0415 - Quebras - causas e prevenção

UFCD:0415 50H

QUEBRAS CAUSAS E PREVENÇÃO Formadora:

QUEB QU EBRA RAS S - Co Conc ncei eito tos s O que são quebras?

São diminuições que não decorrem da venda ou uso. Ocorrem devido a: Furtos (interno e/ou externo)  Abates de produtos deteriorados ou  obsoletos.

QUEBRAS - Conceitos

QUEBRAS - Conceitos As quebras extraordinárias: são as de verificação imprevisível e resultantes de factos alheios ao exercício da actividade:  Incêndios e danos por água;  Derrocadas, falhas estruturais, tempestades;  Roubos e vandalismo.

QUEBRAS - Conceitos As quebras operacionais são verificadas com alguma regularidade e resultam da actividade e/ou manuseamento de certos bens.       

Validade dos produtos ultrapassada; Quebras acidentais de mercadorias; Mau acondicionamento (embalagem); Controlo das datas de validade dos produtos; Deficiente registo da localização da mercadoria; Furtos e erros na expedição de mercadorias; Devoluções de clientes.

Quebras: Furtos Internos Pontos de Risco:

RECURSOS HUMANOS: Os seguintes fatores têm

influência no comportamento dos colaboradores e portanto também podem agir como inibidores ou potenciadores de certos comportamentos desonestos:

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Ambiente laboral (motivação, etc…);

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Política de RH e de contratação (tipo de contratos, rotação de pessoal, políticas de retribuição, etc…).

Quebras: Furtos Internos Pontos de Risco:

O PRODUTO: O risco de um produto poder ser

roubado aumentará em função da sua atratividade para o potencial ladrão. Os fatores que determinam esta atratividade são:

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O valor; A novidade; A facilidade de venda;

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A facilidade O de ser furtado (tamanho, etc…);

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Localização no armazém, locais das instalações onde é mais simples “agir”.

Quebras: Furtos Internos Pontos de Risco:

Os PROCEDIMENTOS: A forma como são executados será determinante para inibir ou facilitar comportamentos desonestos. Neste sentido os maiores riscos são: 

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As encomendas em que não é possível controlar o conteúdo no momento da entrega; Entregas “cegas” (não é controlado o

conteúdo dos envios no ato da receção da mercadoria).

Quebras: Furtos Internos Pontos de Risco

O TRANSPORTE: As operações de transporte

estão sujeitas a uma série de procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas, etc.).

Nota: Não esquecer a cumplicidade das pessoas que têm acesso aos produtos (tanto externas, como internas à organização).

Quebras: Furtos Internos Como prevenir? o

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Normas de funcionamento interno, tanto para funcionamento geral da empresa, como para os procedimentos mais críticos, e fazer uma avaliação e acompanhamento constante da aplicação destas normas; Medidas de prevenção e controlo dos produtos e nomear responsáveis encarregados de as aplicar.

Quebras: Furtos Internos Causas: A tentação: Que variará em função da necessidade do

empregado, da sua Ambição/ganância.

Da tolerância: Dos quadros relativamente às ações

desonestas contra a própria empresa.

Da facilidade: Cometer um furto interno e esta existe se

houver oportunidade (Acesso ao produto, Tempo disponível e Posição que ocupa)

A perceção: Do empregado sobre as possíveis

repercussões que possa ter um comportamento desonesto. Esta dependerá do “medo” de ser apanhado, de ser castigado e de se sentir culpado.

Quebras: Furtos Internos Deve-se evitar que sejam criadas percepções entre os empregados do tipo: “A empresa já ganha dinheiro suficiente” 

Neste caso existe um elevado nível de tolerância relativamente às pessoas que cometem ações desonestas. “Aqui roubar é muito fácil” 

Os empregados não têm medo, nem de serem apanhados, nem de serem castigados.

Quebras: Furtos Internos Deve-se trabalhar eficientemente o conceito de: “A empresa é a minha casa”    

A cultura empresarial A integração do empregado A política de Recursos Humanos

Inibidores de Tentações

Nota: A aplicação de medidas de controlo sobre os empregados pode ter efeitos contrários ao facto de os trabalhadores verem a empresa como a “sua” casa.

