03 Controle de Estoque Na Farmacia Hospitalar

1 CONTROLE DE ESTOQUE

Com a crise financeira que o Brasil enfrentou nas décadas de 1980 e 1990 e a elevação dos custos da assistência à saúde têm afetado muito os hospitais brasileiros, levando a mudanças significativas na administração hospitalar. As instituições hospitalares tem procurado se adaptar às novas realidades, buscando otimizar a aplicação dos recursos financeiros que dispõe. O objetivo atual da administração hospitalar é adaptar-se às contínuas mudanças do mercado para promover meios necessários para assistência aos pacientes de forma efetiva. Dentro desse contexto a administração administração de materiais pos sui importante papel, pois estes produtos são parte significativa dos gastos dos hospitais, pois os medicamentos comprometem cerca de 5% a 20% dos orçamentos dos hospitais. Embora, aparentemente, o peso das despesas com medicamentos não seja alto, este é um instrumento crucial para a assistência ao paciente e sua participação nas despesas com saúde vem subindo de forma progressiva nos últimos anos.  Além do aspecto a specto econômico, econôm ico, a preocupação preocupaç ão com co m a qualidade qualida de é um requisito essencial, pois o paciente tem direito a uma assistência de qualidade independentemente da situação financeira da instituição. A participação do profissional de saúde dentro do processo logístico de materiais é imprescindível, pois é ele que normalmente solicita o produto com a correta especificação, controla a qualidade do que vai ser comprado, realiza o recebimento qualitativo e, finalmente, em várias situações, é também usuário destes materiais nas suas atividades.

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

4

1.1 CONTROLE DE ESTOQUES

O controle de estoques é um dos componentes de gestão de materiais caracterizado por um subsistema incumbido de determinar Quando e Quanto comprar para uma aquisição adequada.

Quanto comprar?

O quanto comprar é obtido a partir da média aritmética móvel aliada ao estoque de segurança, análise ABC de valor e outros parâmetros. Esses parâmetros apresentados são:

Média aritmética móvel  O método para a previsão de estoques mais utilizado no meio hospitalar é a média aritmética móvel. Este método permite orientar a previsão de consumo para o próximo período por meio da média aritmética dos valores nos n últimos períodos (n= número de meses). A escolha do valor de n é arbitrária e depende da experiência do gerente. Quanto maior for o n, menor a resposta a variações de consumo e vice-versa. Recomenda-se trabalhar com o n superior a três e inferior a 12. No meio meio hospi hospitalar talar as variações variações de consumo, consumo, princi principalme palmente nte de medicamentos, ocorre com maior frequência de acordo com o modelo de evolução sazonal. sazonal. Considera-s Considera-se e a variação como sazonal, sazonal, quando apresent apresenta a um desvio mínimo mínimo de 25% do consumo consumo médio médio mensal (CMM) (CMM) e surge atrelada atrelada a causas causas específicas (verão, inverno, epidemias e outros). Outra variação de consumo que ocorre com materiais hospitalares é o modelo de evolução de consumo sujeito e tendências. Isso fica em evidência quando o consumo médio aumenta ou diminui com o tempo, retratando itens novos que começam a ter maior aceitação ou i tens que vão caindo em desuso.

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

5

Existe ainda a evolução de consumo modelo horizontal, que retrata uma tendência constante por não sofrer influências.  Assim, ao se estabelecer estabel ecer o valor de n deve-se ter em conta o modelo de evolução de consumo no período. CMM= consumo de n últimos meses n CMM = consumo médio mensal n =número de meses

 A cada novo mês, acrescenta -se o mês mais recente e despreza-se desprez a-se o mais antigo. Além da média móvel, têm-se outras formas de previsão de consumo, praticamente não empregadas em hospitais.

Último período Baseia-se em uma determinação simples com utilização dos mesmos dados coletados no período anterior. Sua aplicabilidade é direcionada a produtos de consumo uniforme, onde a em representação gráfica, constatam-se duas curvas idênticas em períodos de tempos diferentes.

Média móvel ponderada Utilizada quando o método do último período torna-se inaplicável por  ocorrência de grandes variações nos períodos mais próximos. Os pesos são valores decrescentes dos consumos mais recentes para os mais antigos. Objetiva ajustar de melhor maneira a tendência da curva de consumo, sendo uma variação do método da média móvel. Alguns programas para controle de estoque têm trabalhado com este tipo de média.

