REDACCIÓN RE DACCIÓN DE INFOR MES MES Introducción Observaciones Conclusiones
Recomendaciones
1
¿Qué es un Informe? ¿Cuál es la obligación de hacerlo?
RESPONDABILIDAD 2
Informe de Auditoría FINANCIERA GESTIÓN 3
Informe de Auditoría Sector
PÚBLICO
PRIVADO
4
DICTAMEN
Informe de Examen Especial 5
RESULTADO DE UN TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
INTEGRANTES DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL 6
Informe de Auditoria Gubernamental
PROBLEMÁTICA ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN 7
Causas de la demora en los Informes El pasando desarrollo deluna trabajo por serieviene de situaciones, circunstancias o coyunturas que conforman la causalidad para la normal producción técnica
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Errores más comunes en los Informes Información incompleta Errores materiales: de suma; ortografía; fechas; nombres; entre otros. Dificultad para comprender los párrafos cargados y confusos 9
Errores más comunes en los Informes Falta de claridad de la información consignada Elementos del Hallazgo incompletos Incumplimiento dilacióndedecampo plazo para culminar ely trabajo y, consecuentemente, el Informe 10
Errores más comunes en los Informes Falta de concisión Párrafos que no están interrelacionados hasta completar el concepto central o la idea fuerza principal. Imprecisiones en los párrafos redactados
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Errores más comunes en los Informes Párrafos incompletos y sin la idea fuerza. Condición que se confunde con la causa. Causa que no se relaciona con la condición. 12
Errores más comunes en los Informes Causa que no es la razón de la Condición o el origen del problema. Efecto que no tiene vinculación con la causa. Causa que no tiene vinculación con el efecto. 13
Errores más comunes en los Informes Criterio que se consigna como cuestionamiento. Recomendación que no se vincula con la causa. Recomendación inviable, práctica y antieconómica.
no
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Errores más comunes en los Informes Conclusión que no está vinculada con el hallazgo. Conclusión a manera de resumen, criterio o la transcripción de una parte de hallazgo, pero que no constituye juicio de valor Utilización de superlativos
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EJEMPLO: OBRAS Se considera la aplicación incorrecta del uso de recursos destinados para obras, cuando no se ha analizado el avance financiero de cada obra y determinado su fuente de financiamiento
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OBRAS No se considera que la malversación de fondos se materializa al término del ejercicio presupuestal y no dentro del mismo.
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OBRAS Se afirma que existen deficiencias en el expediente técnico cuando en el propio texto de la observación se manifiesta obradicho se realizó sin que contarla con documento técnico.
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OBRAS Se repara que se han producido irregularidades que denotan la intencionalidad deejecución sesgar de la buena pro para la obras a empresas que no estaban constituidas legal mente en la fecha del proceso de evaluación.
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VASO DE LECHE
Se usa un que carece deparámetro la debida sustentación técnica.
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VASO DE LECHE Se considera como Precio de Mercado el precio que una Municipalidad del lugar pagó por un insumo similar.
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VASO DE LECHE Se observa que no se han adquirido insumos -para el vaso de leche- que se producen en el lugar.
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Se obvia establecer que insumos de la zona constituyen la alternativa omitida por la municipalidad, ello revela la ausencia de evidencias.
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GASTOS DE PUBLICIDAD Ejemplo: Se repara que la municipalidad ha efectuado gastos excesivos de publicidad por dos años presupuestales consecutivos, sin embargo los Criterios utilizados, ni prohíben ni fijan límite para efectuar gastos de publicidad.
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GASTOS DE PUBLICIDAD Ejemplo: Se establece como perjuicio la totalidad de los gastos en que ha incurrido la Municipalidad por dichos períodos.
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GASTOS DE PUBLICIDAD Ejemplo: Se observa la falta de acción de la gestión municipal para exigir la rendición de cuentas por habilitos que datan de varios años.
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GASTOS DE PUBLICIDAD Ejemplo:
Se obvia responsabilidad
individualizar la por una conducta
activa que comporta otro tipo de responsabilidades, como el hecho de que a Regidores se les entregó importantes sumas para que paguen el “avance de obras” cuando ello es una actividad de gestión y los recursos que recibieron jamás fueron devueltos o rendidos, pesarsude que reiteradas veces se lesa exigió rendición.