Quebras: Furtos Externos Medidas de controlo e prevenção das Instalações:

o Controlar o acesso às instalações de pessoas e veículos alheios; o Atribuir acreditações às pessoas alheias à organização e colocar distintivos nos veículos externos para que sejam identificados no interior; o Atribuir cartões de identificação a todos os empregados que tenham acesso às instalações; o Reduzir na medida do possível o número de entrada e saídas nas instalações;

Quebras: Furtos Externos Medidas de controlo e prevenção das Instalações:

o Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem veículos e pessoal; o Vedar as instalações; o Relativamente ao estacionamento de veículos, é recomendado: o sinalizar as zonas, o estacionamento dos empregados longe dos edifícios o criar lugares para as visitas; o Potenciar iluminação (elemento de segurança para o vigilante e é um elemento dissuasivo)

Quebras: Furtos Externos Medidas de controlo e prevenção das mercadorias: 

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Não permitir que estacionem veículos particulares nas zonas de carga e descarga ou onde é armazenado produto. Manter vigiadas zonas críticas como o acesso dos vestuários à zona onde está a mercadoria, o acesso aos cais, …

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Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e registar os movimentos de entrada e saída a essas zonas: data, hora, número do selo...

Quebras: Furtos Externos Papel do motorista na prevenção e controlo:  

Deve estar presente durante a carga e descarga; Deve assumir a responsabilidade de que a mercadoria que figura na nota de entrega seja a que carregou e descarregou;

Contingências: 

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É recomendado que o motorista possua um documento que certifique que se viu obrigado a retirar o selo do veículo por exigência das forças de segurança. Caso esta situação ocorra, o documento também deve certificar que o veículo foi de novo selado na presença das autoridades.

Quebras: Furtos Externos Tecnologia aplicada ao controlo e prevenção durante o transporte de mercadorias:

Global Positioning Systems (GPS): Esta

tecnologia permite fazer um acompanhamento do movimento das cargas, disponibilizar informações precisas sobre o local, a situação dos envios e, se forem utilizados alarmes para detetar, se a carga do veículo foi violada; Selagem da carga ou do veículo: Deixa registo que o conteúdo da carga ou do veículo foi violado; No caso de cargas seladas verificar que os selos não foram manipulados e que os números dos selos estão corretos. Outros: Alarmes de deteção nas entradas e saídas e utilização de um Circuito Fechado de Televisão.

Quebras: Erros Os erros são falhas na gestão, que fazem com que as contas dos resultados apresentem valores inferiores. Pontos de Risco

A Falta de formação e de meios materiais adequados para o tratamento da informação, originam diferenças entre os fluxos físicos de mercadoria e o fluxo de informação:  Quantidades e produtos incorretos (referência, formato...)..  Deterioração dos produtos.

Quebras: Erros Pontos de Risco  

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A preparação das encomendas; Os processos de entrega e receção da mercadoria; A gestão das devoluções e produtos estragados. A deterioração dos produtos acontece por não existirem instalações adequadas que permitam: 

Manter uma temperatura adequada para a conservação dos produtos;

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Execução de uma “paletização” correcta.

Quebras: Erros Procedimentos na prevenção e controlo dos Erros

Recomenda-se: A definição eficiente dos procedimentos mais críticos; O controlo sobre a execução dos mesmos; A utilização eficiente das ferramentas adequadas. É recomendado realizar ações de formação dos operadores sobre:

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Aplicação dos procedimentos estabelecidos; Utilização e manuseamento das ferramentas necessárias.

Quebras: Erros Conclusão:

Estas ferramentas permitem reduzir as ocorrências e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de erros na logística:  Agilizam e aumentam a qualidade da informação para os fluxos administrativos e operacionais.  Reduzem ocorrências nas entregas e no processo de faturação.  Aumentam os níveis de informação e localização dos produtos.

Quebras: Sistemas de segurança Implementar Sistemas de segurança especificamente desenvolvidos para controlar e circulação de mercadorias e pessoas de forma a ser possível: • Deteção de roubos •Sistemas de deteção •Sistemas de alarme •Manutenção periódica e melhoria constante

de todos estes sistemas •Sinalização

Sistemas de Segurança 

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Os sistemas de segurança controlam acessos, detetam intrusos, controlam viaturas para transportes de valor elevado via central de GPS. O sistema de segurança permite-nos supervisionar o desenrolar de todas as operações garantindo: 

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o controlo do fluxo de mercadorias dentro da organização responder aos mais exigentes critérios de segurança ativa para armazenagem e transporte de mercadorias especiais.

Sistemas de Segurança

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