Média ponderada exponencial  Considera-se o erro de previsão do p eríodo anterior. Determina-se Determina-se a próxima previsão previsão a partir da adição da previsão previsão anterior anterior ao produto da constan constante te de amortecimento pelo erro de previsão. Utilizando a seguinte forma:

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

6

Xt = X(t-i) +

(X(t-i)  X (t-i))

 X t = Previsão de consumo X (t - i) = Consumo ocorrido no período anterior  anterior  X (t - i) = previsão de consumo no período anterior  X (t - i) - X (t - i) = Erro de previsão Erro de previsão - é a diferença entre consumo ocorrido no período anterior e a previsão de consumo no mesmo período. = Constant Constante e de amortecimento (dado empírico, estabelecido estabelecido normalmente entre 0,1 e 0,3). O valor escolhido deve ser menor para consumos uniformes e maior para variações maiores de consumo.

Mínimos Quadrados Método que permite fazer previsão para mais de um período. É de difícil aplicação por exigir utilização de muitos dados. Não recomendado na área de medicamentos e materiais médico-hospitalares por apresentar o hospital dados de consumo sazonais e pela falta de interesse da administração hospitalar em fazer  previsões para grandes períodos.  A média aritmética aritmé tica móvel m óvel é a média médi a de consumo consum o eleita e leita para funcionar funcio nar como precursora de outros parâmetros de dimensionamento de estoques na área hospitalar. Na determinação do quanto comprar  é necessário empregá-la juntamente com o estoque de segurança e análise ABC de valor.

Estoque de segurança Estoque de segurança, também conhecido como estoque mínimo, é a quantidade de cada item que deve ser mantida como reserva para garantir a continuidade do atendimento, em caso de ocorrência não previstas como: elevação brusca do consumo e atraso no suprimento. O estoque de segurança evita ruptura do estoque que tem como consequência a queda no nível de atendimento e o próprio custo da ruptura. O custo da ruptura ruptura de estoque estoque pode ser ser avaliado avaliado levando em conta conta os seguintes parâmetros:  AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

7

Custo do não atendimento; Custo com o pessoal que estará, temporariamente, subutilizado pela falta do material; Custo adicional do material adquirido para manutenção do nível de atendimento; Custo do trabalho desenvolvido. O estoque de segurança depende do consumo, do tempo de abastecimento e da classificação ABC do produto. O consumo utilizado para esta determinação é geralmente representado pala média móvel. O tempo de abastecimento (TA) é o intervalo de tempo entre o início do processamento interno da compra (incluindo a emissão do pedido) e a chegada do material ao local de armazenamento. O tempo de processamento interno (TPI) compreende o período do planejamento, elaboração do pedido, emissão e processamento da compra. Já o tempo de processamento externo (TPE) abrange o espaço espaço entre a emissão emissão da ordem de fornecime fornecimento nto e a entrega entrega do produto produto no hospital.

TA = TPI + TPE  TA = Tempo de Abastecimento  TP I =Tempo de Processamento Interno  TP E = Tempo de Processamento Externo

O tempo de abastecimento pode variar de região para região e de uma instituição para outra. Por exemplo, no caso das instituições governamentais a aquisição de materiais é regida pela Lei 8.666, de 21/06/1993, e suas alterações que torna o tempo de abastecimento prolongado devido aos trâmites burocráticos estabelecidos para a licitação.  Além do tempo de abastecim a bastecimento, ento, a determinação determ inação do estoque e stoque de segurança seguran ça requer a classificação do item obtida por meio da curva ABC.

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

8

Curva ABC 

Itens de um estoque apresentam normalmente diferentes posições no fluxo de materiais e variados graus de utilização. O estudo técnico dessas ocorrências por  meio do agrupamento de itens de acordo com seu custo preferencialmente, anual, permite a elaboração da curva ABC. A administração tem utilizado a curva ABC para os programas de suprimento e produção, aplicação do capital de giro e disponibilização de recursos em situações de u rgência.  A curva cur va ABC, AB C, conhecid con hecida a também tamb ém como com o curva 80-20 ou gráfico de Pareto, Pa reto, foi aplicada à administração de empresas, inspirada no estudo de Vilfredo Pareto realizado na Itália em 1897. O estudo constatou que a grande porcentagem de renda (80%) estava concentrada nas mãos de pequena parcela da população (20%). Daí o princípio foi adaptado à administração de materiais onde a definição das classes  ABC obedece obede ce a faixas predeterminada predeter minadass e onde se tem, no máximo, 20% de itens classe A, de 20% a 30% classe B e 50% de itens classe C. Estes valores têm uma correspondência em porcentagens de custo ou investimento.