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SUGERENCIAS PARA MEJORAR CALIDAD Y LA OPORTUNIDAD DE LOS INFORMES
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Utilizar voz activa Oraciones necesariamente largas, pero no completas Separar oraciones por puntos o aspectos
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Redacte en lenguaje corriente evitando el uso de terminología muy especializada. Evite los párrafos largos y complicados. Incluya la información suficiente suficiente..
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Revise su contenido detenidamente, antes de que se emita.
Conserve
la
estructura
preestablecida. Concluya su redacción durante el trabajo de campo.
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Redacte en forma concisa y clara.
sencilla,
Incluya sólo aspectos significativos
Asegure una fácil comprensión al lector.
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Mantenga un tono constructivo. Asegure una emisión y entrega oportuna. Incluya toda la información necesaria para lograr una comprensión completa.
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Confirme la exactitud de la información. Asegure un contenido convincente. Redacte de manera objetiva.
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Verifique que exista evidencia suficiente y adecuada detallada en los papeles de trabajo. Identifique asuntos que requieran acción correctiva y presente las recomendaciones correspondientes.
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Incluya la mención de logros sobresalientes.(opcional) Considere enhallazgo. el contenido los atributos del
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes Explique las razones del desacuerdo del auditor (evidenciadas) después de la contrastación de descargos
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Sugerencias para mejorar la calidad y oportunidad de los Informes
Finalmente, la fórmula es:
Evidencia vs.
Evidencia
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Otras causas atribuidas a la falta de calidad y oportunidad de los Informes. Limitaciones informático en el equipo -
La capacidad en cuanto a equipos informáticos es insuficiente y demasiado lenta.
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Exclusividad de objetivos en verificar denuncias El pasivo de denuncias por atender procedentes de ciudadanos y congresistas, ha obligado a restarle exclusividad a los objetivos de los Exámenes Especiales.
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Depender de terceros externos (proveedores, contratistas, etc.) para obtener información y evidencias por parte de autoridades y funcionarios gubernamentales, cumplimiento de losafecta plazos. al
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Insuficiente sustentación de los hallazgos La ausencia de una adecuada supervisión primera fase del proceso ydesde la faltalade un proceso de control de calidad temprano, ha conllevado a que las comisiones auditoras no estén agotando la búsqueda de evidencias para sustentar cabalmente los hallazgos.
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En la etapa de revisión gerencial, los informes son devueltos y se originan constantes.
reprocesos
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Paradigma en el modelo y proceso de redacción de Informes La capacitación y entrenamiento de los auditores, forjada desde la ENC y el trabajo mismo, ha creado paradigmas en el modelo y metodología para la preparación del Informe de Auditoría, destacando en este proceso la dilatada etapa de “evaluación de descargos”, así como la preocupación casi obsesiva por evidenciar y revelar responsabilidades penales o civiles.
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Las NAGU establecen ciertos condicionamientos operativos, como por ejemplo, que no se pueda adelantar la emisión del Informe con responsabilidades administrativas, si antes no se emite el Informe Especial con responsabilidades penales.
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¿Porqué no adelantar con el Informe Administrativo para tomar acciones correctivas en tiempo real?
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El tiempo que dura el control de calidad del Informe Especial, cuando no ha sido un proceso continuo es un “tiempo muerto” en cuanto a los resultados administrativos y de control interno, restando efectividad a la adopción de acciones correctivas oportunas.
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Necesidad de un Control de Calidad Cruzado participativo y no soberbio
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Falta de un banco de datos en cuanto a la atención de normativa, consultas, pronunciamientos, casuística, etc. No existe un “banco de datos” contribuya al planeamiento, diseñoque de estrategias, enfoque, formulación de programas de auditoría, sustanciación de hallazgos, tipificación de responsabilidades, planeamiento de los informes, aligerando el proceso operativo de las auditorías.
