07 MECANISMOS DE COHESION - ADAPTACION 2016 XXX.pdf

SISTEMICA: METODOLOGIAS SISTEMICAS

CIBERNETICA ORGANIZACIONAL:  VIPLAN

MODELAMIENTO ESTRUCTURAL ESTRUCTURALES ES MECANISMOS DE DE A DAPTACION DAPTACION - COHESION COHESION EN EL MSV

Prof. Fidel CASTRO CA STRO CAYLLAHUA CAYLLAHUA

INTRODUCCION

INTRODUCCION

GERENCIA DE DESARROLLO (MECANISMOS DE ADAPTACIÓN) •

Las organizaciones en general, y las entidades públicas en particular, coexisten en un entorno con el que se relacionan permanentemente. El entorno de una organización está constituido por sus clientes (usuarios o beneficiarios), sus suministradores y sus intervinientes. Entre estos últimos se destacan la competencia (si esta existe) y sus reguladores

GERENCIA DE DESARROLLO (MECANISMOS DE ADAPTACIÓN) •

  Hoy en día las expectativas de las entidades que conforman el entorno de una organización pueden cambiar rápidamente. Otro tanto puede suceder con el contexto social, político y económico en el que esta se desempeña. Estos cambios hacen necesario que la organización ajuste su operación a estas nuevas condiciones. En el caso de una entidad del Distrito, las expectativas y necesidades particulares de los clientes/beneficiarios pueden modificarse y, por lo tanto, generar algunos cambios en los servicios que esta brinda a la comunidad.

GERENCIA DE DESARROLLO (MECANISMOS DE ADAPTACIÓN) •

 Pero no sólo las variaciones en el contexto, social, político, económico y tecnológico del entorno de una entidad pueden generar la necesidad de adaptación, también puede hacerlo el simple deseo por mejorar continuamente la manera de ofrecer los bienes o prestar los servicios a la comunidad. La comparación con actividades similares que desarrollan otras entidades puede llevar a la identificación de formas de trabajo más eficientes y efectivas. Adaptar y adoptar estas nuevas formas de trabajo es una estrategia gerencial cada vez más común que se conoce como la búsqueda de las mejores prácticas.

GERENCIA DE DESARROLLO (MECANISMOS DE ADAPTACIÓN) •

Las apreciaciones anteriores sugieren la existencia de presiones externas e internas que pueden afectar las decisiones de los responsables de gerenciar una entidad. Metafóricamente podría decirse que el cuerpo directivo de una entidad actúa como si estuviese situado en medio de un terreno inhóspito por el que debe transitar. Para salir exitosamente de allí, debe observar hacia el frente para no perderse pero también debe hacerlo hacia abajo para no caerse.

GERENCIA DE DESARROLLO (MECANISMOS DE ADAPTACIÓN) •

La observación hacia el frente significa un estudio cuidadoso del entorno actual y potencial de la entidad, es decir, una mirada a sus futuros posibles. La observación hacia abajo, por su parte, implica un cuidado particular de los problemas diarios de su devenir, es decir, de su entorno interno. La síntesis de estas observaciones define la capacidad estratégica de una entidad.

GERENCIA DE COHESIÓN •

La gerencia de cohesión apunta a diseñar, implantar y mantener actualizados los mecanismos de coordinación y monitoreo para asegurar la cohesión de los procesos que cotidianamente realiza una entidad. Alrededor de esta gerencia es posible articular varios de los componentes del sistema.

GERENCIA DE COHESIÓN •

 Un segundo ámbito de la gerencia de cohesión está relacionado con la alineación de los sistemas de información que operan en la entidad. Dichos sistemas posibilitan la comunicación y el control de gestión en la organización, por lo tanto asegurar una cohesión entre ellos es importante para facilitar la operación del sistema de control interno.

GERENCIA DE COHESIÓN •

El tercer ámbito de la gerencia de cohesión está asociado con la capacidad institucional para identificar posibles eventos que puedan afectar la gestión de los procesos de la entidad. Estimar su probabilidad así como su impacto y diseñar estrategias de acción para prevenirlos, mitigarlos y asumirlos se conoce como gestión de riesgos.