TABELA 1 - Classes da curva c urva ABC ou gráfico de Pareto Classes da cur curva va ABC ABC % de itens

% de custos

Classe A

20

50

Classe B

20-30

20-30

Classe C

50

20

FONTE: Adaptado de Gomes, M. J. V. M. Ciências Farmacêuticas: Uma Abordagem em Farmácia Hospitalar, 2006.

 A classificação classifica ção da tabela acima demonstra que aproximadamen aproxi madamente te 20% do total dos itens correspondem a quase 50% do custo custo ou investimento investimento (classe A). E  AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

9

que 50% do total de itens corresponde a apenas 20% do custo, o que constitui a classe C. A partir desta determinação conclui-se que a classe A detém maior  importância administrativa, devendo cada classe receber tratamento diferenciado.

Elaboração da Curva ABC  Será apresentado um exemplo constituído por dez itens apenas, para exemplificar didaticamente didaticamente a elaboração de uma curva 80-20 ou curva ABC. Os seguintes dados são necessários para construção da curva ABC: Relação dos itens ou artigos pertencentes a um mesmo grupo ou subgrupo. Exemplos: medicamentos em geral, materiais médico hospitalares hospitalares e outros. Custo unitário médio de cada item, fornecido por uma mesma tabela ou de uma mesma época. Consumo anual de cada item (preferencialmente). Custo anual ou capital investido.  As fases para elab oração da d a curva são: sã o: coleta e ordenação ordena ção de dados. d ados.

1.2 COLETA DE DADOS

Relacionar todos os itens, seu custo unitário e, preferencialmente, o consumo anual. Por meio do produto destes valores obtém-se o custo total ou custo anual.  A partir do custo anual de cada item, realiza-se realiza -se a ordenação ordena ção dos dados dado s e relacionam-se os itens segundo o valor decrescente do custo anual. Segue-se com a relação acumulada dos custos anuais a partir da q ual se determina as porcentagens.

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

10

TABELA 2 - Relação do custo anual fictício

Relação do custo anual Itens

Custo unitário Consumo

Custo

(R$)

(R$)

anual

anual

X1

0,4

600

240

X2

2,3

1000

2300

X3

1,1

300

330

X4

19

10

190

X5

1,2

1200

1440

X6

6,3

800

5040

X7

0,35

4000

1400

X8

0,25

6000

1500

X9

4,1

2000

8200

X10

0,82

500

410

FONTE: Adaptado de Gomes, M. J. V. M. Ciências Farmacêuticas: Uma Abordagem em Farmácia Hospitalar, 2006.

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

11

TABELA 3 - Montagem da curva ABC de 10 itens fictícios Classificação Classifi cação ABC de 10 itens Custo

G ra u

I te m

anual

Custo

anual acumulado

(R$)

(R$)

% a c u m u la d a

Classificação

1°

X9

8 2 00

8 20 0

38,95

A

2°

X6 X6

5 0 42

13240

62,89

A

3°

X2

2 3 00

15540

73 , 8

B

4°

X8

1 5 00

17040

80 , 9

B

5°

X5

1 4 40

18480

87 , 7

B

6°

X7

1 4 00

19880

94 , 4

C

7°

X1 0

410

20290

96 , 3

C

8°

X3

330

20620

97 , 9

C

9°

X1 X10

240

20860

99,09

C

10°

X4

190

21050

100

C

FONTE: Adaptado de Gomes, M.J.V.M. Ciências Farmacêuticas: Uma Abordagem em Farmácia Hospitalar, 2006.

Comportamentos da curva ABC 

Os itens classe A são aqueles que correspondem à maior parte do investimento e devem ser priorizados administrativamente e, portanto se tornam importantes para a determinação do estoque de segurança. O estoque de segurança dos itens A deve ser calculado como o suficiente para garantir o atendimento contínuo durante uma fração do tempo de abastecimento. É recomendável que os itens classe A tenham alto índice de rotatividade para permitir maior capital de giro disponível, evitando imobilização de

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

12

recursos. Os itens B terão um estoque de segurança maior do que os de classe A e os de classe C maior do que os da classe B. Podem ser utilizadas as seguintes fórmulas na determinação do estoque de segurança (ES):

ES item A= CM. 1/3 (estoque para dez dias) ES item B= CM. ½ TA (est (estoque oque para 15dias) 15dias) Es item C = CM. T (estoque para 30 dias)

ES = estoque de segurança CM = média aritmética móvel  TA = tempo de abastecimento (em meses)

É necessário calcular o tempo de abastecimento (TA), sendo este sempre transformado em meses, por exemplo: 45 dias correspondem a TA = 1,5; 120 dias correspondem a TA= 4,0. O coeficiente de tempo de abastecimento (fração que multiplica TA) é determinado de forma empírica, baseado na realidade administrativa, podendo ser estabelecidos valores menores que os exemplificados acima. Ponto de ressupri ressupri mento