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OTROS ERRORES NOTORIOS
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Percepción incorrecta de la Condición
51
Sobre la Condición
Lo que se consigna como CONDICION, carece de evidencia suficiente
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Se inserta afirmaciones como si fueran del Auditor y que corresponden a manifestaciones del auditado y sobre las cuales no se ha efectuado las validaciones correspondientes
53
El texto de la Condición no coincide con lo que se ha consignado en la sumilla
54
Se inserta textos contradictorios
55
De los propios papeles de trabajo fluyen otros aspectos que se han omitido observar
56
Deficiente identificaci identificación ón y aplicación de Criterios y Causas
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Sobre el Criterio Se consigna normativa que en el texto de la Condición no se demuestra su incumplimiento
58
Se invoca Criterios que no hechos son pertinentes a los materia de observación
59
En la Condición se observan hechos que no tienen Criterio
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Sobre la Causa No hay relación lógica entre lo señalado como Causa y el hecho observado
61
En la Causa se consignan Hechos que debieron formar parte de la Condición, incluso se les menciona sin tener evidencia plena
62
Se consigna como Causa a la misma Condición
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Falta de criterios técnicos para establecer y sustentar el Efecto
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Sobre el Efecto Se afirma sobrevaluaciones o mayores pagos, aún cuando el parámetro adoptado carece de
consistencia consistenci a técnica
No se indica con claridad el Efecto
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66
Necesidad de una mayor supervisión de campo por todos los niveles involucrados
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Falta de análisis profundo
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Contradicciones en los textos relacionados
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Parámetros sin base suficiente
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Errores en la individualización de individualización las responsabilidades atribuidas
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SECUENCIA QUE DE INFLUYE EN LA BÁSICA REDACCIÓN INFORMES
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Hallazgo = Juicio Crítico Conclusión = Juicio de Valor
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HALLAZGO Elementos Identificación Evidencia Distinción
Causa: Elemento clave 74
Los hallazgos no sólo se formulan para dar la oportunidad de descargo, de defensa, sino también para ultimar las posibilidades de conseguir evidencia aún no obtenida; en muchos casos inclusive en el hallazgo se consignan cifras, datos, circunstancias, etc. que el auditado finalmente las aclara y muchas veces las corrige, sobre todo con
documentos, que es lo escencial. 75
Planificación – Uso del Plan y del Programa
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DE CAMPO TRABAJO DE Integración
Conocimiento cabal
Supervisión aportante
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Redacción – Sustento?
Estilo?
En qué fallamos? Determinación de Responsabilidades
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Casos más notorios Extensos, sin calidad e inoportunos
79
Sin fundamento técnico ni legal
80
Párrafos reiterativos y sin trascendencia
81
FACTORES CLAVES Calidad
Oportunidad Sustento
82
Faltas ortográficas
Falta de concordancia
Tiempo de los verbos
83
Determinación de Responsabilidades para su inclusión en el Informe
84
Seguimiento de Medidas Correctivas
85
Problemática de la Determinación de Responsabilidades
86
Problemática del Seguimiento de Medidas Correctivas
87
Alternativas para mejorar la Calidad y Oportunidad de Informes en Auditoría
Gubernamental 88
ESTRUCTURA PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME
Introducción Introducción Conclusiones Observaciones
Recomendaciones Recomendacione
89
1
CLARIDAD Y SIMPLICIDAD
Orden lógico de Ideas Detalle necesario para ubicar al lector. Comunicación permanente permanente
entre el equipo de auditoría y sus superiores. 90
2
IMPORTANCIA DEL CONTENIDO EVALUACIÓN INTEGRAL DEL DOCUMENTO ANÁLISIS EXHAUSTIVO DE LOS ASUNTOS • Cuantía • Período • Consecuencias legales • Antecedentes • Niveles jerárquicos
• Funcionarios involucrados 91
3
RESPALDO ADECUADO
Documentar adecuadamente las observaciones o hallazgos y las conclusiones El Auditor no debe fundamentar sus hallazgos en suposiciones
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4
U T I L I D A D
Analizar cuidadosamente la aplicabilidad de las medidas correctivas
Las recomendaciones deben contribuir a la buena administración Claridad y detalle suficiente de las medidas correctivas
93
5
OBJETIVIDAD
Mente abierta para el análisis
Valorar pros y contras, agravantes
Recurrir al Asesoramiento en los campos que no son competencia del auditor
Profundidad en el
y atenuantes
análisis 94
6.
TOUtilizar NO CONlenguaje STRUCTIapropiado VO • y positivo
7.
PRECISIÓN • Revisión exhaustiva del contenido del documento
8.
CONCISIÓN • La redacción debe ser simple,
directa y concreta 95
MUCHAS GRACIAS
[email protected] [email protected] Teléfono: 615-0000
Anexo: 139 96
Informe de Auditoría Sector Público SNC Informe Corto - SOA Informe Largo - SOA OCI – Informe Corto-Largo
CGR – Informe Corto-Largo 97
Informe de Auditoría Sector Privado
AUDITORIA FINANCIERA
(Corto – Largo) 98
Informe de Auditoría Sector Privado
AUDITORIA DE GESTIÓN