GERENCIA DE COHESIÓN •

 Finalmente, es necesario propiciar un adecuado ambiente de control en la entidad para que las características de autocontrol, autogestión y autorregulación puedan desarrollarse. Este será el tema del cuarto ámbito de la gerencia de cohesión.

GERENCIA DE COHESIÓN •

Cuando se descentraliza un proceso de apoyo entre varios procesos misionales se genera la posibilidad de pérdidas de control. En otras palabras, otorgar discrecionalidad (o   “empoderar”  para usar un término común en el ámbito organizacional) requiere del establecimiento de un mecanismo que asegure la cohesión entre los diferentes procesos misionales que asumen la ejecución de este proceso de apoyo.

GERENCIA DE COHESIÓN •

 Este mecanismo de cohesión consta de cuatro componentes: un mecanismo de formulación de políticas centralizadas; un mecanismo de negociación de recursos; un mecanismo de coordinación; y un mecanismo de monitoreo. A continuación estos se explican en detalle.

GERENCIA DE COHESIÓN •

Mecanismo formulación de políticas centralizadas: permite la definición y divulgación de políticas, pautas y condiciones o restricciones generales que facilitan la regulación del proceso de apoyo. Estas reflejan el ethos organizacional, los principios y valores de la entidad y, por lo tanto, no son negociables. Ejemplos de estas son normas internas sobre calidad; principios sobre equidad de género en la contratación de personal; políticas sobre contaminación del medio ambiente; normas sobre seguridad industrial; restricciones sobre el uso de  “software”  pirata; políticas sobre el empleo de plataformas de comunicación, etc.

GERENCIA DE COHESIÓN •

Mecanismo de negociación de recursos:   discrecionalidad significa delegación más capacidad de acción. Esto quiere decir que cuando se descentralizan procesos en una entidad es necesario distribuir los recursos que se requieran para que las funciones puedan desarrollarse adecuadamente. Siendo finitos los recursos en una entidad, debe proveerse un canal de comunicación que facilite la negociación y asignación distribuida de estos recursos. Pero, por otra parte, quien asume la ejecución del proceso acepta, al mismo tiempo, la responsabilidad de su ejecución dado que tendrá los recursos necesarios y la discrecionalidad para tomar decisiones. Por lo tanto, esta negociación de recursos debe incluir el acuerdo de un conjunto mínimo de indicadores que permitan la verificación de los compromisos adquiridos.

GERENCIA DE COHESIÓN •

Mecanismo de coordinación:   el propósito de este mecanismo es evitar (o anticiparse) a la ocurrencia de quiebres en la realización del proceso como consecuencia de la discrecionalidad distribuida. La conformación de comités que se reúnen periódicamente para tratar casos atípicos; la redacción y divulgación de manuales, estándares y formatos; el empleo de sistemas de información y la realización de cursos de entrenamiento son todos ejemplos de mecanismos que ayudan a una coordinación entre procesos de apoyo que han sido delegados.

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GERENCIA DE COHESIÓN Mecanismo de monitoreo:   aun cuando se establezcan mecanismos de coordinación es relativamente común la ocurrencia de quiebres en la operación de los procesos. Estos pueden ocurrir, la mayoría de las veces, por fallas en los procesos de comunicación o por un pobre alineamiento de intereses. También pueden ocurrir, por supuesto, como resultado de conductas dolosas. En cualquier caso es importante contar con un mecanismo de monitoreo que asegure la estabilidad de los compromisos y acuerdos establecidos al momento de distribuir discrecionalidad en el proceso de apoyo bajo consideración. Las actividades de auditoria son propias de este mecanismo de monitoreo.

GERENCIA DE COHESIÓN •

  Los cuatro mecanismos descritos deben diseñarse e implantarse para cada uno de los procesos de apoyo en los que se haya decidido otorgar discrecionalidad.

GERENCIA DE COHESIÓN •

  Los cuatro mecanismos descritos deben diseñarse e implantarse para cada uno de los procesos de apoyo en los que se haya decidido otorgar discrecionalidad.

GERENCIA DE COHESIÓN •

El método descrito en esta sección permite, por lo tanto, realizar un diagnóstico del nivel de centralización/ descentralización de procesos en una entidad y, con base en este, diseñar un adecuado nivel de discrecionalidad que elimine cuellos de botella, agilice los procesos misionales y promueva la autonomía organizacional asegurando un adecuado nivel de cohesión.