O Ponto de ressuprimento (PR), também conhecido como ponto de requisição, é um parâmetro de alerta no dimensionamento de estoques. É um nível de estoque que ao ser atingido sinaliza o momento de se fazer uma nova compra, evitando posterior ruptura do estoque, devendo ser atualizado após cada reposição. O Ponto de ressuprimento deve ser determinado para garantir a continuidade do atendimento durante o tempo de abastecimento, respeitando a classificação classificação ABC do d o item. Nesse caso o PR coincidirá com o estoque de segurança sendo, normalmente, aplicado às instituições que têm facilidade e rapidez para o ressuprimento. Em outras instituições, cujo processo de aquisição é mais demorado,  justifica-se  justifica-s e a determinaçã dete rminação o do PR igual ig ual ao estoque e stoque máximo.

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

13

PR  CM . TA + ES CM= Média aritmética móvel  TA = Tempo de abastecimento (em meses) ES = Estoque de segurança (calculado de acordo com a classificação ABC )

Exemplo de um ite item m classe class e A:

CM = 200 unidades TA = 30 dias (1 mês) ES = 33 unidades PR = 200 x 1 + 33 = 233 unidades PR = 233 Portanto , quando o estoque atingir 233 unidades, sinaliza o momento que o novo pedido deve ser processado para que não haja falhas no estoque. Lote de ressuprimento

O Lote de ressuprimento, também conhecido como lote de reposição (LR) é a quantidade de itens a ser adquirida para que o estoque atinja seu valor máximo. Fórmula para calculando o LR:

LR = Ema Emaxx - ES Emax = Estoque máximo Es = Estoque de segurança

LR = CM FC CM = Média aritmética móvel FC = Frequência de compras (transformado (transformado em m eses)

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

14

Estoque Máximo O Estoque máximo (Emax) é a maior quantidade do item que se pretende manter em estoque. É determinado em função da política financeira da instituição, da frequência de compras, disponibilidade de local adequado para armazenamento ou de acordo com entregas programadas junto ao fornecedor. Calcula-se Emax por meio das seguintes fórmulas:

Emax = ES + LR ES = Estoque de segurança LR = Lote de ressuprimento

Emax = ES + CM FC ES = Estoque de segurança CM = Média aritmética móvel FC = frequênc frequência ia de compras (transformado em meses)

Para o cálculo do Emax é necessário conhecer o ES que depende da classificação ABC, assim como o valor de FC. A frequência de compras mais favorável é conhecida por meio da determinação do lote econômico.

Lote Econômico Existem inúmeros fatores que dificultam o estabelecimento de um número aproximado de compras anuais ou da frequência em que deve comprar. Esses fatores estão relacionados ao aspecto econômico, ao custo de manutenção de estoques maiores ou de várias aquisições de estoques menores. Para isso, deve-se basear no processo de LEC para as compras. LEC é o processo que indica, matematicamente, a frequência das compras e a quantidade a ser adquirida. O que oferece maiores vantagens econômicas. O lote  AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

15

econômico é aquele obtido quando o custo de aquisição e custo de armazenamento estão mais próximos. Esse parâmetro interfere no valor do Emax e no LR. Para a realização dos cálculos é necessário determinar os custos de aquisição e armazenamento. A determinação com o auxílio do serviço de custos da instituição evita cálculos incorretos ou o fato de minimizar a sua importância. Podese citar como exemplo a tendência de se desprezar as áreas físicas de armazenamento como componente do custo. O custo de aquisição corresponde ao total dos gastos com salários do pessoal vinculada à programação e à execução das compras, gastos administrativos com artigos de escritório, publicações, comunicações, viagens, recebimento de materiais, inspeção, transporte, contabilização, pagamento de impostos, seguros, fretes entre outros. O custo de armazenamento é calculado em função do custo da área ocupada, capital empatado, seguros sob material estocado, obsolescência, depreciação, desvios, pessoal vinculado, juros sobre financiamento da compra e outros. Pode-se notar que no exemplo a seguir o custo de armazenamento decresce com o aumento do número de aquisição (Tabela 4). O custo de aquisição é inversamente proporcional ao custo de armazenagem. Quanto ao custo total verificase que, com uma aquisição, ele se apresenta alto, com tendência a redução e logo, a partir de um número de aquisições, volta a aumentar. Por meio do menor valor do custo total, obtém-se o número de aquisição para o LEC:

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

16

TABELA 4 - Determinação do Lote Econômico (LEC)

Determinação de LEC  Aquisições  Aquisiçõ es

Quantidade/aq Custo

anuais

uisição

de Custo

de

armazenamento  Aquisição  Aquis ição

Custo total tot al

1

12000

480

50

530

2

6000

240

100

340

3

4000

160

150

310

4

3000

120

200

320

5

2400

96

250

346

6

2000

80

300

380

FONTE: Adaptado de Gomes, M. J. V. M. Ciências Farmacêuticas: Uma Abordagem em Farmácia Hospitalar, 2006.

