a los siguientes a medida que aumenta la escala organizacional   Sistemas de automatización de oficinas oficinas   (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar

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al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización. Recursos   (ERP).- Integran la información y los procesos   Sistema Planificación de Recursos de una organización en un solo sistema.   Sistema experto  experto  (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

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Los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada). ERP´S La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, inventario,   envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos. Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office  (trastienda) ya que indican que el cliente el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos ( front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM) (CRM),, un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como

 

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comercio electrónico, administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM). (SRM). Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además contabilidad, contabilidad, de   y mercadotecnia suelen incluir uny Sistema de Administración de Recursos Humanos, Humanos,    y laherramientas administración estratégica. Debido a que cubre un espectro de aspectos de la gestión de una empresa, un  sistema de software ERP está basado en algunos de los productos de software de mayor tamaño y complejidad en la industria. Al implementar tales sistemas en una compañía la metodología tradicional solía involucrar a un grupo de analistas, analistas,   programadores y usuarios. Este fue el esquema que se empleó, por lo menos, hasta el desarrollo de Internet. Esta permite a los consultores tener acceso a las computadoras de la compañía con el fin de poder instalar los datos actualizados y estandarizados de implementación del ERP, sin ayuda profesional. Este tipo de proyectos pueden llegar a ser muy caros para grandes compañías, especialmente para las transnacionales. transnacionales.   Las compañías especializadas en la implementación del ERP, sin embargo, pueden agilizar estos procesos y completar la tarea en menos de seis meses con un sólido examen piloto.  A la hora de realizar la implementa implementación ción de los sistemas ERP, las compañí compañías as muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de consultoras tecnológicas. La consultoría en materia de ERP es de dos tipos, la consultoría de negocios y la consultoría técnica. La consultoría de negocios estudia los procesos de negocios actuales de la compañía y evalúa su correspondencia con los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente incluye la personalización de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consultoría técnica muchas veces implica programación. La mayoría de los vendedores de ERP permiten modificar su software para las necesidades de los negocios de sus clientes. CRM. CRM DE PAGO Y GRATUITO. En la actualidad hay CRM de pago, el mas popular es Salesforce es Salesforce de de Salesforce.com  Salesforce.com Inc. y otros como Microsoft Dynamics de Microsoft Corporation ó CRM de Gestar Wiki CRM Gestar y alternativas Open Source y gratuitas como CiviCRMo CiviCRMo   HiperGate. HiperGate.   Como caso particular, SugarCRM ofrece su versión Community en formato Open Source, mientras que el resto de versiones son de pago y en la nube. La ventaja de los CRM es que se pueden utilizar diversas herramientas tales como Clientes Potenciales, Oportunidades de Venta, y establecer prioridades de acuerdo a las necesidades de la organización o empresa.CRM (Customer Relationship Management), en su traducción literal, se entiende como la Gestión sobre la Relación con los Consumidores, pero es tan genérico como toda frase en inglés traducida al español. Pero para su mejor comprensión básicamente se refiere a una estrategia de negocios centrada en el cliente. CRM SOCIAL.

 

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CRM es una forma de pensar la actitud de la empresa hacia los consumidores. A partir de la formación de grandes corporaciones, el contacto 1 a 1 se va perdiendo y se despersonaliza cualquier transacción, dejando de lado la relación de los clientes con la marca. El CRM, y especialmente el CRM Social nacen de la necesidad de recuperar los vínculos personales con los clientes, especialmente en la era de las Redes Sociales, Sociales,   en donde cada opinión se multiplica de forma viral y afecta significativamente la imagen de la marca. Es por eso que el Social difiere del tradicional agregando la posibilidad de intercambio y conversación con losCRM clientes. Mediante la conexión constante y el registro de la información de la actividad, la empresa lleva un seguimiento de cada uno de sus contactos. Se les provee de información y soporte, se les avisa de nuevas activaciones y propuestas, y se les recompensa por producir contenido positivo. Esto conduce a un constante feedback, pues los clientes tienen la posibilidad de opinar y compartir mediante redes sociales como Facebook y Twitter, que Twitter,  que también permiten identificar prospectos y conocer sus gustos y preferencias.  Así la producción de contenido contenidoss se vuelve cada vez más personaliz personalizada ada y relevante relevante,, profundizando la relación.

SCM. Software Configuration Management (SCM) ó en castellano Gestión de configuración de software es una especialización de la Gestión la Gestión de configuración a todas las actividades en el sector del desarrollo de software. SCM trata y controla:   La elaboración de código de código fuente por varios varios desarrolladores  desarrolladores simultáneamente,   El seguimiento del estado de las versiones las versiones y sus sus cambios  cambios y   la conducción de la integración de las partes del software en un solo producto de

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software. Para la realización de SCM hay diferentes herramientas. Pero herramientas que pretenden ofrecer una solución total al problema a menudo no cumplen con los requisitos técnicos como:        

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apoyo a diferentes plataformas iniciar el proceso de build conexión a los bancos de datos existentes integración a la organización existente

Por esa razón ofrece una mayor flexibilidad una solución que integre herramientas parciales que sean más fáciles de integrar en el proceso existente. Por ejemplo:   Uso de un software de administración de versiones como CVS, CVS,   Subversion, Subversion,  

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SourceSafe, ClearCase, SourceSafe,  ClearCase, Darcs,  Darcs, Plastic  Plastic SCM. SCM.     Introducción de una herramienta para la documentación comunitaria con una

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administración de cambios,  cambios,  acceso interactivo y foro o alguna plataforma para la comunicación.   Determinar un entorno para el build automático.

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