1 ano= 12 meses_______ compra-se três vezes (para quatro meses) 1 mês ____________x = FC FC = Frequência de compras (transformado em meses) FC = 0.25 (significa o número de co mpras ao mês) Emax = Es + Cm/FC Emax = ES + 1000 0,25 Emax = ES + 4000 Dependendo da classificação ABC o ES será maior ou menor. Para um item classe A no caso exemplificado, considerando-se um tempo de abastecimento 1,5 mês, o Emax será: ES=1/3 TA. CM TA = 1,5

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

17

ES = 0,5 CM se CM = 1000 ES = 500 unidades Emax = 500 + 4000 = 4500  A tendência tendên cia atual é existência existênci a de estoques menores menore s e compras compra s mais frequentes. Com esta visão dos parâmetros para dimensionamento dos estoques conclui-se que a logística deve ser priorizada pela sua importância administrativa.

Métodos de controle físico de estoques Inventário O inventário é um instrumento utilizado para confrontar o estoque registrado em ficha ou computador com o estoque real ou físico. São diversas as causas de divergências entre o estoque registrado e o estoque físico sendo possível citar: Saídas e entradas feitas erroneamente; Liberação de material sem o devido registro; Problemas com hardware ou com o software ; Erros de contagem; Desvios; Os inventários podem ser classificados como: Permanentes; Periódicos; Rotativos.  Ainda é comum no Brasil a realização realizaç ão de inventários inventár ios periódicos periódi cos anuais, anuais , apurando todas as discrepâncias no final do encerramento do ano fiscal em dezembro. Em uma farmácia hospitalar que trabalha com sistema de distribuição por  doses individualizadas ou unitárias há milhares de movimentações de itens por ano, pois as saídas e entradas (ou devoluções) se dão pela unidade de produto. O inventário anual não é a melhor estratégia, pois as divergências de estoques que normalmente acontecem, serão descobertas tardiamente dificultando a apuração das causas em tempo hábil.  AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

18

É aconselhável fazer inventário utilizando-se a classificação ABC e também incluir alguns tipos de medicamentos que interessam à administração, realizando sobre estes um controle mais rigoroso. rigoroso. Os itens A (maior custo), produtos sujeitos sujeitos a controle legal (Portaria 344/98 do Ministério da saúde) e itens que são imprescindíveis ao inventário devem ser realizados todo mês. Os itens B poderão ser controlados a cada dois meses e os itens C a cada seis meses.  Atualmente,  Atualme nte, com os recursos recurs os cada vez mais poderosos poderos os da informática informá tica e o advento do código de barras, pode-se ter uma redução dos erros de contagem e do tempo gasto para ser feito um inventário, sendo possível obter a qualquer momento os estoques atualizados de todos os itens.  A administração admini stração deve planejar planej ar com antecedência antecedên cia que tipo de inventário inventá rio que irá utilizar na farmácia e resolver, também, o que será feito com as divergências de estoque que são possíveis e esperadas, dentro de um limite em um inventário.

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

19

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BRASIL. Portaria 3.616/MS/GM, de 30 de outubro de 1998. Aprova a P olítica Nacional de Medicamentos.  ______.  _____ _. Lei nº 8.666, 8 .666, de 21 de junho jun ho de 1993. Institui In stitui normas norm as para licitações li citações e contratos de administração pública.  ______.  _____ _. Lei nº 10.520, 1 0.520, de d e 17 de julho de d e 2002. 200 2. Institui a modalidad mo dalidade e de licitação licit ação denominada pregão, para a aquisição de bens e serviços comuns. GOODMAN & GILMAN. As Bases Farmacológicas da Terapêutica. Rio de Janeiro: Mcgraw-Hill Interamericana, 2007. GOMES, M. J. V. M.; REIS, A. M. M. Ciências Farmacêuticas: uma abordagem em farmácia hospitalar. São Paulo: Atheneu, 2006. NETO, J. F. M.; Farmácia Hospitalar e suas interfaces com a saúde. São Paulo: RX, 2005.

 AN02FREV  AN02 FREV001 001// REV REV 3.0 3.0

20